Một số biện pháp hoàn thiện hồ sơ dự thầu nhằm nâng cao khả năng trúng thầu của công ty cổ phần xây lắp bưu điện

LỜI MỞ ĐẦU Đấu thầu biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu cho nhà đầu tư, đặc biệt nhà đầu tư tham gia vào lĩnh vực xây dựng Trong năm gần nhu cầu xây dựng sở hạ tầng nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển kinh tế, ngành nghề tạo điều kiện cho ngành xây dựng phát triển Tuy nhiên nước ta hoạt động đấu thầu mẻ chưa hoàn chỉnh nhiều mặt, doanh nghiệp xây dựng phải tự hồn chỉnh để thích ứng với mơi trường hoạt động Do đó, để nâng cao tác dụng đấu thầu tạo cho nhà thầu sân chơi công bằng, hấp dẫn Nhà nước ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật để nhằm ngày hoàn thiện hoạt động đấu thầu giúp cho hoạt động đấu thầu phát triển theo hướng hợp lý Là doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây lắp, Công ty cổ phần Xây lắp Bưu Điện coi dự thầu hoạt động quan trọng, có ảnh hưởng đến sống cịn cơng ty Theo quy định mới, Nhà nước chủ trương thực đấu thầu rộng rãi thay cho đấu thầu hạn chế định thầu trước tạo nhiều hội cho công ty phát triển Tuy nhiên lại thử thách thực cho cơng ty địi hỏi cơng ty phải ln quan tâm hồn thiện hồ sơ dự thầu nâng cao khả thắng thầu hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu vấn đề ban lãnh đạo công ty quan tâm tiền đề giúp cơng ty vượt qua khó khăn mơi trường Qua thời gian ngắn thực tập công ty, tận mắt chứng kiến hoạt động công ty giúp cho em nhần thấy số vấn đề cấp thiết công ty vào lực khối lượng kiến thức mà em tiếp thu trường qua ba năm học, hướng dẫn bảo tận tình thầy giáo PGS.TS Vũ Phán anh chị em công ty em định chọn đề tài: “ Một số biện pháp hoàn thiện hồ sơ dự thầu nhằm nâng cao khả trúng thầu Công ty cổ phần Xây lắp Bưu Điện” làm đề tài cho chuyên đề thực tập Nội dung chuyên đề thực tập gồm hai phần: Phần I: Thực trạng hồ sơ dự thầu Công ty cổ phần Xây lắp Bưu Điện Phần II: Giải pháp để nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu Công ty cổ phần Xây lắp Bưu Điện Trong trình nghiên cứu, em nhận giúp đỡ trực tiếp, tận tình PGS.TS Vũ Phán – Giảng viên khoa Quản trị kinh doanh, trường Đại Học Kinh tế Quốc dân, em xin chân thành cảm ơn thầy hướng dẫn nhiệt tình Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo cung cấp cho em kiến thức qua giảng tài liệu tham khảo giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Mặc dù cố gắng, song khơng tránh khỏi sai sót, em mong thầy góp ý để chun đề em hoàn chỉnh Em xin cảm ơn Bác Hồng Văn Kh - Trưởng phịng tổng hợp anh chị Đội xây lắp số trực tiếp hướng dẫn em qua trình thực tập công ty Em xin gửi lời cảm ơn tới Ban giám đốc toàn thể anh chị Công ty cổ phần Xây lắp Bưu Điện tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành nhiêm vụ thực tập Em mong bác, anh chị tiếp tục bảo để em tiếp thu nhiều từ thực tế, bổ sung vốn kiến thức cịn hạn chế PHẦN I: THỰC TRẠNG HỒ SƠ DỰ THẦU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP BƯU ĐIỆN KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP BƯU ĐIỆN 1.1.Quá trình hình thành, phát triển phương hướng hoạt động kinh doanh công ty Công ty Cổ phần Xây lắp Bưu Điện tiền thân Xí nghiệp Xây lắp Trang trí Nội ngoại thất thuộc Công ty Tư vấn Xây dựng Phát triển Bưu điện, thành lập theo quết định số: 3483/GP-UB ngày 16/04/1998 UBND Thành phố Hà Nội Tổng Cơng ty Bưu Viễn thơng Việt Nam, Công ty Tư vấn Xây dựng Phát triển Bưu điện sáng lập viên Hiện trụ sở cơng ty đạt 199 phố Trung Kính, phường Trung Hồ, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội Hiện lĩnh vực kinh doanh công ty là: - Xây dựng dân dụng - Trang trí nội, ngoại thất cơng trình - Xây lắp cơng trình Bưu Viễn thơng - Xây dựng cơng nghiệp, giao thơng, thuỷ lợi, cấp nước, hạ tầng kĩ thuật, san lấp mặt - Xây lắp cơng trình điện đến 35KV - Sản xuất, bn bán vật liệu xây dựng - Buôn bán vật tư, máy móc, thiết bị ngành cơng nghiệp, giao thơng, bưu viễn thơng - Dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo trì sản phẩm cơng ty kinh doanh - Đại lý cung cấp dịch vụ bưu viễn thơng - Thiết kế kết cấu: cơng trình xây dựng móng cột điện, cột điện vỏ trạm biến áp đến 35KV - Thiết kế kết cấu: cơng trình xây dựng dân dụng, cơng nghiệp - Thiết kế quy hoạch tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất: cơng trình xây dựng dân dụng, cơng trình xây dựng bưu viễn thơng - Thiết kế hữu tuyến điện (hệ thống cáp, hệ thống anten, hệ thống truyền dẫn, chuyển mạch) cơgn trình bưu viễn thơng - Kinh doanh bến bãi - Dịch vụ thương mại - Khảo sát địa hình, địa chất cơng trình xây dựng - Tư vấn đầu tư - Đầu tư, kinh doanh phát triển nhà, siêu thị - Sản xuất phần mềm tin học - Buôn bán hàng điện tử, tin học, điện, điện lạnh, tự động hố, viễn thơng, đồ dùng cá nhân gia đình, lương thực, thực phẩm, hàng nơng lâm, thuỷ, hải sản, thủ công mỹ nghệ, nội ngoại thất Từ thành lập đến nay, Công ty trở thành đơn vị xây lắp chuyên ngành Bưu Viễn thơng thị trường Cơng ty không ngừng phát triển lực lượng sản xuất, tiếp thu nhanh tiến khoa học kĩ thuật để ứng dụng vào sản xuất nhắm mở rộng địa bàn hoạt động dến hầu hết tỉnh nước…Vì dù thi cơng hàng trăm cơng trình với nhiều quy mơ thuộc nhiều ngành nghề, nhiều địa điểm, có u cầu phức tạp cơng ty đảm bảo tốt yêu cầu kiến trúc, thẩm mỹ, chất lượng tiến độ mà chủ đầu tư đặt 1.2 Mơ hình tổ chức quản lý công ty BẢNG 1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ĐẠI HỘI CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN ĐIỀU HÀNH GIÁM ĐỐC CÔNG TY GIÁM ĐỐC CƠNG TY PGĐ PGĐKĨKĨTHUẬT THUẬT NỘI NỘICHÍNH CHÍNH PGĐ PGĐNGHIÊN KINH TẾ CỨU PHÁT TRIỂN PHÒNG TỔNG HỢP - HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ - KĨ THUẬT PGĐ KINH NGHIÊN TẾ CỨU PHÁT TRIỂN PHÒNG KINH TẾ - KẾ HOẠCH - KẾ TỐN CÁC ĐƠN VỊ SẢN XUẤT (XÍ NGHIỆP XÂY LẮP-ĐỘI XÂY LẮP) XÍ NGHIỆP XÂY LẮP SỐ: I, II, III, IV, V, VI ĐỘI XÂY LẮP SỐ: I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, ODA TƯ VẤN THIẾT KẾ 1.3 Một số đặc điểm kinh tế liên quan đến hồ sơ dự thầu công ty 1.3.1 Về cấu tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Xây lắp Bưu điện cơng ty có quy mơ tương đối lớn Do đặc điểm hoạt động xây dựng khơng có địa điểm sản xuất cố định mà thường xuyên phải di chuyển địa điểm theo cơng trình cấu tổ chức Công ty tổ chức theo địa bàn hoạt động Bộ máy quản lý Công ty tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, đội, xí nghiệp xây lắp tổ chức chuyên mơn hố theo lãnh thổ nghĩa đội, xí nghiệp phụ trách số tỉnh định Một cơng ty đại địi hỏi huy sản xuất kinh doanh theo hướng thống nhất, đòi hỏi phục tùng kỷ luật nghiêm ngặt, điều khiển bổ máy quản trị theo nguyên tắc thống từ xuống Hiện nay, cơng ty có máy quản lý gọn đủ lực thuận tiện cho công tác quản lý Theo sơ đồ trên, thấy rõ máy công ty thiết lập theo kiểu cấu tổ chức trực tuyến chức Giám đốc công ty người đại diện cho công ty trước quan Pháp luật tài phán, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị việc thực nhiệm vụ giao Giám đốc điều hành hoạt động hàng ngày Công ty, tổ chức thực kế hoạch kinh doanh dự án đầu tư Công ty Đồng thời người kiến nghị phương án tổ chức, quy chế Công ty trước Hội đồng quản trị Giúp việc tham mưu cho Giám đốc phó giám đốc phịng ban chức Để có thời gian tập trung vào vấn đề lớn, có tính chiến lược giám đốc giao quyền, uỷ quyền cho giám đốc lĩnh vực chuyên môn Các Phó giám đốc chịu trách nhiệm hồn thành cơng việc phân công trước Hội đồng quản trị Giám đốc cơng ty Tồn hoạt động tài - kế tốn theo quy định giao cho kế tốn trưởng có vị trí phó giám đốc Các phịng ban chức có nhiệm vụ tham mưu cho toàn hệ thống trực tuyến, giúp giám đốc phó giám đốc chuẩn bị định theo dõi, hướng dẫn phân xưởng, phận sản xuất kinh doanh cán bộ, nhân viên cấp thực kịp thời định quản lý Những định quản lý phòng ban chức nghiên cứu, đề xuất giám đốc công ty thông qua thành mệnh lệnh truyền đạt từ xuống theo tuyến định Trách nhiệm phòng chức phải hoàn thành tốt nhiệm vụ giao đồng thời phải phối hợp chặt chẽ với phịng ban khác, với đội, xí nghiệp xây lắp để nhằm đảm bảo cho tất lĩnh vực công tác công ty tiến hành cách đồng bộ, nhịp nhàng Đội xây dựng, xí nghiệp xây dựng đơn vị trực tiếp thực nhiệm vụ xây lắp Công ty Căn vào kế hoạch sản xuất – kinh doanh công ty, đội, xí nghiệp ký nhận việc với công ty, chịu trách nhiệm thực công việc chịu trách nhiệm sử dụng có hiệu nguồn lao động thiết bị công ty giao Cụ thể: Phân giao nhiệm vụ phận:  Chủ tịch hội đồng quản trị Trách nhiệm, quyền hạn chung: - Lập chương trình - kế hoạch hoạt động Hội đồng quản trị - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, định mức lương lợi ích khác thành viên Ban điều hành - Trình báo tốn tài hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông - Chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông sai phạm quản lý, vi phạm điều lệ, vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho công ty  Ban kiểm sốt cơng ty - Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh ghi chép sổ sách kế toán báo cáo tài - Thẩm định báo cáo tài hàng năm cơng ty - Kiến nghị biện pháp cải tiến cấu tổ chức quản lý điều hành hoạt động kinh doanh công ty - Khơng tiết lộ bí mật cơng ty Ban điều hành - Đại diện cho công ty trước quan pháp luật tài phán - Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị việc thực quyền hạn nhiệm vụ giao - Điều hành hoạt động hàng ngày công ty, tổ chức thực kế hoạch kinh doanh dự án đầu tư công ty - Kiến nghị phương án tổ chức, quy chế cơng ty trình hội đồng quản trị - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, định lương phụ cấp cán công nhân viên công ty, trừ thành viên Ban điều hành Ban kiểm sốt  Các phó giám đốc - Giúp việc cho giám đốc công ty theo lĩnh vực công tác phân công - Chịu trách nhiệm hồn thành cơng việc phân cơng trước hội đồng quản trị giám đốc - Được giám đốc uỷ quyền định công việc cụ thể, thể giấy uỷ quyền - Trực tiếp phụ trách nhiều đơn vị công ty theo phân công giám đốc văn  Phòng tổng hợp - Quản lý nhân công ty - Theo dõi tiền lương, phụ cấp, phối hợp với đơn vị làm thủ tục nâng lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, loại bảo hiểm khác cho người lao động - Cùng với đơn vị thực chế độ bảo hộ lao động, quản lý đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định luật lao động, cơng tác phịng cháy chữa cháy - Theo dõi, trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO công ty - Theo dõi việc thực công việc liên quan đến người lao động Chăm sóc sức khoẻ, hoạt động đồn thể, khen thưởng, kỉ luật - Mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, vật dụng khác phục vụ sản xuất - Hỗ trợ đơn vị kĩ thuật tổ chức thi cơng  Phịng kinh tế - Thống quản lý kế toán, đảm bảo kế tốn cơng cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu hoạt động kinh tế, tài chính, cung cấp thơng tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai, minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức quản lý điều hành ban lãnh đạo công ty - Thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài báo cáo tài cho ban lãnh đạo cơng ty, quan quản lý nhà nước kế toán tổ chức quan quản lý nhà nước kế toán uỷ quyền - Thực hiện, theo dõi nghĩa vụ tài nhà nước - Tiến hành cách thức thủ tục cụ thể để thực nội dung công việc kế tốn, tài chính, hoạt động phát sinh cụ thể làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản, bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định luật kế toán  Các đơn vị xây lắp - Theo dõi, thu thập thông tin từ khách hàng thuộc địa bàn lĩnh vực công ty xác định - Báo cáo Ban điều hành để tham gia đấu thầu cơng trình xây lắp - Lập hồ sơ thầu trình giám đốc - Thu thập thông tin phản hồi khách hàng tiến độ, chất lượng thi công xây lắp để báo cáo ban điều hành - Tổ chức thi cơng cơng trình tn thủ theo thủ tục quản lý xây dựng nhà nước tuân thủ quy định hệ thống quản lý chất lượng công ty - Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn lao động q trình thi cơng - Thường xun báo cáo với ban điều hành tiến độ, chất lượng công trình tổ chức nghiệm thu cơng trình với đạo ban điều hành 1.3.2 Về lực lượng lao động Nguồn nhân lực có vai trị quan trọng thành công doanh nghiệp Con người cung cấp tư liệu đầu vào để giúp cho cơng ty lên kế hoạch đồng thời họ đưa phương hướng giải pháp để thực kế hoạch đề Hơn doanh nghiệp xây dựng chủ yếu sử dụng lực lượng lao động thủ cơng chủ yếu từ làm cho việc quản lý lao động có nhiều khác biệt Trình độ đội ngũ lao động định đến tiến độ thi công chất lượng thẩm mỹ cơng trình Cơng ty có đội ngũ lao động đơng đảo, có lực lượng kĩ sư cầu đường, cử nhân kinh tế, công