Cơ sở lý luận của “ Hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh”
Khái niệm, đặc điểm, phân loại, tính giá NVL
Nguyên, vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp đó là t liệu lao động, đối tợng lao động và sức lao động Hạch toán NVL không chỉ phục vụ công tác quản lý NVL mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.
Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tợng lao động NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong Xí nghiệp dệt, vải trong Xí nghiệp may mặc…
Khác với t liệu lao động , NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh dới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm mới.
Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trng riêng trong công tác hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
Nguyên, vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó phải phân loại NVL một
- 4 - cách khoa học thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL.
Trong thực tế tổ chức công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Theo đặc trng này NVL ở các doanh nghiệp đợc phân ra theo các loại sau:
- Nguyên, vật liệu chính (VLC) là NVL sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm nh vải…
- Nguyên, vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đợc sử dụng kết hợp với VLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm hoặc sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thờng hoặc dùng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý nh: cúc, chỉ, dây chun…
- Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than đá, xăng dầu, khí đốt…
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải…
- Vật liệu và thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích cho đầu t XDCB.
- Vật liệu khác: Là các loại đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh
Hạch toán theo các cách phân loại nói trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý,
- 5 - hạch toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ NVL trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành “Sổ danh điểm vật liệu” Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh ®iÓm NVL.
Sổ danh điểm vật liệu còn có thể cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn bất cứ khi nào theo giá hạch toán Do đó, nó sẽ góp phần giảm bớt khối lợng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, điều hành SX-KD và đặc biệt thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán trong việc vận hành hạch toán NVL của Công ty trên máy tính.
Tính giá NVL là công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của NVL Theo quy định NVL đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) giá thực tế của NVL đợc tính theo từng trờng hợp cụ thể: a Giá thực tế của vật liệu nhập kho
Giá thực tế của vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh đợc các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL.
* Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán trừ (-) các khoản giảm giá chiết khấu thơng mại đợc hởng cộng (+) các khoản thuế không đợc hoàn lại (nếu có) cộng (+) các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê kho bãi, tiền lu kho, lu bãi…)
Nh vậỵ, đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp khấu trừ thì giá thực tế của vật liệu sẽ không bao gồm thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ Ngợc lại đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế của vật liệu còn bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.
Các khoản thuế không đợc hoàn lại nh thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) cũng đợc tính vào giá thực tế của vật liệu mua ngoài.
Hạch toán chi tiết NVL
1.2.1 Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp này công việc cụ thể tại phòng kế toán và kho hàng nh sau:
* ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng Mỗi chứng từ nhập, xuất vật t đợc ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho đợc mở cho
- 10 - từng danh điểm vật t Cuối tháng Thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính tồn về mặt số lợng theo từng danh ®iÓm vËt t.
* ở phòng kế toán: Kế toán vật t mở thẻ kế toán chi tiết vật t theo từng danh điểm vật t tơng ứng thẻ kho mở theo từng kho Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi NVL về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đ- ợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và tính ra số tiền Sau đó ghi lại các nghiệp vụ nhập, xuất và các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan Cuối tháng cộng thẻ (sổ) chi tiết và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật t còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Phơng pháp này có u điểm là rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác Tuy nhiên, nhợc điểm cuả phơng pháp này là chỉ sử dụng đợc khi doanh nghiệp có ít danh ®iÓm NVL.
Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệuBảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL
Sổ kế toán tổng hợp NVL
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán NVL theo phơng pháp thẻ song song
1.2.2 Phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Theo phơng pháp này công việc cụ thể tại kho giống nh phơng pháp thẻ song song Còn tại phòng kế toán, kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết vật t mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng danh điểm vật t theo từng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng của từng thứ vật t, mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ cuối tháng đối chiếu số lợng vật t trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này có u điểm giảm nhẹ khối lợng công việc ghi chép của kế toán Tuy nhiên nhợc điểm của nó là dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trờng
Ghi cuối tháng §èi chiÕu
Thẻ kho Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luân chuyểnBảng kê xuất NVL Bảng kê nhập NVL
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVLSổ kế toán tổng hợp về vật liệu
Ghi cuối tháng §èi chiÕu hợp số lợng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa là ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Theo phơng pháp này, công việc tại kho giống nh 2 phơng pháp trên Định kỳ khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất vật t.
Ngoài ra, Thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t và sổ số d Sổ số d đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi sổ Ghi xong thủ kho chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Thẻ kho Phiếu xuất kho
Bảng luỹ kế nhập – xuất – tồn kho NVLPhiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Ghi cuối tháng §èi chiÕu
Tại phòng kế toán, định kỳ nhân viên kế toán phải xuống kho để hớng dẫn, kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ, từ thủ kho Khi nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra số lợng trên chứng từ và tính giá cho từng chứng từ (giá hạch toán) tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi số tiền vừa đợc tính của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật t Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, đợc ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng tõ nhËp, xuÊt vËt t.
Tiếp theo, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tính ra số d cuối tháng của từng nhóm vật t Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số d (số liệu trên sổ số d do kế toán vật t tính bằng cách lấy số lợng tồn kho x giá hạch toán). Ưu điểm của phơng pháp này là rất thích hợp với những doanh nghiệp có nhiêù danh điểm NVL, số lợng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại lại khá nhiều Tuy nhiên nhợc điểm của phơng pháp này là việc kiểm tra đối chiếu không đợc cập nhật sớm.
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật t theo ph- ơng pháp sổ số d
Hạch toán tổng hợp NVL
1.3 Hạch toán tổng hợp NVL
1.3.1 Các phơng pháp hạch toán tổng hợp NVL Để hạch toán NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung (nhóm 1.5) kế toán có thể áp dụng 1 trong 2 phơng pháp là kê khai thờng xuyên và kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng nh quy trình của chế độ kế toán hiện hành. Hàng tồn kho cuối kỳ của doanh nghiệp là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp tồn tại dới hình thái vật chất bao gồm: NVL, CCDC, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và đợc dùng để phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm hay cung cấp dịch vụ…. a Phơng pháp kê khai thờng xuyên (KKTX)
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức Mặt khác
- 15 - phơng pháp này có độ chính xác rất cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định đợc số lợng nhập, xuất, tồn kho của NVL. b Phơng pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)
Phơng pháp KKĐK là phơng pháp không theo dõi thờng xuyên liên tục của các loại vật t, sản phẩm, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê thực tế cuối kỳ Từ đó xác định số lợng vật t xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và xuất cho các mục đích khác trong kỳ theo công thức sau:
= Giá trị VL tồn kho đầu kú
+ Giá trị VL nhËp trong kú
VL tồn kho cuèi kú
Phơng pháp này đã giảm nhẹ đợc việc ghi chép nhng độ chính xác của phơng pháp này không cao Vì thế phơng pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh những chủng loại vật t, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
1.3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKTX a Tài khoản sử dụng Để hạch toán NVL, kế toán sử dụng các TK sau:
* Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các loại NVL theo giá thực tế.
- Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của NVL trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, phát hiện thừa, đánh giá tăng…)
- Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá thực tế của NVL trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng chế tạo sản phẩm, xuất bán, xuất đầu t, liên doanh, liên kết…).
- D Nợ: Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho
TK 152 đợc chi tiết thành các TK cấp 2 nh sau:
+TK 1521 - Nguyên, vật liệu chính (VLC)
+TK 1522 - Nguyên, vật liệu phụ (VLP)
* Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”
Tài khoản này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá… mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối kỳ cha về để nhập kho (kể cả số đang gửi kho của bên bán),
- Bên Nợ : Phản ánh giá trị mua hàng đang đi đờng tăng.
- Bên Có : Phản ánh giá trị hàng mua đi đờng kỳ trớc đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận khác để sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
- D Nợ : Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ)
Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan nh TK 1331, TK 331, TK 111, TK 112….
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi, có thể thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm NVL thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy
- 17 - cách… Ban kiểm nghiệm căn cứ vào kết quả thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật t” Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập “Phiếu nhập kho vật t" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho Thủ kho sẽ ghi số vật t thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Các trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách Thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và tiến hành lập biên bản dới sự chứng kiến của một số ngời làm chứng. b Phơng pháp hạch toán
* Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL
- Trờng hợp hàng mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán NVL ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) - Giá trị thực tế của vật liệu
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
(nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khÊu trõ)
Có TK liên quan: TK 331,111, 311 Tổng giá thanh toán.
- Trờng hợp hàng mua đang đi đờng
Khi kế toán nhận đợc hoá đơn mà cha nhận đợc phiếu nhập kho thì lu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đờng, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thờng nh trờng hợp trên Nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan kế toán ghi.
Nơ TK 151 - Giá mua cha có thuế
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK liên quan: TK 111,112,331 - Tổng giá thanh toán
Sang tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi:
- Trờng hợp hàng về trớc cha có hoá đơn: Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ theo giá tạm tính (giá hạch toán).
Nợ TK 152 - Theo giá tạm tính
Có TK 331 - Theo giá tạm tính
Sang tháng sau khi nhận đợc hoá đơn kế toán tính ra giá thực tế Nếu chênh lệch với giá tạm tính thì kế toán ghi điều chỉnh theo giá thực tế bằng các cách điều chỉnh thích hợp sau:
+ Cách 1: Ghi bổ sung Điều chỉnh tăng nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính hoặc điều chỉnh giảm nếu giá thực tế nhỏ hơn giá tạm tính phần chênh lệch.
+ Cách 2 : Dùng bút toán đỏ để xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính và ghi lại bình thờng theo giá hoá đơn.
- Trờng hợp doanh nghiệp đợc chiết khấu, giảm giá mà nhà cung cấp NVL chấp nhận cho doanh nghiệp đợc hởng
Nợ TK 111,112,331 : Số tiền đợc chấp nhận giảm giá, chiết khÊu
Có TK 152: Số tiền đuợc ghi giảm giá NVL
Có TK 1331: Giảm số thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
- Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL
Nợ TK152 : Phần đợc tính vào giá NVL
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 111,112, 331…Tổng giá thanh toán theo hoá đơn
- Phản ánh, NVL thiếu so với hoá đơn khi nhập kho, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t và biên bản xử lý (nếu có) kế toán ghi:
Nợ TK 138 (1381): Chờ xử lý
Nợ TK 138 (1388): Yêu cầu bồi thờng
Có TK 111, 112, 311, 331: Giá thanh toán của NVL thiếu
Các hình thức sổ
Tuỳ thuộc vào loại hình, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp là khác nhau Chính vì vậy sổ sách của các doanh nghiệp có thể là không giống nhau về hình thức, kết cấu, phơng thức ghi sổ Nói đúng hơn là mỗi doanh nghiệp tự lựa chọn cho mình một hình thức sổ phù hợp Các hình thức sổ đợc sử dụng phổ biến hiện nay là: “Nhật ký chung”, "Nhật ký - Sổ cái", “Chứng từ ghi sổ” và "Nhật ký - Chứng từ”
1.4.1 Hình thức sổ “ Nhật ký chung”
Nhật ký chung là hình thức sổ kế toán đơn giản, thích hợp với mọi doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán Sổ sách của hình thức nhật ký chung bao gồm: Sổ nhật ký đặc biệt, sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.
Nhật ký chung là một quyển sổ đóng thành tập, quản lý toàn bộ số liệu kế toán trong kỳ của đơn vị Nhật ký chung là sổ hệ thống hoá chứng từ theo thời gian, kết cấu theo mẫu sẵn.
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hình thức sổ “Nhật ký chung”
Bảng kê chứng từ gốc Sổ (thẻ) chi tiết
Sổ NK - SC Bảng TH chi tiết
1.4.2 Hình thức “ Nhật ký – sổ cái”
Hình thức hạch toán Nhật ký - Sổ cái là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi cơ cấu sử dụng ít, kỹ thuật ghi sổ và kiểm tra đơn giản Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ cái bao gồm: Sổ nhật ký - Sổ cái, các sổ (thẻ) chi tiết cho các đối tợng, mối quan hệ giữa các loại sổ víi nhau.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hình thức sổ “ Nhật ký- Sổ cái”
1.4.3 Hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ”
Chứng từ ghi sổ có thể coi là một loại sổ kế toán tờ rời dùng để hệ thống hoá chứng từ ban đầu theo các loại nghiệp vụ kinh tế nh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, nhập, xuất vật liệu…công dụng chính của chứng từ ghi sổ là định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ gốc để tạo điều kiện cho việc ghi sổ cái Chứng từ ghi sổ là bớc đệm cần thiết không thể thiếu đợc trong hệ thống sổ của hình thức này.
Trớc khi vào sổ cái, chứng từ ghi sổ phải đợc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Nguyên tắc để lập chứng từ ghi sổ là phải phân loại chứng từ gốc theo từng loại nghiệp vụ kinh tế Định kỳ, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho từng loại nghiệp vụ, mỗi chứng từ gốc phải đợc ghi vào một chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức
Chứng từ ghi sổ Chứng từ TH Số chi tiết
Sổ đăng ký Sổ cái Bảng TH chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi cuèi kú §èi chiÕu
1.4.4 Hình thức ghi sổ “ Nhật ký - Chứng từ”
Hình thức ghi sổ “ Nhật ký - Chứng từ” phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn , quá trình sản xuất kinh doanh phức tạp nhng kế toán vẫn thực hiện ghi chép bằng tay.
Sổ kế toán cơ bản của hình thức này là “Nhật ký - Chứng tõ”
“Nhật ký - Chứng từ” là loại sổ tờ rời dùng để hệ thống hoá thông tin vào bên Có của các tài khoản Mỗi nhật ký chứng từ đợc thiết kế phù hợp với từng đối tợng mà nó phản ánh.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Sổ (thẻ) chi tiết Nhật ký - chứng từ
Sổ cái Bảng tổng hợp từ sổ chi tiết
Ghi cuèi kú §èi chiÕu
Một số tài khoản phản ánh các đối tợng phức tạp thì kế toán sử dụng các bảng kê, sổ chi tiết, bảng phân bổ để theo dõi Số liệu cuối kỳ đợc chuyển về Nhật ký- Chứng từ có liên quan.
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ ghi sổ theo hình thức “ Nhật ký
PhÇn II Thực trạng hạch toán Nguyên, vật liệu (NVL) may tại Công ty Thanh Hà- Cục Hậu cần
Thực trạng hạch toán Nguyên, vật liệu (NVL) may tại Công ty Thanh Hà- Cục Hậu cần
Giới thiệu khái quát về Công ty Thanh Hà - CHC- TCHC
2.1 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà
Công ty Thanh Hà đợc thành lập theo Quyết định số 695/QĐ-TM ngày 17 tháng 11năm 1994 và Quyết định số 6621/QĐ-TM ngày 14 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tổng Tham mu.
Nhiệm vụ chính của công ty là:
- Sản xuất mặt hàng quân trang và hàng Quân y của Cục Quân nhu và Cục Quân y.
- Xây dựng và sửa chữa các công trình vừa và nhỏ của Tổng Cục Hậu cần.
- Tổ chức sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trÝ néi thÊt.
- Kinh doanh mặt hàng ăn, uống.
Quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà từ khi thành lập tới nay có thể khái quát nh sau:
Từ trớc những năm 1994 các Xí nghiệp thuộc Công ty Thanh Hà chỉ là các tổ đội nhỏ lẻ nh tổ kinh doanh vật liệu xây dựng, tổ may tạp trang, tổ dịch vụ ăn uống trực thuộc Cục Hậu cần Trớc kiểu làm ăn manh mún, không có tổ chức, không đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng nói chung và cơ quan Tổng Cục Hậu cần nói riêng, sau một thời gian nghiên cứu của đội ngũ cán bộ thấy đợc sức mạnh cũng nh tính u việt của các tập đoàn kinh tế lớn khác Cục Hậu cần đã có công văn trình lên trên đề nghị đợc sát nhập các tổ, đội đó lại với nhau thành Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ tổng hợp với tên gọi là công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần Với diện tích
- 34 - mặt bằng sản xuất kinh doanh rộng 30.000m 2 , tạo điều kiện cho việc bố trí kho tàng, tổ chức sản xuất, có lợi thế thơng mại tốt, gần các trục đờng chính thuận tiện cho việc giao dịch, vận chuyển và tiếp thị các sản phẩm.
Năm 1994 Công ty Thanh Hà đợc thành lập, trụ sở chính đợc đặt tại 25H Phan Đình Phùng - Quận Ba Đình - Hà Nội. Chi nhánh phía Nam tại: 18E đờng Cộng Hoà - Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh.
Sau khi đợc thành lập Công ty đợc Cục Hậu cần và Tổng Cục Hậu cần đầu t vốn và từng bớc đổi mới thiết bị, quy trình công nghệ, đa khoa học kỹ thuật vào sản xuất tạo ra những sản phẩm đẹp, chất lợng tốt, giá thành hợp lý, đáp ứng với thị hiếu khách hàng đủ sức cạnh tranh với mặt hàng ngoài thị trờng.
Với nghành nghề kinh doanh chính là “sản xuất, sửa chữa” Công ty đã hoàn thành nhiệm vụ chính trị Quân đội giao, đảm bảo trang bị đủ cho các đơn vị trong toàn quân về bàn, ghế, tủ, giờng, quân trang Mặt khác khai thác tạo nguồn công việc trong thị trờng kinh tế, hoạt động trên nguyên tắc tự trang trải chi phí, hạch toán kinh tế và thực hiện đầy đủ với cấp trên và ngân sách Nhà nớc Từ đó Công ty luôn hoàn thành vợt mức kế hoạch cấp trên giao, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn, tài sản mà Cục Hậu cần, Tổng cục Hậu cần giao cho Công ty
Với đội ngũ cán bộ-CNV có tay nghề kỹ thuật cao, quân số biên chế toàn Công ty là 154, hợp đồng dài hạn 140, ngắn hạn
36, hàng năm sản xuất đem lại doanh thu hàng quốc phòng chiếm 55%, hàng kinh tế chiếm 45% sản xuất ngày càng phát
- 35 - triển, mở rộng thị trờng tiêu thụ đảm bảo công ăn việc làm thờng xuyên cho ngời lao động nâng cao đời sống và thu nhập cho cán bộ công nhân viên.
Qua những năm xây dựng và trởng thành, cả về qui mô lẫn tổ chức từ các tổ đội nhỏ lẻ thành Xí nghiệp rồi trở thành Công ty , phát triển đội ngũ cán bộ, công nhân, nề nếp quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cho đến nay Công ty đã đạt đợc nhiều thành công trong đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất, nâng cao chất lợng sản phẩm, nâng cao đời sống công nhân viên Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thanh Hà đã gắn bó chặt chẽ, không tách rời khỏi hoàn cảnh chung của nền kinh tế đất nớc và nền công nghiệp quốc phòng.
Hiện nay Công ty đợc phân cấp quản lý và hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân, có tài khoản tại Ngân hàng và kho bạc Nhà nớc, có con dấu riêng để giao dịch và có tổ chức bộ máy kế toán riêng
Với vốn ban đầu là: 6.374.200.000,
Trong đó: +Vốn cố định: 5.853.300.000,
Có thể đánh giá quá trình phát triển của Công ty Thanh Hà qua một số chỉ tiêu sau:
Biểu đồ 2.1: Kết quả thực hiện các chỉ tiêu chủ yÕu
- 36 - stt tên chỉ tiêu đvt năm 2003 Năm 2004 năm 2005
8 Tổng số lao động ngời 278 285 330
- 37 - cắt may đồng bộ kiÓm tra chất l ợng hoàn chỉnh thành phÈm nhập cửa hàng (NVL chính) vải đo
2.1.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm may của Công ty Thanh Hà
Sản phẩm kinh doanh của Công ty Thanh Hà bao gồm nhiều loại nh trang trí nội thất, may tạp trang, sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng và sửa chữa nhng các sản phẩm may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu hàng năm của Công ty Để mở rộng thị trờng may phục vụ nhu cầu riêng của nhiều đối tợng khác nhau nên các sản phẩm may của Công ty có thể khái quát thành 2 dạng quy trình là may đo lẻ và may đo hàng loạt.
*- May đo lẻ: Dạng phục vụ số ít với yêu cầu tỷ mỷ của khách hàng, quy trình may đo lẻ bao gồm:
- Bộ phận đo: Tiến hành đo cho từng ngời, ghi số đo vào phiếu (mỗi sản phẩm 1 phiếu đo) Ghi thành 2 liên, liên 1 lu cuống phiếu để chuyển cho bộ phận cắt, liên 2 giao cho khách hàng.
- Bộ phận cắt: căn cứ vào phiếu đo của từng ngời ghi trên phiếu để cắt sau đó giao cho bộ phận may
+ Theo chuyên môn hoá, chia cho từng ngời may hoàn thiện.
+ Sản phẩm may xong đợc thùa khuy, đính cúc là hoàn chỉnh và kiểm tra chất lợng.
- Bộ phận đồng bộ: Theo số phiếu, ghép các sản phẩm thành 1suất cho từng ngời Sau đó nhập sang cửa hàng để trả cho khách.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ qui trình công nghệ may đo lẻ
- 38 - phân khổ may đồng bộ kiÓm tra chất l ợng hoàn chỉnh thành phÈm nhập cửa hàng vải (nlc) phân khổ phân khổ
*- May hàng loạt: Bao gồm các sản phẩm của hàng Quốc phòng Các sản phẩm này có đặc điểm là sản xuất theo cỡ số quy định của cục Quân nhu, quy trình này bao gồm:
+ Tiến hành phân khổ vải, sau đó báo cho kỹ thuật giác mẫu theo từng cỡ số và trổ mẫu.
+ Rải vải theo từng bàn cắt, ghi mẫu và xoa phấn.
+ Cắt phá theo đờng giác lớn sau đó cắt vòng theo đ- ờng giác nhỏ.
+ Đánh số thứ tự, bó buộc chuyển sang tổ may.
+ Bóc mầu bán thành phẩm theo số thứ tự.
+ Rải chuyền theo quy trình công nghệ.
+ Sản phẩm may xong đợc thùa khuy, đính cúc, là hoàn chỉnh, kiểm tra chất lợng và đóng gói theo quy định sau đó nhập kho thành phẩm.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình công nghệ may hàng loạt
2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty
Căn cứ vào phơng hớng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu của cấp trên giao cho Công ty hàng năm Công ty xác định nhiệm vụ sản xuất kinh doanh chủ yếu cho các đơn vị thành viên trực thuộc Công ty nh sau:
- Xí nghiệp may có nhiệm vụ sản xuất các mặt hàng may phục vụ Quốc phòng và sản xuất quân trang nh ba lô, quần lót, vỏ chăn, võng, màn, tất chống vắt của Cục Quân Nhu và sản xuất hàng Quân y của Cục Quân y theo kế hoạch và hàng tạo nguồn của Công ty.
- Xí nghiệp 1 kinh doanh mặt hàng ăn uống, phục vụ hội nghị, cới hỏi.
- Xí nghiệp 2 đóng quân tại Thành phố Hồ Chí Minh, xây dựng và sửa chữa theo kế hoạch hàng năm và tận thu mặt bằng phía nam.
- Xí nghiệp 3 sản xuất hàng doanh cụ nh bàn, ghế, tủ, gi- ờng và trang trí nội thất của các công trình xây dựng.
- Đội xây dựng và tổ sửa chữa chuyên xây dựng và sửa chữa các công trình theo kế hoạch và tạo nguồn.
- Trờng Mầm non có nhiệm vụ nuôi dạy tốt các cháu là con em của CB-CNV trong Công ty, theo chơng trình của Sở Giáo dục quy định
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức hoạt động sx-kd của Công ty Thanh Hà
2.1.4 Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty Thanh Hà xây dựng đợc 1 mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trờng, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tín trên thị trờng, bảo đảm đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cuả toàn Công ty a Giám đốc Công ty
Là ngời đại diện có t cách pháp nhân cao nhất tại Công ty, chịu trách nhiệm trớc TCHC - BQP, trớc pháp luật và cấp uỷ về
Xí NGHIệP 1 Xí NGHIệP 2 Xí NGHIệP 3 đội xây dựng
Đặc điểm, nội dung hạch toán Nguyên, vật liệu may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần
2.2.1 Đặc điểm, phân loại, tính giá và quản lý NVL may tại Công ty a Đặc điểm NVL tại Công ty
Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần là một doanh nghiệp có ngành may chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng doanh thu sản phÈm đầu ra của Công ty chủ yếu là mặt hàng quân trang nh quần áo, chăn… Do vậy vật liệu dùng để sản xuất các mặt hàng trên cũng đa dạng nh vải chéo, vải thô, cúc, chỉ … Mỗi loại NVL đều có đặc điểm riêng nên việc bảo quản và lu kho đều khác nhau. b Phân loại NVL tại Công ty
Nguyên, vật liệu chính bao gồm các loại vải chéo, vải thô.
Về mặt chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí NVL, th- ờng đợc đóng thành từng kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản ở những kho có mái che
* Nguyên, vật liệu phụ: Là những loại vật liệu không cấu thành thực thể của sản phẩm nhng lại có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất bao gồm cúc, chỉ, nhãn, mác…
* Ngoài ra còn có một số loại vật liệu gián tiếp không thể thiếu đợc cho quá trình sản xuất nh bao bì và các loại phụ liệu khác.
* Phế liệu đợc thu hồi từ sản xuất nh vải cắt thừa, vải hỏng, vải kém phẩm chất và… Các loại phế liệu này sử dụng và xuất bán để tái sản xuất , và dùng vệ sinh máy. c Công tác quản lý NVL tại Công ty
Do đặc điểm khác biệt cụ thể của Công ty, từng loại NVL nh đã nói ở trên, Công ty có kế hoạch thu mua NVL một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn,
- 55 - giảm tiền vay Ngân hàng Công tác quản lý NVL đợc Công ty đặt ra là: Phải bảo quản tốt và sử dụng tiết kiệm hiệu quả tối đa đặc biệt là NVL chính Hiểu rõ đợc điều này Công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng để lu giữ NVL đợc tốt hơn, gần các phân xởng sản xuất để tạo điều kiện thuận lợi việc vận chuyển, cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách tiện lợi và nhanh nhÊt.
Hệ thống kho đợc trang bị khá đẩy đủ các phơng tiện cân, đong, đo, đếm để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát. Công ty đã tổ chức quy hoạch thành hệ thống kho:
Kho 1 Kho chứa vải (VLC) đo đồng chí Hà phụ trách
Kho 2 Kho chứa các phụ liệu do đồng chí Hồng phụ trách Kho 3 Kho chứa các phế liệu thu hồi, thiết bị máy móc dùng trong việc thay thế do đồng chí Hồng phụ trách d.Tính giá NVL tại Công ty
Nguyên, vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên sản phẩm giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 70%) giá thành của sản phẩm vì vậy, việc tính giá NVL một cách hợp lý, chính xác có vai trò đặc biệt quan trọng, góp phần thúc đẩy quá trình thực hiện mục tiêu sử dụng hiệu quả NVL, làm hạ giá thành, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh , nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp, việc tính giá vật liệu là dùng tiền đề biểu hiện giá trị của chúng Muốn việc tính toán đợc chính xác thì mỗi một doanh nghiệp phải tìm cho mình một cách tính toán hợp lý nhất, hiện nay ở Công ty Thanh Hà, để phản ánh đúng giá trị NVL may kế toán của Công ty đã sử dụng phơng pháp tính giá thực tế đối với NVL nhập kho và áp dụng phơng pháp nhập trớc, xuất trớc.
* Tính giá NVL nhập kho
Nguyên, vật liệu may của Công ty Thanh Hà chủ yếu là nhập hàng nội bộ từ Công ty 20 – Bộ Quốc Phòng (Nhập xuất nội bộ) vì vậy giá vật liệu nhập kho đợc tính:
NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh
Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá cha có thuế GTGT (do Công ty tính thuế theo phơng pháp khấu trừ)
- Chi phí thu mua phát sinh bao gồm: Chi phí vận chuyển, bèc dì…
* Tính giá NVL xuất kho
NVL xuất chủ yếu sử dụng để sản xuất sản phẩm của Công ty Việc xuất bán ra ngoài và cho vay là rất hạn hữu và hầu nh ít xảy ra NVL bán ra ngoài chủ yếu là phế liệu thu hồi bán cho các Xí nghiệp cơ khí để dùng vào việc vệ sinh máy. để phản ánh giá vật liệu may xuất, nhập kho đợc chính xác Công ty đã sử dụng phơng pháp nhập trớc, xuất trớc đây là phơng pháp đơn giản, dễ làm, dễ hiểu Công ty áp dụng phơng pháp này là do NVL may chủ yếu là nhập xuất nội bộ. Công ty vẫn đang áp dụng kế toán ghi thủ công Hằng ngày khi nhận đợc các chứng từ xuất kho kế toán ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu may xuất vào bảng phân bổ số 2 và bảng kê số 3
2.2.2 Nội dung hạch toán NVL may tại Công ty Thanh
Hà - Cục Hậu cần a Hạch toán chi tiết NVL may tại Công ty Thanh hà.
Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán NVL là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL theo từng loại cả về số lợng và giá trị của chúng Nhằm mục đích sử dụng quản lý tốt Để đáp ứng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, hoàn thành kế hoạch mà Cục Hậu cần đã giao cho Công ty.
Nguyên, vật liệu của Công ty do nhập, xuất nội bộ (Bộ Quốc phòng xuất xuống) nên nó không bị biến động lớn, chủng loại vật liệu cũng không nhiều, kho bãi chứa đảm bảo yêu cầu chỉ tiêu lu giữ Công ty đã sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL.
Phơng pháp này đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiÕu
Theo phơng pháp này kế toán NVL dựa trên những chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lợng và tính ra giá trị của số NVL nhập, xuất vào thẻ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “thẻ kho” tơng ứng do thủ kho chuyển đến Số liệu từ thẻ "kế toán chi tiết vật liệu” kế toán ghi vào “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
*Nghiệp vụ nhập kho NVL
Khi nhận đợc hoá đơn GTGT của Công ty 20 – Bộ Quốc phòng gửi đến, phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng Khi hàng đợc chuyển về Công ty cán bộ phòng Kế hoạch -Tổ chức sản xuất kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về số lợng, quy cách, chất lợng của NVL rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật
- 58 - t Nếu NVL đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên:
Liên 1 Lu cuống phiếu giữ lại ở phòng Kế hoạch - Tổ chức sản xuất.
Liên 2 Giao cho ngời giao hàng để làm thủ tục thanh toán.
Liên 3 Giao cho thủ kho để vào thẻ kho.
Phơng hớng hoàn thiện hạch toán kế toán NVL may tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần
Nhận xét u, nhợc điểm
Công ty Thanh Hà đợc phân cấp quản lý tự chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất, kinh doanh Công ty có mô hình tổ chức quản lý phù hợp, các phòng(ban)có nghiệp vụ đã góp phần quan trọng tham mu cho ban Giám đốc trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty ngày càng đạt hiệu quả, quy mô sản xuất ngày càng đợc mở rộng Đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao đợc đào tạo tốt, có nhiều năm kinh nghiệm, năng động đã góp phần quan trọng giúp cho Công ty ngày càng phát triển đi lên. Đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, có tay nghề cao và đợc rèn luyện tốt trong quân đội, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao đặc biệt từ khi nớc ta chuyển đổi sang nền kinh tế mở với bao khó khăn thử thách Công ty luôn có các giải pháp tốt để vợt qua, góp phần chăm lo tốt đời sống của cán bộ CNV.
Trong các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm Việc tăng cờng quản lý và hoàn thiện công tác quản lý NVL là một trong những vấn đề đợc đặt lên hàng đầu Trong bối cảnh chung là có nhiều doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, chất lợng ngày càng đợc quan tâm hơn, các sản phẩm may mặc không những phục vụ trong nớc mà còn đợc xuất khẩu ra nhiều
- 89 - nớc trên thế giới Để cùng phát triển với các doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc Công ty Thanh Hà đã có một chỗ đứng vững và phát triển là một cố gắng đáng ghi nhận Chính sự cải tiến hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL may nói riêng đã góp phần cùng Công ty hoàn thành tốt mục tiêu kinh doanh và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Côc HËu CÇn giao cho.
* Về công tác quản lý NVL
Là một đơn vị sản xuất kinh doanh hàng may mặc thuộc ngành công nghiệp nhẹ Sản phẩm của công ty đã làm đẹp cho hàng triệu cán bộ sỹ quan và các quân nhân trên khắp đất nớc.
Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trờng nh- ng Công ty đã tìm cho mình một hớng đi mới Công ty luôn tìm tòi những thiết kế đẹp mà lại tiết kiệm đợc NVL, các mối nối vải, tiết kiệm trong khâu căng vải và tận dụng các đờng cắt để đạt hiệu quả cao nhất Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng, tốt nhÊt, cô thÓ:
- Đối với công tác thu mua vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm bắt đợc giá cả thị trờng Đảm bảo cung ứng vật liệu đầy đủ cho sản xuất , đảm bảo chất lợng, chủng loại, không lãng phí vốn ứ đọng trong việc dữ trữ vật liệu không cần thiết.
- Đối với khâu vật liệu nhập kho: Nguyên, vật liệu về tới Công ty không nhập kho ngay mà phải qua sự kiểm tra chất lợng của
- 90 - ban kiểm nghiệm vật t Ban kiểm nghiệm chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách, phẩm chất Nếu kiểm tra thấy vật liệu không đúng quy cách, chất lợng không đảm bảo thì ban kiểm nghiệm đổi lại hoặc yêu cầu bồi thờng hay giảm giá vì vậy NVL may nhập kho luôn đạt yêu cầu chất lợng và không bị ảnh hởng đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm.
- Đối với khâu bảo quản vật t: Công ty có một hệ thống kho tàng hợp lý, khoa học, bảo quản phù hợp theo tính năng, cộng dụng của từng loại vật liệu Hệ thống kho thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu để NVL đợc phản ánh đúng trung thực về mặt số lợng và giá trị.
- Đối với khâu sử dụng vật liệu may: Công ty đã xây dựng đ- ợc hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm NVL Các loại vải có khổ khác nhau thì đợc tính toán để khi cắt đạt hiệu quả và tiết kiệm đợc tối đa nhất, tránh đợc tình trạng hao hụt và lãng phí NVL khi đem ra sử dụng.
* Về việc tổ chức chứng từ kế toán
Các chứng từ nhập, xuất kho đợc thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển chặt chẽ thuận tiện cho công tác nhập, xuất kho vật liệu Các thủ tục nhập, xuất kho đợc tiến hành một cách hợp lý NVL nhập kho phải đợc kiểm nhận về số lợng, chất lợng, quy cách, chủng loại Vật liệu xuất kho phải đợc xác định bởi phòng
Kế hoạch - Tổ chức sản xuất trên cơ sở kế hoạch đặt ra.
Giá NVL nhập kho đợc tính theo giá thực tế, đã tuân thủ nguyên tắc mà chế độ kế toán ban hành Công ty tính giá xuất NVL theo phơng pháp nhập trớc, xuất trớc phơng pháp này có u
- 91 - điểm đơn giản để làm vật t nhập trớc xuất dùng trớc và phù hợp với công ty đang áp dụng kế toán ghi chép bằng thủ công.
* Về việc hạch toán chi tiết NVL may của Công ty
Công ty Thanh Hà đã theo dõi chặt chẽ tình hình xuất NVL theo từng loại cả về số lợng và giá trị của chúng, Công ty sử dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán NVL Theo phơng pháp này thì việc theo dõi quản lý sử dụng NVL rất đảm bảo, đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu Công việc ghi sổ của Công ty đảm bảo đúng yêu cầu quy định của Bộ Tài chính.
* Về vấn đề hạch toán tổng hợp NVL may tại Công ty Thanh Hà
Công ty đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán vật liệu Phơng pháp này nhìn chung là phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về số lợng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp xử lý kịp thời khi vật liệu bị ứ đọng hay thiếu hụt cần cho quá trình sản xuất sản phẩm Công ty luôn luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng nh việc tiết kiệm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu.
Công ty áp dụng hình thức sổ “Nhật ký - Chứng từ” là phù hợp với loại hình kinh doanh, quy mô hoạt động và trình độ quản lý ở công ty Bên cạnh đó số liệu kế toán đợc ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực, chính xác tình hình hiện có, tăng giảm NVL trong kỳ, các sổ kế toán tổng hợp đợc lập theo đúng quy định của chế độ kế toán đã ban hành.
Qua việc phân tích tình hình chung của công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà ta thấy việc hạch toán NVL đợc
- 92 - tiến hành tơng đối khoa học, đảm bảo và tuân thủ chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu của Công ty Đồng thời đáp ứng đợc yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho, tính toán và phân bổ giá trị NVL may cho từng đối tợng sử dụng, ghi sổ chi tiết, tổng hợp, báo cáo đầy đủ, kịp thời và đúng chế độ ban hành chung.
Bên cạnh những u điểm mà Công ty đã đạt đợc công tác kế toán NVL may của Công ty vẫn còn có những hạn chế nhất định.
* Về việc phân loại NVL may
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán
Qua thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà kết hợp với những kiến thức có đợc trong quá trình học tập em xin đa ra một số ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện công tác hạch toán NVL may tại Công ty Thanh Hà.
* Về công tác quản lý NVL may Để thuận tiện cho công tác quản lý NVL may đợc chặt chẽ, thống nhất đối chiếu, kiểm tra đợc dễ dàng, phát hiện sai sót và thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó (vật liệu chính hoặc vật liệu phụ), Công ty nên mở “Sổ danh điểm vật t” (sổ này đã có mẫu sẵn) Sổ danh điểm vật liệu đ- ợc mở theo tên gọi của từng loại vật liệu, số nhóm vật liệu trong mỗi loại, quy cách vật liệu trong mỗi thứ, thống nhất đơn vị tính và giá hạch toán Muốn mở số này trớc hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty Không thể xác định tuỳ ý giữa phòng kế toán và các kho.
* Về phơng pháp hạch toán chi tiết NVL may
Công ty nên sử dụng bảng kê nhập, bảng kê xuất riêng sau đó mới vào bảng tổng hợp vật t
* Về TK sử dụng Để hạch toán NVL may Công ty nên mở TK 151 “Hàng mua đang đi đờng” Vì thực tế hiện nay Công ty không sử dụng TK
151 “Hàng mua đang đi đờng” mà chỉ sử dụng TK 152 Trong khi đó quá trình hoạt động có những lúc hàng mua đã trả tiền nhng vì một lý do khách quan, chủ quan nào đó mà những ngày cuối tháng hàng cha về để nhập kho (số hàng đó đã thuộc quyền sở hữu của Công ty) Trong trờng hợp này Công ty sẽ phản ánh giá trị vào TK 151 để tránh tình trạng khi nhận đợc hàng số liệu này mới đợc ghi chép.
* Về việc lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Công ty nên lập quỹ dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật liệu mua ngoài để tránh tình trạng rủi ro có thể xảy ra ngoài mong muốn mà nhiều khi Công ty cha tính đến do một số yếu tố khách quan nào đó đa lại.
Quá trình nghiên cứu từ lý luận đến thực tiễn một lần nữa ta có thể khẳng định rằng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL may nói riêng có tác dụng lớn trong quản lý kinh tế.Thực tế tại Công ty Thanh Hà - Cục Hậu cần cho thấy công tác hạch toán NVL may giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt đợc tình hình sản xuất, kinh doanh sản phẩm may mặc, nó phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ NVL từ đó công ty sẽ có biện pháp chỉ đạo đúng đắn, làm giảm đợc chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận cho Công ty.
Sau một thời gian thực tập tại Công ty Thanh Hà, em nhận thấy rằng với t cách là một doanh nghiệp hạch toán độc lập Công ty Thanh Hà luôn luôn hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ mà Cục Hậu cần giao cho Công ty luôn đổi mới quy trình công nghệ, trang thiết bị, đào tạo bồi dỡng tay nghề cho CBCNV (đặc biệt là công nhân ở xởng may) nhằm mục đích thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh góp phần vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc Công tác hoạch toán NVL của Công ty Thanh Hà là nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng chế độ Tuy nhiên, cũng không tránh khỏi những hạn chế mà em đã chỉ ra và cha chỉ ra đuợc qua bài viết này Công ty cần xem xét lại để công tác hạch toán NVL may ngày càng hoàn thiện, khoa học hơn.
Do thời gian thực tập và nhận thức có hạn nên những vấn đề em đa ra có thể còn nhiều thiếu sót Qua chuyên đề này, em mong rằng sẽ nhận đợc ý kiến bổ sung của Thầy giáo và các cán bộ phòng kế toán Công ty để chuyên đề thực tập của em đ- ợc hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Trần Đức Vinh đã hớng dẫn giúp em trong thời gian thực tập và viết chuyên đề này.