Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Trung tâm Thông tin khoa học Công An - Viện Chiến lược và Khoa học Công An

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOA, THE THAO VA DU LICH TRUONG DAI HQC VAN HOA HA NOL

NGUYEN THI MINH THU

*ỨU HOÀN THIEN BQ MAY TRA C

> TAM THONG TIN KHOA HQC CONG AN -

VIEN CHIEN LUQC VA KHOA HOC CONG AN

Chuyên ngành: Thư viện học Mã số: 60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS, TS NGUYÊN HỮU HÙNG

Hà Nội — 2010

DANH MUC CAC BANG BIEU 4

CHƯƠNG 1: BỘ MAY TRA CUU TIN TRONG HOAT DONG THONG TIN THU’

VIEN Ở TRUNG TAM THONG TIN KHOA HQC CONG AN - VIỆN CHIEN LUQC

1.1 Đặc trưng của hoạt động thông tin thư viện ở Trung tâm Thông tin Khoa học Công an - Viện Chiến lược và Khoa học Công an 10 1.1.1 Khái quát về Trung tâm Thông tin Khoa học Công an 10

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và tập quán tra cứu tin tai Trung tâm Thông tin

1.2.2 Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin của Trung tâm Thông tin Khoa học

2.3.2 Hệ thống mục lục 2.3.3 Kho tài liệu tra cứu 2.3.4 Cơ sở dữ liệu 2.4 Nhận xét

2.4.1 Ưu điểm của bộ máy tra cứu tin 2.4.2 Nhược điểm của bộ máy tra cứu tin

60 64 65 68 69 7

(CHUONG 3: GIAI PHAP HOAN THIEN BQ MAY TRA CUU TIN CUA TRUNG TÂM

THONG TIN KHOA HQC CONG AN - VIEN AN

3.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại

3.3 Tạo lập và phát triển kho tài

3.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ đội ngũ cán bộ 3.5 Đào tạo người dùng tin

85

85

TTKHCA Thông tin Khoa học Công an CL & KHCA Chiến lược và Khoa học Công an

NCKH & GD nghiên cứu khoa học và giảng dạy

Bang |: Số lượngngười dùng tin dén với Trung tâm TTKHCA từnăm2007 đến 2009 'Bảng 2:Số lượng người dùng tin nhóm 1 sử dụng bộ máy tra cứu

Bang 3: Nhận xét của người dùng tin nhóm 1 sử dụng bộ máy tra cứu Bang 4: Số lượng người dùng tin nhóm 2 sử dụng bộ máy tra cứu Bang 5: Nhận xét của người dùng tin nhóm 2 sử dụng bộ máy tra cứu 'Bảng 6; Số lượng người dùng tin nhóm 3 sử dụng bộ máy tra cứu Bang 7; Nhận xét của người dùng tin nhóm 3 sử dụng bộ máy tra cứu 'Bảng 8: Số lượng người dùng tin nhóm 4 sử dụng bộ máy tra cứu 'Bảng 9; Nhận xét của người dùng tin nhóm 4 sử dụng bộ máy tra cứu Bảng 10; Một số loại tài liệu tra cứu tiêu biểu

Bang 11: Cac tài liệu kinh điển

Bảng 12; Các CSDL của Trung tâm TTKHCA

Bang 13: Danh sách 10 tờ phích (mẫu) được rút ra từ ô phích 355.01 trong

hệ thống mục lục

Bảng 14: Bảng thống kê khảo sát phiếu yêu cầu

Bảng 15: Hiệu quả các cuộc tìm trong mảng tin thử nghiệm

Bang 16: Y kiến đánh giá của người dùng tin v BMTC cia Trung tâm TTKHCA

Trang 18 20 20 2I 2 2 2 24 24 46 48

62

6T 68

Trang

Hình 2 3 4 5 6: Một số lỗi của phần mềm Libol 56-58

nội dung, đa dạng về hình thức, tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau (dạng,

giấy, vi phim, vi phiếu, băng từ, đĩa từ, đĩa quang ) Do vậy, việc tiếp cận với tat cả các nguồn tài liệu đưới nhiều hình thức gặp không ít khó khăn Đề chỉ dẫn và định hướng cho người dùng tin và người dùng tin trong việc lựa chọn, sử dụng, nguồn thông tin khổng lồ nhằm đáp ứng nhu cầu tin của mình thì một trong

những vấn đề quan trọng trong mỗi cơ quan thông tin thư viện là phải tổ chức

được những phương tiện tra cứu hữu hiệu để cho việc khai thác thông tin, tra tìm tài liệu của người dùng tin và người dùng tin được thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả Bộ máy tra cứu tin của các cơ quan thông tin thư viện chính là cầu nối để người dùng tin tiếp cận tới nguồn thông tin có trong thư viện, là công cụ tìm kiếm và phổ biến thông tin, là chìa khoá để người dùng tin mở cánh cửa kho tri thức nhân loại Bộ máy tra cứu tin có ý nghĩa to lớn đối cả với

người dùng tin và với cán bộ thông tin - thư viện

Trung tâm Thông tin Khoa học Công an thuộc Viện Chiến lược & Khoa học Công an - Bộ Công an là cơ quan thông tin khoa học đầu ngành của lực lượng Công an nhân dân có nhiệm vụ nghiên cứu, chọn lọc, xử lý và cung cấp thông tin không chỉ phục vụ lãnh đạo Bộ Công an mà còn đáp ứng nhu cầu thông tin cho cán bộ, chiến sĩ trong toàn lực lượng Do đó, để tạo điều kiện cho người dùng tin trong việc tìm kiếm, khai thác và sử dụng một cách có hiệu quả nguồn thông tin có trong Trung tâm TTKHCA, việc tổ chức và hoàn thiện bộ máy tra

cứu trở nên cần thiết

thông tin đã có những bước chuyên đối từ hoạt động thủ công truyền thống sang tự động hoá nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin của người dùng tin Tuy

nhiên, trước sự phát triển nhanh chóng về khoa học công nghệ cũng như nhu cầu

khai thác thông tin ngày càng cao của người dùng tin tại Trung tâm TTKHCA thì hoạt động tra cứu thông tin cụ thê là bộ máy tra cứu tin ở Trung tâm còn chưa

thật đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của người dùng tin Nghiên cứu, khảo sát cụ

thé và toàn diện bộ máy tra cứu, đưa ra những đánh giá khách quan, tìm ra

phương hướng đúng đắn và những giải pháp khả thi nhằm tiếp tục hoàn thiện và

nâng cao chất lượng hoạt động của bộ máy tra cứu tin là một trong những vấn đề quan trọng trong hoạt động thông tin của Trung tâm TKHCA - Viện CL & KHCA

Với lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy

tra cứu tin của Trung tâm Thông tin Khoa học Công an - Viện Chiến lược và Khoa học Công an” làm đề tài luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Thư

viện học của mình

2 Tình hình nghiên cứu:

Van đề khảo sát bộ máy tra cứu tin đã được không ít tác giả quan tâm

nghiên cứu và đến nay các tác giả đều đi vào khảo sát bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan thông tin - thư viện cụ thê Có thê kê tới như: “Nghiên cứu hoàn thiện bộ máy tra cứu của Thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nột` của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc, hay “Khảo sát bộ máy tra cứu tin tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thu Thuỷ Xung quanh hoạt động

thong tin cua Trung tam TTKHCA — Vién CL & KHCA cing da co mét số luận

văn đi sâu nghiên cứu như: luận văn “Xây dựng và khai thác các nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học - Viện Khoa học Công an” của tác giả Nguyễn Thị Liên Hoa (1995), hay “Nâng cao chất

Thuý Nga (2007) Luận văn của hai tác giả Nguyễn Thị Liên Hoa và Lê Thị

Thuý Nga cũng đã đề cập một phần đến vấn đề về bộ máy tra cứu tin của Trung

tâm TTKHCA Tuy nhiên, tông thê của bộ máy tra cứu cùng với cách tiếp cận toàn diện tại Trung tâm TTKHCA chưa được nghiên cứu một cách sâu sắc Đây là vấn đề cần thiết vì bộ máy tra cứu tin có một vai trò quan trọng, quyết định

chất lượng của hoạt động thông tin - thư viện Chọn vấn đề này làm đề tài luận

văn với hy vọng có thê kế thừa những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trước, đồng thời vận dụng những kết quả đã học và kinh nghiệm trong quá trình

làm việc của bản thân để làm rõ thực trạng ưu, nhược điểm trên cơ sở đó đề xuất

các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng bộ máy tra cứu tin của Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối tượng nghiên cứu của luận văn này là: Bộ máy tra cứu tin được tô chức ở Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA

- Phạm vi nghiên cứu là: Bộ máy tra cứu tin của Trung tâm TTKHCA - Viện

CL & KHCA từ năm 2004 đến nay

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu:

- Mục tiêu nghiên cứu: Khảo sát và đánh giá thực trạng bộ máy tra cứu tin

tại Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA, từ đó đề xuất những giải pháp

hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Trung tâm - Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Khảo sát thực trạng bộ máy tra cứu tin của Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA

+ Đánh giá những ưu điểm và nhược điềm của bộ máy tra cứu tin.

Š Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau: - Quan sát trực tiếp;

- Phỏng vần, điều tra bằng phiếu;

- Thực nghiệm;

- Thống kê;

- Phân tích, tống hợp

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài:

Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy tra

cứu từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động công tác thông tin tại Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA

7 Bô cục của luận văn:

Ngoài phần mở đâu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận

văn gồm ba chương:

Chương ï: Bộ máy tra cứu tin trong hoạt động thông tin thư viện ở Trung tâm

Thông tin Khoa học Công an —- Viện Chiến lược và Khoa học Công an

Chương 2: Thực trạng bộ máy tra cứu tin của Trung tam Thông tin Khoa học Công an - Viện Chiến lược và Khoa học Công an

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện bộ máy tra cứu tin của Trung tâm Thông tin Khoa học Công an — Viện Chiến lược và Khoa học Công an.

CHUONG 1

BO MAY TRA CUU TIN TRONG HOAT DONG THONG TIN THU VIEN O TRUNG TAM THONG TIN KHOA HOC CONG AN

- VIỆN CHIẾN LƯỢC VA KHOA HOC CONG AN

1.1 BAC TRUNG CUA HOAT DONG THONG TIN THU VIEN 6 TRUNG TAM THONG TIN KHOA HOC CONG AN - VIEN CHIEN LƯỢC VÀ KHOA HỌC CONG AN

1.1.1 Khái quát về Trung tâm Thông tin Khoa học Công an

Ngày 6/ 1/ 1974, Bộ trưởng Bộ Công an kí Quyết định số 1§-CA/QĐÐ

thành lập Viện Nghiên cứu Khoa học Công an với nhiệm vụ giúp Bộ trưởng tông kết khoa học các mặt công tác công an có tính chất chung, phục vụ yêu cầu đấu tranh đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội: Giúp Bộ trưởng hướng dẫn các Vụ, Cục, các trường thuộc Bộ nghiên cứu tông kết những công

tác có liên quan đến nhiệm vụ, chức năng của Vụ, Cục, trường nhằm nâng cao

trình độ lý luận và năng lực nghiệp vụ của cán bộ, chiến sĩ Theo Quyết định

này, trong tô chức bộ máy của Viện có một phòng là Phòng tư liệu nghiệp vụ

với nhiệm vụ tô chức việc thông tin khoa học Công an trong nước và ngoài nước

Đến ngày 19/ 4/ 1989, Bộ trưởng Bộ Nội vụ (nay là Bộ Công an) kí Quyết

định số 2§-QĐ-BNV đổi tên Viện Nghiên cứu Khoa học Công an thành Cục Khoa học và Kỹ thuật với nhiệm vụ giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác khoa học và kỹ thuật; Nghiên cứu khoa học; Tô chức ứng dụng khoa học và kỹ thuật vào công tác công an; Tiến hành thông tin khoa học; Tô chức thực hiện chính sách phát triển khoa học và kỹ thuật của Đảng, Nhà nước trong lực lượng

Công an nhân dân Cùng với sự trưởng thành của Cục Khoa học và Kỳ thuật,

ngày 12/ 8/ 1989 Bộ trưởng Bộ Nội vụ kí Quyết định số 67/QĐ-BNV thành lập

Trung tâm Thông tin Khoa học và kỹ thuật (sau đây gọi tắt là Trung tâm) Theo Quyết định này, Trung tâm có nhiệm vụ và quyên hạn:

- Tham mưu cho Cục trưởng Cục Khoa học và kỹ thuật trong việc định hướng phát triên công tác thông tin khoa học và kỹ thuật trong từng thời kỳ

- Phát hiện, thu thập, biên dịch các tài liệu trong nước và nước ngoài thuộc

lĩnh vực an ninh, trật tự phục vụ nhu cầu tin về khoa học và ky thuật cho lãnh đạo, nghiên cứu khoa học nghiệp vụ Công an, ứng dụng khoa học và kỹ thuật vào thực tế công tác, chiến đấu của lực lượng Công an nhân dân

- Phô biến thông tin khoa học và kỹ thuật cho cán bộ, chiến sĩ Công an nhân dân, góp phan thúc đây việc áp dụng các tiến bộ về khoa học nghiệp vụ

Công an, khoa học và kỹ thuật vào thực tế công tác, chiến đầu của lực lượng Công an

- Xây dựng mạng lưới cộng tác viên khoa học và kỹ thuật cho Trung tâm Trung tâm có con dấu riêng và có bộ phận thường trực ở phía Nam

Trải qua 30 năm hoạt động đến ngày 14/ 12/ 2004, Bộ trưởng Bộ Công an kí Quyết định số 1441/2004/QĐ-BCA (X13) thành lập Viện CL & KHCA trên cơ sở Viện Nghiên cứu Khoa học Công an làm nòng cốt và sáp nhập thêm một số đơn vị khác, đồng thời Trung tâm Thông tin Khoa học và Kỹ thuật cũng được đôi tên thành Trung tâm TTKHCA

Ngày I1/ 12/ 2009, Bộ trưởng Bộ Công an kí Quyết định số 4057/QD-BCA

quy định lại chức năng, nhiệm vụ, quyên hạn và tô chức bộ máy của Viện CL & KHCA.

Viện CL & KHCA có vị trí và chức năng: Giúp Đảng uỷ Công an Trung

ương và Bộ trưởng nghiên cứu những vấn đề chiến lược và khoa học thuộc lĩnh

vực bảo vệ an ninh quốc gia, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội và xây dựng lực lượng Công an nhân dân; Tổ chức chỉ đạo triên khai thực hiện các chiến lược, chương

trình, đề tài và thông tin khoa học đã được cấp có thâm quyên phê duyệt theo sự

lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng uỷ Công an Trung ương và Bộ trưởng Bộ Công an;

Thống nhất quản lí, chỉ đạo các hoạt động khoa học nghiệp vụ và khoa học xã hội nhân văn trong lực lượng Công an nhân dân

Viện CL & KHCA có 3 nhiệm vụ chính: Nghiên cứu khoa học, quản lí

khoa học và thông tin khoa học

Tổ chức bộ máy của Viện có: Phòng Tông hợp; bốn Ban Nghiên cứu khoa

học; Ban Quản lí khoa hoc va Trung tam TTKHCA

Trong đó, Trung tâm TTKHCA có nhiệm vụ: Tô chức việc tạo nguồn, thu thập, xử lý, bảo quản, lưu giữ và tô chức phô biến các nguôn thông tin tư liệu khoa học trong và ngoài nước có liên quan đến công tác bảo vệ an ninh chính trị

và trật tự an toàn xã hội đê phục vụ lãnh đạo chỉ huy và nghiên cứu khoa học của

toàn lực lượng: Tô chức biên dịch, biên tập, in ấn, phát hành các ấn phâm thông

tin khoa học trong toàn lực lượng Công an nhân dân

Trung tâm chịu sự chỉ đạo về mặt nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia) Trong vai trò là cơ quan thông tin đầu ngành của Bộ Công an, Trung tâm đã và đang tích cực triển khai xây dựng mạng lưới công tác thông tin khoa học thông suốt và đạt hiệu quả cao trong toàn lực lượng Công

an nhân dân; Là đầu mối trao đôi thông tin khoa học với các Trung tâm

Thông tin trong nước và quốc tế; Là đầu mối cho các đơn vị trong lực lượng Công an nhân dân trao đối tài liệu, làm giàu nguồn lực thông tin của đơn vị minh; La co quan nghiên cứu về thông tin khoa học và tô chức công tác nghiên cứu về thông tin khoa học trong toàn lực lượng Công an nhân dân;

Chi dao về mặt nghiệp vụ công tác thông tin khoa học trong lực lượng Công an nhân dân; Tô chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin khoa học trong lực lượng Công an nhân dân; Tổ chức tích hợp các cơ sở dữ liệu để xây dựng Ngân hàng dữ liệu về thông tin khoa học trong toàn lực lượng Công an nhân

dân{ [ ], [3], [5] [7] [8] [9]:

Cơ cầu tổ chức của Trung tâm:

Bộ phận Tư liệu - Thư viện: Thư viện là thành phần quan trọng và không thê thiếu được trong hoạt động thông tin khoa học Nguôn thông tin càng phong

phú, đa dạng sẽ là tiền đề đề Trung tâm Thông tin càng ngày càng phát triển hơn

bởi nó là đầu vào của mọi hoạt động thông tin Do nhận thức được ý nghĩa của hoạt động này nên Thư viện có nhiệm vụ: Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin khoa học có chất lượng: Tô chức thư viện truyền thông và thư viện điện

tử ở phía Bắc và phía Nam; Biên soạn thư mục thông báo sách và tư liệu mới, các loại thư mục chuyên đề theo đơn đặt hàng của cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiên

cứu khoa học; Xây dựng các loại cơ sở dữ liệu; Thực hiện các dịch vụ thong tin - thư viện Bên cạnh đó, tô công nghệ thông tin của bộ phận có nhiệm vụ: Quản trị

hệ thống máy tính về thông tin khoa học trong toàn lực lượng Công an nhân dân,

đồng thời phụ trách tin học hoá công tác thông tin khoa học của Trung tâm Bộ phận Thông tin: Có nhiệm vụ biên dịch, biên tập nội dung các an pham thông tin khoa học của Trung tâm

Bộ phận Tuyên truyền phát hành, phổ biến tin: Có nhiệm vụ xuất bản, phát

hành và tuyên truyền phô biến thông tin do Trung tâm phát hành; Tô chức nghiên cứu khoa học; Tô chức trao đôi thông tin quốc gia, quốc tế; Phụ trách mạng lưới

thông tin khoa học của Trung tâm

Các bộ phận nghiệp vụ kê trên đều có một Phó Giám đốc điều hành trực tiếp nên có khả năng hoạt động độc lập dưới sự chỉ đạo thống nhất của Giám đốc

Trung tâm.

Ngày 12 tháng 3 năm 1994 Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã kí chỉ thị số 02- CT/BNV (V14) về thống nhất quản lí công tác thông tin khoa học của ngành Công an Trong Chỉ thị nêu rõ: “Giao cho Trung tâm Thông tin Khoa học làm nhiệm vụ cơ quan thông tin khoa học Ngành” Từ năm 2000 đến nay, Trung tâm vừa là đầu mối đê các đơn vị trong ngành Công an trao đôi tư liệu với nhau, vừa

là đầu mối để các đơn vị trong và ngoài ngành đến khai thác tư liệu Trung tâm

TTKHCA đã tô chức được một mạng lưới thông tin khoa học trong lực lượng

Công an nhân dân Hiện nay mạng lưới công tác thông tin khoa học trong lực lượng Công an nhân dân ngày càng được mở rộng, gồm các đơn vị thông tin trong 6 Tông cục, 2 Học viện, các Trường và một số địa phương tham gia và cùng nhau trao đôi làm giàu nguồn lực thông tin Trung tâm đã làm tốt chức năng cơ quan thông tin đầu ngành trong việc phối hợp giữa các đơn vị thông tin trong lực lượng Công an nhân dân và đầu mối quan hệ tốt với các cơ quan thông tin của Đảng và Nhà nước

Đội ngũ cán bộ:

Từ khi mới thành lập (1974) Trung tâm chỉ có 4 cán bộ trong đó 2 người tốt nghiệp đại học Ngoại ngữ, 1 người sơ cấp và l người trung cấp, không có ai được đào tạo về chuyên ngành Thông tin - thư viện Đến năm 1989, khi Trung tâm Thông tin Khoa học và Kỹ thuật được thành lập, do nhu cầu công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ được bồ sung gồm 14 cán bộ trong đó có 1 Giáo sư, tiến sĩ Nguyễn Đình Ngọc làm Giám đốc Trung tâm, | tiền sĩ 2 thạc sĩ, 2 đại học

Thông tin - thu viện, § đại học Ngoại ngữ va | trung cấp Năm 2004, sau 30 năm

hoạt động, được sự quan tâm của Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Viện, Trung tâm đã

đạt được những thành tích đáng kê về mọi mặt Đến thời điểm hiện nay, Trung

tâm có 23 cán bộ bao gồm: l tiến sĩ ngành an ninh; 6 thạc sĩ các chuyên ngành: Thông tim - thư viện, Công nghệ thông tin, Ngoại ngữ, Văn hoá học, Ngôn ngữ; 3 cán bộ đang học cao học các chuyên ngành Thông tin - thư viện, Ngoại ngữ,

Ngôn ngữ; và 13 cán bộ tốt nghiệp đại học các ngành: An ninh nhân dân, Thông

tin - thư viện, Lưu trữ, Ngoại ngữ (gồm tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc,

Tiếng Nga), Điện tử viễn thông, Ngân hàng Với đội ngũ cán bộ đa dạng như vậy hàng năm Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo Trung tâm đều tô chức các khoá học tại Trung tâm về nghiệp vụ thông tin như lớp học về sử dụng và khai thác phần mềm thư viện, lớp biên tập các ấn phẩm thông tin khoa học, Marc 21 Ngoài ra, Trung tâm còn gửi cán bộ đi học các lớp nghiệp vụ ngắn ngày do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia), hay Thư viện Quốc gia tô chức Do được đào tạo thường xuyên nên cán bộ Trung tâm đã đảm nhận và hoàn thành tốt các chức năng và nhiệm vụ mà cấp trên giao

Cơ sở vật chất:

Trước năm 1998 do chưa được sự quan tâm của Lãnh đạo nên cơ sở vật chất của Trung tâm còn rất nghèo nàn với tông diện tích của Trung tâm chỉ 96m” gom 2 phòng làm việc, 2 kho sách vừa là kho vừa là phòng đọc, các trang thiết bi

kỹ thuật rất lạc hậu Đến năm 1998, cùng với sự phát triển của công nghệ thông

tin, Lãnh đạo Bộ Công an đã duyệt cho Trung tâm thực hiện Dự án DA-9§-01

xây dựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin với tông số kinh phí đầu tư là 5 tỷ Việt Nam đồng Khi Dự án triên khai được một thời gian, máy móc thiết bị được mua về nhưng không có mặt bằng đê triên khai nên Lãnh đạo Viện đề nghị và

được Lãnh đạo Bộ chấp nhận ký duyệt cho Dự án xây dựng Trụ sở Trung tâm

Thông tin với tông diện tích là 3.000m” (§ tầng) Đến năm 2004, cả hai dự án này

đều đã hoàn thành và đưa vào khai thác, sử dụng một cách đồng bộ với 5 kho

sách trong đó có 2 kho sách công khai, l kho tài liệu tra cứu, 2 kho tài liệu mật

và 3 phòng đọc gồm 1 phòng đọc tài liệu công khai, 1 phòng đọc tài liệu mật, l phòng đọc tài liệu điện tử với mạng LAN gồm 108 nút mạng, 5 máy chủ điêu hành mạng, khai thác Internet bằng ADSL Từ đó đến nay, Trung tâm đã triên khai các trang thiết bị hiện đại, đưa công tác phục vụ nhu cầu thông tin khoa học vào nên nêp

1.1.2 Đặc điểm vốn tài liệu

Đối với bất kì một thư viện hay một cơ quan thông tin nào thì việc xây

dựng vốn tài liệu hay nguồn lực thông tin là việc làm cần thiết Vốn tài liệu phải

được xây dựng, bô sung, cập nhật thường xuyên liên tục, phù hợp với diện bao quát, đối tượng phục vụ của thư viện

Với xuất phát điểm ban đầu là một tủ sách nghiệp vụ, đến nay kho sách của Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA đã lên tới 3 vạn đầu sách, phong

phú về nội dung, đa dạng về loại hình, bao gồm các tài liệu công bố và tài liệu

không công bó

Tài liệu công bố:

- Tài liệu dạng sách: 25.000 tên sách Tài liệu này chiếm 50% trong tông

sO von tai liệu hiện có chủ yếu là các thông tin về chính trị, xã hội, các văn kiện,

nghị quyết của Đảng và Nhà nước, các sách của các tác giả kinh điên Mác - Ăngghen, V.L Lênin, Hồ Chí Minh

Ngoài ra, Trung tâm cũng có các loại tài liệu tra cứu (chiếm 10%) như

Bách khoa toàn thư, các loại niên giám, chỉ dẫn, từ điển Các tài liệu tra cứu

này cung cấp cho người dùng tin những thông tin về các khái niệm, những giải thích ngữ nghĩa được coi là chuân mực và đã được công nhận trong một phạm vi

nhất định Số tài liệu này chiếm tỉ lệ rất nhỏ trong tông số tài liệu công bố nhưng

chúng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng tin trong việc tra cứu thông tin - Báo, tạp chí quốc văn: 7 loại

Đây là những ấn phẩm định kỳ ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng

quý Những ấn phẩm này cung cấp cho người dùng tin những thông tin nhanh

nhất và kịp thời nhất về tình hình kinh tế xã hội cũng như các đường lối tư tưởng

chính trị của Đảng và Nhà nước

Tài liệu không công bố (chiếm 40%): Được chia thành 2 loại:

- Loại thứ nhất: Bao gồm các văn bản pháp quy: + Văn kiện của Đảng chỉ đạo công tác công an

+ Văn kiện Nhà nước liên quan đến công tác công an từ 1945-1985

+ Văn kiện Công an gồm Nghị quyết các hội nghị Công an từ lần thứ nhất

đến lần thứ 64; Các văn bản của Lãnh đạo Bộ chỉ đạo các mặt công tác công an

- Loại thứ hai: Là những loại tài liệu tham khảo phục vụ công tác nghiên

cứu khoa học về nghiệp vụ Công an Hiện nay, nguôn tài liệu không công bố tại

Trung tâm gồm có:

+ 5831 dé tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Nhà nước và kỷ yếu Hội thảo,

Hội nghị khoa học trong và ngoài lực lượng Công an nhân dân

+ Các luận án thạc sĩ, tiến sĩ trong và ngoài lực lượng Công an nhân dân

voi 255 luan van, luan an

+ Cac loại tài liệu của các đoàn đi tham quan, học tập nước ngoài

+ Các loại ban tin, các loại thông tin lưu hành nội bộ trong và ngoài lực lượng Công an nhân dân

Đây chính là thành phần cơ bản của nguồn “tài liệu xám” Do giá trị đặc

biệt của nguôn tài liệu này nên việc tiếp cận nguồn “tài liệu xám” có ý nghĩa vô cùng to lớn giúp các nhà quản lý, các nhà nghiên cứu khoa học thêm tài liệu để tham khảo trong công tác chỉ đạo và nghiên cứu chuyên môn

1.1.3 Đặc điểm người dùng tin và tập quán tra cứu tin tại Trung tâm Thông tin Khoa học Công an

Nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của

bất kỳ cơ quan thông tin - thư viện nào với mục tiêu là không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu câu thông tin của họ

Nhu cầu tin của người dùng tin là căn cứ cơ bản định hướng cho hoạt động của cơ quan thông tin - thư viện Nhu cầu thông tin phụ thuộc vào bản chất công

việc và nhiệm vụ mà người dùng tin phai tién hành Người dùng tin là đối tượng phục vụ của công tác thông tin - thư viện, họ vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng có thê là người sản sinh ra thông tin mới Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thông thông tin Họ như là yếu tố tương tác hai chiều với các đơn vị thông tin, là cơ sở để định hướng các hoạt động của một đơn vị thông tin: họ tham gia vào hầu hết các công đoạn của dây

chuyên hoạt động thông tin thư viện Họ biết những nguồn thông tin đó; có khả

năng giúp đỡ trong việc lựa chọn, bô sung (chính sách bô sung phụ thuộc vào nhu cầu tin của người dùng tin); có thé tham gia xây dựng ngôn ngữ tìm tin, xác

định cấu trúc các bộ phiếu; vào công đoạn xử lí thông tin; hình thành chiến lược

tra cứu và đánh giá kết quả tìm tin [12, tr.117-118] Vi vậy, việc nắm vững và đáp ứng một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác nhu cầu thông tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của cơ quan thông tin - thư viện

Việc nghiên cứu người dùng tin là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các cơ quan thông tin - thư viện nói chung và của Trung tâm TTKHCA nói riêng Với mục đích nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu tin của người dùng tin thì việc phân nhóm người dùng tin cho phép ta có căn cứ xác định được những sản phâm thông tin phù hợp với từng nhóm đối tượng phục vụ Để xem xét những đặc điêm cơ bản về nhu câu tra cứu tin ở Trung tâm TTKHCA, có thê chia người dùng tin ở Trung tâm thành 4 nhóm chính:

- Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản ly;

- Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy;

- Nhóm cán bộ chiến sĩ trực tiếp chiến đấu;

- Nhóm sinh viên các trường Công an nhân dân

Khái quát về cơ câu của nhóm người dùng tin với vai trò là bạn đọc tích cực của Trung tâm trong 3 năm gân đây được trình bày trên bảng 1 Đề xác định thái độ của người dùng tin tới các công cụ tra cứu, trong khi khảo sát chúng tôi

chia bộ máy tra cứu thành 3 loại: MLCC, MLPL và CSDL, với 3 mức độ đánh giá từ phía người dùng tin: Dễ tra cứu, bình thường, khó tra cứu

+

Năm | Tổng | Cán | Tỷlệ| Cán | Tÿlệ| Cán | Tỷlệ| Sinh | Tỷ lệ số bộ |(%) | bộ |(%) | bộ | (%) | viên | (%)

Bảng I: Số lượng người dùng tin đến với Trung tâm TTKHCA từ năm 2007 đến 2009

Nhom 1: Can bé lanh dao, quan lý

Lãnh đạo, quan lý là một dạng hoạt động đặc biệt của con người được hình thành trên cơ sở phân chia và chuyên môn hoá lao động, về bản chất thuộc lao động trí óc Cán bộ lãnh đạo và quản lý là những người có nhu cầu lớn về những

thông tin dạng phân tích và tông hợp đề hỗ trợ cho công tác đánh giá tình hình và

ra các quyết định Như vậy, thông tin chính là đối tượng lao động của những nhà lãnh đạo và quản lý, và thông tin giữ một vai trò quan trọng trong công tác quản

lý Trong các quyết định quản lý, các nhà lãnh đạo khi thực hiện chức năng của

mình đều cần đến các loại thông tin Khi thông tin trở thành tri thức sẽ giúp lãnh

đạo có cơ sở đề ra các quyết định chính xác hơn, nhanh chóng hơn và có hiệu quả hon [13, tr.246]

Nhóm người dùng tin là lãnh đạo, quản ly ma Trung tam TTKHCA phuc

vụ bao gồm: Lãnh đạo Bộ Công an, Lãnh đạo các Tong cục; Lãnh đạo các Vụ, Cục, Viện, nhà Trường, Học viện; Lãnh đạo Công an các tỉnh, thành phó

Nội dung thông tin của nhóm người dùng tin này là những thông tin về

khoa học quản lý, các xu thế chiến lược tình hình chính trị - xã hội trong nước và

trên thế giới, các chỉ thị, nghị quyết, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, các loại tài liệu nghiệp vụ Công an

Nhóm người dùng tin này có trình độ học vấn cao, nhiều người có học vị và chức danh khoa học, chuyên gia đầu ngành trong lực lượng Công an nhân dân Cùng với công tác lãnh đạo, quản lý họ thường tham gia vào công tác nghiên cứu khoa học, chủ nhiệm các đề tài khoa học từ cấp cơ sở, cấp Bộ đến cấp Nhà nước Nhu cầu tin của nhóm người dùng tin này rất đa dạng phức tạp và có trọng điểm

Họ có nhu câu lớn đối với những tài liệu gốc đảm bảo độ tin cậy, chính xác và

các tài liệu đã được xử lý như các tông luận, phân tích, tài liệu tham khảo, bản tin

phục vụ dé phục vụ tham khảo cho những chuyên dé nghiên cứu hay trước khi

đưa ra những quyết định quản lý chính xác Nhóm người dùng tin này chiếm tỉ lệ thấp trong tông số người dùng tin của Trung tâm TTKHCA (khoảng 8,4%)

Kết quả điều tra nhóm này về việc sử dụng bộ máy tra cứu cho thấy, trong

số 33 người dùng tin có 54,5% sử dụng mục lục phân loại, mục lục chữ cái được

sử dụng nhiều nhất với 60,6%, có 45,4% sử dụng tài liệu tra cứu Thư mục được nhóm người dùng tin này sử dụng rất khiêm tốn chỉ có 24,2% Điều này được lý giải, do trong ấn phâm Thông tin Nghiên cứu Chiến lược và Khoa học Công an

mà Trung tâm biên soạn phục vụ cán bộ lãnh đạo, quản lý có in thư mục thông báo sách và tư liệu mới nên nhóm người dùng tin này chủ yếu sử dụng các phương tiện tra cứu khác tại Trung tâm

Phương tiện tra cứu hiện đại dạng các CSDL cua Trung tam TTKHCA da được triên khai nhưng do số lượng máy tính phục vụ cho người dùng tin tra cứu hiện tại chỉ có 02 máy là quá ít so với nhu cầu nên vì thế chỉ có 42,4% số người dùng tin sử dụng cơ sở dữ liệu là phương tiện tra cứu (Bảng 2)

Bảng 2: Số lượng cán bộ lãnh đạo quản lý sử dụng bộ máy tra cứu

Có thê nhận thấy rằng tập quán sử dụng thông tin chịu ảnh hưởng của

phương thức và chất lượng phục vụ của cơ quan thông tin - thư viện Ở Trung

tâm TTKHCA các phương tiện tra cứu truyền thống vẫn chiếm ưu thế (Bảng 3)

Bảng 3: Nhận xét của người dùng tin nhóm I sử dụng bộ máy tra cứu

Nhóm 2: Cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy

Nhóm này bao gôm các cán bộ nghiên cứu tại các Vụ, Cục, Viện và cán bộ

giảng dạy tại các Học viện, nhà trường Công an nhân dân chiếm tỉ lệ cao nhất

trong tông số người dùng tin tại Trung tâm TTKHCA (44%) Đây là lực lượng người dùng tin đông đảo của Trung tâm Số cán bộ này có trình độ đại học trở lên

và thông tin mà họ quan tâm là những vấn đề chuyên sâu thuộc lĩnh vực nghiên

cứu của bản thân Trong nhóm người dùng tin này có hai loại:

- Các cán bộ nghiên cứu khoa học hiện công tác tại các Viện, các Học viện, nhà trường Công an nhân dân Công việc của đa số số cán bộ này là nghiên cứu về mặt lý luận để rút ra những quy luật trong hoạt động của lực lượng Công an nhân dân nên nhu câu tin của họ rất rộng bao gồm các tài liệu công khai, các

tài liệu mật đặc biệt là những tài liệu nguyên bản bằng tiếng nước ngoài về nghiệp vụ Công an, các loại tài liệu đề so sánh đối chiếu

- Các cán bộ nghiên cứu khoa học tại các Vụ, Cục trong lực lượng Công an

nhân dân Số cán bộ này chủ yếu nghiên cứu đề tông kết kinh nghiệm công tác và

rút ra bài học đề ứng dụng vào thực tiễn công tác chiến đâu Do đó, nhu cầu tin

của họ là các tài liệu nghiệp vụ và có tham khảo thêm các tài liệu công khai

Nhóm người dùng tin nói chung này là những người có tầm hiểu biết rộng,

có trình độ ngoại ngữ (cán bộ nghiên cứu khoa học tại Viện, nhà trường) và có

kinh nghiệm sử dụng thư viện Kết quả điều tra cho thấy trong số 79 người dùng tin sử dụng bộ máy tra cứu có 81% sử dụng mục lục chữ cái, mục lục phân loại là 72,1%, tài liệu tra cứu là 57%, thư mục cũng được đối tượng này quan tâm

29.1%, và có 51,9% sử dụng tra cứu qua CSDL Kết quả điều tra số lượng cán bộ

sử dụng các công cụ tra cứu của Trung tâm TTKHCA được thống kê ở bảng 4

Công cụ tra cứu | Số lượng cán bộ nghiên cứu Tỷ lệ (%) khoa học và giảng dạy

Mục lục phân loại S7 721 Tài liệu tra cứu 45 57

cứu tin truyền thống và hiện đại làm công cụ tra cứu thông tin Cán bộ nghiên

cứu khoa học và giảng dạy là những người có trình độ chuyên môn cao được giao lưu và tiếp xúc rộng đặc biệt là khả năng ngoại ngữ tốt nên nhu cầu về sử dụng các phương tiện tra cứu hiện đại của họ là rất lớn nhưng do số lượng máy tính phục vụ tra cứu cơ sở dữ liệu của Trung tâm còn ít, không đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin Đây là một trong những yếu tô ảnh hưởng và làm giảm thói quen tra cứu trên máy của người dùng tin.

Bảng Š: Nhận xét của người dùng tin nhóm 2 sử dụng bộ máy tra cứu

Nhóm 3: Cán bộ chiến sĩ trực tiếp chiến đấu

Nhóm người dùng tin này chiếm tỉ lệ không cao trong tông số người dùng

tin tại Trung tâm TTKHCA (khoảng 9%) Do tính chất công việc của đối tượng

người dùng tin này là phải tham gia trực tiếp vào các vụ án nên họ thường nghiên

cứu những tài liệu đã được đúc kết thành kinh nghiệm, bài học dé phuc vu cho

công tác chiến đấu của họ Đồng thời họ phải thường xuyên có mặt tại các hiện trường và tham gia vào quá trình truy bắt tội phạm nên nhu cầu tin chủ yếu của nhóm người dùng tin này là các tài liệu nghiệp vụ của ngành, các văn bản quy phạm pháp luật,

Kết quả điều tra nhóm người dùng tin là cán bộ chiến sĩ trực tiếp chiến đấu, trong số 40 người dùng tin được hỏi VỀ sử dụng bộ máy tra cứu cho thấy, có

42.5% sử dụng mục lục phân loại, 57,5% sử dụng mục lục chữ cái, 47,5% sử

dụng tài liệu tra cứu, thư mục cũng được nhóm đối tượng này sử dụng nhưng chưa nhiều chỉ có 22 5% và có 32 5% người dùng tin sử dụng cơ sở dữ liệu

Công cụ tra cứu Số lượng cán bộ chiến sĩ Tỷ lệ (%)

trực tiếp chiến đấu

Bảng 6: Số lượng cán bộ chiến sĩ trực tiếp chiến đấu sử dụng bộ máy tra cứu Do đặc thù công việc nên phân lớn người dùng tin nhóm này có rất ít thời

gian đọc tại chỗ, vì thế họ thường mượn tài liệu về nhà để nghiên cứu Bộ máy

tra cứu của Trung tâm (cả truyền thống và hiện đại) cũng được đối tượng này sử dụng nhưng không nhiều Có § người dùng tin nhận xét mục lục phân loại dễ sử

dụng (20%), và có 16 người dùng tin nhận xét mục lục chữ cái dễ sử dụng (40%),

tra cứu CSDL trên máy tính có 25% sỐ người dùng tin được hỏi nhận xét dễ sử

Nhóm người dùng tin này chiếm tỉ lệ khá cao trong tông số người dùng tin

tại Trung tâm TIKHCA (39%) Nhiệm vụ chính của nhóm này là học tập trau

dồi kiến thức về nghiệp vụ Công an nên nhu cầu tin của họ tập trung vào các loại

tài liệu sau: Giáo trình, giáo án, luận văn luận án của cán bộ chiến sĩ trong lực

lượng Công an nhân dân; Các tài liệu tham khảo đã được định hướng; Các tài liệu nước ngoài có tính phô thông, đơn giản phục vụ cho việc nâng cao trình độ ngoại ngữ Ngày nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh nên nhóm nay rat

chú trọng đên các tài liệu về tin học

Đến Trung tâm TIKHCA, nhóm người dùng tin này vừa có được một

không gian học tập và nghiên cứu tốt, lại vừa được tiếp cận và khai thác nguồn tài liệu phong phú và đa dạng của Trung tâm Phương tiện tra cứu truyền thống được họ sử dụng qua điều tra cho thấy: có 86% sử dụng mục lục chữ cái, 76,6%

sử dụng mục lục phân loại, 56,23% sử dụng tài liệu tra cứu và có 29 7% sử dụng thư mục Phương tiện tra cứu hiện đại cũng được sử dụng với tỷ lệ tương đối cao, có 46,9% sử dụng tra cứu qua CSDL Số lượng sinh viên các trường CAND sử dụng các công cụ tra cứu tin qua thống kê kết quả điều tra thê hiện ở bảng 8

Công cụ tra cứu Số lượng sinh viên các Tỷ lệ (%)

trường CAND

Mục lục chữ cái 55 86 Mục lục phân loại 49 76,6

1.2 YEU CAU DOI VOI BO MAY TRA CUU TIN CUA TRUNG TAM THONG

TIN KHOA HQC CONG AN - VIEN CHIEN LUGC VA KHOA HOC CONG AN

1.2.1 Khái niệm về bộ máy tra cứu tin

BMTCT là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tìm, cung cấp các tài liệu, thông tin dữ kiện phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan thông tin - thư viện, đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin BMTCT được coi là tắm gương phản chiếu vốn tài liệu và là cầu nối giữa người dùng tin và kho tài liệu của Thư viện, giữa người dùng tin với cán bộ thư viện Nhờ có BMTCT mà

người dùng tin có thê tìm kiếm được các tài liệu mình cần một cách nhanh

chóng, day đủ, chính xác, kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin trong các thư viện va co quan thông tin

Thành phân bộ máy tra cứu tin

Trên cơ sở các hình thức lưu trữ thông tin, bộ máy tra cứu được chia thành: BMTCT truyền thống gồm: các bộ phiêu tra cứu thư mục, bộ phiếu tra cứu

dữ kiện, hệ thống mục lục và kho tài liệu tra cứu

+ Hệ thống mục lục: là một trong những công cụ quan trọng nhất đề người

dùng tin và cán bộ tra cứu dùng đề tìm tài liệu và sưu tầm tài liệu Hệ thống mục

lục lưu trữ và phản ánh toàn bộ kho sách của thư viện, đây là nguồn thông tin quan trọng của công tác tìm tin

Hệ thong mục lục có thê giúp người dùng tin tìm tài liệu một cách nhanh

chóng, chính xác, tiết kiệm được thời gian và công sức, đồng thời tăng cường khả

năng khai thác tôi đa nguồn lực thông tin trong các thư viện và cơ quan thông tin

+ Kho tài liệu tra cứu: giữ một vị trí quan trọng trong BMTCTT của các thư viện và cơ quan thông tin Đối với người dùng tin, kho tài liệu tra cứu giúp tìm hiểu tham khảo từ những vấn đề chung nhất như những nên văn minh các châu lục, các quốc gia cho đến những nội dung cụ thê, chỉ tiết như tên tuổi danh nhân hay cách đối nhân xử thế trong cuộc sống Kho tài liệu tra cứu có tác dụng

giúp người dùng tin tìm tài liệu một cách sát thực, tuy nhiên nó lại công kênh nên số lượng tài liệu bị hạn chế

BMTCT hiện đại gồm: các CSDL lưu trữ thông tin và các phần cứng, phần mêm đề người dùng tin truy cập và khai thác dữ liệu

CSDL trên máy tính: giúp người dùng tin tra cứu thông tin được nhanh chóng, chính xác và thuận tiện hơn, khắc phục được những nhược điểm mà hệ thống mục lục mắc phải Tuy nhiên để tra cứu trên mục lục hiện đại đòi hỏi người dùng tin phải có trình độ về tin học

Các bộ phận này cùng tôn tại và luôn bô sung, hỗ trợ cho nhau giúp cho thư viện, cơ quan thông tin và người dùng tin thực hiện được tốt các dịch vụ tra cứu thông tin

Chức năng của bộ máy tra cứu tỉn

+ Phản ánh giá trị nội dung, hình thức, cầu trúc của tài liệu;

+ Tính truy cập thông tin giúp người sử dụng tìm được bất kỳ một tác

pham hay tài liệu nào dưới dạng ấn phẩm hay các vật mang tin khác, nếu biết

một số yếu tố xác định (tác giả, nhan đề )

1.2.2 Yêu cầu đối với bộ máy tra cứu tin của Trung tâm Thông tin Khoa học Công an

Từ kết quả điều tra, phân tích nhu cầu và tập quán tra cứu tin của người

dùng tin tại Trung tâm TTKHCA, có thê kết luận rằng: đê thoả mãn nhu cầu tra

cứu, bộ máy tra cứu tin của Trung tâm cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:

Đảm bảo tính đầy đủ:

Dé thoả mãn nhu cầu tra cứu tin của người dùng tin, bộ máy tra cứu tin phải đảm bảo tính đầy đủ, nghĩa là phải có đầy đủ các bộ phận cấu thành bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại: Kho tài liệu tra cứu, hệ thống mục lục, hệ thống

cơ sở dữ liệu, hệ thống mạng, Trong đó trước hết cần hoàn thiện bộ máy tra cứu tin truyền thống đề phù hợp với trình độ, tập quán tra cứu của người dùng tin

Dam bao tinh cap nhat:

Bộ máy tra cứu tin phải được cập nhật thông tin thường xuyên Cần phải loại ra khỏi bộ máy tra cứu tin những thông tin, tài liệu lỗi thời, ít được sử dụng

và bô sung vào đó những thông tin mới phù hợp với đời sống chính trị, kinh tế,

văn hoá, xã hội của địa phương và đất nước Đảm bảo tính thân thiện:

Bộ máy tra cứu tin phải được tô chức một cách khoa học, rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng, hiệu quả tìm kiếm cao

Đảm bảo tính hiện đại:

Bộ máy tra cứu cần phải đảm bảo tính hiện đại về:

- Trang thiết bị;

- Câu trúc thông tin

Và phải có sự hướng dẫn sử dụng một cách khoa học, rõ ràng, giúp người dùng tin nâng cao được năng lực và hiệu quả của công tác tra cứu.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG AN

- VIÊN CHIẾN LƯỢC VÀ KHOA HOC CONG AN

2.1 BỘ MÁY TRA CỨU TIN TRUYEN THONG

BMTCT truyền thống đóng vai trò quan trọng trong các thư viện, cơ quan thông tin nói chung và trong Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA nói riêng Việc xây dựng bộ máy tra cứu phải tuân thủ những nguyên tắc chung nhưng tuỳ theo nhu cầu của người dùng tin, loại hình thư viện, cũng như khả

năng tô chức của từng thư viện mà mỗi thư viện có cách áp dụng riêng sao cho

phù hợp

BMTCT truyền thống của Trung tâm TTKHCA - Viện CL & KHCA bao

gồm : Hệ thống mục lục và kho tài liệu tra cứu Hệ thống mục lục gồm: mục lục chữ cái và mục lục phân loại Kho tài liệu tra cứu gồm: Từ điện, bách khoa toàn thư,

2.1.1 Hệ thống mục lục

Hệ thống mục lục cho phép người dùng tin xác định được vị trí của tài liệu khi biết một số thông tin về tài liệu như: tên tác giả, tên tài liệu, chủ đề nội dung của tài liệu, môn loại khoa học, Tuỳ thuộc vào các tô chức mục lục mà người dùng tin có thê định hướng tới các nhóm thông tin về tài liệu khác nhau đê tìm tin trong mục lục tương ứng Hệ thống mục lục phản ánh trữ lượng, thành phần của kho tài liệu, nó được hình thành ngay từ khi thư viện ra đời đề phản ánh toàn bộ vôn sách, báo và các ân phâm của thư viện

Hệ thống mục lục là công cụ tra cứu đê người dùng tin và cán bộ thư viện tra cứu và sưu tâm tài liệu Đối với người dùng tin, hệ thống mục lục là phương tiện tra cứu thông dụng, phù hợp với tâm lý, thói quen của đại bộ phận người

dùng tin Đối với cán bộ thư viện, hệ thống mục lục hỗ trợ trong công tác xử lý

tài liệu như mô tả, phân loại, định chủ đề, vạch kế hoạch bỗ sung, và thanh lọc tài liệu Hệ thống mục lục còn có ý nghĩa to lớn đối với công tác thư viện, là cầu nối giữa độc giả và vốn tài liệu, đồng thời góp phần tuyên truyền, hướng dẫn người dùng tin theo định hướng hoạt động của thư viện Trung tâm TTKHCA - Viện

CL & KHCA đã tô chức được một hệ thống mục lục phù hợp với kho sách của mình bao gồm: Mục lục chữ cái và mục lục phân loại Hệ thong muc luc nay

được đặt ở phòng phục vụ người dùng tin thuận tiện cho người dùng tin trong qua trình tra cứu

Mục lục chữ cái:

Mục lục chữ cái được sử dụng đề trả lời các câu hỏi của người dùng tin khi chúng ta biết tác giả hoặc nhan đề của tài liệu Trong MLCC phản ánh thông tin về các loại hình tài liệu như sách, luận án, tạp chí, Các phích trong MLCC được sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả và tên tài liệu, các phích được chia theo từng ngôn ngữ và được sắp xêp theo vân chữ cái của ngôn ngữ đó

MLCC mang tính phô cập và dễ sử dụng, phù hợp với mọi đối tượng người dùng tin Người dùng tin khi biết tác giả hoặc nhan đề của tài liệu qua MLCC sẽ tìm được tài liệu họ cần, tìm được một cách đầy đủ các tác phâm của một tác giả MLCC giúp người dùng tin thoả mãn những câu hỏi có hay không có một tài liệu nào đó mà người dùng tin đã biết, có các tài liệu nào của những người khác viết về tác giả đó Ngoài ra, MLCC còn giúp cán bộ thư viện trong công tác bô sung trao đôi vốn tài liệu, kiêm kê kho sách, biên soạn thư mục nhân

vật, thư mục về một tác giả nào đó

Như vậy MLCC là loại công cụ tra cứu quan trọng trong hệ thông mục lục của thư viện Cũng như MLPL, MLCC là loại mục lục cơ bản buộc phải có trong các thư viện ở Việt Nam MLCC không tồn tại một cách riêng lẻ, nó là một trong những bộ phận cấu thành của bộ máy tra cứu, có mối quan hệ hữu cơ với các bộ

phận khác, có sự hỗ trợ lẫn nhau phục vụ cho công tác tra cứu.

Trung tam TTKHCA tô chức MLCC tên tài liệu và MLCC tên tác giả theo ngôn ngữ tiếng Việt gom có: mục lục tên tài liệu, mục lục tên tác giả

Các loại mục lục trên có câu tạo về cơ bản giông nhau từ cách sử dụng phích tiêu đê đên việc sắp xêp các phích mô tả trong mục lục Đê tài khảo sát hệ thống mục lục theo các khía cạnh sau:

Thành phân cau tao Quy tac sap xép Chinh ly bao quan

* Thanh phan cau tao:

Hệ thống phích mô tả:

Phích mô tả được làm bằng bìa cứng, có kích thước 12,5 cm x 7,Š cm, thông tin về tài liệu trên phích được mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD gồm 7 vùng mô tả Trung tâm TTKHCA tiến hành xây dựng phích mô tả chính cho các tài liệu có tác giả cá nhân, tác giả tập thê và cho tên tài liệu

- Phích mô tả cho tài liệu có tác giả cá nhân:

+ Đối với tác giả cá nhân là người Việt Nam có hai trường hợp:

Trường hợp tên tác giả chỉ có hai từ như Xuân Thiều, Xuân Diệu, Lôi Đạc, thì được mô tả theo thứ tự: Họ - tên Chăng hạn muốn tìm tất cả tác phẩm của Xuân Thiều, người dùng tin vào mục lục chữ cái tên tác giả, rồi tìm ở vân X sẽ tìm thây các tác phâm của ông Ví dụ:

Vv 2353-Xuân Thiều

2354 Bắc Hải Vân xuân 1975 Ký sự/ Xuân

Thiéu.- H.: Quan đội nhân dân, 1977.- 272tr.-

I9cm

V24

Trường hợp tên tác giả có đủ cả tên họ — tên đệm - tên riêng thi áp dụng quy tắc mô tả đảo theo thứ tự tên riêng - tên họ - tên đệm ở dòng đầu tiên tính từ vạch dọc thứ nhất Ví dụ:

Vv 19811- Luan (Nguyễn Phúc)

19812 Ngoại giao Việt Nam trong cuộc đụng đầu lịch sử/ Nguyễn Phúc Luân.- H.: Công an nhan dan, 2005.- 415tr.- 19cm

- Phích mô tả cho tài liệu có tác giả tập thê:

Phích mô tả lấy tên tác giả tập thê làm tiêu đề mô tả cũng giống như mô tả sách có tác giả cá nhân chỉ khác là viết hoa ở tất cả các chữ cái đầu của từ Trong

trường hợp tên tác giả tập thê dài quá xuống dòng thứ hai thì phải viết từ vạch

dọc thứ hai, cách 0 Š cm Ví dụ:

VL 14§4- Viện Nghiên Cứu Quản Lý Kinh Tế Trung

Kinh tế Việt Nam năm 2003/ Viện

Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung ương.- H.: Chính trị quốc gia, 2004.- 12§tr.- 19cm

- Phích mô tả theo tên tài liệu:

Nhan đề chính của phích mô tả theo tên tài liệu được ghi trên dòng ngang

thứ nhất, bắt đầu từ cột dọc thứ hai Sau đó là các vùng và các yếu tố tiếp theo

giống như cách mô tả ở phích mô tả chính theo tên tác giả cá nhân Ví dụ:

Vv 21125- — Luật sở hữu trí tuệ- H: Chính trị quốc

phích Hệ thống phích tiêu đề có hai loại : phích tiêu đề chính và phích tiêu đề phụ

- Phích tiêu dé chính:

Có tác dụng phân định giới hạn các chữ cái, loại này có phần mào phích

nhô ở giữa chiếm 2/3 chiều rộng của phích Trên phần mào ghi các chữ cái đầu,

ví dụ : A, B, C hoặc những nhân vật nỗi tiếng

Có phần mào phích nhô lên ở bên trái hoặc bên phải chiếm 1/3 hoặc 1⁄4 chiều rộng của phích dùng để phân biệt các phích bắt đầu băng vần này dén van kia, nhằm đề phân nhóm chỉ tiết hơn.

Ví dụ: Trong ô phích vần N các phích tiêu đề chia nho dan: Nh, Ng, * Quy tắc sắp xếp phích mô tả trong MLCC:

Trong MLCC, các phích mô tả được sắp xếp theo vần chữ cái đầu tiên của tiêu đề mô tả tức là (theo họ — tên với trường hợp tên tác giả cá nhân chỉ có 2 từ, theo tên riêng — tên họ — tên đệm với trường hợp tên tác giả cá nhân có đủ cả tên họ — tên đệm - tên riêng: theo tên cua tac gia tap thê; hoặc chữ cái đầu của tên tài liệu) Nếu chữ cái đầu tiên giống nhau thì xếp theo chữ cái thứ 2, nếu chữ cái thứ 2 cũng giống nhau xếp theo chữ cái thứ 3,

Nếu đến các tiếng giống nhau thì xếp theo thứ tự các dấu Tiếng không dấu được xếp trước, rồi đến các tiếng có dấu được xếp theo thứ tự sau: Huyền, sắc, hỏi, ngã, nặng

- _ Ví dụ: Phích mô tả xếp theo tên tác giả: có 2 trường hợp: + Trường hợp tên tác giả cá nhân chỉ có 2 từ:

Các nhà thơ cô điên Việt Nam/ Xuan

Diéu.- H.: Van hoc, 1981.- 328tr.- 19cm

8(V)1.11

Vv 1045 Xuan Truong

Vì một nên văn nghệ mới Việt Nam

Tiêu luận và phê bình/ Xuân Trường - H.: Văn

Vv 21251- Cuong (Ng6 Huy)

21252 Góp phần bàn về cải cách pháp luật ở Việt Nam hiện nay/ Ngô Huy Cuong.- H.: Tu pháp, 2006.- 626tr.- 20,Scm

34(V)

Vy 21268- Hùng (Nguyễn Quốc), Nam (Hoàng Khắc)

21269 Quan hệ quốc tẾ - những khía cạnh lý thuyết và vấn đê/ Nguyễn Quốc Hùng, Hoàng Khắc Nam.- H: Chính trị quốc gia, 2006.- 392tr.- 20,S5cm

gia, 2006.- 39tr.- 19cm

Vv 14527 Yêm (Nguyễn Xuân)

Dẫn độ tội phạm, tương trợ pháp lý về hình sự và chuyên giao pháp nhân quốc tế

trong phòng chong tội phạm/ Nguyễn Xuân Yém.- H.: Chính trị quốc gia, 2001.- 464tr

34(V)334

Luật phòng chống ma tuý và phòng chống ma tuý trong nhà trường/ Nguyễn Xuân Yêm - H.: Công an nhân dân, 2004.- 1186tr

Phân 1: Tác phâm của tác giả hoặc cùng viết với người khác Ở phan này

tài liệu được xếp theo thứ tự: Toàn tập

Tuyền tập

Các tác phẩm riêng lẻ (xếp theo a, b, c tên tài liệu)

Các tác phẩm cùng viết với người khác (xếp theo a, b, c tên tài liệu) Ví dụ: Lênin (VI)

Toàn tập Lénin (V_I)

Tuyền tập

Lên (VI)

Bàn về bảo vệ Tô quốc xã hội chủ nghĩa Lênin (V.I), Stalin (I.V)

Về chủ nghĩa quan liêu

Phân 2: Những tác phâm nói về tác giả đó Ở phân này các phích giới thiệu về tác giả sẽ được sắp xếp theo thứ tự chữ cái nhan đề:

Ví dụ : Lênin và công tác xây dựng lực lượng vũ trang Liên Xô

Lê Nm và thời đại chúng ta

- Với sách bộ, sách tập: Tài liệu được xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn:

Vv 21185- Các nền văn hoá thế giới Tập 1:

21187 Phương Đông/Đặng Hữu Toàn, Trân Nguyên Việt, .- H.: Từ điện Bách khoa, 2005.- 41 6tr

37(T)

Vv 21188- Các nền văn hoá thế giới Tập 2:

21190 Phương Tây/Đặng Hữu Toàn, Trân Nguyên Việt, - H.: Từ điện bách khoa, 200S.- 372tr

Vv 377&- Viện Mác - Lênin

3779 Các Mác và chủ nghĩa xã hội khoa học/ Viện Mác - Lénin.- H.: Thông tin lý luận,

1983.- 24tr.- 20cm

3K16.6

Vv 3710- Viện Mác - Lênin

3711 Các Mác và thời đại chúng ta/ Viện Mác -

Lénin.- H.: Thông tin lý luận, 19§3.- 32tr- 19cm

- Sách tái bản nhiêu lần được sắp xếp theo trật tự ngược thời gian:

Vv 14121- Luật Quốc tịch Việt Nam va van ban

14122 hướng dan thi hanh.- H.: Chính trị quốc gia, 2000.- 144tr