bài giảng tổ chức hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp

VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN của một tổ chức của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết định quản lý... • 1.Theo mối quan hệ đối với m

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

• TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

TRỊ DOANH NGHIỆP

• - Chương 1: Tổng quan về hệ thống

thông tin

• - Chương 2: Cơ sở tổ chức hệ thống

thông tin quản trị

• - Chương 3: Phương pháp xây dựng hệ thống

thông tin quản trị

• - Chương 4: Thiết kế hệ thống thông tin

quản trị

• - Chương 5: Xây dựng kế hoạch thiết kế

hệ thống thông tin quản trị

• - Chương 6: Hệ thống thông tin quản trị

doanh nghiệp

I KHÁI NIỆM VỀ THÔNG TIN

• Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng.

• Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ…được gọi chung là dữ liệu Quy trình thông tin như sau:

Phản hồi

YùÙ

tưởng

Mã hóa

Tiếp nhận

Giải mã

Nhận thức

Truyền đạt thông tin

Nhiễu Người gửi

Người nhận

Quan niệm về thơng tin

•

• (1) Theo quan niệm các nhà thống kê:

Thông tin là độ đo sự giảm tính bất định khi thực hiện biến cố nào đó (Entropy) Thông tin chỉ chứa những dữ liệu làm giảm tính

bất định tức là những thông tin mới.

• (2) Theo quan niệm của các nhà kỹ thuật: Thông tin là bất kỳ một thông báo nào

được tạo thành bởi một số lượng dấu hiệu nhất định Là tất cả các thông báo, tài

liệu, số liệu, chỉ tiêu.

• (3) Theo quan niệm các nhà quản lý:

Thông tin là những thông báo, số liệu dùng làm cơ sở cho việc ra quyết định.

II VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG

THÔNG TIN

của một tổ chức

của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội

lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết

định

quản lý

THÔNG TIN

Quá trình quản lý

Tổ chức

Biên chế Lãnh

đạo

Kiểm tra Lập kế

III YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN

• 1.Theo mối quan hệ đối với một tổ chức

• (1) Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ môi trường bên ngoài của một tổ chức hay là các thông tin do cấp trên đưa đến, đây là những thông tin có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức

• + Các văn bản pháp chế.

• + Các chỉ thị, mệnh lệnh của cơ quan cấp trên.

• + Các hướng dẫn về kiểm tra, thanh tra, định mức kỹ thuật.

• (2)Thông tin bên trong (thông tin nội bộ): là thông tin xuất hiện bên trong của tổ chức, nó tạo khả năng xác định tình hình nội bộ của tổ chức, tình hình thực hiện nhiệm vụ đề ra Bao gồm các số liệu về:

• 2.Theo chức năng thể hiện: thông tin được chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin thực

hiện.

• (1)Thông tin chỉ đạo: mang các chủ trương,

mệnh lệnh, nhiệm vụ, mục tiêu của các tổ

chức, tác động đến hoạt động của đối tượng

quản lý.

• (2)Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức.

3.Theo cách truyền tin

thủ tục đã định trước và trong chu kỳ nhất định, gồm:

ngày của tổ chức

kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình hoạt động,

ngẫu nhiên, tạm thời, cần có sự can thiệp của cấp

trên

4 Theo phương thức thu nhận và xử lý

sở cho việc chế tạo các loại thiết bị và tổ chức các quá trình công nghệ Do các cơ quan khoa học kỹ thuật

thu thập trong sách, tạp chí khoa học kỹ thuật, bằng phát minh sáng chế …

xuất kinh doanh thực tế Thông tin này có mối liên hệ ngược trong hệ thống quản lý như các thông tin về kế toán thống kê

5.Theo hướng chuyển động

của một cấp

cấp khác nhau trong cơ cấu quản lý

tổng hợp dần

cách chi tiết hóa dần

6.Theo kênh thu nhận

nhận theo ngành dọc do tổ chức quy định mà cấp

dưới phải báo cáo theo địa chỉ nhất định như các báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các doanh nghiệp

được nhận qua kênh chính thức mà phải qua đợt điều tra, ví dụ điều tra về thị phần, điều tra về thái độ phục

vụ của nhân viên

7.Theo số lần gia công

• (1)Thông tin ban đầu (sơ cấp): có sự theo dõi, ghi chép trực tiếp.

• (2)Thông tin thứ cấp: được chế biến từ thông tin ban đầu và thông tin trung gian.

8.Theo ý định của đối thủ

• - Thông tin giả.

• - Thông tin thật.

• - Thông tin phóng đại.

9.Theo lĩnh vực quản trị

 Thông tin về marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm

• Chương 2

THÔNG TIN QUẢN TRỊ

I QUY TRÌNH THÔNG TIN QUẢN TRỊ

1.Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý

1 Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý

trưởng, nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong quản lý

những đặc điểm của doanh nghiệp

hiệu lực

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

2.Cơ cấu bộ máy quản lý

a.Mô hình cơ cấu trực tuyến

• Cơ cấu này có đặc điểm cơ bản là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức thực hiện

theo một đường thẳng Người thực hiện chỉ

nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ

trách cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc

của người dưới quyền mình

SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN

Ưu điểm

 Tăng cường trách nhiệm cá nhân, tránh được tình trạng người thừa hành phải thi hành những mệnh lệnh, chỉ thị khác nhau, thậm chí mâu thuẫn nhau của nhiều người phụ trách.

 Nhanh, linh động, ít tốn kém chi phí và kiểm tra dễ dàng.

Nhược điểm:

 Chỉ áp dụng cho những tổ chức nhỏ.

 Đòi hỏi người chỉ huy trực tuyến phải có kiến thức toàn diện.

 Nếu khối lượng công việc lớn, thường làm cho người quản lý bị quá tải.

b.Cơ cấu chức năng

• Cơ cấu này cho phép cán bộ, nhân viên phụ

trách các bộ phận chức năng có quyền trực tiếp chỉ đạo các vấn đề có liên quan đến chuyên

môn của mình đối với tuyến dưới

 Quyền hạn của người thủ trưởng có thể bị lấn áp.

 Cán bộ tuyến dưới phải chịu sự chỉ huy của nhiều đầu mối,

dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, chỉ đạo

chồng chéo, mâu thuẩn nhau.

SƠ ĐỒ CẤU TRÚC THEO CHỨC NĂNG

X : Các bộ phận chức năng

B : Các người lãnh đạo cấp trung gian

C : Các người lao động cấp thấp nhất

c.Cơ cấu trực tuyến – chức năng

 Đây là kiểu cấu trúc hỗn hợp cà hai loại cấu trúc trực

tuyến và cấu trúc chức năng Lấy cơ cấu chức năng quản lý trực tuyến làm nền tảng, những người lãnh đạo trực tuyến

ở đây được sự giúp sức của những người lãnh đạo các cơ

quan chức năng, các nhóm chuyên gia của các bộ phận

quản lý riêng biệt.

 Trong kiểu cấu trúc trực tuyến – chức năng này người

lãnh đạo của từng bộ phận chức năng giữ quyền quyết định trong phạm vi tổ chức của mình Người lãnh đạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừa hành, chỉ nghiên

cứu từng tình huống rồi đề xuất ý kiến làm tham mưu cho quản trị viên cấp cao nhất.

Người lãnh đạo chức năng B

Ưu nhược điểm

• Phát huy được ưu điểm của hai kiểu cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chức năng, đồng thời khắc phục được các nhược điểm của hai cấu trúc này

• Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với các

bộ phận chức năng do vậy quyết định thường phải có thời gian

d CẤU TRÚC TRỰC TUYẾN THAM MƯU

GIÁM ĐỐC

Bộ phận tham mưu

PGĐ

Kiểu cơ cấu tổ chức này cũng tương tự như kiểu cơ cấu trực tuyến kết hợp với chức

năng Ơû đây chỉ có điều khác là bộ phận tham mưu gồm một hay một số chuyên gia giúp việc và không thành lập các bộ phận chứa năng riêng rẽ với những người phụ trách nhất định

c CẤU TRÚC KIỂU MA TRẬN

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TỔ CHỨC

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 1

NGƯỜI LÃNH ĐẠO TUYẾN 2

NGƯỜI LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG B

NGƯỜI LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG A

NGƯỜI LÃNH

ĐẠO DỰ ÁN 2

NGƯỜI LÃNH

ĐẠO DỰ ÁN 1

• Ngoài những người lãnh đạo tuyến

và chức năng còn có những người

lãnh đạo các dự án hay sản phẩm Họ phối hợp hoạt động để thực hiện một dự án nào đó

và nhân viên của bộ phận chức năng được đề cử để tham gia một dự án hay

một chương trình sản phẩm nhất định

• Sau khi hoàn thành dự án hay

chương trình sản phẩm các nhân

viên trở về đơn vị cũ của mình.

• Ưu điểm:

sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau hoặc kinh doanh tổng hợp nhiều lĩnh vực

và giải thể nhanh và dễ dàng

sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn,

nghiệm, gắn việc nghiên cứu và sản xuất sản phẩm

•

• Nhược điểm:

• - Cơ cấu này có mối quan hệ

phức tạp của những người trong tổ chức, thường phát sinh mâu thuẩn

giữa các bộ phận, giữa nhân viên và người lãnh đạo dự án.

• - Cơ cấu ma trận đòi hỏi phải có quy chế và điều lệ hoạt động của tổ chức chặt chẽ.

III CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Tầm quan trọng của cơ sở dữ liệu

 Thông tin không phải vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại bên ngoài vật chất, đó là những vật mang tin

Những vật mang tin này có thể là băng từ, đĩa hát, chữ

viết, sách báo, đĩa vi tính, biểu đồ, số liệu thống kê Ký

hiệu… Ta gọi tập hợp những vật mang tin này là dữ liệu.

 Một dữ liệu được coi là có dung lượng thông tin lớn nếu nó phản ánh nhiều mặt, nhiều đặc trưng của đối tượng nghiên cứu.

 Chất lượng thông tin chứa trong dữ liệu đó Một dữ liệu có chất lượng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất,

những đặc trưng chủ yếu của quy luật hoạt động và phát triển của đối tượng nghiên cứu.

2.Đặc trưng của cơ sở dữ liệu

phục vụ cho nhu cầu nhiều người sử dụng hay là

nhiều đề án thiết kế

chức

mức độ trùng lắp về dữ liệu phải là tối thiểu

1 Có dung lượng lưu trữ lớn.

2 Có khả năng diễn đạt một phần dữ liệu theo nhu cầu của

người sử dụng.

3 Các chuyên gia có thể viết các chương trình ứng dụng

trên cơ sở dữ liệu Người ứng dụng có thể sử dụng dễ

dàng các chương trình này.

4 Dữ liệu được hệ thống hóa một cách logic và tiện lợi cho

người sử dụng Dữ liệu và cách truy xuất cũng có thể

được dấu nhằm thực hiện tính bảo mật của dữ liệu.

5 Tính thống nhất của cơ sở dữ liệu rất cao.

6 Cho phép mức độ truy xuất dữ liệu theo từng đối tượng.

7 Có nhiều công cụ để thực hiện việc kiểm soát và giám sát

cơ sở dữ liệu.

Ưu điểm khi sử dụng cơ sở dữ liệu

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả trong một tổ chức nói chung và doanh nghiệp nói riêng.

 Không có sự dư thừa dữ liệu hoặc giảm sự dư thừa dữ liệu xuống mức tối thiểu.

 Đảm bảo tính độc lập của dữ liệu với các chương trình thông tin.

 Có thể duy trì tính thống nhất của dữ liệu.

 Tăng cường việc tiêu chuẩn hóa dữ liệu.

 Dễ dàng đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu.

 Có thể phát triển các chương trình ứng dụng khi dùng chung dữ liệu.

 Tiện lợi cho nhà quản trị, tăng cường tính hiệu quả trong thu thập và xử lý thông tin

Hạn chế

 Chi phí cho cơ sở dữ liệu tương đối cao.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu tốn nhiều thời gian và công sức.

 Đòi hỏi người thiết kế và sử dụng cơ sở dữ liệu

phải có trình độ và hiểu ý lẫn nhau,

 Thông tin không linh hoạt mà phải theo một định dạng chuẩn.

 Thông tin của người sử dụng ít bị ảnh hưởng lớn

do sự thay đổi của thời gian

Chương 3 PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN TRỊ

I.PHƯƠNG PHÁP THU THẬP

THÔNG TIN

lý

II.PHƯƠNG PHÁP TIẾP CẬN

THÔNG TIN

1.Phương pháp tiếp cận thông tin từ dưới lên

2.Phương pháp tiếp cận thông tin từ trên xuống

3.Phương pháp tiếp cận thông tin tổng hợp

III.PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH

HỆ THỐNG THÔNG TIN

1.Phân tích hệ thống thông tin theo môi trường tác động đến hoạt động của một tổ chức

 Môi trường bên ngoài

 Thứ nhất là: Môi trường vĩ mô

 Thứ hai là: Môi trường vi mô

 Môi trường bên trong (hay môi trường nội bộ)

2.Phân tích hệ thống thông tin theo chức năng thể hiện

 Hệ thống thông tin thừa hành

IV.CÁC NGUYÊN TẮC CỦA VIỆC THIẾT KẾ HỆ THÔNG TIN

 Một là: cần sử dụng ngôn ngữ và các khái niệm của lý

thuyết hệ thống.

 Hai là: chọn lựa cách tiếp cận đơn thể

 Ba là: hướng hệ thông tin theo nhu cầu quản trị.

 Bốn là: dựa trên quan điểm điều khiển học.

 Năm là: xác định rõ ràng các mối liên hệ trong hệ thống

 Sáu là: sử dụng phương pháp phát triển từng bước và lặp lại

 Bảy là: sử dụng sức mạnh tập thể trong tổ chức hệ thống thông tin quản trị.

V.PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

1.Phát họa cấu trúc chung của hệ thống thông tin quản trị

2.Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến việc thiết kế hệ thống thông tin quản trị

 Một là, ảnh hưởng của môi trường

 Hai là, mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

 Ba là, cơ cấu tổ chức quản lý

 Bốn là, quá trình ra quyết định

3.Các kiểu cấu trúc hệ thống thông tin

 Kiểu hệ thống logic

 Kiểu cấu trúc tổng thể

Cấu trúc hình tháp

Hình 3.1: Cấu trúc hình tháp

Cấu trúc đồng tâm

Cấu trúc đồng tâm

Cấu trúc ma trận

Nhận Cung cấp

Giám đốc Phó giám

đốc kỹ thuật

Phó giám đốc tổ chức hành chính

Phó giám đốc kinh doanh

Phòng kỹ thuật sản

xuất Phòng tổ chứcï

Phòng kinh doanh

Phòng tài vụ

Phòng hành chính

Ban nghiên cứu và

phát triển

Hệ chức năng quản lý

Tổ chức chức năng sản xuất

Chương 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

I.ĐIỀU KIỆN ĐỂ THIẾT KẾ HỆ

THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

 Phải kiện toàn bộ máy quản lý doanh nghiệp, xác định rõ chức năng nhiệm vụ từng người, từng bộ phận cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận, các cấp quản lý Trên cơ sở đó ta mới có thể xác định đối tượng truyền tin, đối tượng nhận tin, nhu cầu thông tin của từng đối tượng cụ thể trong doanh nghiệp.

 Trong cơ cấu tổ chức nội bộ doanh nghiệp, cần

thống nhất giữa công tác kế toán và công tác

thống kê

II Các bước

1 Thiết kế bộ máy quản lý

2 Xác định đối tượng nhận tin và nhu cầu thông tin.

3 Xác định chế độ trách nhiệm và mối liên hệ công tác giữa các đối tượng truyền tin.

4 Xác định nội dung và hình thức thông tin

5 Xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ.

Nhu cầu thông tin đối với phó giám đốc kỹ thuật

• Hàng ngày:

– Tình hình chất lượng sản phẩm, nguyên nhân chủ yếu

làm giảm chất lượng sản phẩm.

– Những đột biến lớn trong việc thực hiện các định mức

tiêu hao nguyên vật liệu

– Tình hình chuẩn bị sản xuất trên các mặt của các phân

xưởng và kết quả sản xuất của ngày hôm trước.

– Nguyên nhân chủ yếu làm cho phân xưởng ngưng hoạt

động (nếu có ngưng hoạt động xảy ra).

Nhu cầu thông tin đối với phó giám đốc kỹ thuật

• Hàng tuần kỳ (10 ngày, 20 ngày)

– Các chỉ tiêu như đã được thông báo hàng ngày.

– Nguyên nhân chủ yếu làm hạn chế trình độ sử dụng máy

móc, thiết bị cả về số lượng máy, thời gian máy.

– Tình hình thực hiện các định mức tiêu hao vật tư.

– Tồn tại chủ yếu trong công tác quản lý, chỉ đạo và thực hiện

các nhiệm vụ kỹ thuật, các mặt quản lý kỹ thuật cần tập

trung sức giải quyết để thúc đẩy sản xuất phát triển.

– Tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất tháng của các phân

xưởng và toàn doanh nghiệp.

– Tình hình sửa chữa máy móc, thiết bị và xây dựng cơ bản.

Nhu cầu thông tin đối với phó giám đốc kỹ thuật

• Hàng tháng (quý, năm)

– Tình hình thực hiện các định mức sử dụng nguyên vật liệu cũng

như các định mức kỹ thuật – công nghệ như số giờ máy chạy …

– Tình hình cải tiến kỹ thuật và việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật

mới vào sản xuất, hiệu quả kinh tế mang lại.

– Tình hình xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, tiêu chuẩn, quy

phạm, quy trình kỹ thuật.

– Hiệu quả sử dụng yếu tố vật tư – kỹ thuật.

– Tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

nói chung, của từng phân xưởng nói riêng.

– Nguyên nhân hoàn thành hoặc không hoàn thành vượt mức kế

hoạch quy định.

– Tình hình hợp tác sản xuất giữa các phân xưởng nội bộ xí nghiệp

và các đơn vị bên ngoài.

QUAN HỆ THƠNG TIN KINH TẾ GIỮA

PHÂN XƯỞNG VỚI CÁC PHỊNG CHỨC NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP

Các phân xưởng chịu trách nhiệm

- Tình hình sử dụng các yếu sản xuất (lao động, thiết bị, vật tư) hàng tháng quý.

- Tình hình xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng.

- Tình hình nhập vật tư

- Nhiệm vụ kế hoạch hàng tháng, quý và ngày.

- Những biện pháp chủ yếu giúp phân xưởng hoàn thành kế hoạch.

- Những thông báo về khối lượng vật tư phân xưởng sẽ nhận được trong tháng, quý