Quản trị sự kiện du lịch

Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event tổ chức sự kiện một công cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục tiêu. Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN …… BÁO CÁO HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN - TOẠ ĐÀM ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH “LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG HƯƠNG TRÀM” (Toạ đàm giả định) Thực hiện: Nhóm TP.HCM, tháng 12 năm 2022 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HIẾN …… BÁO CÁO HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN - TOẠ ĐÀM ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH “LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG HƯƠNG TRÀM” (Toạ đàm giả định) GVHD Họ tên sv MSSV Lớp học phần Mã học phần : ThS TRƯƠNG THỊ THANH TUYỀN : Đào Quang Huy : 223A070002 : TRA42201 : TRA422 TP.HCM, tháng 12 năm 2022 RUBRIC ĐÁNH GIÁ Tiêu chí Trọng số (%) Tốt Khá Trung bình Kém 10 7.5 Cấu trúc 10 Bài viết cân đối, thể tốt tính logic hợp lý quan điểm Bài viết cân đối, mạch lạc tổ chức hợp lý; cách chuyển đoạn, chuyển ý chặt chẽ Nội dung 35 Phong phú, xác Đầy đủ, xác Lập luận/ Phát triển ý 20 Quan điểm chủ đạo phát triển tốt, nhiều nội dung chi tiết, có chất lượng, chặt chẽ Quan điểm chủ đạo phát triển tốt, nội dung chi tiết đầy đủ, có ý nghĩa chặt chẽ, có vài sai sót nhỏ Bài viết tương đối cân đối, mạch lạc; nhìn chung tổ chức hợp lý Khá đầy đủ, thiếu 1-2 nội dung quan trọng Quan điểm chủ đạo phát triển chi tiết hóa mức giới hạn, có sai sót nghiêm trọng Kết luận/ Kết 20 Đầy đủ, Đúng, chưa đầy đủ, cịn thiếu ý khơng quan trọng Tương đối đầy đủ, thiếu ý quan trọng Sai, không phù hợp Rõ ràng, quán, lỗi tả/ lỗi dấu câu hay văn phạm; khơng có lỗi trình bày/ đánh máy Bài viết có vài lỗi dấu câu, văn phạm người đọc hiểu nội dung rõ ràng Vi phạm từ 1-5 lỗi tả, lỗi trình bày đánh máy Nhìn chung viết sử dụng dấu câu văn phạm đúng, người đọc hiểu nội dung Vi phạm từ 6-10 lỗi tả, lỗi trình bày đánh máy Không đồng nhất, lỗi dấu câu lỗi văn phạm nhiều, gây khó hiểu cho người đọc Vi phạm >10 lỗi tả, lỗi trình bày đánh máy Báo cáo hạn Báo cáo trễ hạn ngày Báo cáo trễ hạn ngày Báo cáo trễ tuần Trình bày 10 Thời gian Tổng 100 Điểm Bài viết không cân đối, tổ chức thiếu logic Thiếu >5 nội dung quan trọng Quan điểm chủ đạo không phát triển chi tiết hóa Các ý mơ hồ, thiếu luận cứ, có nhiều sai sót nghiêm trọng Tp Hồ Chí Minh, ngày…… tháng …… năm 20… Giảng viên đánh giá DANH SÁCH NHĨM VÀ PHÂN CƠNG STT Họ tên MSSV Đào Quang Huy 223A070002 Huỳnh Thị Mộng Cầm 223A070003 Lê Minh Thư 223A070004 Nguyễn Thị Thảo Ly 201A070182 Nguyễn Thị Huyền 201A070184 Trần Nguyễn Thục Đoan 201A070190 Mai Thảo Quyên 201A070205 Đặng Nguyễn My My 181A070169 Trần Nhật Đức 171A070114 Nhiệm vụ - Thực nội dung phần 4: Nội dung chương trình toạ đàm; nội dung phụ lục báo cáo - Tổng hợp hoàn tiện nội dung báo cáo nhóm - Thực nội dung phần 2: Mục đích - u cầu chương trình toạ đàm - Thực nội dung phần 7: Quản trị rủi ro chương trình toạ đàm - Thực nội dung phần 5: Kế họach chuẩn bị sở vật chất, thiết bị chương trình toạ đàm; nội dung lời kết báo cáo - Thực nội dung phần 9: Đánh giá - kiểm sốt chương trình toạ đàm - Thực nội dung phần 1: Thông tin chung chương trình toạ đàm; nội dung mở đầu báo cáo - Thực nội dung phần 6: Kế hoạch truyền thơng kiện chương trình toạ đàm - Thực nội dung phần 8: Dự toán ngân sách chương trình toạ đàm - Thực nội dung phần 3: Ý tưởng chương trình toạ đàm Đánh giá mức độ hoàn thành 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Ghi MỤC LỤC BÁO CÁO HỌC PHẦN QUẢN TRỊ SỰ KIỆN DU LỊCH KẾ HOẠCH TỔ CHỨC - TOẠ ĐÀM ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH “LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG HƯƠNG TRÀM” (Toạ đàm giả định) MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN A NỘI DUNG BÁO CÁO NHÓM .3 Thông tin chung Mục đích chương trình 3 Ý tưởng chương trình 4 Nội dung chương trình .4 4.1 Lịch trình chung 4.2 Nội dung chi tiết 5 Kế họach chuẩn bị sở vật chất, thiết bị 6 Kế hoạch truyền thông kiện 6.1 Trước kiện 6.2 Trong kiện 6.3 Sau kiện Quản trị rủi ro 8 Dự toán ngân sách 8.1 Ngân sách dự toán 8.2 Chi phí phát sinh 10 Đánh giá - Kiểm soát 10 9.1 Mục tiêu truyền thông 10 9.2 Mục tiêu tổ chức kiện 11 9.3 Đánh giá mức độ hoàn thiện chương trình 11 PHẦN B NỘI DUNG CÁ NHÂN 12 Anh/ Chị đánh giá điểm mạnh, hạn chế kế hoạch chương trình kiện nhóm 12 1.1 Điểm mạnh kế hoạch chương trình kiện .12 1.2 Hạn chế kế hoạch chương trình kiện 12 Cá nhân Anh/ Chị rút học, kinh nghiệm việc tổ chức kiện sau thực chương trình học phần .12 2.1 Kiến thức nhận từ học phần Quản trị kiện 12 2.2 Kinh nghiệm học rút từ chương trình 12 PHẦN KẾT LUẬN 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO .15 PHỤ LỤC 16 Thông tin chung .16 Thiệp mời toạ đàm 16 MC Script 17 4.1 Danh sách khách mời 23 4.2 Danh sách thành viên Ban tổ chức .23 Hình ảnh chương trình toạ đàm 24 5.1 Hình ảnh truyền thơng 24 5.2 Hình ảnh buổi toạ đàm .24 LỜI MỞ ĐẦU Một công cụ hữu hiệu PR event - tổ chức kiện - công cụ nhiều doanh nghiệp sử dụng để quảng bá cho thương hiệu Những lợi ích mà tổ chức kiện mang lại khơng thể phủ nhận Bên cạnh cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu cách hiệu để doanh nghiệp tiếp cận gần khách hàng, khách hàng mục tiêu Tổ chức kiện hoạt động cần thiết Và kiện hoạt động có chủ đích diễn thời điểm định, địa điểm định, tập trung ý tưởng nguồn lực để truyền đạt thông điệp xác định đó, tạo ý thu hút quan tâm đối tượng tham gia Việc tổ chức kiện trình bao gồm số tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình; kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện Và có nhiều loại hình hình thức tổ chức kiện như: Kỷ niệm ngày sinh nhật, ngày truyền thống công ty; Sự kiện gây quỹ; Triễn lãm; Hội chợ thương mại; Hội thảo, hội nghị văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học ; Liên hoan, hội giảng, thi; Giao lưu văn hóa; Triễn lãm nghệ thuật; Hội thảo, hội nghị nhà nước; Hội nghị hiệp thương… Toạ đàm hình thức tổ chức kiện Đây hình thức tương đối khó, thường có chuẩn mực quy tắc riêng mang nặng tính học thuật nhiều Diễn quan nhà nước nên khó tiếp cận Nhóm xin chọn hình thức toạ đàm để tổ chức buổi toạ đàm giả định: ĐÁNH THỨC TIỀM NĂNG DU LỊCH: “LÀNG NỔI TÂN LẬP - MỘT THOÁNG HƯƠNG TRÀM” cho yêu cầu thực hành nội dung học phần Quản trị kiện du lịch Nhóm thử thách thân vượt qua giới hạn an tồn để tổ chức hình thức tương đối khó để làm phong phú cho buổi thực hành kiện thơng qua hình thức truyền thống như: Gala Dinner, Hội thi, Văn nghệ, Talk Show… Và nhờ phối hợp thành viên nhóm từ khâu lên ý tưởng đến thực hiện, buổi toạ đàm diễn mong muốn ban đầu nhóm vượt qua giới hạn an toàn PHẦN A NỘI DUNG BÁO CÁO NHĨM Thơng tin chung Khu du lịch sinh thái Làng Nổi Tân Lập, có vị trí địa lý thuận lợi nằm tọa lạc xã Tân Lập, huyện Mộc Hóa, tỉnh Long An, thuộc trung tâm vùng Đồng Tháp Mười, cách biên giới Campuchia 15km hướng phía nam Có diện tích rộng lớn tới 135 vùng đệm có diện tích rộng khoảng 500 ha, tất diện tích quy hoạch tập trung cho việc khai thác, phát triển hình thành xây dựng khu du lịch bật tình Long An Tuy nhiên suốt thời gian quan chưa thu hút lượng khách tham quan đáng kể chưa có cơng ty, doanh nghiệp lữ hành lựa chọn Tân Lập làm điểm đến cho du khách Vì lý đó, Cơng ty TNHH Du Lịch Tháp Mười - Khu du lịch sinh thái Làng Tân Lập kết hợp với Trung tâm Xúc tiến Du lịch Long An Sở Du lịch tỉnh thành lận cận thực chương trình toạ đàm: Toạ đàm Đánh thức tiềm du lịch: “Làng Tân Lập Một thoáng hương tràm: nhằm thu hút doanh nghiệp du lịch với đơn vị cung cấp dịch vụ du lịch tỉnh Long gặp gỡ, giao lưu, trao đổi để phát triển tuyến, điểm, sản phẩm du lịch đặc thù Làng Tân Lập Thời gian : 18:00 - Ngày 24/10/2022 Thời lượng : Dự kiến 120 phút (18:00 - 20:00) Địa điểm : Phòng DPH011 Đối tượng : Các doanh nghiệp Lữ hành Tp Hồ Chí Minh Thành phần khách mời : Giám đốc; Phó Giám đốc Sở Văn hố Thể thao Du lịch tỉnh Long An, Giám đốc; Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Du lịch Long An, Các doanh nghiệp, cơng ty du lịch lữ hành, phóng viên báo chí Mục đích chương trình Buổi Tọa Đàm mong muốn đạt mục đích sau:  Báo cáo trạng du lịch Long An nay, bên cạnh tìm phương án tốt để phát triển du lịch Long An  Giới thiệu du lịch Long An, điểm tham quan, giải trí hoạt động tỉnh Long An  Giới thiệu Làng Tân Lập dịch vụ vui chơi giải trí  Địa phương doanh nghiệp thảo luận chương trình kích cầu, khuyến mãi, liên kết để sản phẩm hấp dẫn, mang nét đặc trưng điểm đến để thu hút du khách du lịch đến với Long An  Giao lưu doanh nghiệp du lịch với đơn vị cung cấp dịch vụ du lịch ngồi tỉnh Long An Ý tưởng chương trình Sau năm chịu ảnh hưởng đại dịch Covid-19, bước sang tháng đầu năm 2022, ngành du lịch Long An nỗ lực thích ứng nhanh, tiến tới phục hồi phát triển bền vững, tiếp tục đóng góp tích cực để phát triển du lịch trở thành ngành kinh tế quan trọng tỉnh nhà Từ ngày 17 - 21/9 năm 2022, Du lịch tỉnh Long An tổ chức Tuần Văn hóa - Du lịch Sự kiện triển khai nhiều hoạt động nhằm kết nối, xây dựng chương trình xúc tiến, quảng bá, kích cầu du lịch Tiếp nối thành công Tuần Văn hóa - Du lịch, Cơng ty TNHH Du Lịch Tháp Mười - Khu du lịch sinh thái Làng Tân Lập kết hợp với Trung tâm Xúc tiến Du lịch Long An Sở Du lịch tỉnh thành lận cận thực chương trình toạ đàm: Toạ đàm Đánh thức tiềm du lịch: “Làng Tân Lập - Một thoáng hương tràm: nhằm thu hút doanh nghiệp du lịch với đơn vị cung cấp dịch vụ du lịch tỉnh Long An gặp gỡ, giao lưu, trao đổi để phát triển tuyến, điểm, sản phẩm du lịch đặc thù Làng Tân Lập Từ phương án tốt để phát triển du lịch Long An đặc biệt Làng Tân Lập Nội dung chương trình 4.1 Lịch trình chung 17:45 - 18:00 Chào mừng 18:00 - 18:20 Khai mạc chương Giới thiệu du lịch Long An phương án tốt để 18:20 - 18:50 18:50 - 19:20 phát triển du lịch Long An Giới thiệu Làng Tân Lập 19:20 - 19:35 Giao lưu hỏi đáp 19:45 Bế mạc chương trình 4.2 Nội dung chi tiết THỜI GIAN THỜI HẠNG LƯỢNG MỤC DIỄN GIẢI CHUẨN BỊ Clip hình ảnh 17:45 - 18:00 00:15 Chào mừng Chiếu clip du lịch Long đẹp tất An hướng dẫn khách mời điểm du tham gia hệ thống lịch Long An (Clip 01) Khai 18:00 - 18:20 00:20 mạc chương trình MC giới thiệu chương trình, Phơng chung tun bố lý MC giới thiệu khách mời VIP Ghim ảnh hình người MC giới thiệu khách mời giới thiệu tham dự Giới thiệu du lịch Chiếu lại clip Chiếu clip du lịch Long điểm du lịch An Long Long An (Clip 02) An phương 18:20 - 18:50 00:30 án tốt để phát MC giới thiệu DL Trình Long An năm 2022, điểm hình ảnh đến hoạt động điểm du lịch có triển du lịch chiếu Đặt câu hỏi cho khách mời Long An Long An Chiếu clip dịch vụ, hoạt Giới thiệu 18:50 - 19:20 00:30 Làng Tân Lập động du lịch MC Giới thiệu Làng Tân Làng Lập Tân Lập Bảng giá Đặt câu hỏi cho khách mời hình ảnh dịch vụ Làng Tân Lập MC dẫn dắt mời khách Chuẩn bị câu Giao lưu 19:20 - 19:35 00:15 hỏi đáp mời đặt câu hỏi MC mời diễn hỏi gửi cho giả trả lời câu hỏi người tham dự MC tổng kết dẫn dắt (dư kiến - chương trình đến phần tiếp câu hỏi) theo MC tổng kết buổi Toạ đàm, đưa thông điệp chương Bế mạc 19:35 - 19:45 00:10 chương trình trình Hình + nhạc cảm ơn MC cảm ơn diễn giả khán khách mời giả tham dự Chào tạm biệt, chúc sức khoẻ hẹn gặp lại Kế họach chuẩn bị sở vật chất, thiết bị TT HẠNG MỤC Máy tính Phịng họp toạ đàm Bàn, ghế Loa + Micro Máy chiếu Decor bàn đại biểu Thư mời - cảm ơn Kịch chương trình ĐƠN VỊ Bộ Phịng Bộ Bộ Bộ Bộ File File SỐ LƯỢNG 45 1 45 GHI CHÚ 9.3 Đánh giá mức độ hồn thiện chương trình Đứng góc độ phía nhà tổ chức chương trình đạt số tiêu chí ban đầu đề cịn nhiều tiêu chí chưa đạt, cần xem xét hồn thiện lại chương trình để đặt mục tiêu cho buổi toạ đàm liên kết với tỉnh, thành khác tới Xem xét, đánh giá lại phía truyền thơng chương trình chưa hiệu quả, lượt like truy cập fanpage cịn ít, nhân lực truyền thơng cịn non trẻ, chưa có kinh nghiệm Xem xét đánh giá lại nguyên nhân khách quan chủ quan để chương trình diễn chưa với timeline ban đầu Đứng phía góc độ người tham gia, chương trình mang tính học thuật cao gây nhàm chán cho người tham gia Việc kết nối Ban tổ chức khách mời; khách mời đơn vi doanh nghiệp tham dự chưa thật tốt Ngoài ra, việc giao lưu doanh nghiệp chưa đạt mục tiêu ban đầu đề 11 PHẦN B NỘI DUNG CÁ NHÂN Anh/ Chị đánh giá điểm mạnh, hạn chế kế hoạch chương trình kiện nhóm 1.1 Điểm mạnh kế hoạch chương trình kiện Cơng tác chuẩn bị lên kế hoạch từ sớm Các vật dụng cần thiết chuẩn bị đầy đủ Về nội dung:  Kịch chương trình xây dựng chi tiết, kịch MC đạt Về hình thức:  Tập thể nhóm có tinh thần đồn kết giải cơng việc chung nhóm 1.2 Hạn chế kế hoạch chương trình kiện Khó khăn việc trao đổi, đưa ý kiến cá nhân Việc lên ý tưởng, kịch chương trình, chương trình mang tính học thuật cao Chưa có kết nối với khách mời Việc xử lý câu hỏi ban tổ chức khách mời chưa tốt Time-line chương trình diễn khơng khớp, nhanh so với kịch Công tác truyền thông chưa tốt Công tác hậu cần, set up chưa hợp lý Cá nhân Anh/ Chị rút học, kinh nghiệm việc tổ chức kiện sau thực chương trình học phần 2.1 Kiến thức nhận từ học phần Quản trị kiện Hiểu trình bày ý nghĩa Tổ chức kiện, quy trình Tổ chức kiện thành phần tham gia kiện Nắm vững đặc điểm hoạt động tổ chức kiện Phân biệt loại hình kiện Nắm vai trò tác động kiện thành phần tham dự kiện đời sống xã hội Nêu yếu tố ảnh hưởng tới việc tổ chức kiện 2.2 Kinh nghiệm học rút từ chương trình Là người tổ chức kiện phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng chi tiết chương trình Bởi chương trình bị thay đổi vào phút cuối lý nào, kế hoạch bắt đầu số 12 Luôn nắm tay bảng tiến độ cơng việc để theo dõi sát tình trạng cơng việc thời gian hồn thiện Là người thơng minh khơng nên xem nhẹ công việc nào, dù nhỏ Những việc “rất nhỏ” cần liệt kê chi tiết danh mục công việc cần làm phải phân công cụ thể cho người chịu trách nhiệm Việc thiếu kiện chun nghiệp giải pháp xử lý rủi ro Ban tổ chức dự đốn tình xấu xảy đưa cách giải cụ thể trường hợp để kiện diễn cách tốt đẹp Cần lưu ý làm việc với ban đại diện Studio thời gian set up để đảm bảo tiến độ chạy chương trình Nên ghi rõ hạng mục chi tiết (thời gian set up, đồ sử dụng, đồ mang vào) Những kỹ cần thiết người tổ chức kiện: Sáng tạo, thành thạo Proposal, Viết kịch theo hiểu biết có tính thẩm mỹ, Cần biết cách làm việc khéo léo với Nhà cung cấp, Check list cách chu đáo, Giám sát triển khai công việc linh hoạt, quản lý tài quản trị cách khoa học 13 PHẦN KẾT LUẬN Sự kiện: Toạ đàm Đánh thức tiềm du lịch: “Làng Tân Lập - Một thoáng hương tràm” sản phẩm thực hành nằm yêu cầu cần có học phần Quản trị kiện du lịch Buổi toạ đàm giả định cho nhóm chúng em tiếp cận thực tế, học tập kinh nghiệm kiến thức quý báu Cũng nhờ có kiện học phần Quản trị kiện du lịch mà chúng em có hội học tập làm việc với thành viên nhóm, người tính cách khác chúng em ngồi lại, làm việc với để đưa cho sản phẩm chưa thật xuất sắc nấc thang cho tương lai Ngồi ra, nhóm cịn tham dự thêm buổi kiện khác nhóm bạn Từ kiện nhóm bạn thực mà nhóm chúng em học thêm học, kinh nghiệm, kiến thức từ nhóm khác Học phần Quản trị kiện du lịch trang bị cho chúng em mặt lý thuyết thực hành Thông qua việc tổ chức kiện chúng em biết xếp, lên ý tưởng, thiết kế, viết kịch thực chương kiện cho hợp lý, có logic Chúng em biết dự trù kinh phí, quản lí chịu trách nhiệm cơng việc giao hồn thành tốt Các buổi kiện lớp cho chúng em thấy rủi ro, phát sinh cố ý muốn… để từ tìm cách khắc phục hoàn thành tốt kiện Sự kiện: Toạ đàm Đánh thức tiềm du lịch: “Làng Tân Lập - Một thống hương tràm” diễn thành cơng nhờ vào hợp tác bạn lớp ngày hơm Mặc dù, suốt q trình diễn kiện, nhóm chúng em khơng thể tránh sơ xuất thiếu sót Xin cảm ơn ThS TRƯƠNG THỊ THANH TUYỀN có góp ý cụ thể chi tiết phần thực buổi kiện nhóm giúp cho nhóm nhận thấy điểm chưa hợp lý thiếu sót nhóm suốt q trình từ lúc lên ý tưởng lúc thực Ngồi ra, cịn hướng dẫn, hỗ trợ cho nhóm hồn thành u cầu đề tài môn học: “Quản trị kiện du lịch” Đây kiến thức quan trọng để em thành viên nhóm nâng cao lực áp dụng thực tiễn học vào nghề mà chọn Trân trọng! 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trong báo cáo có sử dụng thơng tin từ nguồn Các nội dung sử dụng hồn tồn cho mục đích học tập, khơng nhằm mục đích thương mại Vì vậy, cá nhân em xin chân thành cám ơn đồng thời xin lỗi tác giả viết sử dụng Công ty TNHH Du Lịch Tháp Mười - Khu du lịch sinh thái Làng Tân Lập: https://langnoitanlap.com.vn/ Cổng thông tin điện tử Sở Văn hoá, Thể thao Du lịch Tỉnh Long An: https://svhttdl.longan.gov.vn/Pages/Default.aspx Một số tài liệu khác 15 PHỤ LỤC Thơng tin chung Background chương trình Thiệp mời toạ đàm 16