Hãy cho biết các khái niệm về quản trị học và các ví dụ minh họa từng loại để hiểu rõ hơn về các khái niệm đó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ Tiểu luận kết thúc học phần QUẢN TRỊ HỌC GVHD: Nguyễn Hoài Việt SVTH: Nguyễn Anh Quốc Lớp: K15DCLG02 MSSV: 2112110071 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH THÁNG 12 NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Em xin chắn tập nhà em kết q trình học tập em tạo nên nó, khơng có copy hay ăn cắp chất xám người khác Nếu vi phạm, em xin chịu trách nhiệm trước toàn trường Nguyễn Anh Quốc LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Gia Định đưa mơn học Quản trị học vào chương trình giảng dạy Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Nguyễn Thị Hồi Việt q trình học tập tìm hiểu mơn Quản trị học, em nhận quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình, tâm huyết Cơ truyền đạt cho kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập vừa qua, cô giúp em tích lũy thêm nhiều kiến thức để có nhìn sâu sắc hồn thiện mơn Từ kiến thức cô truyền tải tới em, em dần trả lời câu hỏi, thắc mắc quản trị Đây chắn kiến thức quý báu, hành trang để em tiếp cận với mơn phức tạp liên quan tới quản trị sau Có lẽ kiến thức vô hạn mà tiếp nhận thân người tồn hạn chế định khả tiếp nhận thực tế em cịn nhiều bỡ ngỡ Vì thế, q trình hồn thành tiểu luận này, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Bản thân em mong nhận góp ý đến từ để tiểu luận em hoàn thiện Em cám ơn cô! MỤC LỤC MỞ ĐẦU I Tổng quan quản trị học .8 Lịch sử hình thành phát triển chuyên ngành khoa học Quản trị II NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC a Hãy cho biết khái niệm quản trị học ví dụ minh họa loại để hiểu rõ khái niệm đó? b Phân tích yếu tố môi trường vĩ mô tác động đến quản trị tổ chức? Cho ví dụ minh họa? .9 c Các chức quản trị 11 d Các yếu tố cần thiết để cấu thành nên lực quản trị: 12 e Quản trị khoa học: 13 CHƯƠNG 2: NHÀ QUẢN TRỊ 14 a Nhà quản trị .14 b Cấp bậc quản trị tổ chức: 14 c Các vai trò nhà quản trị 15 d Các kỹ nhà quản trị 17 CHƯƠNG 3: THÔNG TIN QUẢN TRỊ 17 a) Quá trình thơng tin: 17 b) Các kênh để truyền đạt thông báo 19 c) Thông tin liên lạc từ xuống .19 d) Để chứng tỏ thân người biết lắng nghe .19 CHƯƠNG 4: QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ .20 a) Nhận xét: “Ra định nhiệm vụ nhà quản trị” 20 b) Giả định bạn làm Cty A, sau năm làm việc, Cty cất nhắc bạn lên chức vụ cao phải làm việc nơi xa, mà gia đình bạn khơng thích Hãy đặt khả chọn lựa, cho biết định sau bạn, lý bạn chọn vâỵ? 20 c) d) Một định hợp logic phải đáp ứng yêu cầu sau: 21 Những phẩm chất cần có để định hiệu 22 CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH 24 a) Hoạch định gì? Tiến trình cơng tác hoạch định? 24 b) Hoạch định chiến lược hoạch định tác nghiệp 24 c) Nội dung ma trận SWOT 25 d) Mơ hình áp lực cạnh tranh M.Poter 28 e) Liên hệ thân 31 CHƯƠNG 6: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC 32 a) Chức tổ chức, vai trò 32 b) Các kiểu cấu tổ chức quản trị 32 c) Ví dụ minh học chức tổ chức thơng qua Team em 36 d) Giả sử em mở quán cà phê mà xác định mục tiêu mở quán, địa điểm mở quán, tìm nhà cung cấp ngun liệu,… bận học mà em khơng quán điều hành tay có 30 triệu để tuyển nhân viên để làm cho quán hoạt động bình thường? .37 CHƯƠNG 7: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 38 a) Chức lãnh đạo Bản chất lãnh đạo 38 b) Vai trò lãnh đạo hoạt động tổ chức 39 c) Phân biệt quản lí lãnh đạo: 40 d) Các phong cách lãnh đạo Ưu điểm, nhược điểm Các trường hợp áp dụng phong cách Cho ví dụ minh họa 42 e) Nhà quản trị cần có kỹ sau để thực tốt chức lãnh đạo: 44 CHƯƠNG 8: CHỨC NĂNG KIỂM TRA .45 a) Chức kiểm tra Mục đích chức kiểm tra? 45 b) Tầm quan trọng chức kiểm tra tổ chức Ví dụ minh họa? 45 c) Phân tích loại kiểm sốt: 46 d) Các nguyên tắc kiểm tra tổ chức 47 CHƯƠNG 9: PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG MINH HỌA CHO TỪNG CHỦ ĐỀ 49 a) III Giới thiệu vấn đề tình 49 KẾT LUẬN 50 Chương 1: Tổng quan quản trị học 50 Chương 2: Nhà quản trị .50 Chương 3: Thông tin quản trị 50 Chương 4: Quyết định quản trị 51 Chương 5: Chức hoạch định 51 Chương 6: Chức tổ chức 52 Chương 7: Chức lãnh đạo 52 Chương 8: Chức kiểm tra 53 Bài học giá trị cảm nhận thân từ mơn học mang lại cho ngành nghề tương lai 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 54 DANH MỤC BẢNG Bảng 1…………………………………………………………………………………………18 Bảng 2…………………………………………………………………………………………25 Bảng 3…………………………………………………………………………………………26 Bảng 4…………………………………………………………………………………………28 Bảng 5…………………………………………………………………………………………32 Bảng 6…………………………………………………………………………………………33 Bảng 7…………………………………………………………………………………………34 Bảng 8…………………………………………………………………………………………35 Bảng 9…………………………………………………………………………………………39 Bảng 10……………………………………………………………………………………… 41 I MỞ ĐẦU Tổng quan quản trị học Quản trị học môn học tiên nhằm cung cấp kiến thức quản trị tổ chức Do tầm quan trọng quản trị nên kiến thức quản trị ngày trọng đào tạo trường đại học, khơng cho khối ngành kinh tế cịn cho sinh viên chuyên ngành khác Tuy nhiên, vai trị quan trọng quản trị nên thời gian gần giới xuất nhiều cơng trình nghiên cứu với nhiều cách tiếp cận khác để giải thích vấn đề quản trị Điều làm cho khoa học quản trị trở nên phức tạp Lịch sử hình thành phát triển chuyên ngành khoa học Quản trị Quản trị (nói chung) xuất lâu, từ xã hội loài người biết sống hoạt động tập thể Ngay từ ngày đầu, người sống thành bầy đàn biết nương tựa vào đấu tranh chống chọi với thiên nhiên khắc nghiệt, với thú để sinh tồn; mặt khác, có khác tuổi tác, trí lực thể lực mà vị trí người cộng đồng khơng giống nhau, có người làm việc mà không làm việc khác tất muốn tồn phát triển, đời sống họ ngày tốt Vì vậy, xã hội địi hỏi phải có phân cơng lao động từ cơng việc quản trị người quản trị xuất nhằm điều phối công việc chung, làm cho cho hoạt động cộng đồng đem lại kết cao hơn, đáp ứng ngày nhiều nhu cầu mặt đời sống Để thích ứng với phát triển khơng ngừng lực lượng sản xuất, quản trị ngày củng cố, hoàn thiện phát triển tới ngày II NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC a Hãy cho biết khái niệm quản trị học ví dụ minh họa loại để hiểu rõ khái niệm đó? • Đầu tiên, Mary Parker Follett cho “ quản trị nghệ thuật đạt mục đích thơng qua người khác” Định nghĩa nói lên nhà quản trị đạt mục tiêu tổ chức cách xếp, giao việc cho người khác thực khơng phải hồn thành cơng việc ❖ Ví dụ: Trong nhóm làm việc, việc cho nhà quản trị người phân hết việc cho thành viên nhóm ngoại trừ • Thứ hai, Koontz O’Donnell định nghĩa: “ Có lẽ khơng có lĩnh vực hoạt động người quan trọng công việc quản lí, nhà quản trị cấp độ sở có nhiệm vụ thiết kế trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hồn thành nhiệm vụ mục tiêu định ❖ Ví dụ: Trong nhóm làm việc, nhà quản trị ln thành viên nhóm hỗ trợ lẫn nhau, ln dung hịa người, phân chia rõ ràng đầy đủ công việc cho thành viên phải làm tốt cơng việc quản trị • Đối với James Stoner Stephen Robbins định nghĩa quản trị sau: “ Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề ra” ❖ Ví dụ: Trong tổ chức, nhà quản trị ln biết đặt mục tiêu, biết suy nghĩ, biết thành viên nhóm làm nào, biết khai thác tồn nguồn lực từ cịn người đến thơng tin, ln tin tưởng, lãnh đạo tổ chức hồn thành mục tiêu đề ➢ Có nói định nghĩa thứ ba hoàn chỉnh quản trị, bao gồm: ✓ Hoạch định ✓ Tổ chức ✓ Lãnh đạo ✓ Kiểm sốt b Phân tích yếu tố mơi trường vĩ mô tác động đến quản trị tổ chức? Cho ví dụ minh họa? - Có yếu tố môi trường vĩ mô tác động tới quản trị tổ chức: ❖ Kinh tế ❖ Văn hóa -xã hội ❖ Chính trị - pháp luật ❖ Dân số ❖ Tự nhiên ❖ Khoa học công nghệ o Yếu tố kinh tế: - Là yếu tố quan trọng, tác động trực tiếp, động vào hoạt động quản trị doanh nghiệp Ví dụ: Khi mà kinh tế xuống, người tiêu dùng tiết kiệm, chi tiêu vừa phải Ngược lại, kinh tế lên người tiêu dùng có xu hướng mua sắm thoải mái hơn, muốn mua thứ có giá trị cao, đắt tiền o Yếu tố văn hóa – xã hội: - Bao gồm chuẩn mực giá trị mà chuẩn mực giá trị chấp nhận tôn trọng xã hội văn hóa cụ thể Ví dụ: nhu cầu quần áo bùng nổ vào thời điểm gần kề Tết Nguyên Đán, phong cách ăn mặc người dần trở nên giống với Hàn Quốc sóng Halyu ập tới Việt Nam o Yếu tố trị pháp luật - Bao gồm thể chế, luật pháp ban hành phủ quốc gia quy tắc đạo đức xây dựng xã hội Nền trị quốc gia ln có ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ví dụ: Mỗi quốc gia có mức thuế khác nhau, tiêu chuẩn sở vật chất khác o Yếu tố dân số: - Dân số mức gia tăng dân số thị trường, quốc gia ảnh hưởng lớn đến tất hoạt động quản trị doanh nghiệp Vì để sản xuất hay kinh doanh, cần phải sử dụng tới nguồn nhân lực, đề bán hàng phải có khách hàng Ví dụ: Ở Việt Nam dân số 97 triệu người, quốc gia đông dân thứ 15 giới nên tình hình tiêu thụ sản phẩm tốt, nguồn nhân lực dồi dào, tiềm để doanh nghiệp kinh doanh o Yếu tố tự nhiên: - Tự nhiên giới xung quanh ta, khí hậu, thủy văn, địa hình, sơng ngịi, tài ngun khống sản, động thực vật,…Cơ bản, thay đổi bất ngờ môi trường tác động mạnh mẽ tới doanh nghiệp cần phải bảo vệ, phát triển khai thác hợp lý 10 - Vai trị người lãnh đạo nhìn nhận thông qua việc định hướng cho tổ chức, doanh nghiệp Người lãnh đạo cần có định kịp thời, tâm huyết, khả thuyết phục, … Định hướng chiến lược: - Để tổ chức hay doanh nghiệp phát triển bền vững người lãnh đạo cần có chiến lược phù hợp Dĩ nhiễn, chiến lược mà lãnh đạo đề phải tầm nhìn tương lai mơi trường mục tiêu mà tổ chức, doanh nghiệp hướng tới - Dựa phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức để đưa định cần đoán nhạy bén người lãnh đạo Truyền cảm hứng: - Nhà lãnh đạo cần đẩm bảo nhân viên quan tâm công Khích lệ tinh thần tạo động lực to lớn cho cấp để họ vượt qua khó khăn hồn thành tốt cơng việc - Lãnh đạo cần xây dựng hình ảnh đặc biệt vai trị truyền cảm hứng Hình ảnh người lãnh đạo thể ngoại hình, tư tưởng, thần thái ý chí tâm Hỗ trợ nhân viên: - Xuất nhân viên gặp khó khăn, cảm thấy chán nản, cần hỗ trợ Người lãnh đạo cần biết đặt hồn cảnh với nhân viên để thấu hiểu, chia sẻ, đưa lời khuyên chân thành cho người hành động mục tiêu chung Tối ưu định: - Tối ưu định, giúp cho hệ thóng hoạt động nhịp nhàng hiệu Hiện nay, vai trò người lãnh đạo việc quản lí đưa định khó khăn phức tạp thị trường Điều hòa mối quan hệ: - Vai trò trở nên quan trọng người lãnh đạo mong muốn hướng người hành động mục tiêu chung Hành động mang kết tốt đẹp người lãnh đạo có khả quản trị điều hịa mối quan hệ c) Phân biệt quản lí lãnh đạo: 40 Lãnh đạo Quản lý Là người cải tiến Là người trông nom Là nguyên Là người copy Đưa ý tưởng Là người thực thi Tập trung vào phát triển Chú trọng việc trì Quan tâm tới vấn đề người Chú trọng tới hệ thống, cấu trúc Truyền cảm hứng cho nhân viên niềm Duy trì giám sát dựa vào quyền điều hành tin Nhìn xa trơng rộng, nhìn bao quát, chiến Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn lược dài hạn Tìm cách thay đổi thực trạng Thựa nhận thực trạng Là người mấu chốt để gắn kết tình cảm Là người cơng tâm, khách quan, lãnh đạm thành viên tập thể lo lắng cho mặt hoạt động tập thể Bảng 10: Sự khác biệt quản lý lãnh đạo Ví dụ lãnh đạo: - CEO Jack Welch giám đốc điều hành General Electric Co từ 1981-2001 Ơng đóng vài trị quan trọng 600 thương vụ mua lại thị trường nổi, giúp gia tăng giá thị trường GE từ 12 tỷ đô lên 505 tỷ đô vào thời điểm nghỉ hưu Bởi giới ln chuyển biến, Welch khẳng định nhân viên GE phải đón nhận thay đổi Để tiếp tục phát triển hoạt động công ty, nhà quản lý nhân viên phải liên tục đổi than công việc họ - Welch thuê nhà quản lí chia sẻ tầm nhìn với ơng GE, có nguồn lượng vơ tận biết khuyến khích nhân viên làm việc Những người quản lý quyền ông chịu trách nhiệm tạo ra, phát triển chắt lcj ý tưởng cho tương lai tìm cách biến chúng thành thực Ông nhấn mạnh cấp quản lý cần làm việc sát cánh với nhân viên- để hiểu rõ họ làm lại 41 - Nhờ phong cách lãnh đạo Welch, nhà quản lí nhân viên trao quyền nhiều hơn, sản phẩm đạt chất lượng cao hơn, hài lịng khách hàng từ lợi nhuận tặn lên Ví dụ quản lý: - Một nhà lãnh đạo không thành thạo mặt ký thuật việc hướng dẫn cho nhân viên phát triển phần mềm qua cơng việc phưc tạp Cơng việc dành riêng cho nhà quản lý đầy đủ lực nhà quản lý giỏi thục việc quản lý nhiệm vụ ngày qua ngày khác cơng ty văn phịng d) Các phong cách lãnh đạo Ưu điểm, nhược điểm Các trường hợp áp dụng phong cách Cho ví dụ minh họa Theo Kurt Lewin có phong cách lãnh đạo chủ yếu sau đây: - Phong cách độc đoán : Người lãnh đạo chuyên quyền người thích lệnh chờ đợi phục tùng, người đốn, có lòng tin vào cấp Họ thúc đẩy nhân viên chủ yếu đe doạ trừng phạt Cấp cấp cung cấp thông tin để thực nhiệm vụ, thị, mệnh lệnh đề sở kiến thức, kinh nghiệm người lãnh đạo, thông tin chiều từ xuống chủ yếu, lên + Trường hợp áp dụng: người lãnh đạo trực tiếp định mà không cần tham khảo ý kiến người quyền + Ưu điểm: Giải vấn đề cách nhanh chóng kịp thời + Nhược điểm: Chủ quan, không phát huy sáng tạo, kinh nghiệm cấp ❖Ví dụ : Tiểu biểu cho phong cách lãnh đạo độc đoán Tổng thống Mỹ Abraham Lincoln thời điểm хứ ѕở cờ hoa trải qua nội chiến giai đoạn năm 1861 – 1865 Khi nước Mỹ уêu cầu phải có người đứng đầu táo bạo ᴠà tài hoa - Phong cách dân chủ : Loại người lãnh đạo nầy bao gồm nhà lãnh đạo khơng hành động khơng có đồng tình cấp nhà lãnh đạo tự định có tham khảo ý kiến cấp trước hành động Người lãnh đạo dân chủ ln có lịng tin hy vọng vào cấp 42 Thu hút người lao động tham gia vào công tác quản trị; người lãnhđạo giải vấn đề quan trọng, lại giao cho cấp dưới; thông tin chiều: từ xuống từ lên Các thành viên có quan hệ chặt chẽ với + Trường hợp áp dụng : người lãnh đạo định sở bàn bạc trao đổi tham khảo ý kiến cấp Không nên sử dụng tác phong dân chủ đơn vị thiếu ý thức tổ chức kỷluật, không tự giác phải đƣa định gấp có tính chất hành khơng thoả hiệp vô nguyên tắc, trở thành ngƣời theo đuôi quần chúng + Ưu điểm: Khai thác sáng kiến, kinh nghiệm người quyền, từ tạo thỏa mãn cho họ thực cơng việc đề ❖ Ví dụ : Một người áp dụng thành công sáng tạo với phong cách lãnh đạo dân chủ Henry Ford Với triết lý mình, ơng gần thay đổi quan niệm “lãnh đạo” giới tư năm 20-30 kỷ XX, cơng ty tư biết bóc lột tranh giành cơng nhân viên phía Với ông, mục tiêu cao lợi nhuận, mà “mức độ hài lòng người khơng phải số tiền ghi kê” Ơng trọng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng và, bên cạnh đó, quan tâm tới đời sống nhân viên Trong cơng việc, thảo luận với nhân viên, Ford đặt vị trí trung gian, khích lệ nhân viên nêu ý kiến, tranh luận, có hội nói Điều làm cho nhân viên ơng cảm thấy tơn trọng có tinh thần cống hiến tập thể thấy phần team + Nhược điểm: Tốn thời gian, tiền bạc - Phong cách tự do: Người lãnh đạo theo phong cách tự sử dụng quyền lực họ dành cho cấp mức độ tự cao Họ xem vai trò họ người giúp đỡ hoạt động thuộc cấp cách cung cấp thông tin hành động đầu mối liên hệ với mơi trường bên ngồi Người lãnh đạo tham gia vào hoạt động tập thể, thường nêu ý tưởng giao hết quyền hạn trách nhiệm cho cấp dưới; cấp tự định, hành động theo cách mà họ cho tốt nhất; thông tin theo chiều ngang chủ yếu thành viên với nhau, từ lãnh đạo xuống + Trường hợp áp dụng: người lãnh đạo cho phép người quyền định riêng họ tham gia vào việc định 43 + Ưu điểm: Phát huy tối đa lực sáng tạo người quyền + Nhược điểm: Dễ dẫn đến tình trạng hỗn loạn vơ phủ tổ chức ❖ Ví dụ : Điển hình cho phong cách lãnh đạo tự phong cách lãnh đạo Mai Kiều Liên, CEO giỏi giúp đưa thương hiệu Vinamilk ᴠươn tầm quốc tế e) Nhà quản trị cần có kỹ sau để thực tốt chức lãnh đạo: - Hiểu rõ người hệ thống: Đây nội dung quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để đưa định lựa chọn phương pháp lãnh đạo Hiểu rõ người điều khó khăn, đáp ứng hợp lý địi hỏi người lại khó khăn tính đa dạng nhu cầu người , khả có hạn người lãnh đạo, ràng buộc chi phối nhu cầu chung hệ thống hệ thống bên ngồi có liên quan Đồng thời người hệ thống lại bị phân tách theo nhóm có tính độc lập tương đối, tác động nhóm làm cho nhu cầu động người bị tác động định, khó lường hết để xử lý có hiệu - Đưa định lãnh đạo thích hợp: Sản phẩm người lãnh đạo suy tới định Quyết định hành vi sáng tạo người lãnh đạo nhằm định chương trình, tính chất hoạt động phận cá nhân hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu định - Xây dựng nhóm làm việc: Trong điều kiện hoạt động với quy mô đông người, việc phân cấp phân công quản trị tất yếu khách quan, ngun tắc chun mơn hố quản trị Trong hệ thống thông thường phân chia thành phân hệ nhóm nhỏ, phân hệ nhóm bao gồm số người hoạt động theo nhóm chức nghiệp vụ Mỗi nhóm, phân hệ không tổ chức tốt không hình thành mối liên hệ chặt chẽ với nhóm phân hệ khác khó đem lại kết hoạt động chung tốt đẹp cho hệ thống - Dự kiến tình tìm cách ứng xử tốt: Quá trình lãnh đạo hệ thống hoạt động trình hướng tới mục tiêu, viễn cảnh tương lai, mà tương lai người lãnh đạo khó tự khẳng định đƣợc cịn tuỳ thuộc vào diễn biễn xảy nội hệ thống môi trường xảy biến động Điếu thực người lãnh đạo biết vạch tình xảy ra, đối chiếu với mục đích mục 44 tiêu mong muốn, vào thực tế khả năng, hội nguồn lực có để đối phó với tình - Giao tiếp đàm phán: Quá trình lãnh đạo trình tiếp xúc làm việc với người thông qua hoạt động giao tiếp đàm phán nên người lãnh đạo không thực tốt nội dung khó đưa hệ thống giành mục tiêu mong muốn CHƯƠNG 8: CHỨC NĂNG KIỂM TRA a) Chức kiểm tra Mục đích chức kiểm tra? Kiểm tra trình xác định thành đạt thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch, sở đưa biện pháp điều chỉnh sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu Mục đích: - Xác định rõ mục tiêu, kết đạt theo kế họach định - Bảo đảm nguồn lực sử dụng cách hữu hiệu - Xác định dự đóan biến động yếu tố đầu vào lẫn đầu - Xác định xác, kịp thời sai sót trách nhiệm cá nhân, phận tổ - Tạo điều kiện thực thuận lợi chức ủy quyền, huy, quyền hành chế độ chức trách nhiệm - Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo biễu mẫu thích hợp - Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị b) Tầm quan trọng chức kiểm tra tổ chức Ví dụ minh họa? Nhiệm vụ kiểm tra quản trị phải xác định, sửa chữa sai lệch hoạt động tổ chức so với mục tiêu, kết hoạch tìm kiếm hộ, tiềm khai thác hồn thiện, đổi khơng ngừng yếu tố hệ thống Việc kiểm tra có khả cung cấp đầy đủ thơng tin phản hồi hoạt động hệ thống cách nhanh chóng, kịp thời Sai lầm nảy sinh từ nhiều khâu, nhiều yếu tố, nhiều người hệ thống nên nhà quản trị cố gắng kiểm tra yếu tố hoạt động hệ thống cách thường xun Điều làm nản lịng người liên quan, làm giảm uy tín lãnh đạo, gây lãng phí khơng cần thiết Vì kiểm tra phức tạp tốn nên có nhà quản trị quan tâm tới yếu tố dễ đo lường mà bỏ qua yếu tố khó đo lường Đồng thời số sai lệch mức độ nhỏ 45 có sai lệch lại mức độ lớn Cùng mức độ sai lệch với tổ chức coi lớn tổ chức khác lại không lớn không quan trọng Vì vậy, tầm quan trọng cơng tác kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào khu vực, người có ảnh hưởng quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp Ví dụ: Kiểm tra tài chính, kiểm tra hành vi nhân lực, kiểm tra vận hành thiết bị, kiểm tra chất lượng sản phẩm,… c) Phân tích loại kiểm sốt: Kiểm sốt trước cơng việc: kiểm sốt tiến hành trước công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn vấn đề xảy ra, cản trở cho việc thực cơng việc - Là hình thức kiểm sốt tốn - Là cần thiết việc kiểm soát lại kế hoạch trước thực khoảng thười gian từ xây dựng kế hoạch đến thực xuất thay đổi nằm dự kiến ban đầu - Hiệu Ví dụ: Dự báo doanh số kết hợp với kế hoạch xúc tiến bán hàng nhằm tăng cường doanh số kỳ vọng công ty sản phẩm Kiểm sốt cơng việc: Theo dõi hoạt động diễn để đảm bảo chắn hướng đến mục tiêu Những tiêu chuẩn đạo hoạt động diễn rút từ phần mô tả công việc từ sách hình thành từ chức lập kế hoạch Việc kiểm tra hoạt động thực chủ yế hoạt đồng giám sát nhà quản trị - Nắm bắt lệch lạc, trở ngại, vướng mắc trình thực để đảm bảo cho tổ - Thường xuyên theo dõi, giám sát hướng dẫn lao động góp phần nâng cao hiệu chức có biện pháp tháo dỡ kịp thời, đảm bảo việc thực kế hoạch loại hình kiểm sốt Ví dụ: Trong khâu sản xuất bánh trung thu người làm bánh ln phải kiểm tra xem bánh có đạt yêu cầu nhân, vỏ hay khơng Kiểm sốt sau cơng viêc: Kiểm sốt tiến hành sau cơng việc hồn thành nhằm điều chỉnh vấn đề xảy - Độ trễ thời gian thường lớn 46 - Cung cấp thông tin cần thiết để lập kế hoạch hữu hiệu giai đoạn hoạch định trình quản trị - Giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đưa kế hoạch tốt - Giúp cải tiến động thúc đẩy nhân viên làm việc tốt Ví dụ: Cơng ty thời trang kiểm tra trang phục sản xuất xem có khớp với mẫu thiết kế có hợp xu hướng hay khơng d) Các nguyên tắc kiểm tra tổ chức Tất nhà quản trị muốn có chế kiểm tra thích hợp hữu hiệu để giúp họ việc trì cac hoạt động tổ chức diễn theo kế hoạch đạt mục tiêu đề Vì tổ chức có mục tiêu hoạt động, công việc, người cụ thể riêng biệt, biện pháp công cụ kiểm tra xí nghiệp phải xây dựng rõ ràng theo yêu cầu riêng Kiểm tra phải thiết kế kế hoạch hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra: Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường dựa vào kế hoạch Do vậy, phải thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Mặt khác, kiểm tra cần thiết kế theo cấp bậc đối tượng kiểm tra Ví dụ cơng tác kiểm tra hoạt động nội dung hoạt động phó giám đốc tài chánh khác với cơng tác kiểm tra thành cửa hàng trưởng Sự kiểm tra hoạt động bán hàng khác với kiểm tra phận tài chánh Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với kiểm tra xí nghiệp lớn Cơng việc kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm nhân nhà quản trị: Điều giúp nhà quản trị nắm xảy ra, việc quan trọng thông tin thu thập q trình kiểm tra phải nhà quản trị thơng hiểu Những thông tin hay cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu được, họ khơng thể sử dụng, kiểm tra khơng cịn ý nghĩa Sự kiểm tra phải thực điểm trọng yếu: Khi xác định rõ mục đích kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm tra đâu? Trên thực tế nhà quản trị phải lựa chọn xác định phạm vi cần kiểm tra Nếu khơng xác định xác khu vực trọng điểm, kiểm tra khu vực rộng, làm tốn thời gian, lãng phí vật chất việc kiểm tra không đạt hiệu cao Tuy nhiên, đơn 47 dựa vào chỗ khác biệt chưa đủ Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, số khác có tầm quan trọng lớn Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm chi phí lao động doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch không đáng quan tâm chi phí tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù Hậu việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến yếu tố có ý nghĩa quan trọng hoạt động doanh nghiệp, yếu tố gọi điểm trọng yếu doanh nghiệp Kiểm tra phải khách quan : Quá trình quản trị dĩ nhiên bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhà quản trị, việc xem xét phận cấp có làm tốt cơng việc hay khơng, khơng phải phán đốn chủ quan Nếu thực kiểm tra với định kiến có sẵn khơng cho nhận xét đánh giá mức đối tượng kiểm tra, kết kiểm tra bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải tổn thất lớn Vì vậy, kiểm tra cần phải thực với thái độ khách quan trình thực Đây yêu cầu cần thiết để đảm bảo kết kết luận kiểm tra xác Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí doanh nghiệp: Để cho việc kiểm tra có hiệu cao cần xây dựng qui trình nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập công việc, phát huy sáng tạo việc kiểm tra khơng nên thiết lập cách trực tiếp chặt chẽ Ngược lại, nhân viên cấp quen làm việc với nhà quản trị có phong cách độc đốn, thường xuyên đạo chặt chẽ, chi tiết nhân viên cấp có tính ỷ lại, khơng có khả linh hoạt khơng thể áp dụng cách kiểm tra, nhấn mạnh đến tự giác hay tự điều chỉnh người Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm đảm bảo tính hiệu kinh tế: Mặc dù nguyên tắc đơn giản thường khó thực hành Thơng thường nhà quản trị tốn nhiều cho công tác kiểm tra, kết thu hoạch việc kiểm tra lại không tương xứng Việc kiểm tra phải đưa đến hành động: Việc kiểm tra coi đắn sai lệch so với kế hoạch tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức; điều động đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiến hành kiểm tra, nhận sai lệch mà khơng 48 thực việc điều chỉnh, việc kiểm tra hồn tồn vơ ích Kiểm tra chức quản trị quan trọng, có liên quan mật thiết với chức hoạch định, tổ chức nhân Về bản, kiểm tra hệ thống phản hồi, bước sau tiến trình quản trị Với quan niệm quản trị học đại, vai trị kiểm tra bao trùm tồn tiến trình CHƯƠNG 9: PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG MINH HỌA CHO TỪNG CHỦ ĐỀ a) Giới thiệu vấn đề tình Tình huống: Trong đội nhơm X làm việc để tìm chiến lược đắn để tiếp thị cho khách hàng Tổ trưởng có phân cho A B khảo sát thực tế sản phẩm công ty yêu cầu người sau khảo sát xong viết deadline đầy đủ Hai bạn A,B vui vẻ nhận việc, nhiên sau làm, B liền chối bỏ trách nhiệm, lấy lí có việc nhờ A khảo sát hộ viết hộ A lịng khơng vui làm, lần khảo sát, A vơ tình gặp tổ trưởng để tổ trưởng biết B ỉ lại vào không làm việc tổ trưởng giao - Vấn đề tình huống: bạn B ỉ lại - Nguyên nhân vấn đề: Bạn B sâu lười biếng, ỉ lại vào tập thể, đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Những cá nhân dường trở chướng ngại vật khiến suất tập thể bị kìm hãm Mối quan hệ nhóm bị ảnh hưởng nghiêm trọng Các giải pháp đề xuất: - Phân chia công việc rõ ràng cho người yêu cầu thực nghiêm túc, tiến - Cần thỏa thuận thành viên nhóm phải nói “khơng” với chuyện nhờ vả - Khơng phép che đậy, bao biện cho người lười biếng - Hãy nói chuyện thẳng thắn gặp cá nhân có thái độ làm việc - Nếu nhân viên, khơng thể xử lý trực tiếp khéo léo nhờ cấp giúp - Nếu tình trạng tái diễn, người không chịu rút kinh nghiệm sửa đổi độ có báo cáo rõ ràng thẩm quyền thân với cương vị nhà lãnh đạo, phải đưa định cho thành viên khỏi nhóm, để đảm bảo cho người cịn lại thấy tơn trọng xây dựng lòng tin tập thể lành mạnh Tại lại chọn giải pháp này: 49 - Để cho người ỷ lại thấy họ cần phải thay đổi, học cách đứng đôi chân - Cần trau dồi kiến thức, rèn luyện để trở thành người có ích, có bãn lĩnh, có kiến,… - Khiến cho người ỉ lại nhận họ khả vốn có giúp họ tự thân làm chủ đời III KẾT LUẬN Tóm lược nêu nhận xét chung chương học Chương 1: Tổng quan quản trị học Quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm thực mục tiêu chung với hiệu cao Quản trị hoạt động hướng đến mục tiêu sở sử dụng nguồn lực, người đóng vai trị quan trọng quản trị hoạt động quản trị thường bị ảnh hưởng tác động môi trường Chương 2: Nhà quản trị Nhà quản trị người nắm giữ vị trí đặc biệt, giao quyền điều khiển người chịu trách nhiệm kết hoạt động tổ chức tương ứng với cấp bậc Trong tổ chức,nhà quản trị thường phân chia thành cấp bậc quản trị: cấp cao, cấp giữa, cấp thấp Nhà quản trị phải đảm nhận nhiều vai trò khác Dựa vào tính chất chung, nhà khoa học tập hợp thành 10 vai trò chia làm nhóm: Vai trị quan hệ với người, vai trị thơng tin vai trị định Để thực vai trị mình, nhà quản trị phải có kỹ cần thiết: kỹ tư duy, kỹ nhân kỹ kỹ thuật Mức độ đòi hỏi loại kỹ thay đổi theo cấp bậc nhà quản trị Bên cạnh đó, q trình quản trị nhà quản trị liên quan đến việc thực thi chức hoạch định, tổ chức, điều khiển kiểm soát với mức độ tập trung nhà quản trị chức thay đổi theo cấp bậc nhà quản trị Để thành công, nhà quản trị trước hết phải sử dụng thành tựu khoa học quản trị hướng đến tư hệ thống vấn đề phát sinh, có phương pháp khoa học để giải vấn đề sau vận dụng chúng cách nghệ thuật thực tiễn Chương 3: Thông tin quản trị Thông tin quản trị tất tin tức nảy sinh q trình mơi trường quản trị cần thiết cho việc định để giải vấn đề hoạt động quản trị tổ chức Mọi hoạt động lĩnh vực kinh doanh nói chung 50 quản trị nói riêng cần có thơng tin thơng tin nhiều người xem nguồn lực thứ tư quản lý Thơng tin giữ vai trị quan trong việc định, phân tích, dự báo, phòng ngừa rủi ro thực chức quản trị Cần phải ý đặc điểm thông tin : - Thông tin tin tức khơng thể sản xuất để dùng dần - Thông tin phải thu thập xử lý có giá trị - Thơng tin cần thiết q giá - Thơng tin xác, đầy đủ, kịp thời tốt Mô hình thơng tin đơn giản quản trị thường thực trực tiếp từ nhà quản trị đến đối tượng quản trị Đối với tổ chức lớn mơ hình thơng tin quản trị phức tạp Một tổ chức cần phải quan tâm mức đến việc xây dựng mơ hình thơng tin quản trị có hiệu để đảm bảo thơng đạt tổ chức, góp phần thực nhiệm vụ, mục tiêu Chương 4: Quyết định quản trị Ra định nhiệm vụ quan trọng nhà quản trị, kinh nghiệm, khả xét đốn, óc sáng tạo khả định lượng.là trình chọn lựa nhiều khả Quá trình thể cơng việc quản trị Tiến trình định gồm có bước: (1) Xác định vấn đề, (2) Liệt kê yếu tố ảnh hưởng đến định, (3) Thu thập chọn lọc thông tin (4) Quyết định giải pháp, (5) Tổ chức thực định (6) Đánh giá kết qủa thực định Trong định nhà quản trị sử dụng nhiều cơng cụ định lượng với trợ giúp máy tính lựa chọn hình thức định khác định cá nhân hay định tập thể Tuy nhiên, để có định hợp lý, nhà quản trị phải có phẩm chất kinh nghiệm, khả xét đốn, óc sáng tạo khả định lượng Chương 5: Chức hoạch định Hoạch định trình ấn định mục tiêu lựa chọn cách thức tốt để hoàn thành mục tiêu Nó đạo, làm giảm tác động biến đổi, làm giảm lãng phí xuống mức thấp nhất, đặt mục tiêu để kiểm soát dễ dàng Hoạch định phân thành nhiều loại tùy theo cách tiếp cận Nếu vào thời gian, hoạch định bao gồm: hoạch định chiến lược hoạch định tác nghiệp Còn theo mức độ sử dụng, hoạch định gồm hoạch định đơn dụng hoạch định thường trực Chức hoạch định đòi hỏi nhà quản trị phải đưa định bốn vấn đề bản: mục tiêu, biện 51 pháp, nguồn lực việc thực Các thành phần xem xét cách riêng lẻ thực tế chúng gắn liền với Các nhà quản trị thường sử dụng bốn phương pháp để dự báo tương lai, là: linh cảm, khảo sát thị trường, phân tích chuỗi thời gian mơ hình kinh tế lượng Có cơng cụ hỗ trợ hoạch định chiến lược hữu hiệu là: ma trận BCG, khuôn mẫu chu kỳ đời sống sản phẩm ma trận SWOT Quản trị chọn chiến lược: ổn định, phát triển, cắt giảm để tiết kiệm phối hợp Để làm cho công tác hoạch định hiệu quả, nhà quản trị phải tham gia vào hoạt động này, phải tạo môi trường hoạch định thích hợp Chương 6: Chức tổ chức Chức tổ chức trình bao gồm nhiều hoạt động tập trung vào loại hoạt động xây dựng, hồn thiện cấu tổ chức hình thành mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận cấu tổ chức Tổ chức quản trị cần phải ý vấn đề mang tính khoa học tầm hạn quản trị, quyền lực phân cấp Có nhiều loại cấu tổ chức khác nhau, cấu có ưu nhược điểm riêng phù hợp trường hợp định, gồm mơ hình sau: trực tuyến, chức năng, trực tuyến- chức năng, ma trận, tổ chức theo sản phẩm tổ chức theo địa lý Để chọn lựa cấu tổ chức hợp lý cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức, ý yếu tố ảnh hưởng đặc biệt phải bảo đảm thực xác qui trình xây dựng cấu tổ chức Chương 7: Chức lãnh đạo Có kế hoạch tổ chức chặt chẽ điều kiện cần, muốn quản trị hiệu thiết phải biết cách lãnh đạo động viên, điều kiện đủ Muốn có nhân viên giỏi phải biết cách tuyển dụng đào tạo, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy lực Để tiến hành tổ chức cách hiệu nhà quản trị cần biết lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp tình cụ thể Nhà quản trị phải am hiểu lý thuyết động viên biết cách áp dụng phù hợp với hoàn cảnh cụ thể tổ chức Nhà quản trị cần hiểu rõ q trình thơng tin phương pháp giải mâu thuẫn, xung đột tổ chức để thúc đẩy nỗ lực nhân viên hoàn thành nhiệm vụ giao 52 Chương 8: Chức kiểm tra Kiểm soát chức quan trọng quản trị, hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hồn thiện cơng tác quản trị tổ chức Q trình kiểm sốt bắt đầu việc xác định tiêu chuẩn kiểm sốt, kế đo lường kết thực tế sau tiến hành biện pháp điều chỉnh Có loại hình kiểm sốt: Kiểm sốt trước cơng việc, kiểm sốt cơng việc kiểm sốt sau cơng việc Thực tiễn cho thấy loại hình kiểm sốt có tác dụng khác quản trị Trong q trình kiểm sốt nhà quản trị cần tiến hành đồng loại hình Tuy nhiên kiểm sốt trước cơng việc loại hình kiểm sốt tốn lại có hiệu Để thực kiểm sốt nhà quản trị sử dụng nhiều cơng cụ khác lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chun mơn kiểm sốt hành vi, nhiên lên cấp bậc cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê trở nên quan trọng, ngược lại xuống thấp việc phân tích chun mơn quan sát cá nhân trở nên quan trọng Bài học giá trị cảm nhận thân từ môn học mang lại cho ngành nghề tương lai Bài học giá trị: - Trang bị cho thân kiến thức kỹ để lãnh đạo, quản lí - Hiểu quản trị gì, biết công việc nhà quản trị - Có kiến thức kỹ để quản trị hiệu tổ chức kinh doanh tổ chức lĩnh vực khác Cảm nhận thân: - Sau học xong mơn này, mang lại hội để thân em nhận thức đánh giá tầm quan trọng yếu tố quan trọng có giá trị, phù hợp hiệu cơng việc Việt Nam sau - Có thể sau có hội làm nhà quản trị vận dụng kiến thức học từ môn quản trị học để tiếp quản tổ chức, doanh nghiệp, hiểu rõ nhân viên, am hiểu tâm lý người để chọn cách lãnh đạo quản lí phù hợp - Khơng tổ chức hay trường học mà quản trị học giúp quản lí lại việc làm thân cho khoa học hiệu 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị học_UFM.pdf 2 Giáo trình Quản trị học_UI.pdf 3 Giáo trình Quản trị học_TMU.pdf Giáo trình Quản trị học bản(1).pdf (tnus.edu.vn) What Is Leadership? (forbes.com) Phân tích SWOT gì? Hướng dẫn lập ma trận SWOT (hocmarketing.org) Phương pháp ghi nhớ môn quản trị học (dainam.edu.vn) 54