3579

Luận văn tốt nghiệp Lời nói đầuSự chuyển đổi nền kinh tế Việt Nam từ cơ chế theo kiểu cũ tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng cùng với sự đa dạng hoá các thành phần kinh tế đã cho ra đời nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, việc hoàn thiện bộ máy quản lý là đòi hỏi khách quan của doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả trong nền kinh tế thị trờng. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng bởi đối tợng của nó là những ngời lao động làm việc trong lĩnh vực quản lý - những ngời làm công việc chuẩn bị và điều hành sản xuất của doanh nghiệp. Nếu bộ máy đợc đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình độ cao thì bộ máy quản lý đó thì sẽ giúp cho công ty phát triển nhanh chóng.Cụ thể đối với công ty Vật t Nông Lâm nghiệp Phú Thọ thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng cần phải có những cải cách thích hợp nhằm hoàn thiện hơn trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình. Công ty là doanh nghiệp nhà nớc chuyên kinh doanh các mặt hàng vật t phục vụ cho sản xuất nông nghiệp - ngành mũi nhọn trong nền kinh tế Việt Nam, nhng trong thực tế bộ máy tổ chức còn nhiều điểm cha hợp lý. Ví dụ nh việc bố trí lao động cha phù hợp, tại một số đơn vị các cán bộ quản lý thiếu kiến thức chuyên môn và năng lực lãnh đạo. Công ty có hệ thống đại lý trực thuộc đòi hỏi phải có một phơng pháp quản lý khoa học, phối hợp đồng bộ với các bộ phận chức năng cũng nh với các đại lý nhằm tạo ra một bộ máy quản lý thích hợp với đặc điểm tính chất của công ty. Với những yêu cầu cấp thiết trên kết hợp với một thời gian tìm hiểu tình hình thực tế của công ty Vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ, em đã chọn đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cho luận văn tốt nghiệp của mình với mong muốn đóng góp một số ý kiến nhỏ nhằm cải thiện bộ máy quản lý ở công ty.Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 phần chính nh sau :1 Luận văn tốt nghiệp Phần I : Một số lý luận cơ bản về bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lý.Phần II : Thực trạng bộ máy quản lý ở công ty Vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ.Phần III : Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ Em rất mong nhận đợc sự đóng góp ý kiến từ phía bạn đọc để luận văn của mình đợc hoàn thiện hơn.Hà Nội tháng 06 năm 20012 Luận văn tốt nghiệp Phần IMột số lý luận cơ bản về bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lýI. Các khái niệm cơ bản.1. Quản lý:Quản lý đợc hiểu là sự tác động có hớng đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm duy trì hoạt động của hệ thống, sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng sẵn có, các cơ hội để đa hệ thống đến mục tiêu đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trờng.Qua khái niệm này ta thấy quản lý đợc tiến hành trong một tổ chức hoặc một nhóm nhất định trong xã hội nhằm tạo điều kiện cho mọi ngời thực hiện tốt công việc và đạt đợc mục tiêu đề ra của cả nhóm.2. Lao động quản lý.2.1.Khái niệm.Lao động quản lý đợc hiểu là tất cả những ngời lao động hoạt động trong bộ máy quản lý và tham gia vào thực hiện các chức năng quản lý.Theo Mác, lao động quản lý là một dạng lao động đặc biệt của ngời lao động sản xuất, để hoàn thành những chức năng sản xuất khác nhau cần phải có quá trình đó.Doanh nghiệp là một hệ thống đợc tạo bởi hệ thống bộ phận là hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý. Hệ thống quản lý bao gồm hệ thống các chức năng quản lý, hệ thống các bộ phận quản lý ( phòng ban ) và những cán bộ nhân viên làm việc trong đó. Hệ thống bị quản lý là hệ thống sản xuất bao gồm các phân xởng, bộ phận sản xuất và toàn bộ lực lợng lao động, vật t máy móc và phơng tiện sản xuất, phơng pháp công nghệ đợc bố trí và sử dụng trong đó. Sự tác động của hệ thống quản lý lên hệ thống bị quản lý trong quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp đợc thông qua quá trình hoạt động lao động của cán bộ công nhân viên làm việc trong bộ máy quản lý và những ngời thực hiện các chức năng quản lý.Lao động quản lý đóng vai trò quan trọng vì nó ảnh hởng rất lớn đến quả trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp.3 Luận văn tốt nghiệp 2.2.Phân loại lao động quản lý.2.2.1. Theo chức năng, vai trò đối với quản lý toàn bộ quá trình sản xuất.Theo cách phân loại này, lao động quản lý đợc chia thành 3 loại chính : Nhân viên quản lý kỹ thuật : là ngời đợc đào tạo tại các trờng kỹ thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tơng đơng, đợc cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là ngời trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật. Đó có thể là giám đốc, phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, kỹ s, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban . Nhân viên quản lý kinh tế : là những ngời làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh nh giám đốc, phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trởng, cán bộ công nhân viên . công tác tại các phòng ban kế hoạch, tài chính, kế toán . Nhân viên quản lý hành chính : là những ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thởng, quản trị kinh doanh, văn th lu trữ .2.2.2.Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý.Theo cách phân loại này, lao động quản lý đợc chia làm các loại chính : Các chuyên gia : là những ngời lao động quản lý trực tiếp, thực hiện những công việc chuyên môn gồm các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa học . .Đây là lực lợng tham mu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cán bộ lãnh đạo : là những ngời lao động quản lý trực tiếp, thực hiện các chức năng lãnh đạo bao gồm : giám đốc, phó giám đốc , các trởng phó phòng ban trong bộ máy quản lý. Đây là những ngời chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhân viên thừa hành kỹ thuật : là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc đơn giản bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra nh nhân viên kiểm định, kế toán, thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên văn th, bảo vệ, lái xe . Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận và xử lýcác thông tin ban đầu, truyền đến nơi nhận cũng nhnơi chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.4 Luận văn tốt nghiệp Nh vậy, một doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng quản lý đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng của cả ba loại hoạt động trên. Mặt khác, sự phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức đợc bộ máy quản lý hiệu quả hơn.2.3.Nội dung của lao động quản lý.Các loại lao động quản lý khác nhau có nhiệm vụ lao động khác nhau, do đó có nội dung lao động rất khác nhau. Nguyên nhân dẫn đến sự khác nhau này là do tính chất chức năng quản lý quy định. Tuy nhiên, nội dung của các loại lao động đều đợc hợp thành từ các yếu tố thành phần sau : Yếu tố kỹ thuật : thể hiện ở sự thực hiện các công việc mang tính chất thiết kế và mang tính chất chuyên môn nh thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế và áp dụng các phơng pháp mới nhằm cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động . Yếu tố tổ chức hành chính : thể hiện ở các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phơng án thiết kế, các quyết định nh lập kế hoạch hớng dẫn công việc, điều chỉnh kiểm tra việc thực hiện và đánh giá công việc. Yếu tố sáng tạo : thể hiện ở việc thực hiện công việc nh t duy, suy nghĩ, tìm tòi, phát minh các vấn đề mới để nâng cao hiệu quả công việc. Yếu tố thực hành đơn giản : thể hiện ở việc thực hiện các công việc đơn giản theo các quy định, hớng dẫn có sẵn nh công việc có liên quan đến thu thập, xử lý thông tin, truyền tin và các công việc phục vụ . Yếu tố hội họp và sự vụ : thể hiện ở sự tham gia về các cuộc họp chuyên môn hoặc ra quyết định giải quyết công việc mang tính thủ tục.Những yếu tố đã nêu trên đều có mặt trong nội dung của các lao động quản lý song tỉ trọng giữa các yếu tố là khác nhau, làm cho nội dung lao động của họ cũng khác nhau.2.4.Đặc điểm của lao động quản lý:2.4.1. Hoạt động lao động quản lý là hoạt động trí óc mang nhiều đặc tính sáng tạo.Lao động trí óc là lao động cơ bản nhất trong hoạt động lao động quản lý nói chung. Đặc trng này tạo ra tính phức tạp trong công tác xây dựng định mức lao động 5 Luận văn tốt nghiệp trong lĩnh vực quản lý và nó đặt ra những nhu cầu cần đợc lu ý trong quá trình tổ chức lao động quản lý các loại.Lao động trí óc đợc định nghĩa: là sự tiêu hao sức lao động dới tác động chủ yếu về khả năng trí tuệ và thần kinh tâm lý đối với con ngời trong quá trình lao động. Do đó , hoạt động quản lý mang tính sáng tạo nhiều hơn so với hoạt động chân tay. Nó thể hiện:Sáng tạo độc lập tạo ra những kiến thức mới, tri thức mới.Sáng tạo trong phạm vi nhiệm vụ đã đợc quy định trớc, sáng tạo về cách thức thực hiện công việc.2.4.2. Hoạt động quản lý là hoạt động mang tính tâm lý xã hội cao.Do là loại lao động trí óc nên hoạt động lao động quản lý đặt ra các yêu cầu cao về yếu tố tinh thần và tâm lý đối với ngời lao động. Đó là khả năng nhận biết, khả năng thu thập thông tin và các phẩm chất tâm lý cần thiết khác. Đồng thời trong quá trình giải quyết nhiệm vụ lao động quản lý, các cán bộ công nhân viên phải thực hiện nhiều mối quan hệ giao tiếp qua lại với nhau. Do đó yếu tố tâm lý xã hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lao động, ảnh hởng tới quá trình chất lợng công việc, nhiệt tình hay tiến trình công việc . thêm vào đó là do đối tợng quản lý là ngời lao động và tập thể lao động nên đòi hỏi hoạt động lao động quản lý phải mang tính tâm lý xã hội giữa những ngời lao động với nhau.2.4.3. Thông tin kinh tế vừa là đối tợng lao động, kết quả lao động, vừa là phơng tiện lao động của lao động quản lý.Trong quá trình lao động quản lý, đối tợng của lao động quản lý không phải là các yếu tố vật chất thông thờng mà là các thông tin kinh tế. Khi các thông tin kinh tế cha đợc xử lý là đối tợng của lao động quản lý, còn những thông tin đã đợc xử lý chính là kết quả của hoạt động lao động của nhân viên. Mặt khác thông tin kinh tế là phơng tiện để hoàn thành nhiệm vụ của tất cả các loại lao động quản lý.2.4.4. Hoạt động lao động quản lý có nội dung đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dới dạng hiện vật một cách trực tiếp.Đây là một đặc điểm nổi bật của hoạt động lao động quản lý và là một khó khăn cho công tác tổ chức quản lý lao động . Do nội dung công việc đa dạng, khó xác định và kết quả lao động không biểu hiện dới dạng vật chất trực tiếp nên hoạt 6 Luận văn tốt nghiệp động lao động quản lý là hoạt động lao động khó theo dõi, khó đánh giá và khó định mức nên tiến hành tổ chức lao động cần có những phơng pháp nghiên cứu, phơng án tổ chức phù hợp, các dạng mức lao động phù hợp.2.4.5. Hoạt động lao động quản lý là các thông tin, dữ liệu phục vụ cho việc hình thành và thực hiện các quyết định quản lý.Do đặc điểm này nên đòi hỏi tinh thần trách nhiệm của các cán bộ công nhân viên phải cao. Tính chất công việc của lao động quản lý là phức tạp và đa dạng nên cán bộ cộng nhân viên cũng cần năng động, sáng tạo trong quá trình giải quyết nhiệm vụ. Đặc điểm này dẫn đến yêu cầu đặc biệt khi tuyển chọn và bồi dỡng cán bộ công nhân viên, lu ý khi định mức lao động và yêu cầu xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong phân công lao động.2.5.Yêu cầu đối với lao động quản lý.Do đặc trng của hoạt động lao động quản lý là lao động trí óc mang tính chất phức tạp, đa dạng nên lao động quản lý cần có những phẩm chất tơng ứng, đó là:- Lao động quản lý là loại lao động có trình độ cao, kiến thức chuyên môn vững vàng. Có nh vậy mới giúp cho lao động quản lý đợc thực hiện công việc một cách tốt nhất, đáp ứng các yêu cầu công việc.- Lao động quản lý là những ngời có đầu óc quan sát và nắm đợc cả cái tổng quát và cái chi tiết để tổ chức cho hệ thống mà mình hoạt động. Cần phải xác định đợc xem mình phải làm gì và làm nh thế nào.- Đối với năng lực tổ chức cần phải biết tiếp cận con ngời, chan hoà, cởi mở, chân thành và trung thực. Đồng thời cần phải tháo vát, có sáng kiến và không chịu bó tay trớc mọi khó khăn, dám chịu trách nhiệm trớc việc mình làm.- Có ý chí và quyết tâm trong quá trình công tác, lờng trớc đợc các tình huống có thể xảy ra và tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề một cách đúng đắn, tận dụng tốt thời cơ.- Có phơng pháp t duy khoa học để quan sát, phân tích và giải quyết vấn đề, nhạy cảm với vấn đề, có t duy hệ thống, biết dùng đúng ngời đúng việc, cầ biết dũng cảm nhận sai lầm, rút kinh nghiệm trong công tác khi mắc phải.7 Luận văn tốt nghiệp - Trong công tác cần thể hiện sự quan tâm giúp đỡ mọi ngời, tạo nên bầu không khí thoải mái nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác chung của đơn vị.- Tuân theo quyết định của cấp trên, cố gắng hoàn thành công việc đợc giao, nghiên cứu tham khảo đề nghị cấp trên giải quyết những khâu, những bộ phận cha hợp lý, cha hiệu quả.Tóm lại, trong lao động quản lý, ngời lãnh đạo cần xem xét tỉ mỉ công việc cũng nh những phẩm chất và khả năng của cán bộ sẽ đợc giao việc đó để tránh tình trạng dùng ngời không đúng việc, gây thiệt hại do không đảm bảo hiệu quả công việc.3.Chức năng quản lý.3.1.Khái niệm.Chức năng quản lý có thể hiểu là một dạng hoạt động quản lý, thông qua đó chủ thể quản lý tác động vào khách thể quản lý nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Chức năng quản lý đợc hình thành một cách khách quan bởi hoạt động của khách thể quản lý. Nền sản xuất xã hội luôn vận động phát triển nên các chức năng quản lý cũng không ngừng vận động biến đổi, cải tiến và hợp lý hoá. Tổ hợp tất cả các chức năng quản lý tạo nên nội dung của quá trình quản lý, là cơ sở để phân công lao động quản lý, là nền tảng để hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.Mục đích của quản lý đợc thực hiện nhờ các chức năng quản lý. Những chức năng này là những hình thức hoạt động mà nhờ đó chủ thể quản lý tác động nên đối tợng quản lý. Không có chức năng quản lý thì không thể hình dung đợc quá trình quản lý và nội dung của quá trình quản lý đó trong một hệ thống nhất định. Việc phân tích quá trình quản lý xét về mặt chức năng quản lý là cơ sở xác định khối lợng công việc theo từng chức năng, xác định số lợng cán bộ để thực hiện các chức năng ấy và cuối cùng là để hình thành cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý.3.2.Phân loại chức năng quản lý.3.2.1. Theo nội dung của quá trình quản lý.Chức năng quản lý bao gồm:8 Luận văn tốt nghiệp - Dự kiến: doanh nghiệp chỉ thu đợc kết quả khi nó đợc hớng dẫn bởi một chơng trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ sản xuất kinh doanh là gì? Bán cho ai? Sản xuất kinh doanh bằng cách nào? Với nguồn tài chính nào? .- Tổ chức: tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó.- Phối hợp: là làm cho đồng điệu giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra dễ dàng và có hiệu quả những yêu cầu của công việc.- Chỉ huy: là sự chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trớc nhằm giúp mọi ngời thực hiện tốt công việc đợc giao, đạt đợc mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.- Kiểm tra: thực chất là duyệt lại xem tất cả có đợc tiến hành phù hợp với chơng trình đã định, với những mệnh lệnh đã đợc ban bố hay không. Từ đó kịp thời chỉ ra những tồn tại, điều chịnh sai lệch nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra.3.2.2. Theo mối quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh.Chức năng quản lý của doanh nghiệp bao gồm:- Chức năng kỹ thuật: bao gồm tất cả các công việc, trang thiết bị, phơng tiện đảm bảo cho quá trình sản xuất knh doanh.- Chức năng kế hoạch thơng mại: bao gồm những việc liên quan đến chiến lợc phát triển của doanh nghiệp, xây dựng các loại chiến lợc sản xuất kinh doanh, tìm kiếm khai thác thị trờng, ký kết hợp đồng quảng cáo .- Chức năng nhân sự: bao gồm công tác tuyển dụng, bố trí đào tạo, bồi dỡng khen thởng, kỷ luật, định mức lao động, tiền lơng, tiền thởng đối với công nhân viên của doanh nghiệp.- Chức năng tài chính: bao gồm công tác tái tạo, quản lý các loại vốn và quỹ doanh nghiệp, hạch toán kế toán, thống kê, kiểm tra, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh.- Chức năng hành chính pháp chế và bảo vệ doanh nghiệp.- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và các hoạt động xã hội nh tổ chức việc ăn ở, đi lại của cán bộ công nhân viên, hoạt động văn hoá thể thao và các hoạt động xã hội khác.Tất cả các chức năng quản lý trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lý cho phép thực hiện đợc ở một phạm vi rộng sự phân công lao động một cách hợp lý dựa vào việc chia nhỏ 9 Luận văn tốt nghiệp quá trình quản lý thành những hành động, thao tác quản lý. Sự phân loại nh vậy còn giúp việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoá quá trình quản lý, tạo điều kiện áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lý và ứng dụng kỹ thuật hiện đại vào công tác quản lý.4.Bộ máy quản lý.Bộ máy quản lý của một tổ chức là một hệ thống con ngời cùng với các phơng tiện của tổ chức đợc liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định. thực chất bộ máy quản lý là chủ thể quản lý của hệ thống. Bộ máy tổ chức của một hệ thống gồm hai hệ thống: hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng.Bộ máy quản lý chịu tác động của những nhân tố nh sau:- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý: Tình trạng và trình độ phát triển của đối t-ợng quản lý, tính chất và đặc điểm của mục tiêu hệ thống đặt ra.- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý: Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá của các hoạt động quản lý, quy mô quản lý và khả năng bao quát của các cán bộ quản lý, chính sách sử dụng cán bộ trong hệ thống, quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống.- Các nhân tố khách quan hay môi trờng bên ngoài: Kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật và phong tục tập quán, đạo đức lối sống và nhóm các yếu tố chủ quan hay môi trờng bên trong các hệ thống quản lý. Đối tợng, đặc điểm, mục tiêu, trình độ quản lý, điều kiện trang thiết bị, kỹ thuật công nghệ khoa học .Các nhân tố trên ảnh hởng đến thành phần và nội dung của các chức năng quản lý và thông qua đó ảnh hởng trực tiếp đến bộ máy quản lý. Trên thực tế, rất khó có thể xây dựng đợc bộ máy quản lý đạt đợc tất cả các yếu tố xảy ra. Song, việc xem xét, cân nhắc các yếu tố ảnh hởng đến tổ chức bộ máy sẽ giúp ta lựa chọn và tổ chức đợc bộ máy tối u.10 123doc.vn