Quản lý dự án - sử dụng Microsoft Project
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 28 1. chuẩn bị trớc khi sử dụng Microsoft Project 1.1 Yêu cầu về máy tính Để chạy Microsoft Project (sau đây viết tắt là MP) thì yêu cầu phần cứng tối thiểu của máy tính nh sau: + Bộ vi xử lý 586 trở lên. + RAM > 32 Mb + Mouse, Keyboard + ổ cứng còn trống >100 Mb 1.2 Yêu cầu về phần mềm + Phần mềm hệ thống: Windows 2000, XP, NT. + Phần mềm cài đặt: MP. + Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey, Vietkey 1.3 Giải thích một số thuật ngữ trong MP + Task: Công việc, công tác. + Duration: Thời khoảng (thời gian) thực hiện công tác. + Start date: Ngày bắt đầu của dự án. + Finish date: Ngày kết thúc của dự án. + Predecessors: Công tác đi trớc. + Successors: Công tác nối tiếp (công tác đi sau). + Task list: Danh sách các công việc. + Resource: Vật t dùng cho dự án (một số tài liệu gọi là tài nguyên). + Work: Số giờ công để thực hiện các công việc. + Unit: Đơn vị sử dụng tài nguyên. + Milestone: Các mốc công tác có thời gian thực hiện = 0. + Recurring Task: loại công việc có tính lặp đi, lặp lại nhiều lần mang tính chu kỳ trong thời gian thực hiện của dự án (VD: các buổi họp giao ban hàng tuần). + Schedules: Lịch trình của dự án. Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 29 + Std.rate: Giá chuẩn. + Ovr.rate: Giá ngoài giờ. + Cost/use: Phí sử dụng một đơn vị tài nguyên. + Baseline Project: Dự án cơ sở. (Các phiên bản của MS Project càng mới, càng nhiều tính năng, càng dễ dùng, ở đây các ví dụ, hình ảnh minh hoạ sử dụng MS Project 20032) 2. các menu và các cửa sổ trong MP 2.1. Màn hình làm việc chính của MP Màn hình làm việc chính của MP đợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý với các lựa chọn menu, cửa sổ, thanh công cụ và các tuỳ chọn bởi ngời sử dụng. + Hệ thống các menu chính. + Các cửa sổ tuỳ chọn trên thanh công cụ dọc. + Các biểu tợng và phím tắt trên thanh công cụ ngang. Thao tác khởi động chơng trình MP: + Cách 1: Chọn biểu tợng chơng trình trên màn hình. + Cách 2: Start Programs MP. Thanh công cụ dọc View Bar Cửa sổ nhập số liệu Cửa sổ thể hiện biểu đồ ngang Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 30 2.1 ý nghĩa các menu trong MP + File: Quản lý tệp tin. + Edite: Soạn thảo và hiệu chỉnh. + View: Đặt các bảng quan sát. + Insert: Chèn các đối tợng. + Format: Định dạng các đối tợng. + Tools: Các công cụ trợ giúp, điều chỉnh, tuỳ đặt. + Project: Sắp xếp, lọc, hiển thị thông tin. + Collaborate: Quản lý và chia sẻ tài nguyên theo phân cấp nhóm. + Windows: Quản lý các cửa sổ. + Help: Trợ giúp. 2.2 ý nghĩa các biểu tợng trong MP Biểu tợng (Icons) Tên tiếng Anh Chức năng Open Mở một dự án đã có Save Lu dự án Print In ấn dự án Preview Quan sát dự án Cut Cắt đối tợng Copy Sao chép đối tợng Paste Dán đối tợng Painter Thay đổi tính chất đối tợng Undo Huỷ bỏ tác vụ trớc đó Link Task Liên kết công tác Unlink Task Huỷ bỏ liên kết công tác Split Task Phân đoạn công tác Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 31 Biểu tợng (Icons) Tên tiếng Anh Chức năng Task Infor Thông tin cho công tác Task Notes Các ghi chú cho công tác Assign Resources Gán tài nguyên cho công tác Zoom In Phóng to vùng quan sát Zoom Out Thu nhỏ vùng quan sát Go to selected Task Nhảy nhanh tới công tác cần xem Copy Picture Chụp vùng quan sát Help Trợ giúp sử dụng Ountdent Huỷ bỏ công tác tóm lợc Indent Tạo công tác tóm luợc Show SubTask Đa ra công tác tóm lợc Hide SubTask ẩn các công tác tóm lợc Bold Chữ đậm Italic Chữ nghiêng Underline Chữ gạch chân Align left Căn trái Align center Căn giữa Align right Căn phải Auto filter Bộ lọc đa năng Gantt chard Wizard Các dạng biểu đồ Gantt Ngoài các thanh công cụ ở trên còn có các thanh công cụ khác có thể gọi nhanh khi cần thiết. Thao tác thực hiện: Menu Tool Customize Toolbar Hộp thoại Customize Toolbar Lựa chọn các thanh công cụ Close. Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 32 2.3 ý nghĩa các cửa sổ làm việc Trong MP có nhiều cửa sổ làm việc và quan sát khác nhau. Việc lựa chọn các cửa sổ tuỳ thuộc vào từng góc độ và yêu cầu thực tế. Các cửa sổ đợc lựa chọn qua menu View hoặc chọn nhanh trên thanh công cụ dọc View Bar. ý nghĩa các cửa sổ làm việc: + Calendar: Cửa sổ làm việc với dự án dới dạng lịch để bàn. + Gantt chart: Cửa sổ làm việc với dự án dới dạng biểu đồ ngang. + Network Diagram: Cửa sổ làm việc dới dạng sơ đồ mạng. + Task Usage: Cửa sổ quản lý việc thực hiện các công tác. + Tracking Gantt: Cửa sổ quan sát tiến độ thực tế của dự án. + Resource Graph: Cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên của dự án. + Resource Sheet: Cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên của dự án. + Resource Usage: Cửa sổ quản lý phân bổ tài nguyên của dự án. + More View: Các cửa sổ quan sát khác. Lựa chọn các thanh công cụ Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 33 3. Qui trình lập dự án 3.1 Tạo dự án mới Trong bớc này đề cập đến các vấn đề: Tạo một dự án mới khi mới bắt đầu dự án, mở một dự án để tiếp tục làm việc, chèn thêm một dự án vào dự án mới, lu và đóng dự án. + Tạo dự án mới Thao tác thực hiện: Menu file New hoặc chọn nhanh biểu tợng trên thanh công cụ. Ngoài ra có thể dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N hoặc nhấn F11. + Mở một dự án đã có Thao tác thực hiện: Chọn nhanh biểu tợng Open trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O. + Chèn thêm một file dự án Trong quá trình thực hiện dự án có thể có nhiều dự án đợc quản lý trong cùng một file. Thao tác chèn thêm một dự án mới đợc thực hiện khi đã có một file dự án hiện thời đang tồn tại nh sau: Insert Project Chọn dự án cần chèn thêm . + Lu một file dự án. Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 34 Dự án có thể đợc lu với nhiều tên khác nhau dới dạng file định dạng *.mpp. Thao tác thực hiện theo các cách sau : Chọn nhanh biểu tợng Save trên thanh công cụ. Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + S. File Save nhập tên file cần lu. Lu dự án với tên khác: File Save as Nhập tên file mới cần lu. + Đóng một file dự án Trong quá trình làm việc MP có thể mở đồng thời nhiều dự án khác nhau. Để đóng dự án đang mở ta làm nh sau : Chọn biểu tợng Close. Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + F4. 3.2. Nhập thông tin cho dự án Xét ví dụ về phần ngầm một công trình đã đợc tính toán nh bảng dới đây với tiêu đề Phan ngam. Bảng khối lợng công tác và nhu cầu tài nguyên Tài nguyên STT Tên công việc Th ời gian (ngày) Tên SL Công tác đi trớc 1 Đào đất bằng máy 20 Máy đào 2 2 Sửa móng thủ công 5 Nhân công 12 1FS-2d Nhân công 10 Máy đầm 1 3 Bê tông gạch vỡ móng 4 Máy trộn BT 2 2 Nhân công 15 4 Cốt thép + ván khuôn móng 16 Máy hàn 2 3 Nhân công 14 Máy đầm 1 5 Đổ bê tông móng 2 Máy trộn BT 2 4 6 Tháo ván khuôn móng 2 Nhân công 10 5 7 Xây tờng móng 6 Nhân công 12 6 Nhân công 16 8 Cốt thép + ván khuôn giằng móng 3 Máy hàn 2 7 Nhân công 13 9 Đổ bê tông giằng móng 1 Máy trộn BT 2 8 10 Tháo ván khuôn giằng móng 1 Nhân công 10 9 + Thiết lập các thông tin ban đầu cho dự án Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 35 Thông tin ban đầu cần nhập gồm 2 luồng thông tin chính: Luồng thông tin phục vụ cho lập dự án gồm: ngày bắt đầu (kết thúc), lịch trình, lịch làm việc. Luồng thông tin này khai báo trong hộp thoại Project Information. Thao tác: Menu Project Project Information hộp thoại Project Information khai báo các thông số OK. Luồng thông tin phục vụ cho quản lý gồm: tên, chủ đề (nhiệm vụ), ngời lập, ngời quản lý, tên công ty. Luồng thông tin này khai báo trong hộp thoại Properties. Thao tác: Menu File Properties hộp thoại Properties Summary khai báo các thông số OK. Các thông số trong hộp thoại Project Information: + Start date: Thời gian bắt đầu của dự án. Thời gian này đợc giả thiết là 31-3 + Finish date: Thời gian kết thúc của dự án. Với một dự án không thể nhập đồng thời cả hai thời gian này mà chỉ đợc nhập một trong hai thông tin và máy tự tính ra thời gian còn lại trên cơ sở lịch trình dự án. + Schedule from: Lịch trình của dự án cho phép xác định theo ngày bắt đầu hoặc kết thúc của dự án. Việc xác định lịch trình này tuỳ thuộc vào từng dự án. Thông thờng thì đợc xác định theo ngày bắt đầu dự án(31- Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 36 03), nhng khi dự án bắt buộc phải kết thúc trớc một thời điểm nào đó thì lịch trình đợc xác định theo ngày kết thúc dự án. + Curent date: Ngày tháng hiện thời của dự án (tự động). + Status date: Ngày tình trạng của dự án (tự động). + Calendar: Kiểu lịch dùng cho dự án. Có 3 loại lịch có sẵn là Standart, 24 hour và Night Shift. Mỗi dự án có lịch riêng cho phù hợp đợc trình bầy cụ thể ở phần sau. + Priority: Mức độ u tiên chung cho các công tác trong dự án.Mặc định mỗi công tác đợc gán mức độ u tiên là 500 và đợc giới hạn trong khoảng (0,1000). Dòng chữ All task begin as soon as possibles cho biết các công việc trong dự án đợc mặc định là bắt đầu đúng nh thời gian đã định. Các thông số trong hộp thoại Properties: Title: Tiêu đề của dự án. Subject: Chủ đề của dự án. Author: Ngời lập dự án. Manager: Ngời quản lý dự án. Company: Tên công ty lập dự án. + Các cửa sổ làm việc và nội dung thông tin Cửa sổ làm việc là một định dạng mà trong đó ta có thể nhập, quan sát, sửa đổi hay thể hiện các thông tin của dự án. Mỗi một cửa sổ thể hiện các tổ hợp thông tin về dự án ở các góc độ khác nhau. Cửa sổ có thể đợc thể hiện dới dạng đơn hoặc tổ hợp. Cửa sổ tổ hợp thể hiện đồng thời hai cửa sổ đơn nh cửa sổ Gantt Chart kết hợp với cửa sổ Resource Sheet. Thông tin của dự án đợc thể hiện qua các cửa sổ trên thanh công cụ dọc View Bar nh sau: Biểu tợng Tên cửa sổ Nội dung Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh http://my.opera.com/giaxaydung 37 Calendar Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc và khoảng thời gian hoàn thành nó Gantt Chart Diễn tả các công việc và các thông tin có liên quan, biểu đồ ngang thể hiện các công việc và thời gian hoàn thành chúng Network Diagram Thể hiện dới dạng sơ đồ mạng và sự phụ thuộc giữa chúng. Dùng khung nhìn này để có một cái nhìn bao quát về dự án Task Usage Thể hiện danh sách các công việ c đã đợc gán tài nguyên và đợc nhóm dới mỗi công việc. Dùng khung nhìn này để thấy công việc đợc thực hiện bởi tài nguyên cụ thể nào Tracking Gantt Thể hiện danh sách của công việc và thông tin có liên quan. Dùng khung nhìn này để theo dõi tiến trình thực tế của dự án. Resource Graph Thể hiện biểu đồ phân phối tài nguyên. Dùng khung nhìn này để thể hiện thông tin về một tài nguyên dới dạng biểu đồ với các tiêu chí khác nhau Resource Sheet D anh sách tài nguyên và thông tin có liên quan. Dùng khung nhìn này để nhập và hiệu chỉnh các thông tin cho tài nguyên Resource Usage Thể hiện danh sách gán tài nguyên cho công việc đợc nhóm dới mỗi nguồn tài nguyên. Dùng khung nhìn n ày quản lý việc phân bổ tài nguyên More View Lựa chọn các cửa sổ quan sát khác ẩn và hiện menu View Bar: View View Bar hoặc nhấp phải chuột vào View Bar Chọn View Bar. 3.3 Định dạng dữ liệu cho dự án Do định dạng ban đầu của phần mềm MP có nhiều kiểu không phù hợp với điều kiện của Việt Nam, dự án có những yêu cầu riêng nên cần định dạng cho phù hợp. Bao gồm: phông chữ, các trờng số liệu, kiểu ngày tháng. 3.3.1 Định dạng phông chữ tiếng Việt Với các cửa sổ làm việc trong MP mặc định ban đầu là phông tiếng Anh. Do đó cần đổi lại cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Một số phông tiếng Việt có thể sử dụng nh .VnTime, .VnArial,.VniTime Thao tác thực hiện: [...]... hiện nay (và cả các nớc quanh khu vực trên thế giới) phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án là phần mềm Microsoft Project Microsoft Project là phần mềm của hãng Microsoft chuyên dụng trong vấn đề lập và quản lý dự án với phiên bản mới nhất là Microsoft Project Là phần mềm tiên tiến nhất và phổ dụng, Microsoft Project không những đáp ứng đợc yêu cầu thông thờng của một chơng trình chạy trong Windows... thực hiện: Menu Project Task Information Notes Đa vào các chú giải cần thiết Đa v o các ghi chú cần thiết cho các công tác http://my.opera.com/giaxaydung 59 hớng dẫn sử dụng chơng trình Microsof Project Lập và quản lý tiến độ tổ chức thi công, quản lý dự án T i liệu biên soạn dựa trên ĐATN của KS Lê Nho Huân, Cán bộ Công ty Cổ phần Xây dựng số 5 Tổng Công ty Xây dựng số 1 Bộ Xây dựng Ngời hớng... thời gian đã ghi ở phía dới 3.4.2 Gán lịch cho dự án Sau khi đã thiết lập lịch cho dự án cần gán lịch cho dự án Nếu không gán lịch thì MP qui định là vẫn dùng lịch chuẩn http://my.opera.com/giaxaydung 43 Biên tập v hiệu đính: Ks Đ o Vũ Chinh Ks Nguyễn Thế Anh Thao tác gán: Menu Project Project Information Calendar Chọn lịch đã thiết lập OK Gán lịch đ tạo cho dự án 3.5 Nhập tên công tác, thời gian... hiểu Với Microsoft Project, ngời sử dụng có thể làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ tinh vi để thực hiện các thao tác vi chỉnh trên dự án Phạm vi và khả năng áp dụng của Microsoft Project đợc ứng dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau nh: Kinh tế, Nông - Lâm nghiệp, Khoa học kĩ thuật và các ngành khác Đặc biệt Microsoft Project là công cụ hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu trong lĩnh vực xây dựng,... chỉnh lịch trình về sau, nhập thông tin cơ bản của dự án, rà soát việc tính toán và tuỳ chọn hiển thị, xác định tài nguyên cho dự án Với những u thế trên Microsoft Project hỗ trợ đắc lực cho việc lập và quản lý dự án Tuy nhiên việc ứng dụng Microsoft Project vào ngành Xây dựng ở nớc ta còn hạn chế do nhiều nguyên nhân Trong đó phải kể đến là tài liệu hớng dẫn còn thiếu và cha sát thực Tiếp đến là yêu... Việc lập, quản lý và triển khai một dự án bằng Microsoft Project sẽ rất linh hoạt, ngời dùng không bị gò bó theo một trình tự các bớc cứng nhắc trong việc lập và định nghĩa quá trình thực hiện dự án Ngời dùng có thể bắt đầu bằng cách viết phác vài ý tởng về công tác cho rằng cần thiết Ngoài ra ngời dùng còn có thể điều chỉnh lịch trình về sau, nhập thông tin cơ bản của dự án, rà soát việc tính toán và... hoặc chọn biểu tợng trên thanh công cụ Lu ý : Undo và Redo trong MP chỉ đợc một lần 3.4 Tạo và gán lịch cho dự án http://my.opera.com/giaxaydung 40 Biên tập v hiệu đính: Ks Đ o Vũ Chinh Ks Nguyễn Thế Anh ở bớc này cần làm 2 việc là tạo lịch riêng cho dự án và gán lịch đã tạo cho dự án 3.4.1 Tạo lịch cho dự án Trong MP mặc định có 3 loại lịch: Standart: Lịch chuẩn Night Shift: Lịch ca đêm 24 hour:... giảm nhẹ bớt gánh nặng công việc cho ngời quản lý, làm tăng hiệu quả công việc của họ Các công cụ đó có thể kể ra đây là các thiết bị truyền thông, máy vi tính với các phần mềm thiết kế, tính toán kết cấu, quản lý kinh tế doanh nghiệp Các công cụ trợ giúp này cùng với trình độ lý luận chuyên môn kết hợp lại thành giải pháp đồng bộ và tổng hợp giúp các nhà quản lý và lực lợng thuộc ngành xây dựng theo kịp... Hyperlink: bảng kết nối với các dự án khác Shedule: bảng lịch trình của dự án Summary: bảng tổng kết dự án Tracking: bảng so sánh dự án cơ sở (Baseline) với tiến độ thực tế Usage: bảng thể hiện cách thực hiện các công việc Variance: bảng so sánh chênh lệch thời gian giữa dự án thực tế và dự án cơ sở http://my.opera.com/giaxaydung 52 Biên tập v hiệu đính: Ks Đ o Vũ Chinh Ks Nguyễn Thế Anh Work:... (Lễ, tết, Quốc Khánh ) Để thiết lập lịch riêng cho dự án thao tác nh sau: Menu Tools Change Working Time Thiết lập các thông số cho phù hợp OK Các thông số trong hộp thoại Change Working Time: For: Lựa chọn lịch cho dự án hoặc tài nguyên Legend: Qui ớc biểu tợng thể hiện lịch dự án hoặc tài nguyên Biểu tợng Qui ớc Thời gian làm việc Thời gian không làm việc Sửa đổi giờ làm việc Sửa đổi ngày làm . dự án 3.1 Tạo dự án mới Trong bớc này đề cập đến các vấn đề: Tạo một dự án mới khi mới bắt đầu dự án, mở một dự án để tiếp tục làm việc, chèn thêm một dự án vào dự án mới, lu và đóng dự án. . dự án. + Resource Graph: Cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên của dự án. + Resource Sheet: Cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên của dự án. + Resource Usage: Cửa sổ quản lý phân bổ tài nguyên của dự. thêm một file dự án Trong quá trình thực hiện dự án có thể có nhiều dự án đợc quản lý trong cùng một file. Thao tác chèn thêm một dự án mới đợc thực hiện khi đã có một file dự án hiện thời