Tổ chức công tác kế toán mua hàng tại công ty cổ phần hóa chất

 Nhận tiền của bên giao ủy thác để thanh toán với người xuất khẩu hàng hóa và nộp các khoản thuế liên quan đến nhập khẩu... Bên nhận ủythác nhập khẩu thực hiện dịch vụ nhận ủy thác nhập

Lời mở đầu

Tính cấp thiết của đề tài:

Sau hơn 20 năm đổi mới, xã hội Việt Nam nói chung có nhiều thay đổi sâu sắc

về mọi mặt, đặc biệt là sự thay đổi về kinh tế Trong những năm qua, nền kinh tế nước

ta có những chuyển biến rõ rệt từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tếthị trường định hướng xã hội chủ nghĩa Đây là bước chuyển biến lớn của nền kinh tếnước nhà, nó góp phần thúc đẩy quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa

Với đặc điểm là không trực tiếp tạo ra sản phẩm vật chất nhưng lại đóng vai tròquan trọng trong việc lưu thông hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng nên cácdoanh nghiệp thương mại (DNTM) ngày càng đóng vai trò quan trọng hơn trong nềnkinh tế Nhờ hoạt động của các DNTM mà quá trình lưu thông hàng hóa được diễn ranhanh hơn, hiệu quả hơn và đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng cao hơn

Nếu ở một doanh nghiệp sản xuất thì vật tư, quy trình công nghệ, nhân công lànhững yếu tố không thể thiếu thì đối với DNTM những yếu tố đó lại không đóng vaitrò chủ yếu Các DNTM mua hàng hóa của các doanh nghiệp khác về để bán lại, hoặcgia công lại rồi bán ra nhằm thu được lợi nhuận Vì thế, quá trình mua hàng tại cácDNTM rất quan trọng, nó đóng vai trò như quá trình sản xuất trong doanh nghiệp sảnxuất Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong DNTM, tạotiền đề vật chất cho các quá trình tiếp theo Vì thế đối với DNTM đầu vào của hàng hóaquyết định đến đầu ra từ đó quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp Do đó kế toáncần phải theo dõi và ghi chép một cách chính xác và đầy đủ mọi thông tin liên quan

đến quá trình mua hàng Chính vì vậy mà em chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức công tác kế toán mua hàng tại Công ty cổ phần hóa chất”

Kết cấu chuyên đề:

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán mua hàng tại các doanh nghiệp thươngmại

Chương 2: Thực tế công tác kế toán mua hàng tại công ty Cổ phần hóa chất

Chương 3: Những đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng tạicông ty Cổ phần hóa chất

Mục đích nghiên cứu:

Mục đích của quá trình nghiên cứu này là nhằm vận dụng những kiến thức đãđược trang bị trong nhà trường vào thực tế, tìm hiểu về công tác kế toán nói chung vàcông tác kế toán mua hàng nói riêng tại công ty cổ phần Hóa chất và thấy được nhữnghạn chế, tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán tại Công ty

Trong quá trình thực tập em được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cô, chúnhân viên trong phòng kế toán – tài chính công ty Cổ phần hóa chất Tuy nhiên, dokiến thức còn hạn hẹp, thời gian thực tập không nhiều lại chưa có kinh nghiệm nêntrong bài báo cáo này không thể tránh được những thiếu sót Kính mong các thầy giáo,

cô giáo và các cô, chú thông cảm Em xin chân thành cảm ơn!

Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán mua hàng tại các

doanh nghiệp thương mại

1.1 Những vấn đề chung về nghiệp vụ mua hàng

1.1.1 Quá trình mua hàng và đặc điểm quá trình mua hàng

1.1.1.1 Mua trong nước

DNTM với chức năng chủ yếu là tổ chức lưu thông hàng hóa trên thị trường,đưa hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Chính vì vậy mà mua hàng là giaiđoạn đầu tiên và rất quan trọng trong toàn bộ quá trình lưu chuyển hàng hóa trongDNTM Thông qua việc mua hàng, quan hệ trao đổi và thanh toán tiền hàng giữa ngườimua và người bán về giá trị của hàng hóa được thực hiện Trong quá trình này, vốn củadoanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái vật chất (hàng hóa), doanhnghiệp có được quyền sở hữu về hàng hóa thì mất đi quyền sở hữu về tiền tệ hoặc cótrách nhiệm phải thanh toán cho người bán

Trong các DNTM, hàng hóa được coi là hàng mua khi thỏa mãn đồng thời các điềukiện sau:

 Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua bán và thanh toán tiềnhàng nhất định

 Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng hóa, đồng thời mất điquyền sở hữu về tiền tệ hoặc một loại hàng hóa khác

 Hàng hóa mua vào để bán ra hoặc qua gia công sản xuất rồi bán ra

Theo quy định, những hàng hóa sau được coi là hàng nhập khẩu:

- Hàng mua của nước ngoài dùng để phát triển kinh tế và thỏa mãi nhu cầu

sử dụng trong nước theo hợp đồng mua bán ngoại thương

- Hàng đưa vào Việt Nam tham gia hội chợ, triển lãm, sau đó doanh nghiệp

mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ.

- Hàng tại các khu chế xuất (phần chia thu nhập của bên đối tác không

mang về nước) bán tại thị trường Việt Nam, thu ngoại tệ

Những hàng hóa sau đâu không được coi là hàng nhập khẩu:

- Hàng tạm nhập để tái xuất

- Hàng tạm xuất, nay nhập về

- Hàng viện trợ nhân đạo

- Hàng đưa qua nước thứ ba (quá cảnh)

a Trường hợp nhập khẩu trực tiếp

Trong trường hợp này, quá trình mua hàng diễn ra như quá trình mua hàng trongnước, nhưng thời gian luân chuyển hàng hóa diễn ra chậm hơn, thời hạn thanh toáncũng như các điều khoản trong thương mại cũng khắt khe hơn do đây là giao dịchbuôn bán với nước ngoài

b Trường hợp ủy thác nhập khẩu

Trong trường hợp này, hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa bên nhận ủy thác

và bên xuất khẩu, bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác chỉ ký hợp đồng ủy thác nhậpkhẩu, bên giao ủy thác sẽ không ký kết bất kỳ hợp đồng nào với bên xuất khẩu

Bên giao ủy thác có trách nhiệm :

 Căn cứ hợp đồng ủy thác nhập khẩu để chuyển vốn cho bên nhận ủy

thác nhập khẩu hàng hóa

 Quản lý số tiền giao cho bên nhận ủy thác để nhập khẩu hàng hóa và

nộp các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu

 Tổ chứ nhận hàng nhập khẩu khi bên nhận nhập khẩu ủy thác báo hàng

đã về đến cảng

 Thanh toán hoa hồng ủy thác nhập khẩu căn cứ vào tỷ lệ % hoa hồng

đã quy định trong điều khoản hợp đồng đã ký với bên nhận ủy thác nhập khẩu và cácchi phí khác (nếu có)

Bên nhận ủy thác có trách nhiệm:

 Đứng ra ký kết hợp đồng mua – bán ngoại thương với đối tác nước

ngoài

 Nhận tiền của bên giao ủy thác để thanh toán với người xuất khẩu hàng

hóa và nộp các khoản thuế liên quan đến nhập khẩu

 Đứng ra nhập khẩu hàng hóa, thanh toán và tham gia các khiếu nại nếu

có tranh chấp xảy ra

 Trả các khoản chi phí nếu trong điều khoản hợp đồng ủy thác nhập

khẩu quy định người nhận nhập khẩu ủy thác phải chịu

 Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế nhập khẩu hàng hóa, thuế giá trị

gia tăng (GTGT) hay thuế tiêu thụ đặc biệt (TTDB) của hàng hóa nhập khẩu theo từnglần nhập khẩu với cơ quan Hải quan

 Được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ % quy định trong hợp đồng nhập khẩu

ủy thác đã ký với bên giao ủy thác

Theo chế độ hiện hành, bên ủy thác nhập khẩu giao quyền nhập khẩu hàng hóacho bên nhận ủy thác trên cơ sở hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng hóa Bên nhận ủythác nhập khẩu thực hiện dịch vụ nhận ủy thác nhập khẩu hàng hóa, chịu trách nhiệm

kê khai và nộp các loại thuế của hàng nhập khẩu và lưu giữ các chứng từ liên quan đến

lô hàng nhập khẩu như: hợp đồng ủy thác nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu hàng hóa kývới nước ngoài, hóa đơn thương mại (invoice) do nhà xuất khẩu xuất, tờ khai hải quanhàng nhập khẩu và biên lai thuế GTGT của hàng nhập khẩu Khi xuất trả hàng nhậpkhẩu cho chủ hàng, bên nhận ủy thác nhập khẩu phải lập hóa đơn GTGT ngoài hóa đơnGTGT đối với số hoa hồng được hưởng, trong đó ghi rõ tổng giá thanh toán phải thucủa bên ủy thác, bao gồm: giá mua (theo hóa đơn thương mại), số thuế nhập khẩu, thuếTTDB, thuế GTGT của hàng nhập khẩu theo thông báo thuế của cơ quan hải quan Hóađơn này là cơ sở tính thuế đầu vào của bên giao ủy thác

Trường hợp bên nhận ủy thác chưa nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, khi xuấttrả hàng nhập khẩu ủy thác, bên nhận ủy thác nhập khẩu phải lập phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ làm chứng từ lưu chuyển hàng hóatrên thị trường Sau khi nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, bên nhận ủy thác mới lậphóa đơn GTGT giao cho bên ủy thác

1.1.2 Thời điểm ghi nhận nghiệp vụ mua hàng

1.1.2.1 Mua trong nước

Nói chung, hàng mua được ghi nhận khi hàng hóa đã chuyển giao quyền sở hữu

từ người bán sang người mua, nười mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.Tuy nhiên, tùy vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua làkhác nhau Cụ thể:

- Mua hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp:

Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp mua cử cán bộnghiệp vụ mang giấy ủy nhiệm đến kho người bán để nhận hàng, doanh nghiệp muachịu trách nhiệm chuyển hàng hóa về doanh nghiệp Theo phương thức này, thời điểmxác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, doanh nghiệp mua đãthanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

- Mua hàng theo phương thức chuyển hàng:

Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bên bán chuyển hàng đếncho bên mua và giao hàng tại kho người mua hoặc một địa điểm cụ thể đã quy địnhtrong hợp đồng Trường hợp này, hàng hóa được xác định là hàng mua khi bên mua đãnhận được hàng do bên bán chuyển đến, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.Ngoài ra, còn có các trường hợp đặc biệt trong giao nhận hàng và chứng từ:

- Hàng hóa và chứng từ của bên bán cùng về, bên mua đã thanh toán hoặc

chấp nhận thanh toán, thời điểm xác định hàng mua là thời điểm giao hàng hoặc thanhtoán tiền hàng

- Hàng hóa về trước, chứng từ của bên bán về sau, thời điểm xác định hàng

mua là thời điểm hàng về nhập kho với giá trị ghi theo giá bên mua tạm tính Sau khinhận được chứng từ của bên bán thì sẽ điều chỉnh lại theo chứng từ

- Hàng hóa về sau, chứng từ của bên bán về trước: khi nhận được chứng từ

của bên bán, bên mua tạm thời lưu hóa đơn và chứng từ cho số hàng mua đó lại

● Nếu trong tháng hàng về thì sẽ ghi nhận ngay hàng hóa đó vào tài khoản

156 “hàng hóa” như trường hợp hàng và chứng từ cùng về

● Nếu đến cuối tháng mà hàng vẫn chưa về thì kế toán sẽ ghi nhận vào tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” để theo dõi Sau khi hàng về sẽ kết ghi nhận lạivào tài khoản 156

1.1.2.2 Nhập khẩu

Thời điểm ghi chép hàng nhập khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi

mà người nhập khẩu nắm được quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền

tệ hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán cho người xuất khẩu Thời điểm này phụ thuộc vàođiều kiện giao hàng và chuyên chở theo quy định trong Điều kiện thương mại Quốc tế(INCOTERMS)

Chẳng hạn, nhập khẩu theo điều kiện CIF (Cost, Insuarance and Freight – giá hàng,chi phí vận chuyển và bảo hiểm):

- Vận chuyển bằng đường biển: thời điểm xác định hàng nhập khẩu tính từ ngàyhải quan cảng nhập ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu

- Vận chuyển bằng đường hàng không: thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu tính từngày hàng hóa được chuyển đến san bay đầu tiên của nước ta theo xác nhận củahải quan sân bay

Nếu nhập khẩu theo điều kiện FOB (Free On Board – giao hàng trên tàu):

Theo điều kiện này, thời điểm ghi nhận hàng nhập khẩu là khi hàng đã ở trênboong tàu bên xuất, và bên nhập khẩu nhận được các chứng từ chứng minh hàng hóa

đã được bốc lên tàu tại cảng xuất

1.1.3 Phương pháp xác định giá mua thực tế của hàng hóa

1.1.3.1 Mua trong nước

Đánh giá hàng mua chính là việc xác định giá thực tế của hàng mua theo nhữngnguyên tắc nhất định

Theo quy định, hàng mua được phản ánh theo giá mua thực tế nhằm đảm bảonguyên tắc giá phí

Vậy giá thực tế của hàng mua được xác định theo công thức:

thuế nhậpkhẩu, thuế tiêuthụ đặc biệt

+chi phíphát sinhtrongkhâu mua

giảm giá hàngmua, hàng muatrả lại, chiết khấuthương mại đượchưởng

-Trong đó:

- Giá mua của hàng hóa là số tiền mà doanh nghiệp dùng để mua hàng ở nhà

cung cấp theo hợp đồng hay theo hóa đơn tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGTdoanh nghiệp ấy áp dụng mà chỉ tiêu này có thể là một trong hai chỉ tiêu sau:

● Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá mua

của hàng hóa là giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào;

● Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên

GTGT hoặc đối với những hàng hóa dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đốitượng không chịu thuế GTGT thì giá mua của hàng hóa là giá đã bao gồm thuế GTGTđầu vào.

- Chi phí mua hàng: Bao gồm các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình

mua hàng như chi phi vận chuyển, bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm, chi phí lưu vàokho bãi, hao hụt tự nhiên trong khâu mua, chi phí phơi đảo chọn lọc đóng gói khi hàngmới mua vào doanh nghiệp

- Giảm giá hàng mua: Là số tiền giảm trừ người bán dành cho người mua vì

lí do hàng kém mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách trong hợp đồng hoặclạc hậu thị hiếu

Hàng mua trả lại là trị giá hàng hóa doanh nghiệp đã mua nhưng trả lại cho ngườibán vì lí do hàng bị kém mất phẩm chất không đúng chủng loại, quy cách trong hợp đồng

Chiết khấu thương mại (CKTM) được hưởng là số tiền người bán giảm trừ chongười mua vì người mua đã mua hàng với khối lượng lớn đạt được mức được hưởngchiết khấu như đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc giao kèo mua bán

+Thuế nhập khẩu,thuế tiêu thụ đặcbiệt (TTDB), thuếGTGT theophương pháp trực

tiếp

+chi phíthực tế phátsinh trongnhập khẩu

giảm giáhàng nhậpkhẩu đượchưởng

-Trong đó:

Trị giá mua

phải thanh toán

cho người xuất

khẩu

= Trị giá ghi trên hóađơn thương mại x

tỷ giá thực tếngoại tệThuế nhập khẩu được thực hiện theo luật thuế nhập khẩu và có biểu thuế suấtquy định cho từng mặt hàng thuộc từng ngành hàng, trị giá tính thuế được đổi ra tiền

Việt Nam theo tỷ giá thực tế trên cơ sở giá CIF Nếu trị giá hàng hóa tính giá CIF nhỏhơn trị giá trong biểu thuế thì giá tính thuế được xác định theo giá trị trong biểu thuế:

Thuế TTDB

của hàng nhập

khẩu

=(Giá tính thuế nhậpkhẩu + thuế suấtthuế nhập khẩu)

x thuế suất

thuế TTDB

Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu nhập khẩu (khi nhập khẩu theo điều kiệnCIF) bao gồm lệ phí thanh toán, lệ phí chuyển ngân, lệ phí sửa đổi L/C, phí thuê kho,bến bãi, lưu kho (nếu nhập khẩu theo điều kiện FOB thì chi phí còn bao gồm chi phívận tải ngoài nước, phí bảo hiểm quốc tế) Đối với hàng nhập khẩu ủy thác, hoa hồng trả chobên ủy thác nhập khẩu được ghi nhận vào chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu

1.1.4 Nhiệm vụ hạch toán

1.1.4.1 Mua trong nước

Hạch toán nhiệm vụ mua hàng trong DNTM cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác chỉ tiêu hàng mua về

số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm ghi nhận hàng mua;

- Theo dõi, kiểm tra, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo

nguồn hàng, từng nhà cung cấp, từng đơn đặt hàng với người bán và tình hình thanhtoán nợ với nhà cung cấp;

- Cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho bộ phận nghiệp vụ doanh

nghiệp để luôn có định mức tồn kho cần thiết đảm bảo lượng hàng hóa bán ra Tuynhiên không để định mức tồn kho quá lớn gây ảnh hưởng đến thời gian luân chuyểncủa hàng hóa

1.1.4.2 Nhập khẩu

Tương tự như nghiệp vụ mua hàng trong nước, khi nhập khẩu hàng hóa kế toáncũng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ như trên Tuy nhiên, do hoạt động nhập khẩu cònliên quan đến ngoại tệ, nên khi hạch toán cần chú ý đến việc quy đổi từ đồng ngoại tệ

ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế, đồng thời phải theo dõi bằng đồng nguyên tệ trêntài khoản ngoại bảng (tài khoản 007 “ngoại tệ các loại”)

1.2 Kế toán nghiệp vụ mua hàng

1.2.1 Mua trong nước

1.2.1.1 Chứng từ sử dụng

Các chứng từ hóa đơn được sử dụng trong khâu mua hàng bao gồm:

- Hóa đơn GTGT: Khi doanh nghiệp mua hàng của đơn vị tính thuế GTGT

theo phương pháp khấu trừ sẽ được người bán giao một liên hóa đơn GTGT (liên 2).Trên hóa đơn GTGT ghi rõ các chỉ tiêu:

+ Giá trị hàng hóa đơn vị chưa có thuế GTGT

+ Các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán

+ Thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán

- Hóa đơn bán hàng: Trong trường hợp doanh nghiệp thương mại mua hàng

của đơn vị thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT hoặc thuộc đối tượngkhông chịu thuế GTGT, doanh nghiệp sẽ được bên bán cung cấp hóa đơn bán hàng(liên 2)

- Hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản (do cán bộ nghiệp vụ lập): Khi

doanh nghiệp mua hàng trên thị trường tự do hoặc mua trực tiếp tại các hộ sản xuất cán

bộ thu mua cần lập “hóa đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản”, trên hóa đơn phải ghi

rõ tên, đại chỉ doanh nghiệp mua, tên, địa chỉ, số chừng minh nhân dân của người bán,

số lượng, giá trị hàng hóa thu mua

- Phiếu nhập kho: Phản ánh số lượng hàng hóa thực nhập kho của đơn vị

- Biên bản kiểm nhận hàng hóa; Biên bản này thường được lập trong trường

hợp số lượng hàng hóa thực nhận và số lượng hàng hóa trên hóa đơn có sự chênh lệchnhau.

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm

ứng phản ánh việc thanh toán tiền mua hàng

1.2.1.2 Tài khoản sử dụng

Hiện nay trong các doanh nghiệp đang áp dụng hai phương pháp kế toán là phươngpháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp kiểm kê định kỳ (KKDK)

 Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh thường

xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập , xuất, tồn kho vật tư trên các tài khoản kếtoán “hàng tồn kho” (bao gồm các tài khoản (TK) 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK

Giá thực tế xuất = số lượng xuất * đơn giá xuất

 Phương pháp KKDK là phương pháp không phản ánh, theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động hàng tồn kho trên các tài khoản kế toán Căn cứ vào kếtquả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá của vật tư hàng hóa tồn kho cuối kỳ trên sổ kếtoán

Các TK phản ánh hàng tồn kho chỉ phản ánh trị giá của vật tư, hàng hóa tồn đầu

kỳ và cuối kỳ

Phản ánh tình hình nhập kho vật tư, hàng hóa trên TK 611 “mua hàng”

Tính giá: cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ

Giá thực tế tồn kho cuối kỳ = số lượng tồn * đơn giá tính cho hàng tồn

Giáthực tếxuất

= thực tếtrị giátồn đầu

+trị giá thực tếmua vào trongkỳ

- thực tếtrị giátồn cuối

kỳ kỳ

a Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, , kế toán sử dụng các tài khoản sau:

Tài khoản 156 “Hàng hóa”

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của hànghóa tại các kho hàng, quầy hàng theo giá thực tế

Nội dung và kết cấu của TK 156 như sau:

- Giá mua vào của hàng hóa nhập

kho, nhập quầy

- Chi phí mua hàng hóa thực tế

phát sinh

- Trị giá hàng hóa thuê ngoài gia

công, chế biến hoàn thành, nhập

kho, nhập quầy (gồm giá mua vào

của hàng hóa và chi phí gia công,

chế biến)

- Trị giá hàng hóa bị người mua trả

lại nhập kho, nhập quầy

- Trị giá hàng hóa phát hiện thừa

qua kiểm kê tại kho, tại quầy

- Trị giá thực tế của hàng hóa xuấtkho, xuất quầy

- Chi phí thu mua phân bổ chohàng hóa tiêu thụ trong kỳ

- Các khoản giảm giá, hàng muatrả lại, chiết khấu trơng mại củahàng mua

- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếutại kho, tại quầy

Trị giá hàng hóa còn tồn kho, tồn quầy

và chi phí thu mua còn lại chưa phân bổ

cuối kỳ

Tài khoản 156 “ Hàng hóa” có ba tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1561 “ Giá mua hàng hóa”: Phản ánh giá trị mua của hàng hóa tạikho, tại quầy

- Tài khoản 1562 “ Chi phí thu mua hàng hóa”: Phản ánh chi phí thu mua hànghóa

- Tài khoản 1567 “ Hàng hóa bất động sản”: Phản ánh sự biến động của hàng hóabất động sản trong kỳ.

Tài khoản 151 “Hàng hóa đang đi đường”:

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hóa, vật tư mua ngoàidoanh nghiệp đã nhận được quyền sở hữu nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp, cònđang trên đường vận chuyển, ở các bến bãi hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đangchờ kiểm nhận nhập kho

Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 151 “Hàng mua đang đi đường” như sau:

- Giá mua theo hóa đơn đã nhận

trong kỳ đến cuối kỳ chưa nhập

kho

- Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi

đường cuối kỳ theo phương pháp

kiểm kê định kỳ

- Chi phí kèm theo hàng mua

- Trị giá hàng hóa, vật tư đang điđường các kỳ trước về nhập khohoặc chuyển bán thẳng

- Kết chuyển trị giá hàng mua trênđường theo phương pháp kiểm kêđịnh kỳ

- Trị giá hàng hóa, vật tư đang điđường các kỳ trước mất mát,thiếu hụt phát hiện kỳ này

Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi đường

cuối kỳ

Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”

Tài khoản này sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa tại cácdoanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Nội dung và kết cấu tài khoản 133 như sau:

- Số thuế GTGT được khấu trừ phát

sinh chưa được khấu trừ, hoàn lại trong

kỳ

- Số thuế GTGT được khấu trừ đã đượchoàn lại trong kỳ

Số thuế GTGT chưa được khấu trừ,

chưa được hoàn lại cuối kỳ

Tài khoản 331 “Phải trả người bán”

Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhà cung cấp (người bán) để theo dõi

số tiền còn phải trả cho nhà cung cấp (NCC) hoặc số hàng hóa còn phải thu hồi từ NCC

do đã ứng trước tiền hàng

Nội dung, kết cấu của TK này như sau:

- Số tiền đã trả cho người bán

trong kỳ

- Số tiền ứng trước cho người bán

- Số tiền giảm giá, mua hàng trả lại

Số tiền ứng trước cho người bán Số tiền còn phải trả cho người bán

Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản:TK 157 “Hàng gửi bán”, TK 138

“phải thu khác” (tiểu khoản 1381 “tài sản thiếu chờ xử lý”), TK 111 “tiền mặt”, TK

112 “tiền gửi ngân hàng”

b Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng các tài khoản:

Tài khoản 611 “Mua hàng”

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư mua vào trong kỳ ở cácdoanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Kết cấu và nội dung TK này như sau:

- Trị giá vốn của hàng hóa nhập

Tài khoản này không có số dư

Và các tài khoản khác như trong doanh nghiệp áp dụng kế toán nghiệp vụ muahàng theo phương pháp KKTX, như: TK 111, TK 112, TK 331

1.2.1.3 Phương pháp kế toán

a Tại doanh nghiệp kế toán nghiệp vụ mua hàng theo KKTX

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Mua hàng về nhập kho, trường hợp bao bì đi kèm tính tiền riêng, đã thanh toánhoặc chấp nhận thanh toán

Đối với hàng hóa:

Nợ TK 156 (1561): giá mua hàng hóa chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331, 141, 311: tổng giá thanh toán (GTT)

Đối với bao bì đi kèm:

Nợ TK 153 (1532): giá trị bao bì đi kèm tính tiền riêng chưa thuế

Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331 : tổng GTT của bao bì đi kèm

- Mua hàng về nhập kho, trường hợp bao bì đi kèm không tính giá riêng, phải trảlại cho người bán

Trị giá bao bì đi kèm phải trả lại cho người bán, ghi đơn:

Nợ TK 002

Số tiền ký cược trị giá bao bì theo yêu cầu của người bán:

Nợ TK 144

Có TK 111, 112Người bán chuyển hàng, doanh nghiệp kiểm nhận nhập kho:

Nợ TK 156 (1561): giá mua hàng thực nhập chưa có thuế GTGT

Nợ TK 153 (1532): trị giá bao bì thực nhập chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào

Có TK 331, 111, 112: tổng GTT cùa hàng hóa và bao bì

- Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ,chi phí lưu kho, lưu bãi :

Nợ TK 156 (1562): chi phí thu mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: tổng số tiền phải trả

- Mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho, kế toán căn cứ vào bộchứng từ của hàng mua để hạch toán:

Nợ TK 151: giá mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: tổng GTTKhi hàng về nhập kho, hoặc gửi bán, hoặc bán thẳng, kế toán ghi:

Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng đi đường kỳ trước nhập kho

Nợ TK 157: trị giá hàng mua đi đường kỳ trước gửi bán kỳ này

Nợ TK 632: trị giá hàng mua đi đường kỳ trước bàn giao bán ngay

Có TK 151: trị giá hàng mua đi đường kỳ trước

- Hàng mua đã nhập kho nhưng cuối tháng hóa đơn chưa về, kế toán ghi theo giátạm tính (không bao gồm thuế GTGT):

Nợ TK 156 (1561): giá tạm tính của hàng nhập kho

Có TK 331: giá tạm tính của hàng nhập khoKhi có hóa đơn, kế toán tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá ghi trên hóađơn:

 Nếu giá trên hóa đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bổ sung phần chênhlệch bằng định khoản:

Nợ TK 133: phần thuế GTGT đầu vào ghi trên hóa đơn

Có TK 331

- Mua hàng theo phương thức trả chậm, khi thanh toán tiền hàng:

 Nếu không được hưởng CKTT

Nợ TK 331

Có TK 111, 112, 331: số tiền đã thanh toán cho người bán

 Nếu thanh toán trong thời hạn được hưởng CKTT, số chiết khấu được

hưởng ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính và ghi giảm nợ phải trả người bán(trường hợp doanh nghiệp chưa thanh toán tiền)

Nợ TK 331: tổng số tiền phải thanh toán

Có TK 111, 112: số tiền thực trả

Có TK 515: số tiền chiết khấu được hưởngTrường hợp doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho NCC sau đó mới ghi nhậnCKTT được hưởng:

Nợ TK 111, 112, 138: số tiền chiết khấu được hưởng

Có TK 515

- Trường hợp khi kiểm nhận hàng hóa nhập kho phát hiện thiếu hàng so với hóađơn Tùy từng nguyên nhân cụ thể để ghi nhận:

 Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức:

Nợ TK 156 (1562): giá trị hàng hóa hao hụt trong định mức

Nợ TK 133: phần thuế GTGT tương ứng của hàng thiếu hụt

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT của hàng thiếu hụt

 Nếu thiếu chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng

hóa để thông báo cho bên bán biết, trong khi chử xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 138 (1381): trị giá của số hàng thiếu

Nợ TK 133: phần thuế GTGT đầu vào của hàng thiếu hụt

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT của hàng thiếu hụtĐồng thời điều chỉnh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

Nợ TK 138 (1381): số thuế GTGT tương ứng với số hàng thiếu hụt

Có TK 133Khi có quyết định xử lý:

Nếu người bán giao nhầm, giao tiếp số hàng thiếu:

Nợ TK 156 (1561): số hàng thiếu người bán giao tiếp

Nợ TK 133: phần thuế GTGT đầu vào tương ứng

Có TK 138 (1381): số hàng bị thiếu hụtNếu người bán không còn hàng hoặc đơn vị không chấp nhận mua tiếp:

Nợ TK 331: tổng GTT của số hàng thiếu

Có TK 138 (1381)Nếu cá nhân làm mất hàng hóa phải bồi thường:

Nợ TK 138 (1388): số tiền phải thu hồi

Có TK 138 (1381)Sau khi đã trừ đi phần bồi thường mà vẫn còn số chênh lệch thì phần chênhlệch được ghi tăng giá vốn hàng bán:

Nợ TK 632

Có TK 138 (1381)

- Trường hợp khi kiểm nhận hàng hóa nhập kho phát hiện thừa hàng so với hóađơn:

 Nếu nhập toàn bộ số hàng thừa:

Nợ TK 156 (1561): số hàng thực nhập theo giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: phần thuế GTGT trên hóa đơn

Có TK 338 (3381): số hàng thừa chưa rõ nguyên nhân

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT trên hóa đơnKhi xử lý số hàng thừa:

Nếu trả lại cho người bán:

 Nếu chỉ nhập số hàng theo hóa đơn:

Số hàng thừa coi như giữ hộ cho người bán, kế toán ghi đơn

Nợ TK 002: trị giá số hàng thừaKhi trả lại cho người bán số hàng thừa, kế toán ghi:

Có TK 002: trị giá số hàng thừaNếu doanh nghiệp đồng ý mua lại số hàng thừa, kế toán ghi:

Có TK 002: trị giá số hàng thừaĐồng thời ghi:

Nợ TK 156 (1561): trị giá hàng thừa

Nợ TK 133: phần thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT của số hàng thừa

 Nếu thừa không xác định được nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 338 (3381): xử lý số hàng thừa

Có TK 711: trị giá số hàng thừa

- Trường hợp mua hàng chuyển bán thẳng, không qua kho

Nợ TK 157: hàng hóa gửi đi bán thẳng

Nợ TK 632: giá vốn của hàng bán ngay (giao tay ba)

Nợ TK 133: thuế GTGT đầu vào của hàng hóa

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT của hàng muaNếu có bao bì đi kèm hàng hóa tính tiền riêng chuyển bán thẳng:

Nợ TK 138 (1388): trị giá bao bì chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: thuế GTGT của bao bì

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT của bao bì

- Mua hàng theo phương thức hàng đổi hàng (trao đổi với những hàng hóa khôngtương tự):

 Khi nhận hàng hóa từ NCC:

Nợ TK 156: trị giá hợp lý của số hàng nhận về chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: phần thuế GTGT đầu vào

Có TK 331: tổng GTT của số hàng nhận về

 Khi xuất trả hàng hóa để trừ vào nợ phải trả NCC khi mua hàng:

Nợ TK 331: tổng GTT của số hàng mang đi trao đổi

Có TK 511: doanh thu theo giá hợp lý của hàng đem đi

Có TK 333 (3331): phần thuế GTGT đầu ra của hàng đem đi

 Phản ánh giá vốn của số hàng đem trao đổi:

Nợ TK 632

Có TK 156 (1561): trị giá xuất kho của hàng hóa đem đi

 Khi tất toán quá trình trao đổi hàng:

Nếu phải trả tiền cho NCC:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112: số tiền còn phải trảNếu phải thu từ NCC:

Nợ TK 111, 112: số tiền còn phải thu

Có TK 331

- Mua hàng phát sinh các khoản giảm trừ (CKTM, giảm giá )

 Chiết khấu thanh toán được hưởng:

Nợ TK 111, 112, 331: số tiền CKTT được hưởng

Có TK 515

 Chiết khấu thương mại được hưởng:

Nợ TK 111, 112, 331, 138 (1388): tổng số tiền CKTM được hưởng

Có TK 156 (1561): phần CKTM được hưởng

Có TK 133: thuế GTGT tương ứng

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Khác với trong doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, theophương pháp này trị giá hàng hóa mua vào được phản ánh theo tổng giá thanh toán (giá

đã có thuế GTGT), kế toán không sử dụng TK 133 Các nghiệp vụ hạch toán tương tựvới doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

b Tại doanh nghiệp kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKDK

- Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển trị giá hàng hóa chưa tiêu thụ (tồn kho, hàng gửibán, hàng đang đi đường) cuối kỳ trước:

Nợ TK 611

Có TK 156, 157,151

- Trong kỳ, căn cứ vào tình hình tăng, giảm hàng hóa kế toán ghi:

 Trị giá hàng mua tăng do mua ngoài:

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 611: trị giá hàng mua chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133: phần thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT

Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 611: trị giá hàng mua theo tổng GTT

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT

 Chi phí phát sinh trong khâu mua hàng:

Nợ TK 156 (1562): chi phí thu mua theo giá chưa có thuế GTGT

Nợ TK 133 (nếu có): phần thuế GTGT đầu vào

Có TK 111, 112, 331: tổng GTT

 Trường hợp phát sinh hàng mua bị trả lại, giảm giá hàng mua, CKTM đượchưởng:

Nợ TK 111, 112, 331: trị giá hàng hóa bị giảm trừ theo tổng GTT

Có TK 611: trị giá hàng hóa bị giảm trừ theo giá chưa có thuế

Có TK 133: phần thuế GTGT tương ứng với phần giảm trừ

- Cuối kỳ kinh doanh, căn cứ kết quả kiểm kê, xác định trị giá hàng chưa tiêu thụcuối kỳ:

 Kết chuyển hàng hóa tồn kho cuối kỳ

Nợ TK 156: hàng hóa tồn kho cuối kỳ

Có TK 611:

 Kết chuyển hàng gửi bán cuối kỳ

Nợ TK 157: trị giá hàng gửi bán cuối kỳ

Có TK 611

 Kết chuyển hàng đang đi đường cuối kỳ

Nợ TK 151: trị giá hàng mua đang đi đường cuối kỳ

Có TK 611

1.2.2 Nhập khẩu

1.2.2.1 Chứng từ sử dụng

a Trường hợp nhập khẩu trực tiếp

Để tiến hành hạch toán ban đầu, khi nhập khẩu, doanh nghiệp cần có đủ bộ chứng

từ thanh toán sau:

- Hóa đơn thương mại (Invoice)

- Vận đơn bill of lading – B/L hoặc bill of air – B/A (nếu vận chuyển bằng đườngbiển hoặc hàng không)

- Bộ vận tải đơn đường biển hoàn toàn, đã xếp hàng lên tàu (A full set cleanshipped on board ocean bill of lading)

- Chứng từ bảo hiểm (Insuarance policy)

- Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality) do Vianacontrol cấp

- Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list)

- Tờ kê chi tiết (Specification)

- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Original)

Ngoài ra, còn có các chứng từ sử dụng trong thanh toán như: giấy chứng nhận kiểmdịch đối với hàng nông sản, thực phẩm; hối phiếu; biên bản quyết toán với tàu; biênbản hư hỏng, tổn thất

b Trường hợp ủy thác nhập khẩu

Doanh nghiệp sẽ nhận được bộ chứng từ từ bên nhận ủy thác, bao gồm:

- Toàn bộ bộ hóa đơn chứng từ của số hàng nhập khẩu

- Hóa đơn GTGT đối với phần hoa hồng mà bên nhận ủy thác được hưởng

1.2.2.2 Tài khoản sử dụng

Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa cũng giống như trongnghiệp vụ mua hàng trong nước, như: TK 151, TK 156, TK 157, TK 331, TK 133

Ngoài ra, còn sử dụng các tài khoản:

Tài khoản 144 “Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”

Tài khoản này sử dụng khi doanh nghiệp mở L/C để thanh toán với chủ hàng màngân hàng yêu cầu doanh nghiệp ký quỹ

Tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”, tiểu khoản 3333

“thuế xuất, nhập khẩu”

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu phải nộpNhà nước khi tham gia hoạt động XNK

Tài khoản 007 “ngoại tệ các loại”

Kế toán mở tài khoản này để theo dõi số nguyên tệ chi ra hoặc thu và mở chi tiếtcho từng loại ngoại tệ

Và các TK 515 “doanh thu hoạt động tài chính”, TK 635 “chi phí tài chính”

1.2.2.3 Phương pháp kế toán

a Trường hợp nhập khẩu trực tiếp

- Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu , doanh nghiệp tiến hành làm làm các thủ

tục mở L/C và ghi rõ yêu cầu cụ thể đối với chủ hàng Trường hợp phải ký quỹ tạingân hàng, khi dùng tiền ký quỹ, kế toán ghi:

Nợ TK 144

Có TK 111, 112, 311Nếu ký quỹ bằng ngoại tệ thì đồng thời ghi: Có TK 007

- Khi hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, được tính là hàng

nhập khẩu, kế toán ghi:

- Khi nhận hàng, doanh nghiệp tiến hành kiểm nhận hàng hóa và lập phiếu

nhập kho theo số hàng thực nhận Nếu có chênh lệch giữa số thực nhận với số ghitrên B/L hoặc B/A và hóa đơn thì phải lâph biên bản để tiện cho việc xử lý số hàng

về sau, kế toán ghi:

Nợ TK 156: trị giá hàng thực nhận

Nợ TK 138 (1381): số hàng thiếu (nếu có)

Có TK 151: trị giá hàng nhập khẩu

Có TK 111, 112: phần chi phí vận chuyển, bốc dỡ

- Khi thanh toán tiền cho chủ hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 331: số tiền phải trả cho chủ hàng bằng VND

Có TK 144: số tiền ký quỹ

Có TK 111, 112Đồng thời ghi: Có TK 007

b Trường hợp ủy thác nhập khẩu

- Khi ứng tiền cho bên nhận ủy thác nhập khẩu để đơn vị này mở L/C, kế

toán ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112(Nếu ứng tiền bằng ngoại tệ thì đồng thời ghi: Có TK 007)

- Khi nhập kho hàng hóa nhập khẩu do bên nhận ủy thác bàn giao lại, kế toán phản ánh:

 Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu nộp hộ các khoản thuế (thuế nhập

khẩu, thuế TTDB, thuế GTGT):

Nợ TK 156 (1561)

Nợ TK 133

Có TK 111, 112

 Nếu đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu làm thủ tục kê khai thuế nhưng đơn

vị giao ủy thác tự nộp thuế thì nghiệp vụ nhập hàng được ghi nhận như ở trên Khi nộpthuế, kế toán ghi:

Nợ TK 331

Có TK 111, 112

- Các khoản phí nhập khẩu ủy thác như: hoa hồng ủy thác, các khoản phí

vận chuyển, chi phí khác phải trả cho đơn vị nhận ủy thác:

- Trong trường hợp đơn vị giao ủy thác nhận hàng nhập khẩu do đơn vị

nhận ủy thác chuyển trả chưa nộp thuế GTGT, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ của bên nhận ủy thác để ghi trị giá hàng nhập kho (bao gồm cáckhoản thuế phải nộp ở khâu nhập khẩu)

tế và tỷ giá ghi sổ, phần chênh lệch đó phải được phản ánh vào TK 515 (nếu chênh lệchlớn hơn) hoặc TK 635 (nếu chênh lệch nhỏ hơn)

1.3 Các hình thức kế toán

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký chung

SỔ CÁI

Sổ nhật ký đặc

Bảng tổng hợp chi tiết TK

Bảng cân đối tài

Hiện nay, theo quyết định 15 của Bộ Tài chính, có năm hình thức kế toán được ápdụng trong các doanh nghiệp là: hình thức nhật ký chung, hình thức nhật ký – sổ cái, hình thứcchứng từ ghi sổ, hình thức nhật ký chứng từ và hình thức kế toán trên máy vi tính

1.3.1 Hình thức nhật ký chung

Sơ đồ 1.01: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung

Ghi định kỳGhi ngày cuối kỳĐối chiếu

1.3.2 Hình thức nhật ký – sổ cái

Sơ đồ 1.02: Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký – sổ cái

Chứng từ gốc

Sổ nhật ký – sổ cái

Báo cáo kế toán

Sổ, thẻ chi tiết Bảng kê chứng

từ gốc

Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi định kỳGhi ngày cuối kỳĐối chiếu