(Luận văn) tìm hiểu kỹ năng của nhà quản trị văn phòng qua khảo sát thực tế tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông intracom

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG lu an n va KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP gh tn to p ie TÌM HIỂU KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG w QUA KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN d oa nl ĐẦU TƢ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG nf va an lu INTRACOM Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên : 1405QTVB045 : 2014-2018 @ : ĐH QTVP 14B m co l gm Lớp : HỒNG XN SƠN z Khóa : THS ĐINH THỊ HẢI YẾN z at nh oi lm ul Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG an Lu HÀ NỘI - 2018 n va ac th si LỜI CẢM ƠN Để có đủ kiến thức phục vụ cho đề tài này, tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Đinh Thị Hải Yến, nhờ cô hướng dẫn kiến thức kiến thức chuyên ngành, giúp tác giả tiếp cận vấn đề hướng để hồn thành đề tài Tiếp theo tác giả xin cảm ơn cán văn phịng cơng ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM tạo điều kiện cho tác giả có tài liệu có liên quan đến cơng ty để hồn thành tốt đề tài Tác giả xin chân thành cảm ơn lu Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2018 an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si LỜI CAM ĐOAN Tác giả thực nghiên cứu đề tài “Tìm hiểu kỹ nhà quản trị văn phịng qua khảo sát thực tế Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng q trình thực hiện./ Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2018 Sinh viên lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Giải nghĩa Số lƣợng từ viết tắt Quản trị văn phòng 162 STT Từ viết tắt QTVP lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va ac th si MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: Giả thuyết nghiên cứu lu an Phƣơng pháp nghiên cứu n va Kết cấu Nghiên cứu tn to B PHẦN NỘI DUNG gh Chƣơng NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG NHÀ QUẢN TRỊ p ie VĂN PHÕNG 1.1 Một số khái niệm oa nl w 1.1.1 Khái niệm kỹ 1.1.2 Khái niệm quản trị văn phòng d an lu 1.1.3 Khái niệm nhà quản trị văn phòng nf va 1.1.4 Vai trò nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập lm ul 1.2 Các kỹ nhà quản trị văn phòng 1.2.1 Nhóm kỹ mềm z at nh oi 1.2.2 Nhóm kỹ chun mơn, nghiệp vụ 10 Tiểu kết 15 z Chƣơng THỰC TRẠNG VIỆC SỬ DỤNG CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ @ gm QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY l DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 16 m co 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tƣ xây dựng hạ tầng an Lu giao thông INTRACOM 16 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty 16 n va ac th si 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phịng Cơng ty 18 2.2 Thực trạng việc sử dụng kỹ nhà QTVP thời kỳ hội nhập 20 2.2.1 Đối với việc sử dụng kỹ mềm 20 2.2.2 Đối với việc sử dụng kỹ chuyên môn, nghiệp vụ 26 2.3 Nhận xét, đánh giá 42 2.3.1 Ưu điểm 42 2.3.2 Hạn chế 43 2.3.3 Nguyên nhân 44 Tiểu kết 45 Chƣơng MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN KỸ NĂNG NHÀ lu an QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY n va DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 46 trị văn phòng 46 gh tn to 3.1 Thay đổi nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp vai trò nhà quản p ie 3.2 Lãnh đạo văn phòng nhận thức đắn vai trị vị trí 46 nl w 3.3 Đẩy mạnh công tác đào tạo, huấn luyện, bồi dƣỡng 47 d oa 3.4 Xây dựng tiêu chí tuyển dụng rõ ràng, cụ thể, xây dụng bảng mô tả an lu công việc giúp thuận lợi cho nhà QTVP thực cơng việc 48 nf va 3.5 Chế độ sách nhà quản trị văn phòng 54 lm ul 3.6 Cán nhân viên văn phòng cần giúp đỡ, hợp tác để nhà quản trị văn phịng hồn thiện cơng việc chun mơn quản lý, z at nh oi điều hành văn phòng 54 3.7 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hƣớng dẫn giúp nhà quản z trị văn phòng thuận lợi xử lý công việc 55 @ gm 3.8 Hoàn thiện sở vật chất - kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng 55 l Tiểu kết 56 m co KẾT LUẬN 57 an Lu TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 n va ac th si A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị”1 Qua định nghĩa khẳng định rằng, văn phịng ln giữ vai trị quan trọng tổ chức Chính lý đó, cơng tác quản trị văn phịng ln nhà quản trị quan tâm Nước ta thời kỳ hội nhập, yêu cầu đổi mặt lu để thích nghi với mơi trường u cầu cấp thiết Theo xu chung ấy, an n va vấn đề chuyển đổi từ văn phòng truyền thống (vốn coi phận xử lý công nhà quản trị văn phòng quan tâm Thực tế cho thấy, nhà quản trị gặp gh tn to văn, giấy tờ hành quan) sang văn phịng đại p ie nhiều khó khăn quản lý văn phòng, dẫn tới hoạt động văn phòng w hiệu Điều xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: chưa nhận thức oa nl đắn tầm quan trọng văn phòng đại, chậm đổi tư duy, thiếu d kỹ quản trị cần thiết,… Trong số lý trên, lý nhà quản trị lu an văn phòng thiếu kỹ đánh giá nguyên nhân quan trọng nf va Bởi thiếu kỹ vốn thuộc tính nhà quản trị văn phịng lm ul khơng thể lãnh đạo văn phịng hiệu z at nh oi Với vị doanh nghiệp lớn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM, văn phịng Cơng ty ln nhận quan tâm đặc biệt từ phía Ban lãnh đạo Sự đổi tư “hội z gm @ nhập văn phòng” Ban lãnh đạo Chánh văn phịng Cơng ty điều l kiện thuận lợi để xây dựng mơ hình văn phịng – mơ hình văn phịng m co động đại an Lu Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012) Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân n va ac th si Để hiểu rõ cơng tác quản trị văn phịng, đặc biệt kỹ cần thiết nhà quản trị, tác giả lựa chọn đề tài “Tìm hiểu kỹ nhà quản trị văn phòng qua khảo sát thực tế Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” làm đề tài nghiên cứu Qua đề tài này, tác giả mong muốn có nhìn tổng thể kỹ nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản trị văn phòng khái niệm quen thuộc với nhà nghiên cứu, thế, đối tượng đề cập tới nhiều đề tài nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, nghiên cứu nội dung “Kỹ nhà lu quản trị văn phòng” đặc biệt thời kỳ hội nhập, tác giả thấy chưa có an Sách, giáo trình: giáo trình “Quản trị văn phịng” tác giả Nghiêm n va nhiều cơng trình đề cập tới vấn đề gh tn to Kỳ Hồng, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, GS.TS Nguyễn Thành Độ Những giáo p ie trình cung cấp cho tác giả nhiều mặt lý luận đề tài w Các đề tài nghiên cứu: theo tìm hiểu tác giả, trước oa nl có đề tài nghiên cứu vấn đề này, đề tài: “Tìm hiểu kỹ d nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập qua khảo sát thực tế số lu an doanh nghiệp địa bàn Thành phố Hà Nội” nhóm sinh viên Hồng nf va Thị Phương, Võ Thị Thúy Nga, Hoàng Xuân Sơn Hay đề tài “Một số kỹ lm ul cần thiết nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập” sinh viên z at nh oi Trần Thị Bé, lớp Liên thơng quản trị văn phịng K1 Tuy nhiên, đề tài đưa kỹ cần có nhà quản trị văn phịng lại chưa khảo sát đánh giá thực tiễn kỹ nhà quản trị văn z gm @ phòng thể doanh nghiêp l Các viết internet: số viết đề cấp tới vấn đề co dừng lại mức độ trình bày, vậy, chưa thể tạo dấu m ấn nhà quản trị văn phòng an Lu n va ac th si Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống lại lý luận kỹ nhà quản trị văn phịng Thơng qua khảo sát, đánh giá thực trạng việc vận dụng kỹ nhà quản trị văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện kỹ nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Nhiệm vụ nghiên cứu Dựa sở mục tiêu nghiên cứu, tác giả tập trung thực nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, nghiên cứu sở lý luận sở thực tiễn quản trị văn lu phòng kỹ nhà quản trị văn phịng an n va Thứ hai, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Thứ ba, tìm hiểu thực tế cách sử dụng kỹ nhà quản trị gh tn to Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng INTRACOM p ie văn phịng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông w INTRACOM oa nl Thứ tư, đánh giá ưu điểm hạn chế cách sử dụng kỹ d nhà quản trị văn phịng Từ đó, rõ ngun nhân đề lu nf va phòng an xuất giải pháp nhằm hoàn thiện kỹ cần thiết cho nhà quản trị văn lm ul Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu: z at nh oi - Đối tượng nghiên cứu: Kỹ nhà quản trị văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM - Phạm vi nghiên cứu: z gm @ + Về không gian: Nghiên cứu việc sử dụng kỹ nhà quản trị l văn phịng thời kỳ hội nhập Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ m co tầng Giao thông INTRACOM an Lu n va ac th si + Về thời gian: Nghiên cứu việc sử dụng kỹ nhà quản trị văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM năm 2017 Giả thuyết nghiên cứu Nếu nhà quản trị văn phịng có đầy đủ kỹ cần thiết tạo thuận lợi cho việc đạo, quản lý điều hành công việc doanh nghiệp Từ đó, đưa doanh nghiệp phát triển bền vững Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng công trình nghiên cứu có liên quan để phục vụ cho sở lý luận thực tiễn đề tài lu Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Đây phương pháp quan an n va trọng, có vai trị định tới thành cơng đề tài Phương pháp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn hay khơng, cơng việc họ gh tn to giúp tác giả nắm rõ nhà quản trị văn phịng có thực p ie cần đến kỹ nào,… w Phương pháp quan sát, phương pháp tổng hợp: Tác giả sử dụng oa nl phương pháp nhằm mục đích xác định phối hợp kỹ nhà d quản trị văn phòng nhuần nhuyễn hay chưa, trình sử dụng kỹ lu an có gặp phải khó khăn hay khơng nf va Phương pháp so sánh: Phương pháp tác giả sử dụng để đưa lm ul điểm giống khác việc sử dụng kỹ nhà quản trị z at nh oi văn phòng lý thuyết thực tế Phương pháp vấn trực tiếp: Tác giả trực tiếp vấn, đặt câu hỏi cho nhà QTVP để có cách nhìn khách quan cho việc nghiên cứu z gm @ Kết cấu Nghiên cứu l Phần nội đề tài bố cục thành ba chương, cụ thể sau: m co Chƣơng Những vấn đề kỹ nhà quản trị văn an Lu phịng n va ac th si ty, thơng tin đến - Chỉ đạo nhân viên soạn thảo tài liệu theo yêu cầu kiểm duyệt lần cuối trước trình Lãnh đạo Cơng ty Chỉ đạo, giám sát thực quy định sử dụng dấu - Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực lưu trữ, bảo mật thông tin, hồ sơ, chứng từ Công ty thuộc phạm vi quản lý - Chỉ đạo, giám sát nhân viên việc tiếp nhận, xử lý thơng tin (điện thoại, fax, thư tín, email… ) đến Công ty từ Công ty bên - Chỉ đạo, giám sát nhân viên việc tiếp nhận, xử lý thông tin (điện thoại, fax, thư tín, email… ) đến Cơng ty từ Cơng ty bên ngồi lu Chỉ đạo, tổ chức quản lý trang thiết bị, phƣơng tiện sở hạ tầng an n va Cơng ty máy móc, trang thiết bị văn phòng gh tn to - Tổ chức lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát giám sát sử dụng văn phòng phẩm, p ie - Tổ chức theo dõi hoạt động hệ thống máy móc, trang thiết bị, sở hạ tầng w văn phòng khắc phục sửa chữa cố oa nl - Ký duyệt lệnh điều động kiểm soát việc sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo d hiểm phương tiện vận chuyển (xe ôtô) lu an - Giám sát đơn vị việc sử dụng đất đai, nhà xưởng, trang thiết bị, nf va phương tiện… theo quy định Công ty z at nh oi làm việc lm ul Chỉ đạo công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh mơi trƣờng - Tham mưu hình thức, giải pháp kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ tài sản, vệ sinh môi trường trụ sở, sở trực thuộc… Công ty z gm @ - Tổ chức xây dựng, thiết lập quy định, quy trình kiểm sốt an ninh trật tự, l bảo vệ tài sản…và hướng dẫn, giám sát đơn vị thực n va 50 an Lu hướng dẫn, giám sát nhân viên thực m co - Chỉ đạo việc lập kế hoạch, tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, an toàn tài sản ac th si - Tham mưu tổ chức xử lý vụ việc vi phạm, gây rối, thất thoát tài sản Công ty theo đạo Trực tiếp phối hợp với quan quyền địa phương giải vụ nghiêm trọng - Tổ chức, giám sát nhân viên Công ty cung cấp dịch vụ thực việc dọn dẹp, vệ sinh trồng văn phịng, hành lang, khn viên Cơng ty Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập, tạo dựng phát triển uy tín, thƣơng hiệu Cơng ty - Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác, làm việc Công ty - Tiếp nhận yêu cầu chuyển đến Ban lãnh đạo/các phận giải Trực lu tiếp phối hợp giải công việc theo yêu cầu Ban lãnh đạo an n va - Tham mưu cho Giám đốc phối hợp với phận chuyên mơn xây dựng quảng bá hình ảnh Cơng ty gh tn to văn tài liệu giới thiệu Công ty phối hợp tổ chức chương trình, kiện p ie - Thiết lập mối quan hệ với quan truyền thơng, báo chí, quan nhà w nước Tham mưu Giám đốc theo dõi, thực thủ tục, làm việc với oa nl đối tác, khách hàng… d Tổ chức chăm lo đời sống cho cán nhân viên Công ty lu an - Chỉ đạo hoạt động phục vụ bữa ăn ca Công ty cho người lao động nf va - Tham gia tổ chức hoạt động chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động: lm ul Văn hoá – văn nghệ quần chúng, phong trào đoàn thể, thi đua khen thưởng… z at nh oi Quản lý, giám sát nhân trực thuộc - Trực tiếp thiết lập mục tiêu, phân công, lập kế hoạch cho cán bộ, nhân viên trực thuộc z gm @ - Các cán quản lý trực thuộc đào tạo, phát huy đầy đủ lực Phổ biến l chiến lược, quy định thay đổi đầy đủ, kịp thời cho cán quản lý trực m co thuộc an Lu - Thực chương trình đánh giá quy định Đề xuất thưởng, nâng hạ n va 51 ac th si lương, điều chuyển phù hợp - Bố trí nhân người việc tối ưu hóa hiệu sử dụng nguồn nhân lực phụ trách Thực công việc khác liên quan theo yêu cầu: - Tham gia hội nghị, họp, thảo luận Công ty - Thực chế độ lập kế hoạch báo cáo hoạt động theo quy định yêu cầu - Tham gia thực công việc, dự án khác theo đạo QUYỀN LỢI lu - Được hưởng quyền lợi tương ứng với công việc đảm nhiệm lực, theo an n va qui định cơng ty tn to - u cầu phịng ban phận có liên quan phối hợp, cung cấp liệu, gh chứng từ cấn thiết để hoàn thành công việc giao p ie - Được trang bị thiết bị dụng cụ để thực nhu cầu công việc w - Được đào tạo hướng dẫn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu cơng việc oa nl - Có quyền đề xuất ý kiến phương pháp để hồn thiện cơng việc chuyên môn d đảm nhiệm công việc chung tồn cơng ty lu nf va an - Mức lương hưởng: 8.000.000đ- 10.000.000đ YÊU CẦU NHÂN SỰ lm ul Về trình độ, kinh nghiệm : z at nh oi - Kinh nghiệm 03 năm vị trí tương đương - Có kiến thức quản trị Hành doanh nghiệp kinh doanh thương mại z gm @ - Am hiểu quy định pháp luật có liên quan l - Kỹ lãnh đạo quản lý người, kỹ tổ chức quản lý công việc m co - Tiếng anh giao tiếp tốt, phần mềm văn phòng thành thạo ( Word, Excel, Power an Lu point n va 52 ac th si - Tuổi 30-45, tốt nghiệp đại học, cao học ngành quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, Marketing - Trên 03 năm kinh nghiệm vị trí tương đương các công ty lớn - Kỹ quản lý, điều hành thành thạo - Khả làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao Kĩ năng: - Kỹ lãnh đạo, điều hành - Kỹ quản trị nhân - Kỹ giao tiếp - Kỹ xử lý xung đột mâu thuẫn tổ chức lu Hà nội, ngày… tháng… năm … an va n PHÕNG NHÂN SỰ NGƢỜI LAO ĐỘNG p ie gh tn to QUẢN LÝ TRỰC TIẾP d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ an Lu n va 53 ac th si 3.5 Chế độ sách nhà quản trị văn phịng Các chế độ sách rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định ngăn chặn rủi ro xảy đến nhân viên đảm bảo công ty tuân theo luật pháp Chúng giúp tạo lập văn hố cơng ty: mà tất vấn đề giải cơng qn Những sách doanh nghiệp thực phụ thuộc vào quy mô chất ngành nghề kinh doanh Doanh nghiệp cần có chế độ sách phù hợp cho nhà QTVP thực tốt nhiệm vụ vật chất lẫn tinh thần Chế độ lương thưởng phải theo lực nhà QTVP Ngồi ra, cần có chế độ tinh thần chuyến nghỉ dưỡng, kỳ lu nghỉ cho nhà QTVP an n va Có chế độ sách phù hợp đem lại nhiều lợi ích Thiết nhân viên Bên cạnh việc nâng cao uy tín cơng ty, giúp cơng ty gh tn to lập tiêu chuẩn chìa khố cho mối quan hệ tốt đẹp lãnh đạo p ie thu hút thêm nhiều nhân tài w 3.6 Cán nhân viên văn phòng cần giúp đỡ, hợp tác để nhà oa nl quản trị văn phịng hồn thiện công việc chuyên môn quản lý, điều d hành văn phịng lu an Nhà QTVP muốn hồn thiện cơng việc với quản lý cần có cán nf va nhân viên văn phòng giúp đỡ, hợp tác Vì nhà QTVP cần có z at nh oi phòng lm ul phương pháp phù hợp để nhận ủng hộ cán nhân viên văn Nhiều người nhìn nhận hợp tác phương pháp làm việc mà chưa trọng đến tảng làm nên hiệu chất lượng - z gm @ lịng can đảm, suy xét thấu đáo, quan tâm chăm sóc chia sẻ với người l khác Trước hết phải biết can đảm nhận hạn chế nhận thức, kỹ co năng, khả làm việc mình, nói trước tập thể để nhận giúp m đỡ, cộng tác can đảm đón nhận lời phê bình, góp ý Phải biết can an Lu đảm vượt qua khó khăn, sẵn sàng đón nhận cơng việc khó khăn, thử n va 54 ac th si thách đùn đẩy cho người khác Tinh thần can đảm tinh thần trách nhiệm người Từ đó, cơng việc việc quản lý nhà QTVP hoàn thiện cách tốt từ phía cán nhân viên văn phịng 3.7 Hồn thiện hệ thống văn quy định, hƣớng dẫn giúp nhà quản trị văn phòng thuận lợi xử lý công việc Để kỹ nhà QTVP nói chung kỹ chun mơn nghiệp vụ nói riêng đem lại chất lượng cao Các doanh nghiệp cần ban hành văn quy định, hướng dẫn vấn đề sau: Ban hành Quy chế Văn thư – Lưu trữ nhằm chuẩn hóa thống lu quy trình trách nhiệm phận, cá nhân doanh nghiệp đối an Ban hành hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn Phân n va với công tác Văn thư – Lưu trữ gh tn to công trách nhiệm soạn thảo phòng ban, đơn vị để tránh đùn đẩy trách p ie nhiệm tránh nhầm lẫn ban hành sai thẩm quyền w Ban hành hướng dẫn tổ chức hội họp, hội nghị doanh nghiệp để oa nl tránh thiếu sót cho việc chuẩn bị tổ chức sai sót tiến d hành công việc lu an Thông qua Quy chế, Hướng dẫn nhà QTVP phát huy tối đa kỹ nf va giải cơng việc cách cụ thể, xác rõ ràng lm ul 3.8 Hoàn thiện sở vật chất - kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng z at nh oi Để hỗ trợ kỹ nhà QTVP sở vật chất, trang thiết bị văn phịng đóng vai trị cơng cụ đắc lực cho người thực công việc - Về sở vật chất – kỹ thuật: z gm @ + Lãnh đạo doanh nghiệp cần tạo điều kiện vật chất để nhà QTVP có l thể phát huy hết lực thân Để phục vụ cho việc tự học, mượn tài m bố trí phịng đọc riêng cho cán bộ, nhân viên co liệu, tìm kiếm tra cứu thông tin cách thuận lợi, doanh nghiệp nên an Lu n va 55 ac th si + Cần mua sắm thêm số trang thiết bị cho hội trường phòng họp như: máy chiếu, máy ghi âm, … thiết bị phục vụ đắc lực hội nghị, tạo điều kiện thực kỹ để cơng việc diễn nhanh chóng tốt đẹp - Về trang thiết bị văn phòng: + Công ty cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị văn phịng, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc cán bộ, nhân viên văn phòng + Đẩy nhanh tiến độ lắp đặt sửa chữa trang thiết bị văn phòng, cần lu quy định rõ ràng thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài thời gian gây an * Tiểu kết n va ảnh hưởng đến tiến độ công việc to gh tn Kỹ nhà QTVP có vai trị quan trọng thành cơng p ie doanh nghiệp Thông qua khảo sát thực tế, tác giả mạnh dạn đưa giải w pháp nhằm hoàn thiện kỹ lãnh đạo văn phịng Để nhà QTVP hồn oa nl thiện kỹ yêu cầu, cần phải tập trung giải số vấn d đề như: thay đổi nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp vai trò nhà lu an QTVP; đẩy mạnh công tác huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng; chế độ nf va sách với nhà QTVP,… Khi giải vấn đề trên, lãnh đạo văn cầu quản lý văn phòng hiệu z at nh oi lm ul phòng trang bị đầy đủ kỹ cần thiết để đáp ứng cho yêu z m co l gm @ an Lu n va 56 ac th si KẾT LUẬN Qua việc nghiên cứu kỹ nhà QTVP, tác giả đưa sở lý luận kỹ nhà QTVP Trên sở làm tảng cho khảo sát thực tế việc sử dụng kỹ nhà QTVP INTRACOM rút nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ thực trạng trên, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện kỹ nhà QTVP INTRACOM Nhà QTVP INTRACOM trang bị kỹ cần thiết để lãnh đạo văn phòng cách hiệu Tuy nhiên, bối cảnh lu hội nhập nay, nhà QTVP cần phải chủ động việc an n va hồn thiện kỹ cịn hạn chế như: Kỹ xây dựng nhóm làm việc quan trọng, nhà QTVP không nắm vững ảnh gh tn to hiệu quả, kỹ tổ chức công tác văn thư – lưu trữ Đây kỹ p ie hưởng trực tiếp tới hiệu cơng việc máy văn phịng w Kỹ nhà quản trị văn phòng có phạm vi đề tài rộng, nội oa nl dung mang tính tổng hợp cao, mà trình độ chun mơn nhận thức cịn hạn d chế nên đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót Bởi vậy, tác giả mong lu an nhận góp ý thầy để đề tài hồn thiện nf va Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến công ty CP Đầu tư xây dựng lm ul hạ tầng giao thông INTRACOM tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tác z at nh oi giả trình khảo sát Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo Khoa Quản trị văn phịng đặc biệt ThS Đinh Thị Hải Yến – Giảng viên Khoa Quản trị văn phịng tận tình hướng dẫn z m co l Tác giả xin chân thành cảm ơn./ gm @ giúp tác giả hoàn thành đề tài an Lu n va 57 ac th si TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Thị Kim Dung (2011), giáo trình Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phịng, NXB Lao động – Xã hội Mike Harvey (Cao Xuân Đỗ dịch) (2001), Giáo trình Quản trị Hành văn phịng, NXB Thống Kê Nguyễn Ngọc Hiến (2006), Khóa học kỹ quản lý văn phịng, NXB Học viện hành quốc gia Phạm Hưng (1995), Quản trị văn phòng Doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia lu Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành văn phịng, NXB Tổng an n va hợp TP HCM Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê gh tn to Hoàng Phê (1992), Từ điển Tiếng Việt p ie Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành văn phịng, w NXB Thống kê d NXB Thống oa nl 10 Nguyễn Hữu Thân (2007), Giáo trình Quản trị Hành văn phịng, lu an 11 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật nf va 12 Website công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM z at nh oi lm ul http://intracom.com.vn/ z m co l gm @ an Lu n va 58 ac th si PHỤ LỤC Một số hình ảnh hoạt động văn phòng lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z an Lu n va 59 m co l gm @ Tòa nhà INTRACOM ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z an Lu n va 60 m co l gm @ Khu vực lễ tân ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co an Lu n va 61 l gm @ Phòng họp ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m an Lu n va 62 co l gm @ Văn phòng INTRACOM ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ Một số chương trình Văn phòng tổ chức an Lu n va 63 ac th si lu an n va p ie gh tn to d oa nl w nf va an lu z at nh oi lm ul z m co l gm @ Một số chương trình Văn phịng tổ chức an Lu n va 64 ac th si