Luận văn tốt nghiệp Lời mở đầu Cơ cấu tổ chức công cụ để tổ chức thực thi sứ mệnh chiến lợc tổ chức Để có vị trí vững mạnh thị trờng đòi hỏi tổ chức phải có cấu tổ chức hợp lý phù hợp với thay đổi môi trờng để thực hoạt động tổ chức đạt hiệu cao Qua thời gian thực tập Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vËt liƯu x©y dùng em nhËn thÊy XÝ nghiƯp cha xây dựng đợc cấu tổ chức phù hợp làm cho hiệu hoạt động cha cao em đà lựa chọn đề tài: Đổi cấu tổ chức Xí nghiệp Sản xuất & Kinh doanh vật liệu xây dựng thuộc Tổng công ty đầu t phát triển hạ tầng đô thị Đây đề tài có tính thực tiễn cao với mục đích xây dựng cấu tổ chức cho Xí nghiệp cho phù hợp để hoạt động Xí nghiệp thu đợc hiệu cao Đề tài đợc nghiên cứu giới hạn Xí nghiệp sản xuất & Kinh doanh vật liệu xây dựng Để thiết kế đợc cấu tổ chức Xí nghiệp em đà sử dụng mô hình chuỗi giá trị để phân tích chức hoạt động, công việc XÝ nghiƯp Trong viƯc thiÕt kÕ c¬ cÊu tỉ chøc Xí nghiệp em đà áp dụng quy trình thiết kế cấu tổ chức vào trình phân tích xây dựng cấu tổ chức Nội dung đề tài gồm phần sau: Chơng I: Lý luận chung cấu tổ chức Thiết kế cấu tổ chức Chơng II: Phân tích cấu tổ chøc cho XÝ nghiƯp S¶n xt & Kinh doanh vËt liệu xây dựng Chơng III: Kiến nghị đề án cÊu tỉ chøc cho XÝ nghiƯp S¶n xt & Kinh doanh vật liệu xây dựng Trong trình thực tập em đà đợc giúp đỡ hớng dẫn tận tình PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền quan tâm giúp đỡ cán công nhân viên Xí nghiệp sản xuất & Kinh doanh vật liệu xây dựng Song trình độ lý luận thực tế hạn hẹp nên đề tài em không tránh khỏi thiếu sót trình xây dựng Em mong nhận đợc góp ý phê bình thầy cô giáo để đề tài em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền cô chú, anh chị Xí nghiệp Sản xuất & Kinh doanh vật liệu xây dựng đà tận tình giúp đỡ bảo em trình viết đề tài Luận văn tốt nghiệp Hà Nội, Ngày tháng năm 2005 Luận văn tốt nghiệp chơng I Lý luận chung tổ chức thiết kế cấu tổ chức I Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thuộc tính 1.1 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (bao gồm đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu đà xác định1 Cơ cấu tổ chức công cụ để thực sứ mệnh chiến lợc tổ chức Là hệ thống phức tạp phân hệ có tính ổn định cao tổ chức, cấu tổ chức không xác định vị phân hệ, phận, vị trí công tác mà xác định mối quan hệ phân hệ Cơ cấu tổ chức khuôn khổ để xác lập u tè kh¸c cđa tỉ chøc 1.2 C¸c thc tÝnh cấu tổ chức 1.2.1 Chuyên môn hoá tổng hợp hóa công việc Chuyên môn hoá công việc ngời, phận, phân hệ thực công việc định2 Tổng hợp hóa công việc cá nhân, phận, phân hệ thực nhiều chức năng, nhiệm vụ Khoa Khoa học quản lý- Giáo trình Khoa häc qu¶n lý tËp II- NXB khoa häc kü thuật, Hà Nội, trang H Koont tác giả- Những vấn đề cốt yếu quản lý- NXB Khoa häc & kü thuËt, Hµ néi LuËn văn tốt nghiệp - Ưu điểm chuyên môn hoá cá nhân, phận, phân hệ nhanh chóng hiểu đợc hoạt động tổ chức Do tiết kiệm đợc thời gian, nguồn lực Kỹ ngời lao động đợc nâng cao làm cho suất lao động tăng kéo theo hiệu hoạt động tăng lên Ngời lao động tự lựa chọn cho công việc, vị trí phù hợp với khả Việc đào tạo ngời lao động trở nên dễ dàng - Nhợc điểm chuyên môn hoá là: Cản trở khả sáng tạo ngời lao động, dễ gây nhàm chán Gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch Để khắc phục nhợc điểm nhà quản lý thờng sử dụng đồng thời với trình tổng hợp chức năng, nhiệm vụ, công việc - Ưu điểm tổng hợp hóa là: làm cho đời sống tinh thần ngời lao động phong phú hơn, mở đờng cho công tác phát triển nguồn nhân lực Tạo điều kiện cho ngời lao động thực nhiệm vụ khác với công việc mà họ làm Tạo hội thăng tiến cho ngời lao động - Nhợc điểm tổng hợp hóa công việc là: Nguồn nhân lực biết đợc tất việc nhng không giỏi Phải tăng cờng tổng hợp hóa tới møc cao nhÊt cã thĨ 1.2.2 Ph©n chia tỉng thĨ thành phận phân hệ Để phân chia tổ chức thành phận ngời quản lý phải xem xét hoàn cảnh cụ thể công việc phải làm Phải đảm bảo cho mục tiêu chung mục tiêu riêng đạt đợc với hiệu cao Việc phân chia phận phân hệ đợc dựa nhiều tiêu chí khác nh theo số lợng, theo chức doanh nghiệp, theo lÃnh thổ Từ hình thành nên mô hình tổ chức phận khác là: + Mô hình tổ chức giản đơn + Mô hình tổ chức theo chức (hình 1.1) + Mô hình tổ chức theo sản phẩm (hình 1.1) + Mô hình tổ chức theo khách hàng ( hình 1.1) + Mô hình tổ chức theo địa d ( hình 1.1) + Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lợc ( hình1.2) + Mô hình tổ chức theo trình + Mô hình tổ chức theo dịch vụ hỗ trợ + Mô hình tổ chức ma trận ( hình1.3) 1.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý Tầm quản lý (tầm kiểm soát) khả cán quản lý kiểm soát số lợng định ngời hay phận Luận văn tốt nghiệp Cơ cÊu tỉ chøc thêng cã nhiỊu cÊp qu¶n lý ViƯc hình thành nhiều cấp quản lý do: Quy mô tổ chức có xu hớng tăng tầm quản lý cán quản lý hạn chế Khả quản lý lớn tầm kiểm soát nhỏ Để tăng tầm quản lý phải nâng cao kỹ lực cán quản lý đảm bảo hệ công cụ kiểm soát cho cán quản lý Theo cấp quản lý tầm quản lý hình thành mô hình cấu: + Mô hình tổ chức hình tháp (hình 1.4) + Mô hình tổ chức dẹt (hình1.5) + Mô hình tổ chức mạng lới (hình 1.6) 1.2.4 Các mối quan hệ quyền hạn Trong tỉ chøc thêng tån t¹i lo¹i qun h¹n: - Quyền hạn trực tuyến: Là quyền đợc ®Þnh theo chÕ ®é mét thđ trëng mét tỉ chøc có ngời định trực tuyến - Quyền hạn tham mu: Là quyền đợc lời khuyên Các tham mu, cố vấn, chuyên gia, t vấn, trợ lý đa ý kiến cho nhà quản lý Quyền hạn tham mu cần đợc khẳng định quy chế hoạt động tổ chức Trong thực tế mối quan hệ ngời có quyền hạn trực tuyến tham mu mối quan hệ phức tạp mâu thuẫn tổ chức - Quyền hạn chức năng: quyền đợc kiểm soát hoạt động hay lĩnh vực hoạt động định tổ chức theo chế độ ủy quyền Các cán quản lý tổ chức đợc quyền định tổ chức thực định định theo chế độ ủy quyền Các định ủy quyền thờng không gắn liền với việc định đoạt định cụ thể Song thờng tạo sách khuôn khổ hoạt động cho lĩnh vực hoạt động định tổ chức phát huy tính sáng tạo chuyên gia nh nhà quản lý cấp trung cấp sở Quyền hạn chức làm giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao xong lại vi phạm chế độ thủ trởng không nên lạm dụng quyền hạn chức Theo mối quan hệ quyền hạn hình thành loại cấu: + Cơ cấu trùc tuyÕn + C¬ cÊu trùc tuyÕn- tham mu + Cơ cấu trực tuyến- chức 1.2.5 Kết hợp tập trung phi tập trung Luận văn tốt nghiệp Tập trung xảy ngời lÃnh đạo cao tổ chức nắm tay quyền phần lớn hay tất định Phi tập trung xảy nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao cho nhà quản lý cấp thấp quyền định định Phi tập trung cao số định nhà quản lý cấp thấp lớn quan trọng Xu hớng chung xà hội dân chủ tăng mức độ phi tập trung quản lý tổ chức Tuy nhiên phi tập trung đợc thực chế độ ủy quyền 1.2.6 Nhu cầu phối hợp - Nhu cầu phối hợp trình củng cố phát triển mối quan hệ truyền thông ngời - Các mối quan hệ truyền thông nhằm đảm bảo mục tiêu chung - Mức độ phối hợp tùy thuộc vào trờng hợp - Cơ sở để lựa chọn mức độ phối hợp hiệu lực hiệu trình hoạt động nhằm tiến tới mục đích chung tổ chức, phận, phân hệ - Công cụ phối hợp: gồm có công cụ thức công cụ phi thức + Công cụ thức là: kế hoạch, hệ thống tiêu chn kinh tÕ kü kü tht, sư dơng hƯ thèng thông tin truyền thông + Công cụ phi thức là: văn hóa tổ chức Các loại cấu tổ chức doanh nghiệp Các loại hình cấu tổ chức doanh nghiệp đợc hình thành theo thuộc tính cấu tổ chức 2.1 Theo phơng thức hình thành phận 2.1.1 Mô hình tổ chức đơn giản Cơ sở hình thành: - Là mô hình không tồn phận mà có ngời lao động thực công việc khác đợc đặt dới quản lý trực tiếp ngời lÃnh đạo cao Mỗi ngời lao động thực công việc cụ thể Nhợc điểm mô hình là: - Không phù hợp với điều kiện thực tế - Các nhóm bao gồm ngời lao động đợc chuyên môn hoá thu đợc hiệu so với việc sử dụng nhóm gồm số ngời - Chỉ áp dụng đợc cấp thấp tổ chức 2.2.2 Mô hình tổ chức phận theo chức (hình 1.1) Cơ sở hình thành: - Mô hình tổ chức theo chức mô hình để xác định phận, phân Luận văn tốt nghiệp hệ Trong hoạt động có chung tính chất đợc hợp nhóm vào phận, phân hệ - Xuất hoạt động, lĩnh vực hoạt động tổ chức Lợi mô hình là: - Các u điểm chuyên môn hoá đợc phát huy - Việc đào tạo đợc đơn giản hoá - Các kết cuối ngời quản lý cấp cao chịu trách nhiệm tạo biện pháp nhằm kiểm tra cấp quản lý cao - Các chức chủ yếu giữ đợc sức mạnh uy tín - Các nghiệp vụ có tính tác nghiệp lặp lại hiệu tác nghiệp cao Nhợc điểm mô hình là: - Ngời quản lý cao phải chịu trách nhiệm lợi nhuận tổ chức - Khó đào tạo ngời có khả quản lý chung - Mỗi phận quan tâm đến chức mà quan tâm đến đến toàn doanh nghiệp nên việc hợp nhóm hoạt động khó khăn - Các tiêu, chiến lợc đơn vị chức thờng có mâu thuẫn - Các cán quản lý gặp khó khăn việc quản lý toàn hoạt động 2.2.3 Mô hình tổ chức phận theo sản phẩm (hình 1.1) Cơ sở hình thành: - Tất hoạt động tạo sản phẩm đợc hợp nhóm vào phận, phân hệ Lợi mô hình là: - Đội ngũ cán quản lý có điều kiện phát triển tốt - Việc đổi công nghệ đợc quan tâm đến - Các phòng ban chức có phối hợp để đạt đợc mục tiêu cuối hiệu - Trách nhiệm lợi nhuận đợc xác định dễ dàng Từ ngời quản lý đánh giá đợc lợi nhuận phận tổng lợi nhuận - Khách hàng đợc quan tâm đến đề định Nhợc điểm mô hình là: - Sẽ cần có nhiều ngời quản lý có lực quản lý chung - Giữa tuyến sản phẩm xảy tranh chấp nguồn lực làm hiệu mô hình giảm - Nguy chi phí gia tăng phải chịu chi phí cho phận quản lý chung dịch vụ trung ơng - Gây khó khăn cho việc kiểm soát cấp quản lý cao 2.2.4 Mô hình tổ chức phận theo địa d (hình 1.1) Luận văn tốt nghiệp Cơ sở hình thành: - Tất hoạt động khu vực hay địa d định đợc hợp nhóm giao cho ngời quản lý Lợi mô hình là: - Nắm bắt đợc nhu cầu khách hàng địa phơng hiểu rõ đợc thị trờng nâng cao khả đáp ứng nhu cầu, đồng thời nâng cao trách nhiệm cấp dới - Có thể tận dụng đợc nguồn lực lợi kinh tế địa phơng, đồng thời tạo điều kiện nâng cao trình độ phận quản lý chung - phối hợp đợc chức năng, nhiệm vụ hớng hoạt động vào thị trờng định Nhợc điểm mô hình là: - Cần nhiều ngời có lực quản lý chung số lợng quản lý nhiều - Các hoạt động bị trùng lắp, việc kiểm soát cấp quản lý gặp khó khăn hơn, khó trì hoạt động cách quán 2.2.5 Mô hình tổ chức phận theo đối tợng khách hàng (hình 1.1) Cơ sở hình thành: - Tất hoạt động phục vụ nhu cầu đặc trng riêng khách hàng sản phẩm dịch vụ đợc hợp nhóm vào phận, phân hệ Lợi mô hình là: - Hiểu rõ đợc nhu cầu nhóm khách hàng - Nhu cầu khách hàng đợc tính đến định đợc đề - Khách hàng tin cậy họ có cảm giác nhà cung ứng có hiểu biết Các nhợc điểm mô hình là: - Có thể dẫn đến tranh giành nguồn lực nhóm - Có nhóm khách hàng biến nhóm khác xuất nên không ổn định - Việc phân chia theo nhóm khách hàng gặp phải nhiều khó khăn phận khác phận marketing Ví dụ: Mô hình tổ chức công ty Xây dựng, Các phòng công ty đợc tổ chức theo mô hình tổ chức phận theo chức Mô hình tổ chức phận theo địa d đợc áp dụng nhằm thực dự án theo địa bàn hoạt động công ty Mô hình tổ chức theo sản phẩm theo khách hàng đợc áp dụng để phân chia phận theo nhóm khách hàng công ty doanh nghiệp quan quản lý nhà nớc theo sản phẩm công trình xây dựng giao thông, công trình xây dựng sở hạ tầng khác Luận văn tốt nghiệp Tổng Giám đốc Tiêu chí hình thành phận Chức Phó Tổng Giám đốc nhân Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh Địa d Trởng Phòng đại diện Hải Phòng Phó Tổng Giám đốc tài Trởng Phòng đại diện Thanh Hoá Quản lý lý công Khách hàng/ Hình 1.1: Mô hình tổ chức hỗn hợp củacông côngQuản ty xây dựng trình xây dựng sở trình khác Sản phẩm Quản lý công 2.2.6 Mô hình trình tổ chức phận theo đơnhạvịtầng chiến lợc giao thông Cơ sở hình thành: - Các đơn vị chiến lợc đợc hình thành để đảm nhận hay số nghành nghề khác Lợi mô hình là: - Tạo phận với mục tiêu rõ ràng - Giúp tổ chức đánh giá đợc vị trí thị trờng đồng thời đánh giá đợc đối thủ cạnh tranh biến động từ môi trờng - Tổ chức tiến hành hoạt động kiểm soát sở thống Nhợc điểm mô hình là: - Chi phí tăng hoạt động bị trùng lắp đơn vị chiến lợc - Khi lợi ích đơn vị chiến lợc lấn át lợi ích tổ chức xuất tình trạng cục - Các chuyên gia cán kỹ thuật phân tán đơn vị chiến lợc kỹ kỹ thuật khó đợc chuyển giao - Cấp quản lý chung khó kiểm tra đợc đơn vị chiến lợc Tổng giám đốc Xí nghiệp xây dựng số Xí nghiệp x©y dùng sè XÝ nghiƯp x©y dùng sè Hình 1.2: Mô hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lợc công ty xây dựng Luận văn tốt nghiệp 2.2.9 Mô hình tổ chức ma trận Cơ sở hình thành: - Là kết hợp hai hay nhiều mô hình tổ chức phận khác nh mô hình theo chức năng, mô hình theo sản phẩm, mô hình theo địa d - Những hoạt động tham gia vào việc thực mục tiêu mang tính trọn gói Phải có kế hoạch lớn có mục tiêu mang tính trọn gói chơng trình dự án - Có ngời lÃnh đạo chơng trình dự án, ngời lấy ngời từ phận phân hệ mang tính sở Lợi mô hình là: - Các hoạt động hớng vào việc thực mục tiêu cuối - Tập trung đợc nguồn lực - Phát huy đợc lực nguồn nhân lực, đáp ứng đợc thay đổi môi trờng Nhợc điểm mô hình là: Vi phạm chế độ thủ trởng dẫn đến việc không thống mệnh lệnh Khi quyền hạn trách nhiệm trùng nhà quản lý có xung đột, tính ổn định không cao, cấu phức tạp, chi phí tăng lên Hình 1.3 nguồn: Sách quản trị học- nhà xuất thống kê 1999- Trang 233 giám đốc Phòng thiết kế Phòng nhân Phòng tài Phòng kế hoạch Ban quản lý dự án Ban quản lý dự án Hình 1.3: Mô hình tổ chức ma trận 2.2 Theo cấp quản lý tầm quản lý 2.1.1 Mô hình tổ chức hình tháp Là mô hình có nhiều cấp quản lý Quản lý theo phơng thức hành - Các hoạt động đợc chuyên môn hóa Xong bị giới hạn phận công việc, cá nhân làm việc độc lập với nhân lực đợc di chuyển theo chiều däc