KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Giới thiệu chung
1.1 Khảo sát Để thực hiện đồ án em đã tiến hành khảo sát và thu thập thông tin về Khách sạn “Capital Sun” nằm ở 223 Bạch Mai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội là khác sạn đạt chuẩn 3 sao với các phòng nghỉ rất sang trọng. Áp dụng các kiến thức về CSDL, phân tích thiết kế hệ thống và công cụ phầm mềm Visual studio.net 2005 để xây dựng chương trình quản lý khách sạn tự động thực hiện một số công việc bằng máy tính thay thế một phần công việc cho con người.
- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của khách sạn
- Tìm hiểu nhiệm vụ và quá trình thực hiện công việc tại khách sạn
- Khảo sát tình hình thực tế của khách sạn
Vấn đề Khó khăn Mục đích a) Việc lưu trữ thông tin khó khăn
Do việc lưu trữ được thực hiện bằng tay nên rất khó khăn trong việc kiểm tra, lưu trữ cập nhật thông tin
VD: Khi khách đã đặt phòng nhưng có sự cố phải trả lại phòng Nếu công việc được thực hiện bằng tay thì phải tìm lại thông tin khách hàng, số buồng phòng, ngày giờ đặt sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức
Cần tổ chức một hệ cơ sở dữ liệu để dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hơn, giúp cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.
→ Nhưng khi có chương trình thì nó sẽ khắc phục được những vấn đề này, mà không tốn quá nhiều công sức, thời gian b) Việc quản lý buồng phòng Để phục vụ cho khách từ lúc đặt phòng, để ở và sử dụng các dịch vụ của KS, bộ phận lễ tân phải nắm được chính xác các thông tin về phòng như số lượng, tình trạng phòng còn trống hay đang có người ở hay phòng đã có khách đặt Bộ phận lễ tân sẽ phải thường xuyên trao đổi thông tin với các bộ phận khác Khi số lượng khách tăng lên, lượng trao đổi thông tin là rất lớn mà chúng ta không thể trao đổi trực tiếp
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý buồng là tất yếu và rất cần thiết. hay qua điện thoại Nếu muốn thực hiện được thì cần phải có một số lớn nhân viên nhưng vẫn không tránh khỏi những sai sót
VD: Khi có khách đến thuê phòng và khách yêu cầu một phòng đôi hạng vip nếu không biết phòng đã có khách chưa Nhân viên sẽ phải tìm lại trong sổ sách của
KS mất thời gian cho nhân viên cũng như của khách hàng.
Chính vì vậy nếu có chương trình quản lý thi việc xem phòng vip đó đã có khách đặt hay ở rồi là rất đơn giản. c) Việc thống kê danh sách khách theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất
Việc thống kê theo mỗi ngày, mỗi tuần sẽ rất mất thời gian và bất tiện Trong khi đó việc sai sót lại là vấn đề khó tránh khỏi Nếu công việc được thực hiện bằng tay thì khó có thể đáp ứng yêu cầu thống kê đột xuất
VD: Giám đốc khách sạn muốn xem danh sách khách đến thuê phòng trong 2 tuần qua Thì lại phải chờ nhân viên ngồi tra lại sổ sách và thống kê số lượng khách.
Như vậy sẽ tốn thời gian và công sức
Nếu công việc được thực hiện bằng máy tính thì sẽ giúp cho việc thống kê được nhanh hơn và chính xác hơn.
Nếu có chương trình được xử lý trên máy tính thì nhân viên có thể gửi cho giám đốc xem ngay chỉ bằng một vài thao tác nghiệp vụ cơ bản trên máy.
1.2 Phạm vi a, Cơ cấu tổ chức của khách sạn
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC
PHÒNG PHỤC VỤ b, Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức của khách sạn
Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp điều hành khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong khách sạn.
Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu hướng dẫn và giải đáp những thắc mắc của khách.
Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong khách sạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng.
Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu.
Ghi vào sổ thuê của khách:
HT khách: Bùi Quang Dũng
HT khách: Hoàng Lê Anh CMND: 172154311 Quê quán: Hà Nội Ngày thuê phòng: 10h,11/1/2002 Ngày trả phòng: 13/2/2002
STT Loại Dịch vụ Tên Dịch vụ Đơn giá(VND)
Giặt là Áo sơ mi , quần 35.000
Khách sạn Capital Sun Số
PHIẾU THANH TOÁN TIỀN PHÒNG
Mã đoàn khách: Tên đoàn khách
Số lượng khách: Ngày đến: Ngày đi:
Mã phòng Giá phòng Ngày nhận Ngày trả Số ngày ở Thành tiền
Tổng số tiền bằng chữ:
KHÁCH GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ BUỒNG
2 Bài toán quản lý khách sạn
Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý Sau khi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng em nắm được những thông tin sau:
Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau:
Điện thoại_Fax (nếu có).
Số CMND (hoặc các giấy tờ có hình khác vẫn còn hiệu lực).
Nếu khách hàng đi theo đoàn thì quản lý thêm các thông tin sau:
Họ tên người đại diện.
Số CMND (hoặc các giấy tờ có hình khác vẫn còn hiệu lực).
Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản Khách sạn gồm có sáu loại phòng :
Phòng đôi vip giá 1.000.000đ/ngày.
Phòng đơn vip giá 900.000đ/ngày.
Phòng đôi thường giá 700.000đ/ngày.
Phòng đơn thường giá 600.000đ/ngày.
Phòng đôi rẻ giá 500.000đ/ngày.
Phòng đơn rẻ giá 400.000đ/ngày
Tất cả các thông tin đặt phòng đều được quản lý dựa trên :
Tên đoàn (nếu đi theo đoàn).
Họ tên người đại diện.
2.4 Quản lý thông tin nhận phòng
Khách sạn quản lý những thông tin sau:
Họ tên người nhận phòng.
Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã khai đã đăng ký trước đó nếu khách hàng hay đoàn khách đã đặt phòng trước và cũng có thể nhận phòng trực tiếp đối với những khách hàng không đăng ký trước.
2.5 Quản lý việc trả phòng
Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau:
Họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký).
Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phòng của khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng.
Tiện nghi trong từng phòng của khách sạn được quản lý theo các thông tin sau:
Dịch vụ của khách sạn được quản lý theo các thông tin sau:
Tên khách sử dụng dịch vụ.
Ngày sử dụng dịch vụ.
Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: ăn uống, giặt ủi, chở đồ cho khách (khi khách có yêu cầu).
Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở (trường hợp phòng còn trống) Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại.
Quy trình hoạt động của Khách sạn
Chúng ta sẽ theo dõi mô hình quản lý khách sạn theo lộ trình phục vụ một khách hàng Lộ trình này sẽ được xử lý theo một vòng khép kín gồm tuần tự bốn bước: Đặt phòng, nhận phòng, quá trình khách ở, trả phòng.
4.1 Đặt phòng Đặt phòng trước là những yêu cầu mà khách sạn nhận được từ khách hàng về phòng ở hoặc mục đích khác Việc đặt phòng trước giúp định hướng chính xác về lưu lượng của công việc kinh doanh trong thời gian tiếp theo và cho phép đưa ra những quyết định, chiến lược về giá cả và marketing.
Ví dụ: Nếu như các báo cáo về tình trạng đặt phòng cho thấy khách sạn sẽ kín chỗ trong mùa cao điểm (ví dụ như các sự kiện thể thao của Việt Nam) thì những ưu đãi cho khách hàng sẽ trở nên hạn chế hơn.
Trước tiên thông qua các phương tiện liên lạc trực tiếp hoặc gián tiếp, khách hàng có thể đặt phòng trước, đến một thời gian thoả thuận khách hàng phải đến để xác nhận về việc đặt phòng Thủ tục này thuộc tiến trình đặt phòng.
Tiến trình này bao gồm một khối lượng thông tin vô cùng cần thiết liên quan đến cá nhân, cần phải được ghi nhận và quản lí chặt chẽ.
Khách sạn cần một hệ thống gọi là hệ thống đặt phòng mà cho phép họ:
Kiểm tra xem yêu cầu đặt chỗ có chấp nhận không.
Lưu thông tin đặt phòng.
Lấy những thông tin về đặt phòng vào thời điểm thích hợp.
Kiểm tra xem trước đây khách hàng này đã từng ở khách sạn chưa, và những thông tin gì của khách hàng này được lưu giữ trong hồ sơ khách hàng.
Cần có hai biểu mẫu đặt chỗ có thể tiếp nhận:
Yêu cầu đặt chỗ cần đáp ứng ngay
Ví dụ: Khách hàng cần phòng ngay tại thời điểm đặt chỗ.
Yêu cầu đặt chỗ có thể đáp ứng sau.
Ví dụ: Tuần sau, tháng sau, năm sau.
Những thông tin cần ghi nhận khi khách hàng đặt chỗ:
Ngày đến và ngày đi.
Địa chỉ và số điện thoại liên lạc của khách.
Thủ tục này bao gồm những tiến trình sau:
Đăng ký thông tin khách hàng.
Phòng lễ tân phải lưu giữ các thông tin về tất cả các khách hàng ở khách sạn Các thông tin cơ bản là:
Số chứng minh thư (nếu là khách trong nước), hoặc hộ chiếu (nếu là khách nước ngoài).
Thông tin về tình trạng buồng phòng (đã được thuê hay chưa, sẵn sàng hay không) sẽ luôn được cập nhật cho BPLT để có thể điều phối dễ dàng.
Có bảy bước để hoàn thành thủ tục nhận phòng:
Tiếp nhận và đăng ký thông tin.
Các dịch vụ thông tin.
Hoàn thành các bước nhận phòng.
Lập hoá đơn cho khách hàng.
Công việc đăng ký cho khách hàng thì cần có các thông tin trong khách sạn:
Bảng quản lý các phòng: Cho biết tình trạng đầy hoặc trống của phòng, có thể sử dụng được không.
Hệ thống đánh dấu phân biệt: Thông tin này cần được cập nhật thường xuyên cho phòng lễ tân, do vậy nếu chuyển sang quản lý bằng máy tính thì tốc độ và tần xuất cập nhật thông tin cho lễ tân nhanh hơn rất nhiều, đảm bảo việc sắp xếp đặt phòng cho khách một cách chuẩn xác nhất, tránh nhầm lẫn.
Có 2 loại danh sách trên bảng quản lý của các phòng:
- Tên của tất cả những khách đến.
- Tên của tất cả những khách đã đăng ký vào ngày hôm sau.
- Tổng số khách nghỉ trọ theo ước đoán.
- Khoảng thời gian mà khách nghỉ lại.
- Số phòng và tên của khách hàng hết hạn thuê sẽ rời khỏi khách sạn vào ngày hôm sau.
- Bất cứ sự thay đổi phòng nào.
Ngoài ra việc theo dõi thông tin về phòng còn giúp cho việc liên kết các phòng khách được hiệu quả hơn, như phòng bảo trì, sửa chữa, bảo vệ Lễ tân cũng có trách nhiệm sắp xếp các thông tin một cách có hệ thống, giúp cho việc lấy thông tin được nhanh chóng và chính xác, phục vụ cho các phòng ban khác trong khách sạn.
Trong thủ tục nhận phòng có 3 kiểu:
Đã đặt phòng: Kiểu nhận phòng này dành cho khách hàng đã đăng ký trước với khách sạn, các thông tin chính về khách hàng đã được ghi nhận từ lúc làm thủ tục đặt chỗ trước.
Không đặt chỗ trước: dành cho khách vãng lai, không đăng ký chỗ trước, lễ tân sẽ xếp phòng tuỳ thuộc vào tình trạng trống hoặc đầy đủ của các buồng phòng trong khách sạn.
Nhận phòng cho nhóm: là một nhóm gồm nhiều người, đi theo đoàn hoặc đi theo theo công ty…
Khi khách hàng đã ổn định phòng, công việc của phòng lễ tân tạm ngưng cho tới khi khách hàng trả phòng Tuy nhiên, phòng lễ tân cũng đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ khách.
Trong quá trình thuê phòng, khách hàng có thể sử dụng các dịch vụ do khách sạn cung cấp như:
Khoản thanh toán cho những dịch vụ này sẽ được thông báo xuống cho phòng lễ tân.
Có những dịch vụ được bao gồm trong chi phí thuê phòng như:
Thay thế vật dụng sinh hoạt trong phòng.
Liên lạc với nhân viên khách sạn.
Công tác này xác nhận việc trả phòng và thanh toán của khách Vòng thanh toán được tính thông qua giai đoạn:
Trong khi khách trả phòng.
Các bước khi thanh toán trả phòng.
In hoá đơn đã lập khi khách hàng nhận phòng.
Lưu giữ cẩn thận những khoản chi trả của khách hàng trong tài khoản của họ Những khoản chi trả này có thể phát sinh từ các dịch vụ…
Khách hàng thanh toán các hoá đơn trước khi rời khách sạn.
Sau khi rời khỏi khách sạn, nếu khách hàng còn nợ thanh toán thì các khoản nợ sẽ được lưu lại và thanh toán sau.
Phân tích xác định chức năng: Các chức năng được nhìn một cách khái quát, trực quan, dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc phân rã chức năng.
5 Tương tác giữa các bộ phận trong khách sạn
5.1 Bộ phận lễ tân có những tương tác với bộ phận khác
Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, thu nhận thông tin về khách hàng như lí lịch của khách, các chi tiết về việc thuê phòng hay đặt chỗ trước của khách.
Tương tác với các bộ phận phòng thông qua việc trao đổi thông tin về phòng Bộ phận này sẽ được cung cấp những thông tin về tình hình các phòng để nắm bắt được tình trạng các phòng, có thể sẵn sàng cho thuê được hay chưa Ngoài ra những thông tin về phòng giúp cho BPLT dễ dàng trong việc quyết định tiếp nhận yêu cầu đặt phòng của khách.
Tương tác với các bộ phận ăn uống thông qua việc trao đổi thông tin các dịch vụ phục vụ khách hàng và các thu nhập từ khách hàng Bộ phận ăn uống sẽ cung cấp cho BPLT ghi nhận vào hoá đơn thanh toán cho khách.
Tương tác với phòng giám đốc thông qua việc cung cấp cho phòng giám đốc những báo cáo, thống kê chi tiết về tình hình tăng giảm lưu lượng khách hàng theo từng thời điểm.
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Biểu đồ phân rã chức năng
Hệ thống quản lý khách sạn
Quản lý phòng Quàn lý khách
Quản lý danh mục Báo cáo
Tìm kiếm phòng sử dụng
QL khách sử dụng dịch vụ
Hóa đơn thanh toán phòng
Cập nhật thông tin khách
Báo cáo tần suất sử dụng
Báo cáo tình trạng phòng
Báo cáo doanh thu phòng
Báo cáo danh sách khách
Mô tả các chức năng:
Chức năng quản lý danh mục:
Quản lý loại phòng, phòng.
- Cho phép cập nhật thông tin về phòng.
- Thêm, sửa, xoá, lưu thông tin về phòng và loại phòng.
Quản lý đoàn khách và khách hàng.
- Cho phép thêm, sửa, xoá thông tin về khách hàng và đoàn khách.
Quản lý dịch vụ và tiện nghi.
- Cho phép thêm, sửa, xoá, cập nhật dữ liệu.
- Quản lý quy trình đặt huỷ phòng.
- Quản lý nhận và trả phòng.
- Báo cáo tình trạng phòng.
- Quản lý khách hàng sử dụng dịch vụ
- Báo cáo danh sách khách hàng
Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trinh xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ chức năng và thông tin nào cần thiết cho quản lý.
Biểu đồ luồng dữ liệu đối với hệ thống nhỏ, đơn giản thông thường được xây dựng dễ dàng, không cồng kềnh dễ xem xét Tuy nhiên đối với hệ thống quản lý khách sạn cần phân theo bốn mức.
Bước 1: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức khung cảnh xác định giới hạn của hệ thống
Biểu đồ luồng DL có một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu là “Quản lý Khách sạn” Hai tác nhân ngoài có thực hiện trao đổi thông tin với hệ thống là “Khách” và “Lãnh đạo”
Bước 2: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức đỉnh, các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào và ra.
Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là 3 chức năng chính bên trong hệ thống theo biểu đồ phân rã chức năng Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh.
Bước 3: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức dưới đỉnh thực hiện phân rã đối với
3 tiến trình của mức đỉnh Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong sơ đồ luồng dữ liệu.
Bước 4: Xây dựng biểu đồ luồng DL mức dưới đỉnh phân rã tiếp (tương tự như bước 3).
2.2 Các ký hiệu được sử dụng
Cập nhật thông tin khách đặt phòng
Thông tin báo cáo phòng Các kết quả, báo cáo
2.3 Áp dụng vào hệ thống quản lý KS a, Biểu đồ phân cấp chức năng
Hệ thống quản lý khách sạn
Thông tin phòng, dịch vụ
Kết quả tt phòng, dịch vụ
Báo cáo Kết quả báo cáo
Biểu đồ phân cấp chức năng
(1) Đăng nhập vào hệ thống và yêu cầu tìm kiếm.
(2) Kết quả đăng nhập và thông tin yêu cầu tìm kiếm. b, Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Thông tin đặt hủy phòng
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
(2) Lưu trữ thông tin cập nhật danh mục.
(4) Cập nhật và kết quả về thông tin khách hàng.
(5) Lưu trữ thông tin khách hàng.
(6) Cập nhật thông tin phòng.
(8) Lưu trữ thông tin đặt huỷ phòng.
(9) Lưu trữ thông tin nhận đặt phòng.
(10) Cập nhật thông tin phòng
(11) Cung cấp thông tin khách hàng
(12) Cung cấp thông tin danh mục.
(13) Báo cáo và kết quả báo cáo.
(14) (15) Cung cấp thông tin phòng. c, Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý danh mục
Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý danh mụcGhi chú:
(1) Cung cấp và cập nhật thông tin loại phòng.
(2) Cung cấp thông tin phòng.
(3) Thông tin phòng được lưu trữ.
(4) Cập nhật thông tin loại phòng và các phòng tương ứng.
(6) Nhân viên cập nhật thông tin về phòng.
(8) Kiểm tra và cung cấp thông tin về loại phòng.
(9) Cung cấp thông tin tiện nghi.
(10) Thông tin cập nhật tiện nghi cho từng loại phòng.
(11) Lãnh đạo yêu cầu cập nhật thông tin và kết quả thông báo cho lãnh đạo về tiện nghi cho từng phòng.
(12) Thông tin nhân viên yêu cầu và thông tin về dịch vụ được cung cấp cho nhân viên.
(13) Thông tin về dịch vụ và cung cấp thông tin về dịch vụ.
(14) Ban lãnh đạo cập nhật thông tin dịch vụ của khách sạn.
(16) Nhân viên cập nhật thông tin về khách hàng.
(18) Nhân viên cập nhật thông tin về đoàn khách và kết quả thông báo.
(19) Thông tin về khách hàng và cung cấp thông tin khách hàng.
(20) Cung cấp thông tin khách hàng liên quan trong danh mục đoàn khách.
(21) Thông tin về đoàn khách và cung cấp thông tin đoàn khách.
B i ểu đồ luồng dữ liệu quản lý phòng :
Quản lý đặt, hủy phòng
Quản lý nhận, trả phòng
Báo cáo phòng Nhân viên
Thông tin nhận, trả phòng
Lưu trữ tt Cung cấp tt
Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý phòng
(1) Thông tin đặt phòng và kết quả trả lại.
(2) Cung cấp và lưu trữ thông tin.
Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý khách hàng:
Cập nhật thông tin khách hàng
Báo cáo danh sách khách hàng
Hóa đơn thanh toán phòng
Quản lý sử dụng dịch vụ
Hóa đơn chi tiết phòng
Chi tiết phiếu dịch vụ
Hóa đơn thanh toán phòng (1)
Cung cấp tt y/c tìm kiếm Kết quả Đưa thông tin Lưu trữ tt Đưa thông tin Lưu trữ tt
Cung cấp tt Lưu trữ tt
Lưu trữ tt Cung cấp tt
(1) Khách yêu cầu thanh toán phòng.
Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý khách hàng
(2) Kết quả hoá đơn phòng.
(3) Khách yêu cầu thanh toán dịch vụ.
Biểu đồ luồng dữ liệu báo cáo:
Tần suất sử dụng Lãnh đạo
Hóa đơn thanh toán phòng
Thông tin thanh toán phòng
Kết quả báo cáo Báo cáo
Biểu đồ luồng dữ liệu báo cáo
Đầu vào, đầu ra của hệ thống
3.1 Những chức năng quản lý khách hàng:
Tên chức năng : Cập nhật thông tin khách hàng. Đầu vào:
Nếu thông tin khách hàng nhập vào đúng quy định thì đưa vào kho khách hàng ngược lại thì yêu cầu nhập lại
Tên chức năng: Quản lý thông tin đoàn khách Đầu vào:
Thông tin đoàn khách và mỗi khách hàng đi theo đoàn đều phải cung cấp thông tin khách hàng.
Nếu thông tin đoàn khách nhập vào đúng quy định thì đưa vào kho đoàn khách ngược lại thì yêu cầu nhập lại
Tên chức năng: Quản lý phiếu dịch vụ. Đầu vào:
Phiếu dịch vụ chi tiết
Mã phiều dvụ chi tiết
Nếu thông tin nhập vào đúng qui định lập phiếu dịch vụ, còn nếu không thì yêu cầu nhập lại.
Tên chức năng: Hoá đơn thanh toán phòng. Đầu vào:
Nếu thông tin nhập vào đúng qui định thì lập hoá đơn thanh toán phòng cho khách hàng, ngược lại thì yêu cầu nhập lại.
Tên chức năng: Báo cáo danh sách khách hàng và chi tiết khách hàng sử dụng dịch vụ. Đầu vào:
Thông tin khách hàng và chi tiết khách sử dụng dịch vụ. Đầu ra:
Báo cáo danh sách khách hàng.
Báo cáo khách sử dụng dịch vụ.
Lập danh sách khách hàng tại khách sạn.
Lập danh sách chi tiết sử dụng dịch vụ.
3.2 Những chức năng quản lý phòng:
Tên chức năng: Đặt huỷ phòng. Đầu vào:
Ngày huỷ đăng ký Đầu ra:
Thông tin đăng ký phòng của đoàn khách và từng khách trong đoàn.
Thân: Cập nhật thông tin đặt phòng nếu tình trạng phòng của khách sạn có thể đáp ứng, nếu không thì thông báo lại cho khách hàng.
Tên chức năng: Quản lý thông tin nhận trả phòng. Đầu vào:
Giao dịch nhận trả phòng
Thông tin nhận trả của khách hàng và đoàn khách.
Lập chi tiết giao nhận của từng khách hàng.
Tên chức năng: Báo cáo phòng( tình trạng phòng trống, phòng đã đặt.) Đầu vào:
Danh sách các phòng. Đầu ra:
Báo cáo trạng thái phòng.
Báo cáo danh sách phòng trống.
Báo cáo danh sách phòng đặt.
Lập danh sách phòng trống.
Lập danh sách phòng đặt
Tên chức năng: Tìm kiếm phòng. Đầu vào:
Kiểm tra tình trạng phòng.
3.3 Những chức năng quản lý danh mục.
Tên chức nẳng: Danh mục phòng. Đầu vào:
Cập nhật thông tin phòng.
Tên chức năng: Danh mục loại phòng. Đầu vào:
Số lượng tối đa Đầu ra:
Cập nhật thông tin loại phòng.
Tên chức năng: Danh mục tiện nghi. Đầu vào:
Mã tiện nghi Tên tiện nghi
Cập nhật thông tin tiện nghi.
Tên chức năng: Danh mục dịch vụ. Đầu vào:
Cập nhật thông tin dịch vụ.
Tên chức năng: Báo cáo doanh thu (Ngày, tháng, quý, năm) Đầu vào: các hóa đơn thanh toán phòng và phiếu dịch vụ Đầu ra:
Báo cáo doanh thu theo ngày
Báo cáo doanh thu theo tháng
Báo cáo doanh thu theo quý
Báo cáo doanh thu theo năm
Lập danh sách các hóa đơn thanh toán phòng
Lập danh sách các phiếu dịch vụ
Tên chức năng: Báo cáo tần suất sử dụng (trong 1 tháng) Đầu vào : Thông tin giao dịch nhận trả phòng
Báo cáo tần suất sử dụng phòng
Thân: Lập danh sách số ngày ở trong 1 tháng của từng phòng.
4 Mô hình thực thể liên kết E-R
4.1 Các thực thể và thuộc tính
4.2 Mô hình thực thể liên kết E-R
PK,FK3 MaPhong PK,FK2 MaKhachHang
FK1 MaTienNghi FK2 MaLoaiPhong SoLuong
TenLoaiPhong GiaPhong DonViTien SL_ToiDa GhiChu
FK1 MaLoaiPhong TenPhong TinhTrang GhiChu
FK1 MaLoaiPhong FK2 MaDoanKhach SoLuong SLNguoiLon SLTreEm NgayDat NgayDen NgayDi NgayHuy
PK,FK1 MaPhieuDichVu PK,FK2 MaDVu
Mô hình thực thể liên kết E-R
5.1 Các dạng chuẩn của sơ đồ quan hệ
- Lược đồ quan hệ ở dạng chuẩn 1 (1NF).
- Một lược đồ quan hệ ở dạng chuẩn một (1NF) nếu các miền thuộc tính của nó đều là các miền đơn (nghĩa là không cấu thành từ các miền khác).
- Lược đồ quan hệ ở dạng chuẩn 2 (2NF).
- Một lược đồ quan hệ R là ở dạng chuẩn 2 (2NF) nếu nó là (1NF) và các phụ thuộc hàm giữa khoá và thuộc tính ngoài khoá để phụ thuộc hàm sơ đẳng. Nói cách khác, mọi thuộc tính ngoài đều không phụ thuộc bộ phận vào khoá.
- Lược đồ quan hệ dạng chuẩn 3 (3NF).
- Một lược đồ quan hệ R là ở dạng chuẩn 3 (3NF) nếu là 2NF và các phụ thuộc hàm giữa khoá và mỗi thuộc tính ngoài khoá đều là phụ thuộc hàm trực tiếp Nói cách khác tính ngoài khoá hàm giữa các thuộc tính ngoài khoá.
5.2 Các lược đồ quan hệ của hệ thống
Từ mô hình thực thể liên kết (mô hình E/A hạn chế ở trên) ta chuyển sang các lược đồ quan hệ như sau:
- Mã đoàn khách (mã đoàn khách, tên đoàn khách, số lượng, HT_Người đại diện, số CMND, điện thoại, địa chỉ, ghi chú).
- Khách hang (mã khách hàng, mã đoàn khách, tên khách hàng, địa chỉ, CMND, điện thoại, ghi chú).
- Loại phòng (mã loại phòng, tên loại phòng, giá tiền, đơn vị tiền, SL_tối đa, ghi chú).
- Phòng (mã phòng, mã loại phòng, tên phòng, tình trạng, ghi chú).
- Đặt huỷ phòng (mã đặt huỷ phòng, mã loại phòng, mã đoàn khách, số lượng, ngày đặt, ngày đến, ngày đi, ngày huỷ).
- Nhận trả phòng (mã nhận phòng, mã phòng, mã khách hàng, ngày nhận, ngày trả).
- Tiện nghi (mã tiện nghi, tên tiện nghi, ghi chú).
- Tiện nghi chi tiết (mã tiện nghi chi tiết, mã tiện nghi, mã loại phòng, số lượng).
- Dịch vụ (mã dịch vụ, tên dịch vụ, đơn vị, đơn giá, ghi chú).
- Phiếu dịch vụ (mã phiếu dịch vụ, mã phòng, ngày, tổng tiền).
- Phiếu dịch vụ chi tiết (mã phiếu dịch vụ chi tiết, mã phiếu dịch vụ, mã dịch vụ, ngày sử dụng, số lượng, thành tiền).
- Hoá đơn phòng (mã hoá đơn phòng, mã đoàn khách, ngày thanh toán, tổng tiền).
- Hoá đơn phòng chi tiết (mã hoá đơn phòng chi tiết, mã hoá đơn phòng, mã phòng, số ngày ở, thành tiền).
Bảng DM_ Đoàn khách ( DM_DoanKhach).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaDoanKhach Numeric Mã đoàn khách
2 TenDoanKhach Nvarchar(50) Họ tên đoàn khách
3 SoLuong Nvarchar(20) Số lượng khách
4 HT_NguoiDaiDien Nvarchar(50) Họ tên người đại diện
Bảng DM_Khách Hàng( DM_KhachHang).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaKhachHang Numeric Mã khách hàng
2 MaDoanKhach Numeric Mã đoàn khách
3 TenKhachHang Nvarchar(50) Tên khách hàng
5 SoCMND Nvarchar(50) Số CMND khách hàng
6 DienThoai Nvarchar(50) Số điện thoạikhách hàng
7 DiaChi Nvarchar(50) Địa chỉ khách hàng
Bảng DM_LoaiPhong (DM_LoaiPhong).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaLoaiPhong Numeric Mã loại phòng
2 TenLoaiPhong Nvarchar(50) Tên loại phòng
4 DonViTien Nvarchar(20) Đơn vị tiền
5 SL_ToiDa Nvarchar(20) Số lượng tối đa
Bảng DM_ Phòng (DM_Phong).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
2 MaLoaiPhong Numeric Mã loại phòng
4 TinhTrang Nvarchar(50) Phòng có trống ko
Bảng DM_Dịch vụ (DM_DichVu).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaDvu Numeric Mã dịch vụ
2 TenDvu Nvarchar(50) Tên dịch vụ
3 DonVi Nvarchar(50) Đơn vị dịch vụ
4 DonGia Numeric Đơn giá dịch vụ
Bảng DM_Tiện nghi (DM_TienNghi).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaTienNghi Numeric Mã tiện nghi
2 TenTienNghi Nvarchar(50) Tên tiện nghi
Bảng Chi tiết tiện nghi (ChiTietTienNghi).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaTienNghiChiTiet Numeric Mã tiện nghi chi tiết
2 MaTienNghi Numeric Mã tiện nghi
3 MaLoaiPhong Numeric Mã loại phòng
Bảng Nghiệp vụ đặt huỷ phòng (NV_DatHuyPhong).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaDatHuyPhong numeric Mã đặt huỷ phòng
2 MaLoaiPhong numeric Mã loại phòng
3 MaDoanKhach numeric Mã đoàn khách
9 SoLuongNguoiLon numeric Số lượng người lớn
10 SoLuongTreEm numeric Số lượng trẻ em
Bảng Nghiệp vụ nhận trả phòng (NV_NhanTraPhong).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
2 MaKhachHang numeric Mã khách hàng
Bảng hoá đơn phòng (HD_ThanhToanPhong).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaHDPhong numeric Mã hóa đơn phòng
2 MaDoanKhach numeric Mã đoàn khách
3 NgayThanhToan datetime Ngày thanh toán HĐ phòng
4 TongTien Numeric Tổng số tiền thanh toán
Bảng Hoá đơn phòng chi tiết (HD_PhongChiTiet).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaHDPhong Numeric Mã hoá đơn phòng
Bảng phiếu dịch vụ (Phiếu_DichVu).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaPhieuDVu numeric Mã phiếu dịch vụ
3 Ngay Datetime Ngày sử dụng dịch vụ
Hoá đơn dịch vụ chi tiết (HD_DVuChiTiet).
STT Tên trường Kiểu Mô tả
1 MaPhieuDVuChiTiet Numeric Mã phiếu dvụ chi tiết
2 MaPhieuDVu Numeric Mã phiếu dịch vụ
3 MaDVu Numeric Mã dịch vụ
4 NgaySD datetime Ngày sử dụng dịch vụ
5 SoLuong Nvarchar(20) Số lượng sử dụng
6 Các from chính trong chương trình
CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN
Đánh giá
Những kết quả đạt được:
- Tìm hiểu và nắm bắt được các công cụ thiết kế chương trình.
- Hiểu được quy trình xây dựng một hệ thống.
- Người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm, cập nhật, hiệu chỉnh thông tin.
- Hiển thị thông tin theo yêu cầu của người dùng.
- Tính chuyên nghiệp chưa cao.
- Chương trình chưa được hoàn hảo.
- Nhiều ứng dụng chưa đẹp.
Hướng phát triển
Do thời gian hạn chế và trình độ hiểu biết của bản thân chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế và cài đặt bài toán quản lý khách sạn chưa hoàn thiện như một phần mềm quản lý Nó mang tính chất học hỏi, trao đổi và bắt đầu làm quen với thực tế Vì vậy em rất mong muốn sẽ phát triển tiếp đề tài lên một mức cao hơn, hoàn chỉnh.
Kết luận
- Đứng trước xu hướng phát triển nhanh và mạnh của nền công nghệ thông tin thế giới cũng như nước nhà, thì tin học hoá quản lý hành chính là vô cùng quan trọng và bức thiết hiện nay Nó sẽ giúp cho các cơ quan hành chính, các công ty, các đơn vị hoạt động kinh doanh giải quyết những công việc một cách nhanh chóng và ít sai sót nhất, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý sổ sách chứng từ, giấy tờ Những ứng dụng về cơ sở dữ liệu đã giải quyết được những vấn đề bức thiết nhất nêu trên.
- Trong thời gian thực tập và làm đồ án này em đã thực hiện phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn với quy mô nhỏ Mặc dù chương trình chưa được hoàn thiện song nó đã cho thấy được vấn đề quan trọng trong lĩnh vực quản lý, với chương trình quản lý khách sạn này khi đã hoàn thiện sẽ giúp cho việc quản lý được nhanh chóng và hiệu quả.