Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội

Báo cáo kế toán

LỜI MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài.

Trong nền kinh tế thị trường phát triển hết sức mạnh mẽ và quá trình hội nhậpngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam hiện nay, kế toán trongdoanh nghiệp càng giữ một vai trò đặc biệt quan trọng Có thể nói, sự phát triển khácnhau của các doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường hay đứngtrước nguy cơ phá sản phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác kế toán tại đơn vị.Với một bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả sẽ giúp cho các nhà quản lý không những

có được bức tranh toàn cảnh và chi tiết về tình hình tài chính và quá trình hoạt độngsản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác mà trên cơ sở các thông tin

do kế toán cung cấp, nhà quản lý còn có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, hiệu quả

Chính vì vậy yêu cầu cấp thiết đặt ra cho các doanh nghiệp cũng như chi nhánhcông ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội là phải thường xuyên quan tâm

và từng bước hoàn thiện bộ máy kế toán, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và xác định kếtquả kinh doanh để đảm bảo các thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụcho việc ra các quyết định kinh doanh đúng đắn Qua thời gian thực tập, tiếp cận thực

tế công tác kế toán tại chi nhánh, dưới sự chỉ dẫn tận tình của và các anh chị trong chi

nhánh, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

Đề tài nghiên cứu việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chinhánh Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội Số liệu được dùng đểphân tích chủ yếu là số liệu của Quý III năm 2009

3 Phương pháp nghiên cứu.

Bằng việc vận dụng các kiến thức đã học, qua các tài liệu tham khảo trongphạm vi đề tài, em sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp phân tích

- Phương pháp thống kê

4 Đóng góp của đề tài.

Thông qua việc nghiên cứu đề tài, em hi vọng những ý kiến đóng góp của mình

có thể giúp công tác kế toán tại chi nhánh, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và xác định kếtquả kinh doanh ngày càng hoàn thiện hơn, hiệu quả hơn Từ đó giúp Ban giám đốc chinhánh cũng như Ban giám đốc công ty có được những quyết định kịp thời, đưa chinhánh ngày càng phát triển và khẳng định hơn nữa vị trí của mình trên thị trườngnnong nghiệp nước nhà

Khóa luận ngoài lời mở đầu và kết luận, được trình bày gồm ba phần chính:

- Chương I: Tổng quan về chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội.

- Chương II: Thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.

- Chương III: Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.

Trong thời gian thực tập, em xin chân thành cảm ơn và các anh chị trong phòng

kế toán chi nhánh công ty đã tận tình giúp đỡ để em hoàn thành khóa luận này Tuynhiên, do vốn kiến thức và trình độ hiểu biết còn hạn chế, thời gian thực tập khôngnhiều, kinh nghiệm thực tế chưa có nên chắc chắn bài khó luận của em còn nhiều thiếusót Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của thầy cô và các anh chị trongBan giám đốc và phòng kế toán của chi nhánh

Em xin chân thành cảm ơn!

Chương I TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY

TRỒNG MIỀN NAM TẠI HÀ NỘI

1 Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh tại chi nhánh

1.1 Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh.

Chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội là chi

nhánh của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam Công ty cổ phần giống câytrồng Miền Nam được thành lập vào ngày 14/5/1976, trụ sở văn phòng đặt tại 282 LêVăn Sỹ, Phường 1, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh; được thành lập với nhiệm vụcung ứng giống cho các tỉnh phía Nam, từ Đà Nẵng trở vào Công ty là thành viên củaHiệp hội cây trồng giống Việt Nam và Hiệp hội cây trồng Châu Á Thái Bình Dương.Năm 2002 công ty được chuyển thành Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam(SSC) theo quyết định số 213/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Ngày 01/07/2002.Công ty đã chính thức hoạt động theo hình thức cổ phần, là doanh nghiệp cổ phần hóađầu tiên và có vốn điều lệ lớn nhất ngành giống Việt Nam Lĩnh vực kinh doanh chủyếu của công ty bao gồm:

 Nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng nông lâmnghiệp các loại

 Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu nông sản, vật tư nông nghiệp

 Thiết kế, chế tạo, lắp đặt, xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị chế biếnhạt giống và nông sản

 Sản xuất, gia công, sang chai, đóng gói, buôn bán thuốc bảo vệ thực vật vàphân bón

Ngày 01/03/2005, công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam chính thức niêmyết trên thị trường chứng khoán Việt Nam, là doanh nghiệp đầu tiên của Ngành Giốngcây trồng Việt Nam đã được chính thức niêm yết tại Trung tâm Giao dịch Chứngkhoán TP Hồ Chí Minh (nay là Sở Giao dịch Chứng khoán Tp Hồ Chí Minh)

Do điều kiện hạn chế về thị trường tiêu thụ, chỉ giới hạn ở các tỉnh Miền Nam,trong khi đó Miền Bắc, tính từ Thừa Thiên Huế trở ra, bao gồm bốn vùng sinh thái chủyếu: vùng Đồng bằng Sông Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và BắcTrung Bộ với diện tích rộng, lại đa dạng về cầy trồng, giữ vài trò rất to lớn trong sảnxuất nông nghiệp Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty giống cây trồng MiềnNam đã đề xuất với Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn cho thành lập chi nhánhtại Miền Bắc

Căn cứ quyết định số 1357/NN-TCCB/QĐ ngày 24 tháng 5 năm 1996, chi nhánh công ty giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội được thành lập, đặt tại 14/489

Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội

Từ khi thành lập đến nay, chi nhánh đã từng bước trưởng thành và hoàn thiện

về mọi mặt Từ một đơn vị, ban đầu đơn thuần chỉ làm nhiệm vụ cung ứng và chỉ cung

ứng giống ngô, đến nay công ty đã thực hiện được đầy đủ các nhiệm vụ từ nghiên cứuphát triển sản phẩm, sản xuất, chế biến bảo quản, kiểm nghiệm hạt giống đến kinhdoanh Các giống ngô lai, giống ngô nếp, giống lúa lai và giống dưa hấu chất lượngcao do chi nhánh cung ứng đã gây được ấn tượng tốt với người tiêu dùng, đáp ứngđược nhu cầu bức thiết của người sản xuất.

Tình hình sản xuất, kinh doanh của chi nhánh liên tục phát triển Tổng doanhthu đạt được trong hơn 10 năm qua là 271.203 triệu đồng, bao gồm 260.964 triệu đồngdoanh thu từ hạt giống và 10.239 triệu đồng doanh thu từ sản phẩm cơ khí chế biến hạtgiống Doanh thu của chi nhánh chiếm 1/3 tổng doanh thu của công ty cổ phần giốngcây trồng Miền Nam

Năm 2007 Nhà máy Chế biến Giống Cây trồng Hà Nội (đặt tại Khu CôngNghiệp Phố Nối A, tỉnh Hưng Yên) thuộc Chi nhánh Hà Nội được xây dựng Với việcxây dựng thêm một nhà máy chế biến hạt giống cây trồng tại Hưng Yên, chi nhánh đã

và đang tích cực mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ trong nước mà còn vươn ra thịtrường nước ngoài với các giống cây trồng chất lượng cao, giá cả cạnh tranh Việc xâydựng thêm nhà máy chế biến đảm bảo chủ động và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giốngcủa toàn miền Bắc, đồng thời nơi đây còn là một trung tâm hướng dẫn kỹ thuật côngtác nghiên cứu, thử nghiệm các giống cây trồng mới và ứng dụng những tiến bộ kỹthuật cho cả địa phương và các vùng lân cận

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của chi nhánh.

a Tổ chức bộ máy của chi nhánh.

Chi nhánh là một bộ phận của công ty giống cây trồng miền Nam nên việc tổchức cơ cấu quản lý phải phù hợp với chức năng quản lý phụ thuộc của chi nhánh Bộmáy quản lý của chi nhánh được tổ chức một mặt phù hợp với điều kiện sản xuất kinhdoanh hiện nay của chi nhánh, mặt khác cũng thích ứng với xu thế phát triển mạnh mẽcủa chi nhánh trong thời gian qua với việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và sảnxuất Do vậy việc mở rộng cơ cấu tổ chức của chi nhánh cũng là một tất yếu kháchquan

Hiện nay chi nhánh có ba phòng ban, một kho và một nhà máy trực thuộc chinhánh

Các phòng ban của chi nhánh gồm: phòng kinh doanh, phòng tài chính - kế

toán, phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Các phòng ban này là “xương sống” để

duy trì sự hoạt động đều đặn, nhịp nhàng và liên lục của chi nhánh

Nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc sự quản lý của chi nhánh

Đứng đầu chi nhánh là giám đốc chi nhánh: là người điều hành cao nhất trong

chi nhánh Giám đốc chi nhánh do Hội đồng Quản trị của Công ty bổ nhiệm, khenthưởng, kỷ luật Giám đốc chi nhánh là đại diện pháp nhân của chi nhánh, chịu tráchnhiệm trước Hội đồng Quản trị, Giám đốc Công ty, và pháp luật về việc điều hành Chi

Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám

đốc về phần hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình được giao phụ trách Cơ cấu tổchức tại chi nhánh quy định có hai phó giám đốc: phó giám đốc phụ trách kinh doanh

và phó giám đốc phụ trách sản xuất với các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau:

 Phó giám đốc kinh doanh: Duy trì và phát triển hệ thống kênh phân

phối, đại lý trong địa bàn quản lý, lập hồ sơ quản lý, đánh giá hiệu quả hoạt động và đềxuất các phương án thay đổi phù hợp với chiến lược kinh doanh của Công ty Tìmkiếm, quy hoạch và phát triển vùng nguyên liệu lập hồ sơ quản lý, đánh giá hiệu quảkhai thác, sử dụng nguồn nguyên liệu và đề xuất các phương án thay đổi cho phù hợpvới chiến lược sản xuất kinh doanh của chi nhánh

 Phó giám đốc sản xuất: Lập kế hoạch khảo sát vùng nguyên liệu, đánh

giá khả năng sản xuất; lập kế hoạch sản xuất hàng năm, vụ, kế hoạch thu hoạch phùhợp với công suất sấy; Tổ chức lập kế hoạch kiểm định, kiểm nghiệm; Tổ chức lập kếhoạch hoạt động và dự toán chi phí hàng tháng/ năm; Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa

và trang bị mới các thiết bị; Lập kế hoạch nhân sự của nhà máy, tuyển dụng lao độngphổ thông, tập huấn và đào tạo cho nhân viên trong phạm vi quản lý

Bộ máy quản lý của chi nhánh được khái quát theo sơ đồ sau:

Hình1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh

Phòng tài chính - kế toán: Theo dõi tình hình sản xuất và tình hình kinh doanh

cũng như tình trạng tài chính của chi nhánh trong kỳ Phòng thực hiện chức năng củamình thông qua việc thu thập và xử lý các số liệu kế toán, từ đó tiến hành lập và trìnhbày các báo cáo tài chính cũng như các loại báo cáo nội bộ theo yêu cầu của ban giámđốc chi nhánh Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ dựa trên các báo cáo tài chính đã

Giám đốc chi nhánh

Phó giám đốc

kinh doanh

Phó giám đốc phụ trách sản xuất

Kế toán trưởng

- phụ trách hành chính

Trưởng phòng nghiên cứu - phát triển

Phòng kinh

doanh

Nhà máy chế biếnPhòng tài chính

- kế toán

Phòng nghiên cứu – phát triển

được lập tiến hành phân tích tài chính để có thể cung cấp thông tin tài chính đầy đủ,kịp thời và có hiệu quả cho bộ máy lãnh đạo để đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn

và chính xác nhất Do chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của công ty giống cây trồngMiền Nam nên các số liệu kế toán của chi nhánh sau khi được thu thập và xử lý sẽđược chuyển về phòng kế toán trung tâm của công ty giống cây trồng Miền Nam đểtổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty Mặt khác, công ty giống câytrồng miền Nam đã tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán nên phòng tài chính

- kế toán không nhưng chỉ cung cấp thông tin kế toán cho ban lãnh đạo và nhữngngười sử dụng thông tin trong nội bộ công ty mà định kỳ còn phải cung cấp thông tindưới dạng các báo cáo tài chính bắt buộc ra bên ngoài theo yêu cầu của Ủy ban chứngkhoán Nhà nước

Phòng kinh doanh: Do nhiệm vụ chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh các

loại giống cầy trồng và các sản phẩm có liên quan đến phục vụ cho nông nghiệp nênkinh doanh là lĩnh vực trọng tâm của chi nhánh Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xáclập kế hoạch kinh doanh của chi nhánh theo yêu cầu của chi nhánh và của công tygiống cây trồng Miền Nam Ngoài ra, phòng còn tổ chức thực hiện và điều chỉnh các

kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với điều kiện khách quan Phòng là đầu mối tiếnhành việc phân phối thành phẩm, hàng hóa cho các đại lý, ký kết hợp đồng tiêu thụ vớicác đối tác kinh doanh lớn Các bộ phận của phòng có nhiệm vụ phát triển các thịtrường tiềm năng, khai thác các thị trường hiện có để nâng cao doanh số bán, đẩymạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của chi nhánh Do đặc thù công ty phảinhập nhiều sản phẩm từ miền Nam ra nên hạn chế trong việc đáp ứng kịp thời nhu cầucủa khách hàng, vì vậy phòng kinh doanh còn có chức năng tìm kiếm các nhà cung cấptại chỗ để có thế đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của chi nhánh với chấtlượng sản phẩm tốt, giá cả phù hợp

Phòng nghiên cứu – phát triển: Trước đây chi nhánh chỉ tiến hành kinh doanh

các loại giống cây trồng và vật tư nông nghiệp nên việc nghiên cứu sản xuất khôngđược coi trọng Tuy nhiên, theo xu thế phát triển mạnh mẽ của chi nhánh trong nhữngnăm gần đây và chiến lược kinh doanh lâu dài của chi nhánh, phòng nghiên cứu – pháttriển ngày càng có vai trò quan trọng Nhiệm vụ của phòng không chỉ gói gọn trongviệc tiến hành các hội thảo trình diễn giống cây mới, tổ chức thí nghiệm trên các vùngthổ nhưỡng khác nhau, mà còn vươn rộng ra tiến hành nghiên cứu và khảo nghiệm cácgiống cây mới phù hợp với điều kiện khí hậu, đất đai đặc thù của miền Bắc

Nhà máy chế biến: là nơi diễn ra hoạt động sản xuất các sản phẩm chủ yếu

phục vụ việc kinh doanh của chi nhánh và cũng là nơi có kho chứa của chi nhánh (khonhà máy)

b Lĩnh vực kinh doanh.

Là một chi nhánh trực thuộc công ty giống cây trồng Miền Nam nhưng lĩnh vựchoạt động kinh doanh của chi nhánh không chỉ bó hẹp trong phạm vi cung cấp cácgiống cây trồng mà còn mở rộng ra các lĩnh vực chế biến nông sản

Lĩnh vực kinh doanh chính của chi nhánh bao gồm:

 Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng và vật tư nông nghiệpcác loại

 Cung cấp các thiết bị chế biến và cơ khí nông nghiệp các loại

 Kinh doanh mua bán nông sản các loại

2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh.

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán trong một đơn vị hạchtoán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy

kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng nhưchất lượng cần đạt được về hệ thống thông tin kế toán

Căn cứ vào điều kiện cụ thể của chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty cổphần giống cây trồng Miền Nam, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình phụ thuộcvào phòng kế toán trung tâm của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam Nói cáchkhác, phòng kế toán của chi nhánh là một phần của phòng kế toán trung tâm của công

ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam

Bộ phận kế toán của chi nhánh gồm 5 người, được bố trí thực hiện các nhiệm

vụ theo yêu cầu của công tác kế toán như sau:

Kế toán trưởng: Kế toán trưởng với tính chất là người đứng đầu phòng Tài chính

-kế toán có trách nhiệm lớn nhất giúp cho phòng Tài chính - -kế toán hoàn thành nhiệm vụđược giao, giúp cho chi nhánh ngày càng phát triển

Tổ chức công tác công tác kế toán, thống kê, thông tin tài chính, hạch toán kinh

tế và quản lý tài chính; đào tạo, thực hiện các báo cáo tài chính, thuế, thống kê, các báocáo khác; hướng dẫn bộ phận Kế toán, Tài chính và Thống kê;

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch về tài chính của Chi nhánh

Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu, vào sổ cái các tài khoản liên quan đến tiền

mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi và tổng hợp ngày công gửi vào phòng kế toán công

ty để tính lương cho cán bộ, nhân viên chi nhánh; lập các báo cáo tài chính, báo cáonội bộ theo quy định và theo yêu cầu của cấp trên

Kế toán bán hàng - công nợ: Quản lý sổ sách, hoá đơn, chứng từ và hạch toán

chi tiết về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa Theo dõi tình hình doanh thu Chi nhánh; Quản

lý tình hình nợ phải thu khách hàng của Chi nhánh; Triển khai tính toán các chính sáchbán hàng của Chi nhánh cho các khách hàng

Kế toán hàng hóa: Quản lý sổ sách, chứng từ và hạch toán chi tiết các loại

nguyên - vật liệu, hàng hoá và công cụ khác Theo dõi tình hình biến động hàng tồn

kho của Chi nhánh; Tính giá thành sản phẩm hạt giống và vật tư nông nghiệp của Chinhánh.

Định kỳ (hàng tháng) tiến hành kiểm kê, đối chiếu hàng hóa với kế toán nhàmáy, thủ kho Thực hiện các báo cáo tồn kho, báo cáo thực hiện, báo cáo đột xuất theoyêu cầu của công ty và của chi nhánh

Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của chi nhánh; thu chi tiền mặt khi các chứng từ

được phê duyệt và theo dõi các chứng từ; Kiểm tra, theo dõi, báo cáo quỹ tiền mặtngày/ tháng/ năm cho kế toán trưởng chi nhánh hoặc theo yêu cầu của Giám đốc chinhánh Đối chiếu thu chi với kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán của chi nhánh được tổ chức theo hình thức phụ thuộc đượckhái quát theo sơ đồ sau đây:

Hình 1 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của chi nhánh

2.2 Hình thức và chế độ kế toán được áp dụng.

Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty cổ phần giống cây trông Miền Nam, sảnxuất kinh doanh hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp cổ phần Do vậy, công tác kếtoán ở chi nhánh được thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (theoquyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) do Bộ Tài chính ban hành mà công

ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam áp dụng Công tác kế toán tại chi nhánh là mộtphần của công tác kế toán của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được tổchức cụ thể như sau:

 Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy (sử dụng phần mềm kế toán

Kế toán hàng hóa

Thủ quỹ

Hình 1.3: Giao diện phần mềm AccNet®ERP 2009

 Hình thức in sổ: in sổ theo hình thức Nhật ký chung

Do chi nhánh sử dụng kế toán máy nên các loại sổ kế toán được thiết kế khônghoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay mà được thiết kế linh hoạt, phù hợp vớiđặc điểm của công ty

 Trình tự ghi sổ kế toán được thực hiện như sau:

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoảnghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết

kế sẵn trên phần mền kế toán Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổnghợp ( Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc vào các thời điểm cần thiết) kế toán thực hiện các thao táckhóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính chi nhánh theo yêu cầu và theo đúngquy định Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng, đảm bảo chính xác theo thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán có thể kiểm tra, đốichiếu số liệu giữa sổ kế toán với các báo cáo sau khi đã in ra giấy

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ragiấy, đóng thành quyển theo hình thức Nhật ký chung và thực hiện đầy đủ các thủ tụcpháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

9

CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN

PHẦN MỀM AccNetERP 2009

PHẦN MỀM AccNetERP 2009

MÁY VI TÍNH

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.4: Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính

 Chế độ kế toán áp dụng:

 Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12

 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (VND)

 Phương pháp kê khai nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: xác định theo phương phápgiá bình quân gia quyền

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên

Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá gốc

 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hóađơn phát hành được người mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc vào việc kháchhàng đã thanh toán hay chưa

 Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Chi nhánh sử dụng hầu hếtcác chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, trong đó chủ yếu là sử dụng cácchứng từ sau: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,

Ủy nhiệm chi, Sổ phụ ngân hàng.…

 Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Chi nhánh xây dựng hệthống tài khoản kế toán dựa trên hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính

 Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán của chinhánh gồm hai loại:

- Sổ kế toán tổng hợp gồm:

+ Sổ Nhật ký chung

+ Sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu

+ Hệ thống Sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131,141, …

- Sổ kế toán chi tiết gồm:

+ Sổ chi tiết các tài khoản

+ Sổ chi tiết công nợ phải thu

Vì chi nhánh có phân vùng (mỗi vùng có nhân viên kinh donh phụ trách riêng)nên Sổ chi tiết công nợ có thể được mở theo từng khách hàng hoặc tỉnh thành, trongmỗi tỉnh thành, các khách hàng lại được theo dõi chi tiết

 Về tổ chức vận dụng hệ thống Báo báo kế toán: Hệ thống Báo cáo kế toáncủa chi nhánh gồm hai loại:

- Báo cáo nội bộ (Báo cáo quản trị) gồm:

+ Báo cáo công nợ chi tiết

+ Báo cáo bán hàng chi tiết (theo sản phẩm hoặc theo khách hàng)

+ Báo cáo tồn kho vật tư

- Báo cáo tài chính (BCTC) gồm:

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Do chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên không lập thuyết minh BCTC,các BCTC của chi nhánh được lập theo quý và năm gửi về phòng kế toán công ty đểlập BCTC hợp nhất Thuyết minh BCTC cũng do phòng kế toán công ty lập

 Tài khoản được sử dụng để hạch toán nội bộ là Tài khoản 336 - Phải trả nội bộ Tài khoản này phản ánh các khoản chi nhánh phải nộp công ty cổ phần giống

cây trồng Miền Nam và các khoản công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam phảicấp cho chi nhánh

Chương II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH

1 Đặc điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả của chi nhánh.

1.1 Đặc điểm và phân loại các dòng sản phẩm chính của chi nhánh.

Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nên các sản phẩm của chinhánh hướng đến việc cung cấp các yếu tố đầu vào phục vụ quá trình sản xuất của bàcon nông dân

Các sản phẩm chủ yếu của chi nhánh bao gồm các loại hạt giống, các sản

phẩm bảo vệ thực vật và các thiết bị nông nghiệp:

 Các loại hạt giống bao gồm:

- Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60….

- Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10

- Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807…

- Dưa hấu lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231….

- Dưa leo các loại: CUC 23, CUC 71, CUC 77…

- Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49.

- Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM 1490, Jassmine 85, OM

3536…

- Các loại hạt giống rau đậu

- Các giống cỏ: cỏ lai MAXA - MILLET, cỏ lai SUPERDAN, hạt cỏ laiSWEETJUMBO,…

Hình 2.1: Một số sản phẩm chính của chi nhánh

1.2 Thị trường tiêu thụ và tình hình tiêu thụ sản phẩm.

Do quy định của công ty giống cây trồng Miền Nam, thị trường của chi nhánh

là các tỉnh phía Bắc từ Thừa Thiên Huế trở ra với bốn vùng sinh thái: vùng Đồng bằng

sông Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ Các vùng sinhthái trên có các đặc điểm khác nhau về điều kiện sản xuất nên chi nhánh đã tổ chứchình thức khác nhau cho từng địa bàn.

 Ngô lai: thị trường chủ yếu của sản phẩm ngô lai là vùng núi phía Bắc do

điều kiện thổ nhưỡng và khí hậu ở đây phù hợp với điều kiện sinh trưởng và phát triểncủa cây ngô Sau đó là vùng núi Đông Bắc và các tỉnh Bắc Trung Bộ

 Lúa lai: chi nhánh cung cấp sản phẩm này chủ yếu cho vùng đồng bằng sông

Hồng và đồng bằng thuộc các tỉnh duyên hải Bắc Trung Bộ

 Hạt giống rau: do các loại hạt giống rau này thích hợp cho việc gieo trồng

tại đồng bằng sông hồng và các tỉnh thuộc vùng núi Đông Bắc vào mùa đông nên đây

là thị trường chính mà chi nhánh tập trung cung ứng các loại hạt giống rau mùa đông,

và là một thị trường rất tiềm năng, đã và đang được khai thác hiệu quả, đặc biệt là khichi nhánh đã xây dựng nhà máy chế biến hạt giống tại miền Bắc

Trong hơn mười năm qua, chi nhánh đã cung ứng cho sản xuất các tỉnh phíaBắc gần 3.700 tấn hạt giống lúa lai; gần 9.400 tấn giống ngô lai; nhiều giống rau, đậu

và vật tư nông nghiệp Ngoài ra, chi nhánh cũng đã cung cấp cho hơn 31 đơn vị sảnxuất kinh doanh giống cây trồng ở 23 tỉnh và thành phố phía Bắc các loại thiết bị dùngtrong sản xuất nông nghiệp và chế biến nông sản như: máy tẽ hạt, máy sàng sơ bộ,máy xử lý hạt giống, cân định lượng, băng tải… Có thể nói các sản phẩm của chinhánh đã, đang và sẽ tiếp tục được mở rộng, phát triển hơn nữa ra các tỉnh thuộc khuvực phía Bắc, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bà con nông dân

2 Phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và chính sách thanh toán của chi nhánh.

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp (bán buôn, bán lẻ)

- Phương thức gửi đại lý

a Phương thức tiêu thụ trực tiếp.

Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của chi nhánh Hàng của chi nhánh chỉđược xuất đi khi khách hàng (chủ yếu là các đại lý) trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanhtoán Phương thức này gồm hai hình thức là bán buôn và bán lẻ

Bán buôn.

Bán buôn là hình thức bán một khối lượng lớn hàng hóa với một mức giágốc hoặc giá đã có chiết khấu ở mức cao nhằm tiêu thụ được nhanh, nhiều hay có bảođảm cho khối lượng hàng hóa đó.

Hình thức bán buôn được chi nhánh áp dụng chủ yếu đối với các đại lý củamình Theo đó, hàng chỉ được giao cho các đại lý khi đại lý thanh toán hoặc chấp nhậnthanh toán Thường thì chi nhánh cho phép đại lý trả chậm sau một khoảng thời giannhất định Chi nhánh chỉ áp dụng hình thức bán buôn qua kho, không áp dụng bánbuôn vận chuyển thẳng Theo đó, tất cả các sản phẩm, hàng hóa (kể cả do công ty gửira) cũng đều được nhập kho nhà máy hoặc kho chi nhánh sau đó mới xuất bán Bánbuôn qua kho có thể được thực hiện theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyểnhàng

Theo hình thức giao hàng trực tiếp thì sau khi ký hợp đồng mua bán, khách

hàng sẽ cử đại diện trực tiếp đến chi nhánh hoặc nhà máy để nhận hàng Hàng đượcxác định là tiêu thụ khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Với các đại lý ở các địa phương thì chi nhánh cũng có thể chuyển hàng cho bên

mua theo hợp đồng đã ký Theo hình thức này, chi nhánh sẽ xuất kho thành phẩm,hàng hóa của mình, chuyển hàng cho bên mua đến một địa điểm đã thỏa thuận tronghợp đồng hoặc do bên mua đề nghị Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu củachi nhánh Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanhtoán hoặc các loại giấy chứng nhận của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhậnthanh toán Chi phí vận chuyển do chi nhánh chịu hay bên mua chịu là do sự thoảthuận từ trước giữa hai bên Thông thường chi phí vận chuyển do chi nhánh chịu, vàđược ghi nhận vào chi phí bán hàng Tuy nhiên trong trường hợp bên mua chịu chi phívận chuyển sẽ phải thu tiền của bên mua

Quy trình bán buôn được thực hiện như sau:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của chi nhánh, khách hàng sẽ gặp bộphận kinh doanh (có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách của từng vùng) để đềnghị mua hàng Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì căn cứ vào

Hợp đồng mua bán hoặc Đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập Phiếu đề nghị xuất hàng (có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu) gửi lên phòng kế toán để lập Hóa đơn GTGT, đồng thời kế toán sẽ lập Phiếu xuất kho.

Hàng có thể được xuất ra từ kho của chi nhánh hoặc kho nhà máy Nếu đượcxuất tại kho chi nhánh thì khách hàng có thể xuống kho nhận hàng luôn Nếu đượcxuất từ kho nhà máy thì kế toán chi nhánh sau khi lập Hóa đơn GTGT sẽ gửi mailPhiếu xuất kho xuống nhà máy, tại đây kế toán nhà máy và thủ kho sẽ thực hiện cácthủ tục giao hàng

Cuối cùng, khi khách hàng thanh toán thì kế toán sẽ lập Phiếu thu.

Ví dụ: Ngày 13/10/2010, khách hàng Chu Trọng Huấn có nhu cầu mua hàng,

sau khi thỏa thuận với bộ phận kinh doanh, căn cứ vào Phiếu đề nghi xuất hàng của

bộ phận kinh doanh, kế toán lập Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho.

Hình 2.2: Phiếu đề nghị xuất hàng.

Hình 2.3: Hóa đơn GTGT số 001275/10HN

Hình 2.4: Phiếu xuất kho số 01275/10HN

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập Phiếu thu kết thúc một quy

trình bán hàng

Đơn vị: Chi nhánh Công ty CP.GCT Miền Nam

Địa chỉ:14/489 Nguyễn Văn Cừ-Long

Biên-Hà Nội

Tele-Fax: (04) 38274343 – (04) 36500762

Mẫu số: 01-TTBan hành theo QĐSố:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng BTC

Họ tên người nộp tiền : Chu Trọng Huấn

lớn Tuy nhiên, đối với các khách hàng tiềm năng, chi nhánh vẫn thực hiện hình thứcnày

Quy trình bán lẻ khác quy trình bán buôn ở chỗ: khi khách hàng đến mua hàng

(chủ yếu là các hộ nông dân), bộ phận kinh doanh sẽ không lập Phiếu đề nghị xuấthàng mà thủ kho sẽ tập hợp các khách hàng lại (có thể tập hợp theo từng ngày hoặc

một vài ngày nếu số lượng mua hàng ít) rồi gửi viết Phiếu đề nghị xuất hàng gửi lên

phòng kế toán để lập Hóa đơn GTGT (hóa đơn tổng hợp của các khách lẻ) Định kỳ kếtoán sẽ đối chiếu số lượng hàng hóa trên thẻ kho với số liệu của thủ kho ghi chép

b Phương thức gửi đại lý

Phương thức này thường được chi nhánh áp dụng đối với các sản phẩm mới,sản phẩm được thử nghiệm đưa ra thị trường Khi xuất hàng gửi đại lý, nhân viên kinh

doanh sẽ lập Hợp đồng gửi bán và Phiếu đề nghị xuất hàng gửi đại lý (Mẫu: tương tự

hình 2.3 – Trang 18), trên đó có ghi rõ là: “Đề nghị xuất hàng dưới dạng gửi bán”)

chuyển lên phòng kế toán, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Hình

chiếu, xác nhận số hàng đã bán được Nếu đại lý không muốn bán số hàng đó nữa thì

có thể trả lại toàn bộ số hàng không bán được cho chi nhánh Đây cũng là điểm khácbiệt so với phương thức bán trực tiếp cho đại lý (theo phương thức bán trực tiếp thìhàng chỉ được giao cho đại lý khi đại lý thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán,hơn nữa các đại lý chỉ được phép trả lại tối đa là 30% hàng đã nhận) Đại lý có hànggửi bán của chi nhánh sẽ được hưởng các chính sách về chiết khấu thương mại, thưởngkhối lượng như hình thức bán trực tiếp (chi nhánh không áp dụng hình thức đại lý bánđúng giá hưởng hoa hồng)

Thông thường, định kỳ sáu tháng (hết sáu tháng đầu năm hoặc sáu tháng cuối

năm) chi nhánh sẽ gửi Thư xác nhận hàng gửi đại lý (Mẫu: Phụ lục 6 – Trang 72) chocác đại lý trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đại lý Nếu có sự chênh lệch nàothì đại lý sẽ gửi phản hồi về cho chi nhánh

Khi khách hàng thanh toán, kế toán lập Phiếu thu hoặc căn cứ vào Sổ phụ của

ngân hàng gửi về, kế toán nhập số liệu vào máy tính và thực hiện các bút toán cập nhật

Sổ cái như thông thường

Hình 2.6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

CTY CP GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CHI NHÁNH HÀ NỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Ngày tháng năm

BIÊN BẢN KIỂM TRA HÀNG TỒN KHO Mẫu số 07/CNHN

Hôm nay, ngày… tháng… năm….

Tại: Chúng tôi gồm:

Bên A: Ông/ Bà

Đại diện chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam

Bên B: Ông/ Bà………Địa chỉ:

Đại diện cho: Cùng tiến hành kiểm kê lượng hàng hóa còn tồn kho

Chúng tôi xác nhận lượng hàng hóa còn tồn kho như sau:

STT Loại hàng Mã

số

Hợp đồng

Đơn vị tính

Số lượng

Hóa đơn (PXK)

Đơn giá

Ngày tháng

Số lượng

Tình trạng hàng tồn: Nguyên nhân: Hai bên thỏa thuận giải quyết lô hàng trên như sau: Các giấy tờ kèm theo phương án giải quyết:

Hình 2.7: Biên bản kiểm tra hàng tồn kho

2.2 Phương thức thanh toán

Chi nhánh áp dụng hai phương thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt vàchuyển khoản Khách hàng có thể trực tiếp đến thanh toán tại chi nhánh hoặc chuyểntiền qua tài khoản của chi nhánh tại ngân hàng

2.3 Các chính sách thanh toán

Các chính sách thanh toán được chi nhánh áp dụng theo quy định của công ty

Cụ thể, theo quy định: Đối với các hợp đồng đại lý thì với từng đại lý sẽ có các chínhsách thanh toán riêng, nhưng thời gian nợ tối đa không quá 60 ngày Nếu thanh toánchậm trên 60 ngày thì bị phạt lãi suất 1%/ tháng, nếu chậm trên 90 ngày thì bị phạt lãisuất 1,5%/ tháng Số tiền lãi nợ trễ hạn sẽ được công ty tính vào công nợ hoặc trừ vàokhoản chiết khấu

Công ty đưa ra những quy định rất cụ thể về chiết khấu thanh toán, khuyến mại,thưởng cho từng đối tượng khách hàng Cụ thể:

Khách hàng của chi nhánh sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán theo bảng quy định sau:

1 Trả ngay, trả trước 2,00 Trả tiền mặt hay chuyển khoản cùng ngày ra

hóa đơn

5 61 – 90 1,00 Đại lý phải trả cho công ty do trả chậm

6 91 – 120 1,50 Đại lý phải trả cho công ty do trả chậm

Bảng 2.1: Mức chiết khấu thanh toán cho khách hàng(Nguồn: QĐ về chính sách bán hàng năm 2010 của công ty)Đồng thời công ty cũng đưa ra điều kiện hưởng chiết khấu cũng như chế tài đốivới các đại lý (nếu trả không đúng thời hạn quy định) rất rõ ràng, cụ thể

3 Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại chi nhánh.

3.1 Phương pháp và điều kiện ghi nhận doanh thu, giá vốn.

Doanh thu tiêu thụ của chi nhánh là doanh thu hình thành từ việc bán các sản

phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất nông nghiệp như hạt giống cây trồng, vật tư nôngnghiệp Việc xác định doanh thu, giá vốn tại chi nhánh hoàn toàn tuân theo quy địnhcủa nhà nước

Theo quy định của công ty thì: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hóa đơnphát hành được người mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc vào việc kháchhàng đã thanh toán hay chưa

Giá vốn hàng bán được xác định căn cứ vào giá thành sản xuất sản phẩm.

Việc ghi nhận giá vốn hàng bán được thực hiện đồng thời với bút toán ghi nhậndoanh thu Khi nhập dữ liệu, máy tính sẽ tự động cập nhật giá vốn tuy nhiên đây chỉ làgiá tạm tính (theo giá vốn thành phẩm của quý trước) Cuối quý, kế toán thực hiệnthao tác tính giá trung bình (đơn vị tính giá thành phẩm theo phương pháp bình quângia quyền), giá vốn sẽ được phần mềm tự động điều chỉnh lại, cập nhật vào Sổ cái TK

632, Sổ cái TK 155 và các Sổ chi tiết, Báo cáo có liên quan

Các khoản giảm trừ doanh thu: Những sản phẩm được xác định là tiêu thụ

nhưng vì một lý do nào đó như sai qui cách, chất lượng sản phẩm… người mua từ chốithanh toán, gửi trả lại hoặc yêu cầu giảm giá và được chi nhánh chấp thuận, hoặcngười mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảmtrừ này phải được hạch toán riêng biệt Căn cứ vào nội dung và khối lượng sản phẩm,hàng hoá đã tiêu thụ để hạch toán vào các tài khoản có liên quan Các khoản giảm trừdoanh thu được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuầnlàm căn cứ xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

Đối với các khoản chiết khấu thanh toán, chi nhánh khuyến khích các khách

hàng trả tiền ngay để hưởng chiết khấu bằng tiền mặt hoặc trừ vào tiền hàng mà kháchhàng phải trả Các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng được ghi nhận vào chiphí tài chính, các khoản lãi do khách hàng trả chậm được ghi nhận vào doanh thu hoạtđộng tài chính trong kỳ của chi nhánh

3.2 Chứng từ sử dụng.

Kế toán tiêu thụ thành phẩm sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

- Phiếu đề nghị xuất hàng

- Hóa đơn GTGT

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (sử dụng với hàng gửi đại lý)

- Biên bản kiểm tra hàng tồn kho

- TK 155 “Thành phẩm”: Phản ánh giá trị thành phẩm xuất bán trong kỳ

- TK 157 “Hàng gửi bán”: Phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hóa gửi bán đại lý,

đã bàn giao nhưng chưa được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- TK 5112 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”:Phản ánh doanh thu bánthành phẩm trong kỳ

- TK 5212 “Chiết khấu thương mại”: Phản ánh khoản chiết khấu thương mạithành phẩm đã giảm trừ cho khách hàng do khách hàng mua hàng với số lượng lớn

- TK 3351 “Chi phí phải trả”: Phản ánh số phải trả khách hàng được tríchtrước khi khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại

- TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi tình hình công nợ của khách

- TK 111, 112

3.4 Quy trình hạch toán.

Khi có Phiếu đề nghị xuất hàng của bộ phận kinh doanh gửi lên, căn cứ vào đó,

kế toán vào mục Các khoản phải thu/ Nhập liệu/ Hóa đơn bán hàng nhập dữ liệu đầy

đủ, thực hiện lệnh in Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho Sau đó, vào phần Nghiệp vụ/ Cập nhật Sổ cái để thực hiện lệnh Cập nhật sổ cái, máy tính sẽ tự động cập nhật vào

Sổ cái các TK 632, 511, 155, 131, 111, 112 Đồng thời các thông tin này cũng đượccập nhật vào Báo cáo bán hàng chi tiết (chi nhánh sử dụng Báo cáo bán hàng chi tiếtthay cho Sổ chi tiết bán hàng), Sổ chi tiết công nợ

Quy trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 2.8: Quy trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm

a Kế toán tiêu thụ trực tiếp

Ví dụ: Khi có Phiếu đề nghị mua hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần

mềm sẽ tự động cập nhật, phản ánh các bút toán giá vốn, doanh thu như sau:

- Bút toán phản ánh giá vốn (giá vốn được máy tính cập nhật lúc này là giátạm tính) Giả sử, giá vốn của 3000 kg MX2 và 1000 kg MX4 kỳ trước tính được là53.750.218, máy tính sẽ hạch toán:

Nợ TK 6322 : 53.750.218

Có TK 155 : 53.750.218

Cuối quý, sau khi thực hiện lệnh tính giá trung bình, phần mềm sẽ tự động điềuchỉnh số liệu trên TK 6322 và TK 155 theo giá vốn thực tế trong kỳ Khi đó giá vốncủa nghiệp vụ này sẽ được thay đổi thành:

Chứng từ gốc

Màn hình nhậpchứng từ

Sổ cái các TK

511, 632, 155,131,…

Sổ nhật ký

chung

Các sổ chi tiết

Nợ TK 6322 : 54.918.141

Có TK 155 : 54.918.141

(Số liệu được thể hiện trên Sổ cái TK 6322)

- Bút toán phản ánh doanh thu:

Đơn vị bán hàng : CHI NHÁNH CTY CP GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM

Địa chỉ : Số nhà 14, ngõ 489 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, TP Hà Nội

Tài khoản : Ngân hàng:

Điện thoại : 3827.4343 MST : 0302634683-005

Họ tên người mua : Cty CP.GCT Tứ Xuyên

Đơn vị :

Địa chỉ : 902, Nguyễn Trãi, Thanh Hóa Ngân hàng:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST :

lượng

Đơn giá (VND)

Thành tiền (VND)

Cộng tiền hàng 99,000,000

Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT

Số tiền bằng chữ: Chín mươi chín triệu đồng

Hình 2.10: Phiếu xuất kho số 05749/09HNSau khi phản ánh các bút toán trên, kế toán thực hiện bút toán cập nhật sổ cái,

cho lên Sổ cái TK 6322 và Sổ cái TK 5112.

Hình 2.11: Sổ cái TK 6322

Hình 2.12: Sổ cái TK 5112

Đồng thời, máy tính cũng cập nhật số liệu vào Sổ chi tiết công nợ và Báo cáo bán hàng chi tiết.

Sổ chi tiết công nợ theo dõi tình hình công nợ của khách hàng Sổ này sẽ được

in ra khi kế toán thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng hoặc khi có yêu cầu củacấp trên

Hình 2.13: Sổ chi tiết công nợ

Báo cáo bán hàng chi tiết có thể được lập chi tiết cho từng loại sản phẩm hoặc

theo từng khách hàng Tùy vào yêu cầu cung cấp thông tin, kế toán có thể lựa chọntheo một trong hai hình thức trên

Hình 2.14: Báo cáo bán hàng chi tiết theo sản phẩm ( Mã vật tư)

Hình 2.15: Báo cáo bán hàng chi tiết theo khách hàngKhi khách hàng thanh toán, nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán tổng

hợp lập Phiếu thu, còn nếu thanh toán bằng chuyển khoản, căn cứ vào Sổ phụ của ngân

hàng gửi về, kế toán công nợ nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cậpnhật vào sổ chi tiết công nợ, Sổ cái TK 131 ghi nhận số tiền khách hàng đã thanh toán

b Kế toán hàng gửi đại lý

- Khi xuất kho hàng gửi đại lý, căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng gửi đại lý

của bộ phận kinh doanh, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thực

hiện lệnh cập nhật sổ cái, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Sổ chi tiết vật tư TK 157

và Sổ cái TK 157

Ví dụ: Ngày 06/10/2009, chi nhánh xuất kho gửi bán HTX Phượng Đỏ, sau khi

nhập dữ liệu, kế toán in Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 70021/09HN,

máy tính tự động cập nhật số liệu, thực hiện bút toán:

Nợ TK 157 : 36.355.578

Có TK 155 : 36.355.578

Khi kế toán thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, phần mềm sẽ cập nhật số liệu vào

Sổ chi tiết TK 157 và Sổ cái TK 157.

Đơn vị: Chi nhánh Công ty CP.GCT Miền Nam

Địa chỉ:14/489-Nguyễn Văn Cừ-Long Biên-Hà Nội

Mẫu số: 03-PXK-3LL Ban hành theo QĐ

Số 15/2006/QĐ-BTC ngày: 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Số seri:……… Quyển số:……….

Xuất tại kho: Kho nhà máy SX giống Hà Nội (TP-HNNMGHN)

Nhập tại kho: Kho HTX Phượng Đỏ (GB-HNHTXPD)

xuất

Thựcnhập

Hình 2.17: Sổ chi tiết vật tư TK 157Giả sử số hàng gửi đại lý này được tiêu thụ, khi đại lý thông báo hàng đã được

bán hoặc chấp nhận thanh toán, căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng của bộ phận kinh doanh, kế toán nhập số liệu vào máy tính, lập Hóa đơn GTGT, phần mềm hạch toán

các bút toán giá vốn, doanh thu như sau:

- Bút toán phản ánh giá vốn (giá vốn này cũng là giá tạm tính và sẽ được phầnmềm tự động điều chỉnh vào cuối quý như trường hợp bán hàng trực tiếp)

Nợ TK 155 : 9.050.250

Có TK 157 : 9.050.250

Sau đó thực hiện lệnh Cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 157, 155, 6322, 511.

c Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

- Các khoản giảm trừ doanh thu của chi nhánh chủ yếu là chiết khấu thươngmại Chi nhánh áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng theo số lượng cộngdồn trong một kỳ 6 tháng (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm) hay còn được gọi làthưởng khối lượng Số chiết khấu được thể hiện trên Hóa đơn GTGT tiếp theo, sau lầnmua hàng cuối cùng của 6 tháng trước, tính trừ vào số phải thu của khách hàng

Lượng chiết khấu được thực hiện theo Bảng xét thưởng khối lượng của công ty,

tính trên phần khối lượng sản phẩm bán vượt chỉ tiêu Bảng này quy định cho từng loạisản phẩm

tính Số lượng

Mức thưởng ( Đồng/Đ.vị) Ghi chú

3351 “Chi phí phải trả” theo số lượng thực tế tiêu thụ trong quý Đến hết quý II (hết 6tháng đầu năm) hoặc hết quý IV (hết 6 tháng cuối năm), kế toán tính toán, điều chỉnhlại số chiết khấu và kết chuyển sang TK 131, tính giảm các khoản phải thu

Số lượng

Cộng

Đối chiếu với Bảng xét thưởng khối lượng, từ bảng trên ta thấy: hết quý 1, số lượng

sản phẩm MX2 đã mua được xét thưởng với số lượng vượt chỉ tiêu là 1000 Kg Khi

đó, số chiết khấu thương mại tạm tính đại lý Tuyết được hưởng sẽ là:

1000 Kg * 1.500 đ/Kg = 1.500.000 (đồng)

Kế toán nhập số liệu vào máy tính, hạch toán:

Nợ TK 5212 : 1.500.000

Có TK 3351 : 1.500.000

Hết 6 tháng (hết quý 2), số lượng đại lý Tuyết tiêu thụ được như bảng trên, khi

đó số chiết khấu thương mại được hưởng là:

Khi lập báo cáo tài chính quý 2, căn cứ vào Biên bản xét chính sách bán hàng

(Mẫu: Phụ lục 7 – Trang 73), kế toán kết chuyển số tiền từ TK 3351 sang TK 131, ghigiảm số phải thu khách hàng:

Nợ TK 3351 : 5.346.000

Có TK 131 : 5.346.000

Đến tháng 10, đại lý Tuyết tiếp tục mua hàng của chi nhánh (từ tháng 7 đếntháng 9, đại lý không mua hàng của chi nhánh), khi đó số chiết khấu thương mại đại lýTuyết được hưởng của 6 tháng đầu năm sẽ được thể hiện trực tiếp trên hóa đơn GTGT

này (Hóa đơn GTGT số 005749)

Các bút toán phản ánh giá vốn và doanh thu vẫn được thực hiện như bìnhthường

Sau mỗi lần nhập dữ liệu, kế toán thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK

3351, Sổ cái TK 5211 và Sổ cái TK 131.

HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 1: Lưu Mẫu số 01: GTKT 3LL-02

Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu: AA/2009-T

Số: 005749

Đơn vị bán hàng : CHI NHÁNH CTY CP GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM

Địa chỉ : Số nhà 14, ngõ 489 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, TP Hà Nội

Tài khoản : Ngân hàng:

Điện thoại : (04) 3827.4343 MST : 0302634683-005

Họ tên người mua : Lê Thị Ánh Tuyết

Đơn vị :

Địa chỉ : Kiến An, Hải Phòng Ngân hàng:

Hình thức thanh toán: Chiết khấu MST :

lượng

Đơn giá (VND)

Thành tiền (VND)

Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT

Số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm bảy mươi tư nghìn đồng

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Hình 2.18: Hóa đơn GTGT (có chiết khấu thương mại)