CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên vật liệu
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu (NVL) là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm
Nguyên vật liệu là đối tượng lao động có vị trí đặc biệt trong quá trình sản xuất, do nguyên vật liệu có những đặc điểm sau đây:
- Về mặt hiện vật: Khác với công cụ dụng cụ và tài sản cố định, nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh Dưới tác động của lao động, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch hoàn toàn một lần vào giá thành sản phẩm.
- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trự cho sản xuất.
Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh, vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu Hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ hợp lý Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại vật liệu nào đó. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật Bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập, xuất kho tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu kế toán vật tư.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu
Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Mỗi loại nguyên vật liệu có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá học khác nhau Do đó, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo tiêu thức phù hợp
Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây:
- Nguyên vật liệu chính (NVLC): Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm Danh từ
Nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp.
- Vật liệu phụ (VLP): Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất-kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
- Nhiên liệu (NL): Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu…Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường.
- Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi.
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo từng vai trò và công dụng của NVL,các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”.
Căn cứ vào nguồn hình thành:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: do mua, do nhận tài trợ, biếu tặng, góp vốn liên doanh
- Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất Ví dụ như doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên vật cho bộ phận chế biến.
Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định vị trí giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, nguyên vật liệu dùng cho bộ phận bán hàng, nguyên vật liệu dùng cho bộ phận quản lý.
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác, nhượng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng.
Cách phân loại này cho biết mục đích sử dụng nguyên vật liệu là phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hay các nhu cầu khác, là cơ sở để hạch toán theo nơi sử dụng
1.1.3 Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL Theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho- Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được, cụ thể:
Hạch toán chi tiết vật liệu
1.2.1 Phương pháp thẻ song song
Tại kho: Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi ‘Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho) Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư hàng hoá, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép vào số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư, hàng hoá cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” (Mở tương ứng với thẻ kho) theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Cuối kỳ kế toán nguyên vậy liệu tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng kê tính giá)
Bảng tổng hợp nhập-xuất -tồn kho vật liệu
Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu đồng thời từ “Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn vật liệu” theo từng danh điểm từng loại
NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
Phương pháp thẻ song song đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác Tuy nhiên phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu.
1.2.2 Phương pháp đối sổ chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống phương pháp ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu theo từng kho, kế toán lập bảng “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa vào các bảng kê này để ghi vào
“Sổ luân chuyển NVL” Khi nhận được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển nguyên vật liệu”
Bảng kê nhập vật liệu
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuất vật liệu
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu đồng thời từ sổ “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu.
Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
Phương pháp đối chiếu luân chuyển giảm nhẹ được khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
1.2.3 Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ thẻ kho.
Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (Kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để giá trị thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” (Bảng này được mở theo từng kho) Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho cho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dư với tồn kho “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” Từ bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.
Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu theo phương pháp số dư
Ghi chú: : Ghi trong tháng : Ghi cuối tháng : Đối chiếu
Phương pháp số dư tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao.
Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán tổng hợp vật liệu phản ánh một cách thường xuyên lien tục tình hình biến động tăng giảm vật liệu Nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định được bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp kê khai thường xuyên thường được áp dụng trong các doanh nghiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hang có giá trị lớn. Để hạch toán tổng hợp vật liệu, kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ sau:
Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp
Hoá đơn Giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hang thông thường
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Hạch toán tổng hợp vật liệu cần sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: Tài khoản 152 “Nguyên vật liệu”
+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, để thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn lien doanh.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. + Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Tài khoản này được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý.
Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”
Bên Nợ: Giá thực tế hàng mua đang đi đường
Bên Có : Giá thực tế hàng mua đang đi đường về nhập kho
Dư Nợ: Giá trị hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho
Vật liệu mua ngoài nhập kho
Hàng mua đi đường kỳ trước
Nhận vốn góp liên doanh
Nhận lại vốn góp liên doanh
Xuất cho chế tạo sản phẩm
Xuất cho quản lý bán hàng
Xuất góp vốn liên doanh
Xuất thuê ngoài gia công
Xuất trả vốn góp liên doanh Đánh giá giảm Đánh giá tăng
Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công
Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên khái quát bằng sơ đồ hạch toán như sau:
Sơ đồ 4: Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá hàng hoá vật tư xuất kho
Tổng giá trị vật tư hàng hoá mua vào trong kỳ
Trị giá vật tư, hàng hoá tồn đầu kỳ
Trị giá vật tư, hàng hoá tồn cuối kỳ Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho Giá trị vật tư hàng hoá mua vào nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng biệt (Tài khoản “Mua hàng”).
Công tác kiểm kê vật tư hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ).
TK 151, 152: Những tài khoản này chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho mà không phản ánh giá trị xuất.
Bên Nợ : Kết chuyển giá thực tế vật liệu hàng mua đang đi đường tồn cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu, hàng mua đang đi đường tồn đầu kỳ
Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ
Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu công cụ hàng hoá xuất trong kỳ.
Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và hàng đang đi đường đầu kỳ
Giá thực tế vật liệu, hàng hoá mua vào trong kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ và hàng đang đi đường đầu kỳ
Kết chuyển giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ
` Tài khoản này không có số dư
TK 611 được chi tíêt thành
TK 6111: Mua nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ
K/c NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ
Gtt NVL mua vào trong kỳ
K/c NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ
Trả NVL cho người bán hoặc CKT
Gtt NVL đã sử dụng trong kỳ
Trình tự hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát bằng sơ đồ hạch toánn như sau:
Sơ đồ 5: Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Hạch toán thừa thiếu nguyên vật liệu sau kiểm kê
Trong việc quản lý và hạch toán vật liệu vẫn thường xuyên xảy ra sai lệch giữa số liệu trên sổ kế toán với số liệu thực tế phát sinh Những chênh lệch về số liệu nói trên cần được định kì kiểm tra phát hiện thông qua kiểm kê Tuỳ từng điều kiện và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hoặc kiểm kê chọn mẫu Thời hạn kiểm kê có thể định kỳ vao cuối tháng, cuối quý hoặc kiểm kê bất thường theo yêu cầu của công tác quản lý:
Kiểm kê toàn bộ: Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản về số lượng, giá trị. kiểm kê toàn bộ được thực hiện mỗi năm một lần trước khi lập báo cáo kế toán.
Kiểm kê từng phần: Thực hiện kiểm kê với từng loại tài sản ở từng bộ phận theo yêu cầu của quản lý
Kiểm kê chọn mẫu: Hình thức kiểm kê này chủ yếu để kiểm tra chất lượng của vật liệu.
Kiểm kê định kỳ: Doanh nghiệp tiến hành kiểm kê theo thời hạn qui định tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản kiểm kê định kỳ có thể được thực hiện vào ngày cuối tháng hoặc cuối quý.
Kiểm kê bất thường: Thường tiến hành khi có thay đổi người quản lý tài sản, khi phát hiện sự cố làm hư hao, mất mát tài sản hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên. Để tiến hành kiểm kê thì trước hết phải lập “Ban kiểm kê” do thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ về nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê Trước khi tiến hành kiểm kê thì doanh nghiệp phải:
Xác định kế hoạch kiểm kê
Hoàn thành việc ghi sổ kế toán
Sắp xếp tài sản theo từng loại
Trong quá trình kiểm kê phải có sự tham gia của người có trách nhiệm bảo quản tài sản Khi kiểm kê cần kết hợp đánh giá chất lượng tài sản và phát hiện các tài sản hư hỏng, kém phẩm chất.
Kết quả kiểm kê phải được ghi vào “Biên bản kiểm kê” Mọi chênh lệch phải được phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời
(6) (7) Để phản ánh kế toán kiểm kê vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 1381: Tài khoản thiếu chờ sử lý, dùng để theo dõi giá trị vật liệu so với sổ sách sau khi kiểm kê đánh giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân.
Bên Nợ: Giá trị vật liệu thiếu chưa rõ nguyên nhân
Bên Có: Xử lý giá trị vật liệu thiếu hụt
Dư Nợ: Số thiếu hụt chờ xử lý
- TK 3881: Tài sản thừa chờ xử lý dùng để theo dõi giá trị vật liệu thừa so với sổ sách sau khi kiểm kê đánh giá vật liệu chưa rõ nguyên nhân.
Bên Nợ: Xử lý giá trị vật liệu thừa
Bên Có: Giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý
Dư Có: Số thừa chờ xử lý
Nếu vật liệu thừa do khách hàng giao nhầm, kế toán ghi đơn bên Nợ
TK 022 “Vật tư nhận giữ hộ”
Sơ đồ 6: Hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu
(1): Giá trị vật liệu thừa trong định mức.
(2): Thừa ngoài định mức chờ xử lý.
(3): Giá trị vật liệu thiếu khi kiểm kê.
(4): Xử lý nguyên vật liệu thiếu do người chịu trách nhiệm vật chất bồi thường.
(5): Vật liệu thiếu hụt tổn thất do hao hụt trong định mức.
(6): Vật liệu thừa do bên ngoài bàn giao nhầm chờ xử lý.
(7): Xử lý vật liệu thừa nhận giữ hộ, gia công.
Hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
1.6.1 Ý nghĩa của việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn Các khoản dự phòng giảm giá có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp.
-Về phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá, bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản.
- Về phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lợi nhuận của niên độ nên doanh nghiệp tích luỹ được một số vốn đã được phân chia Số vốn này để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ này Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ.
-Về phương diện thuế: Dự phòng giảm giá là khoản chi phí làm giảm lợi nhuận, giảm thuế phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế.
1.6.2 Phương pháp lập và hoàn nhập dự phòng
Theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính quy định:
“Nguyên liệu, vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của vật liệu mà giá thành sản phẩm sản xuất của sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì vật liệu được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Việc lập dự phòng giảm giá hàng tôn kho được lập trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho Cuối kỳ năm kế toán tiếp theo phải thực hiện đánh giá mới về giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho cuối năm đó Trường hợp cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập”.
Sơ đồ 7: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(1): Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho năm sau
(2): Xử lý giảm giá khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho
(3): Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
So sánh chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho
Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho VAS
Chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho có các điều khoản chủ yếu sau:
- Về phạm vi áp dụng: Chuẩn mực này quy định cho tất cả hàng tồn kho là tài sản, bao gồm: tài sản để bán trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường, tài sản trong quá trình sản xuất để hoặc cung cấp dịch vụ.
- Về nguyên tắc: Hàng tồn kho phải được tính theo giá thấp hơn giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: giá trị hàng tồn kho có thể được tính theo các theo các phương pháp sau đây: Giá phí thực tế (Actual cost), giá phí chuẩn (Standard cost), phương pháp giá lẻ (Retail method)
- Giá trị hàng tồn kho thực tế (Actual cost) có thể áp dụng theo phương pháp tính sau: Giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền, nhập trước-xuất trước.
So sánh chuẩn mực kế toán Quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho
Nền kinh tế Việt Nam đang mở cửa và hoà nhập với nền kinh tế thế giới, vì vậy chuẩn mực kế toán Việt Nam cũng đang trong quá trình hoà nhập với chuẩn mực kế toán Quốc tế Trong phần hành kế toán “Hàng tồn kho” nói chung và phần kế toán về nguyên vật liệu nói riêng, giữa chuẩn mực kế toán Việt Nam và kế toán Quốc tế có những điểm tương đồng sau:
- Nguyên vật liệu là đối tượng được quy định trong chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (IAS)
- Về phương pháp tính giá: Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Quốc tế đều quy định vật liệu tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện nhỏ hơn giá gốc thì tính theo giá thuần có thể thực hiện được
- Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kết toán Quốc tế đều tính giá trị vật liệu xuất kho theo các phương pháp: giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền, giá nhập trước- xuất trước.
- Về việc lập dự phòng giảm giá: Cả hai đều quy định về việc điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được Vật liệu trong quá trình sản xuất không được lập dự phòng giảm giá nếu thành phẩm sản xuất từ vật liệu đó được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó.
Tuy có những điểm tương đồng, giữa Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chuẩn mực kế toán Quốc tế có những điểm khác biệt sau:
- Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho: Trong khi Chuẩn mực kế toán Quốc tế đã bỏ phương pháp nhập sau- xuất trước thì Chuẩn mực kế toán Việt Nam vẫn còn cho phép áp dụng phương pháp tính giá này.
- Về kế toán vật liệu thiếu khi kiểm kê: Nếu theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, giá trị vật liệu thiếu khi có quyết định xử lý, một phần còn lại sau khi trừ giá trị vật liệu thiếu do tổ chức, cá nhân bồi thường được đưa vào giá vốn hang bán thì theo chuẩn mực Quốc tế thì giá trị vật liệu thiếu được đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Theo Chuẩn mực kế toánQuốc tế thì doanh nghiệp có thể lập dự phòng giảm giá khi doanh nghiệp nhận thây giá trị nguyên vật liệu giảm, còn Chuẩn mực kế toán Việt Nam quy định chỉ lập dự phòng giảm giá vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính
Kinh nghiệm kế toán của một số nước về hạch toán nguyên vật liệu
1.8.1 Theo chế độ kế toán Mỹ
Những điểm tương đồng với Chuẩn mực kế toán Việt Nam
Trong xu thế hội nhập với những Chuẩn mực kế toán Quốc tế, Kế toán Việt Nam và kế toán Mỹ có những điểm giống nhau:
- Kế toán Việt Nam và kế toán Mỹ đều là sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Kế toán Việt Nam và kế toán Mỹ đều sử dụng hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thương xuyên và kiểm kê định kỳ.
- Kế toán Việt Nam và kế toán Mỹ đều sử dụng các phương pháp tính giá vật liệu xuất kho là: phương pháp thực tế đích danh, bình quân gia quyền, LIFO, FIFO…
Những điểm khác biệt với Chuẩn mực kế toán Việt Nam
Về phương pháp tính giá nguyên vật liêu và hàng mua bị trả lại
+ Kế toán Việt Nam: Khi doanh nghiệp mua hàng mà được giảm giá hoặc hàng mua bị trả lại thì kế toán trừ ngay vào giá trị hàng mua (vào ngay TK152 đối với phương pháp kê khai thương xuyên và TK 6111 với phương pháp kiểm kê định kỳ).
+ Kế toán Mỹ: Khi nghiệp vụ này phát sinh, kế toán theo dõi vật liệu giảm giá và trả lại nhà cung cấp trên tài khoản “Giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trả lại” Sau đó mới kết chuyển vào tài khoản “Nguyên, vật liệu” và tài khoản “Mua hàng”.
Về phương pháp chiết khấu thanh toán
+ Kế toán Việt Nam: Chiết khấu thanh toán được coi là thu nhập tài chính và được theo dõi trên TK515 “Doanh thu hoạt động tài chính”
+ Kế toán Mỹ: Có hai phương pháp ghi sổ chiết khấu thanh toán được hưởng là phương pháp giá trị gộp (gross method) và phương pháp giá trị thuần (net method)
Phương pháp giá trị gộp: Theo phương pháp giá trị gộp, kế toán ghi sổ theo tổng số hàng mua và chỉ ghi chiết khấu thanh toán khi chúng thực sụ pháp sinh Số chiết khấu khi thực tế phát sinh trong kỳ được tập hợp vào TK
“Chiết khấu hàng mua” và cuối kỳ được chỉnh về tài khoản “Mua hàng” hoặc tài khoản “Nguyên vật liệu” để ghi giảm giá vật liệu.
Phương pháp giá trị thuần: Theo phương pháp này, kế toán ghi sổ hàng mua theo số thực tế sau khi trừ đi số chiết khấu được hưởng Nếu doanh nghiệp thanh toán trong thời hạn chiêt khẩu thì kế toán không phải điều chỉnh, còn nếu thanh toán sau thời hạn cho phép được chiết khấu thì khoản tiền chiết khấu không được hưởng được coi là một khoản lỗ về chiết khấu mua hàng và được kế toán theo dõi trên tài khoản “Số chiết khấu mua hàng bị mất”.
Về bút toán kết chuyển giá thực tế nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
+ Kế toán Việt Nam: Đầu kỳ kế toán thực hiện kết chuyển giá trị vật liệu và hàng đang đi đường tồn kho.
+ Kế toán Mỹ: Bút toán này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán.
1.8.2 Theo chế độ kế toán Pháp
Hệ thống kế toán Việt Nam được xây dựng một phần dựa trên việc học hỏi từ kế toán Pháp, vì giữa kế toán Việt Nam và kế toán Pháp có nhiều điểm tương đồng Tuy nhiên có sự khác nhau về điều kiện kinh tế xã hội nên hệ thống kế toán hai nước vẫn tồn tại nhiều khác biệt
Về phương pháp hạch toán tồn kho:
+ Kế toán Việt Nam: Có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho được sử dụng trong kế toán tài chính là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
+ Kế toán Pháp: Cũng có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ, tuy nhiên trong kế toán tài chính chỉ sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ còn phương pháp kê khai thường xuyên được sử dụng trong kế toán phân tích.
Sự khác biệt này dẫn đến sự khác biệt về kiểm kê hàng tồn kho giứa hai nước:
Kế toán Việt Nam: Công tác kiểm kê có thể được thực hiện trong tháng, quý… để cung cấp thông tin cho công tác quản trị
Kế toán Pháp: Công tác kiểm kê được thực hiện vào cuối năm để thực hiện báo cáo tài chính
- Về giá nguyên, vật liệu
Kế toán Việt Nam: Giá mua nguyên, vật liệu là chưa có thuế GTGT (Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), hoặc giá có thuế GTGT (Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp).
Kế toán Pháp: Giá mua nguyên, vật liệu là giá chưa có thuế GTGT do họ chỉ áp dụng phương pháp khấu trừ khi tính thuế GTGT.
- Vể chi phí mua nguyên vật liêu
+ Kế toán Việt Nam: Chi phí thu mua được tính vào vật liệu nhập nhập kho và theo dõi trên TK 152 (611).
+ Kế toán Pháp: Chi phí thu mua có thể được theo dõi trên TK “Mua hàng” (TK601) hoặc tài khoản “Phụ phí mua” (TK608)
- Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho
+ Kế toán Việt Nam: Vật liệu xuất kho được tính theo các phương pháp: LIFO, FIFO, thực tế đích danh, bình quân gia quyền, phương pháp giá hạch toán.
+ Kế toán Pháp: Vật liệu xuất kho chỉ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp FIFO.
Tổ chức sổ kế toán trong hạch toán nguyên vật liệu
Theo hình thức Nhật ký chung:
Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và định khoản kế toán các nghiệp vụ Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức này có thuận lợi khi đối chiếu kiểm tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, cho việc sử dụng máy vi tính tuy nhiên có một số nghiệp vụ trùng lắp, do vậy cuối tháng ghi Sổ cái
Các sổ sách sử dụng: Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung
Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái:
Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo thời gian và phân loại theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp Hình thức này giản đơn, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu áp dụng thích hợp trong các đơn vị kế toán nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh Tuy nhiên nó có nhược điểm là không áp dụng được ở các đơn vị kế toán vừa và lớn, hệ thống sổ sách chi tiết tách rời sổ tổng hợp.
Sổ sách sử dụng: Nhật ký- Sổ cái TK 152.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Với hình thức này ưu điểm là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ Hình thức này phù hợp với mọi quy mô sản xuất kinh doanh, thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính Tuy nhiên việc ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn, nếu có sai sót phải sửa chữa nhiều sổ việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất là trong điều kiện làm thủ công.
Sổ sách sử dụng: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ kế thừa những ưu điểm của các hình thức kế toán ra đời trước đó, nó có tính chuyên môn hoá cao, khối lượng ghi chép giảm đi đáng kể Tuy nhiên còn một số hạn chế của phương pháp này là phức tạp về cơ cấu, quy mô sổ lớn Do vậy khó áp dụng phương tiện kế toán máy vào xử ký số liệu Hình thức này phù hợp với doanh nghiệp lớn, loại hình doanh nghiệp phức tạp, số lượng các nghiệp vụ nhiều và điều kiện kế toán thủ công, trình độ kế toán cao.
THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI
Khái quát chung về Công ty Khoá Minh Khai
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Khóa Minh Khai là loại hình doanh nghiệp sản xuất, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ, có tư cách pháp nhân, chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng Công ty cơ khí và xây dựng, thuộc Bộ Xây Dựng Công ty được tổ chức và hoạt động theo điều lệ hoạt động của Tổng công ty cơ khí Xây dựng do Bộ trưởng Bộ Xây Dựng phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Khóa Minh Khai do Hội đồng quản trị Tổng công ty Cơ khí xây dựng phê chuẩn theo Quyết định số 189/HĐQT ngày 17/02/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị.
+ Tên công ty: Công ty Khóa Minh Khai
+ Tên giao dịch quốc tế: Minh Khai lock company
+ Trụ sở của Công ty: 125D Minh Khai- Hai Bà Trưng- Hà Nội
+ Vốn pháp định: 4,1 tỷ đồng
+ Vốn điều lệ: 8 tỷ đồng
Ngày 05/05/1972 theo QĐ của Bộ trưởng Bộ kiến trúc (nay là Bộ XâyDựng), Công ty Khóa Minh Khai chính thức thành lập với tên gọi ban đầu là nhà máy Khóa Minh Khai cùng với sự giúp đỡ của Ba Lan về nhà xưởng, nhà làm việc máy móc thiết bị quy trình công nghệ Năm 1972, do Đế quốc Mỹ bắn phá Miền Bắc, cơ sở vật chất kỹ thuật của nhà máy bị chiến tranh tàn phá nặng nề phải ngừng hoạt động để phục hồi sửa chữa Cuối năm 1973 nhà máy mới đi vào sản xuất thử Đầu năm 1974, nhà máy chính thức đi vào sản xuất các loại sản phẩm: Khóa ke, bản lề chốt cửa theo thiết kế của Ba Lan Do áp dụng quy trình công nghệ của Ba Lan nên mẫu mã sản phẩm sản xuất ra không phù hợp với thị hiếu yêu cầu của người tiêu dùng Việt Nam.
Từ năm 1975, cán bộ công nhân viên của Nhà máy vừa sản xuất vừa bắt tay vào nghiên cứu, thiết kế cải tiến mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu tiêu dùng trong nước Điều này đánh dấu một thành công của Công ty.
Năm 1989, thực hiện theo Quyết định số 217/HĐBT ngày 14/11/1987 của Hội Đồng Bộ trưởng về chính sách đổi mới hạch toán kinh doanh Xã hội chủ nghĩa đối với các xí nghiệp quốc doanh, Công ty đã bố trí, sắp xếp, cải tiến hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức sản xuất, bộ máy quản lý và rút một bộ phận lớn lao động dôi dư, trình độ nghiệp vụ, tay nghề và sức khỏe không phù hợp chuyển sang làm công tác khác hoặc giải quyết chế độ nghỉ hưu, nghỉ mất sức Đồng thời gửi cán bộ công nhân viên có trình độ, năng lực đi học tập, lao động ở nước ngoài Công ty đã phù hợp chuyên môn của từng người, vì vậy mọi cán bộ công nhân viên đều cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong việc xây dựng Công ty ngày càng vững mạnh. Đến ngày 07/03/1993, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếp tục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước, Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựng được tổ chức thành Tổng Công ty cơ khí xây dựng và Nhà máy khóa Minh Khai được tổ chức thành Công ty Khóa Minh Khai.
Cho đến nay Công ty Khóa Minh Khai đã 3 lần bổ xung và đăng ký kinh doanh cho phù hợp với sự phát triển của Công ty, kèm theo giấy phép kinh doanh số 109570 do Ủy ban kế hoạch nhà nước cấp ngày 14/04/2003.
Như vậy trải qua hơn 30 năm xây dựng và trưởng thành vượt qua nhiều khó khăn thử thách, từ một nhà máy khóa với quy mô nhỏ, Công ty khóaMinh Khai đã trở thành một doanh nghiệp mạnh với hơn 340 công nhân viên.Công ty phát triển nhanh chóng về mọi mặt và đạt được những thành tích đáng khích lệ: liên tục trong nhiều năm là đơn vị giỏi của ngành Sản phẩm của Công ty đã có thương hiệu và chỗ đứng trên thị trường, được người tiêu dùng tín nhiệm, giành được nhiều huy chương vàng trong các Hội chợ triển lãm hàng công nghiệp và hàng tiêu dùng, đạt tiêu chuẩn hàng Việt Nam chất lượng cao Công ty đã đạt được chứng chỉ ISO 9000:2000, và đặc biệt hơn nữa năm 2003 nhận huân chương lao động hạng 3 Đời sống của công nhân viên được đảm bảo về cả vật chất và tinh thần.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm.
(Nguồn: phòng tài vụ Công ty Khoá Minh khai) Đơn vị: nghìn đồng
Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%)
15 Thu nhập bình quân/tháng 1.100 1.193 1.275 93 8.45 82 6.87
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới Chức năng nhiệm vụ mỗi bộ phận như sau: Đứng đầu là giám đốc công ty trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên (Từ huy động vốn, đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, đảm bảo đầty đủ công ăn việc làm và thu nhập cho công nhân viên đến việc phân phối thu nhập và nghĩa vụ đối với Nhà nước).
Trợ giúp cho giám đốc có một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật như thiết kế, xây dựng các định mức kỹ thuật; một phó giám đốc phụ trách kinh doanh đồng thời là trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc kinh doanh trên thị trường tiêu thụ sản phẩm, một phó giám đốc phụ trách sản xuất chỉ đạo về khâu sản xuất sản phẩm.
Còn các phòng ban chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịu sự lãnh đạo trực tiếp của các ban giám đốc và giúp đỡ chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nhiệm vụ và chức năng cụ thể các phòng ban như sau:
+ Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ phòng này là bố trí sắp xếp lao động trong công ty về số lượng, trình độ nghiệp vụ, tay nghề phù hợp với từng phòng ban, từng bộ phận sản xuất, xây dựng kế hoạch đào tạo cho các cán bộ công nhân viên, tập hợp các định mức lao động tổ chức ký kết các hợp đồng lao động
+ Phòng kế hoạch vật tư: Nhiệm vụ phòng này là xây dựng các kế hoạch cho sản xuất, tiêu thụ ngắn hạn và dài hạn Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, cân đối giữa các mặt vật tư, lao động máy móc thiết bị để đảm bảo cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục.
+ Phòng kinh doanh: Nhiệm vụ phòng này là nghiên cứu thị trường, tìm và phát hiện nhu cầu, đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trường nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định.
+ Phòng kỹ thuật công nghệ: Có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch vật tư xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, thiết kế các khuôn mẫu sản phẩm, thiết kế các bản vẽ kỹ thuật ngoài ra phòng kỹ thuật còn tham gia vào sửa chữa lớn máy móc thiết bị.
+ Phòng KCS có chức năng kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm khi nhập kho thành phẩm.
+ Phòng tài vụ có nhiệm vụ thu thập xử lý và đưa ra các thông tin tài chính giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống mọi hoạt động sản xuất của Công ty.
+ Các phân xưởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí I: Hoàn thành kế hoạch sản xuất do Công ty giao cho, tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật tư.
Thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Khoá Minh Khai
2.2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Khoá Minh Khai
2.2.1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. Đặc điểm nguyên vật liệu
Là đơn vị sản xuất các sản phẩm cơ khí nên vật liệu của công ty là sản phẩm của các ngành như các loại thép cây, thép tấm với số lượng và chủng loại nhiều Tổng số danh điểm vật liệu của công ty là hơn 1000 loại Những vật liệu này là rất cồng kềnh, dễ bị han gỉ do vậy đòi hỏi việc quản lý nguyên vật liệu là rất chặt chẽ.
Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm từ 70% - 75% cho nên chỉ cần sự thay đổi nhỏ về vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Do vậy Công ty cần quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Vật liệu sử dụng ở Công ty có loại rất hiếm, nhiều loại có yêu cầu kỹ thuật cao trong nước chưa sản xuất được phải nhập ngoại như thép lá của Nga, hợp kim, bi, các thiết bị khóa (14F-No1, 14F-No2 ) có loại khó bảo quản, dễ hỏng như hóa chất, sơn; có loại dễ han gỉ như bulông, ốc vít
Phân loại nguyên vật liệu Để giúp công tác hạch toán một cách chính xác một khối lượng nguyên vật liệu nhiều chủng loại, kế toán nguyên vật liệu của Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu Việc phân loại nguyên vật liệu được dựa theo những tiêu thức nhất định để sắp xếp các vật liệu có cùng tiêu thức vào mỗi loại, mỗi nhóm Thực tế Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ, loại vật liệu đối với quá trình sản xuất sản phẩm Nhờ có sự phân loại này mà kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại vật liệu Do đó có thể cung cấp được những thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và lưu trữ vật liệu Vật liệu sử dụng ở Công ty được phân ra các loại chủ yếu sau:
- Nguyên vật liệu chính (TK1521): Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất Nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm và được chia thành nhiều loại khác nhau.
Ví dụ: Thép lá 1,4 ly; thép lá 1,5 ly; thép lá 3 ly; thép tấm; nhôm; bi khóa;
- Vật liệu phụ (TK1522): Gồm nhiều loại tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty như dầu AC10; dầu pha sơn; dây may so; giẻ lau
- Nhiêu liệu (TK1523): Các nhiên liệu mà Công ty thường sử dụng như xăng, dầu mazut, than củi, củi đốt
- Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK1524): Là các loại phụ tùng, chi tiết các loại máy móc thiết bị của công ty đang sử dụng như dây cua roa; dây đai da; vòng bi; biến thế; mô tơ
- Bao bì (TK1528): Là vật liệu để đóng gói sản phẩm, bao gồm các loại hộp giấy hộp nhựa
2.2.1.2 Tính giá nguyên vật liệu.
* Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
Công ty khóa Minh Khai nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài trong nước theo Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và theo Hóa đơn bán hàng thông thường Ngoài ra còn có vật liệu từ gia công, không có vật liệu được biếu tặng hay nhận vốn góp liên doanh.
Số lượng nguyên vật liệu được xác định thông qua các chứng từ nhập kho như: Hóa đơn, Phiếu nhập kho
Tùy thuộc vào trường hợp cụ thể mà giá thực tế của vật liệu nhập kho được xác định như sau:
Với vật liệu mua ngoài:
+ Nếu vật liệu mua theo Hóa đơn GTGT thì giá mua được ghi là giá chưa có thuế GTGT cộng (+) các chi phí vận chuyển (nếu có).
Ví dụ: Theo Hóa đơn GTGT số 0074363 ngày 20/2/2006 (Biểu số 5)
Giá thực tế của thép lá cán nguội 1.4 ly:
Số lượng: 5.658 kg Đơn giá thực tế: 10.476,19 đ/kg Chi phí vận chuyển = 0
+ Nếu vật liệu mua theo hóa đơn thông thường (Biểu số 6) thì giá mua được xác định là giá thanh toán cộng (+) chi phí vận chuyển (nếu có).
Ví dụ: Theo hóa đơn bán hàng thông thường số 005254 ngày
17/02/2006 (Biếu số 6) Giá thực tế của khí oxy được xác định:
Số lượng: 05 chai Đơn giá: 58.000 đ/chai Chi phí vận chuyển = 0
Với nguyên vật liệu từ nguồn tự gia công chế biến:
Giá NVL nhập kho tự gia công =
Giá thực tế vật liệu xuất kho gia công +
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 58 ngày 17/02/2006 Xuất kho cho tổ điện 207 kg đồng cây phi 12 để gia công lõi khóa 10S đơn giá hạch toán là28.000đ/kg Chi phí gia công ghi trên phiếu chi số 89 là 500.000
Giá hạch toán vật liệu xuất cho tự gia công là:
Giá thực tế vật liệu xuất cho tự gia công, tự chế là:
5.796.000 x 1,003 = 5.813.388 (đồng) Vậy giá nguyên vật liệu nhập kho tự gia công là:
Với nguyên vật liệu do thuê ngoài gia công chế biến:
Giá NVL nhập kho thuê ngoài gia công
Giá thực tế NVL xuất kho thuê ngoài gia công
Chi phí thuê ngoài gia công
Theo phiếu xuất kho số 65 ngày 18/02/2006, xuất kho HTX độc lập
500 kg nhôm gia công tay nắm 14E Đơn giá hạch toán 20.000đ/kg chi phí thuê ngoài gia công là 1.200.000đ, chi phí vận chuyển trên Phiếu chi số 100 là 200.000đ.
Giá hạch toán vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công:
Giá thực tế vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công:
10.000.000 x 1,003 =1.003.000đ Vậy giá nguyên vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công:
* Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
Cuối tháng kế toán xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo từng thứ vật liệu theo phương pháp giá hạch toán Và được tính bằng cách sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho =
Giá hạch toán vật liệu xuất kho
Giá hạch toán vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho X Giá hạch toán
Giá thực tế của NVL tồn kho trong đầu kỳ
Giá thực tế của NVL nhập kho TK Giá hạch toán của NVL tồn kho đầu kỳ
Giá hạch toán của NVL nhập kho TK
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho 101 ngày 21/02/2006, xuất kho thép cán nguội 1,4 ly cho tổ rèn, số lượng xuất kho là 540 kg Đơn giá hạch toán là 10.095đ/kg.
Giá hạch toán của lượng thép xuất kho:
540 x 10.095 = 5.451.300đ Giá thực tế của ống thép xuất kho được xác định vào cuối tháng như sau:
Theo số liệu Bảng kê số 3 tháng 2/2006 (Được lập vào cuối tháng) tính được hệ số giá của nguyên vật liệu chính :
3.502.701.897/3.492.230.543 = 1,003 Giá thực tế của ống thép xuất kho được xác định:
2.2.1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Do vật liệu trong Công ty Khóa Minh Khai chiếm tỷ trọng lớn mà phần lớn là mua ngoài và một phần là từ gia công Vì vậy việc quản lý nguyên vật liệu là cần thiết.
Bộ phận quản lý vật tư là kho vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh giám đốc tiến hành nhập - xuất - tồn vật tư trong tháng định kỳ tiến hành kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, chất lượng những loại vật tư còn tồn đọng nhiều để giám đốc có biện pháp quản lý giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết.
Bên cạnh phòng quản lý vật tư thủ kho là người có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo Phiếu nhập, Phiếu xuất đủ thủ tục mà Công ty quy định Hàng tháng hàng quý lên thẻ kho đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn khác tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu thừa thiếu trong tháng trong quý Kế toán kết hợp với phòng vật tư và thủ kho để tiến hành hạch toán đối chiếu ghi bổ xung nguyên vật liệu.
Mặt khác Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định đồng thời kiểm tra kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu xác định chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn Công ty và ở từng tổ đội phân xưởng sản xuất.
Một vấn đề nữa mà Công ty quan tâm đến trong việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng Công ty cho xây dựng những kho tàng kiên cố tại trung tâm điều hành của Công ty nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các tổ đội sản xuất Những kho tàng này thường được sử dụng trong thời gian dài.
2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KHOÁ MINH KHAI
Phương hướng phát triển của Công ty
Trong những năm gần đây, sự năng động, những đổi thay của một nền kinh tế mở cửa, cùng với sự biến động của thị trường đã tác động không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên với bản chất vững vàng của ban lãnh đạo và sự đoàn kết của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty Khoá Minh Khai đã cố gắng duy trì sản xuất kinh doanh, đảm bảo đủ việc làm, thu nhập ngày một tăng Công ty đang từng bước cổ phần hoá đó là bước đi đúng đắn để huy động các nguồn vốn đầu tư phát triển sản xuất, thúc đẩy quá trình xử lý và khắc phục những tồn tại hiện thời của Công ty, tạo điều kiện cho những người góp vốn và người lao động thực sự làm chủ doanh nghiệp Hiện nay trong giai đoạn đầu của Cổ phần hoá, công ty cần đẩy nhanh tiến độ thực hiện, hoàn thành thủ tục đề nhanh chóng ổn định sản xuất, khai thác triệt để thế mạnh của sự chuyển đổi này.
Hiện nay, Khoá Việt Tiệp có thể coi là đối thủ cạnh tranh tầm cỡ của công ty, với sự trang bị công nghệ hiện đại hơn hẳn, một mạng lưới đại lý rộng khắp trên toàn quốc, bên cạnh đó, với nhu cầu sính ngoại của người tiêu dùng, các mặt hàng khoá ngoại cũng đang ngày càng được ưa chuộng Trong khi hàng Trung Quốc tràn lan cộng với sự xuất hiện hàng nhái của Công ty trên thị trường đã ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín của Công ty.
Vấn đề đặt ra của Công ty Khoá Minh Khai bây giờ là làm thế nào để không làm giảm thị phần? Làm thế nào để thu hút mạnh mẽ khách hàng và nâng cao uy tín, thương hiệu? Khả năng cạnh tranh của Công ty trong nước và ngoài nước có vượt trội được hay không? Đây cũng chính là yếu tố quyết định tới sự tồn tại và phát triển của Công ty hiện tại và trong tương lai.
Cho đến nay, Công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm Doanh thu tăng trưởng, đặc biệt là hàng tiểu ngũ kim Công ty đã chú trọng đến công tác tiếp thị , mở rộng thụ trường Mở rộng hệ thống đại lý của Công ty ra thị trường các tỉnh, thành phố Tiến hành thăm dò để nắm bắt được nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng, biết được lợi thế, hạn chế của sản phẩm của mình cũng như sản phẩm của đối thủ cạnh tranh Tích cực đẩy mạnh công tác quảng cáo, tiếp thị để đưa sản phẩm của mình đến với người tiêu dùng Đối với thị trường xuất khẩu, bước đầu Công ty đã xuất hàng sang Pháp và giới thiệu sản phẩm của mình ra nước ngoài qua các hội chợ quốc tế, tích cực tìm kiếm các hợp đồng sản xuất theo đơn đặt hàng cho các công ty nước ngoài Ngoài ra công ty sẽ nghiên cứu chế tạo những sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu ngày càng cao của thị trường
Trong các sản phẩm chủ yếu của Công ty thì mặt hàng kết cấu thép, để thúc đẩy tiêu thụ mặt hàng này Công ty cần củng cố thiết lập quan hệ lâu dài với các đơn vị xây dựng, các công trình kết cấu, chủ động tham gia đấu thầu cung cấp thiết bị khi có các đơn vị mở thầu.
Về cơ chế tuyển dụng công ty chú trọng hậu đãi kỹ sư giỏi, thợ tay nghề cao, đào tạo lại tay nghề cho công nhân để đáp ứng nhu cầu đa dạng hoá sản xuất đa dạng hoá ngành nghề, đảm bảo thực hiện tốt công tác trả lương đúng hạn, không có trường hợp nợ lương.
3.2 Đánh giá khái quát tình hình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty khóa Minh Khai
Kể từ ngày thành lập cho đến nay Công ty khóa Minh Khai đã không ngừng phấn đấu và đạt được thành tích đáng khích lệ, trong hơn 30 năm hoạt động Công ty luôn được tuyên dương là đơn vị giỏi của ngành, sản phẩm của
Công ty đã có chỗ đứng trên thị trường, số lượng sản phẩm ngày càng gia tăng và doanh thu ngày càng cao, nhờ đó đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Để có thành tích như ngày hôm nay các cán bộ công nhân viên của Công ty đã không ngừng cố gắng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm Bởi sản phẩm của Công ty có chi phí nguyên vật liệu chiếm chủ yếu, do đó việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu là một trong những biện pháp quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Trong đó tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty.
Sau một thời gian thực tập tại phòng tài vụ của Công ty Khoá Minh Khai, đi sâu vào tìm hiểu về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nói chung, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng có những điểm nổi bật sau đây:
+ Về tổ chức kế toán của Công ty: được tổ chức theo hình thức tập trung là hết sức hợp lý, phù hợp với quy mô sản xuất vừa phải của Công ty.
Bộ máy kế toán hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc và có cách làm việc khoa học, tiếp cận kịp thời và vận dụng linh hoạt các văn bản chế độ kế toán như thông tư 189, thông tư 105, quyết định 206 và các chuẩn mực kế toán mới ban hành của Bộ Tài Chính
+ Về hình thức kế toán mà Công ty đang áp dung là hình thức nhật ký chung, phù hợp với mô hình của Công ty và điều kiện áp dụng kế toán máy vào công việc kế toán hiện nay, giúp bộ máy kế toán được gọn nhẹ, công việc của kế toán được giảm bớt, số liệu kế toán cung cấp kịp thời và chính xác.
+ Về tổ chức kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với khả năng chuyên môn của từng cán bộ, góp phần chuyên môn hoá của từng cán bộ góp phần chuyên môn hoá trong công tác kế toán, số liệu kế toán dễ dàng được đối chiếu, kiểm tra kịp thời giữa các cán bộ, phục vụ công tác quản lý được hiệu quả.
+ Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu Với khối lượng vật liệu tương đối lớn chủng loại đa dạng mà Công ty vẫn cung cấp đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quy trình sản xuất, đó chính là nỗ lực, cố gắng tinh thần trách nhiệm rất cao của cán bộ phòng kế hoạch vật tư, họ đã cố gắng tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu đảm bảo cung ứng kịp thời quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục.
+ Công tác kế toán được tiến hành hàng tháng có nề nếp, phối hợp nhịp nhàng với các phân xưởng, phòng ban, như kết hợp với cán bộ Phòng kế hoạch vật tư trong việc mua nguyên vật liệu, với cán bộ phòng kinh doanh tổ chức tiêu thụ sản phẩm góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp cho số liệu kế toán kịp thời là cơ sở cho việc lập báo cáo kế tài chính cuối mỗi quý được chính xác.
3.2.2 Một số tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Khóa Minh Khai
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty khóa Minh Khai còn một số hạn chế cần hoàn thiện:
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Khóa Minh Khai
Sau thời gian nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty, nhằm nâng cao tính hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu, em xin được đưa ra một số kiến nghị sau:
3.3.1 Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn thiện và thống nhất
Với đặc điểm về số lượng, chủng loại nguyên vật liệu đa dạng và phong phú như hiện nay trong điều kiện Công ty áp dụng kế toán máy vi tính thì việc xây dựng danh điểm nguyên vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất là rất cần thiết. Điều này giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu giữa kế toán và thủ kho, giữa phòng kế toán và các phòng khác được chặt chẽ, thống nhất hơn, có thể hoàn thiện công tác kế toán máy vào phần hành kế toán nguyên vật liệu.
Theo em có thể sắp xếp các danh điểm nguyên vật liệu bằng cách kết hợp các chữ cái và các số như sau:
Nguyên vật liệu chính (TK1521): VLC
Trong đó: - Thép lá: VLC 1
Thép lá 0,6 ly: VLC 101 Thép lá 0,7 ly: VLC 102 Thép lá 0,8 ly: VLC 103
- Thép tấm inox: VLC2 Thép tấm inox 2,5x1219x2438: VLC201 Thép tấm inox 2,2x1000x2000: VLC 202
Nguyên vật liệu phụ (TK1522): VLP
Trong đó: - Dầu AC10: VLP001
Trong đó: - Khí oxy: VLNL001
Phụ tùng thay thế (TK1524): VLPT
Trong đó: - Đá mài phi 175*30*32: VLPT101
Trong đó: - Hộp nhựa: VLBB1
Hộp nhựa 10EĐ: VLBB 101 Hộp nhựa 10C2: VLBB104 Hộp nhựa 10Cđ: VLBB105
- Hộp giấy: VLBB2 Hộp giấy 10Q: VLBB201 Hộp giấy 10I: VLBB202 Hộp giấy 10T: VLBB203
Việc xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng quản lý để đảm bảo tính khoa học và hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của Công ty Muốn xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu thì điều trước tiên phải làm tốt công tác vật liệu, vật liệu không chỉ phân loại thành những loại vật liệu mà phải phân ra chi tiết hơn trong từng loại đó.
Vật liệu được phân loại dựa trên vai trò, công dụng của từng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh Những vật liệu nào có cùng vai trò, công dụng xếp vào cùng một loại như ở Công ty đã phân ra: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, phụ tùng trong mỗi loại lại được căn cứ vào tính chất, đặc điểm của vật liệu để đưa vào thành các nhóm, trong các nhóm lại phân ra các thứ vật liệu
Ví dụ: Loại vật liệu chính như: sắt, thép, đồng, gang
Thép lại phân ra các nhóm: thép lá, thép góc, thép inox
Thép lá chia ra thành các thứ: thép lá 0,6 ly; thép lá 0,7 ly
Việc phân loại vật liệu được thực hiện tốt sẽ lập được hệ thống danh điểm vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và hạch toan vật liệu.
Với phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng như hiện nay thì việc xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu này là rất thuận lợi Vì trong phần mềm đã có riêng phần danh mục: Danh mục khách hàng Công ty đã xây dựng được để theo dõi chi tiết tới từng khách hàng, danh mục nguyên vật liệu chắc chắn sẽ xây dựng được trong phần mềm kế toán đó.
Như vậy sau khi đã xây dựng được hệ thống danh điểm nguyên vật liệu thống nhất sẽ là cơ sở để quản lý tới từng thứ, loại, từng danh điểm nguyên vật liệu, là cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nguyên vật liệu.
3.3.2 Hoàn thiện việc ghi chép và sử dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu
Công ty nên áp dụng phương pháp tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn Bởi vì phương pháp này có nhiều ưu điểm như có thể xác định giá thực tế của nguyên vật liệu hàng ngày, cung cấp thông tin kịp thời Đặc biệt rất phù hợp với doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán vào công tác quản lý nguyên vật liệu Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu cho các chứng từ nhập theo số lượng và đơn giá thực tế hoặc trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho, phần mềm sẽ tự tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho gọi là giá vốn tự động theo phương pháp bình quân Còn đối với các chứng từ xuất, kế toán chỉ cần nhập số lượng của nguyên vật liệu xuất kho, phần mềm sẽ tự động tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo giá tự động.
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 54 ngày 21/02/2006 và Hoá đơn
GTGT số 074363, kế toán chỉ cần nhập dữ liệu vào máy: số lượng 5658 (kg) và đơn giá thực tế là: 10476,19 đ/kg phần mềm kế toán máy sẽ tự tính ra trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho
Khi áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn, kế toán có thể tính giá thực tế của vật liệu hàng ngày Trong khi đó nếu áp dụng phương pháp giá hạch toán thì đến cuối kỳ căn cứ vào Bảng kê số 03 kế toán mới xác định được giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho.
Như vậy việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp hệ số giá rất thủ công, mất thời gian và tốn sức lao động Bên cạnh đó độ chính xác của nó không cao bằng so với khi ta áp dụng phương pháp bình quân để tính giá thực tế của vật liệu xuất kho.
3.3.3 Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu
Trong điều kiện Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán cùng với việc đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu thống nhất, tính trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân Công ty nên áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu: Ở kho: Thủ kho, dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày vào tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, tồn vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên “thẻ kho”.
Tại phòng kế toán: Định kỳ 5-7 ngày kế toán nhận các chứng từ nhập, xuất, tồn, kho của thủ kho gửi lên Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ, kế toán tiến hành nhập liệu cho từng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, máy sẽ tự động chạy theo chương trình cho phép in ra sổ chi tiết nguyên vật liệu với từng danh điểm nguyên vật liệu trong danh mục đã xây dựng (sổ chi tiết, báo cáo nhập, xuất, tồn).
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song trong điều kiện công ty đã áp dụng phần mềm kế toán sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc vì không phải tính trị giá hạch toán của nguyên vật liệu nhập kho, không phải tính hệ số giá vào cuối tháng, không phải tính trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp thủ công mà lại theo dõi được tình hình tồn kho của từng danh điểm vật liệu tại mọi thời điểm cả mặt số lượng và giá trị một cách chính xác.
3.3.4 Hoàn thiện việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Hiện nay Công ty đang hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung có thể một số sổ của hình thức Nhật ký chứng từ là không cần thiết Bởi vì hạch toán nguyên vật liệu thuần túy theo hình thức nhật ký chung đã đảm bảo đầy đủ, đúng chế độ và đúng thời gian Công ty chỉ nên sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung là phù hợp: Định kỳ 5- 7 ngày kế toán sẽ tiến hành nhập liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất, chương trình sẽ tự động in ra các sổ kế toán tổng hợp,các báo cáo tài chính cần thiết còn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan cần theo dõi như công nợ kế toán theo dõi trên các sổ chi tiết phải thu khách hàng TK 131, tài khoản phải trả
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo chương trình