Thực trạng và giải pháp về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên

Thực trạng và giải pháp về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên

LỜI MỞ ĐẦU

Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển,chiếm được một vị trí quan trọng cả trong nước và trên thếgiới đều cần phải tiến hành hoạt động kế toán Thông qua đógiúp các nhà quản lý đưa ra các chiến lược sản xuất kinhdoanh sao cho đạt được mục tiêu đề ra tốt nhất với tổng chiphí nhỏ nhất Bên cạnh việc áp dụng các tiến bộ về khoa học

để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều đặcbiệt coi trọng đến tăng cường công tác quản lý để nâng caohiệu quả kinh doanh nói chung và hiệu quả quản lý nói riêng.Các doanh nghiệp sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau đểđạt được mục tiêu này trong đó kế toán là một công cụ quản lýhữu hiệu nhất

Sau một thời thực tập tại công ty TNHH thương mại

THÀNH NGUYÊN đã giúp em có cái nhìn tổng quát về quá

trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạt động và cơcấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán Đồng thời,giúp em có được những kinh nghiệm thực tế về việc vận dụngcác chuẩn mực, chế độ kế toán tại doanh nghiệp Việc nghiêncứu công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác địnhkết quả tại Công ty đã tạo điều kiện cho em hiểu được và nắmchắc đặc điểm đối tượng hạch toán và phương pháp kế toán ápdụng Qua đó giúp em phần nào trải nghiệm được phần nàothực tế về kế toán tiêu thụ hàng hoá mà trong trường đã giảngdạy

Nội dung của bài gồm có :

ChươngI: Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN.

ChươngII: Đặc điêm tổ chức bộ máy hạch toán kế toán của Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN.

Chương III: Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng tìm hiểu và nhận được sựgiúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kế toán của công

ty nhưng do thời gian nghiên cứu chưa nhiều và trình độ cònhạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề của em không tránhkhỏi những thiếu sót Vì vậy, em mong muốn được tiếp thunhững ý kiến đóng góp của thầy và các anh chị ở phòng kếtoán của công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT DỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN.

I Tổng quan về công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN:

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN

Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên đến hôm nay đã trảiqua quá trình hình thành và phát triển bền vững khẳng định được vị trícủa một Công ty cung cấp dịch vụ tin học có uy tín và chất lượng Công

ty được nhiều khách hàng tin cậy giao phó cho trọng trách triển khai xâydựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin và đảm bảo cho các hệ thốngcông nghệ thông tin của họ được hoạt động liên tục có hiệu quả

Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanhsố: 0102010656 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày

01 tháng 12 năm 2003 Công ty được hình thành từ một đội ngũ kỹ sư tinhọc trẻ, năng động với niềm khát khao vươn lên làm chủ khoa học kỹthuật Công ty đặt ra mục đích cho sự nghiệp phát triển lâu dài của mình

là: “Thực hiện chuyển giao ứng dụng Công nghệ Tin học tiên tiến cho

các khách hàng tại Việt Nam vì sự phát triển bền vững của khách hàng, của HPT và vì sự phồn vinh của Việt Nam"

1.2 Năng lực của Công ty

a Năng lực về đội ngũ cán bộ

Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên có một đội ngũ đôngđảo là các thạc sỹ, kỹ sư và các cán bộ chuyên môn về lĩnh vực côngnghệ thông tin, viễn thông, tự động hoá và thiết bị đo lường Phần lớn đều

tốt nghiệp các trường đại học lớn trong nước và ngoài nước như: Thạc sỹquản lý dự án Hà Lan, Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại Học Kinh TếQuốc Dân, Đại học Khoa Học Tự Nhiên, Đại học Ngoại thương, Đại họcTài Chính Kế Toán Trong đó, một số các cán bộ đã được tham dự cáckhoá học do các chuyên gia hàng đầu thế giới về lĩnh vực Viễn Thông vàCông nghệ thông tin, tự động hoá và thiết bị đo lường đào tạo.

Với chính sách khuyến học của Công ty và để phù hợp với tiếntrình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, chúng tôi luôn coi trọng trithức và thường xuyên tổ chức các khoá học ngắn hạn để nâng cao trình

độ kỹ thuật cho cán bộ trong Công ty Ngoài ra Công ty còn có một độingũ cộng tác viên, chuyên viên, công nhân lành nghề chuyên thi công lắpđặt các công trình Viễn Thông và Tự động hoá

Công ty luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ cán bộ bán hàng cótrình độ và kinh nghiệm ngày càng cao để có khả năng tư vấn cho kháchhàng những giải pháp kỹ thuật tối ưu

Chú trọng xây dựng đội ngũ kỹ thuật có trình độ cao, tay nghềvững với các kỹ thuật hiện đại nhằm chuyển giao những công nghệ mới ,tân tiến tới tận tay người sử dụng đồng thời đảm bảo khả năng bảo hành,bảo trì và sửa chữa các thiết bị

Nguồn vốn chủ sở hữu 0,776 0,824 2,134

1.3 Lĩnh vực hoạt động của Công ty

1.3.1 Tin học - Công nghệ Thông tin

- Tư vấn chuyển giao công nghệ có liên quan tới công nghệ thôngtin

- Thực hiện các dịch vụ bảo hành, bảo trì, lắp đặt hệ thống liênquan tới công nghệ thông tin

- Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của Fujitsu (chứng chỉ

của Fujitu)

- Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của IBM

- Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của HP

- Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng Cisco

- Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng 3Com

- Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan củaSimens

- Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola

- Cung cấp máy tính thương hiệu Việt Nam

- Đại lý phân phối bộ lưu điện Ablerex

- Đại lý phân phối bộ lưu điện APC

- Cung cấp máy chiếu đa năng, máy chiếu vật thể cho hội thảo,giảng dạy của Sony, Toshiba, Sanyo

- Lắp đặt hệ thống âm thanh hội trường, trường học

- Máy photocopy, máy in mã số vạch, máy huỷ tài liệu

- Phần mềm dạy học, quản lý hành chính, kế toán

- Lắp đặt hệ thống camera bảo vệ phục vụ siêu thị, biệt thự và vănphòng

1.3.2 Điện tử viễn thông

- Cung cấp, lắp đặt hệ thống tổng đài Viba, tổng đài điện thoại.

- Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan củaSimens

- Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola

- Thiết kế, lắp đặt mạng máy tính LAN – WAN

- Phân phối connector và Adapter, cáp nguồn, cáp dữ liệu

- Phân phối các sản phẩm đầu cuối của các hãng nổi tiếng trên thế giới

1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên

Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ phát triển kinh doanh, cungcấp các giải pháp tổng thể về CNTT, đảm bảo dịch vụ hỗ trợ khách hàng

và duy trì mọi hoạt động của Công ty có hiệu quả, Công ty đã xây dựng

cơ cấu tổ chức chặt chẽ và hợp lý:

1 Thành viên, hội đồng quản trị bao gồm

Lê Anh Xuân

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty

Phòng phần mềm

Phòng dự án

Phòng maketing

Phòng bảo hành

Phòng kế toán

CHƯƠNGII : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN

I Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên

Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên tổ chức công tác kế toántheo quy mô tập trung Theo loại hình này thì toàn bộ công tác kế toán đượctiến hành tập trung tại phòng kế toán từ khâu thu thập, quản lý chứng từ, ghi

sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến việc lập báo cáo phân tích số liệu

Hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công tyđảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra

xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời giúp cho lãnh đạo củaCông ty nắm được tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kếtoán cung cấp từ đó thực hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao toàn bộ hoạt động củaCông ty Phòng kế toán gồm là đội ngũ kế toán nắm vững chuyên mônnghiệp vụ và có bề dày kinh nghiệm

Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phầnhành, vừa kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chứckhoa học lao động kế toán Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trựctiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánhtổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạchtoán ban đầu (trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ

kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiềnvốn và hoạt động lập báo cáo phần hành được giao Các kế toán phần hànhliên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáođịnh kì chung

Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiệntheo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp,nghĩa là Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành

khụng qua khõu trung gian nhận lệnh Với cỏch tổ chức bộ mỏy kế toỏn trựctuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ mỏy kế toỏn trở nờn đơn giản, thựchiện trong một cấp kế toỏn tập trung.

Kế toán trởng: là ngời giúp giám đốc tổ chức bộ máy kế toán trongcông ty, chịu sự chỉ dạo trực tiếp của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạokiểm tra về mặt chuyên môn của kế toán trởng cấp trên Kế toán trởng là ng-

ơi phụ trách chung, có trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất côngtác kế toán thống kê tài chính trong công ty và các trung tâm Kế toán tr ởng

có nhiệm vụ thờng xuyên đôn đốc các nhân viên và các trung tâm thực hiệncác quy chế tài chính phân cấp quản lý của công ty, có nhiệm vụ báo cáo mọi

số liệu liên quan đến tài chính kịp thời và chính xác

Phó phòng kế toán- kế toán thanh toán và chi tiết: có nhiệm vụ trựctiếp giải quyết công việc khi kế toán trởng đi công tác Thực hiện thanh toánnội bộ cho cán bộ công nhân viên trong công ty, các chứng từ, hoá đơn chitiêu hành chính và tiền mặt và chuyển khoản Kế toán nghiệp vụ liên quan

đến thanh toán nội bộ, kế toán ngân hàng kiểm tra tính chính xác của cácchứng từ tạm ứng, séc nắm số d tiền tơng ứng ngoại tệ

Kế toán tổng hợp- Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, tính khâú haoTSCĐ cho toàn bộ TSCĐ hiện công ty đang nắm giữ và sử dụng Lập báo cáocập nhật các nhiệm vụ kinh tế phát sinh để lập báo cáo tài chính, cân đối tàikhoản định kỳ, báo cáo về các sự vụ kế toán

Kế toán thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụlập các thủ tục thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm (xây lắp bảodỡng, bảo trì tổng đài) Tổng hợp doanh thu tính thuế với cơ quan nhà nớchàng tháng.Báo cáo thức hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc Đồng thờithực hiện theo dõi chi tiết mua hàng thanh toán, chi tiết các khoản nộp ngânsách và các chi phí trích trớc trong doanh nghiệp

Kế toán vật t kiêm kờ toán quỹ: Chiu trách nhiệm thu chi tiền quỹ củacông ty và mọi chức trách thủ quỹ; quản lý quỹ, ghi chép đối chiếu cácnghiệp vụ nhập- xuất- tồn quỹ vật t hàng hoá, làm thẻ vậ t, thờng xuyên đốichiếu với kho để khớp số d

Sơ đụ̀ tổ chức bụ̣ mỏy kế toỏn:

Kế toán tr ởng

9

II Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên

2.1 Các chính sách kế toán chung

Nguyên tắc lập báo cáo tài chính: nguyên tắc giá gốc

Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12

năm dương lịch

Đơn vị tiền tệ được công ty sử dụng để ghi sổ kế toán và lập Báo cáo

tài chính là Đồng Việt Nam (VNĐ)

Nguyên tắc xác định các khoản tiền: Tiền và các khoản tương đương

tiền bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các tài khoản tiền gửi không

Các khoản chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch

tỷ giá do đánh giá số dư các khoản mục tiền tệ lại vào thời điểm cuốinăm được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính

Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:

Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên

cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể có thể thực hiện

được Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung, nếu có, để cóđược hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại Giá trị thuần có thểthực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí đểhoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho tại thời điểm kết thúcnăm tài chính được trích lập dự phòng khi giá trị thuần có thể thực hiệnđược thấp hơn ghía gốc hàng tồn kho, theo quy định tại Chuẩn mực kếtoán số 02 – “Hàng tồn kho” và Thông tư số 107/2001/TT - BTC ngày31/12/2001 của Bộ Tài chính

Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác:

Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trướccho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác tại thời điểmlập Báo cáo, nếu:

- Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm (hoặc trongmột chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản ngắn hạn

- Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc trên 1

chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản dài hạn

Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi cuối kỳ kếtoán được trích lập cho những khoản công nợ phải thu quá hạn trên 1 nămhoặc khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, bị truy tố theo quy định tại Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và Thông

tư số 33/2005/TT-BTC ngày 29/04/2005 của Bộ Tài chính

Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:

Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, TSCĐ vô hình:TSCĐ của Công ty được hạch toán theo Nguyên giá, Hao mòn, Giá trị

còn lại Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua cộng thuế nhập khẩu,chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và các chi phí liên quan khác (nếucó) để đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.

Phương pháp khấu hao TSCĐ: Thực hiện theo phương pháp đườngthẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản Tỷ lệ khấuhao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Quyết định số206/2003/QĐ-BTC ngáy 12/12/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hànhChế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tái sản cố định

Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản chi phí khác:

Nguyên tắc vốn hóa các khoản đi chi phí đi vay: Các chi phí đi vayliên quan trực tiếp đến việc đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dởdang được tính vào giá trị của tài sản đó và các chi phí đi vay được vốnhóa khi đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang bắt đầu phát sinh(chi phí lãi vay đầu tư) Tạm ngừng vốn hóa khi tài sản dở dang đi vàosản xuất hoặc bán

Tỷ lệ vốn hóa chi phí đi vay để xác định chi phí đi vay được vốn hóatrong kỳ: xác định theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vaychưa trả trong kỳ

2.2 Hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên

cơ sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra cácthông tin trên chứng từ đó Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tincần quản lí về một đối tượng như thu chi tiền mặt, nhập xuất hàng hoá, tănggiảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí cho hoạt động quản lí vàbán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp được Cuối kì dựatrên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp cho việc ra quyết địnhnội bộ cũng như chủ thể bên ngoài Việc hoàn thành bộ sổ kế toán với sốlượng, kết cấu cũng như phương pháp ghi chép của bộ sổ kế toán đó là một

việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán được hoàn thành.

Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty, hệ thống sổ kế toán tại Công

ty bao gồm:

1 Sổ chi tiết hàng hoá

2 Sổ chi tiết chi phí

3 Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán

4 Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng

5 Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tài khoản 511, 632

Các loại sổ này được thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt

cho phù hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của Công ty

Số lượng sổ và loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt

chẽ theo trình tự hạch toán tạo thành một hệ thống sổ kế toán Hình thức kế

toán đó là hình thức chứng từ ghi sổ.Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Sổ đăng kí chứng từ ghi

sổ

Ghi hàng ngày

Ghi cuối kì

Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ - Quy trình ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ

và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn Mỗi phần hành kế toán cụ thể thì

kế toán sẽ sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp để phản ánh đầy đủ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh đó

Với hàng tồn kho:

1 Phiếu nhập kho: Mẫu số: 01 - VT

2 Phiếu xuất kho: Mẫu số: 02 - VT

3 Thẻ kho: Mẫu số 06 - VT

4 Biên bản kiểm kê hàng hoá: Mẫu số 08 - VT

Với phần hành kế toán lao động tiền lương

1 Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL

2 Bảng thanh toán tiền lương và thưởng: Mẫu số 02 - LĐTL

3 Biên bản điều tra tai nạn lao động: 09 - LĐTL

Với phần hành kế toán tiền tệ

1 Phiếu thu: Mẫu số 01 - TT

2 Phiếu chi: Mẫu số 02 - TT

3 Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 -TT

4 Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Mẫu số 04 - TT

5 Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07 - TT

6 Bảng kê tiền: Mẫu số 06 – TT

7 Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc

Phần hành kế toán tài sản cố định

1 Biên bản bàn giao TSCĐ: Mẫu số 01 - TSCĐ

2 Thẻ TSCĐ: Mẫu số 02 - TSCĐ

3 Biên bản thanh lí TSCĐ: Mẫu số 03 - TSCĐ

4 Biên bản sửa chữa TSCĐ: Mẫu số 04 - TSCĐ

5 Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mẫu số 05 - TSCĐ

6 Bảng tính và phân bổ khấu hao

Phần hành kế toán bán hàng:

1 Hoá đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT - 3LL

2 Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 - VT

Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Cácchứng từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốcCông ty kiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hànhkiểm tra và xin chữ kí của Kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc

trưng cho từng phần hành kế toán của mình Và từ đó làm căn cứ để ghi vàochứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan Có thể khái quát quy trìnhluân chuyển chung của Công ty theo sơ đồ sau đây:

Sơ đồ – Quy trình luân chuyển chứng từ chung 2.4 Hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, Công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ

Nhân viên các phòng ban Tập hợp chứng từ

Phân loại chứng từ

Kế toán phần hành trưng cho mỗi phần hành Lập chứng từ ghi sổ đặc

Giám đốc công ty Kiểm tra, kí duyệt

Kế toán trưởng Kiểm tra, kí duyệt

Kế toán phần hành Sổ chi tiết phần hành đó Chứng từ ghi sổ

Kế toán tổng hợp Ghi sổ kế toán tổng hợp

Báo cáo kế toán

Bảo quản lưu trữ

sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Công ty lựa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán Một số tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như tài khoản công nợ được mở chitiết theo từng đối tượng công nợ Những tài khoản được lựa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp Hệ thống tài khoản đó bao gồm:

-HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

LOẠI TK 1: TÀI SẢN LƯU ĐỘNG

111 Tiền mặt

112 Tiền gửi ngân hàng

131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng

133 Thuế GTGT được khấu trừ

331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán

333 Thuế và các khoản phải nộp

3331 Thuế GTGT đầu ra

3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

334 Phải trả công nhân viên

335 Chi phí phải trả

338 Phải trả, phải nộp khác

3382 Kinh phí công đoàn

3383 Bảo hiểm xã hội

3384 Bảo hiểm y Từ

LOẠI TK 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU

411 Nguồn vốn kinh doanh

421 Lợi nhuận chưa phân phối

431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi

LOẠI TK 5: DOANH THU

511 Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ

515 Doanh thu hoạt động tài chính

LOẠI TK 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH

632 Giá vốn hàng bán

635 Chi phí hoạt động tài chính

642 Chi phí quản lí kinh doanh

LOẠI TK 7: THU NHẬP KHÁC

711 Thu nhập khác

LOẠI TK 8: CHI PHÍ KHÁC

811 Chi phí khác

LOẠI TK 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH

911 Xác định kết quả kinh doanh

2.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,nguồn vốn, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Làphương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanhnghiệp cho những người quan tâm Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính

ra được các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quảcủa quá trình hoạt động kinh doanh Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hếtsức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo Công ty mà còn hết sức quantrọng đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng vàcác đối thủ cạnh tranh

Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của Công tyđược lập theo quyết định số 167/2000/QĐ -BTC ngày 25/10/2000 của Bộtrưởng Bộ Tài chính Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toántổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên.Cuối mỗi kì kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chitiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này Sau khiđược sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, các báo cáo này gửi lên

cơ quan Thuế là Cục thuế Hà Nội, không gửi lên Sở Kế Hoạch và Đầu Tư

Hà Nội Hệ thống báo cáo tài chính đó cụ thể là:

1 Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01 - DN

2 Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02 - DN

3 Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09 - DN

Ngoài các báo cáo này, kế toán phần hành còn lập một số báo cáo như: bảng tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước; bảng cân đối tài khoản; bảng tổng hợp các khoản phải thu, phải trả, nhằm cung cấp các thông tin liên quan, giúp cho ban lãnh đạo Công ty có

những quyết định kịp thời, phự hợp tạo điều kiện nắm bắt được cỏc cơ hội trong kinh doanh.

III Đặc điểm tổ chức kế toỏn mụ̣t sụ́ phõ̀n hành tại Cụng ty TNHH thương mại Thành Nguyờn

3.1 Kế toỏn vụ́n bằng tiền và cỏc nghiệp vụ thanh toỏn

3.1.1 Trỡnh tự hạch toỏn vụ́n bằng tiền

a) Các tài khoản sử dụng

TK 111: Tiền mặt

TK 112; Tiền gửi ngân hàng

b) Đặc điểm chung về kế toán vốn bằng tiền tại công ty

Công ty sử dụng đồng tiền hạch toán là đông tiền Việt Nam.Các nghiệp vụkinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giátheo giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh Chênh lệch tỷ giá đợc hạchtoán vào TK 635, TK 515 và cuối năm chênh lệch đợc hạch toán vào TK413

c) Phân loại chứng từ

Chứng từ của phần hành ké toán vốn bằng tiền bao gồm:

- Chứng từ quỹ: phiếu thu, phiếu chi

- Chứng từ ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu chuyểnkhoản, giấy uỷ nhiệm chi

- Các chứng từ có liên quan: hoá đơn GTGT, các hợp đồng

d) Hạch toán vốn bằng tiền trên sổ kế toán

 Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

 Sổ tổng hợp: chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cáitài khoản 111, 112

Quy trình hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

e) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Dựa vào phiếu thu và một số chứng từ có liên quan kế toán ghi:

Nợ TK 111: Thu tiền mặt nhập quỹ

Có TK 511, 512: doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 711, 515: Thu nhập từ hoạt động tài chính

Có TK 141, 131, 136 : Thu hồi các khoản nợ

Có TK 112: Rút tiền ngân hàng về quỹDựa vào phiếu chi kế toán ghi:

Nợ TK 112: gửi tiền mặt vào ngân hàng

Nợ TK 211, 152, 153: Mua TSCĐ, công cụ dụng cụ

Nợ TK 311, 334, 338, 315: Thanh toán các khoản phải trả

Có TK 111: Chi tiền mặt tại quỹCăn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán ghi:

Nợ TK 111: Rút tiền ngân hàng về quỹ

Nợ TK 211, 213…: Mua TSCĐ bằng TGNH

Nợ TK 311, 315… Thanh toán các khoản nợ

Nợ TK 141 : Tạm ứng cho nhân viên đi công tác

Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ babáôônnnnnnoô

nonnơj babáoôcconợ, có

Sổ quỹ tiền mặt, TGNH

Bảng tổng hợp phiếu thu, chi…

Cã TK 112: Chi tiÒn göi ng©n hµngC¨n cø vµo giÊy b¸o cã cña ng©n hµng kÕ to¸n ghi:

Nî TK 112:

Cã TK 111: göi tiÒn vµo ng©n hµng

Cã TK 511: doanh thu, gi¸ trÞ x©y l¾p, b¶o dìng

Cã TK 131, 141, 136: Thu håi c¸c kho¶n nî

3.1.2 C¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp

a) Tµi kho¶n sö dông

- Sổ chi tiết đợc lập riêng cho từng khách hàng và nhà cung cấp Sổchi tiết đợc lập cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng để phản ánh tìnhhình thanh toán trong trờng hợp Công ty chấp nhận phơng thức thanh toánchậm Các điều kiện thanh toán chậm đợc phản ánh đầy đủ trong Hoá đơnGTGT, Hợp đồng xây dựng.

Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toánthanh toán thực hiện phản ánh vào các Bảng kê tổng hợp tình hình thanhtoán Trong Bảng kê này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệpthanh toán, số tiền và những định khoản cần thiết Sau đó Kế toán sẽ ký vàoBảng kê tổng hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết

Sổ chi tiết đợc Công ty mở cho từng khách hàng hoặc nhà cung cấp

Do đặc thù của mình Công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng qúy Dựa vào Bảng

kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số d đầu kỳ, số đã thanh toántrong kỳ và số d cuối kỳ của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng.Trongtrờng hợp thanh toán bằng đồng ngoại tệ Công ty quy đổi ra đồng Việt Namtheo giá thực tế Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trởng sẽ ký sổ chitiết Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán vớiNhà cung cấp hoặc Khách hàng Bảng tổng hợp chi tiết đợc sử dụng để sosánh, đối chiếu với sổ Cái

- Sổ tổng hợp bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi

sổ, sổ cái TK 131, 331

Hạch toán trên sổ kế toán đựơc thể hiện qua sơ đồ sau:

d) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

o Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán

TK 331 phải mở chi tiết cho từng ngời bán

- Mua vật t căn cứ vào chứng từ nh hoá đơn, biên bản giao nhận kếtoán ghi:

Nợ TK 152, 153: Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Nợ TK 211, 213: Mua TCSĐ đa vào sử dụng

Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

Nợ TK 627,641,642: Mua dùng ngay cho sản xuất kinh doanh

Có TK 331: phải trả nhà cung cấp

- Khi trả nợ cho ngời bán kế toán ghi:

- Khi đựoc nhà cung cấp chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơngmại, giảm giá chấp nhận giảm nợ, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có TK 133: giảm thuế GTGT đợc khấu trừ

Có 152, 153:

Có TK 515;Số tiền chiết khấu thanh toán đợc hởng

- ứng trớc tiền cho nhà cung cấp để mua hàng:

o Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua:

- Khi bán chịu cho khách hàng kế toán ghi:

Nợ TK 131: Phải thu khách hàng

Có TK 511: doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi:

Nợ TK 521: Chiết khấu thơng mại

Nợ TK 532: giảm giá hàng bán

Nợ TK 635: chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Nợ TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

3.2 Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch lương

a) Đặc điểm của hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng

Công ty là một doanh nghiệp với quy mô lớn, bên cạnh hoạt động dịch vụlắp ráp tổng đài, công ty còn tham gia các loại hình kinh doanh khác Để thể

đáp ứng đợc khối lợng công việc nhận hàng năm Công ty phải sử dụng mộtlực lợng lao động lớn

Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên chức này qua Danhsách lao động tại Công ty và sổ theo dõi riêng cho từng lao động Danh sáchlao động theo dõi một cách tổng quát tình hình lao động toàn Công ty Sổdanh sách lao động đợc cập nhật dựa vào các chứng từ tuyển dụng, quyết

định nâng bậc lơng…

Sổ lao động dành riêng cho từng cán bộ là sổ theo dõi chi tiết từng cán bộ Hình thức tiền lơng mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả lơngkhoán theo từng phần công việc áp dụng cho công nhân trực tiếp sản xuất, l-

ơng trả theo thời gian áp dụng cho các bộ phận khác

Công ty trả lơng theo hình thức chuyển khoản qua ngân hàng

b) Tài khoản sử dụng

Các công việc tính lơng tính thởng và các khoản phải trả cho ngời lao

động phải căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao

động và các chứng từ khác có liên quan nh : Giấy nghỉ phép, biên bản làmviệc… Ngoài ra còn có các chứng từ phân bổ tiền lơng, tiền thởng và chi phíkinh doanh, Bảng thanh toán tiền lơng, bảng chấm công, bảng thanh toán tiềnthởng, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành…

d) Hạch toán trên sổ kế toán

- Sổ chi tiết các loại tài khoản 334, 3382,3383,3384

- Sổ tổng hợp : Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ cái334,338

- Quy trình hạch toán trên sổ kế toán đợc thể hiện trên sơ đồ sau :

e) Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh

- Phản ánh các khoản phụ cấp, trợ cấp tiền thởng có nguồn bù đắp riêng nh:trợ cấp ốm đau từ quỹ BHXH…

- Phải trả cho ngời lao động kế toán ghi :

Nợ TK4311 : Tiền thởng thi đua trích từ quỹ khen thởng

Nợ TK4312 : Tiền trợ cấp trích từ quỹ phúc lợi

Bảng chấm công, tiền l ơng

Sổ chi tiết tiền

l ơng và BHXH…

Bảng tổng hợp, bảng chấm công

Nợ TK3383 : Tiền trợ cấp từ quỹ BHXH

Có TK334 : Phải trả cho ngời lao động

- Phản ánh các khoản khấu trừ vào lơng của ngời lao động nh tiền tạm ứngthừa, BHXH, BHYT mà ngời lao động phải nộp., thuế thu nhập cá nhân kếtoán ghi :

Nợ TK334 : Phải trả ngời lao động

Có TK 141 : Tạm ứng thừa

Có TK138 : Tiền phạt, tiền bồi thờng phải thu

Có TK338 : Thu hộ các quỹ BHXH,BHYT

…

- Khi thanh toán cho ngời lao động :

Nợ TK 334 : Phải trả ngời lao động

Có TK 112

- Khi trích BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn kế toán ghi :

Nợ TK622,627,641,642… : Phần tính vào chi phí doanh nghiệp

Nợ TK334 : Phần trừ vào thu nhập của ngời lao động

khỏi niợ̀m : - Tài sản cố định là những tư liệu lao động chủ yếu và

những tài sản khỏc cú giỏ trị lớn và thời gian sử dụng lõu dài

- Tài sản cố định cú hỡnh thỏi vật chất cụ thể và cũng cú thể tồn tạidưới hỡnh thỏi giỏ trị được sử dụng để thực hiện một hoặc một số chức năngnhất định trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh

a) Chứng từ sử dụng

- Để hạch toỏn tăng giảm TSCĐ, kế toỏn dựng cỏc chứng từ :

+ Húa đơn mua tài sản cố định

+ Phiếu chi mua tài sản cố định

+ Giấy bỏo nợ liờn quan đến trả TSCĐ

+ Biờn bản giao, nhận TSCĐ đưa vào sử dụng.

TK 009: Nguồn vốn khấu hao cơ bản

c) Sơ đụ̀ hạch toỏn

Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có

sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng Chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký chứng

từ ghi sổ

Sổ Cái TK 111, 112

Bảng tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo tài chính

d) Một số nghiệp vụ chủ yếu

Khi ph¸t sinh t¨ng TSC§, kÕ to¸n h¹ch to¸n:

Nî TK 211

Cã TK 2413

3.3.2 Kế toán khấu hao TSCĐ

Khái niệm :TSCĐ của công ty khi đưa vào sử dụng trong quá trình sản

xuất thì bị hao mòn dần Phần giá trị hao mòn này được chuyển vào giá trịsản phẩm công việc làm ra dưới hình thức khấu hao TSCĐ Vậy khấu haoTSCĐ ở công ty là việc tính chuyển phần giá trị hao mòn của TSCĐ trongquá trình sử dụng vào chi phí sản xuất kinh doanh của đối tượng sử dụngTSCĐ đó nhằm thu hồi vốn đầu tư để tái sản xuất kinh doanh

Việc tính khấu hao TSCĐ nhằm thu hồi lại vốn đầu tư trong một thờigian nhất dịnh để tái sản xuất TSCĐ khi bị hư hỏng, thanh lý, bị loại khỏisản xuất

* Phương pháp khấu hao TSCĐ: Hiện nay công ty TNHH thương mại

Thành Nguyên sử dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương phápđường thẳng

- Là phương pháp khấu hao mà mức khấu hao hàng năm không thayđổi trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ

- Theo phương pháp này mức Kh bình quân (Mkhbq) được tính nhưsau:

Giá trị phải khấu hao

Mkhbq năm =

Số năm sử dụng

- Nếu thực hiện trích KH cho từng tháng thì :

Mkhbq năm Mkhbq Tháng = -

12 tháng

- Sau khi tính được mức khấu hao của từng TSCĐ, Công ty phải xác định mức khấu hao của từng bộ phận sử dụng TSCĐ và tập hợp chung cho toàn doanh nghiệp

- Khấu hao TSCĐ phải trích trong tháng :

Khấu hao TSCĐ Khấu hao Khấu hao Khấu haoPhải trích trong = TSCĐ đã trích + TSCĐ tăng - TSCĐ giảm tháng tháng trước trong tháng trong tháng

Mức khấu hao tăng, Mức khấu hao bình quân tháng số ngày

= - x còn lại của giảm trong tháng 30 ngày tháng

CHƯƠNG III: KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN

I Đặc điểm hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty