Giới thiệu chung về nơi thực tập và sự cần thiết của đề tài
Phân tích hoạt động thông tin của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em
Trên cơ sở các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban Quốc gia DSGĐ&TE, các hoạt động thông tin trong Uỷ ban có thể sắp xếp thành 2 nhóm chính:
Các hoạt động phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nớc của ngành
Các hoạt động hành chính, quản lý nội bộ cơ quan thờng trực Uỷ ban QGDS.
Các hoạt động của nhóm 1 gồm:
1) Quản lý công văn đi đến và hồ sơ lu trữ.
2) Quản lý hậu cần các phơng tiện tránh thai.
3) Quản lý trang thiết bị tuyên truyền giáo dục.
4) Quản lý tài liệu tuyên truyền giáo dục.
5) Quản lý báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ
6) Quản lý công tác đào tạo. g) Quản lý đoàn ra, đoàn vào.
8) Tổng hợp thông tin cho cán bộ lãnh đạo.
Các hoạt động nhóm 2 gồm:
2) Quản lý tài chính kế toán,
4) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học
5) Quản lý sinh hoạt khoa học
1 3 Các hoạt động ở nhóm thứ nhất giữ vai trò trung tâm Các hoạt động ở nhóm thứ hai có tính chất trợ giúp cho các hoạt động ở nhóm thứ nhất
2.2 Mô tả các hoạt động thông tin a) Các thông tin đến và đi có nguồn và có đích
Từ trên xuống: Trung ơng Đảng CSVN, Quốc hội, Nhà nớc, Chính phủ
Theo quan hệ ngang: Các bộ ngành, Các đoàn thể quần chúng, Tỉnh
Uỷ và UBND các tỉnh/thành phố
Từ dới lên: Các Uỷ ban DS-GĐ-TE các tỉnh/thành phố, từ các tổ chức phi chính phủ, các ban DS-GĐ-TE bộ, ngành
Thông tin quốc tế. b) Các dạng thông tin: Hồ sơ văn bản, số liệu, ảnh, bản đồ c) Các loại thông tin:
+ Văn bản pháp quy + Quyết định, chỉ thị, thông t, văn bản điều hành.
+ Đơn th khiếu nại, kiến nghị.
+ Các loại thông tin khác. d) Các tính chất của thông tin:
+ Thờng, mật, tối mật, tuyệt mật + Thờng, khẩn, thợng khẩn, hoả tốc e) Hình thức truyền tin:
+ Qua đờng bu diện, công văn+ Điện tín, điện thoại, Fax+ Qua đờng mạng, các kênh truyền tin f) Quy trình xử lý, khai thác thông tin. thể tra cứu để phục vụ công việc.
+ Đối với quyết định, chỉ thị thông t, văn bản điều hành: vào sổ, sao chép, lu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khai, thu thập các báo cáo về kết quả triển khai
+ Đối với thông báo, công điện: vào sổ, gửi đến các địa chỉ liên quan.
+ Đối với báo cáo, tờ trình: vào sổ, chuyển lãnh đạo, chuyên viên xử lý, theo dõi, cập nhập (nếu là báo cáo số liệu), tổng hợp báo cáo.
+ Đối với các loại thông tin có liên quan đến hệ thống: phân loại, cập nhập, chuyển các nơi xử lý, lu trữ. Đối với các thông tin đi
+ Đối với quyết định, chỉ thị: chuyên viên dự thảo, trình lãnh đạo duyệt ký, vào sổ, sao chép, lu trữ, gửi đến các địa chỉ liên quan, theo dõi quá trình triển khai, thu thập các báo cáo về các kết quả triển khai
+ Đối với thông báo, công điện: chuyên viên dự thảo, trình ngời có trách nhiệm duyệt ký, vào sổ, gửi đến các dịa chỉ liên quan.
+ Đối với báo cáo, tờ trình: chuyên viên tổng hợp, dự thảo, lãnh đạo ký duyệt, vào sổ, lu trữ gửi đi.
+ Đối với đơn th khiếu nại, kiến nghị: từ các kết quả đã giải quyết chuyên viên dự thảo văn bản trả lời, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, lu trữ, gửi đi và theo dõi thực hiện.
+ Đối với các loại thông tin khác: các tổng hợp thông tin từ kho dữ liệu, các dự thảo do chuyên viên, trình ngời có trách nhiệm duyệt, vào sổ, gửi đi.
2.3 Các quy trình nghiệp vụ thông tin phục vụ công tác tại cơ quan thờng trùc Uû ban quèc gia DS-G§ & TE a) Thu thập/tiếp nhận và phân loại thông tin
- Làm thủ tục tiếp nhận, phân loại sơ bộ: các văn bản đích danh, các văn bản không hợp lệ, các văn bản mật, khẩn Vào sổ sơ bộ (văn th)
- Chuyển các bản có địa chỉ đích danh cần xử lý (văn th)
- Chuyển lãnh đạo Văn phòng các văn bản cha nêu đích danh địa chỉ. Sau đó nhận lại từ Lãnh đạo Văn phòng, bổ xung các chi tiết còn thiếu trong sổ nhận công văn Đối với các văn bản cần nhân bản trớc lúc phát hành thì sao theo số lợng đã chỉ định.(Hành chính- văn th)
- Phân loại theo nội dung, độ mật, độ khẩn, hình thức xử lý
- Chuyển những văn bản theo địa chỉ đợc Lãnh đạo chỉ định
- Tiếp nhận lại các văn bản có địa chỉ đích danh cần thu hồi theo quy định. b) Xử lý thông tin
Công tác xử lý thông tin có thể theo hai yêu cầu:
1 Xử lý thông tin theo đòi hỏi của các văn bản đến
2 Xử lý thông tin theo nhiệm vụ do Lãnh đạo giao
Tuỳ theo tính chất và mức độ quan trọng của văn bản (trừ các văn bản nhận “để biết”), việc xử lý có thể thuộc trách nhiệm của một hoặc nhiều đơn vị.
Đánh giá hiện trạng ứng dụng CNTT của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em
số gia đình và trẻ em
3.1 Tình hình thực hiện tin học hoá quản lý hành chính nhà nớc trong giai đoạn 1996- 2000 Đề án “Tin học hoá hoạt động quản lý hành chính Nhà n ớc về DS- KHHGĐ giai đoạn 1996-2000” đợc Bộ trởng, Chủ nhiệm Uỷ ban phê duyệt ngày 10 tháng 7 năm 1996 Sau bốn năm thực hiện đề án này bằng kinh phí chơng trình mục tiêu, kinh phí từ các dự án nớc ngoài tài trợ, đến năm 2000, việc tin học hoá của Uỷ ban quốc gia dân số gia đình và trẻ em đã đạt đợc những kết quả sau:
1 Xây dựng mạng LAN trung tâm tại cơ quan thờng trực UBQGDS
Gồm 4 máy chủ, 114 máy trạm, tình trạng hoạt động của mạng hiện nay chế và hầu hết các máy tính dùng Windows xx không có bản quyền
Toàn bộ 61/61 Uỷ ban DS-GĐ-TE tỉnh/thành phố và một số huyện đã đợc trang bị máy tính
2 Phần mềm phục vụ hệ thống thông tin tác nghiệp chuyên ngành và thông tin quản lý :
Từ tháng 1/2001, bộ chơng trình ứng dụng tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan thờng trực đã đợc cài đặt trên mạng LAN của cơ quan
Uỷ ban QG DSGĐ&TE để sử dụng thử nghiệm Nhng vẫn còn nhiều tồn tại nh: Các phần mềm nêu trên đã bộc lộ nhiều khuyết điểm cha hoàn thiện; Cha có chơng trình tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Uỷ ban; Từ cấp tỉnh trở xuống cha có chơng trình ứng dụng chuyên ngành và chơng trình thông tin quản lý; Mọi hoạt động thu thập, xử lý, lu trữ thông tin vẫn đợc thực hiện thủ công trừ soạn thảo văn bản
3 Xây dựng cơ sở dữ liệu:
Mặc dù đã có phần mềm ứng dụng để tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ nhng cơ sở dữ liệu của cơ quan thờng trực Uỷ ban quốc gia DS- GĐ&TE hiện mới chỉ dùng lại ở mức thí điểm, cha triển khai rộng rãi do nhiều nguyên nhân khác nhau, chủ yếu là cha có những quy định rõ ràng, chính sách thoả đáng trong việc cập nhật, sử dụng, khai thác các cơ sở dữ liệu hiện có Cơ sở dữ liệu DS-GĐ&TE của ngành vẫn cha đợc tin học hoá: Cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh vẫn lu trữ trên giấy và xử lý thủ công.
Từ năm 1996 đến nay, Uỷ ban DSGĐ&TE đã mở nhiều khoá đào tạo tin học cơ bản và sử dụng chơng trình ứng dụng chuyên ngành cho cán bộ trong ngành (xem bảng 2.2.3, phụ lục 2: Kết quả đào tạo) Hầu hết các cán bộ thuộc cơ quan Uỷ ban DS-GĐ&TE sử dụng thành thạo Internet và các phần mềm tin học văn phòng (phần mềm Winword, Excel, PowerPoint); Nhiều cán bộ nghiệp vụ thành thạo các phần mềm chuyên ngành DS-KHHGĐ từ nớc ngoài mang về (phần mềm dự báo dân số: People, Mortpak, Demproj;phần mềm xây dựng mục tiêu: Target -Setting, Target -Cost; phần mềm phân
1 7 tích số liệu thống kê: Xtable, IMPS, SPSS, Stata; Epinfo) Phần lớn cán bộ cấp tỉnh thành thạo sử dụng các phần mềm tin học văn phòng Một vài nơi đã kết nối mạng và sử dụng thành thạo Internet
Tại cơ quan thờng trực Uỷ ban DSGĐ&TE: việc tra cứu Internet từ các máy trạm của mạng LAN trong giờ hành chính đã đợc bảo đảm từ năm 1999. Đến nay hầu hết các cán bộ chuyên môn của cơ quan đã biết sử dụng Internet phục vụ công việc, nhng phổ biến nhất vẫn là sử dụng dịch vụ th điện tử và tra cứu thông tin chuyên ngành.
Đã xây dựng trang Web riêng của Uỷ ban trên Internet (www.ncpfp.netnam.vn) tuy nhiên thông tin cha phong phú và kịp thời.
Chỉ có một vài Uỷ ban DS-GĐ-TE cấp tỉnh/thành kết nối Internet nhng chỉ kết nối đơn chiếc Cấp huyện hầu nh không có máy tính đề kết nối Internet
3.2 Hiện trạng cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin (CNTT).
Sau khi khảo sát tình hình thực tế, có những đánh giá nh sau:
Mạng máy tính cục bộ (LAN):
Tại trụ sở UBQG DSGĐ&TE, 12 Ngô Tất Tố: Mạng LAN của Uỷ ban DS- GĐ&TE tại Trụ sở chính, 12 Ngô Tất Tố đợc xây dựng từ năm 1997 Mới đầu mạng Lan chỉ bao gồm 1 máy Chủ cấu hình thấp (Compaq Prolinea 1500, 2 Gb HDD, 32 Mb RAM), 06 HUB xếp chồng 10 Mbits tại 6 tầng của trụ sở, mỗi dơn vị chỉ đợc kết nối 2 máy vào mạng
Hình 1: Sơ đồ mạng tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố-Hà nội
Trớc nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng tăng, Uỷ ban đã nâng cấp mạng LAN nhiều lần để đến nay đợc hệ thống mạng nh thể hiện trên Hình 1 (Sơ đồ mạng LAN tại trụ sở chính 12 Ngô Tất Tố, hà Nội) Hiện nay 114 máy tính của Uỷ ban (100%) đã đợc nối mạng trao đổi xử lý thông tin, th tín điện tử, truy cập INTERNET qua PROXY SERVER, tra cứu văn bản Hạn chế lớn nhất của mạng này là dung lợng lu trữ của máy chủ thấp, tốc độ xử lý, trao đổi thông tin chậm Cho đến nay, đây vẫn chỉ là mạng LAN thuần tuý phục vụ nhu cầu trao đổi thông tin của cơ quan UBQG DS-GĐ&TE
Giới thiệu đề tài nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em , em đã tìm hiều đợc một số các chơng trình quản lý, các chơng trình này rất đa dạng, từ quản lý nhân sự trong cơ quan đến quản lý công văn đi đến trong uỷ ban trong đó em lựa chọn đề tài quản lý công tác đào tạo nớc ngoài.
Có thể nói bất kỳ hoạt động có tổ chức nào của con ngời cũng đều cần quản lý Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhng thờng có đặc điểm chung là gồm một khối lợng thông tin lu trữ lớn ( thờng đợc gọi là hồ sơ).
Công tác quản lý hồ sơ đoàn cán bộ ở đây cũng vậy, nó đòi hỏi phải xử lý một khối lợng công việc khá phức tạp Những công việc quản lý nh thế tr- ớc đây làm bằng thủ công dẫn đến việc cung cấp thông tin một cách chính xác là một điều khó khăn và từ đó không thể tránh khỏi những thiếu sót về số liệu và làm giảm hiệu suất công việc.
Với chơng trình quản lý hồ sơ đoàn cán bộ, công việc quản lý sẽ giảm đợc chi phí, giảm đợc nhân lực cũng nh rút ngắn đợc thời gian để tìm kiếm những thông tin cần thiết.
Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Khái niệm Hệ thống thông tin
I Thông tin và quản lý
Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau cần thông tin cho quản lý khác nhau Việc ra quyết định khác nhau cần đợc cung cấp thông tin khác nhau Điều này thể hiện qua cách định nghĩa về thông tin quản lý nh sau:
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Các cấp quản lý có những quyết định khác nhau về mặt tính chất và thực hiện:
Lập ra kế hoạch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức Từ đó, vạch ra các chính sách chung và những đờng lối cho hoạt động của tổ chức.
+ CÊp chiÕn thuËt: Đề ra các biện pháp để cụ thể hoá mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, giải pháp thực hiện.
Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức
Hoạt động của hệ tổ chức đợc đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lợng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin
II Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin
II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.
Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin đợc thực hiện bởi những
Phân phát §Ých con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học
Hệ thống thông tin gồm có bốn bộ phận:
+ Bộ phận đa dữ liệu vào ( Input)
+ Bộ phận đa dữ liệu ra (out put)
Mô hình hệ thống thông tin đợc mô tả nh sau:
Hệ thống thông tin gồm 5 loại:
+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)
+ Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System) + Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) + Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)
+ Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (information System for Competitive Advantage)
II.2.2 Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định
Gồm có các hệ thống:
Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và sản xuất Hệ thèng thông tin v¨n phòng
Cấp chiến lợc Tài chính chiến lựơc Marketing chiến lợc Nhân lực chiến lợc Kinh doanh và sx chiến l- ợc
Cấp chiến thuật Tài chính chiÕn thuËt
Marketing chiÕn thuËt Nh©n lùc chiÕn thuËt Kinh doanh sx chiÕn thuËt
Cấp tác nghiệp Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sx tác nghiệp
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Mô hình logic (Góc nhìn nhà quản lý)
Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn ng ời sử dụng)
Cái gì ? Để làm gì ?
Cái gì ? ở đâu? Khi nào?
III Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời ph©n tÝch thiÕt kÕ.
Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin. Đó là mô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài,mô hình vật lý trong.
Ba mô hình của một hệ thống thông tin
Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật lý trong Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật lý ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi.
III.1 Mô hình lô gíc
Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý mà nó phảI thực hiện, Các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này không quan tâm đến phơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời đIểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử dụng Nó chỉ để trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”
III.2 Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài thờng chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng nh hình thức của đầu vào và đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc sử dụng Mô
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn ng ời sử dụng)
Cái gì ? ở đâu? Khi nào? hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thồng thông tin theo mô hình này Đây là góc nhìn của ngời sử dụng.
III.3 Mô hình vật lý trong
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật Nó liên quan đến những trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chá, cấu trúc của chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình giải đáp câu hỏi: Nh thế nào ? Chơng trình đợc tổ chức nh thế nào và hoạt động ra sao? Nó đợc thiết kế bằng ngôn ngữ gì, cơ sở dữ liệu nh thế nào, đã phù hợp cha?
IV Một hệ thống thông tin hoạt động tốt
Hoạt động của một hệ thống thông tin đợc đánh giá thông qua chất lợng của thông tin mà nó cung cấp Có 6 tiêu chí để đánh giá chất lợng thông tin nh sau:
IV.1 §é tin cËy Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế và có thể làm hại cho doanh nghiệp.
IV.3 Tính thích hợp và dễ hiểu Đây cũng là một tiêu chuẩn quan trọng vì ngời sử dụng thờng ít hiểu biết về tin học nên một chơng trình thiết kế dễ hiểu, sáng sủa, giao diện đẹp, rõ ràng sẽ làm cho ngời sử dụng không e ngại và yêu thích.
IV.4 Tính đợc bảo vệ
Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng nh vốn và nguyên vật
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn ng ời sử dụng)
Cái gì ? Để làm gì ?
Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
I Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin
Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có thể kể ra các nguyên nhân cơ bản sau:
I.1 Những vấn đề về quản lý
Những yêu cầu của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới.Những thay đổi trong chính sách của chính phủ, những hành động của đối thủ cạnh tranh buộc mỗi doanh nghiệp phải có phản ứng đáp lại Chính vấn đề về quản lý là nguyên nhân quan trọng của việc phát triển hệ thống thông tin.
I.2 Sự thay đổi của công nghệ
Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình.Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này Đặc biệt trong những ngành ứng dụng công nghệ thông tin thì sự thay đổi của công nghệ là nguyên nhân
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Cái gì ? ở đâu? Khi nào? quan trọng ảnh hởng trực tiếp đến sự phát triển của HTTT.
I.3 Thay đổi sách lợc chính trị
Mỗi sách lợc chính trị sẽ gây ảnh hởng đến mỗi ngành kinh tế và cả xã hội Việc phát triển các HTTT cũng không nằm ngoài qui luật ấy
Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:
+ Sử dụng các mô hình.
+ Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
+ Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
II Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin
Có 7 giai đoạn : Đánh giá yêu cầu
Thiết kế lô gic Đề xuất các phơng án của giải pháp
Thiết kế vật lý ngoài
Triển khai kĩ thuật hệ thống
Cài đặt và khai thác
II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu
- Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời chịu trách nhiệm ra quyết định.
- Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thời gian tơng đối ngắn Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những ảnh hởng của chúng Vì vậy, ngời ta thờng giao công việc này cho
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Cái gì ? Để làm gì ?
Cái gì ? ở đâu? Khi nào? những phân tích viên giàu kinh nghiệm.
- Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả thi và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết
- Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ đợc tiến hành khi báo cáo đánh giá yêu cầu đợc lãnh đạo, nhà quản lý phê duyệt, chấp nhận.
- Mục đích chính của phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại; nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng Đồng thời, xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó Để thực hiện tốt các công việc nêu trên, phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hoạt động của hệ thống đó.
Các bớc của giai đoạn phân tích chi tiết:
+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết
+ Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại
+ Nghiên cứu hệ thống thực tại
+ Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
+ Đánh giá lại tính khả thi
+ Sửa đổi đề xuất của dự án
+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
II.2.1 Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại
Các phơng pháp thu thập thông tin
Có 4 phơng pháp chính để thu thập thông tin
- Sử dụng phiếu điều tra
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Cái gì ? ở đâu? Khi nào?
Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập
Hoạt động chung của hệ thống:
Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lợng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác.
Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập, nguồn dữ liệu, khối lợng và tần xuất của việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào (Tài liệu, phơng tiện, nhân sự)
Thông tin ra: Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị; nội dung, tần xuất sản sinh không tin, khối lợng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin ra; khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng; mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn hình; chi phí cho thông tin ra
Các thủ tục thu nhập và nhập các dữ liệu vào, phơng thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị đợc dùng, tài liệu mô tả phơng pháp xử lý, chi phí
Nội dung, vật mang, khối lợng, truy nhập (xử lý , nhân sự, kiểm soát tại chỗ), cách thức tổ chức dữ liệu, chi phí về dữ liệu
II.2.2 Mã hoá dữ liệu
Từ các dữ liệu thu đợc nếu không mã hoá thì không sử dụng tốt cho công việc phân tích và thiết kế.
- Mã hoá đợc xem nh việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn.
- Mã hiệu là biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt
Mô hình vật lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)
Cái gì ? Để làm gì ?
Cái gì ? ở đâu? Khi nào?
Thủ công Giao tác ng ời máy Tin học hoá hoàn toàn thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc những con số mang tính chất ớc lệ.
Việc mã hóa dữ liệu có rất nhiều lợi ích:
+ Giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng
Nhờ những thuộc tính định danh mà mỗi cá thể đợc nhận diện duy nhất, không gây nhầm lẫn khi có những thuộc tính khác giống nhau.
+ Mô tả nhanh các đối tợng.
Nhờ phơng pháp mã hoá, mà một chuỗi kí tự dài khó viết, khó nhớ có thể đợc mã hoá thành một dãy hay một kí hiệu ngắn gọn.
+ Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn.
Mỗi cá thể có thể dễ dàng đợc xếp vào các nhóm nhờ các kí hiệu nhóm hoặc thể hiện thuộc tính, khía cạnh nhóm.
II.2.3 Mô hình hoá dữ liệu
Một số công cụ chuẩn để mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là Sơ đồ luồng thông tin và Sơ đồ luồng dữ liệu và Từ điển hệ thèng a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)
- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc l u trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
- Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:
Thủ công Tin học hoá
Tên ng ời / Bộ phận nhận/phát tin
Tên tiến trình xử lý
+ Dòng thông tin + Điều khiển b Sơ đồ luồng dữ liệu-DFD (Data flow Diagram)
- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dới góc độ trừu t- ợng Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, Các xử lý, Các lu trữ dữ liệu, Nguồn và đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý
- Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần: Hệ thống thông tin làm gì và để làm gì?
- Các kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD
Có 4 loại kí pháp cơ bản: Thực thể (nguồn hoặc đích), Tiến trình, Kho dữ liệu, Dòng dữ liệu.
Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD
- Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
Sơ đồ DFD thờng đợc phân cấp từ cao xuống thấp:
+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram)
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa và dễ nhìn hơn, có thể bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài
Phân tích hệ thống nghiệp vụ
1 Phát biểu khái quát bài toán
Hàng năm, ngành dân số gia đình và trẻ em ( DS-GĐ&TE) Việt Nam cử nhiều cán bộ ra nớc ngoài học tập, tham quan, khảo sát Để ngành dân số làm tốt quản lý công tác đào tạo nớc ngoài, cần phải quản lý tốt thông tin về các đoàn, những cán bộ trong các đoàn đã ra nớc ngoài công tác, về: Họ tên,
4 1 xuất cảnh khi nào, hộ chiếu, thời hạn ở nớc ngoài, mục đích chuyến đi v v Cuối mỗi năm, tự động thống kế số ngời đã xuất cảnh trong năm.
Những thông tin nói trên do vụ hợp tác quốc tế ( vụ HTQT) , ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE quản lý và sử dụng cho những hoạt động nghiệp vụ của m×nh.
2 Các quy trình nghiệp vụ căn bản
Khi có những lớp thăm quan, khảo sát, học tập ở nớc ngoài, vụ HTQT phối hợp với vụ tổ chức cán bộ đào tạo ( vụ TC-CB-ĐT) và cơ quan nghiệp vụ chuyên môn đề cử ngời tham gia.
Lãnh đạo ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE ra quyết định cử cán bộ đi công tác nớc ngoài.
Vụ HTQT làm các thủ tục cần thiết để cán bộ đi công tác nớc ngoài nh xin cấp hộ chiếu, xin VISA nhập cảnh đến nớc đào tạo.
Vụ HTQT phối hợp giúp cán bộ chọn tuyến bay, hãng hàng không, mua vé máy bay.
Cán bộ đi công tác nớc ngoài Hết thời hạn công tác, họ trở lại cơ quan, làm báo cáo về kết quả chuyến công tác.
Số lợng cán bộ đi công tác nớc ngoài khoảng gần 200 ngời / năm.
3 Mô hình tổ chức liên quan trực tiếp đến bài toán
Vụ HTQT phân công một cán bộ chuyên viên theo dõi và làm những thủ tục cần thiết cho đoàn đào tạo nớc ngoài Do vậy, phần mềm quản lý đoàn đào tạo nớc ngoài chỉ dành cho một ngời sử dụng và có thể chỉ cài trực tiếp trên máy làm việc của cán bộ chuyên viên này Tuy vậy, để lãnh đạo vụ có thể trực tiếp tìm những thông tin cần thiết, CSDL về đoàn đợc đặt trên máy chủ của mạng LAN cơ quan ủy ban quốc gia DS-GĐ&TE
4 Xác định yêu cầu kỹ thuật a) Môi trờng kỹ thuật của hệ thống
- Khái quát về môi trờng kỹ thuật: Máy tính từ 586 trở lên, tối thiểu
16 MB RAM đợc nối mạng trong ủy ban.
- Khả năng phát triển của môi trờng kỹ thuật: Các máy trạm của mạng LAN sẽ đợc nâng cấp kịp thời cho phù hợp với yêu cầu của thực tế khách quan. b ) Môi trờng ứng dụng và đặc điểm ngời sử dụng: Sử dụng thành thạo máy tính và mạng máy tính. c) Ngôn ngữ lập trình Visual Basic: Đây là ngôn ngữ lập trình thông dụng, nó đợc thiết kế dựa trên các đối tợng và có khả năng lập trình hớng đối tợng mạnh Visual Basic (VB) có một số đặc điểm sau:
- Năng lực: VB có khả năng tạo ra các phần mềm phức tạp với tất cả các kỹ thuật truy xuất dữ liệu có sẵn.
- Tính linh hoạt: Ngời lập trình không chỉ dùng VB để truy xuất dữ liệu mà còn có thể thực hiện nhiều công việc khác nhau nh viết một bộ xử lý văn bản, e-mail,
- Tính thân thiện: Là ngôn ngữ lập trình phổ cập nhất thế giới, nó đợc hỗ trợ vững chắc của các công ty phần mềm trên thế giới.
- Tính phổ dụng: VB là ngôn ngữ rất phổ dụng nên ngời lập trình có thể tìm hiều học hỏi nó một cách dễ dàng qua sách báo, tạp chí, internet, đồng thời có thể sử dụng các công cụ bổ xung của nhà cung cấp thứ ba.
- Ưu điểm của Visual Basic là thiết kế giao diện đẹp, xử lý linh hoạt, tính bảo mật và an toàn cao Có thể thiết kế ở môi trờng nhiều ngời dùng, có thể liên kết với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu
- Chơng trình thiết kế trên Visual Basic dễ dàng cài đặt và phát triển, tận dụng đợc chế độ đồ hoạ của Windows
Chính vì thế em đã chọn VB làm ngôn ngữ lập trình cho chờng trình của mình. d) Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Ưu điểm của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Nhập thông tin về đoàn ra
L u trữ Tra cứu, tồng hợp báo cáo
- Sau khi nghiên cứu các nghiệp vụ của bài toán quản lý đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài và các ngôn ngữ lập trình thông dụng hiện nay, em quyết định chọn thiết kế CSDL ở Microsoft Access và lập trình chơng trình bằng Visual Basic 6.0
- Ưu điểm của Access là thiết kế cơ sở dữ liệu và các mối quan hệ giữa các thực thể nhanh chóng, rõ ràng và quản lý tốt Mặt khác với bài toán này, lợng lu trữ hàng năm không quá lớn, ( chỉ tối đa 200 ngời đi trong 1 năm), và ngời sử dụng chỉ trong khuôn khổ là 1 cán bộ chuyên viên nhập liệu,lãnh đạo vụ và lãnh đạo uỷ ban, thế nên rất thích hợp để sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
Phân tích các quy trình nghiệp vụ
1 Quy trình lần lợt thực hiện theo các bớc sau:
Căn cứ theo kế hoạch có từ đầu năm hoặc tình thế mới xuất hiện về việc đào tạo, tham quan khảo sát ở nớc ngoài; vụ HTQT ( vụ hợp tác quốc tế) phối hợp vụ TC-CB-ĐT (vụ tổ chức cán bộ đào tạo) và cơ quan chuyên môn nghiệp vụ đề cử nhân sự trình lãnh đạo ủy ban phê duyệt.
Lãnh đạo ủy ban phê duyệt và ra quyết định cử cán bộ đi công tác nớc ngoài.
Cán bộ chuyên viên vào sổ theo dõi quyết định cử đi công tác nớc ngoài của vụ HTQT.
Vụ HTQT hoàn tất các thủ tục nh xin hộ chiếu, visa, chuyến bay ra nớc ngoài.
Vào sổ những thông tin bổ sung về chuyến đi để theo dõi thực hiện.
Cán bộ đi công tác nớc ngoài, khi học xong trở về nớc phài làm báo cáo kết quả học tập.
Vụ HTQT vào sổ ngày cán bộ thực tế trở về.
2 Sơ đồ dòng dữ liệu
Nhập thông tin mới Lu trữ Khai thác a Quy trình nhập thông tin mới
Bớc 1: Lập danh sách đề cử ngời đi nớc ngoài
- Điều kiện bắt đầu: Có nhu cầu cử ngời đi công tác nớc ngoài
- Thao tác thực hiện: Vụ HTQT, vụ TC-CB-ĐT và đơn vị chuyên môn nghiệp vụ phối hợp đề cử
- Kết quả đầu ra: Danh sách đề cử trình lãnh đạo ủy ban phê duyệt
- Ngời thực hiện: Lãnh đạo vụ HTQT, vụ TC-CB-ĐT và đơn vị chuyên môn nghiệp vụ
- Thời gian thực hiện: Căn cứ kế hoạch có từ đầu năm hoặc tình thế mới xuất hiện về việc đào tạo, tham quan khảo sát ở nớc ngoài
Bớc 2: Làm những thủ tục cần thiết cho cán bộ xuất cảnh
- Điều kiện bắt đầu: Có quyết định cử đi công tác nớc ngoài của ủy ban
- Thao tác thực hiện: vụ HTQT làm hộ chiếu, visa, liên hệ chuyến bay (nếu có yêu cầu)
- Kết quả: Cán bộ đợc cử đi công tác có thể sẵn sàng lên đờng
- Ngời thực hiện: Cán bộ chuyên trách của vụ
- Thời gian thực hiện: Khi có quyết định
Bớc 3: Vào sổ theo dõi tại vụ HTQT
- Điều kiện thực hiện: Có quyết định cử cán bộ đi công tác nớc ngoài của lãnh đạo ủy ban
- Thao tác thực hiện: Vào sổ theo dõi các nội dung nh doanh sách đoàn đi công tác, nơi đến, thời gian đi và về,
- Kết quả: Thông tin đầy đủ của quyết định đợc lu trữ trong sổ theo dõi
- Ngời thực hiện: Cán bộ chuyên trách
- Thời gian thực hiện: Khi có quyết định
Bớc 4: Ghi bổ sung thông tin vào sổ theo dõi
- Điều kiện bắt đầu: Cán bộ đi công tác nớc ngoài trở về và gửi báo cáo về chuyến đi cho thủ trởng trực tiếp của họ
- Thao tác thực hiện: Mở sổ theo dõi điền thêm ngày về của đoàn
- Kết quả: Thông tin đầy đủ về đoàn đi công tác đợc lu trữ
- Ngời thực hiện: Cán bộ chuyên trách b Quy trình khai thác
- Điều kiện bắt đầu: Mỗi khi có nhu cầu
- Thao tác thực hiện: -Kiểm tra xem một ngời có tên A đã ra nớc ngoài cha? nếu đã ra thì cung cấp thêm các thông tin khác nh: Ra mấy lần, môi lần ra làm gì? đi đâu? ngày đi, ngày về?
Phân tích các yêu cầu
1 Xác định dữ liệu vào ra của hệ thống a Thông tin đầu vào cần đ ợc quản lý
- Ngày quyết định đoàn đi công tác.
- Đơn vị tài trợ ( ngân sách chính phủ, dự án ).
- Mức tài trợ ( theo ngày hay tháng).
- Các đơn vị chính và đơn vị phối hợp.
- Số ngời đi trong đoàn.
- Họ và tên cán bộ
- Nơi công tác của cán bộ.
- Các ghi chú khác về cán bộ.
- Hộ chiếu của cán bộ.
- Có hay không đợc miễn thị thực.
- Nơi đến ( hành trình đến có thể một hay nhiều nớc).
- Đơn giá hành trình. b Thông tin đầu ra. a) Hàng năm thống kê báo cáo:
- Đoàn đi ( đào tạo, làm việc, hội thảo, ký kết tham gia cuộc họp LHQ).
- Số lợng hộ chiếu hết hạn và sắp hết hạn. b) Tìm kiếm theo một số tiêu chí nh họ tên, cơ quan, nớc đến, đoàn ®i, v v.
2 Yêu cầu chức năng nghiệp vụ
- Tổ chức các chức năng nghiệp vụ theo từng nhóm riêng để tiện thao tác -Phân loại và phân nhóm chức năng
3 Yêu cầu về tổ chức ngời sử dụng hệ thống
3.1 Tổ chức và phân nhóm ngời sử dụng
- Nhóm ngời sử dụng: định nghĩa mọi thành viên của vụ HTQT thuộc nhóm ngời sử dụng chơng trình này ở mức chỉ đọc
- Trao thêm quyền cho một số ngời nhất định đối với những dữ liệu của chơng trình nh quyền sửa đồi, bổ sung
3.2 Quan hệ giữa nhóm ngời sử dụng và nhóm chức năng
3.3 Các chức năng quản trị ngời sử dụng:
- Thêm bớt ngời sử dụng
- Thêm bớt quyền của một cá nhân
Quản lý đoàn thốngHệ Cập nhËt T×m kiÕm, cứutra
Báocáo H ớng dẫn sử dông
Quản lý ng ời sử dụng
Thoát khỏi ch ơng tr×nh
Sao l u và phục hồi dữ liệu
NhËp VISA Nhập cán bộ a Chức năng hệ thống: Bao gồm khai báo hệ thống, quản lý ngời sử dụng, sao lu phục hồi dữ liệu, thoát khỏi hệ thống
Ta có thể minh hoạ bằng sơ đồ sau: b Sơ đồ mô tả chức năng cập nhật:
Nhập ch ơng trình đi NhËp hé chiÕu
T×m theo ch ơng tr×nh ®i
Danh sách cán bé tõng
Lịch biÓu tõng c Sơ đồ m ô tả chức năng tìm kiêm tra cứu: d Sơ đồ mô tả chức năng báo cáo:
Xem giới thiệu ch ơng trình
Cài đặt e Sơ đồ mô tả chức năng trợ giúp
Vô HTQT & lãnh đạo ủy ban Đoàn đi đào tạo n ớc ngoài.
Các thông tin vÒ việc KÕt ®i quả đi
2.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống
Danh sách đề cử cán bé
Danh sách cán bộ thực đi
Thông tin đầy đủ của quyết định
TT ®Çy đủ đoàn vÒ
Vô HTQT & các đơn vị chuyên môn
Ds cán bé thùc ®i CSDL Đoàn
Biên giới tin học hoá
Vụ HTQT & các vụ liên quan
QĐ cử cán bộ ®i công tác
2.1 Làm hộ chiếu, visa, chuyÕn bay
HC, VS, CB đã làm Đoàn đi
2.3 Cập nhật bổ sung thông tin đi
5 5 Đoàn Có Ch ơng trinh ®i
3 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá a Mô hình hoá quan hệ thực thể: b Danh sách và cấu trúc các bảng của cơ sở dữ liệu:
Từ mô hình quan hệ thực thể trên ta có thể thiết kế cơ sở dữ liệu nh sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK FK Mô tả
NGAY_QD Date time dd/mm/yyyy Ngày quyêt định
NGUOI_KI_QD Text 30 Ngêi kÝ Q§
NGUON_KINH_PHI Text 20 Nguồn kinh phí
DV_CHINH Text 35 Đơn vị chính
DV_PHOI_HOP Text 35 Đơn vị phối hợp
SO_NGUOI Number Long interger Sè ngêi
-Bảng CAN_BO ( Cán bộ )
Do DOAN và CAN_BO là quan hệ 2 chiều loại N@M do đó ngoài 2 tệp mô tả 2 thực thể này còn 1 tệp mô tả quan hệ nữa là CHUONG_TRINH_DI
Bảng CAN_BO có các trờng nh sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK FK Mô tả
MA_CB Text 15 * Mã cán bộ
HO_TEN Text 50 Họ và tên cán bộ
NGAY_SINH Date time dd/mm/yyyy Ngày sinh
GIOI_TINH Yes/ No Giíi tÝnh
DON_VI Text 35 Đơn vị
CHUC_VU Text 20 Chức vụ
GHI_CHU Text 150 Ghi chó
- Bảng CHUONG_TRINH_DI là tệp mô tả quan hệ giữa bảng DOAN và CAN_BO bảng có các trờng sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK FK Mô tả
MA_QD Text 10 * Mã quyết định
MA_CB Text 15 * Mã cán bộ
NOI_DUNG Text 50 Néi dung
KET_QUA Text 50 Kết quả
Do DOAN và NUOC là quan hệ 2 chiều loại N@M do đó ngoài 2 tệp mô tả 2 thực thể này còn 1 tệp mô tả quan hệ nữa là CHUYEN_DI
Bảng NUOC có các trờng nh sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK FK Mô tả
MA_NUOC Text 15 * Mã nớc
TEN_NUOC Text 20 Tên nớc
Bảng CHUYEN_DI là tệp mô tả quan hệ giữa bảng DOAN và NUOC bảng có các trờng sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK FK Mô tả
MA_NUOC Text 15 * Mã nớc
NGAY_DI Date/Time dd/mm/yyyy Ngày đi
NGAY_VE Date/Time dd/mm/yyyy Ngày về
TUYEN_BAY Text 35 TuyÕn bay
DON_GIA_HT Currency Standard ($) Đơn giá hành tr×nh
Bảng VISA nằm ở phía nhiều của mối quan hệ 1@N giữa CAN_BO và VISA vì vậy ta xây dung bảng VISA có các trờng sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK FK Mô tả
SO_VISA Number Long Integer * Sè visa
MA_CB Text 15 Mã cán bộ
LOAI_VISA Text 25 Loại visa
NGAY_CAP Date time dd/mm/yyyy Ngày cấp
NGAY_HET_HAN Date time dd/mm/yyyy Ngày hết hạn
- Bảng HO_CHIEU (Hộ chiếu)
Bảng HO_CHIEU nằm ở phía nhiều của mối quan hệ 1@N giữa
CAN_BO và HO_CHIEU vì vậy ta xây dung bảng HO_CHIEU có các trờng sau:
Tên trờng Kiểu dữ liệu Độ lớn PK F
SO_HO_ CHIEU Number Long Integer * Sè hé chiÕu
MA_CB Text 15 Mã cán bộ
LOAI_HO_CHIEU Text 25 Loại hộ chiếu
NGAY_CAP Date time dd/mm/yyyy Ngày cấp
Date time dd/mm/yyyy Ngày hết hạn
THI_THUC Yes/No Có hay không đợc miễn thị thực ? c) Mô hình quan hệ thực thể:
4 Thiết kế thuật toán a Thuật toán cập nhật dữ liệu: bao gồm thêm, xoá, sửa đổi dữ liệu
- Thuật toán thêm dữ liệu mới
Thêm dữ liệu mới Thông báo dữ liệu không hợp lệ §
Tiếp tục thêm dữ liệu
Thông báo dữ liệu không thể xoá
Dữ liệu xoá hợp lệ?
Chọn dữ liệu cần xoá trên Form hiện thời
Yêu cầu xoá dữ liệu §
- Thuật toán xoá dữ liệu đã tồn tại:
Thông báo dữ liệu không hợp lệ
Dữ liệu sửa hợp lệ?
Cập nhật thay đổi dữ liệu đã chọn sửa
Chọn, thực hiện sửa dữ liệu cần sửa trên Form hiện thời
Yêu cầu sửa dữ liệu §
- Thuật toán sửa dữ liệu đã tồn tại:
Mở nguồn dữ liệu Nhập các yêu cầu tìm kiếm
Thông báo yêu cầu không hợp lệ S
Thực hiện tìm kiếm dữ liệu trên nguồn đang mở §
Thông báo kết quả tìm kiếm
S Thông báo không tìm thấy
-Thuật toán tìm kiếm dữ liệu:
1 Form đăng nhập chơng trình: Buộc ngời sử dụng phải biết password để vào đợc chơng trình.
2 Form chơng trình chính: Cho phép ngời dùng vào các chức năng chính của chơng trình nh hệ thống, cập nhật, tìm kiếm tra cứu, báo cáo, trợ giúp.
3.Form cập nhập đoàn: Chức năng thêm, xoá, sửa đổi thông tin về đoàn ®i
Từ form này ta có thể cập nhật trực tiếp đến các form cập nhật khác nh: chơng trình đi, chuyến đi.
4 Form nhập chơng trình đi: Cho phéo thêm, sửa, xoá, các thông tin liên quan đến chơng trình đi của đoàn.
6 Form cập nhật hồ sơ cán bộ: với các chức năng thêm, sửa, xoá, thông tin về cán bộ trong đoàn.
7 Form tìm kiếm các thông tin về đoàn đi với các tiêu thức nh giới hạn ngày đầu, ngày cuối để tìm kiếm, mã quyết định của đoàn đi
8 Form tìm kiếm thông tin của các đoàn đi theo nớc mà đoàn đó đã đến
9 Form tìm kiếm thông tin về đoàn theo các tiêu thức nh giới hạn thời gian đi của đoàn từ ngày đến ngày
10 Tìm kiếm chơng trình đi của một đoàn khi biết tên cán bộ đi trong đoàn đó
11 Tìm kiếm chơng trình đi của một đoàn khi biết nội dung mà đoàn đó đã đi làm gì
12 Form quản trị ngời dùng:
14 Báo cáo những đoàn đã đi đào tạo nớc ngoài
15 Danh sách cán bộ trong từng đoàn
16 Danh sách hộ chiếu của từng cán bộ
Việc đào tạo nguồn nhân lực là một yêu cầu cần thiết, tất yếu của bất kỳ một tổ chức kinh tế xã hội nào, cùng với sự phát triển không ngừng của thời
7 3 đại công nghệ thông tin , của nền kinh tế toàn cầu, thì việc trao đổi học tập và đào tạo đã vợt ra ngoài khuôn khổ trong một nớc.
Chính vì hàng năm ngày càng có nhiều cán bộ ngành dân số đợc cử đi học nớc ngoài, nên vấn đề quản lý bằng máy các đoàn cán bộ đào tạo nớc ngoài là hết sức cần thiết, hơn thế nữa, việc giải quyết tốt bài toán còn góp phần cho việc tin học hóa quản lý hành chính nhà nớc của khối cơ quan hành chính thuộc chính phủ
Việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ việc quản lý các đoàn cán bộ học tập và đào tạo nớc ngoài là một bài toán mang tính thực tế cao và có phạm vi ứng dụng không chỉ trong toàn bộ uỷ ban dân số gia đình và trẻ em, mà còn với các vụ, các bộ liên quan khác
Tuy nhiên, do giới hạn về trình độ và thời gian nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy giáo- TS.Lê
Văn Năm - ngời đã trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn các cô, chú, anh, chị tại trung tâm thông tin đặc biệt là anh Phạm Vũ Hoàng - là ngời trực tiếp hớng dẫn em trong thời gian em thực tập tại Trung tâm thông tin – Uỷ ban dân số gia đình và trẻ em
Xin cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.
1 Mã lệnh xử lý form nhập quyết định ( form đoàn):
Private Sub cmchuongtrinhdi_Click() nhapchuongtrinhdi.Show
Private Sub cmchuyendi_Click() frmnhapchuyendi.Show
Me.Adodc1.Recordset.CancelUpdate Me.Adodc1.Recordset.MoveLast
Me.them.SetFocus blThem = False
If Me.Text1.Text = "" Then
MsgBox "Mã quyết định không đợc trống! Bạn phải nhập lại hoặc bấm bá qua ", vbExclamation, "Chó ý"
If Me.Text2.Text = "" Then
MsgBox "Ngày quyết định không đợc trống! Bạn phải nhập lại hoặc nhấn bá qua ", vbExclamation, "Chó ý"
If Me.Text3.Text = "" Then
MsgBox " Ngời kí quyết định không đợc để trống! Bạn phải nhập lại hoặc bÊm bá qua", vbExclamation, "Chó ý"
Me.them.SetFocus blThem = False
MsgBox "Dữ liệu không hợp lệ Có thể trùng mã hoặc nhập sai quy cách ", ,
Bmk = Me.Adodc1.Recordset.Bookmark
Mo_DL blThem = False exitSua:
MsgBox Err.Description, vbCritical, "Có lỗi sửa dữ liệu"
Me.Text1.SetFocus blThem = True exitThem:
MsgBox Err.Description, vbCritical, "Có lỗi cập nhật dữ liệu"
If MsgBox("Bạn có chắc chắn muốn xoá quyết định " &
& " cùng các mẩu tin liên quan không?", vbYesNo + vbQuestion, "Chú ý") vbYes Then
Me.Adodc1.Recordset.Delete adAffectCurrent
Me.Adodc1.Recordset.Clone adLockOptimistic
If Me.Adodc1.Recordset.EOF Then
Me.Adodc1.Recordset.Requery exitXoa:
MsgBox "Không thể xoá đợc"
Private Sub Adodc1_MoveComplete(ByVal adReason As
ADODB.EventReasonEnum, ByVal pError As ADODB.Error, adStatus As ADODB.EventStatusEnum, ByVal pRecordset As ADODB.Recordset)
Me.Adodc1.Caption = "Bản ghi thứ: " &
Private Sub Text1_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.Text2.SetFocus
Private Sub Text2_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.Text3.SetFocus
Private Sub Text3_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.Text4.SetFocus
Private Sub text4_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.Text5.SetFocus
Private Sub Text5_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.Text6.SetFocus
Private Sub text6_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.Text7.SetFocus
Private Sub Text7_KeyPress(keyascii As Integer)
If keyascii = 13 Then Me.luu.SetFocus
2 Mã lệnh xử lý Form tìm kiếm theo cán bộ
Dim rs As New ADODB.Recordset
'Set rs = New ADODB.Recordset sql = sql & " where can_bo.ho_ten='" & Trim(txtTen) & "'" & " And doan.DV_CHINH = '" & Trim(txtDVC) & "'"
Adodc1.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data
Source=C:\BaitapVB\DOAN DI -VB\csdl\QUANLYDOAN.mdb;Persist Security Infose"
Adodc1.Refresh rs.Open sql, Adodc1.ConnectionString, adOpenStatic txtSoDoan = rs.RecordCount
MsgBox "Không có đoàn nào có ngời mang tên " & txtTen & "!", vbInformation + vbOKOnly, "Thông báo!"
Dim rs As ADODB.Recordset
Set rs = New ADODB.Recordset sqlREFRESH = "select * from chuong_trinh_di "
Adodc1.ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data
Source=C:\BaitapVB\DOAN DI -VB\csdl\QUANLYDOAN.mdb;Persist Security Infose"
Adodc1.Refresh txtTen = "" txtSoDoan = "" txtDVC = "" txtTen.SetFocus
3 Mã lệnh xử lý form tìm kiếm theo chơng trình đi
7 9 Dim rs As New ADODB.Recordset
Dim cmd As ADODB.Command
Private Sub Form_Load() 'su kien form Load
ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=C:\ BaitapVB\DOAN DI -VB\csdl\QUANLYDOAN.mdb;Persist Security
Infose" rs.Open "select distinct noi_dung from chuong_trinh_di", ConnectionString, adOpenKeyset, adLockBatchOptimistic
Do While Not rs.EOF noidungdi.AddItem rs.Fields("noi_dung") rs.MoveNext
On Error Resume Next 'bo qua loi thc thi cua Ado
Set rs = New ADODB.Recordset
Set cmd = New ADODB.Command
ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=C:\ BaitapVB\DOAN DI -VB\csdl\QUANLYDOAN.mdb;Persist Security
Infose" cmd.ActiveConnection = ConnectionString cmd.CommandText = "SELECT * FROM chuong_trinh_di where noi_dung='" + noidungdi + "'" rs.Open cmd, , adOpenStatic, adLockBatchOptimistic
RecordSource = "SELECT * FROM chuong_trinh_di where noi_dung='" + noidungdi + "'"
Refresh 'tao nguon cho Ado
ForeColor = &H80000008 'thiet lap mau den
End With sodoan = rs.RecordCount rs.Close
4 Mã lệnh xử lý form tìm kiếm theo đoàn
Dim rs As New ADODB.Recordset
Dim Check1 As Boolean, check2 As Boolean, check3 As Boolean, check4 As Boolean
Dim cmd As ADODB.Command
Private Sub Combo1_Click() check3 = True
Private Sub denngay_Change() check2 = True
Private Sub Form_Load() 'su kien form Load
ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=C:\ BaitapVB\DOAN DI -VB\csdl\QUANLYDOAN.mdb;Persist Security
Infose" rs.Open "doan", ConnectionString, adOpenKeyset, adLockBatchOptimistic With Adodc1
Refresh 'tao nguon cho Ado
Do While Not rs.EOF
Combo1.AddItem rs.Fields("ma_qd") rs.MoveNext
On Error Resume Next 'bo qua loi thc thi cua Ado
Set rs = New ADODB.Recordset
Set cmd = New ADODB.Command
ConnectionString = "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;Data Source=C:\ BaitapVB\DOAN DI -VB\csdl\QUANLYDOAN.mdb;Persist Security Infose" cmd.ActiveConnection = ConnectionString sql = ""
If Check1 = True And check2 = True Then sql = "NGAY_QD >=#" + Format(tungay, "dd/mm/yyyy") + "# and ngay_qd =#" + Format(tungay, "dd/mm/yyyy") + "# and ngay_qd =#" + Format(tungay, "dd/mm/yyyy") + "# and ngay_qd =#" + Format(tungay, "dd/mm/yyyy") + "# and ngay_qd
