Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn, giấy tờ tại chi nhánh ngân hàng thăng long

Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế LỜI NĨI ĐẦU Kinh tế tồn cầu đặt hội thách thức cho Việt Nam lĩnh vực kinh tế Nước ta bước đầu tiến hành cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước, việc đẩy mạnh phát triển tất lĩnh vực kinh tế cần thiết nhiệm vụ hàng đầu nhà quản lý Cũng giai đoạn này, sự phát triển của khoa học công nghệ nói chung và của công nghệ thông tin nói riêng đã ngày một đáp ứng cho nhu cầu ngày càng cao của cuộc sống người Trong công tác quản lý, việc áp dụng công nghệ thông tin đã trở nên rất phổ biến và trở thành công việc không thể thiếu Sự áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đã làm cho việc quản lý trở nên dễ dàng rất nhiều đồng thời cũng đáp ứng được nhiều yêu cầu đối với người sử dụng Chúng ta sống kinh tế tri thức hay kinh tế thông tin Thơng tin đóng vai trị vơ quan trọng Nó làm xuất u cầu mới, địi hỏi mới, thách thức đặc biệt việc nắm bắt thông tin Quốc gia nào, người nắm bắt thơng tin nhanh, đúng, xác, kịp thời phải đảm bảo an tồn quốc gia đó, người chiến thắng Thực tế, thấy điều rằng, ứng dụng tin học vào mặt đời sống xã hội đem lại kết đáng quan tâm Từ nhà nước đến doanh nghiệp, từ công ty lớn đến công ty nhỏ dần áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin Một lĩnh vực áp dụng sớm ứng dụng cơng nghệ thơng tin kinh doanh tiền tệ ngân hàng, hầu hết ngân hàng có phần mềm chuyên dụng Tuy nhiên, số phận, số mảng chưa tin học hóa, muốn thu thành cơng ngân hàng cần phải tin học hóa hồn tồn phận Do thời gian thực tập ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn chi nhánh Thăng Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế Long em chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn, giấy tờ chi nhánh ngân hàng Thăng Long” để làm luận văn tốt nghiệp cho Luận văn em hồn thành dựa vào hướng dẫn bảo tận tình TH.s Trần Công Uẩn cán Nguyễn Đức Thọ Luận văn tốt nghiệp gồm có chương: Chương 1: Tổng quan ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn chi nhánh Thăng Long Chương 2: Những vấn đề phương pháp luận nghiên cứu đề tài cơng cụ thực Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý công văn giấy tờ chi nhánh ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn Thăng Long Do trình độ hiểu biết của em về môn học cũng các kinh nghiệm thực tế còn chưa có nên phần mềm không tránh khỏi những thiếu sót Do vậy em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy, cô và các bạn để phần mềm này được hoàn thiện Em xin chân thành cám ơn ! Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH NHNo&PTNT THĂNG LONG 1.1 Khái quát chung về chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long 1.1.1 Sơ lược lịch sử hoàn thành và phát triển của NHNo&PTNT Việt Nam Ngân hàng No&PTNT Việt Nam là một doanh nghiệp nhà nước được cấp vốn tự có, được tự chủ hoàn toàn từ khâu lựa chọn các phương thức huy động vốn, lựa chọn phương án đầu tư đến quyết định mức lãi suất với quan hệ cung cầu thị trường vốn NHNo&PTNT Việt Nam được quyền kinh doanh tổng hợp, đa năng, vừa làm chức kinh doanh thực sự, vừa làm chức dịch vụ tài chính trung gian cho chính phủ và các tổ chức kinh tế xã hội nước và quốc tế Đối tượng phục vụ chủ yếu là nông dân và các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có liên quan đến lĩnh vực nông nghiệp và nông thôn Trong những năm qua NHNo&PTNT Việt Nam đã không ngừng vươn lên để phục vụ đắc lực, có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá nông nghiệp, nông thôn Quá trình xây dựng và trưởng thành của NHNo&PTNT Việt Nam gắn bó chặt chẽ với sự chuyển dịch chế cũng chế hoạt động của ngân hàng Có thể phân chia quá trình đó làm thời kỳ: * Thời kỳ trước năm 1988, NHNo là một bộ phận của ngân hàng nhà nước hoạt động hoàn toàn mang tính hành chính bao cấp * Thời kỳ 1988-1990, với nghị định 53/HĐBT ngày 26/33/1988 của hội đồng bộ trưởng đã tách hệ thống ngân hàng thành hai cấp là ngân hàng nhà nước và ngân hàng chuyên doanh Trên 80% vốn vay của NHNo là vốn vay của ngân hàng nhà nước Đối tượng cho vay là những doanh nghiệp kinh tế quốc doanh cấp huyện tỉnh và một số hợp tác xã nông nghiệp theo mô hình cũ Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế * Thời kỳ 1990 đến nay, cùng với việc ban hành pháp lệnh ngân hàng, hợp tác xã tín dụng, công ty tài chính (25/5/1990) và hàng loạt các nghị định, quyết định của chính phủ được ban hành có quyết định công nhận NHNo&PTNT Việt Nam là doanh nghiệp nhà nước được xếp hạng đặc biệt Đây là bước ngoặt quan trọng nhất để NHNo thực sự trở thành ngân hàng thương mại có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập, tự chịu trách nhiệm về tài chính Năm 1990, bắt đầu hạch toán độc lập, với 52 chi nhánh ngân hàng tỉnh, thành phố, 447chi nhánh huyện, thị xã, 193 phòng giao dịch và 7000 đại lý làm uỷ nhiệm huy động vốn tiết kiệm ở nông thôn, 78 cửa hàng kinh doanh vàng bạc và 32000 nhân viên quản lý, với 1.561 tỷ đồng nhận từ thời kỳ bao cấp bàn giao, đó có dư nợ của doanh nghiệp nhà nước chiếm 92%, các hợp tác xã nông nghiệp chỉ có 6%, cá thể 2% Nợ bị khê đọng khó đòi lên tới 800 tỷ đồng, chiếm 51% tổng số vốn.Vì vậy có lúc người ta gọi ngân hàng nông nghiệp là ngân hàng 10 nhất: thiếu vốn nhất, nợ quá hạn nhiều nhất, sở hạ tầng lạc hậu nhất, tổn thất rủi ro cao nhất, trình độ nghiệp vụ kém nhất, kinh doanh thua lỗ nhất, đời sống khó khăn nhất, tín nhiệm thấp nhất Trải qua những năm tháng vật lộn với chế thị trường vượt qua bao khó khăn chồng chất phấn đấu không ngừng đổi mới, NHNo&PTNT Việt Nam đã trở thành ngân hàng thương mại quốc doanh đa có quy mô vào loại lớn nhất Việt Nam , là hệ thống ngân hàng nhất có mạng lưới tổ chức rộng khắp phạm vi toàn quốc Dư nợ đạt 24.730 tỷ đồng năm 1997 (gấp 16 lần năm 1990) Khách hàng của NHNoVN là hàng chục triệu hộ nông dân, riêng năm 1997 có 6,6 triệu hộ còn dư nợ ngân hàng Tính đến tháng năm 1998 tổng số vốn của ngân hàng NHNoVN đạt 26.685 tỷđồng Trong đó nguồn vốn huy động từ dân cư và các tổ chức kinh tế đạt 22.009 tỷ đồng , vốn vay Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế 2.683 tỷ đồng, tỷ lệ huy động 82% điều này chúng tỏ NHNoVN ngày càng tự lực và chủ động về nguồn vốn kinh doanh Điều đáng ghi nhận những năm gần NHNoVN đã chuyển mạnh sang tập trung đầu tư theo các chương trình phát triển kinh tế xã hội, khai thác và phát huy tiềm năng, thế mạnh của các địa phương đặc biệt là những chương trình quốc gia chính phủ chỉ đạo Hầu hết các chương trình đều mang lại hiệu quả và tương đối an toàn vốn tín dụng 1.1.2 Sơ lược lịch sử hoàn thành và phát triển của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long Sở giao dịch I (SDG I) là một bộ phận của trung tâm điều hành NHNo&PTNT VN là một chi nhánh hệ thống NHNo, có trụ sở tại số đường Phạm Ngọc Thạch, quận Đống Đa – Hà Nội Sở giao dịch I NHNo&PTNT được thành lập theo quyết định số 15/TCCB ngày 16/03/1991 của tổng giám đốc NHNoVN với chức chủ yếu là đầu mối để quản lý các ngành nông lâm ngư nghiệp và thực hiện thí điểm văn bản, chủ trương của ngành trước áp dụng toàn bộ cho hệ thống, trực tiếp thực hiện cho vay địa bàn Hà Nội, cho vay đối với các công ty lớn về nông nghiệp như: Tổng công ty rau quả, công ty thức ăn gia súc Ngày 01/04/1991, SDG I chính thức vào hoạt động Lúc mới thành lập, SDG I chỉ có hai phòng ban: phòng tín dụng và phòng kế toán cùng một tổ kho quỹ Năm 1992, SDG I được sự uỷ nhiệm của TGD NHNo đã tiến hành thêm nghiệp vụ mới đó là quản lý vốn và điều hoà vốn, thực hiện quyết toán tài chính cho 23 tỉnh thành phố ( từ Hà Tĩnh trở ra) Trong các năm từ 1992-1994 việc thực hiện tốt nhiệm vụ này của SGD I đã thực hiện tốt chế khoán tài chính, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của 23 tỉnh thành phố phía bắc Từ cuối năm 1994, SGD I thực hiện nhiệm vụ điều chỉnh vốn theo lệnh của SGD I và thực hiện kinh doanh tiền tệ địa bàn Hà Nội bằng cách huy động tiền Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế nhàn rỗi của dân cư, các tổ chức kinh tế bằng nội tệ, ngoại tệ sau đó cho vay để phát triển sử dụng kinh doanh đối với mọi thành phần kinh tế Ngoài SGD I còn làm các dịch vụ tư vấn đầu tư, bảo lãnh, thực hiện chiết khấu các thương phiếu, các nghiệp vụ toán, nhận cầm cố, thế chấp tài sản, mua bán kinh doanh ngoại tệ, vàng bạc đá quý, tài trợ xuất khẩu và càng khẳng định tầm quan trọng của mình hệ thống NHNoVN Từ ngày 14/04/2003, sở giao dịch I đổi tên thành chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long Theo quyết định số 17/QĐ/HĐQT-TCCB, ngày12/02/2003 của chủ tịch hộ đồng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam về việc chuyển đổi tên sở giao dịch NHNo&PTNT I thành chi nhánh NHNO&PTNT Thăng Long Đến thời điểm 31/12/2005, chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long có 254 cán bộ biên chế 1.2 Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, chi nhánh và phòng giao dịch trực thuộc NHNo&PTNT Thăng Long 1.2.1 Các phòng ban: Các phòng nghiệp vụ: - Phòng kế hoạch - Phòng tín dụng - Phòng thẩm định - Phòng kế toán - Phòng ngân quỹ - Phòng hành chính - Phòng tổ chức cán bộ và đào tạo - Phòng kiểm tra kế toán nội bộ - Phòng vi tính - Phòng toán quốc tế - Tổ tiếp thị Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế - Tổ thẻ Các chi nhánh phòng giao dịch: - Chi nhánh Tây Sơn + Điểm giao dịch 157 phố Tây Sơn - Chi nhánh Trung Yên + Phòng giao dịch Nguyễn Tuân - Chi nhánh Định Công - Chi nhánh Láng Thượng + PGD Nguyễn Phong Sắc - Chi nhánh Chợ Mơ + PGD Kim Đồng + PGD Trương Định - Chi nhánh Nguyễn Khuyến - Chi nhánh Nguyễn Đình Chiểu + PGD số2 + PGD số - Chi nhánh Hàm Long - Chi nhánh Phan Đình Phùng * Phòng giao dịch: - Phòng giao dịch Hàng Gà - Phòng giao dịch Bờ Hồ 1.2.2 Sơ đồ tổ chức: Giám đốc Phạm Thị tín Hương Phịng dụng PhóLớp giám Tinđốc 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ, các chi nhánh và các phòng giao dịch thuộc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long 1.2.3.1 Phòng kế hoạch Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế - Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương - Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn theo đinh hướng kinh doanh của NHNo&PTNT Thăng Long - Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạch của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long - Tổng hợp phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết - Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro tín dụng - Tổng hợp báo cáo chuyên đề theo quy định - Thực hiện các nhiệm vụ khác giám đốc chi nhánh Ngân Hàng Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn Thăng Long giao 1.2.3.2 Phòng tín dụng - Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín : sản xuất, chế biến tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng - Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao - Tiếp nhận và thực hiện chương trình dự án thuộc nguồn vốn nước, ngoài nước Trực tiếp làm dịch vụ ủy thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân và ngoài nước - Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm địa bàn đồng thời theo dõi, đánh giá, tổng kết, đề xuất giám đốc - Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng giải quyết Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A Luận văn tốt nghiệp Chuyên ngành Tin học Kinh tế - Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh trực thuộc địa bàn - Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định - Thực hiện các nhiệm vụ khác giám đốc chi nhánh NHNo& PTNT Thăng Long giao 1.2.3.3 Phòng thẩm định - Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao - Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng phân cấp ủy quyền - Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình NHNo&PTNT Việt Nam theo phân cấp ủy quyền - Tiếp nhận và thực hiện thẩm định các chương trình dự án thuộc nguồn vốn nước, ngoài nước - Giúp giám đốc chỉ đạo, kiểm tra hoạt động thẩm định dự án của các chi nhánh trực thuộc địa bàn - Tổng hợp báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định - Thực hiện các nhiệm vụ khác giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long giao 1.2.3.4 Phòng kế toán - Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và toán theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam, Ngân Hàng Nhà Nước - Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương của chi nhánh NHNo&PTNT Thăng Long trình NHNo&PTNT Việt Nam phê duyệt - Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của ngân hàng nông nghiệp địa bàn Phạm Thị Hương Lớp Tin 45A