Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiêp sản xuất
1.1.1.Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất:
Vật liệu theo quan điểm của Mác là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào Theo Mác, tất cả những vật thể thiên nhiên xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động nhưng không phải đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu (Giáo trình Kinh tế Chính trị Mác-Lênin tr27 NXB Chính trị Quốc gia 2004)
Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới có đặc điểm: Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất về mằt hiện vật thì được tiêu dùng hoàn toàn không giữ nguyên trạng thái ban đầu; về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm tạo ra Do vậy, có thể nói rằng nguyên vật liệu đối với sản xuất và trong doanh nghiệp sản xuất như cơm ăn nước uống hàng ngày của con người Chi phí về vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành phẩm Vì vậy, nguyên vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm Nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng cao, đúng quy cách chủng loại thì chất lượng sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu, phục vụ đắc lực hơn cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội.
Nhưng bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải quan tâm đến sự tồn tại của chính mình Đó là phải làm sao để không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm với giá thành hạ nhất đạt được mức lợi nhuận cao nhất nghĩa là phải quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu từ đó làm cho chi phí hạ thấp và làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
1.1.2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp không nằm ngoài quy luật cạnh tranh Chính quy luật này đòi hỏi doanh nghiệp không những khai thác tối đa năng lực sản xuất vốn có mà còn phải đáp ứng nhu cầu thị trường. Muốn có sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì sản phẩm phải đạt chất lượng, mẫu mã đa dạng, hợp lý Một trong những yếu tố tác động về giá thành sản phẩm phải kể đến các yếu tố đầu vào mà nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng Mặt khác, trong ngành xây dựng chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn (70- 80%) trong giá thành Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu cấp bách để đạt tới mục tiêu lợi nhuận Tuy nhiên, do trình độ khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu là khác nhau Hơn nữa, việc quản lý nguyên vật liệu còn phụ thuộc vào khả năng và sự nhiệt tình của người quản lý Xã hội càng phát triển, khối lượng sản phẩm càng nhiều, chủng loại nguyên vật liệu ngày càng đa dạng, phong phú Ở nước ta, nguyên vật liệu được sản xuất ở nhiều nơi với trình độ kỹ thuật khác nhau nên chất lượng, số lượng, kích cỡ khác nhau Do đó, yêu cầu doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu trên tinh thần tiết kiệm đúng định mức, kiểm tra chặt chẽ số lượng, chất lượng… nguyên vật liệu nhập kho để đảm bảo cho những sản phẩm tốt nhất.
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải chặt chẽ, khoa học ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng Cụ thể:
- Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì doanh nghiệp phải thường xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách, chủng loại Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp Đồng thời, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất.
- Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu phải quan tâm tới việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
- Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của nguyên vật liệu, hạn chế nguyên vật liệu bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ Do đó, doanh nghiệp phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều.
- Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trêm cơ sở định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho doanh nghiệp Do vậy, ở khâu này cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng Trong thực tế vẫn còn có nhiều doanh nghiệp để thất thoát nguyên vật liệu do không có sự quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu Vậy nên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì doanh nghiệp phải luôn cải tiến công tác quản lý nguyên vật liệu cho phù hợp với thực tế.
1.1.3.Nhiệm vụ của kế toán: Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán trong doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc phân loại, đánh giá vật liệu phù hợp với các nguyên tắc chuẩn mực kế toán đã quy định và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình biến động tăng, giảm của vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xác định trị giá vốn hàng bán.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật liệu, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất và kế hoạch bán hàng.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết do vậy doanh nghiệp cần phải tổ chức khoa học hợp lý để cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Tổ chức phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1.Phân loại nguyên vật liệu: Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều loại, thứ nguyên vật liệu khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hóa khác nhau Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho kế toán quản trị, doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu Mỗi doanh nghiệp nên sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định.
Phân loại nguyên vật liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định.
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính (có thể bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài):
Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm được sản xuất ra như xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở các doanh nghiệp xây dựng Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm…
- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: vôi, ve, đinh…
- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất như xăng, dầu … phục vụ cho phương tiện vận tải.
- Phụ tùng thay thế: Là những loại vật tư, phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải …
- Vật liệu và thiết bi xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi đựoc từ việc thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ.
Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia làm hai nguồn:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng…
- Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
+ Đem góp vốn liên doanh;
Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán cần phải lập danh điểm vật tư liệu.
Lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (Kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng Tùy theo từng doanh nghiệp, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dể nhớ, không trùng lặp Các doanh nghiệp thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư.
Danh điểm vật tư được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý liên quan trong doanh nghiệp nhằm thống nhất trong quản lý từng thứ vật tư.
1.2.2.Đánh giá nguyên vật liệu:
1.2.2.1.Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định.
- Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho vật liêu phải được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay được gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu được đánh giá theo giá gốc, nhưng trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể được thực hiện Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích được ảnh hưởng của sự thay đổi đó.
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu được phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;
+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;
+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;
+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ;
1.2.2.2.1 Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Vật liệu trong doanh nghiệp được đánh giá theo trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập Trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau mà giá trị của chúng trong từng trường hợp được xác định như sau:
Nhập kho do mua ngoài:
Tổ chức hạch toán chi tiết
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp để tăng cường quản lý vật liệu.
1.3.1.Chứng từ kế toán sử dụng:
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT);
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT);
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT);
- Hoá đơn (GTGT)-MS 01 GTKT- LN
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT- LN
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH); Đối với các chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04-VT);
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05-VT);
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07-VT);
1.3.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết:
1.3.2.1 Phương pháp ghi thẻ song song:
+ Ở kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập- xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán.
+ Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập- xuất cho từng thứ vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư Mỗi chứng từ được gfhi một dòng.
Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê nhập - xuất - tồn trên sổ kế toán tổng hợp, sau đó tiến hành đối chiếu:
+ Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho.
+ Đối chiếu số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp.
+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ song song theo sơ đồ sau:
Ghi cuối tháng Đối chiếu ngày Đối chiếu cuối tháng
Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.
- 7Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư)
- Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng
Phiếu nhập kho Phiếu xuất
Sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợpBảng kê Nhập - Xuất - Tồn
- Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên
- Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên.
1.3.2.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:
- Ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị “Sổ đối chiếu luân chuyển” dược mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ.
Hằng ngày, khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế toán có thể lập “bảng kê nhập”, “bảng kê xuất”.
Cuối tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào
“Sổ đối chiếu luân chuyển” cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng Đồng thời kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với các số liệu trên thẻ kho và trên sổ kế toán tài chính liên quan (nếu cần).
Trình tự ghi sổ có thể được khái quát theo sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng
Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Nhược điểm: Vẫn trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán.
- Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi chép, đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn.
- Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán.
Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu
1.4.1.Các phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho:
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát.
Nguyên vật liệu lá tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên Tuy nhiên, tuỳ theo đặc điểm nguyên vật liệu của doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có phương thức kiểm kê khác nhau Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối tháng Tương ứng với hai phương thức kiểm kê, trong kế toán nguyên vật liệu nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) và phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Theo chế độ kế toán quy định, các doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho nói trên tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh cảu doanh nghiệp.
- Phương pháp KKTX: Là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tái khoản kế toán hàng tồn kho Như vậy, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được xác định trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các chứng từ xuất kho, phân loại theo từng đối tượng sử dụng và được phản ánh trên tài khoản và trên sổ kế toán.
Giá trị của nguyên vật liệu tồn kho có thể tính được bất cứ lúc nào.
- Phương pháp KKĐK: Là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho của vật tư trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng trên tài khoản kế toán tổng hợp không căn cứ vào chứng từ xuất kho mà lại căn cứ vào trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ, mua (nhập) trong kỳ và kết quả kiểm kê cuối kỳ để tính Chính vì vậy, trên tài khoản tổng hợp không thể hiện rõ giá trị xuất dùng cho từng đối tượng, từng nhu cầu xuất dùng khác nhau: sản xuất hay phục vụ cho công tác quản lý sản phẩm, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp…Hơn nữa trên tài khoản tổng hợp cũng không thể biết được số mất mát, hư hỏng (nếu có)… Vì vậy, phương pháp KKĐK được quy định áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều.
1.4.2.Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX: 1.4.2.1 Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu
TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.Bao gồm:
- TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
- TK 1524 - Phụ tùng thay thế
- TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản
Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường
Tài khoản này phản ánh trị giá vốn thực tế các loại nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 411, TK621, TK 627 ….
1.4.2.2 Phương pháp kế toán nhập nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp được nhập kho từ rất nhiều nguồn khác nhau:
- Do tự chế, thuê gia công chế biến
- Do nhận vốn liên doanh
Tuỳ theo từng nguồn nhập vật tư, kế toán hạch toán như sau:
- Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
- Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Nếu vật tư đã về, hoá đơn chưa về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm, lập phiếu nhập kho.
Nếu đến cuối tháng, hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK liên quan (331, ….) Sang tháng sau, khi hoá đơn về, tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế:
+ Nếu giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK liên quan + Nếu giá hoá đơn nhỏ hơn giá tạm tính
Có TK liên quan (331…) (ghi âm)
- Trường hợp hàng đang đi đường: nếu trong tháng nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “hàng đi đường”.
Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi trên sổ bình thường như trường hợp hàng và hoá đơn cùng về.
Nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng giá trị hàng đi đường:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 (Nếu thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK liên quan ( 111, 112, 331,….) Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Trường hợp nhập khẩu vật tư, hàng hoá: Doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại cửa khẩu (giá CIF) và thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước
Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:
Có TK 333 -Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách(3333) Căn cứ vào chứng từ phản ánh thuế GTGT của hàng nhập khẩu, kế toán ghi
Nợ TK 133-Thuế VAT được khấu trừ(Nếu thuế VAT được khấu trừ)
Có TK 333(3) - Thuế và các khoản phải nộp cho ngân sách
- Phản ánh các chi phí thu mua
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
- Phản ánh các khoản chiết khấu, giảm giá vật tư do được hưởng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán…
Nợ TK 331- Phải trả người bán (Nếu chưa thanh toán)
Nợ TK 111, 112 (Nếu đã thanh toán)
Có TK 152 ( Chiết khấu thương mại, trị giá hàng mua bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính ( Chiết khấu thanh toán)
Có TK 133 (Giảm thuế GTGT được khấu trừ)
Nhập vật tư do tự sản xuất, gia công, chế biến:
Căn cứ vào trị giá vốn thực tế nhập kho kế toán ghi
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Nhập nguyên vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 711 – Thu nhập khác
Nhập nguyên vật liệu đã xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
* Tăng do phát hiện thừa khi kiểm kê:
Khi kiểm kê phát hiện thừa tuỳ từng nguyên nhân đã xác định mà kế toán như sau:
- Căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 338 (3381) - Trị giá vốn thực tế của vật tư thừa
- Khi có quyết định xử lý:
1.4.2.3 Phương pháp kế toán xuất (giảm) nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất giảm chủ yếu do xuất dùng cho những mục đích khác nhau như: xuất dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu phục vụ quản lý doanh nghiệp, để góp vốn liên doanh, xuất bán và một số nhu cầu khác Vì vậy kế toán phải phản ánh kịp thời tình hình xuất dùng vật liệu,tính toán chính xác giá thực tế xuất dùng theo các phương pháp tíhn đã đăng ký và phân bổ vào đúng đối tượng sử dụng.
- Xuất kho nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, cho nhu cầu quản lý…: Căn cứ vào giá thực tế kế toán ghi
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
- Xuất kho vật liệu tự chế hoặc thuê gia công chế biến:
Nợ TK 154 (Mở chi tiết liên quan)
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
- Xuất nguyên vật liệu gửi đi bán hoặc giao bán trực tiếp: Căn cứ vào giá vốn thực tế kế toán ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
- Xuất kho nguyên vật liệu góp vôn liên doanh với doanh nghiệp khác:
Kế toán phản ánh trị giá vốn góp theo giá hội đồng liên doanh đã đánh giá
+ Nếu giá trị vốn góp lớn hơn giá thực tế, kế toán ghi:
Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn góp được đánh giá)
Có TK 412 – Chênh lệch tăng đánh giá lại tài sản
Có TK 152–Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho) + Nếu giá trị góp nhỏ hơn giá thực tế, kế toán ghi:
Nợ TK 128, 222 (Trị giá vốn được đánh giá)
Nợ TK 412 – Chênh lệch giảm đánh giá lại tài sản
Có TK 152 – Nguyên vật liệu (Trị giá vốn thực tế xuất kho)
- Xuất kho nguyên vật liệu cho vay tạm thời: Căn cứ vào trị giá vốn thực tế xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 136 (1366) (Trường hợp cho vay nội bộ)
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
1.4.2 Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK
Khác với phương pháp KKTX, đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK không dùng TK 152, 151 để theo dõi tình hình nhập
- xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tồn kho đầu kỳ vào TK 611 – Mua hàng.
- TK 611- Mua hàng: Dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư mua vào và xuất dùng trong kỳ
Ngoài ra kế toán cũng sử dụng các tài khoản liên quan khác như phương pháp KKTX.
1.4.2.2.Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
- Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn thực tế vật tư tồn đầu kỳ và đang đi đường vào TK 611:
Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Trong kỳ , các trường hợp nhập nguyên vật liệu kế toán ghi:
+ Khi mua ngoài, căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn kế toán ghi trị giá mua của hàng nhập:
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331 ….) + Phản ánh các chi phí thu mua vật tư vào các chứng từ, kế toán ghi:
Nợ TK 133 (1331) - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK liên quan (111, 112, 331…) + Phản ánh số thuế nhập khẩu (Nếu hàng nhập khẩu)
Có TK 333(3333) -Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước + Phản ánh chiết khấu thanh toán được hưởng:
Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)
Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính + Phản ánh chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng mua trả lại: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 (Nếu đã trả tiền)
Nợ TK 331 (Nếu chưa trả tiền)
Có TK 611 (Ghi giảm giá trị hàng mua)
Có TK 133 (Ghi giảm thuế GTGT cảu hàng mua trả lại) + Trị giá nguyên vật liệu nhập kho do nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác do được cấp phát: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
+ Trị giá vật tư nhập kho do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến: Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi:
Có TK 631 – Giá thành sản xuất
- Cuối kỳ tiến hành kiểm kê xác định trị giá vốn thực tế vật tư tồn kho cuối kỳ và trị giá vốn thực tế vật tư xuất dùng như sau:
Trị giá thực tế VL = Trị giá thực tế + Trị giá thực tế VL - Trị giá thực tế xuất dùng NVL tồn đầu kỳ mua vào trong kỳ VL tồn cuối kỳ Để xác định được trị giá thực tế của số nguyên vật liệu xuất dùng cho từng nhu cầu, từng đối tượng, cho sản xuất sản phẩm hay mất mát, hao hụt…, kế toán phải kết hợp với số liệu hạch toán chi tiết mới có thể xác định được do kế toán tổng hợp không theo dõi ghi chép tình hình xuất dùng liên tục trên cơ sở các chứng từ xuất.
Cuối kỳ, các nghiệp vụ được ghi sổ như sau:
+ Căn cứ vào kết quả kiểm kê, kết chuyển trị giá hàng đang đi đường và trị giá vốn thực tế của vật liệu tồn kho, kế toán ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đi đường
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu
+ Căn cứ vào kết quqr tính toán trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho và mục đích sử dụng của từng loại vật tư, kế toán ghi:
Nợ TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện sử dụng máy vi tính
+ Tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý:
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý Nhờ đó sẽ cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không cần nhầm lẫn các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý thông tin, tăng độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ Nguyên tắc chung của việc mã hoá các đối tượng là phải đầy đủ, đồng bộ, có hệ thống, đảm bảo tính thống nhất, nhất quán và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán
Việc xác định các đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp Thông thường trong công tác kế toán nguyên vật liệu, những đối tượng chủ yếu sau cần phải được mã hoá:
- Danh mục tài khoản ( TK 152, 111, 331, 621…)
- Danh mục chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho…
- Danh mục vật tư, sản phẩm hàng hoá.
- Danh mục khách hàng (Nhà cung cấp).
Sau khi đã mã hoá cho các đối tượng, doanh nghiệp phải khai báo cài đặt thông tin đặc thù liên quan đến các đối tượng này Ví dụ liên quan đến vật liệu sản phẩm hàng hoá ta có thể khai báo về: kho, tên, mã, đơn vị tính…Thông qua việc cài đặt những thông số này thì khi làm việc với đối tượng nào, máy sẽ tự động hiện lên các thông số cài đặt, khai báo liên quan đến đối tượng đó (do đã ngầm định).
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ bao gồm:
- Xác định và xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy.
- Tổ chức luân chuyển, xử lý và bảo quản chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ phải đảm bảo hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu với các bộ phận khác có liên quan như: Kế toán tổng hợp, kế toán chi phí và giá thành… Cuối cùng, chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận kế toán đảm nhiệm phần hành kế toán nguyên vật liệu để tiến hành nhập liệu.
+ Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong phầm mềm kế toán thường cài đặt sẳn hệ thống tài khoản cấp 1, cấp 2 dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành.
Các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào đặc điểm của doanh nghiệp mình mà xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3 và 4 theo các đối tượng quản lý đã được mã hoá chi tiết Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp Tuỳ theo phuơng pháp kế toán KKTX và KKĐK mà ta có hệ thống tài khoản tương ứng Khi thực hiện kế toán trên máy chỉ được hạch toán tiết vào tài khoản chi tiết nếu tài khoản đó đã mở chi tiết Khi tìm, xem, in sổ sách kế toán, người sử dụng có thể "lọc" theo cả tài khoản tổng hợp và chi tiết.
Khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm Để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẳn mức thuế suất thuế GTGT của từng vật liệu ở phần danh mục. Vật liệu có đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia phần hành kế toán vật liệu thành hai phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất vật liệu Với vật liệu, khi nhập kho và khi xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản, lưu giữ và đó là cơ sở để kiểm tra số lượng tồn kho của từng loại vật liệu Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán rất thuận tiện, nhất là khi doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ ghi song song mà phòng và ở kho có máy tính nối mạng.
Với các nghiệp vụ nhập vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợp nhập cùng một phiếu nhiều loại vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho. Nếu phát sinh chi phí mua cần phân bổ chi phí cho từng vật liệu nhập kho để làm căn cứ tính giá vốn xuất kho. Đối với những nghiệp vụ xuất vật liệu thì chương trình phải tự động tính giá vốn xuất kho Theo quy định, giá vốn của vật liệu xuất kho có thể được tính bằng một trong các phương pháp: Thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước… Vật liệu xuất kho có thể là xuất cho quản lý hoặc các mục đích khác nhưng thông thường là cho sản xuất và giá trị vật liệu xuất kho để sản xuất cấu thành chi phí vật liệu Do đó, khi xuất vật liệu phải chọn chứng từ phù hợp, thường thiết kế chứng từ là phiếu xuất vật tư cho sản xuất Khi đó chứng từ này đã đặt sẵn giá trị là ghi Nợ TK621, ghi Có TK152, kế toán chỉ nhập số chứng từ phiếu xuất, tên vật liệu, số lượng, tên kho, chương trình sẽ thông báo số lượng tồn kho có đủ xuất hay không và tính ra giá vốn để điền vào bút toán Chi phí vật liệu là khoản phí vật liệu trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất vật liệu cần phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành. Đối với vật liệu xuất bán, ngoài việc phản ánh doanh thu còn phải phản ánh giá vốn hàng xuất bán Do đó cần thiết chứng từ phải phù hợp với hoạt động này Có thể cho phép chứng từ hoá đơn bán hàng đặt sẳn bút toán phản ánh giá vốn đi kèm để khi phản ánh doanh thu thì chương trình đồng thời lưu thông tin về giá vốn hàng bán Những bút toán phản ánh giá vốn có thể tính và phản ánh ngay hoặc có thể chưa tính ngay giá vốn mà cuối tháng tính lại mặc dù số lượng đã giảm Các chứng từ thường được thiết kế để phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu như phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư cho sản xuất, hoá đơn bán hàng (giá vốn tự động hoặc giá vốn thủ công), hàng hoá (giá bán trong danh mục, giá bán thủ công), phiếu xuất chuyển kho…
Như vậy, với phần hành vật liệu chương trình kế toán phải cho phép theo dõi từng lần nhập, chi phí thu mua phân bổ cho từng mặt hàng nhập, đồng thời cho biết số lượng hàng tồn kho khi xuất và tính giá vốn của hàng xuất để phản ánh bút toán giá vốn cùng với các bút toán khác Việc áp dụng phần mềm cho phép kế toán có thể biết số lượng tồn kho của theo từng kho tại bất kỳ thời điểm nào, giúp cho việc quản lý và dự trữ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán:
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sử dụng một trong bốn hình thức kế toán sau:
- Hình thức kế toán nhật ký chung.
- Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ.
- Hình thức kế toán nhật ký sổ cái.
Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán xác định hình thức kế toán Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hoá thông tin tương ứng với từng hình thức kế toán đã đựơc quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của từng doanh nghiệp, các chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý hệ thống hoá thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Hệ thống các sổ sách, bảng biểu, báo cáo quản trị, báo cáo kế toán đựơc thiết lập trên máy về cơ bản điều dựa trên những mẩu sổ sách đã được quy định sẳn Ngoài ra, tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà có thể mở thêm một số loại báo cáo và sổ sách kế toán quản trị chi tiết khác.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
Đặc điểm tổ chức sản xuất vầ tổ chức quản lý sản xuất ở Công ty xây dựng Thăng Long
2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty xây dựng số 9 Thăng Long:
Xuất phát từ đặc điểm và yêu cầu cần thiết của công nghệ xây dựng cầu cảng trong ngành giao thông vận tải, được Bộ Giao thông vận tải cho phép nên ngày 26/06/1991 tại quyết định số 238/TCCB- LB của Tổng công ty xây dựng Thăng Long đơn vị được thành lập với tên gọi ban đầu là "Xí nghiệp lặn Thang Long".
Sau một năm hoạt động, xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ sản xuất, ngày 18/06/1992 xí nghiệp đổi tên thành "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long" (theo quyết định số 177/TC-LĐ), xí nghiệp được Bộ Giao thông vận tải cấp giấy phép hành nghề số 1668/HK-ĐT ngày 28/05/1993 về xây dựng các công trình ngầm dưới nước, trong lòng đất với phạm vi rộng trong cả nước Tại quyết định số 1429/QĐ- TCCB- LĐ ngày 07/09/1994 của Bộ Giao thông vận tải xí nghiệp lặn Thăng Long được xếp hạng là doanh nghiệp hạng 3.
Ngày 24/06/1996 căn cứ quyết định số 842/QĐ- TCCB- LĐ của Bộ giao thông vận tải về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước có tên là "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long".
Ngày 15/08/1998, căn cứ quyết định số 2052/1998-BGTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp Nhà nước có tên là "Xí nghiệp lặn và xây dựng công trình ngầm Thăng Long thành "Công ty xây dựng và trục vớt Thăng Long".
Ngày 11/12/2001 căn cứ quyết định số 4228/QĐ- BGTVT của Bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên doanh nghiệp thành "Công ty xây dựng số 8 ThăngLong"
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long thuộc tổng công ty xây dựng Thăng Long nằm ở xã Xuân Đỉnh- Từ Liêm- Hà Nội Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng nên công ty chủ động trong việc liên hệ , ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng như: nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông, thuỷ lợi và có khả năng thi công các công trình ngầm dưới nước, các công trình ngầm trong lòng đất.
Kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong thi công, quản lý và đã xây dựng nhiều loại hình nhà ở mới bằng phương pháp lắp ghép cùng với nhiều công trình giao thông, thuỷ lợi và các công trình ngầm khác bằng phương pháp khoan nổ mìn.
- Đường Bản Đông - Mường Noòng (Tỉnh Savanaket - Lào) với trị giá công trình là 10 tỷ VNĐ.
- Đường quốc lộ Nội Bài - Bắc Ninh đoạn từ Km 14 + 330 Km 18 + 370 trị giá 17,74 tỷ VNĐ.
- Đường phía Bắc cầu Bồng Sơn trị giá 16,7 tỷ VNĐ.
- Xây dựng trụ sở làm việc của Bộ Quốc phòng trị giá 23,1 ty VNĐ.
- Xây dựng chợ Sắt thành phố Hải Phòng trị giá 12,7 tỷ VNĐ
- Nạo vét cảng Cái Lân tỉnh Quảng Ninh trị giá 8,012 tỷ VNĐ
- Lặn và phục vụ thi công cầu Hàm Rồng
- Lặn cắt cọ thép cầu non nước tỉnh Ninh Bình
- Phá nổ mìn thi công công trình bãi đỗ xe Cốc Nam tỉnh Lạng Sơn.
Và còn nhiều công trình khác như: Cầu Long Biên, cầu Sông Gianh, đường
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, nhìn chung công ty đã trừng bước củng cố và phát triển toàn diện Đặc biệt công ty đã có một đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm, công nhân có trình độ tay nghề vững vàng, có các thiết bị tiên tiến hiện đại của nhiều nước trên thế giới như Nga, Nhật, Trung Quốc…Từ đó công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty giao cho và luôn sẵn sàng đáp ứng, nhận thầu các công trình quan trọng… Có thể đánh giá sự phát triển của công ty qua việc thực hiện một số chỉ tiêu sau:
STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004
3 Tổng số nợ phải trả
4 Nợ phải trả trong kỳ
5 Nguồn vốn chủ sở hữu
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất ở công ty:
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long hoạt động dưới sự lãnh đạo của Tổng công ty xây dựng Thăng Long Thực hiện chế độ tự chủ sản xuất theo từng đội Có tất cả 10 đội trong đó có 1 xưởng sửa chữa và các đội xây dựng từ số 1 tới 9.
Các đội sản xuất là đơn vị kinh tế phụ thuộc của Công ty thực hiện hạch toán theo nội bộ công ty Đội chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của các cơ quan chức năng, của pháp luật Nhà nước Những quy định cụ thể:
Căn cứ vào định hướng phát triển kinh tế của ngành, công ty chủ động xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn hằng năm để Tổng công ty trình Bộ phê duyệt. Toàn bộ các hoạt động của công ty được phản ánh trong kế hoạch kinh tế- xã hội bao gồm kế hoạch pháp lệnh, kế hoạch tự tìm kiếm.
Kế hoạch pháp lệnh do cấp trên giao cho công ty dựa trên những chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nước thông qua hình thức ký kết hợp đồng kinh tế
Kế hoạch tự tìm kiếm công ty chủ động xây dựng trên cơ sở khai thác tiềm năng công ty về thiết bị, vật tư, lao động, tiền vốn Định kỳ hàng năm, giám đốc công ty tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, báo cáo lên cấp trên và thông báo cho cán bộ công nhân viên cho công ty được biết.
* Khoa học kỹ thuật- công nghệ, chất lượng sản phẩm: Để đạt mục tiêu sản xuất ra nhiều hàng hoá cho xã hội giữ vững chữ tín với khách hàng, công ty chủ động áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty phải đăng kí chất lượng sản phẩm, bảo hành sản phẩm theo quy định., chịu sự kiểm tra chất lượng của công ty có thẩm quyền Giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm toàn bộ về sản phẩm của công ty làm ra.
* Vật tư, phương thiết bị của công ty:
Tài sản của công ty bao gồm TSCĐ và TSLĐ Toàn bộ các tài sản của công ty phải được hạch toán đầy đủ, chính xác theo các quy định của Nhà nước Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm chính cùng tập thể người lao động sử dụng hợp lý và bao vệ tài sản được Nhà nước giao Công ty được giao quyền duy trì và không ngừng bổ sung, đổi mới tài sản theo yêu cầu sản xuất bằng vật tư bổ sung vốn tín dụng và vốn huy động từ các nguồn khác Công ty được quyền ký hợp đồng cung ứng vật tư, thiết bị với các tổ chức Nhà nước và các thành phần kinh tế khác.
* Tài chính, tín dụng, giá cả:
Vốn của công ty bao gồm vốn cố định và vốn lưu động kể cả nguồn vốn bổ sung, công ty được ngân sách Nhà nước cấp theo quy định Công ty được quyền vay vốn của tổ chức cá nhân trong và ngoài nước để phát triển kinh doanh Công ty được gửi tiền vào ngân hàng ( kể cả ngoại tệ) Công ty được mở tài khoản phụ ở các cơ sở ngân hàng nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh Công ty có trách nhiệm nộp vào ngân sách Nhà nước theo quy định, trích nộp cấp trên theo quy định chung.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất ở công ty:
Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán ở Công ty xây dựng số Thăng Long
2.2.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng:
Khi áp dụng phần mềm kế toán, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người thì tất cả các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán hiện đại được tích hợp với nhau, đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời và có hệ thống; đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin Nói cách khác, việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán chính là việc thiết kế và sử dụng các chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cũng như việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật để thực hiện các chương trình kế toán đã được thiết kế Như vậy, thực chất việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán chính là việc nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua tính năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học Như vậy có thể thấy máy vi tính và kỹ thuật tin học chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán là cần thiết Nhận thức được vị trí, vai trò của việc ứng dụng thông tin kế toán, năm 2000 công ty xây dựng số 8 Thăng Long đã sử dụng phần mềm kế toán CADS để phục vụ cho công tác hạch toán, tập hợp chi phí, tính giá thành thực tế các khối lượng thi công hoàn thành Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ công Do đó, thông tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ
PĐ phụ trách kỹ thuật các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy Kế toán không nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái.
Quy trình xử lý số liệu của phần mềm CADS mà công ty sử dụng có thể mô tả như sau:
Error: Reference source not found
Quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính được hiểu như sau:
Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống
Mã đối tượng kế toán
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, CTGS
Máy tự động kết chuyển dư nợ, dư có của
TK bị kết chuyển sang TK được kết chuyển phản ánh trên mẫu có sẵn và in ra những báo cáo, sổ kế toán cần thiết chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tư… đúng quan hệ đối ứng tài khoản Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan
Phần mềm kế toán này chỉ tự động thực hiện các toán tử đơn giản: cộng, trừ khi xác định các số phát sinh, số dư tài khoản Đối với các nghiệp vụ kết chuyển cần thiết (kết chuyển chi phí, kết chuyển giá vốn…) với chương trình CADS được làm tự động thông qua các bút toán kết chuyển mà người sử dụng lựa chọn cài đặt trong chương trình Khi người sử dụng chọn bút toán kết chuyển toàn bộ giá trị dư
Nợ (dư Có) hiện thời của tài khoản bị kết chuyển sang bên Có (bên Nợ) của tài khoản được kết chuyển.
Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in ra bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau khi các thông tin từ các nghiệp vụ đã được cập nhật bằng các phương pháp "xâu lọc" Các sổ, báo cáo là kết quả bút toán kết chuyển chỉ có dữ liệu sau khi kế toán sử dụng bút toán kết chuyển tự động.
2.2.2 Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty xây dựng số 8 Thăng Long:
Công ty xây dựng số 8 Thăng Long là môt đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty có những đặc thù riêng Để xây dựng các công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu Các loại nguyên vật liệu này phong phú về chủng loại, quy cách Có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng (Gồm xi măng trắng và xi măng thường), có loại là sản phẩm của ngành khai thác được đưa vào sử dụng ngay mà không phải qua chế biến như cát, sỏi, đá… và có những loại còn là sản phẩm của ngành nông lâm như gỗ, tre, nứa để làm giàn giáo, cốt pha… Có những loại vật liệu đã qua chế biến ở dạng cấu kiện như cửa, lan can…
Bên cạnh đó, khối lượng sử dụng của mỗi loại vật liệu lại rất khác nhau Có những loại vật liệu được sử dụng với khối lượng lớn như xi măng, cát, thép… nhưng có loại lại sử dụng rất ít như đinh, đỉa… Hầu hết các loại vật liệu xây dựng sử dụng trực tiếp cấu thành nên công trình do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm đến 70 – 80% giá trị sản phẩm xây dựng cơ bản.
Nguyên vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nhà cung cấp nên việc thu mua, vận chuyển, bảo quản các vật liệu có đặc điểm riêng khác nhau Công ty có thể mua ngay tại các của hàng, đại lý vật liệu xây dựng trong địa bàn xây dựng nhằm vận chuyển thuận tiện nhanh chóng hơn Một số loại vật liệu cần phải được bảo quản trong kho như xi măng, sắt thép… song có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời (vì khối lượng quá nhiều) như cát, sỏi, đá… gây khó khăn trong việc bảo quản, dễ xảy ra hao hụt mất mát ảnh hưởng đến quá trình thi công và giá thành Vì vậy Công ty cần phải có biện pháp vận chuyển bảo quản thích hợp với từng loại vật liệu.
2.2.3 Yêu cầu quản lý của Công ty:
Do đặc điểm vật liệu của Công ty như trên, để quản lý tốt, chính xác về mặt số lượng cũng như giá trị vật liệu thì việc tổ chức quản lý vật liệu của Công ty là rất cần thiết và quan trọng Hiện nay, Công ty quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến khâu sử dụng.
- Ở khâu thu mua: Để có vật liệu phục vụ cho công việc xây dựng thì các đội viết đơn xin mua vật liệu gửi lên phòng vật tư Sau khi đựoc xét duyệt thì nhân viên của Công ty hoặc đội sản xuất tiến hành đi mua vật tư và áp tải về tận kho hoặc chân công trình kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp Mặt khác, hàng tháng Công ty đều có kế hoạch thu mua vật tư để đảm bảo cho tiến độ thi công không bị gián đoạn.
- Ở khâu bảo quản: Với chính sách giao khoán sản phẩm đến từng đội sản xuất nên công ty chỉ bố trí một hệ thống kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu thi công từng công trình. Mỗi công trình đều có kho và được mã hoá chi tiết cài đặt trong chương trình phần mềm.
Kế toán nguyên vật liệu là người chuyên theo dõi nguyên vật liệu kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để hạch toán, đối chiếu ghi sổ nguyên vật liệu ở công ty Định kỳ tiến hành kiểm kê, nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng nhiều hoặc kém phẩm chất hoặc phát hiện những thiếu sót thì có biện pháp ngăn chặn sự hao hụt mất mát đối với từng loại vật tư và giúp Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý trong việc điều động lượng vật liệu dư thừa giữa các công trình, tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật tư
- Ở khâu dự trữ và sử dụng: Công ty sử dụng vật liệu theo đúng các định mức đã đề ra và chưa thực hiện dự trữ nguyên vật liệu.
2.2.4 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty:
Nhằm phục vụ yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Để tiến hành xây dựng các công trình, Công ty phải sử dụng một số lượng lớn các loại vật liệu khác nhau Tuy nhiên, tất cả các loại vật liệu được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành nên thực thể của công trình thì đều được gọi chung là nguyên liệu, vật liệu và hạch toán vào TK 1521 Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành qua chương trình phần mềm CADS bằng việc mã hoá theo tên nguyên vật liệu.
+ Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công ông trình như Dầu Diezen, Xăng A92 … Và được hạch toán vào TK 1523.
+ Phụ tùng sửa chữa thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc và phương tiện vận tải như xăm, lốp, hộp số, bình ắc quy…
2.2.5.2 Đánh giá nguyên vật liệu:
Khi đánh giá nguyên vật liệu, Công ty luôn tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật tư.
Đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán NVL ở Công ty XD số 8 Thăng Long
Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, đến nay Công ty đã từng bước trưởng thành về mọi mặt Hiện nay, Công ty đã xây dựng được một tập thể vững mạnh không ngừng vươn lên, cố gắng học hỏi, tiếp thu khoa học công nghệ nhằm nâng cao chất lượng công trình, một mặt vận dụng quy luật kinh tế khách quan, mặt khác thực hiện tốt quy định Nhà nước đặt ra.
Kết quả đạt được ngày hôm nay là sự cố gắng, nỗ lực toàn Công ty, đặc biệt là vai trò tổ chức công tác kế toán ở công ty Cùng với sự lớn mạnh của đơn vị hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh Với đội ngũ cán bộ trẻ, phòng tài chính kế toán giàu kinh nghiệm, có năng lực tận tụy với nghề đã góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám đốc chặt chẽ, toàn diện tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích phục vụ cho công tác quản lý, phân tích của ban lãnh đạo.
Qua thời gian thực tập tại công ty với đề tài: “ Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty xây dựng số 8 Thăng Long ”, em có một số nhận xét sau:
3.1.1.1 Lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
- Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
- Hình thức kế toán trên máy là hình thức chứng từ ghi sổ Đây là hình thức kế toán áp dụng thích hợp với việc tổ chức kế toán trên vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu Mặt khác Công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ nên việc áp dụng hình thức kế toán này là rất tiện ích cho việc theo dõi và quản lý tình hình sản xuất kinh doanh.
3.1.1.2 Ứng dụng phần mềm kế toán CADS trong công tác kế toán
Bắt đầu từ năm 2000, Công ty đã thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán CADS mà Tổng công ty xây dựng Thăng Long đã quy định cho các thành viên So với các thành viên khác trong Tổng công ty, Công ty là một trong những thành viên đã áp dụng thành công phần mềm này Việc ứng dụng tin học trong công tác đã tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích Mặt khác, nó giúp cho công tác nó tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác quản lý, kiểm soát nội bộ công ty.
3.1.1.3 Vận dụng phương thức khoán trong công tác xây lắp phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường hiện nay
Sau khi ký hợp đồng xây dựng, Công ty tiến hành giao khoán cho các đội theo từng công trình, hạng mục công trình Việc vận dụng phương thức khoán sản phẩm làm cho các công trường, các đội thi công có trách nhiệm và quan tâm hơn đến kết quả lao động của mình, đảm bảo kinh doanh có lãi Cơ chế khoán gắn liền với lợi ích vật chất của người lao động, từng đội thi công, khuyến khích vật chất trong lao động Mặt khác, nó mở rộng quyền tự chủ về mặt hạch toán kinh doanh, tạo vốn, lực chung, phương thức tổ chức lao động hợp lý.
3.1.1.4 Áp dụng tốt quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính ban hành cho các doanh nghiệp xây lắp
Hiện nay, tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ trên máy vi tính của Công ty về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, tuân thủ quy định của chế độ kế toán và quy chế quản lý tài chính doanh nghiệp.
Công ty đã tổ chức mỗi đội công trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ, bảo quản được thuận lợi Các kho thường nằm ngay công trình nên dễ dàng cho việc xuất vật liệu đưa vào sử dụng thi công Từ đó giúp cho việc quản lý vật liệu được tốt hơn.
3.1.1.6 Về kế toán chi tiết
Công ty tổ chức công tác hoạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm vật liệu và đặc điểm ngành xây dựng.
3.1.1.7 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế
Trong các phương pháp đánh giá giá trị nguyên vật liệu xuất kho thì phương pháp giá thực tế đích danh là phương pháp đảm bảo sự chân thực của thông tin kế toán hàng tồn kho nói riêng cũng như thông tin về lãi lỗ, tình hình tài chính doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, trên thực tế có ít doanh nghiệp áp dụng được phương pháp này vì nó đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ nguyên vật liệu theo từng lô hàng, mặc dù số lượng, chủng loại nguyên vật liệu lớn Nhưng do Công ty có đặc điểm khi mua nguyên vật liệu về thường là xuất thẳng đến đội thi công, PXK được lập cùng PNK nên việc theo dõi lô hàng cả về số lượng và giá trị là hoàn toàn có thể thực hiện được Vì thế, Công ty sử dụng đơn giá thực tế đích danh khi tính giá nguyên vật liệu xuất kho là hợp lý.
3.1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu Để xây dựng, hoàn thiện một công trình Công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu gồm nhiều chủng loại Mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau do vậy muốn quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác thì cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học và hợp lý Hiện nay, các nguyên vật liệu mà cấu thành nên thực thể sản phẩm Công ty đều xếp vào một loại là nguyên liệu, vật liệu Việc phân loại này làm ảnh hưởng đến công tác xác định chi phí của từng loại nguyên vật liệu trong tổng chi phí, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị nguyên vật liệu.
3.1.2.2 Xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu
Thực tế ở Công ty chưa xây dựng định mức, dự trữ nguyên vật liệu Mặc dù, trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp các loại nguyên vật liệu rất thuận tiện. Song nó cũng đầy biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, cũng như tiến độ thi công công trình Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu thì công việc sẽ bị đình đốn khi nguyên vật liệu trở nên khan hiếm hay khi giá cả đột biến tăng, điều này sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất và lợi nhuận của doanh nghiệp.
3.1.2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Như đã trình bày ở chương 2, Công ty sử dụng 2 CTGS phản ánh việc nhập và một chứng từ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu như hiện nay là chưa phù hợp. Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh chiếm tỷ trọng nhiều nhất nhưng bên cạnh đó còn xuất dùng cho nhiều mục đích khác như phục vụ công tác quản lý Bởi vậy, Công ty nên tách chứng từ phản ánh việc xuất thành một chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất dùng trực tiếp cho thi công các công trình và một chứng từ ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác.
3.1.2.4 Công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty
Qua thời gian thực tập tại Công ty, em thấy Công ty chưa coi trọng công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Việc phân tích này, sẽ giúp cho Công ty tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng tới việc thu mua nguyên vật liệu, đặc biệt là khoản chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Từ đó có biện pháp khắc phục và tìm hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp.
Nguyên tắc và yêu cầu của việc hoàn thiện
Nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty xây dựng Thăng Long số 8 là dựa trên cơ sở đánh giá thực trạng hạch toán nguyên vật liệu, phát hiện những ưu, nhược điểm từ đó tìm ra phương pháp hoàn thiện.
- Tôn trọng nguyên tắc, chế độ kế toán Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi loại hình doanh nghiệp khả năng so sánh, đối chiếu và thuận tiện cho việc chỉ đạo, kiểm tra, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
- Phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: yêu cầu này thể hiện tính thích ứng, phù hợp cho mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế hình thức sở hữu và có thể kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời: Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời Tính kịp thời giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thích hợp, sát đúng với thực tế và tương lai của đơn vị Tính đầy đủ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định một cách toàn diện, thích hợp.
- Tính khả thi: Là yêu cầu bao trùm lên các yêu cầu trên, nó thể hiện tính có thể thực hiện được Bởi vậy, để đạt được yêu cầu này cần phải thực hiện tốt các yêu cầu trên.
Phương pháp hoàn thiện công tác kế toán NVL ở công ty XD số 8 Thăng Long
Ý kiến 1 Phân loại nguyên vật liệu và xây dựng dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang xếp hầu hết các loại nguyên vật liệu vào nhóm gọi là nguyên liệu, vật liệu Điều này gây không ít khó khăn trong việc quản lý và kế toán nguyên vật liệu Việc phân loại như vậy thì đơn giản nhưng chưa khoa học, chưa thể hiện rõ đặc điểm công dụng của từng loại nguyên vật liệu. Đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học trong công tác kế toán, thì việc mở sổ danh điểm nguyên vật liệu là rất cần thiết.
Lập danh điểm nguyên vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật tư một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số (kết hợp với các chữ cái) thay thế tên gọi, quy cách,kích cỡ của chúng Hệ thống các danh điểm vật tư có thể được xác định theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lắp Do công ty thuộc ngành xây dựng cơ bản nên nguyên vật liệu có thể được chia thành nhiều nhóm, trong mỗi nhóm lại có nhiều thứ Vì vậy, Công ty có thể dùng ký hiệu, tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2 để ký hiệu loại, nhóm vật tư kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu thứ vật tư.
Toàn bộ nguyên vật liệu của Công ty hiện nay có thể được phân chia thành 5 loại:
- Nguyên vật liệu chính : là toàn bộ những nguyên vật liệu chính, chủ yếu tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm Trong nguyên vật liệu chính có thể chia thành nhóm:
- Vật liệu phụ : là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất như que hàn, vôi, ve
- Nhiên liệu : là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công công trình: xăng, dầu Diezien…
- Phụ tùng sửa chữa thay thế: là nhưng chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải: săm, lốp
- Vật liệu khác: ngoài các vật liệu kể trên.
Cùng với việc phân loại nguyên vật liệu như trên thì tài khoản 152 được tổ chức như sau:
TK 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
TK 1524 Phụ tùng thay thế sửa chữa
Trong từng loại nguyên vật liệu gồm các nhóm nguyên vật liệu Do vậy, TK cấp 2 có thể chi tiết thành tài khoản cấp 3
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh điểm vật liệu
1521 – 01 HT Xi măng Hoàng Thạch Kg
1521 – 01 NS Xi măng Nghi Sơn Kg
1521 – 01 PT Xi măng Phú Thịnh Kg 1521–
1521– 02 TT06 Thép tròn trơn 6 Kg 1521–02 TT08 Thép tròn trơn 8 Kg
1521 – 02 TG Thép tròn gai Kg
1521 – 03 CV Cát vàng m 3 Ý kiến 2 Để phục vụ tốt hơn cho quá trình thi công, Công ty nên dự trữ nguyên vật liệu
Thực tế, ở Công ty hàng năm cùng với việc lập kế hoạch sản xuất thi công, phòng vật tư thiết bị lập kế hoạch thu mua Kế hoạch thu mua được lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất Tuy nhiên, phòng vật tư - thiết bị chưa lập kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu mà khâu dự trữ nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình sản xuất Để quá trình sản xuất diễn ra liên tục thì Công ty phải có mức dự trữ hợp lý Nếu mức dự trữ quá lớn gây ra ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, bảo quản và Công ty không tính đến chi phí cơ hội của việc sử dụng nguyên vật liệu thì chi phí để có được nguyên vật liệu rất lớn Ngược lại, nếu mức dự trữ nguyên vật liệu quá thấp thì khi nguyên vật liệu trên thị trường trở nên khan hiếm hoặc giá cả tăng thì sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất trong kỳ Vì vậy, Phòng vật tư - thiết bị cần nghiên cứu và dự đoán trước sự biến động về cung, cầu, giá cả trên thị trường để đưa ra những biện pháp thích hợp, cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu Chẳng hạn khi lập dự toán chi phí nguyên vật liệu cho một công trình, kế toán thấy nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công có khả năng khan hiếm hoặc giá cả có xu hướng tăng Lúc này, phòng vật tư - thiết bị sẽ lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu với khối lượng nhiều hơn mức bình thường vì giá cả tăng, nguồn cung cấp khan hiếm không ổn định Thực hiện tốt phương hướng này, Công ty cần có cơ chế quản lý tài chính phù hợp Đồng thời cơ quan chủ quản Nhà nước cần xây dựng được định mức dự trữ phù hợp. Ý kiến 3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Để phục vụ cho việc đối chiếu, xử lý và cung cấp thông tin kế toán Công ty nên tách một chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu thành 2 chứng từ ghi sổ Như vậy, tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu của Công ty sẽ được kế toán nguyên vật liệu phản ánh trên 4 chứng từ ghi sổ.
- 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu do mua ngoài. + 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc nhập nguyên vật liệu từ nguồn khác.
- 2 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho quá trình thi công.
+ 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ cho đối tượng khác.
VD: Từ CTGS số 0161, ta có thể lập chứng từ ghi sổ số 0161 phản ánh việc xuất nguyên vật liệu phục vụ trực tiếp cho thi công, và chứng từ ghi ghi sổ số 0162 phản ánh việc xuất nguyên vật liệu cho các đối tượng khác.
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
Trích yếu TK đối ứng Số tiền
TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621:CTA03 1.029.120.448
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG
CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 8 THĂNG LONG
Trích yếu TK đối ứng Số tiền
TK ghi Nợ TK ghi Có Nợ Có
Xuất xăng A92 phục vụ quản 621:CTA03 14.105.000 lý đội công trình
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG Ý kiến 4 Thực hiện công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu
Trong giá thành sản phẩm, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn Vì vậy, một sự thay đổi nhỏ của khoản chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Để đạt được mục tiêu lợi nhuận thì biện pháp không thể thiếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Muốn vậy, Công ty phải quan tâm đến công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Công ty sẽ bắt đầu từ nguồn từ việc nghiên cứu tìm hiểu nguồn cung cấp nguyên vật liệu đến việc thu mua nguyên vật liêu, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu như thế nào nhằm xác định Công ty có năng động trong việc thu mua nguyên vật liệu hay không Và thực tế nguồn cung cấp nguyên vật liệu có đảm bảo được đầy đủ, kịp thời đúng chủng loại, quy cách không Mặt khác công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu còn phải quan tâm đến việc dự trữ nguyên vật liệu, xem xét mức dự trũ hiện tại có đảm bảo cho quá trình sản xuất trong một thời gian nhất định hay không từ đó xác định mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý tránh tình trạng ứ đọng hay không cung cấp đủ cho công trình
Công việc của kế toán là cần phải xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm, xem xét sự biến động của khoản này giữa kế hoạch với thực tế sản xuất từ đó tìm ra những nguyên nhân của sự biến động mức tiêu hao là do giá cả thay đổi hay do tính chất khan hiếm của nguyên vật liệu đó trên thị trường Trên cơ sở những phân tích Công ty sẽ đánh giá được việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình thi công là lãng phí hay tiết kiệm, đồng thời đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.
- Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu: Để phân tích tình hình cung cấp NVL có đảm bảo cho nhu cầu sử dụng hay không, Công ty có thể lập bản phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu theo bảng sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG ỨNG NVL
Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
Căn cứ vào tỷ lệ % và số chênh lệch tuyệt đối trong bảng Công ty sẽ thấy được những NVL nào đã cung cấp hoàn thành kế hoạch, chưa hoàn thành kế hoạch từ đó Công ty sẽ có kế hoạch thu mua cho kỳ sau tốt hơn, tránh tình trạng ứ động hay không đáp ứng nhu cầu sản xuất.
- Phân tích tình hình dự trữ.
Xem xét tình hình dự trữ NVL có đảm bảo cho quá trình thi công hay không Công ty có thể dùng bảng phân tích dự trữ như sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NVL
STT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ
Nhập trong kỳ Tổng Xuất Hệ số
2 Đá dăm cấp phối loại 1 m3 0 1 266 1 266 1 266 1
Thông qua hệ số Công ty sẽ biết được tình hình dự trữ NVL hiện tại như thế nào Phân tích tình hình giá cả, sự biến động để có kế hoạch thu mua, dự trữ phù hợp.
- Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ta có thể sử dụng bảng sau:
BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH SỬ DỤNG
STT Tên vật liệu ĐVT Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Tỷ lệ %
Căn cứ vào tỷ lệ phần trăm và số chênh lệch, Công ty sẽ biết tình hình sử dụng NVL Tuy nhiên, với trường hợp sử dụng vượt qua mức kế hoạch thì Công ty phải xem xét số vượt mức đó là do vượt kế hoạch sản xuất hay sử dụng lãng phí để từ đó có biện pháp xử lý.
