Bài giảng quản trị thời gian chương 3 tổ chức triển khai và đánh giá sử dụng thời gian

CHƯƠNG TỔ CHỨC TRIỂN KHAI VÀ ĐÁNH GIÁ SỬ DỤNG THỜI GIAN 10/28/2022 TÌNH HUỐNG DẪN ĐỀ: SỬ DỤNG THỜI GIAN Ginger lại lần gặp trục trặc Cơ khơng tài xoay đủ thời gian để hồn tất diễn thuyết cô phải thực ngày mai trước vị khách hàng tiềm quan trọng lĩnh vực marketing Giờ 45 phút chiều phải đón cậu trai sau 15 phút Cơ cần phải trình bày Power Point cho quản lý trước rời quan có lẽ 45 phút để thực việc Cơ gặp quản lý để thông báo: “Kerry, biết chị muốn nắm tiến trình làm việc tơi trước về, buổi tập bóng Kevin kết thúc lúc chiều, mà tơi khơng thể bắt thằng bé đợi Hay gửi cho chị lúc tối nhé?” Kerry chí cịn khơng che giấu bất mãn “Ginger, lúc vậy! Cơ phải tìm cách để kiểm sốt thời gian khơng ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn tơi Tôi người dậy sớm tối tơi ngủ đến nơi rồi!” Ginger khẩn khoản xin lỗi, vội vã thu xếp đồ đạc chạy khỏi phòng Vừa lái xe đến trường con, vừa điên cuồng nghĩ việc khác cần làm tối Cả nhà ăn bữa tối đây? Thế cô sực nhớ chưa lấy thịt hầm khỏi ngắn đá để rã đơng tự hỏi liệu nhà thông cảm cho bữa tối chữa cháy thức ăn nhanh khác hay không Cô lái xe vào trường, bắt gặp Kevin đứng chờ bố mẹ tới đón Thằng bé nóng nảy “Sao lúc đứa cuối đón?” Ginger xin lỗi cố gắng thay đổi đề tài “Con có tập nhà?” hỏi TÌNH HUỐNG DẪN ĐỀ: SỬ DỤNG THỜI GIAN (tiếp) Ginger lái xe vào nhà hàng KFC mua bữa tối Đây việc bất đắc dĩ thôi, cô nghĩ, nhẹ nhõm thấy Kevin không phàn nàn Khi họ đến nơi, đưa túi đồ ăn cho Kevin nhờ mang vào nhà, có lấy túi đựng máy tính Khi nhấc lên nhận hai tập tài liệu cần cho cơng việc đêm đó, máy tính xách tay khơng Giờ biết làm đây? Vào đến nhà mắt cô ngân ngấn nước Con gái cô, Kim, hỏi “Mẹ! Mẹ quên mẹ phải giúp thực dự án môn Giáo dục công dân khơng ạ? Mẹ hứa tối thu âm vấn với mẹ - hạn chót nộp thứ Sáu! Nếu không thu âm tối nay, hoàn thành hạn được!” Ginger rên rỉ “Được rồi người Cùng vào bàn ăn tối mà cố gắng giải việc.” Khi bày đến dao dĩa khăn ăn, cô nhận sống cô diễn biến theo chiều hướng lâu Hoặc thời gian ban ngày không đủ cho cô làm tất việc cần làm, cô cách sử dụng thời gian cách hợp lý Dây thần kinh trở nên hoảng loạn có cảm giác gây gổ với người Cần phải thay đổi điều (Nguồn: Theo Richard Guare, Peg Downson, 2017) Câu hỏi: Hãy phân tích vấn đề mà Ginger gặp phải? Anh (chị) giúp Ginger khắc phục vấn đề gặp phải? NỘI DUNG 3.1 Khái niệm, vai trò tổ chức triển khai đánh giá sử dụng thời gian 3.2 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian 3.3 Đánh giá sử dụng thời gian 3.1 Khái niệm, vai trò tổ chức triển khai đánh giá sử dụng thời gian 3.1.1 Khái niệm vai trò tổ chức triển khai sử dụng thời gian - Khái niệm: Tổ chức triển khai sử dụng thời gian trình xếp, bố trí cơng việc cần thực phân bổ thời gian thân cho công việc cách hợp lý nhằm đảo bảo hiệu suất 3.1.1 Khái niệm vai trò tổ chức triển khai sử dụng thời gian - Vai trò: - Tổ chức triển khai sử dụng thời gian đóng vai trị quan trọng việc thực hố kế hoạch sử dụng thời gian thân - Tổ chức triển khai sử dụng thời gian giúp tiết kiệm nguồn lực nhằm cải thiện thành tích/kết cơng việc cá nhân tổ chức - Tổ chức triển khai sử dụng thời gian khoa học, hợp lý giúp người loại bỏ thời gian cho cơng việc khơng cần thiết hay khơng đóng góp vào việc thực mục tiêu cá nhân/tổ chức 3.1 Khái niệm, vai trò tổ chức triển khai đánh giá sử dụng thời gian 3.1.2 Khái niệm vai trò đánh giá sử dụng thời gian - Khái niệm: Đánh giá sử dụng thời gian hiểu q trình thu thập thơng tin để phân tích cách thức sử dụng thời gian, tìm sai lầm nguyên nhân gây lãng phí thời gian 3.1.2 Khái niệm vai trò đánh giá sử dụng thời gian - Vai trò: - Đánh giá cách thức sử dụng thời gian giúp thân/tổ chức chủ động điều chỉnh kế hoạch sử dụng thời gian cho phù hợp - Đánh giá cách thức sử dụng thời gian quan trọng để điều chỉnh hoạt động tổ chức triển khai sử dụng thời gian cách hợp lý nhằm đạt mục tiêu mong muốn - Đánh giá cách thức sử dụng thời gian giúp nắm bắt mơ hình sử dụng thời gian tối ưu để từ có điều chỉnh cho phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí, lãng phí thủ tục hành thơng qua việc tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp 3.2 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian 3.2.1 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mơ hình Eisenhower 3.2.2 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo nguyên lý Pareto 80/20 3.2.3 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mức độ quan trọng công việc - Theo mức độ quan trọng ABCDE - Quy tắc 40/30/20/10 3.2.4 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo mức độ xuất cơng việc • Nhóm 1: Những công việc thường ngày: Bao gồm công việc như: Làm tập/Viết báo cáo định kỳ; Hồi đáp thư từ; Thực điện thoại; … • Nhóm 2: Những cơng việc diễn tiến: Bao gồm công việc như: Tổ chức họp; Đánh giá nhân sự… • Nhóm 3: Những cơng việc hoạch định phát triển: Bao gồm công việc như: Ký hợp đồng mới; Gặp mặt nhà cung cấp mới; Học thêm kỹ … 3.2.5 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phương pháp cà chua Pomodoro Đặt hẹn 25 phút Tập trung vào công việc 25 phút Dừng lại hết giờ, viết tích vào tờ giấy Nghỉ phút Tiếp tục công việc thêm 25 phút sau nghỉ Lặp lại q trình hồn thành nhiệm vụ Đánh giá hiệu suất, tìm hiểu thời gian sử dụng cho nhiệm vụ tổ chức nhiệm vụ tốt Sau chu kỳ 25-5 phút, nghỉ 20 phút 3.2.6 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phương pháp hộp thời gian (Timeboxing) 3.2.7 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo phương pháp dòng chảy (Flowtime) 3.2.8 Tổ chức triển khai sử dụng thời gian theo quy tắc 10 phút 3.3 Đánh giá sử dụng thời gian 3.3.1 Đánh giá lực sử dụng thời gian 3.3.2 Đánh giá sử dụng thời gian thực tế so với mô hình phân bổ thời gian So sánh thời gian thực cơng việc theo mơ hình tối ưu Thời gian thực tế triển khai công việc Thời gian theo mơ hình tối ưu Chênh lệch thời gian (GAP) Câu hỏi thảo luận Anh/chị lập Ma trận Eisenhower cho cơng việc tuần xây dựng phương án phân bổ thời gian cho công việc đó? Anh/chị liệt kê 10 cơng việc cần thực thân vào ngày mai, phân bổ thời gian triển khai cơng việc theo mức độ quan trọng công việc? Hãy sử dụng phương pháp cà chua Podomoro phương pháp hộp thời gian để tiến hành triển khai công việc ngày? Mơ tả cụ thể q trình anh/chị triển khai rút kết luận? Anh/chị ghi nhật ký làm việc ba ngày tiến hành phân tích nhật ký làm việc Lựa chọn mơ hình phân bổ thời gian tối ưu để đánh giá tình hình sử dụng thời gian anh/chị xác định nguyên nhân gây lãng phí thời gian anh/chị (nếu có)