Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến tại phòng tổ chức hành chính sở tài chính vật giá hưng yên

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Việt Nam tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế không tránh khỏi xu hớng toàn cầu Tin học hoá lĩnh vực mối quan tâm mục tiêu quốc gia toàn giới đặc biệt nớc phát triển nh Việt Nam Hoà chung vào xu thế giới Nhà nớc ta đà ban hành chủ trơng sách kêu gọi đẩy nhanh đẩy mạnh công nghệ thông tin nh tin học vào ngành nghề, tổ chức kinh tế, tổ chức xà hội Hơn để đứng vững kinh tế thị trờng hầu hết doanh nghiệp t nhân, doanh nghiệp nhà nớc cố gắng đa tin học áp dụng hoạt động Và tin học hóa khẳng định vai trò thông qua lợi ích thực tế mà mang lại Riêng khối quan Đảng, Nhà nớc, đoàn thể nhân dân Bé bu chÝnh – ViƠn vµ Bé Khoa häc – Công nghệ đà trình Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hoá quản lý hành nhà nớc ( gọi tắt Đề án 112) Đề án đà đợc triển khai đồng khắp 64 tỉnh thành nớc, riêng tỉnh Hng Yên công tác triển khai đề án đợc năm 2001, đề án đợc triển khai theo lộ trình từ 2001 đến 2005 từ 2005 đến 2010 Từ thực tế bên cạnh việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực quản lý Nhà nớc chuyên ngành ứng dụng tin học công tác văn phòng theo xu tích hợp tin học hoá toàn Nhận thức đợc yêu cầu quan trọng việc ứng dụng Công nghệ thông tin, trớc điều kiện thuận lợi đó, Sở Tài chính- Vật Giá Hng Yên xác định cần thiết phải xây dựng triển khai ứng dụng với mục tiêu rõ ràng, giải pháp kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế địa phơng kế hoạch triển khai khả thi yếu tố đảm bảo cho thành công lâu dài việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý Tài đồng thời làm bảo đảm hiệu vốn đầu t từ Ngân sách Dới dẫn dắt tận tình Cô Nguyễn Thị Thuý giúp đỡ nhiệt tình Anh Nguyễn Thế Trung anh chị em phòng em đà lựa chọn đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến Phòng Tổ chức Hành Sở Tài Vật giá Hng Yên Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng I Tổng quan Sở Tài Chính Vật Giá- Hng Yên I Chức nhiệm vụ tổ chức máy Sở Tài tỉnh Hng Yên 1.1 Các chức nhiệm vụ chung Sở Tài tỉnh Hng Yên quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực quản lý Nhà nớc tài giá giá phạm vi nhiƯm vơ cđa ban nh©n d©n tØnh theo quy định pháp luật chịu đạo chuyên môn nghiệp vụ Bộ Tài Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức máy Sở Tài Hng Yên đợc quy định Thông t liên tịch số 115/2003/TTLT- BTCBNV ngày 28 tháng 11 năm 2003 liên Bộ Tài Bộ Nội vụ; Quyết định số 02/2004/QĐ-UB ngày 06 tháng 01 năm 2004 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hng Yên Ngoài có Thông t số 109/1999/TT-BTC ngày 11 tháng 09 năm 1999 Bộ Tài hớng dẫn nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quản lý Tài doanh nghiệp Sở Thông t số 138/1999/TT- BTC ngày 26 tháng 11 năm 1999 Bộ Tài hớng dẫn nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quản lý Tài đầu t Sở Theo văn hớng dẫn Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tổ chức Sở có không 05 phòng chuyên môn, nghiệp vụ; Uỷ ban nhân dân tỉnh định số lơng, tên gọi phòng ban chuyên môn nghiệp vụ theo đề nghị Giám đốc Sở Tài Giám đốc Sở Nội vụ Các đơn vị nghiệp thuộc Sở Uỷ ban nhân dân tỉnh định theo quy định pháp luật Quy định chức nhiệm vụ tổ chức máy, quy chế hoạt động mối quan hệ công tác Sở Tài Hng Yên đợc quy định rõ định số 493 QĐ/TC ngày 01 tháng 05 năm 2004 Giám đốc Sở Tài 1.2 Chức Sở Tài Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành văn triển khai thực sách chê độ pháp luật lĩnh vực Tài địa bàn tỉnh Hớng dẫn quan, đơn vị dự toán thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện xây dựng dự toán hàng năm; xây dựng dự toán ngân sách tỉnh theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh hớng dẫn Bộ Tài chính, Trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định Lập dự toán thu Ngân sách nhà nớc khoản thu đợc phân cấp quản lý, dự toán chi Ngân sách tỉnh tổng hợp dự toán Ngân sách cấp huyện, phơng án phân bổ Ngân sách trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định; Lập dự toán điều chỉnh trình Uỷ ban nhân dân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh định Lập toán thu, chi Ngân sách nhà nớc trình Uỷ ban nhân nhân tỉnh để trình Hội đồng nhân dân tỉnh phê chuẩn; Hớng dẫn, kiểm tra việc quản lý, toán Ngân sách cấp huyện Hớng dẫn, kiểm tra việc quản lý tài chính, ngân sách, giá, thực chế độ kế toán quyền cấp huyện, tài liên minh hợp tác xà doanh nghiệp nhà nớc tỉnh, quan, đơn vị sở ban ngành hành nghiệp Nhà nớc thuộc cấp tỉnh; Phối hợp với quan thu thuế việc quản lý công tác thu Ngân sách Nhà nớc địa bàn tỉnh theo quy định pháp luật Thẩm tra toán dự toán dự án đầu t tỉnh quản lý, thẩm định chịu trách nhiệm toán thu chi Ngân sách huyện; Lập toán thu chi Ngân sách tỉnh Tổng hợp, báo cáo toán thu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chi Ngân sách Nhà nớc địa bàn tỉnh toán thu chi Ngân sách cấp tỉnh (bao gồm toán thu, chi Ngân sách cấp tỉnh toán thu chi Ngân sách cấp huyện) trình Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét gửi Bộ Tài chính; Báo cáo bổ sung toán gửi Bộ Tài sau đợc Hội đồng nhân dân phê chuẩn Tổ chức thẩm tra toán dự án đầu t hoàn thành, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo thẩm quyền Thẩm tra phê duyệt toán dự án đầu t nguồn vốn nghiệp thuộc Ngân sách tỉnh quản lý Quản lý tài sản nhà nớc quan Hành nghiệp thuộc tỉnh theo quy định Chính phủ Hớng dẫn Bộ Tài Quản lý nguồn thu kinh phí đợc uỷ quyền cấp trên; quản lý dịch vụ tài theo quy định pháp luật Quản lý giá theo quy định Uỷ ban nhân dân tỉnh; Báo cáo tình hình giá thị trờng địa bàn tỉnh; Kiểm tra việc chấp hành niêm yết giá tổ chức, cá nhân kinh doanh địa bàn Thực chế độ thông tin báo cáo Tài chính, Ngân sách giá theo quy định pháp luật 10 Chủ trì phối hợp với quan, tổ chức có liên quan kiểm tra, tra việc thi hành pháp luật tài giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh giải tranh chấp, khiếu nại, tố cáo tài theo quy định pháp luật 1.3 Bộ máy sở Tài tỉnh Hng Yên Về tổ chức biên chế, Sở Tài Hng Yên có Giám đốc hai Phó giám đốc Giám đốc Sở Tài chịu trách nhiệm toàn hoạt động Sở Phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Giám đốc lĩnh vực công tác đợc phân công Việc bổ nhiệm Giám đốc Phó giám đốc Sở Tài Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định theo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Tài quy định theo quy định Nhà nớc quản lý cán Cơ cấu Sở Tài Hng Yên gồm: Phòng kế hoạch Quản lý Ngân sách tỉnh Phòng quản lý Ngân sách huyện xà Phòng Giá - Quản lý công sản Thanh tra Sở Phòng Tài doanh nghiệp Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phòng Tài đầu t Phòng Tổ chức hành Cơ cấu Sở Tài tỉnh Hng Yên đợc mô tả mô hình sau đây: Giám đốc Sở Phó giám đốc Phó giám đốc Giám đốc TT giá Phòng Giá & Quản lý công sản Phòng Thanh Tra Phòng KH-NS tỉnh Phòng Tài đầu t Phòng NS huyện & xà Phòng tài doanh nghiệp Giám đốc Xổ số kiến thiết Phòng Tổ chức Hành II Vị trí, chức năng, nhiêm vụ quyền hạn phòng Tổ chức Hành Hành 2.1 Vị trí, chức nhiệm vụ quyền hạn Phòng Tổ chức Hành 2.1.1 Vị trí chức Phòng tỉ chøc hµnh chÝnh lµ tỉ chøc cđa Së Tµi chính, có chức tham mu giúp Giám đốc Sở thực quản lý nhà nớc tổ chức máy hành nhà nớc biên chế hành chính, nghiệp Sở 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Xây dựng, trình Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức đơn vị thuộc Sở Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực đề án kiện toàn tổ chức máy Sở Chủ trì, phối hợp với đơn vị Sở xây dựng văn bản, đề án công tác cán bộ, công chức viên chức trình Giám đốc ban hành hớng dẫn tổ chức thực hiện: a Quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức; b Kế hoạch đào tạo, bồi dỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Sở c Đề án phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức cán Sở d Các quy chế quản lý công tác tổ chức cán nội bộ, mối quan hệ công tác tổ chức thuộc Sở, thẩm quyền trách nhiệm ngời đứng đầu tổ chức thuộc cấu Sở; e Hớng dẫn tổ chức thực văn sau đợc phê duyệt Thẩm định trình Giám đốc sở định vấn đề thuộc thẩm quyền vấn đề bổ nhiệm, miễn nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức cán bộ, công chức lÃnh đạo; thi tuyển, tuyển dụng, tiếp nhận, điều động, phân công công tác, cử công tác, học tËp, båi dìng vµ ngoµi níc, khen thëng, kû luật, việc, nghỉ hu cán bộ, công chức Sở; cán bộ, công chức Sở; quy định tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh công chức, viên chức đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Sở Hớng dẫn tổ chức thực định sau Giám ®èc Së ban hµnh Tỉ chøc thùc hiƯn mét số nhiệm vụ công tác xây dựng phát triển ngành Tổ chức Nhà nớc: a Xây dựng quy định tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ Trởng phòng Tài huyện thuộc Uỷ ban nhân dân huyện b Xây dựng tổ chức thực kế hoạch hàng năm đào tạo, bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ, cập nhật kiến thức công tác tổ chức nhà nớc cho đội ngũ cán bộ, công chức Sở đơn vị nghiệp thuộc Sở c Theo dõi tình hình thống kê số lợng, chất lợng chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức ngành Xây dựng trình Giám đốc phê duyệt, phân bổ biên chế tổ chức thực kế hoạch biên chế, tiền lơng hàng năm Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tổ chức thực quy định nhận xét, tổng hợp đánh giá kết công tác hàng năm cán bộ, công chức viên chức thuộc Sở theo quy định chung Nhà nớc quy định quan Tổ chức phối hợp với tổ chức thuộc Sở thực quy định Đảng, Nhà nớc quy định quan biện pháp tăng cờng kỷ cơng, kỷ luật, chống tham nhũng, lÃng phí, quan liêu biểu tiêu cực cán bộ, công chức viên chức Sở Tổ chức thực công tác quốc phòng toàn dân quan theo đạo Giám đốc Sở Thực công tác văn phòng Ban cán Đảng Sở Đảng uỷ quan 10 Tổng hợp nội dung báo cáo sơ kết, tổng kết công tác tổ chức cán Sở, ngành để phục vụ công tác sơ kết, tổng kết Sở 11 Tổ chức công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức quan theo quy định Nhà nớc 12 Xây dựng hình thức tổ chức cho hoạt động văn th quan, hình thức tổ chức lu trữ văn cách khoa học nhằm giữ lại tài liệu có giá trị đợc hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ 2.2 ứng dụng triển khai CNTT phòng Tổ chức Hành Hiện tại, phòng đợc trang bị máy tính PIV 1.7/128/40G đợc nối mạng với mạng nội Sở Các chơng trình ứng dụng ngành đợc triển khai phòng nh Kế toán hành nghiệp, Trao đổi liệu thu chi, bên cạnh có chơng trình Quản lý cán Quản lý lơng đợc cài đặt theo đề án 112 Uỷ ban nhân dân tỉnh Các chơng trình đà đợc triển khai đồng nhng cha đầy đủ để bao quát hết nghiệp vụ công tác văn phòng nh chơng trình quản lý công văn, chơng trình lập lịch công tác cán bé, c«ng chøc cđa Së;Do vËy thêi gian tíi với hớng phát triển chơng trình ứng dụng ngành việc tin học hoá công tác văn th yêu cầu cấp bách thực tế đòi hỏi III Tổng quan đề tài nghiên cứu 3.1 Lý lựa chọn đề tài Hiện việc xây dựng phần mềm quản lý công tác văn phòng mang tính thực tiễn cao xu tất yếu việc quản lý đại Đà có rÊt nhiỊu bé phÇn mỊm nỉi tiÕng nh Microsoft Office… cán bộ, công chức Sở;vv đà trở nên thiếu văn phòng đại Nhng thực tế đặt phải có phần mềm mang tính đặc thù nghiệp vụ quản lý Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tiếng Việt làm cho ngời dùng dễ thao tác, đem lại hiệu công việc cao, công tác văn th không nằm thực tế Từ thực trạng công tác văn th Phòng Tổ chức Hành Sở Tài Vật Giá Hng Yên em đà mạnh dạn xây dựng phần mềm quản lý công văn đến nhằm mục đích tin học hoá công tác văn th Các nghiệp vụ văn th đợc thực thủ công: Từ việc nhận công văn, sau phân loại lu trữ công văn Công việc khó khăn tìm kiếm công văn theo tiêu chí đợc yêu cầu nh : Tìm theo nội dung công văn, tìm theo tên công văn cán bộ, công chức Sở;Việc tìm kiếm nhiều thời gian mà không đem lại hiệu nh mong muốn Bên cạnh việc lu trữ công văn tốn diện tích mà làm thất lạc công văn xác văn lu trữ Để góp phần làm đại hoá công tác văn th, với trình độ hạn chế em xin đa giải pháp xây dựng Hệ thống thông tin Quản lý công văn đến 3.2 Kết cấu đề tài Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn đến phòng Tổ chức Hành Sở Tài Vật giá Hng Yên. Đề tài đợc bố cục gồm có Chơng: Chơng I : Tỉng quan vỊ Së Tµi ChÝnh – VËt Giá Hng Yên Chơng trình bày vấn đề tổng quát sở thực tập, tìm hiểu chức nhiệm vụ phòng ban Nêu khái quát đề tài nghiên cứu ý nghĩa đề tài Chơng II : Phơng pháp luận nghiên cứu Chơng trình bày có chọn lọc vấn đề phơng pháp luận làm sở cho việc nghiên cứu đề tài: - Tổ chức thông tin tổ chức - Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin - Mô hình biểu diƠn mét hƯ thèng th«ng tin - C«ng m« hình hoá Chơng III : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn đến phòng Tổ chức Hành Chơng trình bày kết quan trọng việc nghiên cứu đề tài bao gồm : Qui trình phân tích hệ thống, qui trình thiết kế liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế hình giao diện, kết thử nghiệm chơng trình Với nội dung đề tài đợc bố cục nh em đà hoàn thiện xây dựng tơng đối hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý công văn đến phục vụ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đắc lực cho công tác nghiệp vụ văn phòng nhằm đổi công tác văn th theo xu hớng tin học hoá, đại hoá quản lý 3.3 Mục tiêu đề tài Chơng trình quản lý công văn đến quản lý công văn đến giúp quản lý loại văn cách khoa học hiệu Chơng trình quản lý đợc toàn nội dụng văn nh qui trinh xử lý văn Các loại văn đợc quản lý chơng trình bao gồm: Công văn, Tờ trình, Quyết Định cán bộ, công chức Sở;Việc cập nhật thông tin văn đợc chơng trình hỗ trợ giúp giảm thiểu thao tác nhân viên văn th Chơng trình quản lý theo dõi toàn trình xử lý văn bản, thông tin văn đợc chia sẻ linh hoạt cho thành viên đơn vị Chơng trình cung cấp kho d÷ liƯu thèng nhÊt, cho phÐp ngêi sư dơng cã thể tra cứu, tìm kiếm văn cần thiết cách nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác Chơng trình đa hệ thống báo cáo thống kê tình hình xử lý văn đơn vị phòng ban cách thuận tiện nhanh chóng Em hy vọng hệ thống vào sử dụng phát huy đầy đủ ý nghĩa thực tiễn to lớn phơng diện sau : a Tin học hoá hệ thống thông tin quản lý, tạo dựng môi trờng trao đổi chia sẻ thông tin nội quan b Trên sở hỗ trợ toàn diện công tác quản lý điều hành hoạt động hàng ngày quan thông qua việc quản lý công văn, tài liệu, văn nh qui trình xử lý văn văn th phận phòng ban chuyên viên đơn vị; Trao đổi, lu trữ, cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành lÃnh đạo, nghiệp vụ chuyên môn chuyên viên c Nâng cao suất lao động d Lu trữ tổ chức văn khoa học hơn, tạo khả khai thác kho liệu dùng chung e LÃnh đạo theo dõi đợc tình trạng xử lý công việc có thông kịp thời định Chuyên đề thực tập tốt nghiệp f Chơng trình có khả tích hợp với nhiều hệ điều hành, nhờ mà tạo đợc dễ dàng triển khai đơn giản, thuận tiện sử dụng 3.4 ý nghĩa đề tài Ngày nay, công nghệ thông tin với phát triển mạnh mẽ đà đợc ứng dụng nhiều ngành Kinh tế xà hội khác đem lại lợi ích vô to lớn §· cã rÊt nhiỊu qc gia trªn thÕ giíi coi Công nghệ thông tin ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực công công nghiệp hoá đại hoá đất nớc, đa đất nớc thoát khỏi tình trạng đói nghèo, lạc hậu Chiếc máy tính cá nhân ngày không xa lạ với ngời mà đà trở nên quen thuộc thiếu đợc quan hay tổ chức Không xuất công ty, tổ chức mà ngày máy tính cá nhân xuất gia đình trở nên quen thuộc thân thiết với ngời, với ngời già hay trẻ em sử dụng thành thạo máy tính Trớc cha có máy tính chơng trình phần mềm ứng dụng, hoạt động ngời đợc tiến hành cách thủ công gây nhiều sai sót, nhầm lẫn, hiệu công việc không cao Ngày với máy tính chơng trình phần mềm đà đợc ứng dụng nhiều ngành Kinh tế xà hội khác đem lại lợi ích vô to lớn, tăng suất chất lợng, giảm chi phí không đáng có Hiện xu hớng chung công ty tổ chức ứng dụng tin học hoá vào trình sản xuất Với trợ giúp máy tính chơng trình phần mềm ứng dụng đà làm giảm sai sót, nhầm lẫn tăng chất lợng quản lý lÃnh đạo lên nhiều Tuy nhiên, ngµy kinh tÕ thÕ giíi nãi chung vµ kinh tế Việt Nam nói riêng chuyển từ chiều rộng sang chiều sâu nên chế quản lý nhà nớc nh hoạt động công ty ngày có nhiều thay đổi theo hớng quản lý đại Nhà nớc ta đà có nhiều sách để tạo chế pháp lý, giải thủ tục nhanh gọn giảm thời gian định nh ban hành văn Bên cạnh dịch vụ công Nhà nớc đợc cải tiến nhằm phục vụ với thời gian ngắn nhất, xác theo chế cửa thủ tục hành Chính chơng trình phần mềm ứng dụng quan đợc bảo trì, đổi để phù hợp để phục vụ tốt hoạt động quản lý loạt chơng trình nhằm làm đại hoá công tác văn phòng (Edocman) ®ã ch-