Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng

Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.

Lý do nghiên cứu

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã tạo nên những cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải thay đổi để nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình và chủ động tham gia sâu rộng hơn vào thị trường thế giới Trong một thế giới không ngừng vận động và biến đổi như vậy, không làm gì có nghĩa là chúng ta đang tụt lùi Nhìn gần hơn chúng ta thấy trong cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, nếu không chuyển đổi số để bắt kịp chuyến tàu 4.0 thì chúng ta sẽ là người bị bỏ lại phía sau Vì vậy, các giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn thiện cơ cấu bộ máy mình không gì khác chính là ứng dụng những thành quả của công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất kinh doanh cốt lõi Những năm trước đây, nhìn trên bình diện chung, khi công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong kinh doanh ở nhiều nước trên thế giới thì Việt Nam mới đang ở giai đoạn bắt đầu, tất cả đang còn rất sơ khai Tuy nhiên, thời gian gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh đã và đang được các doanh nghiệp dành sự quan tâm; điều này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết khi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng lớn, đặc biệt tại các khu vực có sự tham gia của các doanh nghiệp nước ngoài.

Như một điều tất yếu, khi nhu cầu kinh doanh trở nên đa dạng hơn, phần mềm ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp xuất hiện và theo đó ngày càng phát triển, đáp ứng nhu cầu về tính năng tùy chỉnh và tích hợp rộng hơn Tại thị trường Việt Nam, ERP xuất hiện từ những năm 2000 và đến cuối năm 2019, có khoảng 17% doanh nghiệp đưa vào triển khai ERP thành công (Theo Báo cáo Chỉ số Thương mại điện tử Việt nam 2020).

Hiện nay, Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng (Golden Gate) đã và đang áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành các hoạt động, trong đó có phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp SAP ERP Từ góc độ nội bộ, chuyển đổi số hiệu quả giúp hệ thống vận hành trơn tru hơn, các thông tin và chỉ số được hiển thị rõ ràng,minh bạch và kịp thời sẽ giúp giảm “ma sát” quy trình, thúc đẩy gia tăng hiệu suất, tối ưu các nguồn lực, giảm các khâu lặp lại bằng tay và giúp giảm thiểu rủi ro, từ đó gia tăng hiệu quả công việc Tuy nhiên, việc đánh giá hiệu quả khi ứng dụng các phần mềm nói chung và phần mềm SAP ERP nói riêng chưa được quan tâm một cách thích đáng, từ đó có những khó khăn nhất định khi cần rút ra những bài học kinh nghiệm và đưa ra giải pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin và sử dụng phần mềm. Đề tài “Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần Thương mại Dịch vụCổng Vàng” không chỉ là một công trình nghiên cứu đơn lẻ về hệ thống phần mềm về hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mà còn cung cấp các thông tin thiết yếu, hữu ích cho doanh nghiệp nhằm hướng đến tăng trưởng và phát triển bền vững.

Tình hình nghiên cứu

Tính trên bình diện thế giới, các công trình nghiên cứu về ERP đã xuất hiện từ rất lâu, có thể kể đến như “Triển khai ERP: Bài học từ một nghiên cứu điển hình” của các tác giả Majed Al-Mashari và Abdullah Al-Mudimigh (2003) Bài báo này mô tả một nghiên cứu điển hình về việc triển khai không thành công SAP R/3 để thiết kế lại quy trình kinh doanh của một nhà sản xuất lớn Bài học về các yếu tố dẫn đến thất bại và các tác động trong tương lai của chúng được thảo luận dưới góc độ tương phản kinh nghiệm của một số công ty thực hành tốt nhất.

Trong 3 năm, từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, tập đoàn tư vấn Panorama(Panorama Consulting Group) - một tổ chức tư vấn độc lập về kỹ thuật số và về phần mềm quản lý ERP của Mỹ đã tổ chức bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của 1.322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP và công bố bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” Bản nghiên đã mang đến cho người đọc cái nhìn tổng quan nhất về hiện trạng ứng dụng ERP trên phạm vi toàn cầu Với mục đích xác định hiệu quả cũng như những rủi ro, hạn chế và bài học kinh nghiệm được rút ra trong quá trình triển khai ERP, tập đoàn tư vấn Panorama đã tiến hành khảo sát các doanh nghiệp trong ngành nghề, quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp (DN) nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷUSD trên khắp thế giới, trong đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương.

Năm 2014, bài viết “Mô hình triển khai hệ thống ERP trong các doanh nghiệp vừa” của tác giả Fahd Alizai đề xuất một mô hình triển khai Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) cho doanh nghiệp vừa Mô hình này có thể được sử dụng như một phần của chiến lược triển khai ERP cho quy mô vừa doanh nghiệp, cho phép người quản lý/ chủ sở hữu doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình thực hiện; bao gồm các giai đoạn triển khai ERP và các yếu tố được phân loại trong các lĩnh vực Công nghệ, Tổ chức và Con người.

Nhằm nâng cao tỷ lệ thành công khi triển khai các dự án ERP, bài viết “Tăng tỷ lệ triển khai thành công ERP bằng việc tập trung vào chất lượng dữ liệu và sự tham gia của người dùng” (2015) của các tác giả M Rizwan Jameel Qureshi và Alnamer M Abdulkhalaq thuộc trường Đại học King Abdulaziz đã khẳng định chất lượng dữ liệu và sự tham gia của người dùng được phân loại là hai trong số các yếu tố quan trọng nhất đe dọa sự thành công của các dự án ERP Từ đó, đưa ra một số đề xuất về phương pháp “làm sạch dữ liệu” và hướng dẫn người dùng để triển khai một dự án ERP có hiệu quả.

Ngoài ra, với mục đích phát triển và kiểm tra thực nghiệm một khung khái niệm điều tra các yếu tố để triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả ở quy mô vừa và nhỏ, nhóm tác giả Prodromos Chatzoglou, Dimitrios Chatzoudes, Leonidas Fragidis, Symeon Symeonidis đã nghiên cứu và cho ra bài viết “Các yếu tố thành công quan trọng đối với việc triển khai ERP ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ” (2016).

Tại Việt Nam, tuy chưa xuất hiện nhiều nhưng cũng có một số tác giả nghiên cứu về tình hình ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Bài nghiên cứu “Tình hình ứng dụng erp và sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam của tác giả Trần Thanh Thúy (Trường Đại học Kinh tế TP HCM – 2011) đã phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng ERP thành công cũng như sự tác động của ERP đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường khả năng ứng dụng ERP thành công và tạo ra sự tác động tích cực của ERP, ví dụ như: Đầu tư công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, chuẩn hóa tài liệu huấn luyện sử dụng phần mềm,…

Bên cạnh đó, Công trình dự thi Giải thưởng nghiên cứu khoa học sinh viên “Nhà Kinh tế trẻ - năm 2010 với đề tài “Phân tích tác động của hệ thống ERP đối với nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp” của tác giả Trần Thị Thu Hồng thuộc Trường Đại học Kinh tế TP HCM đã đưa ra các giải pháp để điều chỉnh công tác kế toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn. Đối với các công ty hoạt động theo mô hình theo chuỗi nhà hàng ăn uống, GoldenGate là một trong số các doanh nghiệp F&B tiên phong triển khai ứng dụng ERP vào quy trình vận hành toàn bộ công ty nói chung cũng như hệ thống chuỗi nhà hàng nói riêng Đến nay, tại Việt Nam vẫn chưa có những nghiên cứu mang tính toàn diện khi ứng dụng phần mềm SAP ERP trong doanh nghiệp kinh doanh theo chuỗi nhà hàng ăn uống.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực trạng ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng để từ đó tăng cường ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty. Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu trên, tác giả thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu như sau:

- Hệ thống hóa các lý luận về ERP.

- Đánh giá thực trạng ứng dụng của phần mềm SAP ERP khi áp dụng tại Công ty thương mại dịch vụ Cổng Vàng.

- Đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm tăng cường ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng cả hai phương pháp nghiên cứu định tính và phương pháp nghiên cứu định lượng.

Phương pháp nghiên cứu định tính được thực hiện bằng việc quan sát, phỏng vấn các lãnh đạo và nhân viên tại Golden Gate về việc ứng dụng phần mềm SAP ERP; đồng thời nghiên cứu các hồ sơ tài liệu có liên quan trong quá trình triển khai phần mềm SAP ERP trong doanh nghiệp.

Phương pháp nghiên cứu định lượng được tiến hành bằng việc thu thập thông tin thông qua khảo sát sử dụng bảng hỏi; bảng hỏi được tham khảo và xây dựng dựa trên mô hình TOE (Công nghệ - Tổ chức - Môi trường), kết quả từ bảng hỏi sẽ được tổng hợp và phân tích để nghiên cứu về ý định chấp nhận và sử dụng phần mềm SAP ERP tại GoldenGate.

Bố cục của Luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có những nội dung chính như sau:

- Chương 1: Tổng quan về quản trị nguồn lực (ERP)

- Chương 2: Ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

- Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

Các khái niệm cơ bản

Nguồn lực nói chung sẽ bao gồm vị trí địa lý, tài nguyên thiên nhiên, hệ thống tài sản quốc gia, nguồn lực con người, hệ thống chính trị xã hội, thị trường… Còn theo F David (1998), nguồn lực doanh nghiệp được hiểu là những tài sản mà một doanh nghiệp sở hữu và có thể khai thác vì mục đích kinh tế.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại ngày nay, nguồn lực của một doanh nghiệp có rất nhiều, tuy nhiên có 5 nguồn lực chính mà mỗi doanh nghiệp cần phát triển để đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:

- Nguồn lực con người: đây là nguồn lực cơ bản nhất trong tất cả các nguồn lực bởi lẽ những nguồn lực khác muốn khai thác có hiệu quả đều phải phụ thuộc vào trình độ năng lực của con người Cấu trúc về số lượng, chất lượng nguồn lực được thể hiện ở nhiều mặt; về số lượng, nguồn lực con người được xác định bởi số lượng nhân viên, giới tính, độ tuổi, sự phân bổ nhân viên giữa các đơn vị phòng ban trong công ty…; về chất lượng, nguồn lực con người bao gồm tất cả các yếu tố như năng lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, ý thức chính trị và vị thế xã hội… Các yếu tố này tạo nên năng lực của mỗi con người và được huy động, được tập hợp lại thành một sức mạnh tổng hợp của doanh nghiệp Khác với những nguồn lực thông thường, một khi đã đưa vào khai thác sử dụng thì ngày càng hao hụt cạn kiệt, nguồn lực con người và đặc biệt là trí tuệ khi càng khai thác thì càng phát triển.

- Trang thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh: doanh nghiệp đầu tư một phần nguồn vốn của doanh nghiệp để mua sắm trang thiết bị cần thiết; trang thiết bị càng hiện đại thì càng hỗ trợ tốt hơn cho con người, thay thế lao động thủ công, nâng cao hiệu suất công việc, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần Thật vậy, với hệ thống trang thiết bị hiện đại, đồng bộ, khi triển khai trong thực tế, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm, ít tiêu hao nhiên liệu vận hành và giảm số lượng phế phẩm sản xuất Các khoản chi phí sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị giảm.

- Thị trường tiềm năng: khi xác định được rõ khách hàng của doanh nghiệp với những nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp sẽ chủ động triển khai các chiến lược tiếp thị sản phẩm phù hợp với các thông điệp tiếp thị mạnh mẽ, nhắm đúng đối tượng đang quan tâm Đồng thời, với những sản phẩm dịch vụ của mình, doanh nghiệp sẽ thỏa mãn tốt nhất mong muốn của khách hàng, từ đó chuyển đổi khách hàng tiềm năng sang khách hàng mua sắm sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với khách hàng.

- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp của người đứng đầu: quản trị doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp Người đứng đầu doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm hoạch định kế hoạch, xác định và truyền bá tầm nhìn, sứ mệnh đến tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp; người đứng đầu có kỹ năng quản trị tốt sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và đạt được thành công trên thị trường Cụ thể, người đứng đầu sẽ tiên phong trong công tác thực hiện các chiến lược, giám sát chặt chẽ toàn bộ quá trình thực hiện trong doanh nghiệp, từ đó nắm bắt thực trạng để kịp thời đưa ra quyết định điều chỉnh đúng đắn; kỹ năng quản trị nhân sự bằng cách xây dựng cơ cấu, bộ máy, tuyển dụng nhân sự phù hợp để thực hiện những mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.

- Vốn: được biểu hiện bằng các tài sản như tiền mặt, tài sản, quyền tài sản có giá trị thành tiền … Vốn thể hiện tiềm lực kinh tế, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp; vì thế, để doanh nghiệp vận hành và phát triển thì không thể thiếu vốn Trong phạm vi một doanh nghiệp nói chung, điểm xuất phát để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh là có một số vốn đầu tư ban đầu nhất định Vốn kinh doanh là điều kiện tiền đề cho doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình; nếu không có vốn sẽ không có hoạt động sản xuất kinh doanh nào của doanh nghiệp Vốn kinh doanh là cơ sở để doanh nghiệp tính toán, hoạch định các chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp tại từng thời kỳ Hơn thế nữa, khi xem xét vấn đề về mặt pháp lý, tất cả các doanh nghiệp dù ở thành phần kinh tế nào, để được thành lập và đi vào hoạt động thì nhất thiết cần phải có lượng vốn cần thiết tối thiểu theo quy định của nhà nước hay còn gọi là vốn pháp định Trong quá trình tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, nguồn vốn của doanh nghiệp không ngừng được tăng lên tương ứng với sự tăng trưởng quy mô sản xuất, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất được tiến hành một cách liên tục Nếu doanh nghiệp thiếu vốn kinh doanh sẽ gây ra nhiều tổn thất như đình trệ sản xuất dẫn đến không thực hiện được các đơn hàng, mất thanh toán với nhà cung ứng gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp Việc thiếu vốn kéo dài sẽ dẫn đến thua lỗ, doanh nghiệp phá sản.

Nguồn lực doanh nghiệp hiểu theo nghĩa hẹp hơn là tài nguyên, tức là những nguồn lực được chọn lọc kỹ lưỡng, đạt chất lượng để có thể thực hiện tốt mục tiêu tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp.

Câu hỏi trăn trở của các nhà quản lý doanh nghiệp là làm thế nào để các nguồn lực của doanh nghiệp trở thành các tài nguyên quý giá, phải làm sao để mọi bộ phận đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty Đồng thời, hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận; thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất; cập nhật chính xác, kịp thời tình trạng nguồn lực của công ty.

Hoạch định trong doanh nghiệp là hoạch định trước các nội dung công việc, thiết lập các quy trình, trình tự xử lý công việc để mọi thành viên trong công ty tuân theo; đồng thời, tính toán dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để doanh nghiệp chủ động trong các công việc của mình nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.

Thứ nhất, khía cạnh đầu tiên của hoạch định doanh nghiệp đó là tính toán dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Có thể nói, công tác sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp rất đa dạng, mỗi lĩnh vực, thị trường, quy mô … khác nhau sẽ cần những thông tin khác nhau để hỗ trợ công tác hoạch định, nhưng tựu chung lại đều phải tính toán để dự báo nhu cầu thị trường, từ đó lập kế hoạch sản xuất trong tương lai Cùng với đó là dự kiến về ngân sách và chi tiêu của doanh nghiệp trong năm tài khóa để tài trợ cho các kế hoạch nêu trên Ngoài ra công tác hoạch định doanh nghiệp còn cần thiết phải thiết lập các kế hoạch cho từng bộ phận cụ thể của doanh nghiệp.

Thứ hai, hoạch định trước các nội dung công việc Tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp và những kinh nghiệm thu được trong những năm trước đó mà doanh nghiệp xác định mức độ cần thiết, lên phương án để tổ chức sản xuất kinh doanh cho phù hợp Đó có thể là các công tác về chính sách giá bán, chiết khấu; công tác mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp; công tác về tài chính như thu xếp nguồn vốn, tài trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp; công tác quản trị doanh thu, công nợ.

Thứ ba, thiết lập các quy trình, trình tự xử lý công việc cho từng phòng ban, từng vị trí công việc để mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân theo Đó là quy trình sản xuất trong mỗi nhà máy/phân xưởng/dây chuyền, quy trình xử lý nghiệp vụ của các phòng ban, quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp đối với mỗi nghiệp vụ/nhóm nghiệp vụ cụ thể, quy trình lưu trữ hồ sơ chứng từ, phục vụ cho công tác hậu kiểm …

1.1.4 Hệ thống quản trị doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp là hệ thống tất cả những điều lệ, chính sách giúp điều hành và quản lý doanh nghiệp Quản trị doanh nghiệp cần phải cân đối lợi ích của các bên có liên quan như nhân viên, cổ đông, khách hàng, các đối tác kinh doanh, cộng đồng, cơ quan của nhà nước và toàn xã hội Quản trị doanh nghiệp là quá trình tác động liên tục và mang tính chất tổ chức từ phía chủ doanh nghiệp tới tập thể những người lao động trong doanh nghiệp đó nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

Trong mỗi doanh nghiệp, một bộ máy quản trị doanh nghiệp giàu năng lực được ví như động cơ tốt để hoạt động sản xuất kinh doanh được vận hành một cách trơn tru nhất Hệ thống quản trị này đòi hỏi một lượng thông tin lớn, có tính chính xác cao, có độ nhạy với thị trường và mang tính tổng hợp Do đó, các giải pháp ERP được hình thành để đáp ứng tối đa các nhu cầu thu thập, xử lý và định hướng thông tin cho các nhà quản trị Các nhà quản trị trong doanh nghiệp tuỳ theo mức độ và quyền hạn sẽ xử lý các thông tin khác nhau để đảm bảo tính liên tục, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Tùy theo mô hình tổ chức của doanh nghiệp,hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể được thiết kế riêng phù hợp với những đặc thù của doanh nghiệp đó trong hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn khai thác thành công hệ thống giải pháp ERP, doanh nghiệp cần thiết phải khảo sát để nắm bắt rõ hệ thống quản trị doanh nghiệp mình.

Giới thiệu tổng quan về ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning Dịch ra tiếng Việt có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Trong đó, hoạch định là một chức năng quản trị dùng để chỉ quá trình xác định mục tiêu và đề ra các chiến lược, kế hoạch, giải pháp để thực hiện Còn nguồn lực doanh nghiệp bao gồm con người, tài chính, tài sản vật chất, công nghệ,… Như vậy hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là quá trình tổ chức; phân bổ các nguồn lực sao cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp là cao nhất.

Phần mềm ERP là công cụ quản lý nguồn lực của doanh nghiệp hiện đại và toàn diện hiện nay Tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp có thể được theo dõi và kiểm soát thông qua ERP nhờ các chức năng: quản lý nhân sự, quản lý tài chính – kế toán, quản lý sản xuất, tồn kho, nguyên vật liệu; quản lý chuỗi cung ứng; quản lý khách hàng, báo cáo quản trị… Trên thế giới, phần mềm ERP đã phát triển rất lâu đời; bắt đầu từ những năm 1913 những hiểu biết đầu tiên đã hình thành và kéo dài cho đến bây giờ với nhiều lần cải tiến và mở rộng.

Phân tích kỹ hơn, trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này:

- R: Resource (Tài nguyên) Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị doanh nghiệp đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải biến nguồn lực này thành tài nguyên Cụ thể là doanh nghiệp phải:

(i) Xây dựng nguồn lực với tính chất đơn giản, dễ khai thác, giúp cho mọi phòng ban đều có khả năng sử dụng nguồn lực cần thiết phục vụ cho doanh nghiệp.

(ii) Xây dựng quy trình và cách thức phối hợp trong việc khai thác nguồn lực nhằm tận dụng tối đa sự hữu ích của nguồn lực đó, phân bổ tới đơn vị sử dụng nhưng không chồng chéo, trùng lặp.

(iii) Luôn cập nhật thông tin một cách kịp thời, chính xác về tình trạng nguồn lực của doanh nghiệp.

(iv) Luôn có tinh thần cầu thị và sẵn sàng cho mọi sự thay đổi để biến nguồn lực thành tài nguyên, kể cả việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp bên trong lẫn bên ngoài.

- P: Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh, nó tham gia vào hầu hết các quá trình trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công cụ hoạch định của ERP là một phần quan trọng và tất yếu:

(i) Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ, dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp, ERP giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch sản xuất cung ứng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm đầu ra cho mỗi đơn hàng, từ đó cho phép doanh nghiệp chủ động trong công tác tồn chứa vật tư sản xuất với một lượng đủ dùng nhưng không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn hoặc thiếu vật tư sản xuất.

(ii) Hệ thống giải pháp ERP còn là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ Đối với các doanh nghiệp có hệ thống đơn vị thành viên/nhà máy/phòng ban lớn, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – nhà máy và trong nội bộ các phòng ban giữa các đơn vị, hỗ trợ hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ thống nhất mà mọi nhân viên trong công ty phải tuân theo.

Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quy trình quản lý tiên tiến Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

1.2.2 Lịch sử hình thành ERP

Năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển một mô hình gọi là mô hình số lượng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity), hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất Trong nhiều thập kỷ, EOQ là tiêu chuẩn cho sản xuất Toolmaker Black and Decker đã thay đổi trò chơi vào năm 1964 khi nó là công ty đầu tiên áp dụng giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP- Material Requirements Planning) kết hợp các khái niệm EOQ với một máy tính lớn.

MRP vẫn là tiêu chuẩn sản xuất cho đến khi lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (được gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983 MRP II tập hợp các thành phần sản xuất cốt lõi tích hợp bao gồm: thu mua, lập hóa đơn, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng Lần đầu tiên, các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung MRP II cũng cung cấp một cái nhìn tổng quan và có thể chia sẻ và tích hợp dữ liệu doanh nghiệp và tăng hiệu quả hoạt động với quy hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và ít chất thải (phế liệu).

Khi công nghệ máy tính phát triển trong thập niên 1970 và 1980, các khái niệm tương tự MRP II được phát triển để xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất, kết hợp tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu nguồn nhân lực Đến năm 1990, công ty nghiên cứu Gartner đặt ra thuật ngữ “hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Cái tên mới đã công nhận rằng nhiều doanh nghiệp - không chỉ sản xuất - hiện đang sử dụng công nghệ này để tăng hiệu quả của toàn bộ hoạt động của họ Đây cũng là khi các hệ thống ERP mang đặc điểm nhận dạng hiện tại của chúng: một cơ sở dữ liệu thống nhất cho thông tin từ toàn công ty Hệ thống ERP mang lại các chức năng kinh doanh khác, như kế toán, bán hàng, kỹ thuật và nhân sự(HR), để phục vụ như một nguồn dữ liệu chính xác duy nhất cho tất cả nhân viên.

Hệ thống ERP tiếp tục phát triển trong suốt những năm 90 Một bước đột phá lớn là sự ra đời của ERP đám mây, được NetSuite cung cấp lần đầu tiên vào năm 1998 Với ERP đám mây, được nhiều người coi là cải tiến so với các hệ thống tại chỗ (on-premises – Hệ thống cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp hoặc thuê máy chủ), các doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu kinh doanh quan trọng thông qua web từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet Các giải pháp đám mây có nghĩa là các công ty không còn cần phải mua và bảo trì phần cứng, giảm nhu cầu về nhân viên CNTT và dẫn đến việc triển khai dễ dàng hơn.

Mô hình ERP điện toán đám mây này đã làm cho các hệ thống ERP, từng bị giới hạn trong các doanh nghiệp, có thể tiếp cận được với các công ty nhỏ hơn thiếu vốn để khởi chạy và hỗ trợ một giải pháp tại chỗ sử dụng nhiều tài nguyên Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các ngành có thể được hưởng những lợi ích tương tự như các đối tác lớn hơn của họ, bao gồm các quy trình tự động, độ chính xác của dữ liệu được cải thiện và hiệu quả cao hơn.

Hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

1.3.1 Vai trò của hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp

Nguồn: CIBRES. Được xem như yếu tố then chốt, là chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp, các tập đoàn hàng đầu thế giới đã xây dựng và áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của riêng mình để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Trong những năm gần dây, nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa lợi thế doanh nghiệp để nâng cao hiệu quản kinh doanh, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế.

Hệ thống ERP đảm nhiệm hai vai trò chính trong quản lý doanh nghiệp:

Thứ nhất, đây là công cụ hoạch định và lên kế hoạch nhằm đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Thứ hai, đây là hệ thống duy nhất, tập hợp mọi thông tin và hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý công tác cung ứng vật tư và sản xuất tại các nhà máy/xưởng sản xuất đến công tác tiếp thị, bán hàng và quản lý doanh thu, công nợ; từ quản lý nội bộ (tài chính …) đến việc trao đổi với đối tác, khách hàng….

Tóm lại, ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện nay Nếu triển khai thành công phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa tài nguyên của doanh nghiệp, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

1.3.2 Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP

Hệ thống ERP bao gồm 3 đặc điểm nổi bật sau:

- Thứ nhất, đây là chương trình có cấu trúc bền vững, với mỗi doanh nghiệp khác nhau dựa trên cấu trúc chính của ERP, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ xây dựng một phần mềm riêng có thể mở rộng, phát triển theo thời gian để phù hợp nhất với doanh nghiệp.

- Thứ hai, ERP sẽ là phần mềm duy nhất, có tính tích hợp tất cả các hệ thống máy tính riêng lẻ tại doanh nghiệp (như nhân sự, tài chính, kinh doanh, kho bãi, nhà xưởng …) Thông tin trên phần mềm ERP sẽ được chia sẻ, liên kết với nhau tạo nên mối quan hệ thống nhất; thuận lợi cho quá trình kiểm tra, kiểm soát và sử dụng thông tin Mặc dù rất lớn và có tính bao quát, phần mềm ERP lại rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp đối với từng đơn vị nghiệp vụ cụ thể.

- Thứ ba, phần mềm ERP cho phép quản lý đa dạng các thông tin như quản lý nhiều công ty, chi nhánh, nhà máy; quản lý nhiều loại tiền tệ trong bảng cân đối kế toán (hỗ trợ rất tốt cho các công ty đa quốc gia hay các doanh nghiệp có thực hiện xuất nhập khẩu) Phần mềm ERP cũng cho phép sao chép vào/ra (import/ export) thông qua Excel, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…

Như vậy, chỉ với một giải pháp ERP, doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc 3 sản phẩm: một là

“Ý tưởng quản trị”, hai là “Chương trình phần mềm” và ba là “Phương tiện kết nối” để xây dựng mạng máy tính tích hợp Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động,đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

Giới thiệu phần mềm SAP ERP và giải pháp SAP S/4HANA

SAP là viết tắt của từ System Application Programing, đây là tên của 1 đơn vị được thành lập từ năm

1972 bởi năm thành viên của công ty IBM SAP là một trong những công ty đầu tiên phát triển phần mềm tiêu chuẩn cho các giải pháp kinh doanh và tiếp tục cung cấp các giải pháp ERP hàng đầu trong ngành SAP được biết đến là công ty có giá trị ngang ngửa với các công ty phần mềm lớn như: Oracle, IBM, Microsoft… Đến tháng 5/2023, SAP đã phát triển để trở thành công ty hàng đầu về phần mềm ERP với 99/100 công ty lớn nhất trên thế giới là khách hàng của SAP, mạng lưới kinh doanh của SAP bao gồm hàng triệu công ty trải dài trên 190 quốc gia khác nhau trên toàn cầu (Nguồn: www.sap.com).

Phần mềm SAP là giải pháp mang tới một loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) các ứng dụng bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tài chính kế toán, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm và quản lý chuỗi cung ứng Ngoài ra SAP ERP cũng cung cấp các phần mềm tích hợp, tùy biến với các đối tác khách hàng của đơn vị này.

1.4.1.1 Lợi ích của phần mềm SAP ERP:

- Giảm chi phí xử lý đơn hàng, giảm thời gian tính toán giá bán, yêu cầu báo giá

- Tạo ra môi trường làm việc hiệu quả hơn cho nhân viên

- Tăng đầu tư tiềm năng, giảm chi phí phân phối, vận chuyển hàng hóa

- Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời.

- Giảm số lượng vốn vay cần thiết.

- SAP ERP đưa các quy trình quản lý hiệu quả, phù hợp cho đặc thù của từng ngành công nghiệp.

1.4.1.2 Các phân hệ chính của hệ thống SAP ERP bao gồm:

- Quản lý hoạt động kế toán & Kiểm soát Tài chính

- Quản lý nguồn nhân lực

- Lên kế hoạch sản xuất

- Quản trị nguyên liệu, vật liệu

- Xây dựng hệ thống dự án

- Quản lý bán hàng phân phối

Tùy theo từng loại hình, nhu cầu mà các doanh nghiệp khác nhau sẽ triển khai theo từng mô-đun khác nhau Tuy nhiên đối với mô-đun quản trị tài chính kế toán là phần bắt buộc mà mọi đơn vị, công ty đều cần dùng để áp dụng vào doanh nghiệp.

1.4.1.3 Tính năng nổi bật của phần mềm SAP ERP:

- Hệ thống SAP là thuật ngữ nhằm để chỉ chung các thành phần, mô-đun giúp hỗ trợ doanh nghiệp thực thi một phần hay toàn bộ hệ thống quản trị của mình một cách thống nhất Một phần mềm quản trị SAP ERP hoàn chỉnh bao gồm rất nhiều mô-đun riêng lẻ phục vụ cho từng phần hành của doanh nghiệp Trong đó không thể bỏ qua các bộ phận chính đó là phân hệ kế toán tài chính SAP ERP.

- Chức năng chính của phân hệ kế toán trong SAP ERP là phục vụ hoạt động kế toán tài chính của doanh nghiệp và sẽ đi sâu vào quy trình báo cáo tài chính theo các chương mục nhỏ hơn nữa như: (i) Quản lý bán hàng SAP - Giúp thống kê các đơn hàng, hợp đồng dịch vụ cũng như quản lý chăm sóc khách hàng; (ii)

Phần mềm quản lý kho SAP - Cho phép đơn giản hóa hoạt động kiểm tra hàng tồn kho Kiểm soát chặt chẽ các công việc liên quan tới nhập xuất hàng hóa; (iii) Quản lý hoạt động thu chi tài chính - Hệ thống SAP giúp quản lý tài chính bằng cách tổng hợp các bút toán về thu chi, ngân sách tài chính phục vụ cho các hoạt động báo cáo thống kê của doanh nghiệp.

1.4.2 Giải pháp phần mềm SAP S4/HANA

SAP S/4HANA là một giải pháp ERP thế hệ mới hoàn chỉnh với các công nghệ AI (trí tuệ nhân tạo) được tích hợp sẵn của SAP Đây là giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp có quy mô lớn, dạng mô hình Tập đoàn/Công ty đa quốc gia/ , có tính đặc thù cao Hệ thống cho phép quản lý theo mô hình Tập đoàn – Tổng Công ty – Công ty vùng theo quốc gia – Chi nhánh hoặc nhà máy… SAP S/4HANA có những tính năng đặc biệt được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tăng cường năng suất và quản lý được các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.

1.4.2.1 Các phiên bản SAP S/4HANA

Năm 2011, SAP S/4HANA được đưa ra thị trường lần đầu với vai trò là một nền tảng.

Sau đó, vào năm 2015, phiên bản SAP S/4HANA On premise 1511 ra đời với tính năng chạy trên nền tảng tại chỗ và xử lý dữ liệu trên công nghệ điện toán bộ nhớ đệm (In-memory computing), giúp chạy đồng thời các hệ thống OLTP (On-line transactional processing) và OLAP (On-line analytical processing) Theo đó, doanh nghiệp có thể vừa xử lý các giao dịch dữ liệu trên OLTP vừa có thể truy vấn và phân tích dữ liệu bằng OLAP.

Năm 2016, SAP đưa ra phiên bản SAP S/4HANA 1610 với nhiều tính năng mới nổi bật như: SAP Fiori 2.0 cho phép người dùng truy cập vào tất cả các ứng dụng từ một giao diện màn hình; thu thập thông tin chất lượng sản phẩm dựa trên phản hồi của khách hàng một cách nhanh chóng; khả năng làm việc với dữ liệu lên tới 40 con số Ngoài ra, phiên bản này cho phép SAP gợi ý thiết kế sản phẩm dựa trên yêu cầu và đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp.

Vào năm 2017, SAP S/4HANA được nâng cấp lên phiên bản 1709, trong đó, tích hợp công cụ học máy SAP Leonardo giúp dự đoán thông tin chi tiết theo thời gian thực và bối cảnh kinh doanh Ngoài ra, ở phiên bản này, hệ thống còn giúp cân đối các quy trình thanh toán, dịch vụ, định giá và các quy trình khác trong khâu bán hàng và tiếp thị Đối với khâu sản xuất, phần mềm hỗ trợ phân tích tác động sản xuất dựa trên dữ liệu của doanh nghiệp theo thời gian thực. Đến năm 2018, phiên bản SAP S/4HANA 1809 được SAP công bố với nhiều chức năng tự động hóa cao cấp và các tính năng nổi bật như: kế toán dự đoán bằng cách sử dụng nguồn dữ liệu sẵn có để dự đoán nguồn lực tài chính trong tương lai; cho phép đối chiếu thông tin kế toán quản lý với dữ liệu tài chính; bổ sung thêm các bảng điều khiển phân tích mới để cung cấp thông tin chi tiết về các lĩnh vực tài chính quan trọng như quản lý lãi suất và ngoại hối Đây là phiên bản mới nhất cũng như tập hợp đầy đủ nhiều tính năng từ căn bản đến cao cấp để đáp ứng nhu cầu quản trị của các doanh nghiệp.

1.4.2.2 Một số tính năng nổi bật của SAP S/4HANA bao gồm:

- Thời gian thực: SAP S/4HANA sử dụng công nghệ in-memory của HANA để xử lý dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn Do đó, người dùng có thể xem các thông tin và tình trạng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại, giúp cho quyết định kinh doanh được đưa ra nhanh chóng và chính xác hơn.

- Trí tuệ nhân tạo (AI): SAP S/4HANA tích hợp trí tuệ nhân tạo và học sâu trong các chức năng của nó Điều này có thể giúp cho các doanh nghiệp dự đoán các xu hướng và thành công hơn trong việc đưa ra quyết định kinh doanh.

- Tính khả diễn giải cao: SAP S/4HANA tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu để giúp cho người dùng có thể hiểu được các dữ liệu và báo cáo một cách dễ dàng Điều này giúp cho các doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra các vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp để giải quyết chúng.

Mô hình đánh giá ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Trong nền kinh tế tri thức, thông tin là công cụ tạo lợi thế cạnh tranh; doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng công nghệ dễ dàng, tiết kiệm chi phí và thời gian cho các bên liên quan Các doanh nghiệp quan sát môi trường một cách nghiêm túc và ước tính thời điểm thích hợp nhất để đầu tư vào một công nghệ cụ thể Do đó, việc áp dụng công nghệ của tổ chức trước tiên là sử dụng công nghệ đó; tiến tới giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng (Khasawneh, 2008; Musawa và Wahab, 2012) Một số mô hình được đề xuất để giải thích và dự đoán hành vi thường tập trung nhiều vào các vai trò riêng biệt (người thử nghiệm, nhà phát triển và nhà phân tích) và một số đặc điểm ổn định của công nghệ; do đó, các công nghệ hoạt động tốt bất kể những người tham gia (Fowler, 2005; Barrett và cộng sự, 2006; Gerber, 2010) và bằng cách đo lường và tinh chỉnh các quy trình, các biến thể giả định được giải quyết (Nerur và cộng sự, 2005; Raymond và Uwizeyemungu, 2007 ) Standish Group (1995) thách thức các mô hình truyền thống về các yêu cầu và thông số kỹ thuật không đầy đủ và thiếu sự hỗ trợ của người dùng cũng như thay đổi các yêu cầu và thông số kỹ thuật.

Một mô hình có giá trị khi nó đáp ứng các thay đổi và cho phép tương tác và cộng tác giữa các bên liên quan (Al-Natour và Benbasat, 2009; Beck và cộng sự, 2001a; Vijayasarathy và Turk, 2012) Đối với việc áp dụng bối cảnh doanh nghiệp, TOE là một trong những mô hình phổ biến, thừa nhận tính không cố định của việc áp dụng công nghệ; nó nhấn mạnh vào con người chứ không phải vai trò và nhận ra rằng con người là thành phần không thể thay thế Mô hình TOE bao gồm phát triển công nghệ; điều kiện tổ chức,doanh nghiệp và cấu trúc lại tổ chức; môi trường ngành (Nkhoma và Dang, 2013; Angeles, 2014; Oliveira và Martins, 2011) Các yếu tố trong bối cảnh của TOE đã được các học giả khác liên tục nghiên cứu (Musawa và Wahab, 2012; Hossain và Quaddus, 2011; Awa và cộng sự, 2015) để củng cố rộng rãi cơ sở lý thuyết của nó đã đạt được giá trị thực nghiệm và lý thuyết. Đối với bối cảnh công nghệ, khuôn khổ của tác giả bao gồm tính đơn giản được nhận thức, khả năng tương thích được nhận thức và hiệu suất mong đợi (Eze và cộng sự, 2013; Awa và cộng sự, 2015; Nkhoma và Dang, 2013; Hossain và Quaddus, 2011) trên cơ sở bằng chứng thực nghiệm (Khemthong và Roberts, 2006; Grandon và Pearson, 2004; Brown và Lockett, 2004) khẳng định chúng là những yếu tố quyết định việc áp dụng quan trọng Nhận thức về sự đơn giản nhấn mạnh sự không cần nỗ lực (Davis, 1989; Awa và cộng sự, 2015); nhận thức được khả năng tương thích sắp xếp và tích hợp công nghệ với các quy trình (Nkhoma và Dang, 2013; Khemthong và Roberts, 2006; Premkumar, 2003); và hiệu suất-kỳ vọng so sánh công nghệ sắp tới với công nghệ hiện tại (Davis, 1989; Venkatesh et al., 2007) Các nghiên cứu (Kannabiran và Dharmalingam, 2012; Eze và cộng sự, 2013; Al- Natour và Benbasat, 2009; Awa và cộng sự, 2015) đã đề xuất nhiều yếu tố tổ chức nhưng khuôn khổ của tác giả được xác định là sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao, quy mô doanh nghiệp và phạm vi kinh doanh hoạt động Các nghiên cứu xác nhận đây là những yếu tố áp dụng quan trọng (Chuang và cộng sự, 2014; Awa và cộng sự, 2015; Yoon và George, 2013; Alatawi, 2012); quản lý cấp cao tạo ra môi trường hỗ trợ cấp doanh nghiệp cho việc áp dụng (Thong, 1999; Hambrick và Mason, 1984), quy mô doanh nghiệp giải thích rằng việc áp dụng thay đổi theo các biến chậm của doanh nghiệp và mức độ đầu tư (Zhu và Kraemer, 2005; Nkhoma và Dang, 2013; Leau và cộng sự, 2012), và phạm vi hoạt động kinh doanh gợi ý xây dựng hiệu quả bằng cách sử dụng các công nghệ mới khi phạm vi kinh doanh lớn (Zhu và cộng sự, 2003; Yoon và George, 2013) Cuối cùng đối với môi trường, các học giả(Salwani và cộng sự, 2009; Awa và cộng sự, 2015) đề xuất nhiều yếu tố nhưng nghiên cứu này tác giả chỉ sử dụng lý thuyết thể chế của DiMaggio và Powell (1983) bởi vì các áp lực quy chuẩn và mô phỏng tóm tắt gần như tất cả các yếu tố bên ngoài, được đề xuất bởi các học giả khác.

Ra quyết định đổi mới công nghệ

Các cấu trúc kết nối chính thức và phi chính thức

Các quá trình giao tiếp

Sự sẵn sàng Đặc điểm

Môi trường bên ngoài Đặc trưng ngành và cấu trúc thị trường

Cơ sở hạ tầng công nghệ

Các giả thuyết được tác giả đưa ra, bao gồm:

- Tính hữu ích của công nghệ (phần mềm SAP ERP) đối với các hoạt động của doanh nghiệp ảnh hưởng tích cực đến việc ra quyết định triển khai áp dụng.

- Sự hỗ trợ của doanh nghiệp ảnh hưởng tích cực đến việc ra quyết định triển khai áp dụng.

- Áp lực từ môi trường bên ngoài ảnh hưởng cùng chiều đối với việc ra quyết định triển khai áp dụng.

Hình 1.2: Lý thuyết TOE về hành vi chấp nhận công nghệ mới.

Nguồn: Tornatzky và cộng sự (1990)

Thang đo được hình thành từ việc tổng hợp, kế thừa thang đo trong nghiên cứu trước đó của nhiều tác giả, đồng thời chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với đề tài nghiên cứu của tác giả.

Kết quả trả lời các câu hỏi sẽ áp dụng thang đo Likert (1932) 5 cấp điểm tương ứng là: ① Hoàn toàn không đồng ý, ② Không đồng ý, ③ Bình thường, ④ Đồng ý, ⑤ Hoàn toàn đồng ý.

Bảng 1.1: Thang đo nghiên cứu đề xuất

STT Các nhận định khi sử dụng phần mềm SAP ERP Ký hiệu

1 Tính linh hoạt trong tương tác CN1

2 Cần ít kỹ năng chuyên môn và đào tạo sử dụng CN2

3 Dễ dàng để học CN3

4 Rõ ràng và dễ hiểu CN4

5 Phù hợp với công nghệ hiện có CN5

6 Phù hợp với quy trình làm việc hiện tại CN6

7 Phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp CN7

8 Phù hợp với các triết lý, chuẩn mực và giá trị của công ty CN8

9 Giảm chi phí hoạt động CN9

10 Cải thiện hiệu quả hoạt động CN10

11 Cải thiện dịch vụ khách hàng CN11

12 Cải thiện mối quan hệ với khách hàng CN12

13 Dễ dàng trong việc tiếp cận khách hàng mới CN13

14 Công ty đào tạo tốt khi ứng dụng phần mềm TC1

15 Công ty có những định hướng đầy đủ và cụ thể trước khi áp dụng phần mềm TC2

16 Công ty khuyến khích nâng cao trình độ của nhân viên khi sử dụng phần mềm TC3

17 Công ty cập nhật đầy đủ các phiên bản của phần mềm TC4

18 Công ty có tiềm lực, tài nguyên dồi dào để mua và triển khai phần mềm TC5

19 Công ty có kỹ năng và kinh nghiệm triển khai TC6

20 Khả năng công ty duy trì triển khai áp dụng phần mềm khi trải qua thử thách, khó khăn TC7

21 Công ty thích ứng tốt khi áp dụng phần mềm TC8

22 Công ty có số lượng nhân viên lớn TC9

23 Công ty chịu áp lực bắt buộc phải triển khai phần mềm (nội bộ, bên ngoài) MT1

24 Giúp cung cấp dịch vụ an toàn MT2

25 Phù hợp với sự thay đổi của môi trường MT3

26 Phù hợp với các chính sách và quy định MT4

27 Cần thiết phải áp dụng phần mềm do đối thủ cạnh tranh đã và đang áp dụng phầm mềm tương tự MT5

28 Áp lực của nhà cung cấp hoặc bên thứ ba MT6

1.5.3 Chọn mẫu nghiên cứu và thu thập dữ liệu

Tiêu chuẩn mẫu: là nhân viên tại các bộ phận của Công ty có đã và đang áp dụng phần mềm ERP SAP trong công việc hàng ngày.

Phương pháp chọn mẫu: Tác giả sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện phi ngẫu nhiên (Convenience sampling).

Kích thước mẫu: Theo Hachter (1994), phân tích nhân tố cần kích cơ mẫu bằng ít nhất 5 lần biến quan sát Theo Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc (phân tích dữ liệu nghiên cứu với SPSS, NXB Thống kê 2005), cỡ mẫu cho phân tích nhân tố EFA ít nhất phải bằng 4 hay 5 lần số biến trong phân tích nhân tố Trong phân tích hồi quy tuyến tính bội, theo Tabachnick & Fidell (1991), để phân tích hồi quy đạt được kết quả tốt nhất, thì kích cỡ mẫu phải thỏa mãn công thức n ≥ 8m + 50 (trong đó: n là kích cỡ mẫu – m là số biến độc lập của mô hình) Do hạn chế về thời gian cũng như điều kiện thực hiện nghiên cứu và để phiếu khảo sát thu về đảm bảo yêu cầu nghiên cứu, tác giả chọn cỡ mẫu cho nghiên cứu là từ 150 (bằng 4.4 lần số biến nghiên cứu).

Trên cơ sở mẫu điều tra và bảng hỏi chính thức đã được xây dựng hoàn chỉnh, tác giả thu thập số liệu cụ thể như sau:

Bước 1 : Phiếu khảo sát nghiên cứu được in ra, thông qua sự giúp đỡ của Khối quản trị nguồn nhân lực được gửi tới các nhân viên đang làm việc tại văn phòng Công ty

Cổ phần Thương mại dịch vụ Cổng Vàng; địa chỉ: tầng 6, toà nhà Toyota, số 315 Trường Chinh, P.Khương Mai, Q.Thanh Xuân, Hà Nội.

Thời gian tiến hành từ ngày 08/5/2023 đến 02/6/2023 Tổng số phiếu phát ra là 150 phiếu.

Tổng số phiếu thu về là 150 phiếu, trong đó số phiếu hợp lệ là 150 phiếu.

Bước 2 : Tổng hợp kết quả và sử dụng để đánh giá theo các tiêu chí được đề xuất tại phần sau của luận văn.

Chương 1 của bài nghiên cứu đã hệ thống hóa các lý luận về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp như các khái niệm cơ bản về nguồn lực doanh nghiệp, tài nguyên doanh nghiệp, hoạch định doanh nghiệp, hệ thống doanh nghiệp… và các khái niệm, vai trò và đặc điểm của ERP trong việc quản lý doanh nghiệp Theo đó, ERP được xem là hệ thống quản trị doanh nghiệp tối ưu và hiệu quả nhất hiện nay.

Ngoài ra, để làm rõ được nội dung luận văn, tại chương 1, tác giả có giới thiệu về phần mềm SAP ERP Phần mềm này được sử dụng để quản lý dữ liệu tập trung trên nhiều chức năng kinh doanh, giúp các doanh nghiệp có một cái nhìn duy nhất của toàn bộ công ty Nhờ có phần mềm SAP ERP mà các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp có thể quản lý tốt hơn các quy trình kinh doanh phức tạp và truy cập vào thông tin chi tiết theo thời gian thực trong toàn doanh nghiệp, từ đó cải thiện được hiệu quả hoạt động và nâng cao năng suất.

Bên cạnh đó, xác định được tầm quan trọng của SAP ERP trong việc vận hành và phát triển các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ ăn uống (F&B) hoạt động theo chuỗi, luận văn đã đưa ra mô hình Công nghệ - Tổ chức – Môi trường (TOE) để đánh giá việc ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng, từ đó tác giả có thể phân tích và thấy được các khó khăn, hạn chế của việc sử dụng phần mềm tại Công ty để đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm.

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CỔNG VÀNG

Tổng quan Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

Năm 2005, Công Ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng (Golden Gate) được thành lập, là đơn vị tiên phong áp dụng mô hình chuỗi nhà hàng tại Việt Nam với 5 phong cách ẩm thực chính bao gồm: Lẩu, Nướng, Á, Âu và Đồ uống Golden Gate hiện sở hữu hơn 22 thương hiệu cùng gần 400 nhà hàng đa phong cách trên 40 tỉnh thành, phục vụ 18 triệu lượt khách hàng mỗi năm và vẫn đang không ngừng nỗ lực phát triển hơn Ngoài ra, Golden Gate còn sở hữu 8 công ty con và liên kết với 2 công ty có hoạt động chính về kinh doanh nhà hàng, dịch vụ ăn uống; chế biến thực phẩm; thiết kế, thi công nội thất nhà hàng.

Với Tầm nhìn lựa chọn ẩm thực số 1 và Sứ mệnh cao cả: Nhân viên hạnh phúc- Khách hàng hài lòng, Golden Gate mang cho mình Triết lý kinh doanh: Nâng cao chất lượng cho cuộc sống – đây cũng là nguyên tắc và niềm tin mà Golden Gate kiên định cho mọi hoạt động của mình Bên cạnh đó, ba giá trị cốt lõi của Công ty là Chính trực – Nhân văn – Hiệu suất cao được thể hiện qua 5 nguyên tắc đặc trưng: nói và làm nhất quán; cư xử tử tế; phục vụ tận tâm; nhận trách nhiệm và đạt kết quả đột phá Đây là yếu tố mang lại sự khác biệt của Golden Gate với tổ chức khác, đồng thời đó cũng là kim chỉ nam cho mọi hành động, dẫn lối cho toàn thể nhân viên cùng Golden Gate đi tới thành công và xây dựng một tổ chức bền vững.

- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng

- Tên tiếng Anh: Golden Gate Trade Services Joint Stock Company

- Tên viết tắt: Golden Gate

- Giấy CNĐKKD: 0102721191 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp đăng ký lần đầu ngày 09/04/2008; và đăng ký thay đổi lần thứ 66 ngày 23/12/2022

- Vốn đầu tư của chủ sở hữu: 76.341.240.000 đồng

- Địa chỉ: Số 60 phố Giang Văn Minh, phường Đội Cấn, quận Ba Đình, TP Hà Nội

- Website: www.ggg.com.vn

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Hình 2.1: Quá trình hình thành và phát triển của Golden Gate

Nguồn: www.ggg.com.vn

Ngày 3/11/2005, tại số nhà 44 Phan Đình Phùng, nhà hàng đầu tiên mang tên ASHIMA ra đời thuộc Công ty Cổ phần Dịch Vụ Thương Mại Hoàng Thành (nay là Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng).

Ngày 9/4/2008, Golden Gate được thành lập với vốn điều lệ là 32 tỷ đồng và mua lại tài sản củaCông ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại Hoàng Thành Ngành nghề kinh doanh chính của Golden Gate là cung cấp dịch vụ ăn uống (không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, quán bar và vũ trường) Tại thời điểm đó, Công ty sở hữu số lượng gồm sáu nhà hàng mang tên Ashima, trong đó có ba nhà hàng tại Hà Nội và ba nhà hàng tại TP Hồ Chí Minh.

Công ty chính thức khai trương thương hiệu thứ hai với tên gọi Kichi Kichi là chuỗi nhà hàng kinh doanh lẩu băng chuyền Cùng thời điểm này, Công ty chính thức tăng bổ sung vốn điều lệ đạt 51,53 tỷ đồng từ nguồn thặng dư vốn cổ phần.

Với những nỗ lực phát triển không ngừng trong ngành dịch vụ ăn uống, Công ty rất vinh dự được nhận giải thưởng The Guide Awards do Thời Báo Kinh Tế Việt Nam trao tặng “Amazing and Popular Mushroom Cuisine”.

Với sự ghi nhận tích cực của thị trường cho Thương hiệu Kichi Kichi, Golden Gate tiếp tục mở rộng mạng lưới nhà hàng trên toàn quốc, tập trung chủ yếu tại hai Thành phố là Hà Nội và Hồ Chí Minh.

Tiếp theo đó, nhà hàng Sumo BBQ đầu tiên được khai trương tại Hà Nội Đây là thương hiệu mới mà Golden Gate đã phát triển thành công trong năm, đánh dấu sự phát triển sản phẩm đa dạng tại thị trường trong nước.

Với mục tiêu chủ động cung ứng nguồn nguyên liệu đảm bảo chất lượng, thời gian cho mạng lưới các chuỗi nhà hàng, Ban Giám đốc Golden Gate đã quyết định đầu tư và hoàn thành việc xây dựng mới khu Trung tâm Phân phối quy mô bao gồm hệ thống kho và nhà xưởng sơ chế, bảo quản thực phẩm tại khu Công nghiệp An Khánh.

Sau khi đã khẳng định được thương hiệu với thị trường trong nước, Ban Giám đốc của Golden Gate đã có chiến lược xây dựng mô hình nhượng quyền kinh doanh nhằm phát triển sang thị trường các nước trong khối ASEAN và các nước đối tác của khối.

Thời điểm cuối năm 2011, Công ty chính thức sở hữu ba thương hiệu làm nên tên tuổi cho Golden Gate bao gồm Ashima, Kichi Kichi và Sumo BBQ.

Golden Gate tiếp tục duy trì mức độ tăng trưởng mở rộng các điểm nhà hàng kinh doanh có hiệu quả Đồng thời, Công ty thực hiện việc chuyển đổi phù hợp các mô hình kinh doanh khác nhằm nâng cao hơn nữa hình ảnh các thương hiệu chuỗi nhà hàng của mình Công ty ghi nhận một số thương hiệu mới được hình thành và phát triển trong năm như: Vuvuzela, Daruma, Ba con Cừu, 37th Street và iSushi.

Không ngừng thay đổi để phát triển, năm 2013 đánh dấu sự chuyển đổi và đưa ra thị trường các thương hiệu mới như: Gogi House, iCook đã được thực khách và thị trường đón nhận rất tích cực.

Trong năm này, Golden Gate cho ra mắt thêm thương hiệu mới là City Beer Station Ngoài ra, Công ty vẫn tiếp tục mở rộng công việc kinh doanh mạnh mẽ với các thương hiệu thành công bao gồm Gogi house, Kichi kichi, việc mở rộng thành công đã đem lại tăng trưởng doanh thu gấp hơn 2 lần.

Ghi nhận sự tăng trưởng lớn về mặt số lượng các điểm nhà hàng của các chuỗi sau thời gian chuyển đổi và duy trì nâng cao chất lượng, tính đến thời điểm cuối năm 2015, Golden Gate đã sở hữu 146 nhà hàng. Trong năm 2015, một loạt các thương hiệu mới được ra mắt nâng tổng số thương hiệu lên 18 thương hiệu, bao gồm Cowboy Jack’s, Itacho Ramen, Hutong Hotpot Paradise, Kintaro Udon, Magic Pan Food Palace, K-pub và Crystal Jade.

Năm 2016, doanh thu tăng trưởng 42% so với năm trước Golden Gate tiếp tục thành công trong việc mở rộng mạng lưới với tổng cộng 189 nhà hàng Công ty đồng thời chào đón thêm 3 thương hiệu mới làSừng Quăn – Lẩu dê Tứ Xuyên, Osaka Ohsho - Quán Mì Gyoza Nhật Bản và Shogun - nướng phong cách đường phố Izakaya chuẩn theo phong cách Nhật Bản.

Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

mại dịch vụ Cổng Vàng

2.2.1 Quy trình triển khai SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

Golden Gate nhận định rõ với mô hình kinh doanh F&B theo chuỗi cùng với lộ trình phát triển của Công ty thì việc quản lý và xử lý dữ liệu từ khâu mua hàng, bán hàng, quản lý tài sản nói riêng cũng như việc quản trị doanh nghiệp nói chung sẽ gặp nhiều khó khăn, thách thức ở giai đoạn hiện nay và trong thời gian sắp tới Vì vậy, sau khi xác định rõ nhu cầu và vấn đề, Golden Gate đã hợp tác với Abeo International - một công ty tư vấn khu vực và triển khai SAP ERP Abeo là đối tác SAP chính trong khu vực cho cả SAP Business One và SAP S/4HANA Abeo cũng là đối tác duy nhất trong khu vực có các mô hình bán lẻ được chứng nhận từ SAP, với một số nhà bán lẻ lớn và công ty thương mại điện tử lớn nhất trong khu vực.

Hình 2.4: Quy trình triển khai phần mềm SAP ERP tại Golden Gate

Bước 1: Chuẩn bị dự án: Phân tích và lập kế hoạch:

Golden Gate đã thành lập phòng phát triển sản phẩm số để thực hiện dự án với số lượng hơn 20 nhân viên được chia làm các nhóm: Nhóm ERP: gồm các nhân viên phân tích nghiệp vụ, xử lý dữ liệu, quản trị hệ thống ERP và lập trình; Nhóm

Kiểm thử và nhóm Hỗ trợ vận hành Phòng đã khởi động dự án (Kick-off) từ ngày 08 tháng 07 năm 2019, chính thức khởi công ngày 12 tháng 08 cùng năm, chỉ vỏn vẹn hơn 4 tháng trôi qua với một lượng công việc đầy áp lực cả về mức độ phức tạp lẫn tiến độ Phòng thực hiện lập kế hoạch, quản lý toàn bộ quá trình phát triển sản phẩm từ khi bắt đầu đến khi triển khai hoàn thiện Đội dự án đã phối hợp với Abeo để cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm cũng như thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính.

Bước 2: Thiết kế các công đoạn: Ở bước này, đội dự án đã làm việc với các bộ phận phòng ban thực hiện tổng hợp các mô tả quy trình nghiệp vụ để làm căn cứ thực hiện thiết kế tính năng sản phẩm, đồng thời viết kịch bản kiểm thử và thực hiện kiểm thử để đảm bảo sản phẩm đạt các yêu cầu về chất lượng Bước cuối cùng ở giai đoạn này, đội dự án tổ chức các lớp tập huấn ban đầu cho các đối tượng sử dụng sản phẩm, bao gồm các bộ phận khối phòng nghiệp vụ để nắm bắt sơ bộ về phần mềm và công tác ứng dụng thực tế trong thời gian sắp tới Cụ thể:

- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ

- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện

- Thiết lập và thử cấu hình hệ thống

- Thiết kế tài liệu huấn luyện người dùng và kế hoạch kiểm thử Bước 3: Hiện thực hóa hệ thống:

- Thiết lập các cấu hình hệ thống và bổ sung thông tin theo yêu cầu riêng: Phía Abeo thực hiện thiết lập và chỉnh sửa theo yêu cầu để đảm bảo sự tương thích giữa yêu cầu của Công ty và hệ thống.

- Phát triển các công cụ tiện ích bổ sung (add-ons): Các tiện ích có công năng đặc thù được Abeo bổ sung theo các yêu cầu cụ thể của từng phòng ban.

- Thiết kế các biểu mẫu, báo cáo dựa trên nhu cầu và tính chất công việc đặc thù của từng phòng ban.

- Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn người dùng cuối cũng như lên kế hoạch đào tạo Đây được coi như một cuốn cẩm nang để đội ngũ nội bộ có thể nghiên cứu trước và tra cứu khi phát sinh các tình huống trong quá trình sử dụng sau này.

- Key users thực hiện kiểm thử hệ thống: Đội ngũ này thực hiện thử nghiệm tích hợp hệ thống bằng cách rà soát toàn bộ quy trình hoạt động trên hệ thống Với sự giúp đỡ của tư vấn viên, Key users là người lên các kịch bản kiểm thử hệ thống (Test Case), trong đó các kịch bản kiểm thử có 15-30 giao dịch (các giao dịch này đại diện cho 90% quy trình thực tế được thực hiện ở các phòng ban Sau đó, đội dự án sẽ phân tích và đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Bước 4: Chuẩn bị trước khi chạy chính thức: Ở bước này, việc chuyển đổi dữ liệu được công ty rất coi trọng và thực hiện theo chuẩn mực nhằm chuẩn hóa dữ liệu đầu vào ngay từ bước đầu thực hiện triển khai phần mềm Đội dự án phân tích hệ thống phần mềm ERP, khai thác những mối tương quan với hệ thống đang triển khai để quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, cụ thể bao gồm: định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu, đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi, chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống. Ngoài ra, để bước go-live được thành công, đội dự án đã thực hiện các bước bao gồm:

- Huấn luyện cho end users và người quản trị hệ thống: Sau khi key users hoàn thành việc đánh giá hệ thống dựa trên những giải pháp đã thống nhất trước đó thì người dùng cuối và người quản trị hệ thống sẽ được đào tạo theo chuyên môn nghiệp vụ của từng phòng ban.

- Truyền thông nội bộ và đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức, cá nhân hỗ trợ cho giai đoạn go-live: việc này giúp đội dự án đánh giá được khả năng làm việc của người dùng trong thời gian thực, phát hiện các sai sót và có những tùy chỉnh lần cuối theo tình hình chung trước khi go-live.

Bước 5: Bắt đầu hoạt động và hỗ trợ Đội dự án tiến hành công tác bàn giao cho các đối tượng sử dụng Cụ thể, ngày 31/12/2019, gần 30 thành viên team dự án ERP, đại diện các bộ phận sử dụng sản phẩm cuối từ nhà máy chế biến, kế toán, nhà hàng và đối tác ABEO đã trực go- live tại 3 điểm: văn phòng, nhà hàng và nhà máy chế biến Từ thời điểm bàn giao đến 31/12/2020, công ty đã tiến hành chạy song song cả hệ thống cũ và hệ thống ERP mới để tránh những sai sót khi thực hiện hệ thống mới ảnh hưởng đến quá trình vận hành của doanh nghiệp Công tác kiểm toán hệ thống, đánh giá chất lượng cũng như ghi nhận lại các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng được thực hiện xuyên suốt trong quá trình áp dụng thực tế Sau giai đoạn này, Golden Gate nhận chuyển giao quyền quản trị và hỗ trợ từ phía Abeo cũng như các tài liệu và hướng dẫn chi tiết để vận hành tiếp tục hệ thống SAP S/4HANA.

Từ thời điểm 01/01/2021, công ty đã chính thức ngăt kết nối dữ liệu của hệ thống cũ và triển khai duy nhất hệ thống phần mềm SAP trong quản lý Đội dự án hoàn thành công việc và bộ phận hỗ trợ chính thức tiếp nhận công tác hỗ trợ và duy trì áp dụng phần mềm.

2.2.2 Thực trạng ứng dụng SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

Tại Golden Gate, SAP S/4HANA phiên bản 1809 được thiết kế áp dụng cho các hoạt động tài chính kế toán, mua hàng, quản lý kho, quản lý bán hàng và các hoạt động hậu cần khác Hệ thống SAP S/4HANA tích hợp hệ thống báo cáo phân tích siêu nhanh của HANA cho phép Công ty thu thập và xử lý dữ liệu nhanh chóng khi áp dụng vào quy trình kinh doanh trong thời gian thực Hệ thống cũng cho phép Công ty xem báo cáo nhanh chóng tại các thời điểm với quy trình đơn giản và tinh gọn SAP S/4HANA kết hợp với ERP truyền thống cùng với dữ liệu từ các ứng dụng Internet of Things (IoT), các ứng dụng đám mây như Hybris hoặc Ariba và các nguồn hoặc hệ thống khác đã giúp ban lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình hoạt động của công ty ở bất cứ đâu và trong thời gian thực.

2.2.2.1 Thực trạng trước khi triển khai phần mềm SAP S/4HANA

- Golden Gate áp dụng một số giải pháp ERP đơn lẻ làm công cụ hỗ trợ quản lý các lĩnh vực trongCông ty như: nền tảng ssc.com.vn giúp quản lý tài sản, các thông tin liên quan đến quản trị nhân sự, đơn đặt hàng liên quan đến các bộ phận marketing, IT, mua hàng, bảo trì …; giải pháp quản lý bán hàng R-Keeper hỗ trợ xử lý nghiệp vụ thanh toán, bán hàng tại các nhà hàng hay sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để quản lý mảng kế toán tài chính Như vậy, chưa có sự đồng bộ giữa các phần mềm quản lý.

Đánh giá việc ứng dụng SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

Bằng cách nghiên cứu các hồ sơ tài liệu có liên quan trong quá trình triển khai phần mềm SAP ERP tại doanh nghiệp quan sát, phỏng vấn các lãnh đạo và nhân viên tại Golden Gate về việc ứng dụng phần mềm SAP ERP; kết hợp với việc xây dựng và khảo sát người lao động tại doanh nghiệp thông qua bảng hỏi, tác giả đã có những đánh giá về việc ứng dụng phần mềm SAP ERP.

2.3.1 Các kết quả đạt được

Phần dưới đây là kết quả của việc phỏng vấn các lãnh đạo phòng ban và khảo sát người sử dụng với mục đích thu thập các phản hồi từ các lãnh đạo Công ty và người sử dụng phần mềm Theo đó, bài viết chỉ ra các điểm hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó để đề xuất các giải pháp trong việc ứng dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng.

- Thay vì sử dụng nhiều nền tảng rời rạc như phần mềm kế toán Fast Accounting; nền tảng ssc.com.vn, giải pháp quản lý bán hàng R-Keeper, … để quản lý vận hành hoạt động của công ty thì hiện nay, công ty chỉ cần sử dụng SAP ERP được tích hợp với các hệ thống vệ tinh như hệ thống quản lý tài sản, mua hàng điện tử, hóa đơn điện tử, hệ thống quản lý bán hàng (POS) và kho dữ liệu để quản lý tập trung các nghiệp vụ mua bán hàng hóa, quản lý hàng tồn kho,… Điều này giúp các nhà lãnh đạo nhìn được tổng quan luồng vận hành của Công ty Ngoài ra, Công ty có thể tiết kiệm được các chi phí hỗ trợ và bảo trì các hệ thống riêng lẻ, tránh gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.

- Các cấp lãnh đạo không còn phải chờ đợi nhân viên tổng hợp, phân tích số liệu để đưa ra quyết định do hệ thống SAP ERP có thể cập nhật các báo cáo trong thời gian tức thời với số liệu chuẩn xác Bên cạnh đó, nhân viên giảm được thời gian tổng hợp dữ liệu, giảm thiểu được rủi ro, sai số giúp quá trình làm việc được tối ưu và đẩy nhanh tốc độ Như vậy, với quy mô ngày một lớn dần của Golden Gate thì SAP ERP lại tối ưu được số lượng nhân viên kế toán tài chính tại Công ty.

- SAP S/4HANA giúp Golden Gate tối ưu hóa các hoạt động của nhà hàng để kiểm soát chi phí tốt hơn, cải thiện các quy trình liên quan đến bếp trung tâm và bán hàng với dữ liệu chính xác, đảm bảo tuân thủ chất lượng nhất quán với các quy định trong toàn Công ty, từ đó làm tăng sự hài lòng của khách hàng với khả năng phản hồi nhanh hơn Qua đó, Công ty xây dựng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh trực tiếp và giảm số lượng khiếu nại từ khách hàng.

- Nhờ có phân hệ lập kế hoạch sản xuất trong SAP S/4 HANA, nhà quản trị có thể theo dõi và đánh giá chất lượng mua sắm nguyên liệu thô và bán thành phẩm một cách hiệu quả, kỹ lưỡng hơn Bên cạnh đó,việc sử dụng phần mềm để lập kế hoạch chi tiết và minh bạch các đơn đặt hàng sản xuất trong hệ thống theo phạm vi thời gian, công suất, số lượng giúp các nhà quản trị Công ty có thể đưa ra các các phương án sản xuất phù hợp để sử dụng tối đa tài nguyên, đáp ứng đủ nhu cầu cũng như giảm thiểu tình trạng nhàn rỗi, tiết kiệm chi phí.

Bảng 2.2: Kết quả khảo sát

STT Biến quan sát Kết quả TB STT Biến quan sát Kết quả TB

(Nguồn: Tổng hợp từ kết quả khảo sát)

Các yếu tố đều có kết quả khá cao (từ 3.80 đến 4.27) cho thấy việc áp dụng phần mềm đến thời điểm hiện tại là thành công.

Tương quan ban đầu, các tiêu chí về môi trường được đánh giá cao nhất, tiếp đến là các tiêu chí về công nghệ và cuối cùng là tổ chức, lần lượt điểm trung bình là 4.18, 4.05 và 3.87 Có thể thấy các tiêu chí về môi trường được đánh giá là phù hợp, sát với thực tế áp dụng và mối quan tâm của người lao động trong doanh nghiệp; môi trường vừa là những quy định, chính sách của nhà nước, vừa là những áp lực phải thay đổi của các bên như đối tác, khách hàng … Các tiêu chí về tổ chức có điểm số chung thấp nhất, trung bình chỉ 3.87 cũng phần nào nói lên sự khó khăn trong việc áp dụng một thay đổi tại một doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn như Golden Gate, doanh nghiệp phải đồng thời triển khai nhiều công việc như chuẩn bị tài chính, đào tạo chuyển giao, ghi nhận kết quả để điều chỉnh cho phù hợp với thực tế…

Về môi trường: một số tiêu chí được đánh giá cao (có điểm số cao nhất) có thể kể đến như phù hợp với các chính sách và quy định, giúp cung cấp dịch vụ an toàn, phù hợp với sự thay đổi của môi trường Phần mềm SAP ERP là một trong những phần mềm nổi tiếng, có số lượng người sử dụng lớn cả trên thế giới và Việt Nam; những công cụ của SAP ERP mang đến giải pháp cho doanh nghiệp trong công tác quản lý, điều hành, vì thế, rất dễ nhận thấy công cụ này phù hợp với các chính sách và quy định chung và cung cấp những dịch vụ an toàn Cùng với đó, theo sự phát triển của công nghệ trong thời đại 4.0, các doanh nghiệp tiên phong đều áp dụng công nghệ trong quản lý, vì vậy việc áp dụng SAP ERP tại Golden Gate cũng là tiêu chí được cho là phù hợp với sự thay đổi của môi trường.

Về công nghệ: một số tiêu chí được đánh giá cao có thể kể đến như phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp, rõ ràng và dễ hiểu, giảm chi phí hoạt động Có thể thấy, hệ thống phần mềm SAP ERP khi triển khai đã được người lao động đón nhận, có sự phù hợp với doanh nghiệp; đồng thời, công tác hướng dẫn, đào tạo được thực hiện tốt, người lao động thấy phần mềm rõ ràng và dễ hiểu (đây là tiêu chí đầu tiên để tiếp nhận và thực hiện tốt); và điểm tích cực đầu tiên dễ nhận thấy nhất khi áp dụng công nghệ mới là việc tiết giảm chi phí hoạt động của từng bộ phận và chi phí chung của Golden Gate.

Về tổ chức: một số tiêu chí được đánh giá cao có thể kể đến như công ty cập nhật đầy đủ các phiên bản của phần mềm, công ty có kỹ năng và kinh nghiệm triển khai, công ty thích ứng tốt khi áp dụng phần mềm.Đây là những tiêu chí được công ty quan tâm và đầu tư nhất (về tổ chức) khi triển khai áp dụng phần mềm như phải cập nhật đầy đủ các phiên bản của phần mềm để quá trình áp dụng được đầy đủ và đạt được hiệu tốt nhất Hai tiêu chí về kinh nghiệm và sự thích ứng được công ty đúc rút từ những lần triển khai trong quá khứ với những phần mềm và hệ thống tương tự.

2.3.2 Khó khăn và hạn chế

Mặc dù các kết quả (đặc biệt là kết quả từ khảo sát lãnh đạo các phòng ban nghiệp vụ và nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm) tương đối khả quan, tuy nhiên, phân tích sâu hơn vào kết quả thu được từ khảo sát, tác giả nhận thấy:

Tiêu chí “Tính linh hoạt trong tương tác” và “Phù hợp với quy trình làm việc hiện tại” có điểm số thấp nhất trong các chỉ tiêu liên quan đến yếu tố công nghệ, lượt là 3.86 và 3.84 điểm, cho thấy dù chính thức áp dụng phần mềm vào thực tế công việc được một thời gian (hơn 2 năm) nhưng phần mềm vẫn chưa hoàn toàn đi vào những tác vụ chuyên môn Cụ thể, phần mềm sử dụng thông tin dạng dữ liệu số trên hệ thống nhưng tỷ lệ hồ sơ, giấy tờ giấy trong quá trình thực hiện công việc vẫn rất lớn, làm chậm tiến độ công việc cũng như gây khó khăn trong quá trình xét duyệt, lưu trữ. Đối với các tiêu chí thuộc yếu tố về tổ chức, tiêu chí “Công ty có tiềm lực, tài nguyên dồi dào để mua và triển khai phần mềm” không được đánh giá cao, điểm trung bình chỉ là 3.48 Thông qua trao đổi, tác giả nhận thấy chủ yếu liên quan đến công tác đầu tư cơ sở vật chất để áp dụng phần mềm tại các phòng nghiệp vụ; một số lượng lớn hệ thống máy tính được tái sử dụng tiếp tục từ thời điểm đầu tư ban đầu (5-6 năm hoặc hơn), hệ thống đường truyền internet chưa được nâng cấp lên tốc độ đủ cao để đảm bảo lưu lượng trong những thời điểm có lượng truy cập lớn như đầu/cuối tháng/quý. Đồng thời, tác giả cũng nhận định và đánh giá các khó khăn và hạn chế khác đối với việc áp dụng và triển khai phần mềm SAP ERP:

- Trong quá trình triển khai, cần sự phối hợp của tất cả các phòng ban, đặc biệt là khối kế toán tài chính và phòng thu mua để đưa được quy trình thực tế đưa vào hệ thống SAP Đây là hai khối phòng ban có số lượng nhân sự lớn và số lượng nghiệp vụ thực hiện trên hệ thống phần mềm SAP nhiều kèm theo nhiều quy trình có tính chất đặc thù của nghiệp vụ nên quá trình thiết kế chức năng và đưa số liệu lên hệ thống mất rất nhiều thời gian.

- Để vận hành được hệ thống ERP thì yêu cầu nhân viên phải được đào tạo với tiêu chuẩn cao Với đặc thù kinh doanh chuỗi nhà hàng như Golden Gate thì việc thay đổi nhân sự tại nhà hàng là liên tục, vì vậy việc đào tạo cần được thực hiện kịp thời Ngoài ra, khi phần mềm có nâng cấp hay thay đổi thì Công ty cũng cần tổ chức hướng dẫn/đào tạo trên toàn bộ hệ thống Công ty để phần mềm được sử dụng hiệu quả, tránh gây sai sót.

- Để đưa các nghiệp vụ thực tế phát sinh vào SAP thì mỗi bộ phận cần có tối thiểu một end user sử dụng phần mềm Mỗi cá nhân đều cần có một tài khoản đăng nhập SAP, tuy nhiên hệ thống lại đang hạn chế số lượng tài khoản sử dụng Việc mua thêm tài khoản đăng nhập vào hệ thống sẽ tốn thêm nhiều chi phí cho Công ty Với quy mô công ty lớn cùng với số lượng khối phòng ban nghiệp vụ khá nhiều thì số lượng tài khoản mà hệ thống đang cung cấp không đủ để thực hiện.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CỔNG VÀNG

Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới

Golden Gate tiên phong xây dựng mô hình chuỗi nhà hàng và cam kết mang đến khách hàng những trải nghiệm tốt nhất với món ăn ngon và chất lượng dịch vụ Theo đó, với sự phát triển của Công nghệ thông tin trong Cách mạng công nghiệp

4.0 tại Việt Nam, Golden Gate đang hướng đến “F&B Smart” và tập trung phát triển mục tiêu này để đưa ngành F&B tiếp cận thời kỳ số một cách nhanh nhất Chiến lược và các bước đi quan trọng tạo ra đòn bẩy cho việc đạt sứ mệnh của Golden Gate trong những năm tới bao gồm: a Về chỉ tiêu tài chính:

Năm 2022, trong bối cảnh nền kinh tế trong nước và thế giới đang dần hồi phục sau khi dịch bệnh Covid-19 được kiểm soát, Công ty tiếp tục định hướng phát triển mạng lưới và tăng trưởng về doanh thu. Tuy nhiên, theo thông cáo báo chí về tình hình kinh tế - xã hội Quý II và 6 tháng đầu năm 2023 thì kinh tế thế giới đang đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức Thực tế, từ tháng 12/2022 cho đến tháng 6/2023, Golden Gate nhận thấy đều có sự sụt giảm về doanh số do lượng khách đến nhà hàng thấp đi ngay cả trong các dịp lễ Tết Các cấp lãnh đạo Công ty đánh giá rằng, tình hình kinh tế trong nước cũng đang rơi vào suy thoái, hầu hết các hộ gia đình đều cắt giảm chi tiêu Vì vậy, với bước đi thận trọng và ưu tiên tối ưu hiệu quả thì công ty đưa ra các định hướng như sau:

- Tập trung khai thác thế mạnh của các thương hiệu mũi nhọn; phát triển các nhãn mới; phát triển các mảng kinh doanh mới như lĩnh vực đồ ăn giao hàng; xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp và áp dụng công nghệ nhằm tối ưu vận hành.

- Chú trọng các công tác quản trị chi phí nguyên vật liệu thông qua việc kiểm soát chặt chẽ quy trình chế biến, giảm thiểu hao hụt thực phẩm tại nhà hàng bằng các chiến dịch nâng cao ý thức của nhân viên phục vụ và khách hàng;

- Kiểm soát dòng tiền, quản lý và sử dụng vốn linh hoạt, hiệu quả, từ đó chủ động về lưu chuyển tiền cho các hoạt động kinh doanh và đầu tư. b Về lao động:

- Tiếp tục củng cố về mặt tổ chức để xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng các yêu cầu phát triển của Công ty trong thời gian tới;

- Tăng cường công tác đào tạo thông qua các khóa đào tạo nội bộ, kết hợp với việc thuê chuyên gia trong từng lĩnh vực cụ thể nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và kinh nghiệm cho các nhân viên.

- Kiện toàn chính sách lương thưởng và hệ thống đánh giá công việc một cách hiệu quả, chuyên nghiệp nhằm đảm bảo chế độ đãi ngộ phù hợp cho người lao động cũng như tăng hiệu suất làm việc của nhân viên. c Về đầu tư:

- Cải tạo nâng cấp hình ảnh, cơ sở vật chất của chuỗi các nhà hàng hiện tại để tăng trải nghiệm cho khách hàng; cùng với đó là các chương trình truyền thông để nâng cao hình ảnh của các thương hiệu, tăng mức độ tiếp cận đến với khách hàng nhằm tăng số lượng khách hàng trung thành cũng như khách hàng mới đến trải nghiệm.

- Liên tục nghiên cứu, phát triển (R&D) các nhãn hàng mới, các sản phẩm chất lượng, tạo thêm giá trị cho khách hàng;

- Mở rộng mạng lưới các nhà hàng trên toàn quốc, định hình mô hình phù hợp với các tỉnh thành xa;

- Nghiên cứu và phát triển các hoạt động kinh doanh và các kênh bán hàng mới nhằm đa dạnh hóa hoạt động kinh doanh của Công ty. d Về dịch vụ:

- Áp dụng mạnh mẽ công nghệ vào vận hành và phục vụ khách hàng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như tăng sự hài lòng của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả;

- Đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của các phân khúc khách hàng khác nhau;

- Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bám sát nhu cầu của thị trường và khách hàng. e Về quản trị doanh nghiệp:

- Tiếp tục rà soát, bổ sung xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty;

- Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin tiên tiến vào công tác điều hành và phát triển doanh nghiệp, trong đó tiếp tục xây dựng và hoàn chỉnh các hệ thống hỗ trợ tăng cường trải nghiệm khách hàng, quản lý tối ưu trong vận hành. f Các mục tiêu đối với môi trường:

- Công ty luôn chú trọng vào công tác vệ sinh an toàn thực phẩm nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ Theo đó, các nhà hàng của Công ty đều có giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm do Chi cục an toàn vệ sinh thực phẩm cấp Các xưởng chế biến của Công ty tại hai thành phố Hà Nội và

Hồ Chí Minh đều hoạt động theo tiêu chuẩn ISO về chất lượng và tiêu chuẩn HACCP về vệ sinh an toàn thực phẩm.

- Hướng tới sử dụng các nguyên liệu, vật liệu thân thiện môi trường để phục vụ khách hàng, hướng đến sự bền vững. g Những hoạt động và đóng góp của Công ty cho xã hội và cộng đồng:

Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm SAP ERP tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Cổng Vàng

mại dịch vụ Cổng Vàng

Mặc dù kết quả khảo sát rất khả quan, mức độ chấp nhận và tiếp tục sử dụng phần mềm SAP ERP tại Golden Gate của người lao động tại Công ty cao; tuy nhiên, khi đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu, tác giả xác định nhiều vấn đề vẫn còn tồn tại:

- Kế hoạch và ngân sách: phần mềm SAP ERP là phần mềm có tính linh hoạt, cập nhật thường xuyên để đáp ứng các yêu cầu phát sinh thực tế; do đó, để đảm bảo cho sự thành công khi áp dụng vào thực tế, công ty cần có kế hoạch chi tiết liên quan đến tất cả các bộ phận/phòng nghiệp vụ Đồng thời, ngân sách để thực hiện là rất lớn, không chỉ trong giai đoạn đầu (chi phí mua bản quyền phần mềm và hướng dẫn vận hành), Công ty cần chuẩn bị sẵn ngân sách trong suốt quá trình áp dụng để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh như cập nhật hệ thống, chi phí về nhân sự …

→ Khi công ty có chuẩn bị kỹ về kế hoạch và ngân sách sẽ khắc phục được các khó khăn do nguyên nhân từ nguồn lực tài chính Kế hoạch càng chi tiết thì công ty càng tiết giảm được các chi phí không liên quan, đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực về tài chính cho quá trình triển khai áp dụng phần mềm.

- Tăng cường đào tạo nguồn nhân lực: một trong những lý do chính khiến ERP gặp thất bại khi áp dụng là do sự kháng cự (chủ động hoặc bị động) của người dùng Điều này thường là kết quả của sự thiếu hiểu biết, thiếu truyền thông nội bộ, cùng với đó là sự sợ hãi vô hình của chính những nhân viên khi áp dụng một điều mới trong công việc Các yếu tố này có thể được giảm thiểu bằng cách mở các lớp tập huấn, tăng cường công tác đào tạo, bao gồm cả đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ và chia sẻ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình sử dụng Để từ đó, nhân viên trong công ty hiểu và coi việc áp dụng đổi mới nói chung và áp dụng phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp SAP ERP nói riêng là điều cần thiết để nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

→ Giải quyết các nguyên nhân liên quan đến yếu tố tổ chức của công ty như việc thiếu tập huấn, đào tạo sử dụng phần mềm trước khi áp dụng; điều đó dẫn đến khó khăn cho không chỉ những nhân viên đó mà còn cho cả hệ thống nói chung, đồng thời dễ dẫn đến những sai sót trong quá trình thực hiện Được nhận định là công ty lớn với số lượng phòng ban, số lượng nhân viên lớn, việc đào tạo nguồn nhân lực tuy là khó nhưng đây là vấn đề then chốt nên không thể bỏ qua mà ngày càng phải tăng cường hơn.

- Thúc đẩy các yếu tố liên quan đến văn hóa doanh nghiệp: các giá trị văn hóa được xây dựng trong quá trình tồn tại và phát triển của doanh nghiệp sẽ chi phối hành vi của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đó, tạo nên sự khác biệt và nhận diện doanh nghiệp giữa hằng hà sa số các doanh nghiệp khác Thật vậy, văn hóa doanh nghiệp là duy nhất của mỗi đơn vị, vì thế, khi triển khai áp dụng, lãnh đạo Công ty cần thiết và nên điều chỉnh cho phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của Golden Gate; đơn cử như việc độ tuổi từ 25-35 tuổi chiờ́m gần ẵ lực lượng lao động, đõy là độ tuổi có sự trưởng thành nhṍt định trong tính cách và tư duy công việc nhưng vẫn còn khá trẻ để tiếp thu những điều mới, những tiến bộ trong công nghệ và khoa học kỹ thuật.

→ Giải quyết các khó khăn trong công tác phối hợp thực hiện công việc giữa các bộ phận Khi áp dụng những điều mới nói chung, các quy trình/quy định cần thiết phải có thời gian nhất định để xây dựng và áp dụng vào thực tế; sự phối hợp giữa các bộ phận tốt đảm bảo cho công tác xây dựng quy định đúng đắn và rút ngắn thời gian.

- Gắn trách nhiệm của người đứng đầu các bộ phận với công tác triển khai phần mềm SAP ERP: đặc điểm của Golden Gate là gồm rất nhiều các SBU (Strategic Business Unit – đơn vị kinh doanh chiến lược) cùng với nhiều khối phòng ban thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau theo sự phân công của ban lãnh đạo Công ty Gắn trách nhiệm của người đứng đầu theo chức năng, nhiệm vụ là cách thức đánh giá tốt nhất khả năng thực hiện; đồng thời, người đứng đầu các bộ phận cũng có phương hướng rõ ràng trong quá trình giao việc cho cấp dưới của mình: vai trò của từng người, họ phải làm gì, ứng dụng thực tế ra sao … Phần mềmSAP ERP liên quan đến toàn bộ Công ty, thế nên, trách nhiệm của người đứng đầu các bộ phận càng quan trọng khi mọi tác động của cá nhân đều ảnh hưởng đến tất cả hệ thống.

→ Giải quyết vấn đề hiệu quả khi áp dụng phần mềm Khi người đứng đầu các bộ phận có trách nhiệm thì hiệu quả hoạt động chung được tăng lên trong khi chi phí hoạt động giảm đi, cùng với đó là quá trình tương tác để giải quyết công việc cũng được đẩy nhanh.

3.2.2 Giải pháp về quy trình hoạt động

3.2.2.1 Chuẩn hóa quy trình hoạt động hiện tại Đội dự án thực hiện rà soát lại toàn bộ quy trình/quy định đã ban hành về việc triển khai áp dụng SAP ERP tại Golden Gate để đảm bảo các quy trình/quy định không bị chồng chéo và phù hợp với thực tế Tiếp đó, đội dự án sẽ phân tích những thuận lợi, khó khăn của Công ty khi chuyển đổi từ quy trình cũ sang quy trình quản lý trên hệ thống SAP ERP Việc rà soát quy trình và phân tích là căn cứ để phát hiện và điều chỉnh những nội dung không phù hợp với thực tiễn, bổ sung những nội dung cần thiết tại thời điểm cập nhật, bảo đảm quy trình được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả trên thực tế. Đồng thời, đội dự án cũng tổ chức giám sát chặt chẽ quá trình thực hiện, đặc biệt trong công tác bố trí và bổ sung nguồn nhân lực để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.

3.2.2.2 Xác định những quy trình mang tính đặc thù

Những quy trình mang tính đặc thù là những quy trình đã và đang được áp dụng tại Golden Gate mà rất khó hoặc không thể thay đổi ngay tại thời điểm xác định Việc xác định những quy trình đặc thù có mục đích để thay đổi/hiệu chỉnh phần mềm SAP ERP sao cho phù hợp với những đặc thù này.

Thông thường, những quy trình đặc thù sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu chiến lược kinh doanh và yêu cầu quản lý riêng liên quan đến lĩnh vực F&B (như an toàn thực phẩm …) Trong khi xác định những quy trình mang tính đặc thù, đội dự án cần tham khảo nhiều mặt, tránh sự chủ quan để tránh phải hiệu chỉnh phần mềm SAP ERP quá nhiều, dẫn đến tình trạng bất ổn định của hệ thống sau này.

3.2.2.3 Nâng cao chất lượng về cơ sở dữ liệu

Trong thời đại của sự phát triển công nghệ hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn của hệ thống quản trị được xử lý và vận hành trên các thiết bị công nghệ, những phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong công việc Hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp từ đó ra đời và ứng dụng trong mọi lĩnh vực có liên quan và là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác Phần mềm SAP ERP cũng không phải là một ngoại lệ, SAP ERP truy cập và lấy dữ liệu chung trong hệ thống cơ sở dữ liệu của Công ty để giải quyết theo tiến trình với những mục đích cụ thể.

Tuy nhiên, để hệ thống cơ sở dữ liệu đáp ứng được yêu cầu, cần thiết phải áp dụng những biện pháp để triệt để hơn nữa nhằm nâng cao chất lượng về cơ sở dữ liệu, cụ thể:

- Chuẩn hóa dữ liệu danh mục Để giải quyết, Công ty cần nâng cao tầm quan trọng của việc chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, cùng với đó tiến hành soạn thảo và ban hành quy trình đặt mã và phân công trách nhiệm cho từng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hệ thống danh mục Tất cả các danh mục được xác định những thông tin cần quản lý đáp ứng cho nhu cầu của tất cả các đơn vị, từ đó ban hành những quy trình đặt mã và được nhận dạng thống nhất trên toàn hệ thống Hệ thống danh mục được kiểm soát bởi các đầu mối phát sinh và được nhận dạng truy xuất trên toàn hệ thống Những nhân viên chuyên trách quản lý hệ thống danh mục phải là những người am hiểu về cấu tạo sản phẩm và nguồn gốc phát sinh của sản phẩm đó.

- Rà soát và chuẩn hóa tài khoản SAP trên hệ thống