Tổng quan về Sở Tài Chính Vật Giá- Hng Yên
Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Sở Tài chính tỉnh Hng Yên
1.1 Các chức năng nhiệm vụ chung
Sở Tài chính tỉnh Hng Yên là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện quản lý Nhà n ớc về tài chính giá và giá cả trong phạm vi nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật và chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Tài chính Hng Yên đợc quy định tại Thông t liên tịch số 115/2003/TTLT- BTC- BNV ngày 28 tháng 11 năm 2003 của liên Bộ Tài chính và Bộ Nội vụ; Quyết định số 02/2004/QĐ-UB ngày 06 tháng 01 năm 2004 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hng Yên Ngoài ra còn có Thông t số 109/1999/TT-BTC ngày 11 tháng
09 năm 1999 của Bộ Tài chính hớng dẫn nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy quản lý Tài chính doanh nghiệp của Sở và Thông t số 138/1999/TT- BTC ngày 26 tháng 11 năm 1999 của Bộ Tài chính hớng dẫn nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy quản lý Tài chính đầu t của Sở Theo các văn bản hớng dẫn ở trên thì tổ chức của Sở có không quá 05 phòng chuyên môn, nghiệp vụ; Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định số lơng, tên gọi các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ theo đề nghị của Giám đốc Sở Tài chính và Giám đốc Sở Nội vụ. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở do Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo quy định của pháp luật Quy định chức năng nhiệm vụ tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động và mối quan hệ công tác của Sở Tài chính Hng Yên đợc quy định rõ tại quyết định số 493 QĐ/TC ngày 01 tháng 05 năm 2004 của Giám đốc Sở Tài chính.
1.2 Chức năng của Sở Tài chính
1 Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản triển khai thực hiện chính sách chê độ và pháp luật về lĩnh vực Tài chính trên địa bàn tỉnh.
2 Hớng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện xây dựng dự toán hàng năm; xây dựng dự toán ngân sách của tỉnh theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh và hớng dẫn của
Bộ Tài chính, Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định.
3 Lập dự toán thu Ngân sách nhà nớc đối với những khoản thu đợc phân cấp quản lý, dự toán chi Ngân sách tỉnh và tổng hợp dự toán Ngân sách cấp huyện, phơng án phân bổ Ngân sách trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định; Lập dự toán điều chỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định Lập quyết toán thu, chi Ngân sách nhà nớc trình
Uỷ ban nhân nhân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê chuẩn; Hớng dẫn, kiểm tra việc quản lý, quyết toán Ngân sách cấp huyện.
4 Hớng dẫn, kiểm tra việc quản lý tài chính, ngân sách, giá, thực hiện chế độ kế toán của chính quyền cấp huyện, tài chính của liên minh các hợp tác xã các doanh nghiệp nhà nớc của tỉnh, các cơ quan, các đơn vị sở ban ngành hành chính sự nghiệp của Nhà nớc thuộc cấp tỉnh; Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý công tác thu Ngân sách Nhà nớc trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luËt.
5 Thẩm tra quyết toán dự toán các dự án đầu t do tỉnh quản lý, thẩm định và chịu trách nhiệm quyết toán thu chi Ngân sách huyện; Lập quyết toán thu chi Ngân sách tỉnh Tổng hợp, báo cáo quyết toán thu chi Ngân sách Nhà nớc trên địa bàn tỉnh và quyết toán thu chi Ngân sách cấp tỉnh (bao gồm quyết toán thu, chi Ngân sách cấp tỉnh và quyết toán thu chi Ngân sách cấp huyện) trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét gửi Bộ Tài chính; Báo cáo bổ sung quyết toán gửi Bộ Tài chính sau khi đợc Hội đồng nhân dân phê chuẩn Tổ chức thẩm tra quyết toán các dự án đầu t hoàn thành, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo thẩm quyền Thẩm tra và phê duyệt quyết toán các dự án đầu t bằng nguồn vốn sự nghiệp thuộc Ngân sách tỉnh quản lý.
6 Quản lý tài sản nhà nớc tại các cơ quan Hành chính sự nghiệp thuộc tỉnh theo quy định của Chính phủ và Hớng dẫn của Bộ Tài chính.
7 Quản lý nguồn thu kinh phí đợc uỷ quyền của cấp trên; quản lý các dịch vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
8 Quản lý giá theo quy định của Uỷ ban nhân dân tỉnh; Báo cáo tình hình giá cả thị trờng trên địa bàn tỉnh; Kiểm tra việc chấp hành niêm yết giá của các tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn
9 Thực hiện chế độ thông tin báo cáo về Tài chính, Ngân sách và giá theo quy định của pháp luật.
10 Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan kiểm tra, thanh tra việc thi hành pháp luật tài chính giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh giải quyết các tranh chấp, khiếu nại, tố cáo về tài chính theo quy định của pháp luật.
1.3 Bộ máy của sở Tài chính tỉnh Hng Yên
Về tổ chức và biên chế, Sở Tài chính Hng Yên có một Giám đốc và hai Phó giám đốc Giám đốc Sở Tài chính chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Sở Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Giám đốc về lĩnh vực công tác đợc phân công Việc bổ nhiệm Giám đốc và Phó giám đốc Sở Tài chính do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ Tài chính quy định và theo các quy định của Nhà nớc về quản lý cán bộ.
Cơ cấu của Sở Tài chính Hng Yên gồm:
1 Phòng kế hoạch và Quản lý Ngân sách tỉnh.
2 Phòng quản lý Ngân sách huyện xã.
3 Phòng Giá - Quản lý công sản.
5 Phòng Tài chính doanh nghiệp.
Giám đốc Xổ sè kiÕn thiÕt
Vị trí, chức năng, nhiêm vụ và quyền hạn của phòng Tổ chức – Hành chính
Phòng tài chÝnh doanh nghiệp
7 Phòng Tổ chức hành chính
Cơ cấu của Sở Tài chính tỉnh Hng Yên đợc mô tả bằng mô hình sau ®©y:
II Vị trí, chức năng, nhiêm vụ và quyền hạn của phòng Tổ chức Hành chính
2.1 Vị trí, chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Tổ chức –
2.1.1 Vị trí và chức năng
Phòng tổ chức hành chính là tổ chức của Sở Tài chính, có chức năng tham mu giúp Giám đốc Sở thực hiện quản lý nhà nớc về tổ chức bộ máy hành chính nhà nớc và biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở.
2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
1 Xây dựng, trình Giám đốc các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức các đơn vị thuộc Sở Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các đề án kiện toàn tổ chức bộ máy của Sở.
2 Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Sở xây dựng các văn bản, đề án về công tác cán bộ, công chức viên chức trình Giám đốc ban hành và hớng dẫn tổ chức thực hiện: a Quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức; b Kế hoạch đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Sở. c Đề án về phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức đối với cán bộ của Sở. d Các quy chế quản lý công tác tổ chức cán bộ nội bộ, mối quan hệ công tác của các tổ chức thuộc Sở, thẩm quyền và trách nhiệm của ngời đứng đầu tổ chức thuộc cơ cấu của Sở; e Hớng dẫn tổ chức thực hiện các văn bản sau khi đợc phê duyệt.
3 Thẩm định và trình Giám đốc sở quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền các vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức đối với cán bộ, công chức lãnh đạo; thi tuyển, tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, phân công công tác, cử đi công tác, học tập, bồi dỡng trong và ngoài n- ớc, khen thởng, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hu… đối với cán bộ, công chức của Sở; đối với cán bộ, công chức của Sở; các quy định về tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh công chức, viên chức đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Sở Hớng dẫn và tổ chức thực hiện các quyết định sau khi Giám đốc Sở ban hành.
4 Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ về công tác xây dựng và phát triển ngành Tổ chức Nhà nớc: a Xây dựng các quy định về tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ của các Trởng phòng Tài chính huyện thuộc Uỷ ban nhân dân huyện b Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hàng năm về đào tạo, và bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức về công tác tổ chức nhà nớc cho đội ngũ cán bộ, công chức của Sở và các đơn vị sự nghiệp thuộc Sở. c Theo dõi tình hình và thống kê số lợng, chất lợng chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức của ngành.
5 Xây dựng và trình Giám đốc phê duyệt, phân bổ biên chế và tổ chức thực hiện kế hoạch biên chế, tiền lơng hàng năm
6 Tổ chức thực hiện các quy định về nhận xét, tổng hợp đánh giá kết quả công tác hàng năm của cán bộ, công chức viên chức thuộc Sở theo các quy định chung của Nhà nớc và quy định của cơ quan.
7 Tổ chức và phối hợp với các tổ chức thuộc Sở thực hiện các quy định của Đảng, Nhà nớc và quy định của cơ quan về các biện pháp tăng cờng kỷ c- ơng, kỷ luật, chống tham nhũng, lãng phí, quan liêu và các biểu hiện tiêu cực trong cán bộ, công chức viên chức của Sở
8 Tổ chức thực hiện công tác quốc phòng toàn dân của cơ quan theo sự chỉ đạo của Giám đốc Sở.
9 Thực hiện công tác văn phòng Ban cán sự Đảng của Sở và Đảng uỷ cơ quan.
10 Tổng hợp nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác tổ chức cán bộ của Sở, ngành để phục vụ công tác sơ kết, tổng kết của Sở
11 Tổ chức công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cơ quan theo quy định của Nhà nớc.
12 Xây dựng hình thức tổ chức cho hoạt động văn th trong cơ quan, hình thức tổ chức lu trữ văn bản một cách khoa học nhằm giữ lại những tài liệu có giá trị đợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin trong quá khứ.
2.2 ứng dụng và triển khai CNTT tại phòng Tổ chức – Hành chính
Hiện tại, phòng đợc trang bị 4 máy tính PIV 1.7/128/40G và đợc nối mạng với mạng nội bộ của Sở Các chơng trình ứng dụng cơ bản của ngành đ- ợc triển khai tại phòng nh Kế toán hành chính sự nghiệp, Trao đổi dữ liệu thu chi, bên cạnh đó còn có chơng trình Quản lý cán bộ và Quản lý lơng đợc cài đặt theo đề án 112 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Các chơng trình tuy đã đợc triển khai đồng bộ nhng cha đầy đủ để bao quát hết các nghiệp vụ của công tác văn phòng nh chơng trình quản lý công văn, chơng trình lập lịch công tác… đối với cán bộ, công chức của Sở;Do vậy trong thời gian tới cùng với hớng phát triển các chơng trình ứng dụng trong ngành thì việc tin học hoá công tác văn th là một yêu cầu cấp bách thực tế đòi hỏi.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
3.1 Lý do lựa chọn đề tài
Hiện nay việc xây dựng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại. Đã có rất nhiều bộ phần mềm nổi tiếng nh Microsoft Office… đối với cán bộ, công chức của Sở;vv đã trở nên không thể thiếu trong các văn phòng hiện đại Nhng một thực tế đặt ra là phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng Việt làm cho ngời dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công tác văn th không nằm ngoài thực tế đó Từ thực trạng công tác văn th tại Phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật Giá Hng Yên em đã mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý công văn đến nhằm mục đích tin học hoá công tác văn th Các nghiệp vụ văn th ở đây đều đợc thực hiện thủ công: Từ việc nhận công văn, sau phân loại và lu trữ công văn Công việc khó khăn nhất là tìm kiếm công văn theo các tiêu chí đợc yêu cầu nh : Tìm theo nội dung công văn, tìm theo tên công văn … đối với cán bộ, công chức của Sở;Việc tìm kiếm này mất rất nhiều thời gian mà không đem lại hiệu quả nh mong muốn Bên cạnh đó thì việc lu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công văn và không biết chính xác về các văn bản lu trữ Để góp phần làm hiện đại hoá công tác văn th, với trình độ còn hạn chế của mình em xin đa ra giải pháp là xây dựng “ Hệ thống thông tin Quản lý công văn đến”.
3.2 Kết cấu của đề tài Đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại phòng Tổ chức – Hành chính Sở Tài chính – Vật giá H ng Yên ” Đề tài đợc bố cục gồm có 3 Chơng:
Chơng I : Tổng quan về Sở Tài Chính – Vật Giá Hng Yên
Chơng này trình bày các vấn đề tổng quát về cơ sở thực tập, tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban Nêu khái quát về đề tài nghiên cứu và ý nghĩa của đề tài.
Chơng II : Phơng pháp luận nghiên cứu
Chơng này trình bày có chọn lọc các vấn đề phơng pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài:
- Tổ chức và thông tin trong tổ chức.
- Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin.
- Mô hình biểu diễn một hệ thống thông tin.
- Công cụ mô hình hoá.
Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại phòng Tổ chức – Hành chính
Chơng này sẽ trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài bao gồm : Qui trình phân tích hệ thống, qui trình thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, và kết quả thử nghiệm chơng tr×nh.
Với nội dung của đề tài đợc bố cục nh trên em đã hoàn thiện và xây dựng tơng đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụ đắc lực cho công tác nghiệp vụ văn phòng nhằm đổi mới công tác văn th theo xu hớng tin học hoá, hiện đại hoá quản lý.
3.3 Mục tiêu chính của đề tài
Chơng trình quản lý công văn đến quản lý công văn đến giúp quản lý các loại văn bản một cách khoa học và hiệu quả Chơng trình quản lý đợc toàn bộ nội dụng văn bản cũng nh các qui trinh xử lý văn bản Các loại văn bản đợc quản lý trong chơng trình bao gồm: Công văn, Tờ trình, Quyết Định … đối với cán bộ, công chức của Sở;Việc cập nhật thông tin văn bản đợc chơng trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác của nhân viên văn th.
Chơng trình quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình xử lý văn bản, thông tin về văn bản đợc chia sẻ linh hoạt cho các thành viên trong đơn vị Chơng trình còn cung cấp một kho dữ liệu thống nhất, cho phép ngời sử dụng có thể tra cứu, tìm kiếm các văn bản cần thiết một cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Chơng trình cũng đa ra một hệ thống báo cáo thống kê tình hình xử lý văn bản trong đơn vị phòng ban của mình một cách thuận tiện và nhanh chãng.
Em hy vọng hệ thống này khi đi vào sử dụng có thể phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn của nó trên các phơng diện sau đây : a Tin học hoá hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trờng trao đổi và chia sẻ thông tin trong nội bộ cơ quan. b Trên cơ sở đó hỗ trợ toàn diện công tác quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của cơ quan thông qua việc quản lý công văn, tài liệu, các văn bản cũng nh qui trình xử lý văn bản của văn th các bộ phận phòng ban và các chuyên viên trong đơn vị; Trao đổi, lu trữ, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và điều hành của lãnh đạo, các nghiệp vụ chuyên môn của các chuyên viên c Nâng cao năng suất lao động. d Lu trữ và tổ chức văn bản khoa học hơn, tạo khả năng khai thác kho dữ liệu dùng chung. e Lãnh đạo có thể theo dõi đợc tình trạng xử lý công việc và có thông kịp thời khi ra quyết định. f Chơng trình có khả năng tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ vậy mà tạo đợc sự dễ dàng trong triển khai và đơn giản, thuận tiện trong sử dụng.
Ngày nay, công nghệ thông tin với sự phát triển mạnh mẽ đã đợc ứng dụng trong nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn Đã có rất nhiều quốc gia trên thế giới coi Công nghệ thông tin là ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực hiện công cuộc công nghiệp hoá và hiện đại hoá đất nớc, đa đất nớc thoát khỏi tình trạng đói nghèo, lạc hậu. Chiếc máy tính cá nhân ngày nay không còn xa lạ với con ngời nữa mà đã trở nên rất quen thuộc và không thể thiếu đợc trong bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào Không chỉ xuất hiện ở các công ty, tổ chức mà ngày nay chiếc máy tính cá nhân còn xuất hiện ở cả các gia đình và trở nên rất quen thuộc và thân thiết với con ngời, ngay cả với ngời già hay trẻ em cũng có thể sử dụng thành thạo máy tính.
Trớc đây khi cha có máy tính và các chơng trình phần mềm ứng dụng, mọi hoạt động của con ngời đều đợc tiến hành một cách thủ công gây nhiều sai sót, nhầm lẫn, hiệu quả công việc không cao Ngày nay cùng với máy tính thì các chơng trình phần mềm đã đợc ứng dụng trong rất nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác nhau và đem lại những lợi ích vô cùng to lớn, tăng năng suất và chất lợng, giảm những chi phí không đáng có.
Hiện nay xu hớng chung của các công ty và các tổ chức là ứng dụng tin học hoá vào quá trình sản xuất Với sự trợ giúp của máy tính và các chơng trình phần mềm ứng dụng đã làm giảm sai sót, nhầm lẫn và tăng chất lợng quản lý của lãnh đạo lên rất nhiều Tuy nhiên, ngày nay kinh tế thế giới nói chung và kinh tế Việt Nam nói riêng đang chuyển từ chiều rộng sang chiều sâu nên cơ chế quản lý của nhà nớc cũng nh hoạt động của các công ty ngày càng có nhiều thay đổi theo hớng quản lý hiện đại Nhà nớc ta đã có nhiều chính sách để tạo cơ chế pháp lý, giải quyết các thủ tục nhanh gọn giảm thời gian ra quyết định cũng nh ban hành văn bản Bên cạnh đó các dịch vụ công của Nhà nớc cũng đợc cải tiến nhằm phục vụ với thời gian ngắn nhất, chính xác theo cơ chế một cửa đối với các thủ tục hành chính Chính vì vậy các ch - ơng trình phần mềm ứng dụng trong các cơ quan luôn đợc bảo trì, đổi mới để phù hợp để phục vụ tốt hơn trong hoạt động quản lý nhất là một loạt các ch- ơng trình nhằm làm hiện đại hoá công tác văn phòng (Edocman) trong đó ch- ơng trình quản lý công văn đến là một chơng trình điển hình Vì đây là công việc quan trong mỗi cơ quan và trong các tổ chức
3.6 Các phơng pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài
3.6.1 Phơng pháp thu thập thông tin
3.6.2 Công cụ để thực hiện đề tài
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access.
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.
Phơng pháp luận cơ bản phát triển hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý
1 Tổng quan về thông tin và hệ thống thông tin
Thông tin: Đợc hiểu theo nghĩa thông thờng là một thông báo hay tin nhắn đợc làm tăng sự hiểu biết của đối tợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện hiện tợng.
Thông tin tồn tại dới hai hình thức:
- Mã hiệu hay xung điện… đối với cán bộ, công chức của Sở;
Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và đa ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay t duy Quá trình thu thập thông tin – truyền tin – xử lý tin – lựa chọn quyết định – rồi tiếp tục tiếp nhận tin… đối với cán bộ, công chức của Sở; là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định.
1.1.2 Các tính chất của thông tin
- Tính tơng đối của thông tin.
- Tính định hớng của thông tin.
- Thời điểm của thông tin.
- Tính cục bộ của thông tin.
1.1.3 Thông tin trong quản lý
Khái niệm: Quản lý đợc hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tơng đơng với quá trình ra quyết định.
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng và việc ra quyết định quản lý của mình.
Trong một mô hình quản lý đợc phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tợng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lu chuyển đợc mô tả trong mô hình sau:
Hệ thống thông tin quản lý Đối t ợng quản lý
Thông tin từ môi tr ờng Thông tin ra môi tr ờng
Sơ đồ quản lý một tổ chức dới giác độ điều khiển học 1.2 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan.
Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này đợc cài đặt trên các phơng tiện nhớ của máy tính điện tử và đợc bảo quản nhờ các chơng trình của máy tính (phần mềm quản trị dữ liệu) thì đợc gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu.
1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Một hệ thống tích hợp “Ngời – Máy” tạo ra các thông tin giúp con ng- ời trong sản xuất quản lý và ra quyết định là hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định.
1.2.3 Mô hình của hệ thống thông tin Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy ra từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý (Processing) bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ
Thông tin tác nghiệp Thông tin quyết định
Thu thập Xử lý và l u giữ Phân phát §Ých
Kho dữ liệu liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage) Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đa dữ liệu ra.
Mô hình hệ thống thông tin 1.2.4 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức
Hệ thống thông tin trong một tổ chức có các chức năng nh sau:
Vị trí và vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức đợc thể hiện qua mô hình ba cấp do R.N Anthony đa ra Anthony trình bày tổ chức nh là một thực thể cấu thành từ ba mức quản lý có tên là lập kế hoạch chiến l- ợc, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác nghiệp.
Quyết định chiến l ợc hoặc kế hoạch
Mức độ quan trọng của Quyết định
Hệ thống thông tin quản lý có chức năng chính là cung cấp thông tin cho các nhà quản lý các cấp ra quyết định phù hợp với cấp quyết định của mình: Quyết định chiến lợc, quyết định chiến thuật và quyết định tác nghiệp.
Và đợc thể hiện qua tháp quản lý nh sau:
Tháp quản lý 1.3 Hệ thống thông tin trong một tổ chức
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: a.Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System)
Quyết định chiến thuật hoặc điều hành
Quyết định tác nghiệp hoặc điều chỉnh
Hệ thống thông tin xử lý giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với các nhà cung cấp, những ngời cho vay hoặc với nhân viên của họ Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu giao dịch và giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý các giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. b Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)
Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đợc tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nói chung tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm tắt tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Chúng thờng có tính chất so sánh, làm tơng phản tình hình hiện tại với tình hình đã đợc dự tính trớc, tình hình hiện tại với tình hình hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp Vì vậy hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ hệ thống xử lý giao dịch do đó chất lợng của thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất lớn vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. c Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System)
Là hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một quy trình đ- ợc tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các ph- ơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác định rõ tình hình của quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá cấc giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. d Hệ thống chuyên gia ES ( Export System)
Là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng công cụ tin học những trí thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia đợc hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem bởi một lĩnh vực hệ thống chuyên gia hoặc nh một sự tiếp nối của một lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một kỹ thuật trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc liên. e Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng canh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage) Đợc sử dụng nh một trợ giúp chiến lợc Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trờng trong đó nó đợc phát triển, ta chỉ nghĩ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia
2 Quan điểm tiếp cận hệ thống
Phơng pháp xây dựng một hệ thống thông tin
2.1 Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính của việc phát triển mộ hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, nó phải đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp duy nhất để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp thì ta có nguy cơ là không đạt đợc những mục tiêu đinh trớc Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp , vận động trong một môi trờng rất phức tạp Để làm chủ đợc sự phức tạp đó đó phân tích viên phải có một phơng sách tiến hành bài toán một cách bài bản, hay nói cách khác là họ phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin một cách có phơng pháp khoa học
Phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn Phơng pháp đợc cập nhật ở đây dựa vào bảy nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Bảy nguyên tắc cơ bản đó là:
Nguyên tắc 1: Sử dụng cách tiếp cận hệ thống.
Nguyên tắc 2: Sử dụng các mô hình
Nguyên tắc 3: Đi từ cái chung sang cái riêng.
Nguyên tắc 4: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Nguyên tắc 5: Luôn tính toán chi phí và hiệu quả.
Nguyên tắc 6: Phát triển dần và lặp lại.
Nguyên tắc 7: Làm việc tập thể.
Nguyên tắc tiếp cận hệ thống xuất phát từ sự phức tạp của hệ thống thông tin Ba mô hình của một hệ thống thông tin, đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách mô tả về một đối tợng, ba mô hình này đợc quan tâm từ những góc độ khác nhau.
Nguyên tắc đi từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc đơn giản hoá Thực tế, ngời ta khẳng định rằng nếu hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu các mặt chung trớc khi xem xét đến chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên, những công cụ mô hình hoá đợc sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn
Nhiệm vụ phát triển hệ thống thông tin cũng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều lần bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế Việc lựa chọn giải pháp bao giờ cũng phải tính toán chi phí và lợi ích Công việc phát triển không thể tiến hành một cách tuyến tính, nhiều khi đang ở bớc sau phải quay về bớc trớc để xử lý lại Việc nhiều đối tợng tham gia phát triển hệ thống thông tin là điều dễ hiểu bao gồm nhà quản lý, cán bộ chuyên nghiệp thông tin, lập trình viên… đối với cán bộ, công chức của Sở;
2.2 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin
Có nhiều phơng pháp phát triển một hệ thống thông tin nh phơng pháp nguyên mẫu ( Prototyping), phơng pháp phát triển nhanh (RAD), phơng pháp thác nớc ( Waterfall) Có thể quy về phơng pháp cơ bản bao gồm có bảy giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn đợc liệt kê kèm theo. Sau mỗi giai đoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này đợc trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống thông tin là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiêt phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khác khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong suốt quá trình đó là lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án Sau đây là mô tả sơ lợc các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin.
2.2.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu quản lý Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng, giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:
Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Bản kế hoạch này đợc lập để đa ra tiến độ làm việc cho giai đoạn này và những công việc cần thực hiện, những tác vụ cần triển khai trong giai đoạn này
Sau khi lập kế hoạch và đa ra tiến độ thì việc làm rõ các yêu cầu thống nhất các bớc tiến hành của các phân tích viên trong nhóm là rất quan trọng Các yêu cầu quản lý đợc giải phẫu và mổ xẻ bằng các tác vụ để đa ra đánh giá xác thực nhất, chân thật nhất các yêu cầu cho hệ thống mới xây dựng nhằm thoả mãn các điều kiện là phải thân thiện và đáp ứng mọi đòi hỏi yêu cầu quản lý và đa ra đợc hớng mở của chơng trình.
Đánh giá khả năng thực thi. Đây là công đoạn có vai trò quyết định vì nó dẫn đến các lựa chọn hệ ch- ơng trình tơng lai cùng các đảm bảo tài chính cụ thể nh sau:
- Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự các điểm quan trọng cần giải quyết.
- Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận.
- Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định tổng thể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm : chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tơng lai, các u khuyết điểm, chơng trình tổ chức và đào tạo nhân sự.
- Từ kết quả bớc trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã đợc xác định hoặc trở lại từ đầu bớc nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ : không tìm đợc ngời chịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao, v.v… đối với cán bộ, công chức của Sở;
- Nếu bớc trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là “Sổ điều kiện thức”.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Hoàn thiện các công đoạn nh trên thì các phân tích viên tổng hợp và đa ra một báo cáo tổng quát cụ thể nhất về giai đoạn đánh giá yêu cầu.
2.2.2 Giai đoạn phân tích hệ thống
Phân tích thiết kế đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc Trên cơ sở nội dung của báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây:
Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
Việc lập kế hoạch này để đa ra tiến độ làm việc cho giai đoạn này và những công việc cần thực hiện, những tác vụ cần triển khai trong giai đoạn này
Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
Phân tích hệ thống thông tin quản lý
Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ đợc ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án Trong trờng hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết sẽ đợc tiến hành.
Không cần phải nói nhiều về tầm quan trọng của giai đoạn này, James Mckeen đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng một nhận định: “ Những ngời có thành công nhất, nghĩa là những ngời tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và đợc ngời sử dụng hài lòng nhất, cũng là những ngời đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế logic”
Mục đích chính của giai đoạn phân tích là đa ra đợc chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là phải xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định đợc mục tiêu hoạt động của hệ thống mới và đề xuất đợc các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu trên. Để làm điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trờng trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động chính của hệ thống.
3.1 Các phơng pháp thu thập thông tin
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu đợc những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu Phỏng vấn thờng đợc thực hiện theo các bớc sau:
Nghiên cứu tài liệu: Cho phép nghiên cứu kỹ càng tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức.
3.1.2 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi trên giấy phải rõ ràng, cùng kiểu nh nhau Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
3.1.3 Quan sát Đây là phơng pháp mà ngời thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu đợc những thông tin theo yêu cầu.
3.2 Phân tích chi tiết hệ thống thông tin
Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Việc thay đổi phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của toàn bộ hệ thống Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi phần cứng kéo theo những thay đổi về chơng trình cũng nh việc đa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thờng đa ra phơng thức tiếp cận hệ thống theo từng mức Đó cũng chính là nội dung của phơng pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE (Metlidole pour Rassambler les Ideés Sans Effort – Các phơng pháp để tập hợp các ý tởng không cần cố gắng), là phơng pháp phân tích có nguồn gốc từ nớc Pháp Theo phơng pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra ba yếu tố:
Và bốn mức tiếp cận:
- Khái niệm (Conceptural) ở mức này hoạt động của tổ chức sẽ đợc mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống đợc mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?) vị trí (ở đâu?) và thời điểm (bao giờ?) Mức này tơng đơng với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái g×? Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêu ràng buộc của hệ thống.
Mức này thể hiện các mục tiêu đã đợc khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức.
Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đa ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tợng trong hệ thống, cố gắng tìm ra cách tổ chức tốt nhất.
Mức này đề cập tới những công cụ tin học mà ngời sử dụng sẽ dùng trong xử lý nh: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL bảng tính điện tử … đối với cán bộ, công chức của Sở;).
- VËt lý (Physical) Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể nh đợc sử dụng trong hệ thèng.
Từ việc phân thành 3 yếu tố và 4 mức tiếp cận nh trên chúng ta có các mô h×nh (model) nh sau:
- Mô hình khái niệm truyền tin (MCC) có các chức năng:
1 Phân rã lĩnh vực nhiệm vụ thành các chức năng nhiệm vụ.
2 Mô tả quan hệ giữa các chức năng nhiệm vụ và sự trao đổi thông tin giữa chúng với các đối tợng bên ngoài.
- Mô hình khái niệm xử lý ( MCT): ở mô hình này, một lĩnh vực, một quy trình, một chức năng ( thao tác) sẽ đợc mô tả và mỗi thao tác này đợc xem nh một phép biến đổi thông tin Nói chung, một thao tác có thể có điều kiện khởi động là các sự kiện hoặc thông báo mà khi xuất hiện chúng thì thao tác đợc thực hiện.
- Mô hình khái niệm dữ liệu (MCD): Mô hình này chỉ mô tả những khái niệm dữ liệu thông qua ngôn ngữ, thực thể quan hệ, cùng với thuộc tính của các thực thể và các quan hệ giữa các thực thể.
- Mô hình tổ chức truyền tin (MOC): Có nhiệm vụ mô tả một lĩnh vực, nhiệm vụ, đơn vị, tổ chức: Mô tả các vị trí làm việc luân chuyển thông tin trong tổ chức.
- Mô hình tổ chức xử lý(MOT): Mô hình xử lý ở mức tổ chức, có nhiệm vụ thể hiện quá trình làm việc, trong đó nhấn mạnh tính tuần tự của các thao tác và nêu rõ những ràng buộc về thời điểm bắt đầu xử lý hay truyền thông tin.
- Mô hình tổ chức dữ liệu (MOD): Mô tả dữ liệu cần ghi nhớ trong từng đặc điểm và vị trí thực hiện.
Các vấn đề về thiết kế hệ thống thông tin
4.1 Mục đích của giai đoạn thiết kế logic
Mục đích của thiết kế logic xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới cần phải làm để đạt đợc những mục tiêu đã đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn luôn tuân thủ những ràng buộc về môi trờng Sản phẩm đa ra của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từng từ điển hệ thống Mô hình này phải đợc ngời sử dụng xem xét và thông qua để đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt nhu cầu của họ.
Xây dựng mô hình logic của hệ thống mới là một quá trình tơng đối phức tạp, cần có một sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống thông tin đang nghiên cứu, cần phải biết làm chủ các công cụ tạo ra và hoàn chỉnh các tài liệu hệ thống mức logic và cần am hiểu tinh tế các khái niệm cơ bản của cơ sở dữ liệu Cần phải có một phơng pháp thực hiện các công việc thiết kế logic một cách cấu trúc.
Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin mới Cách tiếp cận nh vậy đảm bảo tất cả các dữ liệu cần thiết và chỉ có những dữ liệu đó đợc nhập vào và lu trữ hệ thống.
Phơng pháp sẽ thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theo trật tự sau: thiết kế CSDL, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào ra Với mỗi nhiệm vụ trên cần phải phân bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hoá mô h×nh logic.
4.2 Các công cụ thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Trong thực tế các hệ thống thông tin thờng rất phức tạp, do đó tồn tại một số các công cụ tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin (IFD: Information Flow Diagram),
Thủ công Giao tác ng ời – máy Tin học hoá hoàn toàn
Thủ công Tin học hoá sơ đồ luồng dữ liệu (DSD: Data Flow Diagram), và từ điển hệ thống (SD: System Dictionary).
4.2.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin nh sau:
4.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả chính hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nh góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các kho lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi hay thời điểm xử lý dữ liệu và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.
Sơ đồ DFD dùng các ký pháp cơ bản là: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu.
Nguồn hoặc Đích Dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý Kho dữ liệu
Các mức của DFD có các mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1 … đối với cán bộ, công chức của Sở; Tuỳ theo các trờng hợp khác nhau và tuỳ vào tính chất khác nhau của hệ thống mà cần phải phân rã các mức DFD khác nhau.
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống.
Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã ( Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 … đối với cán bộ, công chức của Sở;
4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý
4.3.1 Các khái niệm cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu
Tên ngời/ bộ phận phát/ nhận tin
Tên tiến trình xử lý
Tệp dữ liệuTên dòng dữ liệu Để hiểu về cơ sở dữ liệu trớc hết ta cần tìm hiểu về một số khái niệm có liên quan đến vấn đề này:
Trớc khi có máy tính điện tử thì ngời ta vẫn phải thu thập lu trữ, xử lý, phân tích và cập nhật thờng xuyên dữ liệu Các dữ liệu này thờng đợc lu trữ trên giấy hay phơng tiện nhớ khác nh băng đĩa từ, đĩa cứng, thậm chí là trên trí óc của những cá nhân làm công tác này Công việc này thờng tốn kém cả về ngời và thời gian xử lý, đồng thời kết quả xử lý thông tin thờng là không cao và thiếu chính xác, quy trình xử lý phức tạp, rờm rà, khả năng tìm kiếm thông tin hạn chế nếu lợng thông tin lu trữ là lớn và đơng nhiên kết quả thờng không cao Khi có máy tính điện tử ngời ta đã dùng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu để l- u trữ, bảo quản, cập nhật, xử lý và tìm kiếm từ một cơ sở dữ liệu hay tập hợp từ cơ sở dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu liên quan đến một số khái niệm nh sau:
Thực thể (Entity) là một đối tợng nào đó mà ngời ta muốn quản lý thông tin liên quan đến nó, thực thể có thể là ngời, sự vật hiện tợng hay một khái niệm nào đó, chẳng hạn thực thể cán bộ, thực thể sinh viên, thực thể phòng ban.
Mỗi thực thể thông tin liên quan mà ta cần lu trữ gọi là các thuộc tính (Attribute), các thuộc tính là các yếu tố dữ liệu tách biệt mà không thể chia nhỏ đợc nữa, ví dụ nh thực thể cán bộ có các thuộc tính nh Mã cán bộ, họ tên, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, số điện thoại, email… đối với cán bộ, công chức của Sở;
Bảng (Table): Dùng để chứa thông tin liên quan đến một chủ thể:
Mỗi bảng có các dòng (Row) hay còn gọi là một bản ghi (Record) Mỗi bản ghi lu trữ các thông tin đầy đủ về một cá thể (Instance) tức là một biểu hiện cụ thể, riêng biệt của thực thể.
Các bớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
5.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống
Công đoạn này chiếm 10% khối lợng công việc.
Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án: Phải xác định đợc những gì cần phải làm, nhóm ngời sử dụng hệ thống trong tơng lai.
Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
Công đoạn này chiếm 25% khối lợng công việc.
Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện bằng cách sử dụng các công cụ nh:
- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Funtion Diagram: BFD) Để xác định các chức năng nghiệp vụ, cần tiến hành 1 số bớc sau:
*Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích.
*Giúp tăng cờng cách tiếp cận lôgic tới việc phân tích hệ thống
*Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong bộ tổ chức.
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram: DSD)
Giúp ta xem xét lại một cách chi tiết về các thông tin cần cho cho việc thực hiện các chức năng đã đợc nêu trên.
- Mô hình thực thể quan hệ.
Từ đó tiến hành xây dựng lợc đồ khái niệm cho hệ thống mới.
5.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới
Công đoạn này chiếm 50% khối lợng công việc.
Thiết kế hệ thống một cách tổng thể
Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công.
Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới.
- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trớc khi đa vào xử lý bằng máy tÝnh.
- Xác định và phân phối thông tin đầu ra.
- Thiết kế phơng thức thu nhập, xử lý thông tin cho máy.
5.4 Cài đặt hệ thống mới
Công đoạn này chiếm 15% khối lợng công việc.
- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho ngời sử dụng.
- Vận hành, chạy thử và trì hệ thống.
- Hớng dẫn, đào tạo ngời sử dụng trong hệ thống mới
Riêng đối với thiết kế giao diện cần tập trung vào vấn đề thiết kế giao diện ngời – máy
Thiết kế giao diện ngời – máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong quá trình ngời sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất
Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện ngời – máy:
- Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với ngời ít kinh nghiệm.
- Tốc độ thao tác nhanh.
- Kiểm soát: Ngời sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại.
Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện:
- Phù hợp nhiệm vụ đợc giao.
- Phù hợp với ngời sử dụng.
Một số kiểu giao diện cơ bản:
- Hỏi và đáp: Kiểu này rất phù hợp với ngời ít kinh nghiệm.
Là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với ng- ời sử dụng là chuyên gia.
Là một dạng đối thoại đợc dùng để phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng đợc sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu Mẫu đợc thể hiện trên màn hình nh bản báo cáo mẫu Trên màn hình có tên mẫu chú thích cho các trờng hợp và các thông báo hớng dẫn sử dụng Kiểu giao diện này phù hợp với tất cả ngời sử dụng.
Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng các công cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đã đặt ra sao cho có hiệu quả nhất phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại.
Công cụ thực hiện đề tài
6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management System) Là một hệ thống các chơng trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thờng đợc các công ty phần mềm sản xuất và bán trên thị trờng, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu nổi tiếng hiện nay nh Microsoft Visual FoxPro, DB2, My SQL, Oracle, Microsoft Access… đối với cán bộ, công chức của Sở;
Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ đợc sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chơng trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng nh trong một số lĩnh vực khác Do vậy nên việc lựa chọn ngôn ngữ viết chơng trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra là vô cùng quan trọng Mỗi bài toán đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của ngời thực hiện bài toán toán đó Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đặt ra Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho ngời sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng đợc các yêu cầu đặt ra.
Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế thì phải tìm ra đợc một giải pháp phần mềm tối u Tức là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với ngời sử dụng… đối với cán bộ, công chức của Sở; Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu ngôn ngữ, em quyết định chọn sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng cơ sở dữ liệu cho chơng trình
6.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Microsoft Access là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional do hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft Coporation sản xuất Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng đổi mới và cải tiến và đã có nhiều phiên bản mang số hiệu 1.0, 1.1, … đối với cán bộ, công chức của Sở;, 2.0, … đối với cán bộ, công chức của Sở;, 7.0, Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2003 và phiên bản mới nhất hiện nay là Access 2003 Beta2 trong bộ Office 2003 Beta2 Access hoạt động trong môi trờng Windows Windows là một hệ điều hành với giao diện đồ hoạ Theo Access thì ngoài các bảng dữ liệu, một cơ sở dữ liệu còn có các “đối tợng” khác Đối tợng (Object) có thể là một lệnh truy vấn (hay tra cứu Query), một mẫu (Form) ví nh một mẫu để điền dữ liệu, một báo cáo (Report), một lệnh gộp (Macro) hay một đơn vị chơng trình (Module) Ngoài ra còn có những đối t- ợng do hệ thống tự tạo ra chẳng hạn nh một bảng chỉ số (MSysIndexes table). Đối tợng khác cũng có thể là một biểu đồ, một bức tranh… đối với cán bộ, công chức của Sở; do các chơng trình khác tạo ra.
Có 2 phơng pháp để tạo cơ sở một cơ sở dữ liệu trong Access Bạn có thể tạo một cơ sở dữ liệu “Rỗng” rồi sau đó bổ sung dần các bảng, các mẫu , các báo cáo và các đối tợng khác nữa vào cơ sở dữ liệu Đây là phơng pháp linh hoạt nhất nhng nó đòi hỏi phải tự xác định từng yếu tố của cơ sở dữ liệu một cách riêng biệt Phơng pháp thứ hai là dùng một “Phù hiệu cơ sở dữ liệu” (Database Wizard) để tạo luôn một thể các bảng, các mẫu và các báo cáo cho loại cơ sở dữ liệu mà bạn chọn theo sự gợi ý của Access Dù theo cách nào thì sau khi đã tạo một cơ sở dữ liệu, bạn vẫn có thể sửa đổi và bổ sung vào cơ sở dữ liệu ấy.
6.3 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic
6.3.1 Giới thiệu về Visual Basic 6.0 (Integrated Development Environment IDE)
Microsoft Visual Basic 6.0 là môi trờng phát triển ứng dụng tích hợp (Integrated Development Environment – IDE) của Microsoft dành cho lập trình viên sử dụng ngôn ngữ Visual Basic để xây dung các ứng dụng.
Visual Basic 6.0 là một thành phần của bộ công cụ phát triển ứng dụng Visual Studio 98:
MS Visual Basic 6.0 Learning Edition
MS Visual Basic 6.0 Professional Edition
MS Visual Basic 6.0 Enterprise Edition
Cách cài đặt Visual Basic 6.0
Các yêu cầu về cấu hình phần cứng: CPU, HDD, RAM… đối với cán bộ, công chức của Sở;
Cài đặt Visual Basic 6.0 từ bộ cài đặt Visual Studio 98
Cài đặt Visual Basic 6.0 từ bộ cài đặt riêng cho Visual Basic
Cài đặt tài liệu tham khảo Microsoft Develop Network - MSDN
6.3.2 Các thành phần của Visual Basic 6.0 (Integrated Development Environment – IDE)
Là môi trờng phát triển ứng dụng tích hợp, Microsoft Visual Basic 6.0 bao gồm một tập hợp các công cụ hỗ trợ ngời lập trình nh : Quản lý Project, thiết kế giao diện, viết, biên dịch, thi hành và gỡ rối chơng trình, … đối với cán bộ, công chức của Sở;
File Các chức năng quản lý Project nh tạo mới Project, lu
Project, thêm hay xoá bớt một Project khỏi môi trờng đang làm việc, biên dịch… đối với cán bộ, công chức của Sở;
Edit Các chức năng viết code nh Copy – Cut – Paste, Find
– Replace … đối với cán bộ, công chức của Sở;
View ẩn/Hiện các công cụ nh Toolbox, Project Explorer,
Project Window… đối với cán bộ, công chức của Sở;
Project Các chức năng quản lý các thành phần của một Project nh thêm/xóa các thành phần, tham chiếu các th viện, thêm/bớt các điều khiển
Format Các chức năng hỗ trợ thiết kế giao nh căn lề trái/phải/giữa, chỉnh kích thớc các điều khiển … đối với cán bộ, công chức của Sở;
Debug Các chức năng gỡ rối chơng trình
Run Các chức năng thực hiện chơng trình
Tool Một số công cụ nh Menu Editor, tạo Sub/Function, … đối với cán bộ, công chức của Sở;
Toolbox – Các điều khiển cơ bản ứng dụng của Windows.
Chứa các điều khiển dùng để thiết kế màn hình giao diện
Cửa sổ này cho phép Clocking.
Hiển thị các danh sách các thành phần có trong một Project có hay không phân chia theo từng loại thành phần (Form, Module, Class, Environment, … đối với cán bộ, công chức của Sở;) Giúp thêm bớt các thành phần vào/ra khỏi Project Giúp truy cập vào cửa sổ Properties của cả Projec.
Cửa sổ này cho phép Clocking.
Cửa sổ thiết kế giao diện
Mỗi Form có một cửa sổ thiết kê giao diên Cửa sổ này dùng kết hợp với Properties Window và ToolBox Từ cửa sổ thiết kế giao diện có thể chuyển trực tiếp qua cửa sổ viết code bằng cách double click len điều khiển muốn viết code xử lý.
Mỗi form có một cửa sổ viết code Cửa sổ viết code bao gồm hai phần. Phần 1 gồm có hai Combo Box:
Object selector và elevent selector Phần hai là vùng viết code.
Trong cửa sổ viết code, màu sắc của các từ khoá đợc thay đổi Font chữ và màu sắc có thể định lại trong mục ToolsOptions Ngoài ra, cửa sổ này còn có hai chế độ hiển thị code là Procedure và Full mode Đồng thời cửa sổ này cũng có thể chia thành hai cửa con bằng cách dùng thành spliter góc trên bên phải.
Visual Basic 6.0 (Integrated Development Environment – IDE) cung cÊp các tính năng hỗ trợ viết code nh : Complete Word, Qick Info, List contant, List method/ Properties.
Một công cụ của Visual Basic 6.0 (Integrated Development Environment – IDE) giúp xem và tìm kiếm các thuộc tính, hành động (method), sự kiện và các hằng số của các đối tợng đợc phép sử dụng trong một Project.
Gồm hai tab chính là Controls và Designers dùng để thêm/bớt các điều khiển sử dụng trong Project.
6.3.3 Các loại Project cơ bản của Visual Basic
ActiveX EXE; ActiveX DLL; ActiveX Control
ActiveX Document Dll; ActiveX Document EXE
Một ứng dụng của Window thòng có một Project nhng cũng có thể có bao gồm nhiều Project thuộc nhiều loại khác nhau Project chính của một ứng dụng thờng ở loại Standard EXE hay ActiveX EXE.
Project chính đại diện cho ứng dụng Các thuộc tính của Project chính giúp Visual Basic biết cách biên dịch và xây dung các file thực thi thích hợp.
6.3.4 Các Form trong Visual Basic
Visual Basic coi mỗi cửa sổ ứng dụng là một Form. ứng dụng Dialog Box, SDI và Explorer đều dùng chung một loại Form. Riêng ứng dụng MDI có thêm loại Form đặc biệt gọi là MDI Form. Mỗi Project chỉ có một MDI Form mà thôi.
Khi có MDI Form, các Form chuẩn trong Project có thể chuyển thànhForm MDI Chid là Form chỉ hiển thị trong vùng màn hình giới hạn bởi MDIForm.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Công văn đến Tại Phòng tổ chức – hành chính Sở tài chính - vật giá h ng yên
Phân tích yêu cầu
1.1 Phân tích yêu cầu bài toán
Tất cả công văn, tài liệu, th từ gửi đến cơ quan bất kể từ nguồn nào đều đợc gọi là văn bản đến Đối với văn bản đến phải áp dụng các nguyên tắc quản lý thèng nhÊt sau ®©y:
- Văn bản đến cơ quan đều phải qua văn th làm thủ tục vào sổ đăng ký để quản lý thống nhất;
- Khi văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
- Văn bản đến phải qua thủ trởng cơ quan, chánh văn phòng xem xét trớc khi phân phối trong nội bộ phòng hoặc cá nhân giải quyết;
- Văn bản đến cơ quan phải xử ly nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật nếu những thông tin chứa đựng trong đó thuộc phạm vi bí mật nhà nớc.
Thủ tục tiếp nhận văn bản đến:
- Sơ bộ phân loại văn bản;
- Đăng ký sơ bộ văn bản;
- Đóng dấu đến: để xác định thời gian văn bản đến, xác định đã qua văn th đã ký.
- Trình thủ trởng cơ quan hoặc ngời có trách nhiệm xem xét, phân phối và giải quyết.
- Đăng ký chuyển giao văn bản đến Đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản Đăng ký văn bản nhằm nắm những thông tin phục vụ cho việc kiểm tra, theo dõi việc giải quyết và khai thác thông tin văn bản Những thông tin cần đăng ký bao gồm: số lợng văn bản đến, nội dung văn bản đến, thời điểm văn bản đến, đối tợng giải quyết văn bản Công cụ để đăng ký văn bản đến gồm: sổ đăng ký văn bản đến, thẻ, máy vi tính. Những thông tin buộc phải ghi lại:
- Số ký hiệu văn bản;
- Số – ký hiệu hồ sơ lu;
Cần chú ý thêm các loại văn bản mật là những loại văn bản có nội dung quan trọng về các lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ, hoặc các lĩnh vực khác mà Nhà nớc cha hoặc không công bố. Trong Điều 2 và Điều 3 của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nớc quy định rõ: Các cơ quan Nhà nớc, đơn vị vũ trang, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế và mọi công dân có nghĩa vụ bảo vệ bí mật Nhà nớc Nghiêm cấm mọi hành vi làm lộ, dò xét, chiếm đoạt bí mật Nhà nớc Việc tiếp xúc, bảo quản và xử lý bí mật nhà nớc phải đợc thực hiện theo chế độ do Chính phủ quy định.
Văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ có thể có những thông tin thuộc bí mật Nhà nớc Do tính chất đặc thù, văn bản phải đợc quản lý chặt chẽ theo các quy định của pháp luật Trong phạm vi công tác văn th, văn bản mật cần đợc quản lý theo các nguyên tắc:
- Trong quá trình soạn thảo cần phải xác định đúng đắn mức độ mật. Mức độ mật bao gồm : Tuyệt mật, tối mật và mật.
- Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lu hành, tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu huỷ văn bản mật.
- Không đợc mang văn bản mật về nhà riêng, khi đi công tác xa không đợc mang theo văn bản mật không liên quan đến công tác đợc giao.
- Phải có đầy đủ các phơng tiện bảo mật ( két, hòm, tủ, khóa, thiết bị báo động… đối với cán bộ, công chức của Sở;).
- Phải bố trí cán bộ nhân viên quản lý văn bản mật theo quy định của Nhà nớc.
Từ những nét đặc thù của công tác văn th nh trên và sau khi khảo sát yêu cầu của đối tợng làm công tác văn th thì chơng trình quản lý công văn đến phải đạt đợc những yêu cầu sau:
Quản lý công văn gồm các nội dung sau phải có trong chơng trình:
- Cơ quan ra công văn;
- Chuyển bộ phận nào xử lý công văn đó;
- Tóm tắt nội dung công văn.
Bên cạnh đó chơng trình có một chức năng quan trọng nữa là chức năng tìm kiếm Chức năng tìm kiếm này phải là điểm nhấn của chơng trình, chức năng này phải thoả mãn mọi điều kiện tìm kiếm theo các tiêu chí nh sau:
- Cơ quan ra công văn;
Với tiêu chí tìm kiếm nh trên thì chức năng này còn phải hiển thị theo từng tiêu chí nh sau: Loại, ngày ra, ngày đến, tên công văn, mức khẩn, độ mật, cơ quan ra công văn, chuyển cho, ngời ký, nội dung, hoặc hiển thị toàn bộ
Chức năng tìm kiếm này phải nhanh chóng để thể hiện tính u việt của chơng trình
1.2 Yêu cầu khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến a Chơng trình quản lý công văn gồm các chức năng
- Cập nhật công văn : Để cập nhật công văn mới vào trờng công văn của cơ sở dữ liệu.
- Xem nội dung của văn bản: Đợc kích hoạt khi ngời dùng click đúp chuột trái vào phần nội dung công văn Khi ngời dùng trỏ chuột vào phần nội dung của công văn thì sẽ hiện lên chỉ dẫn này Cho phép ngời dùng xem nội dung công văn theo thứ tự của công văn Ngoài ra, ngời dùng khi nhấn nút “Xem” thì chơng trình sẽ hiển thị toàn bộ bảng quản lý công văn đến theo tất cả các tiêu chí.
- Điều chỉnh các tiêu chí của văn bản: Dùng để điều chỉnh thông tin về nội dung và các tiêu chí khác có liên quan đến công văn đó.
- Xoá công văn: Khi một văn bản lu trữ đợc thay thế bằng một văn bản khác, hay bị huỷ bỏ ta sử dụng chức năng này để xoá văn bản đó theo thứ tự bản ghi của văn bản đó
- In: Để in các công văn đã đợc lu trữ hoặc vừa mới đợc cập nhật.
- Tìm kiếm theo các tiêu chí: Cho phép tìm kiếm văn bản theo các tiêu chí có sẵn và thông qua điều kiện tìm kiếm đi kèm tiếp đó là giá trị tìm kiếm.
- Hiển thị: Bên cạnh việc tìm kiếm văn bản thì việc hiển thị văn bản tìm kiếm đợc đó nh thế nào thì chơng trình cũng đa ra một số lựa chọn để ngời dùng muốn hiển thị văn bản theo tiêu chí mình mong muốn. b Yêu cầu phần cứng
Phần cứng yêu cầu tối thiểu CPU là 132Mhz, hoặc hơn, 64 Megabyte (MB) RAM nhỏ nhất, càng nhiều RAM càng tăng khả năng đáp ứng của hệ thống 2GB ổ cứng với nhỏ nhất 650MB dung lợng hệ thống Chơng trình cài đặt thích hợp nhất trên hệ điều hành Windows
Trong giai đoạn đầu thử nghiệm chơng trình chạy rất ổn định và không gặp nhiều trục trặc và lỗi khi chạy Tiếp đó là giai đoạn bảo trì hệ thống là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất trong chu kỳ sống của của một hệ thống đối với phần lớn tổ chức Quy trình này đợc bắt đầu ngay khi hệ thống đợc cài đặt Lý do là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơn những nhu cầu thay đổi về mặt nghiệp vụ Các hoạt động bảo trì không chỉ giới hạn ở những biến đổi về phần mềm, phần cứng sao cho phù hợp hơn với yêu cầu thực tiễn quản lý, phù hợp hơn với yêu cầu của nghiệp vụ mà ngợc lại thì các quy trình nghiệp vụ cũng rút ngắn gọn sao cho phù hợp. c Đào tạo con ngời Đây là hệ thống thông tin đợc xây dựng trên cơ sở xuất phát từ thực tiễn quản lý tại phòng Tổ chức – Hành chính Sở tài chính – Vật giá tỉnh HngYên Do đó hỗ trợ ngời sử dụng trong quá trình sử dụng Tôi đã đào tạo ngời sử dụng chơng trình bằng phơng pháp “Có ngời hớng dẫn sử dụng với sự hỗ trợ của của máy tính sử dụng chuyên gia tại chỗ” Trong tình hình thực tế tạiPhòng có hai nhân viên văn th với trình độ tin học văn phòng đợc cấp chứng
Quản lý công văn đến
Xem thông tin về công v¨n
Báo cáo chỉ loại B Sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính văn phòng nh Microsoft Word, Excel và trình độ tiếng Anh chứng chỉ A
Ngày nay với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật Tôi đã sử dụng công cụ Microsoft PowerPoint để soạn bài thuyết trình cho hệ thống từ việc phân tích yêu cầu, thiết kế hệ thống và giới thiệu tổng quan về hệ thống trong một buổi đào tạo cho nhân viên của văn phòng khi triển khai hệ thống Sau đó buổi kế tiếp, Tôi tiếp tục giới thiệu về lợi ích của hệ thống mới mang lại Ngay sau,phần giới thiệu Tôi đã DEMO chơng trình và hớng dẫn tỉ mỉ về các chức năng của chơng trình, thêm vào đó tôi cũng hớng dẫn về cách tra cứu thông tin Trợ giúp trong quá trình ngời sử dụng muốn tự tìm hiểu về chơng trình.
