Quản Lý Dự Án

Quản Lý Dự Án - Hướng dẩn Thầy Vinh

2 - 0 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án C3 - Tổ chức dự án  Cấu trúc tổ chức bên trong và bên ngoài dự án  Các công cụ trong tổ chức dự án  Quản lý các bên liên quan  Nhà quản lý dự án  Xung đột và giao tiếp trong dự án 2 - 1 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Cấu trúc tổ chức dự án  Trong phạm vi tổ chức mẹ, một dự án có thể được tổ chức theo các cấu trúc sau đây:  Tổ chức chức năng  Dự án như là các nhóm riêng biệt  Tổ chức ma trận  Sự khác nhau giữa các cấu trúc là  Quyền hạn và trách nhiệm được giao cho nhóm dự án  Kênh phối hợp, thông tin và yêu cầu  Quan hệ giữa nhóm dự án và các đơn vị chức năng trong tổ chức mẹ 2 - 2 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức chức năng dự án Giám đốc điều hành Nhà quản lý chức năng Nhà quản lý chức năng Nhà quản lý chức năng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối Dự án 2 - 3 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức chức năng dự án  Đặc điểm chính:  Các bộ phận khác nhau của dự án được phân chia về từng các đơn vị chức năng  Kênh quản lý thông thường  Ưu điểm:  Tối thiểu sự biến động đối với tổ chức và nhân viên tham gia dự án  Chi phí thấp, linh động cao với nhân viên  Chuyên sâu các lĩnh vực được phát triển  Các hạn chế:  Thiếu mục tiêu và phối hợp kém  Phối hợp kém và động cơ thấp đối với dự án  Chậm trễ 2 - 4 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức theo dự án Giám đốc Điều hành Nhà quản lý Dự án Nhà quản lý Chức năng Nhà quản lý Chức năng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối Dự án 2 - 5 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức theo dự án  Đặc điểm chính:  Tạo một sự phân biệt và quan hệ độc lập dành cho dự án  Báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo cấp cao  Ưu điểm:  Tối thiểu sự ngắt quãng trong các hoạt động chính  Tập trung mạnh, liên kết tốt và động cơ cao trong dụ án  Hoàn thành nhanh chóng  Phân chia rủi ro từ tổ chức mẹ  Nhược điểm:  Chi phí cao  Gặp khó khăn sự phát triển chuyên môn sâu chức năng  Chia rẽ nhân viên  Tình trạng “Projectitis” 2 - 6 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức ma trận Giám đốc điều hành Nhà quản lý Chức năng Nhà quản lý Chức năng Nhà quản lý Chức năng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối dự án 2 - 7 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tổ chức ma trận  Đặc điểm:  Hai kênh yêu cầu: theo dòng chức năng và theo dòng dự án  Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp và hoàn thành dự án, trong khi nhà quản lý chức năng chịu trách nhiệm hỗ trợ chức năng cho dự án  Ưu điểm:  Có thể phối hợp và thực hiện tốt nhất việc phát triển các ưu điểm cua hai cấu trúc trên  Nhược điểm:  Xung đột và căng thẳng giữa nhà quản lý dự án và quản lý chức năng  Vi phạm nguyên tắc yêu cầu duy nhất 2 - 8 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Tính liên tục trong cấu trúc dự án Thành viên Part-time Thành viên Full-time Chức năng Ma trận Dự án điều phối quản lý giám đốc 2 - 9 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Lựa chọn tổ chức cho dự án  Mỗi cấu trúc tổ chức dự án đều có các ưu và nhược điểm. Các điều tra nghiên cứu có khuynh hướng ủng hộ cho cấu trúc dự án và ma trận  Sự lựa chọn tốt nhất phải cân bằng được lợi ích giữa dự án và tổ chức mẹ, và lựa chọn theo các yếu tố:  Lợi ích của chiến lược quản lý cấp cao trong dự án  Các đặc điểm của dự án: quy mô, yêu cầu kỹ thuật, nguồn lực, áp lực về thời gian và chi phí, sự khác biệt  Rủi ro của dự án và khả năng ảnh hưởng  Yêu cầu bên ngoài  Tồn tại văn hóa tổ chức [...]... 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 70% 2 - 28 C4: Lập kế hoạch và điều phối dự án 1 Tổng quan về lập kế hoạch dự án 2 Các cơng cụ cơ bản trong việc lập kế hoạch cho dự án 3 Biểu đồ Gantt 4 Phương pháp CPM và PERT 5 Lập kế hoạch, điều phối dự án với chi phí và nguồn lực hạn chế 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 29 Chương 4: Lập kế hoạch dự án Tổng quan lập KH dự án Các cơng cụ lập KH dự án Quan hệ giữa... và lên kế hoạch dự phòng sự cố 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Các mục tiêu của dự án cần S.M.A.R.T Đơi khi là: SPECIFIC 2 - 34 Achievable hoặc Attainable MEASURABLE ASSIGNABLE Đơi khi là: Relevant REALISTIC TIME-BOUND Đơi khi là: Timely 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 35 Tổ chức  Xác định nhân sự cần thiết  Tuyển dụng nhà quản lý dự án và nhóm dự án  Tổ chức nhóm dự án  Thiết lập cơng... chức dự án  Phân tích cơng việc: mơ tả cơng việc, kết quả mong đợi, kỹ năng và nguồn lực u cầu  Biểu đồ trách nhiệm:  Sơ đồ tổ chức  Sơ đồ dòng thơng tin  Họp dự án:  Tài liệu 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 19 4 Qu¶n lý xung ®ét vµ gi¶i qut c¸c vÊn ®Ị trong qu¶n lý dù ¸n Xung ®ét vµ Qu¶n lý xung ®ét trong dù ¸n Kü n¨ng giao tiÕp qu¶n lý 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 20 Qu¶n lý. .. Khuyến khích động viên  Huy động vốn, tìm nguồn tài chính cho dự án  Cung cấp dữ liệu 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Các bước lập kế hoạch dự án Xác định Mục tiêu 2 - 32 Mơ tả chi tiết thiết kế dự án Xác định Cơng việc Tổ chức Lập KH Nguồn lực Lịch trình, tiến độ 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Kế hoạch Quản lý dự án Kiểm sốt Các bước lập kế hoạch dự án 2 - 33  Xác định mục tiêu (SMART: Cụ thể, đo được, phân... gian và chi phí khi lập KH dự án Lập lịch trình dự án trong giới hạn nguồn lực 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 30 Tổng quan về lập kế hoạch dự án  Lập kế hoạch: là q trình dự kiến trước các vấn đề, phân tích chúng, ước lượng các tác động có thể xảy ra của chúng, và xác định các hành động hướng dẫn chúng đạt những kết quả, mục tiêu và mục đích mong muốn  Lập kế hoạch dự án: Là q trình xác định... mục tiêu và mục đích mong muốn  Lập kế hoạch dự án: Là q trình xác định trước các hoạt động trong mơi trường dự báo trước để hồn thành theo đúng trật tự các mục tiêu của dự án Chức năng quan trọng nhất của quản lý dự án 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 31 Tại sao phải lập kế hoạch dự án  Đảm bảo đạt được mục tiêu  Đảm bảo trình tự cơng việc  Nâng cao khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực... số tiến độ cụ thể, hoặc có nhưng sai lệch 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 43 Các cơng cụ lập kế hoạch dự án 1 Cấu trúc phân tách cơng việc WBS 2 Ma trận trách nhiệm trực tuyến LRC 3 Biểu đồ Gantt Các phương pháp sơ đồ mạng 4 Phương pháp đường tới hạn CPM 5 Kỹ thuật xem xét và đánh giá dự án PERT 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án ... điều kiện dễ dàng cho việc kiểm sốt tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thơng tin 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 42 Tại sao kế hoạch thất bại  Kế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu khơng đầy đủ hoặc thiếu chính xác  Mục đích dự án khơng được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp  Kế hoạch khơng hiểu những người thực hiện dự án  Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi... nhiệm/quyền hạn cho các thành viên trong nhóm dự án  Lập kế hoạch phối hợp hoạt động và thơng tin với các bên liên quan đến dự án  Cơng cụ: biểu đồ trách nhiệm, sơ đồ cơ cấu tổ chức, sơ đồ dòng thơng tin (báo cáo) 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án Lập kế hoạch tài chính và nguồn lực 2 - 36  Ước tính nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động và xây dựng ngân sách dự án  Thiết lập hệ thống kiểm sốt tài chính... hồn thành mỗi cơng việc theo lịch trình Xác định biểu đồ lộ trình cho dự án  Nhận dạng các hoạt động tới hạn và rủi ro tiến độ  Xác định mối quan hệ qua lại giữa thời gian và chi phí  Các cơng cụ: biểu đồ Gantt, CPM, PERT 2011-PTVinh ĐHBK/KTQL Quản lý dự án 2 - 38 Cơ sở lập lịch trình dự án  Mục đích: đưa các hoạt động của dự án vào một khung thời gian:  Đảm bảo có thực hiện được  Đảm bảo hồn