TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP XNK TỔNG HƠP I VIỆT NAM
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam
1.1.1 Lịch sử hình thành của công ty CP XNK Tổng hợp I Đầu năm 1980, hoạt động xuất khẩu đạt nhiều kết quả rất đáng khả quan Nhưng bên cạnh đó cũng xuất hiện sự cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường, phá giá thị trường làm thị trường trở nên bất ổn.Trong hoàn cảnh đó, Công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp I đã ra đời, nhận nhiệm vụ góp phần giải quyết mâu thuẫn này bằng các biện pháp kinh tế Công ty đã được thành lập vào ngày 15/12/1981 theo quyết định số 1365/TCCB của Bộ Ngoại thương(nay là Bộ Thương mại) sau đó được thành lập lại theo luật doanh nghiệp bằng quyết định 340/BTM-TCCB ngày 31/3/1993 của Bộ Thương mại Năm 2006 công ty được cổ phần hóa theo quyết định 0624/QĐ-BTM ngày 30/3/2005 về việc thực hiện cổ phần hóa.
Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP 1
Tên giao dịch bằng tiếng Anh: THE VIETNAM GENERALEXIM EXPORT-IMPORT JOIN STOCK CORPORATION NO I(GENERALEXIM JSC) Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, công ty còn có chi nhánh tại thành phố
Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng.
1.1.2 Quá trình phát triển của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Thời kỳ thứ I(1981-1986): Tìm hướng đi phù hợp để phát triển. Đây là giai đoạn đầu, với số vốn eo hẹp, đội ngũ công nhân viên hạn chế về số lượng và trình độ nghiệp vụ công ty đã gặp không ít khó khăn Tuy nhiên với sự nỗ lực của toàn thể công ty, công ty đã dần vượt lên khó khăn và đạt được những thành tích bước đầu.
Về vốn, công ty đã chủ động kiến nghị để hai cơ quan liên bộ (Ngân hàng và Bộ Ngoại thương) họp và đưa ra được văn bản nêu rõ những nguyên tắc riêng về hoạt động của công ty nhằm đảm bảo hoạt động vững chắc. Đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên: công ty chú trọng tổ chức, bồi dưỡng, cử người đi đào tạo ở nước ngoài khi có tiêu chuẩn, chấn chỉnh lại tư tưởng ỷ lại theo lối mòn của cơ chế kinh doanh bao cấp, đặt ra những yêu cầu cao hơn, chuyên môn cao hơn.
Thời kỳ thứ II(1987-1995): Thời kỳ phát triển và khắc phục khó khăn
-Từ năm 1987-1989: là thời kỳ phát triển mạnh mẽ của công ty về mọi mặt Tổng kim ngạch ủy thác đạt 18.000.000 USD Giai đoạn này công ty tiếp tục xây dựng: phương thức kinh doanh, quan hệ hữu cơ giữa công ty và cơ sở, vấn đề xây dựng quỹ ngân hàng, cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình kinh doanh, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên.
-Từ năm 1990-1995: Trong giai đoạn này, tình hình trong nước và quốc tế có nhiều biến động lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến các ngành kinh tế trong đó có lĩnh vực phân phối và lưu động mạnh mẽ nhất Thị trường lớn Đông Âu và Liên Xô do biến động về chính trị đã không còn, trong khi khu vực thị trường tư bản đang bị các đơn vị khác cạnh tranh khá dữ dội Các mặt hàng ủy thác xuất nhập khẩu của công ty không còn nhiều, tình trạng thiếu vốn và chiếm dụng vốn lẫn nhau trong các tổ chức kinh doanh là khá phổ biến
Một kết quả đáng nể là năm 1997 công ty đã đạt kim ngạch xuất nhập khẩu lên đến 78,4 triệu USD, cao nhất từ trước đến năm đó Tuy nhiên, năm
1998 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty chỉ đạt gần 44,5 triệu USD bằng 82,17% kim ngạch xuất nhập khẩu của năm 1997 Sự giảm xuống này là do môi trường xuất nhập khẩu của công ty nói riêng và của cả nước nói chung có nhiều biến động xấu Từ sau khó khăn đó, công ty đã có hướng đi mới rộng phạm vi kinh doanh ra các đơn vị riêng lẻ, chuyển dần từ ủy thác sang tự doanh Triển khai kinh doanh gia công các mặt hàng, khai thác việc nhập hàng phi mậu dịch Bên cạnh đó, công ty còn tham gia khai thác địa sản, phát triển các dịch vụ cho thuê kho bãi xe.
Từ năm 2005 cho đến nay:
Công ty hoạt động trong điều kiện vừa hoạt động sản xuất kinh doanh, vừa thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp, công ty có nhiều biến động nhưng toàn thể công ty đã phấn đấu hoàn thành tốt các chỉ tiêu được giao đảm bảo lãi kinh doanh, cùng cả nước tham gia vào hội nhập kinh tế quốc tế và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của quy luật cạnh tranh của cơ chế thị trường, đặc biệt là sự kiện quan trọng Việt Nam chính thức gia nhập WTO.
Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty CP XNK Tổng hợp I
1.2.1 Chức năng của công ty CP XNK Tổng hợp I
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I được phép trực tiếp xuất khẩu hoặc nhận ủy thác xuất khẩu các mặt hàng nông sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các mặt hàng gia công chế biến tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng.Cung ứng vật tư, hàng hóa nhập khẩu hoặc sản xuất trong nước phục vụ cho ngành, các địa phương, các xí nghiệp thanh toán bằng tiền hoặc theo các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế Sản xuất và gia công chế biến hàng hoá để xuất khẩu và làm các dịch vụ khác liên quan đến nhập khẩu.
1.2.2 Nhiệm vụ của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Công ty có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh kể cả xuất nhập khẩu tự doanh cũng như ủy thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan Tự tạo nguồn vốn, quản lý và khai thác, sử dụng một cách có hiệu quả, thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước. Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất nhập khẩu và giao dich đối ngoại Nâng cao chất lượng, gia tăng lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường nước ngoài, thu hút ngoại tệ và đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu
1.2.3 Quyền hạn của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Trong hoạt động kinh doanh được phép vay vốn bằng tiền mặt và ngoại tệ, trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước Được phép mở rộng buôn bán các sản phẩm hàng hóa theo quy định của nhà nước Công ty được phép tham dự các hội chợ triển lãm để giới thiệu các sản phẩm của công ty ở trong và ngoài nước, đặt các đại diện và chi nhánh ở nước ngoài Xây dựng kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật cán bộ công nhân viên…
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty CP XNK Tổng hợp I
1.3.1 Lĩnh vực hoạt động và phương pháp hoạt động của công ty CP XNK Tổng hợp I
Hoạt động chính của công ty xuất nhập khẩu Tổng hợp số I là kinh doanh xuất nhập khẩu trong và ngoài nước Hoạt động này chủ yếu, công ty có tới 7 phòng nghiệp vụ làm về XNK Bên cạnh đó, kinh doanh bất động sản cũng là một thế mạnh của công ty Công ty đã có các kho là Đình Xuyên, Tương Mai, Thịnh Liệt, Liên Phương để cho các khách hàng thuê kho bãi. Gia công sản xuất các mặt hàng phục vụ người tiêu dung trong và xuất khẩu cũng được công ty thực hiên tốt Công ty còn tham gia vào các hoạt động đầu tư tài chính, liên doanh với các đối tác nước ngoài như Liên doanh công ty Đệ
Nhất tại tòa nhà 53 Quang Trung - Hà Nội, là cổ đông sáng lập của Ngân hàng Cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam (EXIMBANK).
Về mặt đối nội, công ty thực hiện phương thức kinh doanh chính là:
- Nhận ủy thác xuất khẩu: Đây là phương thức kinh doanh chủ yếu của công ty Trong phương thức này, công ty tiến hành làm các thủ tục xuất nhập khẩu, làm khâu trung gian thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu cho bên ủy thác và hưởng lợi nhuận theo doanh số % do bên ủy thác trả.
- Gia công xuất khẩu: Công ty nhận nguyên vật liệu do bên khách hàng nước ngoài cung cấp và sau một thời gian sản xuất chế biến sẽ xuất lại sản phẩm cho đối tác theo thỏa thuận của hợp đồng.
- Tự doanh: Chủ yếu là khi khách hàng có nhu cầu và đặt hàng thì công ty mới tiến hàng tìm nguồn cung ứng chứ không chủ động tìm kiếm khách hàng và nguồn cung, do đó thị trường của hoạt động này không ổn định Hiện nay công ty đang có xu hướng mở rộng và phát triển hình thức này.
Ngoài ra, công ty cũng đã thử nghiệm loại hình mới là thuê mua và cũng mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Về mặt đối ngoại , hình thức kinh doanh truyền thông của công ty là xuất khẩu trực tiếp thông qua L/C, công ty còn có hai hình thức kinh doanh mới là đổi hàng và tạm nhập tái xuất.
1.3.2 Sản phẩm hàng hóa dịch vụ kinh doanh của công ty CP XNK Tổng hợp I
Mặt hàng xuất khẩu của công ty gồm rất nhiều chủng loại Hàng nông sản gồm có cá mặt hàng: cà phê, lạc nhân, hành, hạt tiêu, hạt điều, gạo, chè… Hàng thủ công mỹ nghệ: mây tre, gốm, sứ… Nhóm hàng sản phẩm may mặc: áo sơ mi nam, váy áo nữ, quần áo thể thao, quần áo trẻ em, nguyên phụ liệu,phụ liệu may mặc… Các mặt hàng khác như: tơ tằm, sản phẩm gỗ, thiếc, đồ chơi, thực phẩm, đồ uống…
Mặt hàng nhập khẩu của công ty bao gồm: ôtô, xe máy, máy móc, thiết bị, phụ tùng, thiết bị điện tử, thiết bị viễn thông, vật liệu xây dựng, nguyên liệu gia công, phân bón, hóa chất, thực phẩm, đồ uống, tơ sợi các loại… Công ty cũng nhập khẩu các mặt hàng kim loại: sắt, kẽm, nhôm, đồng, thiếc…
Ngoài ra, công ty còn kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng, kho bãi, phương tiện vận tải, bốc dỡ hàng hóa.
1.3.3 Thị trường kinh doanh của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Thị trường hoạt động chính của công ty là Châu Á Đây là nơi tiêu thụ 70% hàng xuất khẩu của công ty và là nguồn cung cấp chính hàng nhập khẩu của công ty trong những năm qua Các bạn hàng Châu Á chủ yếu là Hồng Công, Đài Loan, Thái Lan, Singapore Công ty cũng đang mở rộng quan hệ với Trung Quốc, một thị trường đầy tiềm năng với chi phí vận chuyển thấp. Các bạn hàng Châu Âu và Châu Mỹ như: Anh, Pháp, Đức, Mỹ,Canada… cũng trao đổi với công ty một khối lượng hàng không nhỏ Hiện nay, công ty đang ngày càng mở rộng thị trường hoạt động của mình, đặc biệt là sau khi Viêt Nam gia nhập WTO.
1.3.4 Nguồn lực của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Nguồn vốn kinh doanh của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I :
Từ ngày thành lập, vốn kinh doanh ban đầu được giao của công ty chỉ có 139.000 VNĐ Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động công ty đã luôn tìm và thực thi các biện pháp nhằm phát triển nguồn vốn của mình Công ty cũng luôn ý thức việc bảo toàn vốn, hết sức chú ý tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng hay thất thoát.
- Nguồn vốn kinh doanh của công ty: 68.911.869.989
- Nguồn vốn đầu tư XDCB: 2.911.077.605
+ Quỹ Đầu tư phát triển: 14.170.149.212
+ Quỹ Dự phòng tài chính: 652.906.138
+ Quỹ khen thưởng và phúc lợi :1.964.735.990
+ Quỹ Dự phòng về trợ cấp MVL: 216.729.900
Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I:
Có thể nói công ty XNK Tổng hợp I có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được khá tốt nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình Công ty trang bị gần như đầy đủ các phương tiện phục vụ cho sản xuất kinh doanh và trang thiết bị văn phòng tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ Trong quá trình phát triển của mình, công ty đã xây dựng và đưa vào sử dụng 20.000m 2 kho và 1500 m 2 nhà xưởng để đầu tư sản xuất hàng may mặc xuất khẩu tại Đoan Xá- Hải Phòng, kho Tương Mai là kho mới khang trang, an toàn, đủ điều kiện bảo quản hàng có giá trị cao, khu vực 53 Quang Trung, số 7 Triệu Việt Vương là cơ sở vật chất liên doanh khai thác bất động sản Xí nghiệp chế biến Quế và Lâm sản xuất khẩu tại Gia Lâm-
Hà Nội và một phân xưởng tại xí nghiệp may Đoan Xá- Hải Phòng đang hoạt động hiệu quả.
Nguồn nhân lực của công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Hiện nay, công ty đang dần dần kiện toàn bộ máy lao động cho phù hợp với tình hình mới, đủ điều kiện gánh vác các nghĩa vụ kinh doanh trong và ngoài nước Công ty luôn quan tâm đến việc bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ cho tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty Tính đến đầu năm 2006 công ty có tổng cộng 355 lao động.
Cơ cấu lao động theo trình độ.
Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ % Trình độ đại học và trên đại học 145 40.8
Trình độ cao đẳng và trung cấp 27 7.6
Công nhân kỹ thuật, dạy nghề 183 51.6
Biểu 1: Cơ cấu lao động theo trình độ
1.3.5 Kết quả hoạt động của công ty một số năm gần đây Đơn vị: tỷ đồng
Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Biểu 2: Kết quả hoạt động kinh doanh một số năm (Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác các năm)
Theo kết quả báo cáo trên cho ta thấy doanh thu của công ty XNK trong một số năm gần đây luôn giữ ở mức cao Đặc biệt là trong tình hình kinh tế có nhiều biến động, mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt và công ty vừa tiến hành hoạt động kinh doanh vừa thực hiện cổ phần hóa, điều đó chứng tỏ sự nỗ lực rất lớn của toàn bộ cán bộ và công nhân viên trong công ty Năm 2005: doanh thu tăng 160.128 tỷ đồng (tăng 33.4%), năm 2006 giảm nhẹ 39.455 tỷ đồng (giảm 6.17%).
Sau đây là một số kết quả chi tiết về hoạt động của công ty trong năm 2006
Chỉ tiêu Năm trước (2005) Năm nay ( 2006)
Doanh thu BH& cung cấp DV 629,756,704,700 600,253,687,365 Các khoản giảm trừ
Doanh thu thuần BH&cung cấp DV 629,756,704,700 600,253,687,365 Lợi nhuận hàng liên doanh trả nợ Iraq 4,726,465,446 4,249,255,256
Lợi nhuận gộp về BH& cung cấp DV 38,482,681,152 36,779,864,328 Doanh thu hoạt động tài chính 5,604,917,749 4,784,528,788
Chi phí quản lý doanh nghiệp 10,904,177,998 14,133,467,133 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4,661,786,037 6,510,452,619
Tổng lợi nhuận trước thuế 9,213,209,159 7,020,145,377
Biểu 3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006 (Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2006)
Một số chỉ tiêu tài chính của công ty năm 2006
Chỉ tiêu Năm trước(2005) Năm nay(2006)
Khả năng thanh toán hiện hành 1.62 1.64
Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn 1.18 1.19
Khả năng thanh toán nhanh 0.19 0.21
Biểu 4: Một số chỉ tiêu tài chính năm 2006 (Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác các năm)
Qua các chỉ tiêu tài chính cho thấy công ty có tình hình tài chính lành mạnh, phản ánh sự phát triển bền vững Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ thuế cho ngân sách Nhà nước, đồng thời công ty còn đảm bảo nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và trích kinh phí công đoàn. Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị
Khối các phòng quản lýKhối các phòng kinh doanhCác chi nhánhCác đơn vị sản xuấtKhối liên doanh và đầu tư
1.3.6 Bộ máy quản lý và mô hình tổ chức kinh doanh
Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định những vấn đề có liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty : chiến lược phát triển, giải pháp phát triển thị trường. phương án đầu tư, cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý…
Ban giám đốc: điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chụi trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao.
Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I
1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I
Do công ty có các chi nhánh ở các địa bàn rộng cách xa nhau, ở cả ba miền đất nước nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán kiểu phân tán Kế toán các chi nhánh và đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán các phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán lên lên toán trung
Trưởng phòng kế toán (Kế toán trưởng)
Kế toán nợ vay ngắn hạn, dài hạn Kế toán TGNH ngoại tệ
Kế toán các khoản phải thu Kế toán chi phí kinh doanh, TSCĐ, vật liệu, công cụ Kế toán thanh toán nội bộ
Phó phòng thứ hai (kiêm kế toán thuế xuất khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu)
Kế toán tiền mặt, tiền lương,BHXH
Phó phòng thứ nhất (kiêm kế toán tổng hợp, công nợ phải trả và thuế TNDN)
Kế toán thanh toán nội bộ Kế toán doanh thu nhập, VAT đầu ra Kế toán hàng hóa
Kế toán tại đợn vị trực thuộc
Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán tại công ty tâm Đơn vị trực thuộc được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ máy quản lý dể điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cơ sở.
Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số kiệu báo cáo của đơn vị cơ sở, lập báo cáo cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ hoạt động của đơn vị trực thuộc với nhà nước, các bạn hàng, nhà cung cấp, các bên đầu tư, cho vay…
1.4.2 Lao động kế toán tại công ty cổ phần XNK Tổng hợp I
Mô hình bộ máy kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I
Phòng kế toán tại công ty gồm có 12 người trong đó có: 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán và 9 kế toán viên được phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng Tất cả kế toán làm việc tại phòng kế toán đều có trình độ đại học và trên đại học Mỗi kế toán được phân công chịu trách nhiệm về các tài khoản cụ thể, các phần hành kế toán và công việc chuyên môn nhất định.
1.4.3 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán chung
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01.01 và kết thúc vào ngày 31.12
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng VNĐ
- Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: Tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam niêm yết hàng ngày.
- Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản cố định hữu hình, vô hình: Giá mua thực tế trên hóa đơn giá trị gia tăng và các chi phí liên quan đến quá trình mua, đưa vào sử dụng theo quy định của Nhà nước.
- Phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng hữu ích, hoặc tỷ lệ khấu hao tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình: áp dụng theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho:
+ Giá mua hàng xuất khẩu: theo hợp đồng mua bán và hóa đơn giá trị gia tăng ban hành.
+ Giá mua hàng nhập khẩu: Theo hợp đồng ngoại tệ cộng với thuế nhập khẩu và các chi phí theo chế độ quy định để nhập kho, mua trước nhập trước, nhập trước xuất trước.
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Hàng hóa mua về vào kho thời điểm nào thì nhập kho thời điểm đó, tính giá trị cho lô hàng đó. Nếu còn tồn kho mặt hàng nào thì lấy đơn giá tại thời điểm nhập kho nhân với số lượng còn lại tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Trích lập và hoàn nhập dự phòng theo phòng theo NĐ 59/CP ngày 03/10/1986 và thông tư hướng dẫn số 64/TC/TCDN ngày 15/09/1997 và theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ báo cáo tài chính, chế độ sổ sách công ty áp dụng theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ trưởng Bộ trưởng Tài chính.
Các chứng từ kế toán sử dụng tại công ty được lập đầy đủ, hợp pháp và quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Công ty xây dựng hệ thống tài khoản cấp 1 và 2 theo quy định của chế độ, còn một số tài khoản cấp 3, cấp 4 được công ty chi tiết phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ tổng hợp của hình thức này là bảng cân đối số phát sinh Các sổ sách kế toán được công ty sử dụng tương đối đầy đủ.
* Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
* Quy trình ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại công ty
Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Nhập sổ liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối kỳ Quan hệ đồi chiếu Ghi chú:
Sơ đồ 3: Quy trình ghi sổ kế toán máy tại công TY
CHƯƠNG III: ĐẶC ĐIỂM KẾ TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY
CP XNK TỔNG HỢP I VIỆT NAM
Đặc điểm kinh doanh hàng xuất khẩu và thị trường xuất khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam
2.1.1 Đặc điểm kinh doanh hàng xuất khẩu của công ty
Công ty CP XNK Tổng hợp I là doanh nghiệp có quy mô thị trường tương đối lớn, kinh doanh XNK một danh mục hàng hóa phong phú và đa dạng Công ty luôn tìm hiểu thị hiếu của từng thị trường từ đó phát triển loại mặt hàng sao phù hợp với từng thị trường Nhưng công ty có thế mạnh về hàng nông lâ thủy sản, sản phẩm công nghiệp và gia công hàng xuất khẩu, vì thế trong thời gian qua công ty luôn phát huy lợi thế của mình về mặt hàng này sang các thị trường lớn ở Châu Á, Châu Âu và thị trường EU…
Hàng nông lâm hải sản bao gồm cà phê, gạo, chè, hoa hồi, quế, tiêu, thanh long, nước ép trái cây, bột sắn, mây tre, gỗ thông, tơ tằm, … Trong đó ba mặt hàng chủ đạo là cà phê, gạo và lạc Trong thời gian tới đây, công ty vẫn tập trung phát triển các mặt hàng này, vì đây là những mặt hàng truyền thống đã gắn liền uy tín của công ty Tuy nhiên một số mặt hàng có giá trị xuất khẩu cao như hạt điều, quế, hồi… cũng được công ty quan tâm khi thị trường có nhu cầu.
Do công ty trước đây là công ty trực thuộc Bộ Thương Mại, nên nền tảng về xuất khẩu hàng nông lâm thủy hải sản là thế mạnh của công ty Tuy nhiên, các mặt hàng công nghệ cũng được công ty chú trọng phát triển nhằm đa dạng hóa danh mục hàng hóa
Hàng công nghệ phẩm bao gồm hàng thủ công mỹ nghệ, bia, khăn bông, bóng đèn, quạt, thiếc, áo T-shirt, hóa chất, văn phòng phẩm, bánh kẹo… Trong đó hàng htur công mỹ nghệ, bóng đèn và quạt máy là các mặt hàng đem lại giá trị xuất khẩu cao Tuy nhiên Việt Nam vẫn chưa phải là nước có thế mạnh về các mặt hàng công nghệ, do đó đây cũng mới là các mặt hàng tiềm năng của công ty.
Các mặt hàng xuất khẩu của công ty XNK Tổng hợp I
1 Hàng nông lâm thủy hải sản 16,978,818.5 54.92% 16,893,755.5 54.38% 16,689,359.2 55.66%
* Chè, cà phê các loại 4,089,749.3 24.09% 4,124,568.6 24.41% 4,019,556.3 24.08%
* Gỗ, cói, cao su, mây tre 356,000.3 2.10% 360,468.7 2.13% 363,581.6 2.18%
* Sản phẩm công nghiệp nhẹ 6,247,086.0 81.89% 6,452,816.0 82.13% 5,758,128.6 82.33%
3 May gia công 6,309,252.9 20.41% 6,318,525.3 20.34% 6,299,357.6 21.01% Tổng kim ngạch xuất khẩu 30,916,818.2 100.00% 31,068,903.1 100.00% 29,982,284.1 100.00%
Biểu 5: Bảng tổng hợp kim ngạch xuất khẩu của công ty
(Nguồn: Tổng hợp Báo cáo các năm)
Qua bảng số liệu về tình hình xuất khẩu các mặt hàng cho thấy kim ngạch xuất khẩu của công ty khá cao, tuy nhiên do ảnh hưởng của thị trường thế giới trong thời gian qua có biến động rất phức tạp như tỷ giá hối đoái VNĐ so với USD và giá vàng lên xuống khó lường Chính vì thế mà kim ngạch xuất khẩu năm 2007 chỉ đạt 29.982.284.1 USD giảm so với năm 2006 về tuyệt đối 1.086.619 USD Việc giảm kim ngạch không lớn do sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty khắc phục những khó khăn hoàn thành chỉ tiêu xuất khẩu Trước tình hình thế giới có nhiều biến động như hiện nay càng đòi hỏi nâng cao công tác đánh giá thị trường và chính sách linh hoạt với từng thị trường và mặt hàng xuất khẩu Bên cạnh những yếu tố trên ta thấy thị trường xuất khẩu ngày càng cạnh tranh nhau gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước, giữa các nước xuất khẩu với nhau Mặt khác càng ngày yêu cầu của người tiêu dùng cũng tăng lên về kiểu dang, mẫu mã nhưng đặc biệt là chất lượng sản phẩm và chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm, mà vấn đề này tại Việt Nam lại chưa được nhà sản xuất chú trọng, gây khó khăn cho công ty khi đưa sản phẩm sang các thị trường khó tính.
Mặt hàng nông lâm thủy hải sản vẫn là mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu, nó giữ vai trò rất quan trọng là thế mạnh của công ty Năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này đạt 16.689.359,2 USD có giảm so với năm 2006 nhứng vẫn chiếm 55.66% trong tổng kim ngạch xuất khẩu Mặt hàng nông lâm thủy hải sản của công ty chủ yếu: Chè, cà phê, lạc nhân, gạo, tơ tắm, quế, hồi… có các thị trường tiêu thủ chính như:
Mỹ (gạo, chè, cà phê), Irắc (gạo, quế, hồi), Lào (tơ tằm), Thái Lan (gạo)…. Công ty không nên quá phụ thuộc vào các thị trường truyền thống nên tìm kiếm các thị trường mới để nâng cao doanh thu của các mặt hàng đã gắn với uy tín của công ty
May gia công cũng đang tạo được chỗ đứng của mình mang lại doanh thu tương khá lớn trong tổng doanh thu xuất khẩu Năm 2007 kim ngạch xuất khẩu của mặt hàng này là 6.229.357,6 USD, chiếm 21.01% có giảm so với năm 2006 (6.318.525,3 USD) là 89.167,7 USD Việc giảm này do nhu cầu của thị trương Mỹ đối với mặt hàng chủ yếu áo Jacket và áo sơ mi.
Các mặt hàng công nghệ phẩm của công ty chủ yếu là: văn phòng phẩm, khăn bông, bóng đèn, quạt, hàng thủ công mỹ nghệ… được đưa sang các nước nhập khẩu quen thuộc như: Irắc (bóng đèn), Úc (sản phẩm gỗ), Hàn
Quốc (khăn bông) Trong các mặt hàng trên thì hàng công nghiệp nhẹ chiếm tỷ cao, năm 2007 82.33% tổng kim ngạch xuất khẩu hàng công nghệ phẩm.
Môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt đòi hỏi công ty phải luôn nỗ lực nâng cao uy tín vế các mặt hàng và không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường xuất khẩu.
2.1.2 Thị trường xuất khẩu hàng hóa của công ty CP XNK Tổng hợp I
Hiện nay, với việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã tạo thêm thế và lực cho công ty CP XNK Tổng hợp I mở rộng thị trường xuất khẩu Đối với các thị trường truyền thống như các nước trong khối ASEAN, Nhật Bản và Trung Quốc công ty củng cố và phát triển thị trường này Nhưng ngoài thị trường xuất khẩu truyền thống, công ty cũng không ngừng tìm kiếm mở rộng thị trường mới để biến các tiềm năng xuất khẩu của mình trở thành tiềm lực thực sự cho công ty.
Với thị trường Nhật Bản công ty thường cung cấp các mặt hàng có chất lượng cao bao gồm: hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc, đồ dùng sinh hoạt(chủ yếu cho Việt kiều…) Nhật Bản là đất nước nghèo tài nguyên nhưng lại là nước công nghiệp phát triển hiện đại, do đó yêu cầu tiêu chuẩn cho hàng hóa nhập khẩu và các quy định về hạn ngạch là một khó khăn với không chỉ với công ty mà cũng như các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam khi muốn thâm nhập vào thị trường này Hiện nay các yêu cầu về chất lượng hàng hóa nhập khẩu tại các nước ngày càng cao, vì thế để cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu công ty phải đặt chất lượng là yếu tố căn bản.
Một thị trường tiềm năng không thể bỏ qua là Trung quốc Một đất nước rộng lớn, đông dân lại có vị trí địa lý gần Việt Nam là các điều kiện thuận lợi cho công ty mở rộng phát triển tại thị trường này Khó khăn mà công ty gặp phải khi vào thị trường này là sự cạnh tranh rất mạnh mẽ của hàng hóa Trung quốc với giá rẻ và sự đa dạng chủng loại Vì thế hiện nay trao đổi hàng hóa là phương thức thương mại chủ yếu tại thị trường này.
Khối các nước ASEAN là thị trường rộng lớn bao gồm các nước đang phát triển rất năng động, đông dân lại có nhiều điểm tương đồng về văn hóa phong tục tập quán với nước ta Vì thế Công ty đã đầu tư xây dựng một mạng lưới cung cấp rộng lớn khắp khu vực Hàng hóa xuất khẩu thường là hàng nông sản(cà phê, quế, hồi, gạo…) hàng gia công may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ.
Ngoài ba thị trường thường xuyên trên công ty còn có các khách hàng không thường xuyên tại các thị trường như Nam Á, Đông Âu, Trung Đông, Châu Phi…
Thị trường trong nước, bạn hàng chủ yếu là hoạt động xuất khẩu ủy thác Đối với thị trường này công ty đã có uy tín, nên chủ trương của công ty vẫn là dựa vào xuất khẩu của địa phương Trong thời gian qua, khối lượng xuất khẩu ủy thác qua công ty đạt gần 20 triệu USD mỗi năm Mặt hàng công ty có quan hệ với các doanh nghiệp trong nước chủ yếu là hàng nông sản.
Các phương thức xuất khẩu tại công ty CP XNK Tổng hợp I
2.2.1 Xuất khẩu trực tiếp ( Xuất khẩu tự doanh)
Xuất khẩu trực tiếp (xuất khẩu tự doanh) là hoạt động công ty thực hiện xuất khẩu hàng hóa do chính công ty sản xuất hoặc mua của các đơn vị trong nước Trước đây công ty rất thụ động thực hiện hoạt động xuất khẩu tự doanh do hạn chế của kho bãi và nguồn hàng Hiện nay việc tăng cường thêm kho bãi công ty chủ động hơn, tuy nhiên công ty cũng chỉ tìm bạn hàng cung ứng khi có đơn đặt hàng từ phía nước ngoài chứ không tìm bạn hàng cung ứng trước Đây là biện pháp giảm thiểu rủi ro cho hoạt động xuất khẩu.
Quy trình xuất khẩu tự doanh của công ty theo sơ đồ sau:
Ký hợp đồng xuất khẩuThu mua chế biến hàng xuất khẩuKiểm tra L/C của kháchXin giấy phép xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu Kiểm tra hàng xuất khẩu
Ký hợp đồng thuê tầu Làm thủ tục hải quan
Giao hàng lên tầu Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại
Sơ đồ 4: Sơ đồ quá trình xuất khẩu hàng hóa áp dụng tại công ty
- Ký hợp đồng xuất khẩu:
+ Phòng nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa sẽ tiến hành gửi thư chào hàng tới các bạn hàng nước ngoài có nhu cầu mua hàng.
+ Đơn đặt hàng sẽ là căn cứ đế công ty tiến hành các bước tiếp theo.Khi nhận được đơn đặt hàng Công ty sẽ cung cấp mẫu hàng, lập thư chào hàng bao gồm những dung sau: Tên hàng, số lượng bao bì, mẫu, đơn giá, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán.
Nguồn hàng xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước từ trung ương tới địa phương Quá trình thu mua, khai thác hàng xuất khẩu được thực hiện trên hợp đồng các điều khoản quy định cụ thể Mua hàng nhập khẩu có thể thực hiện bằng hai hình thức: thu mua trực tiếp (đơn vị xuất khẩu trực tiếp khai thác, tổ chức giao nhận hàng và mua hàng tại địa điểm bán hàng của nhà cung cấp) và đặt hàng gia công xuất khẩu Công ty chủ yếu thực hiện thu mua hàng có thể nhập kho hoặc xuất khẩu thẳng cho khách hàng nhưng phổ biến nhất là giao thẳng hàng để đảm bảo vốn, tránh tình trạng lưu kho và giảm chi phí.
- Kiểm tra L/C của khách : Đây là công việc rất quan trọng nó đảm bảo cho khả năng thanh toán của khách hàng, tránh rủi ro mất vốn cho công ty.
- Chuẩn bị mặt hàng, kiểm tra hàng xuất khẩu:
Phòng nghiệp vụ thua mua hàng hóa đã ký kết trong hợp đồng theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách… Nếu khâu này thực hiện tốt thì giảm sự sai lệch các điều kiện về hàng hóa Trước khi đưa hàng lên tầu hàng hóa được kiểm định về quy cách phẩm chất… giảm thiểu chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu ra nước ngoài.
- Ký hợp đồng thuê tầu : Công ty chủ yếu xuất khẩu theo giá FOB nên khi hàng giao lên tầu coi như đã hoàn thành việc bán hàng xuất khẩu Việt Nam chưa phát triển hoạt động vận chuyển đường biển, nên nếu xuất khẩu theo giá CIF thì hầu hết là thuê tầu của nước ngoài.
- Khi giao hàng lên tầu công ty sẽ nhận hóa đơn giao nhận hàng lên tầu
- Công ty lập bộ hóa đơn thanh toán chuyển cho ngân hàng để hoàn tất quá trình thanh toán.
Trong trường hợp này công ty không phải tiến hành thu mua hàng xuất khẩu mà chỉ làm đại lý bán hàng cho bên giao ủy thác.
Những đơn vị giao ủy thác của của công ty là những đơn vị không có đủ điều kiện để thực hiện những việc xuất khẩu trực tiếp, thường tập trung chủ yếu trong những trường hợp sau:
+ Không có quyền trực tiếp xuất khẩu mà không qua Công ty – có quyền xuất khẩu để thực hiện việc xuất khẩu.
+ Người ủy thác có hàng hóa, có vốn nhưng không có khách ngoại (đầu ra), mà phải nhờ Công ty tìm đối tác mua hàng.
+ Người ủy thác có hàng hóa, có khách nước nước ngoài nhưng lại không có vốn để thực hiện việc thu mua hàng hóa, mà phải nhờ đến vốn của Công ty để xuất khẩu Trong trường hợp này, đơn vị ủy thác ngoài hoa hồng ủy thác phải nộp còn chịu lãi do sử dụng vốn của bên xuất khẩu ủy thác.
Trình tự quá trình xuất khẩu ủy thác cũng tương tự như xuất khẩu trực tiếp, chỉ trừ không có khâu thu mua chế biến hàng xuất khẩu Khi khách hàng thanh toán tiền hàng thu về bán hàng sau khi đã trừ đi hoa hồng được hưởng, các khoản phí và thuế công ty đã nộp hộ bên giao ủy thác ( nếu bên giao ủy thác yêu cầu công ty nộp hộ ), phần còn lại thanh toán với bên giao ủy thác.
Hoạt động xuất khẩu ủy thác đem lại một doanh thu lớn cho Công ty trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty CP XNK Tổng hợp I
2.3.1 Phương thức thanh toán quốc tế trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa ở Công ty CP XNK Tổng hợp I
Trong kinh doanh xuất khẩu, các doanh nghiệp phải nắm bắt được sự biến động của thị trường quốc tế từ đó điều chỉnh các phương pháp thanh toán, tỷ giá ngoại tệ…sao cho phù hợp Đối với mỗi bạn hàng, mỗi thị trường công ty sử dụng các phương pháp và công cụ thanh toán hết sức linh hoạt, đồng thời xây dựng một quá trình thanh toán an toàn và hiệu quả trong khả năng của mình.
- Điều kiện về thời gian thanh toán: Do hoạt động xuất khẩu chứa đựng nhiều rủi ro, vì thế công ty thường yêu cầu trả tiền trước Tuy nhiên cũng tùy vào quan hệ của công ty với từng bạn hàng, nếu bạn hàng là khách hàng truyền thống thì công ty có thể cho trả ngay thậm chí trả sau, còn nếu uy tín của bạn hàng chưa cao thì công ty thường yêu cầu trả tiền trước.
- Điều kiện về phương thức thanh toán: tại công ty thường sử dụng ba phương thức thanh toán sau: chuyển tiền(chủ yếu là chuyển tiền bằng điện Telegraphic Transfer), nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ Documents Payment) và phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) Tùy vào từng mặt hàng, từng bạn hàng, từng thị trường công ty sử dụng phương thức thanh toán linh hoạt.
- Điều kiện về tiền tệ: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty thường sử dụng đồng tiền mạnh là USD, vì nó tương đối an toàn, độ rủi ro thấp và phổ biến trong giao dịch quốc tế Ngoài ra công ty còn sử dụng phươnng tiện tiền tệ là đồng EUR trong thanh toán.
- Điều kiện địa điểm thanh toán: Công ty thương thỏa thuận với khách hàng thanh toán qua ngân hàng VietcomBank hoặc ngân hàng EximBank. Đây là hai ngân hàng có uy tín, có quan hệ với nhiều ngân hàng quốc tế. Ngoài ra công ty cũng chọn địa điểm thanh toán tại hai ngân hàng ANZ và ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội chi nhánh Hoàng Mai.
Về công cụ thanh toán: Công ty sử dụng hối phiếu trả tiền ngay, tức là khi người mua nhìn thấy hối phiếu này thì phải trả tiền ngay cho người bán, trong quá trình thanh toán hàng xuất khẩu, Công ty thường đàm phán và thuyết phục bạn hàng sử dụng hối phiếu này vì nó giúp cho Công ty thu hồi vốn nhanh, rất có lợi cho người xuất khẩu.
2.3.2 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty
Hiện nay công ty đang thực hiện đa dạng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, chủ yếu là ba phương thức kinh doanh là: nhận ủy thác nhập khẩu, nhận ủy thác xuất khẩu và xuất khẩu tự doanh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ ngày càng nhiều, vì thế công ty phải xây dựng quy trình và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ một cách linh hoạt và hiệu quả Để quản lý ngoại tệ và hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh kế toán công ty phải tuân thu nguyên tắc hạch toán ngoại tệ như sau: Để quản lý ngoại tệ, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả bằng nguyên tệ nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, đây là cơ sở để điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ cho kịp thời, chính xác.
Tài khoản sử dụng để hạch toán ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ là tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại” Tài khoản này được mở chi tiết theo loại nguyên tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay tại ngân hàng).
Tài khoản 007 là tài khoản ghi đơn có kết cấu như sau:
Bên Nợ: Ngoại tệ thu vào Bên Có: Ngoại tệ chi ra
Số Dư bên Nợ: Ngoại tệ hiện còn của công ty
- Khi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có sự chênh lệch tỷ giá, kế toán ngoại tệ ghi nhận kịp thời khoản chênh lệch đó vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính Cuối kỳ hạch toán trước khi xác định thu nhập thực tế và tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả của công ty, kế toán thực hiện công tác điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Để ghi nhận và sử lý chênh lệch tỷ giá, kế toán sử dụng tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”.
- Trong quá trình hạch toán, khi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì kế toán Công ty quy đổi thành tiền Việt Nam đổng theo các nguyên tắc sau:
Đối với ngoại tệ mua bằng VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giá mua thực tế.
Đối với doanh thu, chi phí, tài sản hình thành có nguồn gốc ngoại tệ, công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngày phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành tiền Việt Nam đồng.
Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm thu tiền.
Khi trả nợ hoặc thu nợ gốc là ngoại tệ thì tỷ giá hối đoán là tỷ giá ngoại tệ đã dùng để ghi nhận nợ (nếu thời điểm ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước (nếu ở hai năm khác nhau).
Khi ghi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ.
Đối với ngoại tệ tại tại quỹ hoặc gửi ngân hàng khi xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo phương thức nhập trước mà công ty đã áp dụng.
PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK TỔNG HỢP I VIỆT NAM
Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán
Công ty mới cổ phần hóa từ năm 2005 nhưng do có một quá trình phát triển lâu dài công ty đã khẳng định vị trí của mình trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ Đặc biệt khi Việt Nam đã ra nhập tổ chức WTO, đây vừa là cơ hội lớn đồng thời vừa là thách thức đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và công ty nói riêng Trong môi trường cạnh tranh gay gắt và sự biến động không lường trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh của mình để phù hợp với tình hình và tạo lợi thế kinh doanh cho doanh nghiệp.
Trong công tác tổ chức hoạt động của công ty thì việc tổ chức hợp lý công tác hạch toán xuất khẩu hàng hóa là vô cùng cần thiết Sự giảm thiểu rủi ro phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và chính sách ngoại thương của nước đó mà kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế Vì thế để hoạt động hiệu quả thì công tác hoàn thiện hoạt động kế toán phải được đạt lên hàng đầu. Để có những biện pháp hoàn thiện kế toán xuất khẩu của công ty, trước hết ta tìm hiểu và đánh giá một cách chính xác công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa nói riêng Qua đây ta có thể thấy được những ưu điểm để phát huy và hạn chế để có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao công tác kế toán tại công ty.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán :
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán Mô hình này là rất phù hợp với đặc điểm của công ty là địa bàn hoạt động rộng, các chi nhánh, bộ phận kinh doanh nằm rải rác trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam Tại tổng công ty hạch toán tổng hợp, còn các bộ phận và chi nhánh trực thuộc được giao quyền quản lý, có bộ phận kế toán riêng để hạch toán kết quả kinh doanh của mình đến kết quả cuối cùng rồi gửi báo cáo lên phòng kế toán trung tâm Việc hạch toán tại từng cơ sở giúp quản lý tốt, sát sao công tác kế toán tại cơ sở đồng thời giảm thiểu công việc cho kế toán tại tổng công ty mà vẫn có thông tin chi tiết tại cơ sở một cách nhanh chóng
Về phân công công tác kế toán và lao động kế toán:
Phòng kế toán của công ty có 11 kế toán, tất cả đều có trình độ cao về chuyên môn và tinh thần trách nhiệm với công việc, luôn nỗ lực để hoàn thành công việc của mình được giao đồng thời phối hợp với nhau giải quyết công việc chung của phòng kế toán Để hoạt động có hiệu quả chính là có sự phân công lao động hợp lý, mỗi kế toán đều được phân công trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng giúp công tác kế toán hoạt động được trơn tru, tránh sự trùng lặp gây ra tâm lý ỷ lại, lãng phí nguồn nhân lực…
Về trang thiết bị kỹ thuật :
Nguồn nhân lực có trình độ cao là một yếu tố đem lại lợi thế cho công tác kế toán, tuy nhiên để con người phát huy hết năng lực cần tạo ra môi trường làm vịêc có cơ sở vật chất tốt Nhận thức được điều đó, công ty đã trang bị các trang thiết bị tương đối đầy đủ, phòng làm việc có bàn ghế, tủ đựng, điện thoại , máy fax, máy in, máy vi tính nối mạng nội bộ trong phòng kế toán,… nó hỗ trợ rất nhiều cho công việc kế toán luôn đòi hỏi sự chính xác cao và kịp thời trong vịêc cung cấp thông tin.
Công ty đã áp dụng tiến bộ khoa học vào công tác kế toán như: sử dụng thẻ từ để chấm công bằng máy – giúp cho kế toán tiền lương tính được chính xác và công bằng trong việc theo dõi ngày lao động của cán bộ công nhân viên.
Nếu như trước đây việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty phải thủ công mang giấy tờ từ phòng này sang phòng khác, thì nay do áp dụng vi tính hóa việc trao đổi thông tin chỉ còn rất đơn giản qua mạng nội bộ của công ty Khối lượng công việc kế toán cũng được giảm nhẹ khi sử dụng hệ thống máy vi tính và phần mềm kế toán.
Về việc vận dụng chế độ kế toán chung của Nhà nước:
Mỗi đơn vị kinh tế đều phải hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật Nhà nước có như vậy quyền lợi của doanh nghiệp mới được đảm bảo Vì thế việc cập nhật các văn bản mới ban hành, các tài liệu hướng dẫn luôn được công ty thực hiện Mỗi khi có sự thay đổi trong chế độ kế toán của Nhà nước công ty có sự xem xét điều chỉnh hay nâng cấp phần mếm kế toán của mình cho phù hợp Hiện nay, Công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới nhất được ban hành là Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Đối với các phần hành kế toán:
Công ty tổ chức đầy đủ các phần hành kế toán, quy trình hạch toán trong các phần hành là hợp lý và khoa học, đặc biệt quy định về chứng từ và luân chuyển chứng từ rất chặt chẽ và đầy đủ Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp được hạch toán theo đúng quy trình hình thức ghi sổ đã lựa chọn, việc sử dụng các khoản mục, các tài khoản một cách hợp lý giúp cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin kế toán một cách chính xác.
Sổ sách và báo cáo của công ty được thiết lập tương đối đầy đủ, nội dung và kết cấu rõ ràng và quy trình lưu trữ theo quy định của chế độ Tại công ty kỳ kế toán theo Quý nên tạo thuận lợi cho việc cập nhật thông tin, cho công tác kiểm tra và khi cần thiết có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi phát hiện ra các vấn đề chưa hợp lý.
Các quy định của nhà nước về kế toán được công ty vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo như: hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 được công ty chi tiết sao cho phù hợp với đặc điểm của công ty, các tiêu thức trong sổ sách được thiết kế sao cho tiện theo dõi sự biến động của đối tượng.
Về trang thiết bị kỹ thuật:
Hiện nay, mặc dù đã trang bị máy tính để sử dụng trao đổi thông tin nhanh, thuận tiện hơn nhưng mạng máy tính mới được nối ở trong phòng kế toán mà chưa nối mạng toàn công ty Vì thế để việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban được nhanh chóng, không phải mất thời gian đi lại trao đổi và chuyển tài liệu…công ty nên cho nối mạng toàn công ty.
Về các phần hành kế toán:
Trong kế toán hàng hoá vật tư, công ty không lập bút toán dự phòng giảm gía hàng tồn kho, điều này không có lợi cho công ty vì bút toán này nhằm giảm sự tác động đối với hàng dự trữ trong kho khi có sự giảm giá trị của hàng tồn kho so với giá cả trên thị trường Dù công ty có kho bãi và trang thiết bị để bảo quản tốt nhưng cũng không thể tránh được sự hỏng hóc, giảm chất lượng hàng đặc biệt đối với hàng nông sản Ngoài ra, chi phí mua hàng được phân bổ theo chỉ tiêu giá trị hàng hoá cuối kỳ ( Quý) chưa phản ánh đúng giá vốn hàng hoá.
Trong phần hành tiền mặt, các nghiệp vụ thu chi tiền mặt luôn yêu cầu phiếu thu chi phải có chữ ký Điều này đảm bảo tính chặt chẽ tránh việc sử dụng tiền của công ty không ty không đúng mục đích Tuy nhiên, nhiều khi cũng ảnh hưởng tới tính kịp thời của nghiệp vụ.
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP
Về chứng từ xuất khẩu:
Bộ chứng từ xuất khẩu và bộ chứng từ thanh toán có liên quan đến yếu tố ngoại thương nên được kiểm tra kỹ càng đảm bảo đầy đủ các giấy tờ và tuân thủ các quy định pháp lý cần thiết Các chứng này do cả phòng nghiệp vụ xuất khẩu và phòng kế toán quản lý và lưu trữ, đảm bảo tính đối chiếu và an toàn cho chứng từ.
Về sổ sách và tài khoản kế toán
- Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải trả và công nợ phải thu theo dõi theo cả ngoại tệ và VNĐ Điều này giúp cung cấp thông tin để quản lý tốt công tác thu hồi nợ và thanh toán nợ về cả ngoại tệ và VNĐ.
- Hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết cấp 3 và 4 rất phù hợp với đặc điểm riêng có của công ty Như tài khoản doanh thu được chi tiết theo từng hình thức kinh doanh đã giúp cho việc phân tích đánh giá tình hình kinh doanh một cách chi tiết.
Về việc áp dụng phương thức thanh toán quốc tế:
Với từng loại mặt hàng, từng đối tượng và thị trường tiêu thụ các phương thức thanh toán được sử dụng một cách linh hoạt đã giúp đem lại cho công ty nhiều thuận lợi cho công ty trong việc xuất khẩu và thanh toán Đối với khách hàng truyền thống công ty thường áp dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (chủ yếu là chuyển tiền bằng điện Telegraphic Transfer), nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ Documents Payment), với khách hàng mới thì phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) được sử dụng Tùy vào từng mặt hàng, từng bạn hàng, từng thị trường công ty sử dụng phương thức thanh toán linh hoạt.
Về kế toán hàng tồn kho:
Tại công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng hóa xuất kho theo giá thực tế đích danh cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác nhất về số lượng hàng hóa tồn kho cũng như giá vốn hàng xuất kho, vì hầu hết các mặt hàng xuất khẩu của công ty đều mua từ đơn vị sản xuất rồi xuất khẩu theo lô hàng Việc xác định giá vốn hàng bán như trên phản ánh chính xác nhất kết quả kinh doanh của từng mặt hàng Bên cạnh đó còn giúp công ty nắm bắt được nhu cầu tiêu thụ của từng mặt hàng trên thị trường, đánh giá của người tiêu dùng về chất lượng, mẫu mã bao bì…, đây là cơ sở để công ty tìm ra những thuận lợi cũng như khó khăn trong việc kinh doanh và có giải pháp nâng cao mức sinh lời.
Về hạch toán ngoại tệ:
Hiện nay công ty đang sử dụng tỷ giá liên ngân hàng để hạch toán ngoại tệ, việc hạch toán này giúp cho xác định kế toán xác định chính xác được sự biến động của tỷ giá hối đoái và lãi, lỗ tài chính ảnh hưởng đến doanh thu như thế nào.
Về hệ thống sổ sách và tài khoản:
- Tại công ty áp dụng hình thức sổ là Chứng từ ghi sổ nhưng lại chưa sử dụng đầy đủ như chế độ quy định như chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Điều này gây khó khăn trong công tác kiểm tra đối chiếu sổ sách.
- Bảng tổng hợp theo dõi chi tiết công nợ phải trả và công nợ phải thu khách trong nước và khách nước ngoài của Công ty chưa được phản ánh ngoại tệ mà mới chi phản ánh số tiền VNĐ.
- Các tài khoản ngoại bảng như 007- Ngoại tệ các loại, 003- Hàng hóa nhận giữ hộ, bán hộ chỉ được kế toán hạch toán vào cuối mỗi quý mà không hạch toán ngay khi mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh Do đó sẽ khó có thể có thông tin kịp thời và theo dõi tình hình biến động về ngoại tệ và hàng nhận ủy thác.
Tài khoản 331 và 131 chưa được chi tiết thành tài khoản cấp II: 331(131)- trong nước và 331(131)- ngoài nước Việc chi tiết như thế sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn các khoản công nợ, sự biến động các khoản công nợ là do yếu tố trong nước hay ngoài nước.
- Mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng về chủng loại nhưng kế toán vẫn có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, quan trọng là các mặt hàng đã gắn với uy tín của công ty Việc theo dõi được kết quả của từng mặt hàng, từng lô hàng xuất khẩu sẽ là căn cứ để nhà quản lý có những biện pháp chiến lược của mình xem xét nên mở rộng hay thu hẹp việc kinh doanh một mặt hàng Vì thế công ty nên chi tiết tài khoản doanh thu theo mặt hàng xuất khẩu, đặc biệt là các mặt hàng xuất khẩu truyền thống.
Về hạch toán giá vốn hàng bán:
- Tuy công ty áp dụng xuất kho theo giá đích danh, nhưng chi phí thu mua được tập hợp và phân bổ cho tất cả các hàng hóa bán ra trong kỳ vào thời điểm cuối kỳ (quý) Việc phân bổ chung như vậy không phân bổ riêng cho từng mặt hàng, lô hàng cụ thể làm công ty không thể xác định chính xác giá vốn của từng lô hàng xuất khẩu khi có nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
- Khi xuất hàng hóa đi xuất khẩu trực tiếp, công ty hạch toán ngay vào tài khoản 632 Như vậy, không phù hợp với nội dung kinh tế vì hàng hóa xuất khẩu không bao giờ trùng với thời điểm được coi là tiêu thụ, đặc biệt khi xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF Điều này ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho và phân bổ chi phí giá mua hàng trong kỳ.
Về hạch toán xuất khẩu:
- Đối với các nghiệp vụ xuất khẩu ủy thác, số tiền nộp hộ đơn vị ủy thác công ty hạch toán vào tài khoản 131 Nội dung tài khoản 131- Phải thu khách hàng là phản ánh các khoản phải thu về hoạt động kinh doanh Hạch toán như trên không thể hiện rõ tính chất của các khoản chi hộ và các khoản phải thu đơn vị ủy thác.
Những ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán xuất khẩu tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam
3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Với bất kỳ doanh nghiệp nào công tác kế toán giữ vai trò rất quan trọng.
Bộ máy kế toán có hoạt động hiệu quả là công cụ hưu hiệu cho nhà quản trị quản lý tốt tình hình nguồn vốn và tài sản của công ty Hoạt động tài chính là hoạt động chủ yếu trong đơn vị kinh tế, công tác kế toán của đơn vị có tốt sẽ bảo đảm cho hoạt đông này được lành mạnh, đáng tin cậy Công việc kinh doanh chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài vì thế công ty phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán để công ty có thể phát triển bền vững.
Tại công ty CP XNK Tổng hợp I, hoạt động xuất khẩu đóng vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty Chính vì tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu không chỉ với riêng công ty mà còn ảnh hưởng đến nền kinh tế đất nước, công ty cần hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu sẽ góp phần quản lý tốt vốn của công ty, tăng cường khả năng tài chính và tạo thế chủ động trong kinh doanh.
3.3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán xuất khẩu tại công ty
CP XNK Tổng hợp I Việt Nam
Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ:
- Việc tính các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái trong mỗi lần thanh toán không được thực hiện ngay mà đến lần thanh toán cuối cùng kế toán mới có bút toán kết chuyển luôn tổng chênh lệch trong cả quá trình thanh toán Nói như vậy công ty đã không thực hiện nhất quán tỷ giá thực tế trong hạch toán ngoại tệ, điều này sẽ phản ánh không sát thực các khoản phải thu, phải trả và doanh thu.
- Công ty sử dụng tỷ giá thực tế liên ngân hàng để hạch toán ngoại tệ làm cho công việc xác định và tính tống chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong từng nghiệp vụ trở nên rất phức tạp Đặc biệt công ty là công ty hoạt động trong lĩnh vưc xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phát sinh rất nhiều Do đó để đơn giản trong hạch toán công ty nên sử dụng tỷ giá cố định đầu kỳ làm tỷ giá hạch toán.
- Công ty nên hạch toán tài khoản ngoại bảng 007 ngay sau khi phát sinh của từng nghiệp vụ, không để cuối kỳ kế toán (quý) mới phản ánh, để tạo thuận lợi cho việc theo dõi sự biến động của ngoại tệ trong công ty.
Về tài khoản, sổ sách sử dụng trong xuất khẩu:
- Công ty nên chi tiết tài khoản 5112- Doanh thu bán hàng xuất khẩu chi tiết cấp 3 theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, đây là căn cứ quan trọng trong việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh.
- Dù sổ chi tiết đã phản ánh ngoại tệ, nhưng để tạo thuân lợi cho công tác tổng hợp và thông tin Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng và người bán nên thêm cột giá trị theo ngoại tệ
Về hạch toán thanh toán:
- Hiện nay kế toán của công ty hạch toán các khoản chi hộ, nộp hộ vào tài khoản 131 mà không hạch toán vào tài khoản 1388 Việc hạch toán như vậy không phản ánh chính xác qua hệ chi trả hộ giữa công ty và bên giao ủy thác, sẽ gây nhầm lẫn nội dung kinh tế của các nghiệp vụ Vì thế công ty nên sử dụng tài khoản 1388 để ghi nhận các khoản chi hộ, còn tài khoản 131 chỉ ghi nhận doanh thu hoa hồng ủy thác.
Về hình thức sổ kế toán:
- Hiện tại công ty sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ - là hình thức ghi sổ đơn giản cho hạch toán Nhưng khi hạch toán kế toán lại không lập Chứng từ chi sổ và sổ đăng ký chứng từ Nên chăng công ty nên chuyển sang hình thức Nhật ký chung để thuận tiện trong việc hạch toán.
Về hạch toán hàng hóa và giá vốn hàng bán
- Trong hạch toán hàng hóa, kế toán của công ty không sử dụng bút toán sự phòng giảm giá Để phản ánh chính xác giá trị hàng hóa và thể hiện tính thận trọng trong kế toán, công ty nên sử dụng bút toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Khi hạch toán giá vốn hàng bán trong trường hợp bán hàng theo giá CIF,công ty nên thể hiện tính thận trọng chỉ ghi nhận bút toán ghi nhận giá vốn khi hàng hóa đã được chuyển giao quyến sở hữu cho khách ngoại.