SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY XÂY LẮP
Vị trí của vật liệu - công cụ dụng cụ đối với quá trình xây lắp
Nguyên vật liệu là một trong yếu tố tư liệu sản xuất, nguyên vật liệu là những đối tượng lao dộng được thể hiện dưới dạng vật hóa, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản phẩm Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại khác nhau nên thuận tiện cho công tác hạch toán và quản lý cần phân loại vật liệu.
Căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất để chia nguyên vật liệu ra các loại sau:
- Nguyên liệu,vật liệu chính.
Việc phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hóa học hay khối lượng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng và cấu thành sản phẩm.
Khác với nguyên liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định, công cụ dụng cụ tham gia nhiều vào quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị bị hao mòn dần vào trong quá trình sử dụng.
Trong quá trình thi công xây dựng công trình, chi phí cho ngành sản xuất xây lắp gắn liền với việc sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị thi công.Trong quá trình đó vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm công trình Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bị hao mòn toàn bộ và chuyển giá trị vào một lần chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong doanh nghiệp xây lắp chi phí về vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 70% trong tổng giá trị công trình Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có kịp thời hay không có ảnh hưởng to lớn đến việc sản xuất của doanh nghiệp Trong cơ chế thị trường như hiện nay việc cung cấp nguyên vật liệu còn đảm bảo giá cả hợp lý tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả Bên cạnh đó công cụ dụng cụ còn tham gia nhiều vào chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu, giá trị thì được dịch chuyển một lần hoặc dịch chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, song do giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, nên có thể được mua sắm bằng nguồn vốn lưu động của doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất nói chung và của các doanh nghiệp xây lắp nói riêng, nếu thiếu nguyên vật liệu công cụ dụng cụ thì không thể tiến hành các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và công trình thi công xây lắp nói riêng.
Trong quá trình thi công xây dựng công trình, thông qua phương pháp kế toán nguyên liệu – công cụ dụng cụ từ đó có thể đánh giá những chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm, bởi vậy cần quản lý chặt chẽ vật liệu công cụ dụng cụ trong sản xuất còn là cơ sở tăng thêm sản phẩm cho xã hội.
Đặc điểm yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ tại công ty xây lắp
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân, đặc biệt là trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước ta hiện nay Ngành xây dựng cơ bản ngoài những đặc điểm chung của một ngành sản xuất vật chất độc lập nó còn có những đặc điểm riêng của mình.
Hiện nay, ngành sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển và mở rộng trên cơ sở thỏa mãn không ngừng nhu cầu sản xuất vật chất và văn hóa của mọi tầng lớp trong xã hội Việc sử dụng nguyên liệu- công cụ dụng cụ một cách hợp lý ngày càng được coi trọng, công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ là nhiệm vụ của tất cả mọi người nhằm đạt được hiệu quả kinh tế cao mà hao phí lại thấp Công việc hạch toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ảnh hưởng và quyết định đến việc hạch toán giá thành Vì thế để đảm bảo chính xác việc hạch toán giá thành thì việc hạch toán vật liệu – công cụ dụng cụ cũng phải đảm bảo tính chính xác. Để đảm bảo được công tác hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ chính xác đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua đến việc bảo quản sử dụng Trong khâu thu mua phải quản lý về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua Thực hiện thu mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời thông qua thanh toán kế toán vật liệu cần kiểm tra lại giá mua vật liệu- công cụ dụng cụ, các chi phí vận chuyển, thu mua, bốc dỡ và thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người chuyển vật tư và việc tổ chức kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản từng loại vật liệu – công cụ dụng cụ Trong khâu dự trữ doanh nghiệp cũng phải xác định mức độ dữ trữ tối đa, tối thiểu đảm bảo trong quá trình xây dựng bình thường, không bị ngừng trệ gián đoạn do thiếu vật tư và không bị ứ đọng vốn.
Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích lũy cho doanh nghiệp Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất vật liệu – công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh Quản lý vật liệu công cụ dụng cụ từ khâu thu mua, bảo quản dự trữ, sử dụng là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh doanh, điều đó luôn được các nhà quản lý quan tâm.
Nhiệm vụ kế toán - vật liệu, công cụ dụng cụ tại các doanh nghiệp xây lắp
Trong hệ thống các ngành kinh tế quốc dân hiện nay thì xây dựng cơ bản là một ngành chiếm một phần lớn trong tổng số vốn ngân sách nhà nước Tuy nhiên đây cũng là một lỗ hổng lớn, dẫn đến việc thất thoát nguồn vốn đầu tư của nhà nước Để đảm bảo công tác quản lý tốt hơn và chống lại những thất thoát thì công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ là công cụ sắc bén không thể thiếu Trong xây dựng cơ bản, việc hạch toán đúng, đủ cho phí và giá thành mang laịi hiệu quả kinh tế rất lớn đối với các doanh nghiệp, nhất là khi giá cả vật tư, nhân công thay đổi liên tục theo nhu cầu xây dựng trong từng thời kỳ. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, nhất là hình thức đấu thầu xây dựng được áp dụng phổ biến thì kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ cũng trở nên quan trọng và cần thiết trong việc quản lý chi phí sản xuất và kiểm soát quá trình thi công. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh tế và để đáp ứng được một cách khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ từ chức năng của kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế vật liệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về các mặt: Số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng loại cho quá trình thi công xây lắp.
- Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kỹ thuật, hạch toán vật liệu,hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu (Lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở chế độ đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo trong công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật tư, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Phân loại nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều loại khác nhau, đặc biệt là trong ngành xây dựng cơ bản với nội dung kinh tế và tính năng lý hóa học khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ phục vụ cho kế hoạch quản trị…Cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ.
- Trước hết đối với nguyên vật liệu, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây lắp, căn cứ vào quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính : Là các đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp xây lắp, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.
Trong ngành xây dựng cơ bản còn phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật liệu kết cấu và thiết bị xây dựng, các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng nhưng chúng có sự khác nhau Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên sản phẩm như: hạng mục công trình, công trình xây dựng gạch, ngói, xi măng, sắt, thép… Vật liệu kết cấu là những bộ phận của công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc thu mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm xây dựng của đơn vị mình như: Thiết bị vệ sinh, thông gió, truyền hơi ẩm, hệ thống thu lôi…
+ Vật liệu phụ : Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất,không cấu thành thực thể chính của sản phẩm, vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lượng vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu kỹ thuật bao gói sản phẩm Trong ngành xây dựng cơ bản bao gồm: Sơn, dầu, mỡ phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Nhiên liệu : Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, kinh doanh, tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, rắn như: Xăng, dầu, than, củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
+ Phụ tùng thay thế : Là những loại vật tư sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu : Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên ta lại được chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết hơn bằng cách lập sổ doanh điểm vật liệu.
- Đối với các công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm các loại công cụ dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý và bảo hộ lao động, lán trại tạm thời để phục vụ cho công tác kế toán Công cụ dụng cụ cũng được chia thành các loại sau:
Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tùy vào yêu cầu, trình độ quản lý và công tác kế toán trong doanh nghiệp Việc phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ như trên giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1,2 để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình thi công xây lắp của doanh nghiệp Từ đó có biện pháp thích hợp trong
Giá thực tế nhập kho Giá mua ghi trên hóa đơn Các chi phí thu mua thực tế (Chi phí vận chuyển bốc dỡ) Các loại thuế không hoàn lại (nếu có) Các khoản giảm trừ (Chiết khấu giảm giá)
Giá thực tế nhập khoGiá thực tế xuất kho Chi phí gia công chế biến
Giá thực tế nhập kho Giá thực tế xuất kho chế biến Chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và về đến doanh nghiệp
Số tiền phải trả cho đơn vị gia công chế biến
+ việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả cao các loại vật liệu - công cụ dụng cụ.
Đánh giá quá trình thi công xây lắp
Do đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ có nhiều thứ thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nên trong công tác kế toán cần thiết phải đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ.
2.1 Đánh giá vật liệu – công cụ dụng cụ theo kết quả thực tế a Đánh giá thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho
Tùy theo nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ được xác định như sau:
- Đối với vật liệu – công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thực tế nhập kho:
- Đối với vật liệu – công cụ dụng cụ doanh nghiệp tự gia công chế biến
- Đối với công cụ dụng cụ vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
- Đối với trường hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu – công cụ dụng cụ thì giá thực tế vật liệu – công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận.
Giá thực tế xuất kho Số lượng xuất kho Đơn giá bình quân vật liệu- công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ
= x Đơn giá bình quân vật liệu công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ Trị giá vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ
Số lượng thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ
Giá thực tế xuất kho Số lượng xuất kho Đơn giá bình quân
Trị giá vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ + Trị giá vật liệu - công cụ dụng cụ nhập trong kỳ
Số lượng thực tế vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ nhập trong = kỳ
- Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi được đánh giá theo giá ước tính. b.Giá thực tế vật liệu- công cụ dụng cụ xuất kho
Vật liệu- công cụ dụng cụ xuất kho được mua vào và được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau, khi xuất kho kế toán phải tính giá xác định giá thực tế xuất kho cho từng nhu cầu, từng đối tượng sử dụng khác nhau Theo phương pháp tính giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính giá nhất quán trong niên độ kế toán Để tính giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp tính giá thực tế tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ xuất kho được tính trên cơ sở số vật liệu- công cụ dụng cụ xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu- công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ.
- Phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ về cơ bản phương pháp này cũng giống như phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu- công cụ dụng cụ được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
- Phương pháp tính giá theo giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường áp dụng đối với các loại vật tư có giá trị cao, các loại vật tư đặc trưng Giá thực tế vật liệu- công cụ dụng cụ xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật tư nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần.
- Phương pháp tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước:
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của tưng ô hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước.
Do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
- Phương pháp nhập sau - xuất trước: Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên.
2.2 Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ theo giá hạch toán
Khi áp dụng phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, có khối lượng chủng loại vật liệu - công cụ dụng cụ nhiều, tình hình xuất diễn ra thường xuyên Việc xác định giá thực tế của vật liệu - công cụ dụng cụ hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày đối với từng lần nhập, đợt nhập nhưng quá tốn kém, nhiều chi phí, không hiệu quả trong công tác kế toán, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất hàng ngày Giá hạch toán là loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp Trong thời gian dài có thể là giá kế hoạch của vật liệu - công cụ dụng cụ Như vậy, hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu
- công cụ dụng cụ Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế có số liệu ghi vào các tài khoản sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán theo công thức sau:
Hệ số giá = Trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ)
Trị giá hạch toán của vật liệu nhập trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ)
Giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong một kỳ (hoặc tồn cuối kỳ) = giá hạch toán của vật liệu xuất dùng trong kỳ (hoặc tồn kho cuối kỳ) x hệ số giá
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng thứ, từng nhóm vật liệu chủ yếu dựa vào yêu cầu và trình độ quản lý.
KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:
Biên bản kiểm nghiệm vật tư (05- VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (07-VT)
…Tùy thuộc vào tình hình đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động trong các thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau.
Mọi chứng từ về kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý Do đó kế toán trưởng quy định các bộ phận, cá nhân có liên quan cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu kịp thời để cho việc tổ chức luân chuyển các chứng từ theo trình tự và thời gian hợp lý.
Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ có nhiều bộ phận tham gia, song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu
- công cụ dụng cụ hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp phải được tiến hành hạch toán kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn kho.
Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán vật liệu tại kho phòng kế toán có thể thực hiện theo phương pháp sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư.
Mọi phương pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng Vì vậy, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.
2.1 Phương pháp thẻ song song
- Tại kho: Theo phương pháp này, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập,xuất nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ để ghi thẻ kho, mặt khác thủ kho còn dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng.Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho, thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu.
Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Về cơ bản sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ có kết cấu giống như thẻ kho, nhưng có thêm các cột để ghi chép các chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, đồng thời sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ mà kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song
Với cách kiểm tra, đối chiếu, ghi chép như trên phương pháp thẻ song song có ưu điểm và nhược điểm như sau:
Bảng kê tổng hợp hợp nhập - xuất - tồn
Sổ kế toán chi tiết Chứng từ
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện những sai sót trong việc ghi chép, giúp quản lý chặt chẽ được tình hình biến động của từng loại vật tư theo số liệu và giá trị của chúng.
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc ghi chép quá lớn nếu chủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu là cuối tháng do vậy hạn chế chức năng làm việc của kế toán.
Phương pháp thẻ song song được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ (chứng từ) nhập, xuất ít không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
2.2 Phương pháp đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Việc ghi chép tại kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán : kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu - công cụ dụng cụ theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp vật liệu công cụ dụng cụ
Sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng
Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sơ đồ đối chiếu luân chuyển
Phương pháp đối chiếu luân chuyển có những ưu điểm và nhược điểm sau:
- Ưu điểm: Giảm được khối lượng ghi chép của kế toán
- Nhược điểm: Vì phải dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối tháng nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập xuất của từng danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ khá nhiều thì công việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện của các khâu kế toán khác.
Với những ưu điểm và nhược điểm như trên, phương pháp này được áp dụng thích hợp cho những doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ xuất, nhập không nhiều và không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
2.3 Phương pháp sổ số dư
- Tại kho: Việc ghi chép tạo kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như các phương pháp trên Định kỳ, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập xuất kho phát sinh theo từng thứ vật liệu - công cụ dụng cụ Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu - công cụ dụng cụ Ngoài ra thủ kho còn phải ghi chép số lượng vật liệu - công cụ dụng cụ tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ vào sổ số dư, sổ số dư được mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng kế toán giao cho thu kho để ghi vào sổ, sau khi ghi xong thủ kho gửi sổ số dư về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho (kèm theo “phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để trị giá thành tiền vật liệu - công cụ dụng cụ nhập xuất theo từng danh điểm Từ đó ghi vào “bảng lũy kế nhập - xuất -tồn”) (bảng này được mở từng kho) Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “sổ số dư” do thủ quỹ chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ trên “sổ số dư” với tồn kho trên “bảng lũy kế nhập - xuất- tồn” Từ “bảng lũy kế nhập – xuất - tồn”, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất
- tồn vật liệu - công cụ dụng cụ để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu - công cụ dụng cụ.
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn
Ghi hàng ngày Kiểm tra đối chiếu Ghi cuối tháng
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ số dư
Cũng như hai phương pháp trên thì phương pháp sổ số dư có ưu điểm và nhược điểm như sau:
- Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và giảm được khối lượng công việc ghi sổ kế toán trong kỳ nên không bị dồn việc vào cuối kỳ Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý ở doanh nghiệp, thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày.
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, nhóm, loại vật liệu công cụ dụng cụ nên qua số liệu kế toán không thể biết được số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu - công cụ dụng cụ mà phải xem trên thẻ kho Ngoài ra khi đối chiếu kiểm tra số liệu ở sổ số dư và bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn nếu không khớp thì việc kiểm tra để phát hiện sai sót sẽ gặp nhiều khó khăn hơn, phức tạp và tốn nhiều công sức.
KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên
1.1 Kế toán tổng hợp trong các trường hợp tăng vật liệu - công cụ dụng cụ
Vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau: Tăng do mua ngoài, tăng do việc nhận góp vốn, nhận cấp phát….Bởi vậy, tùy theo từng trường hợp cụ thể, kế toán phản ánh vào sổ sách sao cho phù hợp.
1.1.1 Tài khoản sử dụng Để hạch toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu của TK 152:
Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ
Phản ánh trị giá thực tế của nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có:
Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ
Phản ánh giá trị nguyên vật liệu được giảm giá, chiết khấu thương mại hoặc trả lại người bán
Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê
Số dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.
Tài khoản 152 có thể mở các tài khoản chi tiết, các cấp để kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm thứ vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thông thường các doanh nghiệp chi tiết tài khoản này theo vai trò công dụng của nguyên vật liệu.
+ TK 152(1): Nguyên vật liệu chính
+ TK 152(4): Phụ tùng thay thế
+ TK 152(5): Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
- TK 153 “Công cụ dụng cụ” Tài khoản này dùng để phản ánh ghi chép số hiện có và tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ theo giá thực tế Kết cấu của tài khoản 153:
Giá thực tế của công cụ dụng cụ tăng trong kỳ (KKTX)
Giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ (KKĐK)
Giá thực tế của công cụ dụng cụ giảm trong kỳ (KKTX)
Giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ (KKĐK)
Số dư bên nợ: Giá thực tế của công cụ dụng cụ tồn kho
Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2:
+ TK 153(1): Công cụ dụng cụ - phản ánh giá trị công cụ dụng cụ dự trữ áp dụng trong doanh nghiệp.
+ TK 153(2): Bao bì luân chuyển
+ TK 153(3): Đồ dùng cho thuê.
- TK 151 “Hàng mua đang đi dường”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại hàng mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng về TK 151 có kết cấu:
Bên nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường
Bên có: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao hoặc đã chuyển giao cho các đối tượng sử dụng.
Số dư bên nợ: Giá trị hàng đang đi đường chưa về nhập kho.
- TK 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán hàng, người nhận thầu xây dựng cơ bản…theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Ngoài các TK trên trong quá trình hạch toán, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác: TK 111(1), TK 112(1),
TK 141, TK 133, TK 331(1), TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641, TK
1.1.2 Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
Nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau Bởi vậy, tùy theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách sao cho phù hợp.
Dưới đây là các phương pháp kế toán nghiệp vụ kinh tế chủ yếu sau: a.Tăng nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ do mua ngoài:
Khi thu mua nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ có thể phát sinh các trường hợp: hàng và hóa đơn cùng về, hàng về nhưng hóa đơn chưa về, thừa…
- Trường hợp 1: Hàng và hóa đơn cùng về
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết) : Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho
Nợ TK 153 (Chi tiết) : Giá thực tế của công cụ dụng cụ nhập kho
Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111(1) : Trả bằng tiền mặt
Có TK 112(1) : Trả bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK 141 : Trả bằng tiền tạm ứng
Có TK 311 : Trả bằng tiền vay ngắn hạn
Có TK 331 : Phải trả người bán -Trường hợp 2: Hàng về nhưng chưa có hóa đơn
Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ: Hàng chưa có hóa đơn nếu trong tháng chưa có hóa đơn về, kế toán ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152(chi tiết): Tăng giá trị nguyên vật liệu nhập kho
Nợ TK 153 (chi tiết): Tăng giá trị công cụ dụng cụ nhập kho
Có TK 331: Tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính.
Sang tháng, sau khi hóa đơn về sẽ tiến hàng điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong 3 cách:
- Cách 1: Xóa giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường
- Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) hoặc bằng bút toán thường (nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính).
- Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xóa bút toán theo giá tạm tính đã ghi, ghi lại giá thực tế bằng đúng bút toán như bình thường.
- Trường hợp 3: Hóa đơn về nhưng hàng chưa về
Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “ hàng mua đang đi đường” Nếu trong tháng vật tư đã về kế toán ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng vật tư chưa về kế toán ghi:
Nợ TK 151 : Giá mua theo hóa đơn (không thuế GTGT)
Nợ TK 133(1) : Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111(1) : Trả bằng tiền mặt
Có TK 112(1) : Trả bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK 141 : Trả bằng tiền tạm ứng
Có TK 331 : Phải trả người bán
Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đường cho tới khi hàng về, sang tháng sau khi hàng đang đi đường về nhập kho hoặc chuyển giao cho các bộ phận…tùy từng trường hợp cụ thể kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết): Nhập kho nguyên vật liệu
Nợ TK 153 (Chi tiết): Nhập kho công cụ dụng cụ
Nợ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung
Có TK 151: Hàng mua đang đi đường
- Phản ánh số thuế nhập khẩu (nếu có):
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Có TK 333 (3): thuế và các khoản phải nộp nhà nước
- Phản ánh số chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Có TK 111: Chi phí bằng tiền mặt
Có TK 112: Chi phí bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK 331: Phải trả cho người bán
- Khi thanh toán cho người bán người cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ nếu được hưởng chiết khấu mua hàng thì số chiết khấu mua hàng được hưởng và số thanh toán với người bán được ghi:
Nợ TK 331: Phải trả người bán
- Số giảm giá hoặc giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ trả lại cho người bán cung cấp không đúng quy cách, chất lượng…theo hợp đồng được ghi như sau:
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 153: Công cụ dụng cụ b Nhập kho nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ từ các nguồn khác:
- Trường hợp 1: Tăng do nhập kho vật liệu - công cụ dụng cụ tự chế hoặc thuê ngoài gia công, chế biến, căn cứ vào giá thực tế nhập kho kế toán ghi
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu nhập kho
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ nhập kho
Có TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Chi tiết tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến)
- Trường hợp 2: Tăng do nhận vốn góp liên doanh của đơn vị khác được cấp phát, quyên tặng, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Có TK 711: Thu nhập khác
- Trường hợp 3: Tăng do thu hồi vốn liên doanh
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ dụng cụ
Có TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác
Có TK 222: Góp vốn liên doanh
- Trường hợp 4: Vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất sản phẩm không hết nhập lại kho kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
Có TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Trường hợp 5: Tăng giá vật liệu - công cụ dụng cụ do đánh giá lại, căn cứ vào số chênh lệch tăng kế toán ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 153: Công cụ, dụng cụ
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản
1.2 Kế toán tổng hợp các trường hợp giảm vật liệu - công cụ dụng cụ
Kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất vật liệu - công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa trên các tài khoản hàng tồn kho tương ứng Giá trị vật tư hàng hóa mua vào và nhập kho trong kỳ được theo dõi và phản ánh riêng ở tài khoản
611 “mua hàng” Tài khoản này được kế toán sử dụng để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ …theo giá thực tế Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hóa, vật tư khác nhau, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng và xuất bản.
2.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ
- Đầu kỳ: Kết chuyển toàn bộ giá trị nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ hàng đang đi đường.
Nợ TK 611: Gí trị của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ
Có TK 152: Kết chuyển giá trị của vật liệu tồn đầu kỳ
Có TK 153: Công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ
Có TK 151: Vật liệu và công cụ dụng cụ đang đi đường
- Trong kỳ: Khi mua vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng
Có TK 111: Trả bằng tiền mặt
Có TK 112: Trả bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK 311: Trả bằng tiền vay ngắn hạn
Có TK 331: Phải trả người bán
- Nhập kho vật liệu công cụ dụng cụ từ nhận vốn góp kinh doanh, biếu, tặng, viện trợ:
Có TK 411: Nhận vốn góp
Có TK 711: Được biếu tặng + viện trợ
- Mua vật liệu công cụ dụng cụ được giảm giá - được chiết khấu thương mại:
Nợ TK 111, 112, 331: Chiết khấu thương mại hàng mua và được hưởng giảm giá.
Có TK 611: Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ được giảm
Có TK 133: Thuế GTGT tương ứng với phần giảm
+ Kết chuyển giá trị vật liệu công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ
Nợ TK 151: Giá trị vật liệu - công cụ dụng cụ đang đi đường cuối kỳ
Nợ TK 152: Giá trị vật liệu cuối kỳ.
Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ cuối kỳ
Có TK 611: Giá trị của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ. + Kết chuyển số nguyên vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh.
Có thể khái quát phương pháp kế toán các nghiệp vụ về vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ như sau:
Kết chuyển vật liệu - công cụ dụng cụ tồn lúc đầu kỳ Kết chuyển vật liệu - công cụ dụng cụ tồn lúc cuối kỳ
Trị giá vật liệu - công cụ dụng cụ mua trong kỳ Triết khấu thương mại giảm giá hàng mua
Nhận vốn góp kinh doanh, biếu tặng, viện trợ Kết chuyển vật liệu - công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh
Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU – CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SAO VIỆT
MỘT SỐ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SAO VIỆT
1 Tên và địa chỉ của công ty: Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và phát triển
Sao Việt, được đặt tại: số nhà 71 - Đường Nguyễn Đăng - phường Suối Hoa – Thành phố Bắc Ninh - tỉnh Bắc Ninh.
2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Sao Việt là công ty TNHH được ủy ban nhân tỉnh Bắc Ninh cấp giấy đăng ký kinh doanh ngày 06 tháng 05 năm 2003, số đăng ký kinh doanh: 21.02.00400 CTTNHH.
Vốn điều lệ của công ty là: 2.899.000.000 VNĐ (hai tỷ tám trăm chín mươi chín triệu đồng)
Công ty có các nhiệm vụ chính sau:
- Xây dựng các công trình dân dụng
- Xây dựng các công trình giao thông, thủy lợi
- Xây dựng các công trình cấp thoát nước
- Xây dựng cơ sở hạ tầng
- Trang trí nội, ngoại thất….
Công ty có: a) Tư cách pháp nhân theo pháp luật của Việt Nam b) Có tư cách hoạt động độc lập c) Tên riêng là Công ty Đầu tư xây dựng và phát triển Sao Việt d) Trụ sở chính của công ty được đặt tại: Số nhà 71 - đường Nguyễn Đăng
- phường Suối Hoa – Thành phố Bắc Ninh - Tỉnh Bắc Ninh. e) Có tư cách tự đứng ra ký kết hợp đồng f) Mở tài khoản tại kho bạc Bắc Ninh và các Ngân hàng trong nước. g) Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ.
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân đặc biệt là trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay Ngành xây dựng ngoài những đặc điểm chung của một ngành sản xuất vật chất độc lập nó còn có đặc điểm riêng của mình Hiện nay ngành sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thỏa mãn không ngừng nhu cầu vật chất của mọi tầng lớp trong xã hội.
Khi mới thành lập Công ty TNHH Đầu tư xây dựng và phát triển Sao Việt gặp phải rất nhiều khó khăn, cơ sở vật chất còn thiếu thốn Đến nay Công ty đã khắc phục được những khó khăn đó, điều này được thể hiện ở những mặt sau: cơ sở vật chất khang trang, đầy đủ hơn, nhưng công ty vẫn đang phải hoạt động trên địa điểm đi thuê với diện tích mặt bằng gần 500 m 2 đất và một hệ thống máy tính gồm 5 máy bàn Ngoài ra công ty có 3 chiếc ô tô huyndai với trọng tải
Ra đời trong thời kỳ đổi mới, nền kinh tế nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, mọi thành phần kinh tế đều được khuyến khích phát triển, công ty cũng không ngừng lớn mạnh và phát triển Sau hơn 5 năm hoạt động, công ty không những đã đảm bảo toàn số vốn ban đầu mà còn phát triển lên rất nhiều Hàng năm lợi nhuận của công ty không ngừng tăng lên Sự phát triển của công ty được phản ánh qua những số liệu sau:
STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006
Phòng hành chính Đội xây lắp
Phòng kế toán Đội sản xuất Xưởng Đội cơ giới
3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:
Cùng với hướng phát triển của công ty là ngày càng mở rộng sản xuất, tham gia liên kết với mọi thành phần kinh tế, tăng cường huy động mọi nguồn vốn, đào tạo và tuyển thêm cán bộ và công nhân trẻ có trình độ, có khả năng thi công độc lập các công trình, tăng cường đầu tư chiều sâu lẫn chiều rộng, và các trang máy móc thiết bị để phù hợp với yêu cầu của quá trình thi công nhằm tạo ra lợi nhuận và làm tốt nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
Hiện nay, do công ty đã mở rộng địa bàn hoạt động rộng nên việc hạch toán cho các đội xây dựng thi công sẽ được hạch toán riêng, việc hạch toán này giúp cho công ty trong việc quản lý lao động và phân công lao động với mỗi công trình một cách hiệu quả Đối với các đội xây lắp các việc kế toán xử lý các chứng từ ban đầu đến lập báo cáo kế toán đều do phòng kế toán thực hiện.
4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty.
Công ty TNHH Sao Việt tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng, loại hình này hầu hết được áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở nước ta, đặc biệt là ở các công ty TNHH Theo mô hình này bộ máy hoạt động của công ty gọn nhẹ, đảm bảo cho quá trình kinh doanh được linh hoạt và có hiệu quả.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau:
Qua sơ đồ trên, đi sâu vào nghiên cứu ta thấy chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận:
- Phòng Giám đốc: là người đứng đầu trong công ty, giữ vai trò lãnh đạo chung trong toàn công ty và chỉ đạo trực tiếp đến từng bộ phận, có quyền quyết định mọi vấn đề, là người đại diện pháp nhân cho công ty.
- Phòng Hành chính: tham mưu cho giám đốc về vấn đề quản lý tài chính, nghiên cứu xây dựng hoàn thiện mô hình tổ chức công ty, sắp xếp cán bộ quản lý, bên chế các chức năng lao động hợp lý với các phòng ban và các đơn vị sản xuất, xây lắp, theo dõi công tác lao động tiền lương, các chính sách với người lao động, tính toán và xây dựng các kế hoạch tiền lương theo kế hoạch sản xuất, xây dựng, giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện nhiệm vụ văn thư.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty Phòng kinh doanh đứng ra lập hợp đồng khoán công nhân cho từng đơn vị sản xuất theo từng công trình và hạng mục công trình Quán lý công tác thu – mua, cung ứng vật tư, thiết bị quản lý, hệ thống kho bãi vật tư, máy móc thiết bị của công ty, thực hiện đối chiếu quyết toán vật tư theo kế hoạch, dự toán công trình.
- Phòng Kế toán: xây dựng các kế hoạch, tổ chức các nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh, giám sát theo dõi giám sát các hợp đồng kinh tế về mặt tài chính, theo dõi đôn đốc chủ trì công tác kiểm toán Ghi chép và thu thập số liệu, trên cơ sở đó, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, chính xác, giúp ban giám đốc phân tích đánh giá tình hình sản xuất thi công, tính toán hiệu quả SXKD của đơn vị.
- Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ lập dự toán cho các công trình xây lắp tổ chức các đầu mối đi thầu công trình cụ thể như tính toán số lượng vật liệu cần thiết, số công nhân….cần có để thi công mỗi công trình hay hạng mục công trình.
- Các đơn vị cơ sở (đội, xưởng): đây là nơi trực tiếp tiến hành sản xuất, thi công xây dựng các công trình, ở các đội (xưởng) cũng có tổ chức bộ máy riêng và mặt khác có trách nhiệm công tác giao nhận các loại vật tư, hàng hóa cần cho việc thi công của các công trình.
NHẬN XÉT VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY ĐTXD & PT SAO VIỆT VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY
NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Có thể nói, trải qua quá trình hình thành và phát triển Công ty đầu tư xây dựng và phát triển Sao Việt đã đứng vững và không ngừng hoàn thiện phát triển và ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường bằng những sản phẩm xây dựng có chất lượng tốt, giá thành hợp lý, bằng các hợp đồng xây dựng ngày càng nhiều, quy mô rộng, uy tín ngày càng được nâng cao.
Qua tìm hiểu và tiếp cận với thực tế công tác quản lý kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng, em xin trình bày một số nhận xét cùng với một số kiến nghị nhắm hoàn thiện hơn công tác kế toán tại công ty.
- Về bộ máy quản lý: Công ty đã xây dựng được mô hình quản lý khoa học, tổ chức bộ máy quản lý gọn nhự, tiết kiệm chi phí và hiệu quả Các phòng ban chức năng hoạt động có hiệu quả và phối hợp chặt chẽ với nhau giúp ban lãnh đạo điều hành tốt các hoạt động trong công ty Với mô hình quản lý đó đã giúp cho công ty thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình với năng suất, chất lượng, hiệu quả ngày càng cao Góp phần xây dựng công ty ngày càng phát triển.
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung là phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của đơn vị Mặc dù số lượng kế toán chỉ có 4 người song được phân công một cách hợp lý Vì vậy công tác kế toán của đơn vị luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Về hệ thống chứng từ kế toán ban đầu: Nhìn chung, hệ thống chứng từ kế toán được lập ban đầu của công ty được lập theo đúng quy định trong chế độ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế quy định, được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà nước.
Ngoài ra còn một số chứng từ khác được sử dụng theo theo quy định của riêng của công ty.
- Về công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ : Kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quý rõ ràng Một năm công ty hạch toán vào 4 quý, một quý 3 tháng được hạch toán một cách đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ
- Về tổ chức kho bảo quản: Nhằm đảm bảo không bị hao hụt, công ty hiện nay có một kho bảo quản vật liệu, điều đó giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán giữ cho việc kiểm tra quá trình thu mua dự trữ và bảo quản, sử dụng dễ dàng hơn.
- Việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho có tác dụng: Thông qua giá thực tế của vật liệu biết được chi phí thực tế nguyên vật liệu trong sản xuất sản phẩm, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu - công cụ dụng cụ trong giá thành sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được tình hình thực hiện mức tiêu hao vật liệu - công cụ dụng cụ thông qua đó biết được hao phí lao động trong khứ trong giá thành của sản phẩm.
2 Những nhược điểm còn tồn tại
Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại Công ty đầu tư xây dựng và phát triển Sao Việt còn có một số hạn chế cần được khắc phục:
- Về tổ chức bộ máy gọn nhẹ là cần thiết nhưng do yêu cầu của thị trường hiện nay, mỗi công trình được công ty xây dựng phải đảm bảo chất lượng, tiến độ thi công nhanh, hạ giá thành từng công trình hoàn thành bàn giao có giá trị lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lúc đó một kế toán, một thủ kho kiêm thủ quỹ là rất ít có thể trong cùng thời gian một đội xí nghiệp thi công từ 1 đến 2 công trình địa bàn nằm ở những nơi khác nhau Do vậy việc bố trí gọn nhẹ làm cho công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ ở các đội, các xí nghiệp thi công nhiều công trình là thiếu chính xác, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý sản xuất nói chung và hạch toán chi phí vật liệu nói riêng, vấn đề này phòng kế toán và Giám đốc của công ty cần sớm quan tâm giải quyết sao cho hài hòa, đảm bảo đúng quy định về công tác tổ chức kế toán.
- Về phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ở công ty không tiến hành Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính nên lượng vật liệu công cụ dụng cụ hạch toán được ký hiệu bởi từng mã vật tư khác nhau và công ty chưa lập danh điểm vật liệu - công cụ dụng cụ
- Bên cạnh ưu điểm là công ty áp dụng chứng từ ghi sổ nó còn có những nhược điểm: Việc tổ chức số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán không hợp lý Cho nên mỗi một nhân viên kế toán trong công ty cần thực hiện đúng chức năng của mình để còn lập báo cáo thì sẽ thuận lợi hơn Tương tự đối với hình thức tổ chức kế toán có nhược điểm lớn là địa bàn hoạt động của công ty hiện nay hoạt động rất rải rác, việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ghi chép và xử lý thông tin chưa nhiều, khi đó việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và ban lãnh đạo công ty đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh không được kịp thời sát sao, bị hạn chế nhiều.
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN SAO VIỆT
Trong thời gian thực tập tại công ty, trên cơ sở lý luận đã học kết hợp với thực tế em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất góp phần hoàn thiện và sửa đổi công tác kế toán vật liệu tại Công ty đầu tư xây dựng và phát triển Sao Việt.
- Ý kiến 1: Đối với việc luân chuyển chứng từ ban đầu.
Theo quy định, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ và chứng từ này phải được ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc ghi chép, phản ánh đúng đắn, kịp thời các chi phí theo các chứng từ giúp cho kế toán có thể hạch toán vật liệu - công cụ dụng cụ một cách nhanh chóng đáp ứng yêu cầu quản lý.
Do vậy, để khắc phục tình trạng chứng từ luân chuyển về phòng kế toán chậm như hiện nay và đảm bảo nguyên tắc trên, công ty cần quy định rõ trách nhiệm đối với từng bộ phận (cụ thể là từng tổ trưởng), thời hạn các đội phải tiến hành tổng hợp và gửi chứng từ lên phòng kế toán công ty Đông thời phải gắn trách nhiệm vật chất đối với bộ phận liên quan (như hình thức khen thưởng, xử phạt…)
- Ý kiến 2: Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty Sao Việt là tương đối chặt chẽ đảm bảo nguyên tắc nhập, xuất vật liệu Tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn là một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư, nhất là các vật tư mua chuyển thẳng tới công trình: Gạch, cát, sỏi…Để thuận tiện cho việc xuất sử dụng chỗ để vật liệu phải thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận thường không cân đo, đong đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát vật tư tương đối nhiều Vì vậy ở công trường cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật tư để bảo vệ thuận tiện cho qúa trình thi công, xây dựng công trình Trong công tác thu mua vật liệu, các đội ký hợp đồng mua tại chân công trình đây cũng là một mặc tốt giảm bớt lượng công tác của cán bộ làm công tác tiếp liệu, tuy nhiên về giá cả có thể không thống nhất cần phải được tham khảo kỹ lưỡng, cố gắng khai thác các nguồn giá cả hợp lý, chất lượng, khối lượng đảm bảo và chọn nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật tư, vật liệu cho đội, xí nghiệp với thời hạn thanh toán sau Đảm bảo cho việc thi công xây lắp công trình không bị gián đoạn do thiếu vật tư đồng thời với công tác trên, phòng kế toán công ty tăng cường hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, các báo cáo nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ tránh trường hợp vật tư nhập kho lại không đủ chứng từ gốc.
- Ý kiến 3: Đối với vật liệu nhập kho, hầu hết các trường hợp đều do công ty vận chuyển, riêng những trường hợp này đánh giá ghi trên phiếu nhập kho được kế toán ghi sổ theo giá trị ghi trên phiếu nhập kho, số tiền ghi trên phiếu nhập kho bằng với số tiền ghi trên hóa đơn và được phản ánh vào sổ kế toán tổng hợp (ghi nợ TK 152) theo giá hóa đơn không phản ánh được chi phí thu mua vật liệu và giá thực tế vật liệu nhập kho Điều này không đúng với quy định về xác định giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho trên tài khoản 152.