ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO
ĐẶC ĐIỂM KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản lu động của doanh nghiệp biểu hiện dới hình thái vật chất cụ thể Hàng tồn kho có thể đợc mua từ bên ngoài hoặc tự sản xuất để dùng vào mục đích sản xuất kinh doanh Thông thờng hàng tồn kho của doang nghiệp tồn tại dới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và thờng bao gồm: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá Ngoài ra còn có một số vật t hàng hoá thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho nh: Hàng đang đi đờng, hàng gửi bán…
Đặc điểm của hàng tồn kho:
Khác với các loại tài sản khác của doanh nghiệp nh tiền mặt, tiền gửi, tài sản cố định vô hình, hữu hình… hàng tồn kho có những đặc điểm riêng Hàng tồn kho có thể có rất nhiều loại, có vai trò, công dụng cũng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó đòi hỏi công tác tổ chức quản lý, hạch toán kế toán cũng nh công tác kiểm toán đối với khoản mục này cũng có những đặc thù riêng Xét trên góc độ hạch toán kế toán, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:
Thứ nhất, hàng tồn kho thờng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng tài sản của doanh nghiệp Do đó dễ xảy ra gian lận và sai sót gây ảnh hởng trọng yếu trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp Đòi hỏi kiểm toán viên khi tiến hành thực hiện kiểm toán đối với khoản mục này phải có sự thận trọng thích đáng cũng nh trình độ và kinh nghiệm nhất định
Thứ hai, các khoản mục hàng tồn kho thờng rất đa dạng và có thể chịu ảnh h- ởng lớn bởi hao mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các biểu hiện nh bị h hỏng trong thời gian nhất định, dễ bị lỗi thời…do đó kiểm toán viên khi kiểm toán phải có sự hiểu biết về đặc điểm từng loại hàng tồn kho, xu hớng biến động của nó để có thể xác định chính xác hao mòn hữu hình hoặc hao mòn vô hình.
Thứ ba, việc xác định chất lợng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn và phức tạp Có rất nhiều khoản mục hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị nh các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, các công trình xây dựng cơ bản, đồ cổ, kim khí quý….Điều này đòi hỏi khi thực hiện kiểm toán đối với những loại hàng tồn kho đặc bệt này, kiểm toán viên cần phải có sự chuẩn bị chu đáo cả về phơng tiện kỹ thuật cũng nh con ngời.
Thứ t, trong công tác kế toán hàng tồn kho, có rất nhiều phơng pháp khác nhau để đánh giá hàng tồn kho Ngoài ra, với mỗi loại hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phơng pháp khác nhau Mỗi phơng pháp tính giá hàng tồn kho khác nhau sẽ cho những kết quả khác nhau ảnh hởng đến các chỉ tiêu khác nh giá vốn hàng bán, lợi nhuận… do đó kiểm toán viên phải nắm bắt đợc các phơng pháp tính giá và việc sử dụng các phơng pháp này đối với từng loại hàng tồn kho của khách hàng để thuận lợi trong việc sử dụng các thủ tục kiểm toán trong thu thập bằng chứng kiểm toán.
Thứ năm, hàng tồn kho thờng đợc bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm khác nhau, do nhiều ngời quản lý Do đú dễ xảy ra mất mát, cũng nh công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và bảo quản cũng nh sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn Đòi hỏi trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải có kế hoạch cụ thể nhằm hạn chế thấp nhất rủi ro cũng nh chi phí kiểm toán.
Ngoài ra, các nghiệp vụ về hàng tồn kho thờng xảy ra thờng xuyên với tần xuất nhiều do vậy dễ gây ra việc phản ánh thiếu các nghiệp vụ hoặc lẫn lộn giữa các nghiệp vụ cũng nh là điều kiện cho việc xảy ra các sai phạm mang tính chất chủ quan: biển thủ hàng hoá, làm thất thoát tài sản của doanh nghiệp…
1.1.2 Chức năng của chu trình hàng tồn kho
Mua hàng, lu kho, xuất kho cho sản xuất và tiêu thụ là các chức năng cơ bản của chu trình hàng tồn kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, mục tiêu quản lý của doanh nghiệp đối với hàng tồn kho mà đơn vị tổ chức các phòng ban hay phân công trách nhiệm cho từng cá nhân để đảm bảo tính độc lập của các bộ phận (hay cá nhân) trong việc kiểm tra, kiểm soát đối với các chu trình cơ bản của hàng tồn kho.
Chức năng mua hàng của chu trình hàng tồn kho đợc bắt đầu khi có nhu cầu về vật t, hàng hoá trong doanh nghiệp Các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng và chuyển đến các cấp có thẩm quyền xem xét và sau khi đợc phê chuẩn sẽ đợc chuyển đến phận cung ứng để thảo đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn Đơn đặt hàng đợc lập phải có đẩy đủ các yếu tố về số lợng, chủng loại, quy cách sản phẩm hàng hoá hoặc dịch vụ yêu cầu. Đơn đặt hàng sẽ đợc chuyển đến các bộ phận có liên quan: bộ phận kế toán để hạch toán, bộ phận nhận hàng để làm căn cứ kiểm tra đối chiếu.
Khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lợng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian giao hàng, sau đú lập biên bản kiểm nhận hàng Bộ phận nhận hàng đợc tổ chức độc lập với bộ phận mua hàng, lu hàng và bộ phận vận chuyển để đảm bảo nguyờn tắc bất kiêm nhiệm.
Vật t, hàng hoá sau khi đợc bộ phận nhận hàng kiểm nhận sẽ đợc chuyển đến kho, tại kho hàng sẽ đợc kiểm tra về chất lợng và số lợng sau đó nhập kho Thủ kho lập phiếu nhập kho và sau đó thông báo cho phòng kế toán về số lợng hàng nhận và cho nhËp kho.
Vật t, hàng hoá nhập kho lúc này thuộc trách nhiệm quản lý của bộ phận kho, bộ phận này chỉ xuất kho khi có phiếu yêu cầu sử dụng vật t, hàng hoá đợc phê duyệt.
Chức năng xuất kho vật t, hàng hoá:
Việc xuất kho vật t đợc thực hiện khi bộ phận có yêu cầu về vật t, hàng hoá lập các phiếu yêu cầu xin lĩnh vật t và trình lên các cấp có thẩm quyền trong doanh nghiệp phê duyệt Khi đợc phê duyệt, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho và phiều yêu câu về vật t hàng hoá thờng đợc lập thành ba liên, bộ phận yêu cầu giữ một liên, một liên thủ kho giữ để hạch toán kho, liên còn lại sẽ chuyển đến cho phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Sản xuất là giai đoạn quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ bằng lịch trình và kế hoạch sản xuất để đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng đúng và đủ nhu cầu của khách hàng, thị trờng Trong giai đoạn này, trách nhiệm quản lý đối với hàng hoá thuộc về những ngời giám sát quá trình sản xuất nh đốc công, quản lý phân xởng Những ngời có trách nhiệm giám sát quá trình sản xuất có trách nhiệm kiểm soát và nắm bắt tất cả tình hình và quá trình sản xuất kể từ khi nguyên vật liệu, vật t đợc chuyển đến phân xởng cho đến khi các sản phẩm sản xuất hoàn thành Sản phẩm hoàn thành sẽ đợc kiểm tra chất lợng sau đó sẽ đợc nhập kho hoặc chuyển đi tiêu thụ.
Chức năng lu kho thành phẩm:
MỤC TIÊU KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO THỰC HIỆN
Mục tiêu chung kiểm toán khoản mục HTK là nhằm thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp để đánh giá mức độ trung thực, hợp lý của khoản mục HTK trên các khía cạnh trọng yếu.
Bảng 1.1: Mục tiêu kiểm toán khoản mục HTK
Mục tiêu đối với nghiệp vụ
Mục tiêu đối với số dư
Sự hiện hữu và phát sinh
- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng hóa được mua trong kỳ
- Các nghiệp vụ kết chuyển hàng đã ghi sổ đại diện cho số hàng tồn ko được chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc từ loại này sang loại khác
- Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã ghi sổ đại diện cho số HTK đã xuất bán trong kỳ
- HTK được phản ánh trên báo cáo tài chính là thực sự tồn tại.
Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu thụ HTK xảy ra trong kỳ đều đã được phản ánh
“HTK” đã gồm tất cả các nguyên vật liệu, trên sổ sách và báo cáo kế toán công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa hiện có tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán Phân loại và trình bầy
Các nghiệp vụ liên quan tới HTK phải được xác định và ghi chép đúng đắn trên hệ thống báo cáo tài chính
Số dư HTK phải được ghi chép đúng vị trí trên bảng cân đối kế toán. Đúng kỳ Các nghiệp vụ liên quan tới HTK phải được ghi sổ đúng kỳ.
Số dư HTK phải được ghi sổ đúng kỳ. Đo lường và tính giá
Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa mua, giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang phải được xác định chính xác và phù hợp với chế độ kế toán và nguyên tác kế toán chung được thừa nhận.
Số dư HTK phải được phản ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị thuần của nó và tuân theo nguyên tắc chung được thừa nhận.
Hàng tồn kho hiện có trong kho của doanh nghiệp, hoặc hàng tồn kho doanh nghiệp khẳng định là của doanh nghiệp nhng đang gửi ở một đối tác khác thực sự phải thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các khoản hàng tồn kho có trong kho của doanh nghiệp nhng thuộc sở hữu của khách hàng khác.
Khẳng định quyền lợi của doanh nghiệp đối với số d hàng tồn kho tại thời điểm lập Bảng cân đối kế toán.
THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO THỰC HIỆN TẠI HAI KHÁCH HÀNG A VÀ C
CHUẨN BỊ KIỂM TOÁN
Chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn đầu tiên trong cuộc kiểm toán quyết định phướng hướng, công việc sẽ làm trong giai đoạn thực hiện kiểm toán Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán VACO sẽ lập kế hoạch tổng thể cho cả cuộc kiểm toán, từ đó lập kế hoạch kiểm toán cụ thể cho từng chu trình, từng khoản mục Giai đoạn này bao gồm các bước công việc sau:
2.1.1 Tìm hiểu về khách hàng Đây là bớc công việc quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toỏn kiểm toán, nhằm đem lại cho kiểm toán viên sự hiểu biết về: cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của khách hàng, các thông tin pháp lý về khách hàng, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, các quy chế kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ, bộ mỏy kế toán…Từ những hiểu biết này, kiểm toán viên sẽ có định hớng và thiết kế các phơng pháp kiểm toán thích hợp Việc tìm hiểu về khách hàng đợc thực hiện theo các bớc sau:
2.1.1.1 Thu thập thông tin cơ sở về công ty A và C:
Cụng ty A là khách hàng thờng xuyên của VACO, do đó những thông tin về công ty đợc lu trong hồ sơ kiểm toỏn chung Theo đó có các thông tin sau về công ty AB:
Công ty AB là công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài được thành lập tại Việt Nam với hoạt động chính là chuyên sản xuất các sản phẩm liên quan đến cao su. Tổng số vốn đầu tư là: 620.000USD, tổng số vốn pháp định là: 420.000USD.
Trụ sở chính: Q.Ngô Quyền – TP.Hải Phòng, thời hạn hoạt động là 50 năm theo giấy phép đầu tư số 20/GP-KCN-HP ngày 18/09/2002.
Chủ tịch của Công ty là ông Akiyasu Higuchi, bà Vũ Thu Trang-kế toán trưởng, và 3 kế toán khác Công ty không có Hội đồng quản trị.
Công ty C là khách hàng mới của VACO, việc tìm hiểu khách hàng đợc thực hiện thông qua trao đổi, phỏng vấn với Ban giám đốc Công ty Những thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc về Công ty như sau :
Cụng ty C là một doanh nghiệp Nhà nớc, đợc thành lập theo Quyết định số 256/ QĐ-UB ngày 06/09/2000 của UBND tinh Thanh Húa và hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 109870 ngày 31/12/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Thanh Húa cấp Tổng số vốn đầu t: 35.544.786.250 đồng.
Trụ sở chính: Phường Tân Sơn - Thành phố Thanh Hóa.
Ban giám đốc Công ty gồm: Ông Ho ng àm chuyên đề Trung Dũng - Giám đốc, Phó giám đốc - ông Nguyễn Tuấn Anh, bà Vũ Thu Trang, kế toán trởng - ông Lương Tiến Trung.
Lĩnh vực hoạt động: Công nghiệp mía đờng và các sản phẩm sau đờng, sản xuất kinh doanh các loại đồ uống, đờng, bánh kẹo… bán buôn bán lẻ đờng kính, các loại vật t kỹ thuật ngành mía đờng.
2.1.1.2 Tìm hiểu về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty A và C:
Những thông tin liên về môi trờng kiểm soát đợc chủ nhiệm kiểm toán thu thập qua buổi gặp gỡ giữa trởng đoàn kiểm toán với Ban giám đốc, thông qua những thông tin về cơ cấu tổ chức, quản lý điều hành… Là khách hàng thờng xuyên của Công ty, nên các thông tin này đợc lu trong hồ sơ kiểm toán các năm trớc và Công ty A đợc đánh giá là có bộ máy tổ chức tơng đối gọn nhẹ, Giám đốc, phó giám đốc Công ty là ngời có trình độ và có kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động của Công ty, kế toán trởng là ngời có chuyên môn nghiệp vụ, liêm khiết và có trách nhiệm
Hạch toán HTK: Hạch toán HTK đều tuân theo chuẩn mực kế toán và hướng dẫn về hạch toán HTK của quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006:
Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển nguyên vật liệu:
Doanh nghiệp A hạch toán theo ghi sổ tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán Sử dụng phương pháp này có thể tính được giá trị vật tư nhập xuất tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn của từng loại vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư KTV dựa vào đây để đánh giá thêm về sự vận động của hệ thống theo dõi nguyên vật liệu và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Có ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu số dư, phương pháp đối chiếu luân chuyển Công ty A áp dụng phương pháp thẻ song song Ưu điểm phương pháp này chính là đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác và thích hợp với công tác kế toán máy ở đơn vị.
Kế toán Nguyên vật liệu
Nghiên cứu nhu cầu thu mua sử dụng
Ký hồ sơ mua hàng- Duyệt lệnh xuất
Lập phiếu nhập kho – xuất kho
Nhận vật tư – Xuất kho
Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty A phản ánh HTK trên các tài khoản tuân theo chuẩn mực kế toán hiện hành, không sử dụng bảng hệ thống tài khoản được thiết kế đặc trưng riêng.
Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ HTK: HTK thường gắn với một chu trình, trong từng khâu của chu trình lại gắn với các chứng từ khác nhau, nhưng chủ yếu và trực tiếp nhất là phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Công ty A có quá trình luân chuyển HTK khái quát như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về nguyên vật liệu
Hệ thống sổ sách kế toán : Hệ thống sổ sách kế toán HTK đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ đối với HTK Hệ thống này bao gồm tất cả các chứng từ, sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái và các bảng biểu liên quan để theo dõi hàng tồn ko từ khi mua về cho đến khi đem tiêu thụ. Công ty A áp dụng hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức ghi kế toán trên máy vi tính, đều sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng KTV phải nắm được cách sử dụng phần mềm kế toán của khách hàng để có thể xuất được tài liệu cần phục vụ cho quá trình kiểm toán.
Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí Phù hợp với chuẩn mực kế toán HTK trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế:
THỰC HIỆN KIỂM TOÁN
Thực hiện kiểm toán là giai đoạn triển khai kế hoạch kiểm toán đã được lập ở giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Thực chất của giai đoạn này là thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
2.2.1 Thực hiện kiểm toán tại công ty A
2.2.1.1 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát:
Mặc dù KTV đã có được mức độ rủi ro kiểm soát ở giai đoạn một thông qua việc đánh giá sơ bộ về hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên đánh giá rủi ro kiểm toán và kiểm soát nội bộ trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, KTV cần thực hiện các thử nghiệm kiểm toán bổ sung để đánh giá rõ hơn về hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó khẳng định lại được mức rủi ro kiểm soát ban đầu mà họ đã đưa ra đối với các cơ sở dẫn liệu về HTK.
Công ty kiểm toán thiết lập chương trình kiểm toán để thực hiện đánh giá lại hệ thống kiểm soát nội bộ đối với HTK trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, trong đó tập trung vào đánh giá thủ tục kiểm soát đối với các chức năng chính như nghiệp vụ xuất hàng, nghiệp vụ sản xuất, nghiệp vụ lưu kho và được thực hiện thông qua hai bước là: Thực hiện đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do đơn vị đặt ra có được thực hiện thường xuyên và nếu hệ thống này hoạt động liên tục thì tính hữu hiệu đến đâu; Đánh giá kết quả cuối cùng về thủ tục kiểm soát và rủi ro kiểm soát đối với HTK.
VACO thực hiện các kỹ thuật và thủ tục đánh giá đối với từng quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ một cách tương đối đầy đủ và hệ thống theo quy trình hợp lý. KTV thường sử dụng các kỹ thuật và thủ tục như:
- Quan sát thực tế một số hoạt động của khách hàng đối với HTK như: quy trình sản xuất, quy trình nhập khẩu, xuất hàng, quy trình lưu kho…
- Sử dụng các kỹ thuật chọn mẫu để kiểm tra mức độ tuân thủ các quy chế kiểm soát của nhân viên trong khách thể kiểm toán.
- Phỏng vấn ban giám đốc, kế toán trưởng, kế toán HTK, kế toán thanh toán, thủ kho và các nhân viên có liên quan về các quy chế và thủ tục kiểm soát đối với HTK.
Sau khi thực hiện xong quá trình đánh giá lại về hiệu lực và mức độ thường xuyên của hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu kết quả cho thấy không có sự thay đổi so với đánh giá ban đầu trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán thì KTV thực hiện kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư HTK theo như kế hoạch và chương trình kiểm toán đã lập Nếu kết quả đánh giá lại có sự chênh lệch so với đánh giá ban đầu trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV thường thực hiện thêm một số thủ tục kiểm toán cần thiết như kiểm tra chứng từ, quan sát thực tế, trao đổi với ban giám đốc, kế toán trưởng để thu thập thêm các thông tin nhằm đưa ra kết luận chính xác về rủi ro kiểm soát Qua đó KTV có thể điều chỉnh lại kế hoạch kiểm toán và chương trình kiểm toán cho phù hợp.
2.2.1.2 Thực hiện thủ tục phân tích:
Thủ tục phân tích là một trong những thủ tục hiệu quả, ít tốn kém có thể dễ dàng phát hiện ra các sai phạm trọng yếu về HTK Khi kiểm toán HTK, KTV thiết kế thủ tục phân tích để kiểm tra tính hợp chung của các con số HTK.
Không chỉ phân tích tính hợp lý chung, KTV tiến hành các phân tích dọc và phân tích ngang trên báo cáo tài chính để kiểm tra số dư các tài khoản HTK như:
- Xây dựng số ước tính kiểm toán đối với số dư HTK: số dư năm trước, so sánh giá vốn hàng bán và số hàng hoá nhập kho phát sinh hàng tháng, từ đầu kỳ tới ngày kiểm toán sơ bộ và từ ngày kiểm toán sơ bộ tới ngày lập báo cáo, xu hướng bán hàng.
- Xác định số chêch lệch có thể chấp nhận được để tìm ra những chêch lệch trọng yếu giữa số ước tính kiểm toán và số báo cáo.
- So sánh số ước tính kiểm toán với số báo cáo Nếu có chêch lệch thực tế lớn hơn số chêch lệch có thể chấp nhận được thì phải tìm ra sự giải thích hợp lý cho số chêch lệch thông qua kiểm tra các chứng từ liên quan hoặc phỏng vấn kế toán, ban quản trị công ty khách hàng.
- Đánh giá kết quả kiểm tra.
Quá trình thực hiện thủ tục phân tích thường được thực hiện như sau:
- Kiểm tra các chính sách kế toán như: chính sách lập dự phòng giảm giá HTK, phương pháp tính giá HTK, phương pháp hạch toán HTK…có nhất quán với các năm trước và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
- Phân tích số dư khoản mục HTK: tìm hiểu bản chất, đặc điểm và việc sử dụng các mặt hàng tồn kho chính, so sánh số dư khoản mục HTK năm nay so với năm trước, tính ra hệ số quay vòng HTK với một số mặt hàng chính, trao đổi với các cá nhân có liên quan về các tăng, giảm được coi là trọng yếu.
Thông qua những thủ tục phân tích này, KTV có thể phát hiện ra biến động bất thường (nếu có), căn cứ trên những đánh giá thông qua thủ tục phân tích KTV sẽ định hướng những thủ tục kiểm tra chi tiết cần thực hiện đối với HTK.
Ngoài ra VACO còn tiến hành xem xét các thông tin phi tài chính để kiểm tra mức độ hợp lý của HTK Chẳng hạn, KTV có thể so sánh giữa số lượng HTK dự trữ trong kho với khả năng có thể chứa của kho đó, so sánh các loại HTK mà doanh nghiệp đang theo dõi so với các mặt hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.Các thủ tục phân tích này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc xem xét trích lập dự phòng giảm giá HTK.
Sổ cái TK 152 Nhật ký chung và chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu
Sổ chi tiết vËt liệu
Như vậy, với việc đặt ra quy trình phân tích một cách hợp lý và được các KTV tuân thủ tuyệt đối trong quá trình thực hiện, thủ tục này đã giúp KTV định hướng được phạm vi, mức độ áp dụng các thủ tục kiểm toán nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả của công tác kiểm toán.
2.2.1.3 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết:
2.2.1.3.1 Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ:
NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VẬN DỤNG
NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO THỰC HIỆN
3.1.1 Những ưu điểm trong thực tế:
Nhìn chung, qua tìm hiểu công tác kiểm toán Báo cáo tài chính nói chung và kiểm toán khoản mục hàng tồn kho nói riêng tại Công ty TNHH kiểm toỏn VACO cho thấy việc thực hiện công tác kiểm toán từ khâu chuẩn bị kiểm toỏn đến phát hành báo cáo kiểm toán đã đợc Công ty tuân thủ khá chặt chẽ theo các chuẩn mực kiểm toán và kế toán Việt Nam, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế đợc thừa nhận, chơng trình kiểm toán chung của Công ty Điều này đợc thể hiện rất rõ ràng trong từng bớc công việc của cuộc kiểm toán.
Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán:
Nhận thức rõ chuẩn bị kiểm toán là giai đoạn có ý nghĩa quan trọng quyết định rất lớn đến chất lượng của cuộc kiểm toán, nên VACO tập trung thực hiện và kiểm soỏt chặt chẽ ngay từ những bước đầu tiờn của cuộc kiểm toỏn Công ty luôn tuân thủ các bớc công việc để lập kế hoạch từ tìm hiểu về hàng tồn kho của khách hàng, tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho, đánh giá tính trọng yếu, rủi ro và lập kế hoạch cụ thể để thực hiện kiểm toán sao cho công tác kiểm toán chu trình này có thể đạt kết quả tốt nhất
Phân công, bố trí trách nhiệm rõ ràng cho các KTV trong việc thực hiện kiểm toán Sau khi chấp nhận một hợp đồng kiểm toán, ban giám đốc VACO thực hiện lựa chọn nhóm kiểm toán Trưởng nhóm kiểm toán được chọn là người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó đồng thời có kinh nghiệm và khả năng tổ chức và lãnh đạo, nếu là khách hàng thường niên là KTV có kinh nghiệm kiểm toán khách hàng trong những năm trước Đối với việc phân công công việc cho từng thành viên, trưởng nhóm tùy vào bản chất và mức độ trọng yếu của từng khoản mục, chu trình mà phân công cho các thành viên thích hợp Ví dụ HTK là một khoản mục phức tạp nên lựa chọn những KTV đã kinh nghiệm hoặc đã nắm rõ tình hình, đặc điểm kinh doanh cũng như loại hình HTK của khách hàng Điều này sẽ giảm thiểu sự lãng phí về thời gian và chi phí trong quá trình kiểm toán Song một vấn đề nảy sinh trong việc lựa chọn KTV cũ tham gia kiểm toán khách hàng thường niên là tính độc lập KTV có thể bị ảnh hưởng Do vậy ban giám đốc luôn tiến hành thêm một bước là kiểm tra mối liên hệ của KTV đảm bảo tính độc lập về kinh tế và tinh thần với khách hàng trong phạm vi cho phép Trong các cuộc kiểm toán VACO luôn bố trí cho KTV trẻ đi theo học hỏi, tích lũy kinh nghiệm Song để đảm bảo chất lượng cuộc kiểm toán, mỗi KTV này làm việc dưới sự giúp đỡ và giám sát của KTV cấp cao hơn Chính điều này đảm bảo nguồn nhân lực cho VACO bên cạnh các biện pháp thu hút nhân tài khác.
VACO thiết kế chương trình kiểm toán tổng quát cho cả cuộc kiểm toán và giúp của phần mềm AS/2 Lợi thế của VACO so với các công ty kiểm toán Việt Nam khác chính là sự hợp tác và chuyển giao công nghệ với công ty kiểm toán nước ngoài Nhờ sự hợp tác với Deloitte, VACO có được phần mềm kiểm toán AS/
2, một phần mềm kiểm toán hỗ trợ hữu hiệu trong công tác kiểm toán Trong bước đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, AS/2 có sẵn hệ thống câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ từng chu trình, khoản mục riêng Trưởng nhóm kiểm toán sẽ phải trả lời hệ thống câu hỏi này, AS/2 tự tổng hợp cho kết quả đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ, mức độ đảm bảo kiểm soát của công ty thông qua đánh giá từng chu trình, khoản mục Còn đối với xác định mức trọng yếu, Trưởng nhóm kiểm toán lựa chọn tiêu chí thích hợp dung để tính mức trọng yếu theo hướng dẫn của AS/2 và kinh nghiệm của bản thân AS/2 sẽ tự động tính toán và đưa ra kết quả về chỉ tiêu MP,
PM, ngưỡng sai phạm… Tất cả các công việc được AS/2 kết nối với nhau và đưa ra một chỉ dẫn MAP về từng bước công việc KTV phải tiến hành đối với từng chu trình và khoản mục Nhờ vậy mà công việc tiến hành nhanh, độ chính xác và tính khách quan cao hơn.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán: Đối với VACO, Công ty luôn ý thức đợc tính trọng yếu của khoản mục hàng tồn kho đối với toàn bộ Báo cáo tài chính, do đó trong mọi cuộc kiểm toán, thời gian và chi phí để thực hiện kiểm toán đối với hàng tồn kho luôn chiếm tỷ trọng tơng đối lớn Việc thực hiện kiểm toán đối với hàng tồn kho thờng đợc thực hiện bởi các kiểm toán viên có nhiều kinh nghiệm với thái độ thận trọng thích đáng Đồng thời trong quá trình thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho, kiểm toán viên luôn lấy chơng trình kiểm toán của Công ty làm chuẩn và làm theo trình tự tơng đối chặt chẽ, bám sát chơng trình kiểm toán.
Chương trình kiểm toán thiết kế chi tiết qua các chỉ dẫn MAP cho từng chu trình và khoản mục nên KTV tiến hành và phản ánh công việc của mình thuận lợi hơn Trong quá trình thực hiện KTV luôn phản ánh công việc mình đã làm, các dấu hiệu, các nghi ngờ, nhận định, ghi chú…trên giấy tờ làm việc trong AS/2 đầy đủ Các KTV không chỉ thực hiện một cách cứng nhắc các thủ tục đó mà luôn có sự linh hoạt cho từng tình huống cụ thể như kết hợp nhiều phương pháp kiểm toán (đối chiếu sổ sách, chứng từ, thực hiện kiểm kê vật chất, các thủ tục tính toán lại…) nhằm tìm kiếm những bằng chứng hiệu lực nhất Các KTV trong nhóm phối hợp nhịp nhàng trong công việc, giúp công tác kiểm toán tiến hành thuận tiện Các KTV có thể tham chiếu sang kết quả của KTV thực hiện khoản mục liên quan Ví dụ, KTV kiểm toán khoản mục HTK có thể sử dụng kết quả kiểm toán của KTV thực hiện chi phí mua hàng
Một ưu điểm nữa trong công tác kiểm toán nói chung và hàng tồn kho nói riêng ở VACO là các ghi chép của KTV được đánh tham chiếu một cách hệ thống.
Ký hiệu tham chiếu được đưa ra thống nhất cho toàn bộ Công ty, điều này giúp cho công tác kiểm tra, soát xét trở nên nhanh chóng.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán:
Giai đoạn kết thúc kiểm toán đối với chu trình hàng tồn kho nói riêng và toàn bộ báo cáo tài chính nói chung cũng đều đợc kiểm toán viên tuân thủ chặt chẽ theo quy trình kiểm toán chung.
Trong giai đoạn này, trưởng nhóm kiểm toán và thành viên ban giám đốc sẽ tiến hành tổng hợp kết quả, đánh giá sai sót, lập và phát hành báo cáo kiểm toán đồng thời đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán Công việc soát xét giấy tờ và đánh giá chất lượng kiểm toán ở VACO thực hiện khá cẩn thận, chặt chẽ và khoa học. VACO còn lưu ý đến các vấn đề phát sinh sau cuộc kiểm toán nhằm tránh rủi ro kiểm toán và góp phần khẳng định chất lượng phục vụ tới khách hàng.
Trường hợp cần thiết KTV của công ty thực hiện thêm các thủ tục kiểm toán bổ sung nhằm khẳng định mức độ chính xác và tin cậy của các bằng chứng kiểm toán Tổng hợp tất cả các bằng chứng kiểm toán, các kết luận kiểm toán, từ đó KTV mới đưa ra kết luận cuối cùng về chu trình này Tất cả các công việc này đều được KTV thực hiện với một thái độ thận trọng thích đáng, do đó các kết quả kiểm toán của công ty nói chung đều có tính chính xác cao, là điều kiện thuận lợi cho việc phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý.
Năm kiểm toán 2009, bên cạnh những thành công nhất định, công ty còn tồn tại những vấn đề cần quan tâm khi kiểm toán trong điều kiện kinh tế khủng hoảng:
- Xem xét chấp nhận khách hàng:
Năm 2009, nhiều doanh nghiệp phải thu hẹp quy mô sản xuất, kinh doanh, cơ cấu lại tổ chức nhằm giảm thiểu lao động dư thừa Nhiều công ty sáp nhập hoặc nhượng bán một phần doanh nghiệp trong khi nhiều công ty có khả năng mất tính thanh khoản do hàng không bán được mà chi phí vẫn phát sinh Do đó, rủi ro trong việc chấp nhận khách hàng cao hơn rất nhiều so với điều kiện bình thường, nên Công ty cần xem xét kỹ việc chấp nhận kiểm toán khách hàng nào đó hay không kể cả đó có là khách hàng lâu năm.
- Đội ngũ nhân viên kiểm toán:
Thiếu KTV giỏi và có kinh nghiệm là tình trạng chung hiện nay của hầu hết công ty kiểm toán Có những khoản mục phức tạp, chứa đựng nhiều rủi ro như HTK yêu cầu cần có KTV nhiều kinh nghiệm hoặc đã nắm rõ hoạt động kinh doanh của khách hàng Tuy nhiên, hàng năm số KTV rời bỏ lĩnh vực kiểm toán là khá lớn nên Công ty gặp khó khăn trong việc bố trí nhân lực thực hiện kiểm toán khoản mục khó như HTK Thêm vào nữa, KTV có thể giỏi về kỹ năng kiểm toán song lại hiểu biết không kỹ về đặc điểm HTK.
- Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VẬN DỤNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN VÀO KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VACO THỰC HIỆN
Gắn với mỗi tồn tại đã nhận định ở trên, ta có các giải pháp đề xuất sau:
- Xem xét chấp nhận khách hàng:
Trong quá trình xem xét chấp nhận khách hàng, Công ty phải tìm hiểu về tình hình kinh doanh, mô hình hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp Đây là việc mà KTV ngay trong điều kiện bình thường cũng phải làm cẩn thận, tuy nhiên trong thời kỳ kinh tế khủng hoảng như hiện nay thì KTV cần phải đánh giá kỹ hơn những áp lực, thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải có khả năng ảnh hưởng đến tính chính trực của ban lãnh đạo, khả năng gian lận và liệu rủi ro kiểm toán có được giảm đến mức chấp nhận Từ đó, KTV cân nhắc có nên chấp nhận kiểm toán hay không, kể cả đối với những khách hàng đã ký hợp đồng kiểm toán nhiều năm.
- Đội ngũ nhân viên kiểm toán:
Thu hút nguồn nhân lực và nâng cao trình độ cho những KTV hiện có Để thu hút nguồn nhân lực dồi dào và chuyên nghiệp, Công ty cần có chính sách thu hút nhân tài ngay trong khâu tuyển dụng đồng thời phải có chính sách đãi ngộ đối với nhân viên đang làm việc Trong mùa kiểm toán do lượng khách hàng khá đông, thời gian dồn dập nên KTV thường xuyên bị phân công trùng, chưa hoàn thành xong khách hàng này đã được phân công đi kiểm toán khách hàng khác, điều đó có thể tạo ra áp lực cho nhân viên và làm công tác kiểm toán trở nên kém hiệu quả Do đó, Công ty cần nhanh chóng bổ sung thêm nhân lực, có sự điều chỉnh trong việc phân công cho các KTV Đặc biệt cần phải nhấn mạnh với các kiểm toán viên là hơn bao giờ hết, thái độ hoài nghi nghề nghiệp là rất quan trọng Điều này giảm được rủi ro kiểm toán trong điều kiện nền kinh tế không ổn định, đảm bảo uy tín Công ty.
- Xác lập mức trọng yếu:
Sau khi ước lượng ban đầu về mức trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính, các KTV nên thực hiện việc phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục trên báo cáo tài chính tùy theo bản chất từng khoản mục Để giải quyết vấn đề này, VACO cần nghiên cứu thiết kế một mô hình chuẩn cho việc phân bổ mức trọng yếu cho từng khoản mục để giảm tính chủ quan của KTV, nâng cao độ chính xác, giảm được rủi ro kiểm toán Tuy nhiên, KTV khi thực hiện theo thiết kế của Công ty cũng cần có những đánh giá của riêng mình về các sai sót, vì những chính sách được lập ra có tính khái quát, một cách chung nhất, đôi khi có những khách hàng mà đặc điểm HTK của họ rất khác biệt, nếu kiểm toán viên cứ máy móc làm theo mà không có phán đoán chuyên môn thì sự đánh giá cũng không thích hợp.
- Thủ tục kiểm kê vật chất HTK: Để đảm bảo cho công tác kiểm kê có thể thu được bằng chứng đáng tin cậy hơn, KTV phải thảo luận rõ về thời gian quan sát vật chất HTK với ban quản lý khách hàng dựa vào hệ thống kho bãi của khách hàng và đánh giá về rủi ro kiểm soát Đối với đơn vị nhiều kho bãi ở nhiều nơi khác nhau thì KTV có thể thay đổi địa điểm quan sát kiểm kê giữa các năm đảm bảo quy mô quan sát kiểm kê hợp lý trong mỗi năm Đối với kho bãi mà KTV không có khả năng quan sát thì KTV có thể sử dụng kết quả của KTV nội bộ và đương nhiên KTV phải tiến hành thủ tục bổ sung để đánh giá tính tin cậy của thông tin này.
Ngoài ra, Công ty cần trang bị đầy đủ điều kiện vật chất cho các KTV khi tiến hành kiểm kê để đảm bảo hơn về tính hiệu lực của bằng chứng.
Các KTV chỉ thực hiện thủ tục phân tích đơn giản, do vậy cần phải quan tâm hơn đến thủ tục này vì đây được coi là một bằng chứng quan trọng, không mất quá nhiều chi phí kiểm toán, giúp KTV có cái nhìn tổng quan hơn KTV cần kết hợp cả phân tích ngang và phân tích dọc để nhận định rõ hơn bản chất của xu hướng, biến động Đồng thời, kiểm toán viên cũng nên sử dụng thủ tục phân tích tỷ suất (phân tích xu hướng) để nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.
Ngoài các thông tin tài chính, KTV cũng cần quan tâm hơn tới các thông tin phi tài chính, số liệu của công ty cùng ngành, số liệu trung bình của toàn ngành để kiểm tra tính hợp lý của HTK Ví dụ như đối với kiểm tra tính hợp lý của số dư HTK, khi khách hàng lưu trữ hàng tồn kho ở nhiều kho khác nhau, KTV có thể so sánh giữa số lượng HTK trên sổ sách với diện tích có thể chứa của kho đó Các chỉ tiêu phi tài chính này đặc biệt có ý nghĩa quan trọng đối với việc xem xét trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong công ty khách hàng.
- Phương pháp tiếp cận chọn mẫu kiểm tra: Đối với việc lựa chọn mẫu phi xác suất, ngoài việc lựa chọn quy mô của khoản mục thì KTV cần phải lựa chọn theo nội dung. Đối với việc kiểm tra chi tiết các khoản mục nhỏ, KTV cần thực hiện xem xét kỹ khả năng sai phạm của khoản mục đó kết hợp với những thông tin phi tài chính và hướng tiếp cận đã xác định của KTV chính
Việc kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ bất thường cần được thực hiện cẩn thận bởi những sai phạm của những nghiệp vụ này có khả năng cao.