Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại
Kinh tế tự nhiên và kinh tế hàng hóa là hai hình thức tổ chức kinh tế xã hội đã tồn tại trong lịch sử Trong nền kinh tế tự nhiên, con người tự sản xuất ra hàng hóa đáp ứng nhu cầu của mình, đó là nền kinh tế “tự cung tự cấp” Bước sang nền kinh tế thị trường, mục đích của người sản xuất là trao đổi (để bán), sản xuất là để thỏa mãn nhu cầu của người khác, nhu cầu thị trường Đến lượt mình, nhu cầu thị trường là động lực thúc đẩy cho sự phát triển của sản xuất hàng hóa. Hàng được sản xuất nhiều hơn, đa dạng chủng loại, mẫu mã Với sự phát triển quan hệ hàng hóa, tiền tệ ngày càng mở rộng làm dung lượng thị trường và cơ cấu thị trường được mở rộng và hoàn thiện hơn Lúc này, nhà sản xuất không thể kiêm cả khâu phân phối -> xuất hiện thương gia dần phát triển thành một ngành mới là hoạt động kinh doanh thương mại.
Kinh doanh thương mại thu hút trí lực và tiền của nhà đầu tư để đem lại lợi nhuận Hoạt động kinh doanh thương mại không tạo ra vật chất cho nền kinh tế nhưng thông qua hoạt động thương mại thì sản phẩm vật chất được phân phối tới tay người tiêu dùng Trong nền kinh tế thị trường khi mà nhà sản xuất và người tiêu dùng không trực tiếp gặp nhau thì hoạt động thương mại là một tất yếu và sự tồn tại của các DNTM là hết sức cần thiết Hoạt động thương mại là một hoạt động đặc biệt chính như vậy doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này có những đặc điểm như sau:
+ Trong DNTM, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của doanh nghiệp.
+ Trong DNTM hàng hóa là tài sản chủ yếu, vốn lưu động chiếm tỷ trọng lớn.
+ Xét theo phạm vi qui trình kinh doanh hàng hóa thì hoạt động mua, bán hàng hóa của DNTM được chia thành hai loại: hoạt động mua bán hàng hóa trong nước (còn gọi là nội thương); hoạt động mua và bán hàng hóa với nước ngoài (còn gọi là kinh doanh ngoại thương hay hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu).
Do điều kiện thời gian cũng như để bài khóa luận đi vào trọng tâm chính chúng ta sẽ tìm hiểu sâu vào hoạt động kinh doanh thương mại nội địa.
Khái niệm, nguyên tắc hạch toán, nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong DNTM
1.2.1 Một số khái niệm về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong DNTM.
Bán hàng là qui trình bên bán chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho bên mua để từ đó thu được tiền hoặc được quyền thu tiền ở bên mua Đây là giai đoạn cuối cùng, khâu quan trọng nhất của qui trình kinh doanh trong DNTM Vì thông qua giai đoạn này, DNTM sẽ thu hồi được vốn và lợi nhuận Trong quá trình quản lý và hạch toán nghiệp vụ bán hàng cần chú ý những điểm sau:
* Đối tượng khách hàng đa dạng, có thể là người tiêu dùng cuối cùng, hoặc các đơn vị trung gian như: doanh nghiệp sản xuất, thương mại sử dụng hàng hóa để sản xuất hoặc bán tiếp cho người sử dụng.
* Phương thức bán hàng đa dạng như: bán buôn, bán lẻ, bán ký gửi, bán qua đại lý, trong mỗi phương thức bán hàng lại có nhiều hình thức bán khác nhau như: bán hàng trực tiếp, chuyển hàng qua sử dụng dịch vụ của các nhà vận tải, bán hàng chờ chấp nhận
Bán buôn : là việc bán hàng cho đơn vị khác với số lượng lớn, giá bán buôn biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng hóa và phương thức thanh toán. Bán buôn gồm bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
+ Bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn, hàng hóa được giao bán từ kho của doanh nghiệp
Trong đó bán buôn qua kho gồm có hai hình thức:
Bán buôn qua kho trực tiếp: là bên mua nhận hàng tại kho bên bán sau khi bên mua nhận đủ hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: thì bên bán xuất hàng từ kho để chuyển đến cho bên mua theo thời gian và địa điểm đã ghi trong hợp đồng Hàng được coi là tiêu thụ khi bên mua đã nhận được hàng và đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
+ Bán buôn vận chuyển thẳng: là phương thức bán buôn, hàng được giao bán ngay từ khâu mua không qua kho.
Phương thức bán buôn này cũng được thực hiện dưới hai hình thức:bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, bán buôn vận chuyển thẳng.
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (hay còn gọi là giao hàng tay ba): DNTM nhận hàng tại kho của bên bán và giao trực tiếp cho bên khách hàng của mình Khi bên mua nhận đủ hàng và ký nhận trên hóa đơn bán hàng thì hàng được coi là đã bán.
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: DNTM nhận hàng ở bên bán và chuyển hàng cho khách hàng của mình Khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì được coi là tiêu thụ.
Ngoài hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tính đến vấn đề thanh toán như trên còn có trường hợp DNTM không tham gia vào quá trình thanh toán mà chỉ đóng vai trò là người mô giới giữa người mua và người bán để hưởng hoa hồng.
Bán lẻ: là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng Qua khâu bán lẻ hàng hóa vĩnh viễn rời khỏi lĩnh vực lưu thông, giá trị của nó được thực hiện đầy đủ.
Các phương thức bán hàng ở khâu bán lẻ: Bán hàng thu tiền trực tiếp; Bán hàng thu tiền tập trung; Bán lẻ tự phục vụ; Bán hàng tự động.
+ Bán hàng trả góp: là cách bán hàng mà người mua được thanh toán tiền hàng thành nhiều lần, ngoài thu tiền theo giá bán thông thường thì DNTM còn thu thêm lãi trả chậm Người bán chỉ mất quyền sở hữu hàng hóa khi người mua thanh toán tiền xong, nhưng khi giao hàng cho người mua thì về phương diện kế toán, hàng hóa được coi là tiêu thụ và được ghi nhận doanh thu bán hàng.
+ Gửi hàng đại lý bán: Doanh nghiệp giao hàng cho các cơ sở đại lý, bên nhận làm đại lý trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng cho DNTM và hưởng hoa hồng Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của các DNTM cho đến khi các cơ sở đại lý thanh toán và thông báo về số hàng đã bán được.
* Hàng được coi là tiêu thụ khi đảm bảo các điều kiện như sau: hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu, người mua chấp nhận mua, hàng hóa thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra các trường hợp: trả lương bằng hàng hóa, thưởng ,quà tặng quảng cáo, dùng nội bộ cũng được coi là hàng bán.
* Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm hàng hóa được xác định là tiêu thụ Việc xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng là yêu cầu quan trọng nhằm quán triệt nguyên tắc phù hợp trong kế toán Theo VAS 14 – doanh thu và thu nhập khác, doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời năm điều kiện:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
+ Doanh thu được xác định tương đối chính xác.
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
+ Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Hình thức kế toán, hệ thống sổ sách
Theo quyết định 15/QĐ –BTC, hiện nay các doanh nghiệp đều căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh có thể lựa chọn cho mình một trong các hình thức kế toán sau:
* Hình thức kế toán nhật ký chung.
Gồm các sổ sau: Nhật ký chung, nhật ký đặc biệt ( nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng, nhật ký tiền măt, ); sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Gồm các sổ sau: Chứng từ ghi sổ; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Hình thức kế toán nhật ký – sổ cái
Gồm các sổ sau: Nhật ký - sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Hình thức kế toán Nhật ký – chứng từ
Gồm các sổ sau: Nhật ký chứng từ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết
* Hình thức kế toán trên máy vi tính: các phần mềm kế toán được viết dựa vào các hình thức kế toán trên nên cũng có các sổ kế toán tương ứng.
Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong
1.4.1 Kế toán giá vốn hàng bán.
Xác định giá vốn hàng bán.
Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ,lao vụ đã thực sự tiêu thụ trong kỳ.
Trị giá vốn hàng bán được tính qua ba bước:
B1: Tính giá trị mua thực tế của hàng xuất bán Theo qui định hiện hành, trị giá mua của hàng xuất bán có thể tính theo các phương pháp sau:
+ Phương pháp tính theo giá đích danh.
+ Phương pháp bình quân gia quyền.
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước.
+ Phương pháp nhập sau xuất trước.
* Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, doanh nghiệp phải quản lý hàng hóa theo từng lô hàng, khi xuất bán lô hàng nào thì lấy giá thực tế của lô hàng đó.
* Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính theo công thức:
Giá thực tế hàng xuất kho = Số lượng hàng hóa xuất kho X Giá đơn vị xuất kho
Khi sử dụng đơn giá bình quân, có thể sử dụng dưới 3 dạng:
+ Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Giá này được xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán nên có thể ảnh hưởng đến công tác quyết toán.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
+ Giá đơn vị bình quân của kỳ trước: Trị giá thực tế của hàng xuất dùng kỳ này sẽ tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước Phương pháp này đơn
Trị giá hàng thực tế tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng hàng thực tế tồn kho và nhập trong kỳ giản dễ làm, đảm bảo tính kịp thời của số liệu tính toán, mặc dầu độ chính xác chưa cao vì không tính đến sự biến động của giá kỳ này.
Giá bình quân của kỳ trước
+ Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Phương pháp này vừa đảm bảo tính kịp thời của số liệu kế toán, vừa phản ánh được tình hính biến động của giá cả Tuy nhiên khối lượng tính toán lớn bởi vì cứ sau mỗi lần nhập kho kế toán lại phải tiến hành tính toán.
* Phương pháp nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số hàng hóa nào nhập trước thì xuất trước, lấy giá thực tế của lần đó là giá của hàng hóa xuất kho Do đó tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho sau cùng.
* Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này có cách tính ngược với phương pháp nhập trước xuất trước Tức là giả thiết số hàng hóa nào nhập sau sẽ được xuất trước, lấy giá thực tế của lần nhập sau là giá của hàng hóa xuất kho Do đó tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập kho đầu kỳ.
B2: Tính chi phí thu mua phần bổ cho hàng hóa xuất bán trong kỳ.
Chi phí thu mua phân bổ
(CPTM) cho hàng xuất bán
Trị giá mặt hàng xuất trong kỳ
B3: Tính trị giá vốn hàng hóa xuất bán.
CPTM phân bổ cho hàng còn đầu kỳ + CPTM phát sinh trong kỳ
Trị giá mua hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua hàng nhập trong kỳ
- Ghi trị giá vốn hàng gửi bán được coi là bán.
- Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán đầu kỳ.
Trị giá vốn hàng hóa xuất bán = Trị giá mua hàng xuất bán + CPTM phân bổ cho hàng xuất bán
Kế toán trị giá vốn hàng xuất bán sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán: Dùng để theo dõi giá trị hàng gửi bán phát sinh trong kỳ.
Kết cấu của tài khoản.
TK 157: Hàng gửi đi bán.
TK 156 – Hàng hóa:Tài khoản này dùng để hạch toán trị giá hàng hóa nhập, xuất kho và các khoản có liên quan theo phương pháp kê khai thường xuyên( PPKKTX), giá trị hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ ( PPKKĐK).
TK 156 còn có tài khoản cấp 2 :
TK 1561: Giá mua hàng hóa
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa.
TK 1567: Hàng hóa bất động sản
- Ghi trị giá vốn hàng bán gửi đi bán, giao đại lý.
- Kết chuyển trị giá vốn hàng đang gửi bán cuối kỳ.
Số dư bên nợ: Trị giá vốn hàng đang gửi bán
- Trị giá vốn hàng hóa nhập kho trong kỳ PPKKTX.
- Chi phí thu mua hàng hóa
- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Số dư bên nợ: trị giá vốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
- Trị giá vốn hàng hóa giảm trong kỳ.
- Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất.
- Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ
- Trị giá vốn hàng hóa tồn đầu kỳ kết chuyển.
- Trị giá vốn thực tế hàng hóa nhập mua và nhập khác trong kỳ
Tài khoản này không có số dư
- Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán và xuất khác trong kỳ.
- Giảm giá hàng hóa mua và chiết khấu thương mại được hưởng.
- Trị giá vốn của hàng hóa tồn cuối kỳ.
Kết cấu của tài khoản:
TK 611- Mua hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hàng mua theo phương pháp kiểm kê định kỳ(KKĐK).
Kết cấu của tài khoản.
TK 632 - Giá vốn hàng bán
TK 632: Giá vốn hàng bán.
Trình tự kế toán giá vốn hàng hóa xuất bán ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
* Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Sơ đồ 1.1( Trang 16): Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán.
(1): Phương pháp bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp.
(1a): Ghi nhận giá vốn hàng bán.
(1b): Đối với hàng đã bán bị trả lại nhập kho.
(2): Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng.
(2a): Khi hàng xuất khỏi kho.
(2b): Bên mua kiểm hàng và chấp nhận thanh toán.
(2c): Khi kiểm hàng phát hiện thiếu.
(2d): Quyết định xử lý hàng thiếu không xác định được nguyên nhân.
(2e): Khi kiểm hàng phát hiện thừa hàng.
(2f): Quyết định xử lý hàng thừa không xác định được nguyên nhân.
- Ghi trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kỳ.
- Chi phí thu mua, phí mua hàng hóa phân bổ cho hàng đẵ tiêu thụ trong kỳ.
Tài khoản này không có số dư.
-Trị giá vốn của hàng hóa đã xuất bán bị trả lại
- Kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán để xác định kết quả kinh doanh.
(3): Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp.
(4): Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng.
Sau khi khách hàng kiểm hàng và chấp nhận thanh toán ta ghi như bút toán (2b). (5): Cuối kỳ tính chi phí thu mua phân bổ cho số hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
(6): Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiêp.
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán
( phương pháp kê khai thường xuyên)
Trình tự kế toán giá vốn hàng hóa xuất bán ở doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kỳ (PPKKĐK) không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất hàng hóa ở các TK (156,157.151) Các tài khoản này chỉ phản ánh giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Việc nhập xuất hàng hóa sẽ được phản ánh trên TK 611 – mua hàng Cuối kỳ kiểm kê hàng hóa, sử dụng phương pháp cân đối để tính trị giá vật tư xuất kho.
Trị giá vốn hàng xuất bán = Trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trong kỳ - Trị giá hàng hóa còn cuối kỳ
* Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
(1): Đầu kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng tồn kho, gửi bán, hàng đang đi đường,
(2): Trị giá vốn của hàng mua trong kỳ.
(3): Kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tồn kho, gửi bán, hàng mua đang đi đường cuối kỳ.
(4): Ghi trị giá vốn hàng bán bị trả lại.
(5): Ghi trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ.
1.4.2 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.
Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần được xác định = Tổng doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, các loại thuế không được hoàn lại như thuế TTĐB, thuế GTGT đầu ra theo phương pháp trực tiếp, thuế xuất khẩu.
Tài khoản sử dụng. Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng tài khoản: TK 511, 512, 3331, 3387, 111,112,131,
TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm.
- Ghi các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại.
- Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu, số thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp.
- Kết chuyển doanh thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ.
Cuối kỳ TK không có số dư.
TK 5111: Doanh thu bán hàng
TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản
TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 3331- Thuế GTGT phải nộp: Tài khoản này áp dụng chung cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
-Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ.
- Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ.
- Số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa nhập khẩu.
Số dư bên có: Số thuế GTGT còn phải nộp.
-Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ.
- Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp.
- Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại.
- Số thuế GTGT đã nộp vào Ngân sach nhà nước
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
* Doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Sơ đồ 1.3 (Trang 21): Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(1): Khi hàng hóa, dịch vụ được xác định là đã tiêu thụ.
(1a.b): Ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đẩu ra phải nộp
(1c): Trường hợp hàng bán chịu thuế TTĐB, thuế xuất khẩu.
(2): Khi hàng bán bị trả lại ngoài bút toán ghi giảm giá vốn hàng bán (632), ghi tăng TK 532, nếu hàng hóa đó chịu thuế TTĐB ghi giảm thuế TTĐB.
(3): Bán hàng trả góp, trả chậm
(4): Khi bán hàng cho nhà nước có trợ cấp giá.
(5): Kết chuyển chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trị lại để tính doanh thu thuần.
(6): Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
1.4.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Xác định các khoản giảm trừ doanh thu.
Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần hệ thống 1- V (1VS)
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty cổ phần hệ thống 1 - V (1VS) là công ty đầu tiên ở Việt Nam đi tiên phong trong lĩnh vực triển khai hệ thống giải pháp phần mềm thế hệ mới của hãng 1C ( Liên Bang Nga), chuyên sâu trong lĩnh vực tạo dựng, hỗ trợ và phân phối các giải pháp ứng dụng tự động hóa quản trị doanh nghiệp
Công ty cổ phần hệ thống 1- V(1VS) được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 01/01/401 do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 27/3/2006 từ đó đến nay công ty vẫn giữ tên như tên ban đầu thành lập.
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần hệ thống 1 - V (1VS).
Tên thường gọi: Công ty cổ phần hệ thống 1 - V (1VS).
Tên giao dịch: V system joiny stock company.
Trụ sở chính : Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Làng Hạ, Ba Đình, Hà Nội. Các cổ đông tham gia góp vốn công ty gồm: Ông Trần Thắng với số tiền góp vốn công ty là : 3 000 000 000 đ
Bà Trần Thị Thanh Hương với số tiền góp vốn công ty là: 717 000 000 đ Ông Nguyễn Đức Hải với số tiền góp vốn công ty là: 40 000 000 đ
Bà Nguyễn Thị Phượng với số tiền góp vốn công ty là : 11 800 000 đ
Tuy mới thành lập nhưng với ưu thế là người đi đầu đã giúp công ty từng bước chiếm lĩnh thị trường, khẳng định vững chắc thương hiệu, triển khai hệ thống phân phối rộng khắp cả nước Hiện nay công ty đã có mạng lưới đối tác phân phối sản phẩm ở cả ba miền Bắc – Trung – Nam.
Danh sách đối tác phân phối: Địa phương Đối tác phân phối
Hà Nội Công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế GIMASYS
Minh Công ty cổ phần tư vấn khoa học máy tính liên lục địa ( ICSC.
CORP) Hải Phòng Công ty cổ phần Đầu tư Thương mại 2 –H
Thanh Hòa Công ty cổ phần Bízoft
Nha Trang Công ty TNHH Thành Vũ
Cần Thơ Công ty đào tạo – TSH
Kon Tum Công ty TNHH tư vấn kinh doanh Hoàng Nguyên Bách Đồng Nai Công ty TNHH Đông Nam
Ngày 27/3/2006: Thành lập Công ty cổ phần hệ thống 1 - V (1VS)
Ngày 01/04/2006: Trở thành đối tác đầu tiên của 1C tại Việt Nam.
Tháng 05/2006: Hoàn tất việc Việt hóa nền tảng công nghê “1C: Enterprise 8” Tháng 09/2006: Tại Techmark 2006 Hà Nội và tháng 10/2006, tại ITWEEK 15, giới thiệu nền tảng công nghệ “1C: Doanh nghiêp 8”
Tháng 01/2007: Phát hành phiên bản sơ bộ “1C: Kế toán 8”
Tháng 07/2007: Tại Techmark Hà Nội, ra mắt phiên bản chính thức “1C: Kế
Tháng 10/2007: Tại triển lãm ITWEEK 16 ra mắt phiên bản căn bản “1C: Kế toán 8”
Tháng 03/2008: Phát hành phiên bản 1C: Franchise.
Tháng 06/2008: Ra mắt phiên bản thử nghiệm của giải pháp “1C: Bán lẻ 8”.
Tháng 4/2009: Hội thảo “Thuế TNDN và ứng dụng giải pháp 1C”.
Với kết quả đã đạt được cho thấy 1VS ngày càng được các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ quan tâm Hi vọng với sự cố gắng của ban lãnh đạo và các cán bộ nhân viên, công ty sẽ không ngừng vươn lên và khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong nước.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty.
Theo phương án hoạt động ngành nghề kinh doanh của Công ty cổ phần hệ thống 1V:
+ Kinh doanh sản phẩm phần mềm tự động hóa quản trị doanh nghiệp của hãng 1C: Enterpries của Nga
+ Kinh doanh phần mềm quản lý của hãng 1C Enterpries của Nga như phần mềm quản lý nhân sự, Phần mềm quản lý hành chính…
Thực chất là công ty mua bản quyền của hãng 1C: Enterpries sau đó gia công biến nó thành phần mềm thuần Việt và phân phối sản phẩm.
Khi thực hiện đăng ký kinh doanh Công ty đã đăng ký hai ngành nghề chính để tiện cho việc mở rộng công ty sau này Nhưng hiện nay, công ty thực hiện việc kinh doanh sản phẩm phần mềm kế toán, và phần mềm bán lẻ là chủ yếu cụ thể là phần mềm “1C: Kế Toán 8” và “1C: Bán Lẻ 8”
Sản phẩm phần mềm của công ty có hai loại sản phẩm cơ bản là bộ sản phẩm căn bản và mở rộng Bộ sản phẩm mở rộng và căn bản về tính năng không khác nhau nhưng với bộ căn bản chỉ dùng cho một máy tính sử dụng, bộ mở rộng dùng cho từ hai máy tính trở lên.
Công ty cũng đang nghiên cứu hoàn thiện và đưa ra thị trường phần mềm quản lý Franchise là phần mềm quản lý bán hàng phục vụ cho doanh nghiệp có hình thức bán hàng nhượng quyền thương hiệu hay công thức pha chế, đồng thời các sản phẩm tự động hóa doanh nghiệp khác như quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý bán hàng, quản trị nhân sự – tiền lương, quản trị thương mại Quản trị sản xuất, ERP
Thị trường của công ty lúc đầu mới thành lập chủ yếu là các doanh nghiệp ở địa phận Hà nội Cho đến nay, cùng với hệ thống đối tác tại tám tỉnh, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty đã mở rộng trên ba mươi tỉnh thành trên cả nước
Tại Hà Nội phần mềm của công ty đã cung cấp cho rất nhiều các doanh nghiệp lớn như Tập đoàn Thái Minh, Tổng công ty Gtel,Công ty VINASHIN, Công ty phân phối máy tính SHARAVNPC, Tập đoàn Vietgasprom Bên cạnh đó cũng có các doanh nghiệp nhỏ và vừa, và những công ty, các cá nhân làm kế toán dịch vụ đã mua và sử dụng phần mềm của công ty.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Sơ đồ 2.1( Trang 37): Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần hệ thống 1 – V (1VS)
Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
Giám đốc: Là người đứng đầu bộ máy quản lý, là người đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật và các quan hệ đối tác, được Hội đồng quản trị tín nhiệm và bổ nhiệm điều hành tất cả hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp thực hiện các hợp đồng ký kết, tuyển dụng, định kỳ báo cáo với Hội đồng quản trị của công ty.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: Là người trực tiếp điều hành mảng kinh doanh của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm về tiêu thụ sản phẩm, điều phối tình hình kinh doanh tại công ty, giúp giám đốc tìm ra các khách hàng tiềm năng và tư vấn cho giám đốc trong việc tuyển dụng và ký kết các hợp đồng …
Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Là người trực tiếp giám sát chất lượng, sản phẩm, bên cạnh đó tìm các đơn vị kinh doanh bạn để trao đổi học hỏi kinh nghiệm,tư vấn cho giám đốc việc tuyển dụng cũng như ký kết các hợp đồng mua bán.
Phòng Công nghệ: Có chức năng hoàn thiện sản phẩm, phát triển giải pháp, thực hiện các yêu cầu khách hàng về mặt công nghệ, phụ trách máy tính của công ty hoạt động bình thường.
Phòng dịch thuật: Có chức năng dịch ngôn ngữ từ phiên bản tiếng
Nga sang tiếng Việt, giúp phòng công nghệ nghiên cứu và phát triển tiếp phần mềm.
Phòng đối tác: Có chức năng tìm kiếm và chăm sóc các đối tác tiêu thụ sản phẩm.
Phòng maketting: Có chức năng quảng bá sản phẩm, tổ chức sự kiện và tìm kiếm khách hàng mới cho việc bán hàng.
Phòng Tài chính - Kế toán: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần hệ thống 1 - V (1VS)
ty cổ phần hệ thống 1 - V (1VS)
2.2.1 Mô tả qui trình bán hàng của Công ty cổ phần hệ thống 1 – V (1VS).
Hàng hóa của 1VS là phần mềm kế toán – một hàng hóa đặc biệt, khách hàng khi mua sản phẩm của công ty chỉ cần mua một là đủ Xuất phát từ đặc điểm trên nên phương thức bán hàng của công ty chủ yếu là bán lẻ cho các doanh nghiệp có nhu cầu, ngoài ra doanh nghiệp cũng bán buôn với đối tác phân phối của mình.
Phương thức thanh toán là chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Nhân viên phòng kinh doanh nhận thông tin về khách hàng có nhu cầu dùng sản phẩm từ phòng hỗ trợ, phòng đối tác, phòng marketting hoặc phòng kinh doanh tự tìm kiếm khách hàng Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ tìm hiểu nhu cầu khách hàng nếu phần mềm đáp ứng được nhu cầu đó và khách hàng chấp thuận sẽ tiến hành ký kết hợp đồng (3 bản một cho khách hàng, một lưu tại bộ phận bán hàng, trên hợp đồng có chữ ký của khách hàng, phó giám đốc kinh doanh, giám đốc) Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ viết phiếu yêu cầu xuất hàng.
Nhân viên kinh doanh cầm hợp đồng, phiếu yêu cầu xuất hàng gặp kế toán kho Kế toán kho đối chiếu kiểm tra sẽ lập phiếu xuất kho in thành 2 liên đưa cho nhân viên bán hàng.
Nếu khách hàng thanh toán tiền thì kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu trên máy và in thành 3 liên, đưa cho thủy quỹ 3 liên Thủ quỹ thu tiền và ký nhận, chuyển cho người nộp tiền ký, sau khi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, chuyển 3 liên do cho kế toán trưởng ký, giám đốc ký, liên 1 thủ quỹ giữ, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 chuyển cho kế toán để hạch toán.
Nhân viên bán hàng cầm 2 liên phiếu xuất kho giao cho phòng kỹ thuật,phòng kỹ thuật đưa phần mềm kế toán đồng thời ký vào 2 liên Nhân viên bán
Hợp đồng mua bán Xuất sản phẩm
Các báo cáo và sổ sách hàng giao hàng và chuyển 2 liên cho người mua hàng ký Một liên người bán hàng giữ, chuyển trả cho kế toán kho 1 liên
Tiếp đó là kế toán bán hàng sẽ căn cứ phiếu xuất kho, phiếu thu, hợp đồng để ghi hóa đơn GTGT 3 liên, liên 1 giữ gốc, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 dùng để kế toán nội bộ Tới đây kết thúc qui trình bán hàng Nếu khách hàng chưa trả tiền thì theo dõi trên khoản phải thu.
Sơ đồ 2.4: Qui trình bán hàng
2.2.2 Kế toán giá vốn hàng bán.
Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá vốn theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập.
Hàng hóa của công ty là phần mềm kế toán nên kế toán hàng tồn kho của công ty cũng có nhiều khác biệt so với những công ty thương mại khác.
+ Hàng hóa là phần mềm nhỏ bằng một chiếc đĩa CD, do đó doanh nghiệp không có kho hàng, kho hàng chính là phòng công nghệ Số lượng hàng tăng giảm ngoài việc theo dõi trên sổ kế toán chi tiết TK 156 thì tại phòng công nghệ cũng có một sổ Nhật ký nhập – xuất hàng giống như sổ kho, thẻ kho
+ Dựa vào doanh thu bán hàng hàng tháng doanh nghiệp tổ chức in đĩa nên số lượng hàng tồn kho hầu như không có.
+ Việc in đĩa rất nhanh nên doanh nghiệp dễ dàng tính giá thành của từng loại đĩa nhập kho từ đó tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Quá trình gia công phần mềm: Đầu tháng doanh nghiệp tiến hành in đĩa dựa vào ước lượng số lượng đĩa tiêu thụ trong kỳ.
B1: Gửi mail cho hãng 1C: Enterpries của Nga để mua key.
B3: In tài liệu hướng dẫn sử dụng, đóng gói.
Khi in xong kế toán căn cứ vào bảng kê hàng hóa nhập kho để ghi nhập kho.
Các tài khoản công ty dùng để kế toán giá vốn hàng bán là:
TK 1561- Giá mua hàng hóa TK dùng để phản ánh tình hình tăng giảm hàng hóa trong kỳ. Đồng thời công ty còn mở TK cấp 3 cho từng loại sản phẩm.
Tk 15613:1C: Quản trị nhân sự và tiền lương 8
TK 15614: 1C: Quản lý nhà máy sản xuất 8
Doanh nghiệp không dùng tài khoản 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa
TK 632 - Giá vốn hàng bán.TK này dùng để tập hợp và chuyển khoản giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ.
Trình tự nhập, xuất kho hàng hóa.
Khi phòng công nghệ in xong đĩa, phòng công nghệ sẽ lập bảng kê hàng hóa nhập kho, in thành 2 bản, 1 bản lưu ở phòng công nghệ và là căn cứ để ghi sổ Nhật ký nhập – xuất hàng, 1 bản đưa cho kế toán lưu dùng để hạch toán hàng hóa trong kho.
Ngày 2/12/2009 kế toán nhận được bảng kê hàng hóa từ phòng công nghệ gửi lên như sau.
Biểu 2.1: Bảng kê hàng hóa nhập kho.
Bảng kê hàng hóa nhập kho
Ngày 02/12/2009 Số: 17 Đơn vị tính: VND STT Mã hàng hóa
Tên hàng hóa Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Phó giám đốc kỹ thuật Kỹ thuật viên
( Ký, ghi họ tên) ( Ký, ghi họ tên)
Căn cứ vào bảng kê hàng hóa nhập kho trong kỳ, kế toán theo dõi hàng hóa tiến hành hạch toán:
Biểu 2.2: Trích sổ chi tiết TK 15611 - 1C: Kế toán 8
Công ty cổ phần hệ thống 1 – V
Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Mã hiệu TK 15611 - 1C: Kế toán 8
Tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ
LCT Số Ngày Nợ Có
BKNK 17 2/12 Nhập kho hàng hóa 154 10 500 000
PXK 151 05/ 12 Bán phần mềm cho
PXK 152 10/12 Bán phần mềm cho
PXK 155 20/12 Bán hàng cho Cty
PXK 158 25/12 Bán hàng cho Cty cổ phần đầu tư 2 – H
Biểu 2.3: Trích sổ chi tiết tài khoản 15612 – 1C: Bán lẻ 8
Công ty cổ phần hệ thống 1 – V
Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: VND
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh
LCTG Số Ngày Nợ Có
Bán hàng cho Công ty cổ phần Hoa Long
Bán hàng cho Công ty CPTM&
PXK 157 24/12 Công ty cổ phần
Bán hàng cho Công ty Long Long
Sau khi thương thảo với khách hàng và đưa ra sản phẩm là hợp đồng bán hàng Nhân viên kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hàng, kế toán kho lập phiếu xuất kho, phòng kỹ thuật ký phiếu xuất kho và xuất hàng hóa, cuối cùng kế toán lập hóa đơn GTGT.
Quy trình ghi sổ giá vốn hàng bán:
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, đơn giá bình quân đã được tính ngay sau khi nhập kho của từng loại hàng hóa trên TK 1561 thích hợp để phản ánh giá vốn hàng bán.
Ngày 05/12/2009 bán phần mềm 1C: Kế toán 8 cho công ty TNHH Thiên Vũ
Số lượng : 1 Bộ Đơn giá: 8000 000 VND, khách hàng trả tiền ngay
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 151 đối chiếu với hóa đơn GTGT số 030026 kế toán nhận giá vốn hàng bán.
Công ty cổ phần hệ thống 1-V
Bộ phận: Phòng công nghệ
Công ty cổ phần hệ thống 1- V (1VS)
Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ,
Họ và tên người nhận hàng: Phan Thu Trang Đơn vị: Công ty TNHH Thiên Vũ
Lý do xuất: Xuất bán theo hợp đồng A 158
TT Tên quy cách phẩm chất ĐVT Số lượng theo chứng từ
Số lượng theo thực tế
Phụ trách bộ phận sử dụng
Người nhận ( Ký, họ tên)
Phụ trách phòng kỹ thuật
Biểu 2.5: Sổ cái TK 632 – Giá vốn hàng bán
Công ty cổ phần hệ thống 1 – V (1VS)
Phòng 1508, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội.
Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tháng 12 năm 2009 Đơn vị tính: VND
Chứng từ Diễn giải NKC TKĐ Ư Phát sinh
LCT Số Ngày T D Nợ Có
1C: kế toán 8 24 05 15611 700 000 PXK 152 10/12 Xuất kho bán
1C: kế toán 8 24 10 15611 700 000 PXK 153 11/12 Xuất kho bán
PXK 159 28/12 Xuất bán 1C: bán lẻ 8 25 15 15612 600 000 K/c xác định kết quả kinh doanh
2.2.3 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng.
Các chứng từ sử dụng làm căn cứ kế toán doanh thu bán hàng gồm:
+ Phiếu thu ( khách hàng thanh toán bằng tiền mặt)
+ Giấy báo có của ngân hàng.
Hoạt động chính của doanh nghiệp bán các sản phẩm phần mềm và cung cấp dịch vụ triển khai theo yêu cầu của khách hàng Để phản ánh các khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thu được công ty sử dụng TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK này công ty mở 2 tài khoản cấp 2 phù hợp với hai hoạt động mang lại doanh thu chủ yếu cho công ty là:
TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa TK này dùng để phản ánh doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa của công ty.
TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Đánh giá công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần hệ thống 1 –V (1VS)
Qua nghiên cứu tại Công ty cổ phần hệ thống 1-V em xin rút ra một số nhận xét cơ bản sau về thực trạng công tác kế toán tại công ty.
+ Về bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán tổ chức gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp Mặc dù chỉ có bốn nhân viên kế toán, các kế toán viên đều phải phụ trách ít nhất là hai mảng nhưng do công tác tổ chức tốt nên công việc thực hiện trôi chảy Cuối kỳ kế toán tự kiểm tra đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán do mình phụ trách rồi đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp trên máy tính Việc chủ động trong công tác kế toán đã cung cấp cho Ban giám đốc những thông tin kinh tế kịp thời.+ Về hình thức kế toán:
Công ty đã áp dụng kế toán máy do đó đã giúp cho công tác kế toán tự động hóa, giảm bớt thời gian ghi chép sổ sách Phần mềm 1 C: kế toán 8 được thiết kế rất thân thiện với người sử dụng, các bút toán được tự động hóa sau khi kế toán viên nhập chứng từ cần thiết vì vậy hạn chế được những sai sót do việc ghi chép trùng lặp Ngoài ra phần mềm giúp các nhân viên kế toán dễ dàng in các báo cáo theo yêu cầu của Ban giám đốc, lập các bảng biểu phân tích cho từng tài khoản do đó giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi công nợ, phân tích doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ,
+ Về công tác hạch toán ban đầu:
Doanh nghiệp đã áp dụng chế độ kế toán đúng theo quy định của bộ tài chính dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa Các chứng từ liên quan tới quá trình mua hàng, bán hàng được thu thập, lưu trữ và bảo quản tốt, được sắp xếp thành bộ hoàn chỉnh theo thời gian phát sinh, thuận tiện kiểm tra và theo dõi.
Là doanh nghiệp mới được thành lập, nên đội ngũ nhân viên tuổi đời còn rất trẻ năng nổ, nhiệt tình (70% là đã tốt nghiệp cao đẳng và đại học) Đây là một thuận lợi khi công ty mở rộng quy mô phân phối của mình sau này.
+ Công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh tính toán đơn giản, dễ thực hiện, công ty xác định thuế và các khoản phải nộp nhà nước tương đối chính xác, đầy đủ Công ty nghiêm chỉnh chấp hành nghĩa vụ thuế của mình với nhà nước.
2.3.2 Những mặt còn hạn chế.
Bên cạnh những thành tựu đạt được, công ty vẫn còn tồn tại một số khó khăn trong công tác kế toán :
Thứ nhất: Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, khoản phải thu trong mọi trường hợp khi giao hàng cho khách hàng Điều này đúng nếu doanh nghiệp bán buôn cho các đối tác phân phối của mình vì theo điểu khoản hợp đồng thỏa thuận khi làm đối tác phân phối của 1VS thì đối tác được hưởng trọn vẹn doanh thu từ dịch vụ triển khai, bảo trì theo các năm” Nhưng trong trường hợp doanh nghiệp bán lẻ cho các doanh nghiệp nên ghi nhận doanh thu giá vốn sau khi đã hoàn thành công việc triển khai cho khách hàng Mà điều này hoàn toàn làm được trên phần mềm kế toán 1C: kế toán 8.
Thứ hai: Hàng hóa của công ty là phần mềm kế toán rất nhỏ nhẹ và công ty không có kho để cất trữ mà dùng luôn phòng kỹ thuật là nơi chứa, sử dụng một nhân viên kỹ thuật làm “ thủ kho” tính chất công việc là khác nhau.Do đó nguy cơ thuất thoát tài sản là lớn.
Thứ ba: Trong kế toán giá vốn hàng bán để đơn giản thì doanh nghiệp chỉ tính tiền mua key, tiền in đĩa, bao bì hướng dẫn sử dụng mà không tính chi phí nhân công Cụ thể là nhân viên dịch thuật
Thứ tư: Là một doanh nghiệp thương mại, qui mô nhỏ nhưng số lượng phòng ban lại lớn, chức năng một số phòng tương đối tương tự nhau Ví dụ như phòng đối tác có chức năng gần giống như chức năng của bộ phận tư vấn và hỗ trợ trong phòng kinh doanh Do đó doanh nghiệp nên cơ cấu gọn nhẹ bộ máy quản lý Tránh hiện tượng không hoàn thành công việc do đùn đẩy công việc, đồng thời cắt giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Thứ năm: Về việc sử dụng phần mềm kế toán máy: Khi sử dụng phần mềm doanh nghiệp đã không phân quyền truy cập, cho mọi đối tượng trong phòng đều vào xem, chỉnh sửa được Và việc tiến hành sao lưu dữ liệu chỉ được thực hiện trên máy tính chủ nếu máy tính đó hỏng thì dữ liệu bị mất.
Thứ sáu: Do chính sách của công ty là kế toán không trực tiếp thu nợ mà nhân viên triển khai thu nợ, dẫn đến trường hợp khi nhân viên đó nghỉ việc thì số nợ còn tồn đọng khó thu hồi hoặc có thể khoản nợ đó đã thu hồi được nhưng bị nhân viên đó chiếm dụng ảnh hưởng hiệu quả việc sử dụng vốn lưu động của doanh nghiệp.
Định hướng phát triển Công ty
Thị trường phần mềm kế toán hiện đang có hơn 60 sản phẩm lớn nhỏ khác nhau của 30 nhà cung cấp như Fast, Misa, Bravo, Metadata, Ansi, 1 –V, Boro, và phần lớn trong đó là các sản phẩm trong nước Do yêu cầu đặt ra đối với phần mềm kế toán mang tính đặc thù, ví dụ như tính đáp ứng chuẩn mực, quy định của nhà nước và phù hợp với nền kế toán Việt Nam, nên phần mềm nội địa chiếm đa số bởi nhà sản xuất trong nước am hiểu về thị trường hơn, và phần mềm trong nước được bán với giá thấp nên sản phẩm ngoại nhập khó cạnh tranh
Bên cạnh những khó khăn thì không phải là không có có hội Nền kinh tế Việt Nam đang hồi phục sau ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính năm
2008 nên số lượng doanh nghiệp mới sẽ tăng Trong khi đó, số lượng doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán vào công tác nghiệp vụ là chưa nhiều nên đây là cơ hội rất lớn cho các nhà cung cấp giải pháp Bước sang giai đoạn phát triển mới, 1VS mong muốn duy trì và thực hiện sứ mệnh tiên phong,cụ thể công ty đặt ra một số mục tiêu trong năm 2010 như sau:
+ Tiếp tục quảng bá thương hiệu 1C: kế toán 8 sản phẩm chiến lược của công ty Doanh nghiệp đặc biệt hướng đến khách hàng là những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Nâng cao doanh số bán hàng: tiếp tục nghiên cứu và phát triển phần mềm để ngày càng đáp ứng nhu cầu của thị trường như : kê khai thuế thu nhập cá nhân.
+ Kinh doanh có hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
+ Thúc đẩy hệ thống phân phối trên thị trường, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên kinh doanh và thu hút thêm nguồn nhân lực trẻ có trình độ chuyên môn, năng động.
+ Nâng cao trình độ quản lý, nâng cấp tài sản và trang thiết bị trong công ty.
+ Thực hiện qui chế định mức kinh tế: làm hưởng lương theo khối lượng công việc cho nhân viên mọt số bộ phận để khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
3.1.2 Những mục tiêu cụ thể của phòng kế toán tài chính.
Phòng kế toán cũng để ra mục tiêu cụ thể để giúp công ty hoàn thành kế hoạch đặt ra:
+ Nâng cao trình độ của nhân viên trong phòng và yêu cầu nhân viên làm việc có tác phong công nghiệp hơn.
+ Là môt doanh nghiệp thương mại mặc dù không thường xuyên tiếp xúc với khách hàng nhưng khi tiếp xúc nên mềm mỏng nhiệt tình trong công việc.
+ Yêu cầu nhân viên phải hoàn thành hết công việc trong ngày và báo cáo hàng ngày cho kế toán trưởng.
+ Quá trình luân chuyển và xử lý chứng từ, lưu trữ chứng từ cần phải làm nghiêm túc và đầy đủ, không để thiếu sai sót, bổ sung.
3.1.3 Các nguyên tắc hoàn thiện.
Khác với các phòng ban khác, việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng không chỉ dựa vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà còn phải tuần thủ luật pháp và các chuẩn mức qui định Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại cần đảm bảo nguyên tắc sau:
+ Đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán và phù hợp với chế độ kế toán, chế độ tài chính hiện hành.
+ Đảm bảo phù hợp với đặc điểm và nhiệm vụ trong kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng những quốc sách kinh tế, tài chính của Nhà nước.
+ Đảm bảo tổ chức kế toán nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm chi phí, phân công nhiệm vụ hợp lý, khoa học, áp dụng phương tiện kế toán hiện đại.
+ Xây dựng và thực hiện tốt ngay từ đầu hạch toán nghiệp vụ là cơ sở quan trọng giúp cho hạch toán kế toán thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư,tiền vốn trong quá trình kinh doanh.
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần hệ thống 1 –V (1VS)
Xu hướng phát triển của các công ty vừa và nhỏ tại Việt Nam ngày càng nhiều Do do đó cơ hội phát triển của 1VS trong tương lai là rất lớn song thách thức cạnh tranh giành thị phần giữa các nhà cung cấp phần mềm rất gay gắt Để đáp ứng yêu cầu đó doanh nghiệp cần phải xây dựng bộ máy kế toán hiện đại hơn cho phù hợp với đòi hỏi mới.
3.2.1 Nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty.
Nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng hàng đầu tại các doanh nghiệp, quyết đính sự tồn tại của doanh nghiệp đó Việc đào tạo đội ngũ nguồn nhân lực làm cho nhân viên nâng cao được trình độ, giúp họ nắm bắt được thay đổi xã hội, không bị lạc hậu và có thể đưa ra những ý tưởng mới cho công ty là định hướng đúng đắn.
Hiện nay, doanh nghiệp có bốn nhân viên kế toán, ba người học chuyên ngành về kế toán ( hai người học cao đẳng, một học trung cấp), một người học chuyên ngành khác Hiện tại số lượng nghiệp vụ chưa nhiều bộ máy kế toán vẫn hoạt động hiệu quả Để đáp ứng yêu cầu trong tương lai doanh nghiệp nên trẻ hóa đội ngũ nhân viên bằng việc tuyển thêm những nhân viên có trình độ chuyên sâu về kế toán, tạo điểu kiện cho nhân viên hiện tại đi học để hoàn thiện kiến thức chuyên ngành, cho nhân viên tham gia các khóa huấn luyện thực hành phiên bản 1C: Kế toán 8 mới.
3.2.2 Hoàn thiện phần mềm kế toán đang sử dụng hoặc thay thế phiên bản 1C: kế toán 8 mới.
Phần mềm kế toán đạt yêu cầu phải có tính bảo mật cao, thân thiện với người sử dụng, dễ thay đổi chỉnh sửa theo yêu cầu quản lý, các thông tin cần được trình bày minh bạch dễ hiểu và người sử dụng có thể lấy số liệu , truy vấn thông tin một cách dễ dàng nhanh chóng Phần mềm 1C: kế toán 8 doanh nghiệp sử dụng cũng đáp ứng được một số yêu cầu như: menu hiện ngay trên thanh công cụ rất dễ sử dụng, nhập liệu nhanh, tuy nhiên do doanh nghiệp vẫn sử dụng phiên bản cũ nên một số tính năng chưa cập nhật như: không để lại dấu vết khi chỉnh sửa, báo cáo dành cho nhà quản trị chưa nhiểu chỉ dừng lại phân tích tài khoản đơn giản, doanh nghiệp không phân quyền xem sửa, việc sao lưu dữ liệu chỉ thực hiện trên một máy Vì vậy doanh nghiệp nên phát triển nâng cấp phần mềm kế toán lên phiên bản mới để đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
3.2.3 Hoàn thiện kế toán hàng tồn kho.
Doanh nghiệp thương mại hàng tồn kho chủ yếu là hàng hóa Việc theo dõi biến động hàng hóa là rất quan trọng giúp công ty chủ động nguồn hàng cung cấp cho khách hàng khi có yêu cầu.
Hiện tại doanh nghiệp bỏ trống vị trí thủ kho Khi xuất hàng thì nhân viên kỹ thuật sẽ lấy hàng hóa và ghi vào sổ Do không phân công công viêc rõ ràng cho một ai nên việc theo dõi hàng hóa trong kho là chưa chặt chẽ, có khi hàng xuất đi rồi nhưng chưa được ghi vào sổ tại phòng kỹ thuật Mục đích của doanh nghiệp là muốn tinh gọn bộ máy kế toán, giảm chi phí quản lý doanh nghiệp song hiệu quả lại không cao Dẫn đến nguy cơ thất thoát tài sản.
Thứ hai: Hàng hóa không có kho bảo quản riêng, chỉ cho vào một ngăn kéo khóa mở dễ dàng ai trong phòng kỹ thuật cũng có thể mở ra => tạo điều kiện cho kẻ gian lấy cắp tài sản.
Thứ ba: Doanh nghiệp chỉ tính giá thành nhập kho của hàng hóa bao gồm chi phí mua key, chi phí in ấn Toàn bộ lương của nhân viên dịch thuật đều cho vào chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên phòng dịch thuật chỉ có nhiệm vụ chủ yếu là dịch tiếng Nga để phục vụ cho công tác in ấn đĩa không tham gia vào bất kỳ hoạt động nào của công ty.
Từ những phân tích ở trên doanh nghiệp nên phân công cụ thể cho một nhân viên trong phòng kỹ thuật làm nhiệm vụ ghi chép bảo quản các phần mềm sau khi đã in xong Điều này là hợp lý vì nhân viên kỹ thuật rất am hiểu về hàng hóa, việc ghi chép vào sổ rất đơn giản Và để kiểm tra việc ghi chép doanh nghiệp nên in phiếu xuất kho thành 3 liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại phòng kỹ thuật làm căn cứ ghi chép và kiểm tra đối chiếu, một liên kế toán lưu Như vậy có sự phân tách trách nhiệm , giảm thiểu những sai sót ghi nhầm số lượng, số lượng trong kho không khớp với sổ kế toán Khi có sai sót việc kiểm tra dễ dàng hơn. Để phản ánh đúng giá thành của hàng hóa khi nhập kho doanh nghiệp nên tính cả lương của nhân viên dịch thuật khi tính giá thành hàng hóa nhập kho.
3.2.4 Hoàn thiện kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Nguồn thu chủ yếu của doanh nghiệp là thu nhập từ bán hàng và cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng sau triển khai sản phẩm phần mềm Doanh nghiệp đểu hạch toán vào doanh thu bán hàng ngay sau khi giao phần mềm cho khách hàng Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp bán lẻ cho khách hàng thì nghiệp vụ bán hàng nên hạch toán Nợ TK 157/ Có TK 156 Sau khi có biên bản triển khai của nhân viên triển khai mang về doanh nghiệp mới hạch toán doanh thu và giá vốn hàng bán, lập hóa đơn GTGT Làm như vậy việc ghi nhận doanh thu mới đúng kỳ và phù hợp với chuẩn mực 14 –Doanh thu và chi phí.
Hiện nay, doanh nghiệp chưa có tài khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán Doanh nghiệp dùng duy nhất TK 5111 để ghi doanh thu Trong môi trường canh tranh và hội nhập để thu hút khách hàng trong năm tới, doanh nghiệp sẽ có nhiều khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại Vì vậy doanh nghiệp nên mở thêm TK 521- chiết khấu thương mại, TK 532 –Giảm giá hàng bán, TK 531 – Hàng bán bị trả lại.
Việc có thêm các tài khoản 532,521 là cần thiết vì phản ánh chính xác doanh thu thuần của doanh nghiệp Qua đó doanh nghiệp có thể so sánh đánh giá kết quả kinh doanh của mình, xem cách thức bán hàng bằng cách giảm giá hàng bán hay chiết khấu có thực sự hiệu quả làm tăng doanh thu thuần hay không và có thể so sánh giữa lợi nhuận tăng thêm và chi phí mất đi (chính là các khoản giảm giá và chiết khấu thương mại ) để có thể đưa ra giải pháp phù hợp hơn cho năm sau.
Tiếp nữa là việc thu nợ: Doanh nghiệp giao cho nhân viên triển khai trực tiếp thu nợ Như phân tích ở trên điểu này có nhiều rủi ro: khi nhân viên đó nghỉ việc thì số nợ còn tồn đọng khó thu hồi; hay có thể khoản nợ đó bị chiếm dụng sử dụng vào mục đích cá nhân, hoặc do công việc bận nhân viên quên không thu hồi khoản nợ, Túm lại có nhiều nguy cơ rủi ro cho doanh nghiệp Vì vậy phòng kinh doanh nên giao riêng một người phụ trách thu nhắc nhở thu hồi nợ khách hàng, khi nhân viên này nghỉ có trách nhiệm bàn giao tránh sự rủi ro về thu nợ. Đồng thời giúp kế toán có kế hoạch trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi kịp thời.
3.2.5 Hoàn thiện kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng.
Qua quá trình thực tập ở doanh nghiệp, nhìn vào kết quả kinh doanh tháng 1/2009 doanh nghiệp bị lỗ 21 640 000 VND Trong tổng chi phí thì chi phí bán hàng chiếm 58,8% nguyên nhân trong tháng có tổ chức một hội thảo giới thiệu phiên bản 2.0 1C: Kế toán 8 làm cho chi phí bán hàng đội lên Tuy nhiên nếu trừ chi phí tổ chức hội nghị chi phí bán hàng vẫn quá cao và trong đó chủ yếu là chi phí lương nhân viên Theo chính sách của doanh nghiệp tính lương của nhân viên phòng kinh doanh, phòng marketting, phòng đối tác vào chi phí bán hàng. Trong tổ chức của doanh nghiệp thì phòng hỗ trợ có chức năng tương tự như một bộ phận tư vấn hỗ trợ trong phòng kinh doanh.Theo em để tiết kiệm chi phí bán hàng doanh nghiệp nên bỏ bộ phận hỗ trợ trong phòng kinh doanh, tập trung phát triển phòng hỗ trợ Làm như vậy chúng ta sẽ thấy bộ máy của công ty không quá cồng kềnh, nhưng vẫn đảm bảo công việc thực hiện trôi trảy, không có nhiều xáo trộn.
Chi phí lớn thứ hai là chi phí quản lý doanh nghiệp( trong tháng 1/2009 chiếm 34,9% ) Như phân tích ở trên, nhân viên phòng dịch thuật nên tính vào chi phí giá vốn hàng bán sẽ phản ánh đúng giá trị hàng bán và làm cho thông tin về chi phí quản lý doanh nghiệp đúng với thực tế hơn.
Một số kiến nghị
3.3.1 Một số kiến nghị với bộ tài chính.
Bộ tài chính cần tiếp tục bổ sung và hoàn thiện các chính sách, cơ chế để phát triển các nghiệp vụ kế toán phù hợp với thực tế và tiến tới theo chuẩn mực kế toán quốc tế Đồng thời ban hành các thông tư hướng dẫn cụ thể trong việc thực hiện các chế độ, chuẩn mực vì hiện nay các chế độ chuẩn mực chỉ qui định một cách chung chung không rõ ràng do đó mỗi doanh nghiệp lại hiểu khác nhau và vận dụng vào doanh nghiệp cũng khách nhau Do đó thiếu sự nhất quán thiếu sự đồng bộ.
Ngoài ra bộ tài chính cần tổ chức thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra tình hình tài chính, tình hình thực hiên các chế độ chuẩn mực kế toán để đồng thời phát hiện sai sót và có biện pháp điểu chỉnh tại các đơn vị để góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại các doanh nghiệp.
3.3.2 Một số kiến nghị với chính phủ.
Sau hơn 10 năm ra đời và hoạt động của luật Doanh nghiệp, số lượng các doanh nghiệp phát triển rất nhanh trong một thời gian ngắn gấp 15 lần trong vòng 9 năm Các doanh nghiệp Việt Nam đã thể hiện được sức sống mãnh liệt của mình Doanh nghiệp vừa và nhỏ được ghi nhận là động lực cho sự phát triển của Việt Nam trong thời gian qua, chiếm 95- 97% tổng số doanh nghiệp của nước ta, sử dụng 50% lượng lao động và làm ra khoảng 40% hàng tiêu dùng xuất khẩu và đóng góp gần 20% GDP Tuy nhiên nguồn động lực này chưa phát huy được sức đẩy như mong muốn do nhiều yếu tố như tác động của cuộc khủng hoảng, suy thoái kinh tế cũng như tồn tại vốn có của môi trường kinh doanh Việt Nam và hạn chế nội tại của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để giúp các doanh nghiệp phát triển, chính phủ cần phải tạo ra môi trường vĩ mô ổn định Trong nền kinh tế nước ta hiện nay, nhà nước có vai trò điều tiết và quản lý vĩ mô nền kinh tế bằng pháp luật và các chính sách kinh tế tài chính.Các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế đều chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố của môi trường Mỗi sự biến động các yếu tố của môi trường kinh tế vĩ mô đều ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nền kinh tế đất nước Do đó nhà nước cần hoạch định chính sách và các công cụ điều tiết cụ thể để kiểm soát và có khả năng thích ứng với nền kinh tế khi có nhiều biến động
Vừa qua nhà nước đã ban hành Nghị đinh 56/2009/NĐ - CP về trợ giúp phát triển Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) Nghị định đã đưa các chính sách giúp đỡ các SME về việc tiếp cận với nguồn tài chính, quỹ đất để mở mặt bằng doanh nghiệp, giúp các SME tiếp cận với công nghê, xúc tiến mở rộng thị trường, nhưng theo đánh giá chính sách này vẫn còn chậm đị vào cuộc sống. Hiện tại chưa có thông tư hướng dẫn triển khai vấn đề này.
Chính phủ cần tạo ra môi trường pháp lý vừa có thể khuyến khích phát triển, tránh thủ tục pháp lý rườm rà, vừa có thể giảm các gian lận kinh tế Tóm lại nhà nước cần phải tạo ra môi trường ổn định và hệ thống pháp luật thống nhất, minh bạch, ổn định để tạo ra hiệu quả trong kinh doanh.