1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí:
4.1. Lập kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ:
Để công tác đào tạo đội ngũ cán bộ đạt hiệu quả, phòng TC-HC cần tiến hành: -Phân tích nhiệm vụ kế hoạch thực tế đặt ra cho phòng trong quá trình quản lí. -Phân tích đánh giá lại năng lực trình độ chuyên môn của từng cán bộ so sánh với yêu cầu tiêu chuẩn vị trí chức danh.
-Đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ công việc đợc giao, từ đó phân tích, xác định một số vấn đề sau:
+Cần đào tạo đào tạo lại, bồi dỡng nâng cao trình độ cho phòng ban nào. +Cần bồi dỡng cho cán bộ nào? ở vị trí nào?
+Cần đào tạo theo nội dung nào?
Căn cứ vào chỉ tiêu đào tạo hằng năm từ kinh phí của nhà nớc, của tỉnh ta nên phân bổ chỉ tiêu đào tạo cho từng phòng ban, đặc biệt ta phải chú ý đến vai trò nhiệm vụ của các phòng bản trong việc chỉ đạo quản lý nhằm thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội. Đồng thời chú trọng phát hiện, đào tạo lớp cán bộ trẻ có năng lực nhằm tạo nguồn cán bộ cho công ty.
Công tác đào tạo phải chú trọng đào tạo kiến thức quản lý Nhà nớc, kiến thức pháp luật cho đội ngũ cán bộ hành chính ở địa phơng.
4.2.Tranh thủ mọi hình thức đào tạo:
Do chỉ tiêu đào tạo hằng năm hạn chế, kinh phí hạn hẹp, vì vậy khi tiến hành đào tạo bồi dỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ của công ty thì ta cần tranh thủ mọi hình thúc đào tạo, cụ thể là các hình thức sau:
Hình thức 1: Chọn cán bộ chuyên môn trẻ có nhiều tiềm năng gửi đi đào tạo
bồi dỡng tại các trờng đại học theo hình thức tập trung dài hạn. Ưu điểm là cán bộ sẽ đợc trang bị kiến thức lí luận một cách hệ thống, chuyên môn vững vàng toàn diện, tiếp thu đợc tiến bộ KH-KT mới, song hạn chế là ngại đi học do sợ mất vị trí công tác, chi phí kinh tế lớn, không ổn định công tác. Vì vậy cần có chính sách khuyến khích kịp thời.
Hình thức 2 : Liên kết cán bộ tại các huyện trong tỉnh để mở lớp đào tạo bồi
dỡng nâng cao trình độ cán bộ, đáp ứng yêu cầu trớc mắt.
Hình thức 3: Mở các lớp huấn luyện ngắn hạn , mời các cán bộ, kĩ s, chuyên
viên có trình độ về bồi dỡng kiến thức cho cán bộ tại công ty cũng nh cán bộ ở các trạm vật t. Về phía nhân viên bán hàng thì hầu hết các công việc họ đảm nhận đếu không quá phức tạp, họ có thể vừa làm, vừa học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp để hoàn thành nhiệm vụ, tuy nhiên công ty vẫn cần có những đợt bồi dỡng kiến thức cho nhân viên nh kiến thức về các loại vật t mới, giống cây mới...cũng nh cách thức sử dụng, bảo quản vật t phù hợp với từng thời điểm khác nhau.
Hình thức 2 và 3 có u điểm là khuyến khích đợc nhiều ngời theo học do gần nhà, chi phí thấp song cũng có hạn chế trong chất lợng đào tạo, hạn chế về thời gian, thiếu trang bị phơng tiện giảng dạy.
Hình thức 4: Cung cấp tài liệu chuyên môn cho cán bộ, khuyến khích họ tự
học, tự nghiên cứu, bổ xung nâng cao kiến thức chuyên môn.
Nhằm khuyến khích cán bộ học tập nâng cao trình độ , công ty cần có chính sách khuyến khích về vật chất, tinh thần cho cán bộ đi học nh sau:
-Tăng nghạch lơng, bậc lơng theo qui định của nhà nớc tơng ứng với trình độ năng lực.
-Coi đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ là một tiêu chuẩn bắt buộc đối với cán bộ.
-Hỗ trợ về vật chất: Cho hởng lơng hàng tháng, hỗ trợ về kinh phí đào tạo, tiền học, tiền đi lại, tiền công tác trong thời gian đi học.
*Tác dụng của đào tạo, đào tạo lại, bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ:
-Góp phần nâng cao trình độ, kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ, trình độ quản lí cho cán bộ trong công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy.
-Giúp cho ngời cán bộ đủ trình độ để hoàn thành công việc đợc giao.
-Tạo cơ hội thăng tiến, tăng bậc lơng, ngạch lơng cho đội ngũ cán bộ, góp phần khẳng định sự hoàn thành công việc của mỗi cán bộ.
5.Khuyến khích vật chất, tinh thần cho ngời lao động:
Sự quan tâm đến ngời lao động là hết sức cần thiết. Con ngời là yếu tố cơ bản của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh , họ luôn có những nhu cầu về vật chất cũng nh tinh thần. Các nhà quản lý cần phải quan tâm đặc biệt tới vấn đề này. Có thể giải quyết vấn đề bằng tiền lơng, tiền thởng đối với khuyến khích vật chất hay khen thởng, tham quan du lịch, nghỉ phép đối với khuyến khích tinh thần.
Có thể sử dụng một số biện pháp cụ thể nh:
*Đẩy mạnh các phong trào thi đua:
-Dựa trên nhiệm vụ đặt ra cho các phòng ban cần tổ chức các phong trào thi đua nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của các phòng ban, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lí, thực hiện tốt các nhiệm vụ kinh tế xã hội...
-Hằng quí, năm tổ chức các phong trào thi đua với các danh hiệu, bằng khen, huân chơng, huy chơng nhằm phát hiện ra các cá nhân có thành tích xuất sắc, các phòng ban, trạm vật t hoàn thành nhiệm vụ đợc giao và có đóng góp to lớn trong sự phát triển của công ty.
-Tổ chức các phong trào thi đua chi bộ đảng vững mạnh, tập thể đoàn kết.
*Trang bị phơng tiện làm việc cho đội ngũ cán bộ:
Hiện nay công ty chỉ có một bộ giàn máy tính nên hiện tợng phải chờ đợi khi muốn chế bản các văn bản, tài liệu báo cáo, chỉ thị phục vụ quá trình làm việc là vấn đề nổi cộm trong khâu trang bị phơng tiện làm việc cho các cán bộ phòng ban. Điều này gây ra rất nhiều thời gian lãng phí không cần thiết, gây ức chế tâm lí do
phải chờ đợi lâu gây ra, đặc biệt là khi công việc đòi hỏi phải hoàn thành gấp. Để giải quyết tình trạng này công ty nên trang bị thêm một bộ giàn máy tính, máy in nữa để kịp thời đáp ứng yêu cầu công việc.
Về phía các nhân viên bán hàng tại các trạm vật t cần đợc trang bị quần áo bảo hộ lao động, khẩu trang, găng tay do thờng xuyên tiếp xúc với các loại đạm, phân bón, thuốc trừ sâu, là các hoá chất có hại cho sức khỏe. Hiện nay các nhân viên bán hàng cha đợc trang bị bảo hộ lao động nên nhiều ngời bị mắc một số căn bệnh , chủ yếu là viêm phổi, nhức đầu, chóng mặt. Công ty cần có biện pháp kịp thời hạn chế tình trạng này.
*Nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong công ty:
Thu nhập của CBCNV hiện nay còn thấp so với nhu cầu sinh hoạt hàng ngày, đời sống cán bộ công nhân viên cha thực sự đợc đảm bảo. Công ty co thể thục hiện một số chính sách làm tăng thu nhập cho nhân viên nh:
-Đề nghị cơ quan quản lý cấp trên có chính sách về tiền lơng cho đội ngũ cán bộ công chức nhà nớc và nhân viên ở các trạm vật t để họ ổn định đợc đời sống, yên tâm công tác.
-Đề nghị cơ quan quản lý cấp trên có chính sách qui định thời gian tăng bậc l- ơng, nghạch lơng, bậc lơng cho những cá nhân có thành tích xuất sắc, có nhiều đóng góp trong sự nghiệp phát triển của công ty.
-Nâng cao mức tiền thởng cho các cá nhân và đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao.
-Hỗ trợ các khoản phụ cấp nh tiền công tác phí, thành lập quĩ khen thởng cuối năm, thởng hàng quí.
*Các biện pháp khuyến khích tinh thần:
-Tổ chức tham quan du lịch vào dịp lễ, Tết, nghỉ hè... -Tổ chức thi đấu thể thao, giao lu văn hoá.
-Mua báo, tạp chí, tập san kinh tế xã hội, văn hoá xã hội phục vụ nhu cấu công tác, nhu cầu giải trí cho nhân viên.
-Đặt mua các tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu, nâng cao trình độ.
-Tăng cờng củng cố tình đoàn kết, xây dựng bầu không khí thân mật, thoải mái trong công ty, trong các phòng ban, bộ phận.
-Tạo điều kiện cho các cán bộ tham gia đóng góp ý kiễnây dựng tập thể, đóng góp sức mình trong công tác, khơi dậy khả năng sáng tạo trong cán bộ.
III.Ưu nhợc điểm của bộ máy quản lý mới:
Ta có thể so sánh đợc cơ cấu lao động trớc và sau khi hoàn thiện qua bảng tổng hợp sau:
Biểu 20: Bảng tổng hợp lao động trớc và sau khi hoàn thiện.
STT Bộ phận chức năng Biên chế cũ Đề xuất biên chế mới Tăng ( giảm )
1. Ban giám đốc 2 3 +1 2. Phòng TC-HC 6 4 -2 3. Phòng kế hoạch 6 4 -2 4. Phòng tài vụ 7 5 -2 5 a. b. c. d. e. g. h. i. k. l. m. n. Các trạm vật t Trong đó: Đoan Hùng (2 trạm) Hạ Hòa (2 trạm) Thanh Ba(2 trạm) Thanh Sơn(2 trạm) Tam Nông Thanh Thuỷ Yên Lập Sông Thao Lâm Thao Phù Ninh Phú Thọ Việt Trì 116 12 13 14 8 9 7 9 9 8 8 8 11 106 12 12 12 12 7 7 7 7 7 7 8 8 -10 0 -1 -2 +4 -2 0 -2 -2 -1 -1 0 -3 6. Tổng 137 122 -15
1.Ưu điểm:
-Hoàn thiện giúp cho bộ máy trở nên hợp lý hơn , nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý.
-Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nhờ sự tinh giảm , gọn nhẹ , năng động , phù hợp với nhiệm vụ của công ty trong cơ chế thị trờng có sự cạnh tranh nh hiện nay.
-Giảm bớt đợc chi phí cho lao động quản lý, tạo điều kiện đầu t vào lĩnh vực khác nh sửa sang cơ sở vật chất,thiết bị , tăng chi phí đào tạo và phát triển.
-Mở ra khả năng phát triển của công ty nhờ tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh , giải quyết tốt vấn đề công ăn việc làm cho ngời lao động, sản xuất, tăng uy tín của công ty trên thị trờng.
2.Nhợc điểm:
-Khó tránh khỏi sự xích mích , phản đối từ một số cán bộ công nhân viên có quyền lợi bị ảnh hởng trong quá trình hoàn thiện bộ máy.
-Ban lãnh đạo công ty phải giải quyết đợc dôi d sau đổi mới.
-Tạo ra chi phí ban đầu khá lớn để đa bộ máy quản lý mới vào hoạt động, giải quyết các vấn đề liên quan xung quanh vấn đề hoàn thiện đào tạo bồi dỡng cán bộ công nhân viên, mua sắm trang thiết bị mới, trang bị bảo hộ lao động, các chính sách về tiền thởng, hỗ trợ vật chất tinh thần...trong khi khả năng về tài chính của công ty còn hạn chế.
-Mỗi sự thay đổi trong chức năng nhiệm vụ của bộ phận cũng nh của từng nhân viên và các phòng ban đều có sự ảnh hởng nhất định tới quá trình lao động của các cán bộ công nhân viên quản lý.
-Đòi hỏi giám đốc phải có đủ uy tín , tài năng và trình độ mới có thể tiến hành tổ chức lại bộ máy quản lý một cách có hiệu quả , nếu không sẽ gây xáo trộn trong công ty , gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh .
Kết luận
Sau một thời gian thực tập tại Công ty Vật t nông lâm nghiệp Phú Thọ , em đã hoàn thành luận văn “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý”.Đây là một công việc hết sức khó khăn đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng nh kinh nghiệm thực tế . Vì vậy dù đã cố gắng nhng chắc chắn luận văn của em còn có nhiều thiếu sót, rất mong nhận đợc nhiều ý kiến đóng góp từ phía bạn đọc.
Phần lý luận chung đã chỉ ra những khái niệm cơ bản về quản lý , lao động quản lý , bộ máy quản lý cũng nh các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý và sự cần thiết phải hoàn thành bộ máy quản lý.
Phần thực trạng đã nêu lên đợc tình hình phát triển , cơ cấu lao động , tình hình kinh doanh , tình hình trang bị vật chất kỹ thuật ,đặc biệt là các đặc điểm về… bộ máy tổ chức của công ty , những khó khăn thuận lợi trong quá trình kinh doanh của công ty cũng nh sự cần thiết phải đổi mới cơ cấu sao cho phù hợp với tình hinh phát triển hiện nay.
Theo em, hoàn thiện tổ chức bộ máy bao gồm nhiều khía cạnh nh hoàn thiện cơ cấu các phòng ban, hoàn thiện công tác tuyển dụng, đào tạo cán bộ, chú trọng đến các công tác khuyến khích vật chất, tinh thần, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống ngời lao động. Vì lẽ đó, phần giải pháp em đã mạnh dạn đa ra một số ý kiến nhỏ, thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn quá trình quản lý của công ty đợc dễ dàng, hiệu quả hơn, đồng thời cũng nêu một số ý kiến hoàn thiện các công tác quản trị nhân lực của công ty. Về sự thay đổi số lợng nhân viên các phòng ban thì cơ sở chủ yếu dựa vào bảng khảo sát thời gian làm việc thực tế, tuy nhiên mức độ chính xác của các bảng khảo sát này chỉ là tơng đối do thời gian làm việc của nhân viên mỗi ngày là khác nhau, phụ thuộc vào yêu cầu của công việc. Các số liệu có đ- ợc là các số liệu tổng hợp qua nhiều lần khảo sát tình hình thực tế.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết cho mọi loại hình doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả thì việc hoàn thiện tổ chức bộ máy phải luôn đợc quan tâm một cách đúng mức và kịp thời.
Danh mục tài liệu tham khảo
1.Giáo trình quản trị nhân lực - ĐHKTQD 2.Giáo trình quản trị học - ĐH Mở – Hà Nội 3.Giáo trình Kinh tế lao động - ĐHKTQD
4.Giáo trình Tổ chức lao động khoa học ĐHKTQD 5.Giáo trình quản lý nhà nớc về kinh tế - ĐHKTQD
6.Giáo trình quản trị doanh nghiệp – Tác giả Đỗ Hoàng Toàn 7.Tài liệu môn “hành vi tổ chức”
8.Tổ chức quản trị công ty – Tác giả Vũ Trọng Khải , Lâm Ngọc Diệu – NXB Thống Kê.
9.Các tạp chí , tài liệu chuyên ngành