Bài giảng quản trị thời gian chương 4 phát hiện và khắc phục sự lãng phí thời gian

CHƯƠNG PHÁT HIỆN VÀ KHẮC PHỤC SỰ LÃNG PHÍ THỜI GIAN 10/28/2022 TÌNH HUỐNG CHỮA CHÁY CƠNG VIỆC Tuấn làm việc công ty chuyên sản xuất bán đồng hồ đo điện Anh ta mô tả công việc giống việc "chữa cháy" Cứ "khủng hoảng" vừa chấm dứt "khủng hoảng" khác lại tới "Tơi dường khơng có phút rảnh rỗi kể từ lúc đặt chân đến công ty tận lúc nhà Ban giám đốc luôn muốn việc phải hồn tất từ ngày hơm qua Tồn việc "ở lại trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải việc không?" "Tuấn ơi, anh kiểm tra lượng tồn kho giúp không? Việc quan trọng đấy!" Hay "Chúng ta phải giao mặt hàng cho khách vào Thứ Tư Việc khẩn, ưu tiên hàng đầu đấy!" Tơi nói với bạn việc thuộc loại ưu tiên hàng đầu" Việc vội vàng xử lý hết vụ việc đến vụ việc khác đối phó với vấn đề sức ép lớn mặt thời gian ta thường gọi việc chữa cháy Câu hỏi: Hãy xác định nguyên nhân "khủng hoảng" mà Tuấn gặp phải Làm để Tuấn giả thoát việc "chữa cháy" Khái niệm PHÁT HIỆN lãng phí thời gian KHẮC PHỤC lãng phí thời gian NỘI DUNG Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên sử dụng thời gian Vượt qua trì hỗn kinh nghiệm TránhTheo đa nhiệm, ơm đồm cơng việc Kiểm sốt gián đoạn cơng việc Làm chủ họp Sử dụng email, mạng xã hội công nghệ tối ưu Sắp xếp không gian làm việc ngăn nắp Kế hoạch hóa, xác lập ưu tiên sử dụng thời gian VƯỢT QUA SỰ TRÌ HỖN ❑ ❑ XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN THỰC HIỆN BIỆN PHÁP KHẮC PHỤC KIỂM SỐT SỰ GIÁN ĐOẠN NGUN NHÂN ➢Những nhiệm vụ khó chịu không tạo hứng thú ➢Sợ thất bại, ngại va chạm ➢Không CÁCH KHẮC PHỤC ➢Nhóm giải pháp 1: ➢ Giao nhiệm vụ cho người khác ➢ Tạo cảm giác nhẹ nhõm sau thực động lực để bạn hành động ➢ Lập kế hoạch cho nhiệm vụ khó chịu cách dứt khốt khơng lặp lại ➢Nhóm giải pháp 2: ➢ Hãy trực tiếp đối đầu với ➢ Đánh bại chủ nghĩa cầu tồn ➢Nhóm giải pháp 3: ➢ Bắt đầu cơng việc điểm ➢ Chia nhỏ công việc thành nhiều phần Sau xác định nhiệm vụ cần thiết để hoàn tất phần Sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự hợp lý Sau bắt đầu nhiệm vụ trình tự cơng việc tiếp tục Tránh đa nhiệm, ôm đồm công việc LÀM CHỦ CUỘC HỌP Sử dụng email, mạng xã hội công nghệ tối ưu Giải email theo thời gian định ngày Duy trì địa email riêng cho thư từ cá nhân Nếu giao phó Sắp xếp khơng gian làm việc ngăn nắp ❑Vị trí làm việc • Thư ký vị trí gần cửa vào • Người hay trao đổi xếp ngồi gần ❑Trang trí nơi làm việc • • • • Màu sắc Tiếng ồn Thiết bị Ánh sáng ❑Bàn giấy trống trải (bàn giấy ngổn ngang đầu óc ngổn ngang) • • • • Phân loại tài liệu giấy tờ Không đề hồ sơ lưu trữ trước mặt Để vào ngăn kéo tài liệu sử dụng 10 – 15 ngày Thư mục, danh mục có nhãn dán CHỦ ĐỀ THẢO LUẬN • Bình luận quan điểm T.Fuller: "Một tiếng đồng hồ hôm đáng giá hai tiếng đồng hồ ngày mai“ • Phát khắc phục lãng phí thời gian sinh viên trường đại học Thương mại