Phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng

Lời mở đầuQuản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất. Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống.Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời. Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhĐể xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu quả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cần thiết đó. Đã qua thời tính toán, sắp xếp và lưu trữ thông tin thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý.Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phải đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt hàng và thời gian họ cần. Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố 1 mới mang lại sự hoàn thiện trong khả năng bán hàng, đó là khả năng cung cấp dịch vụ nhanh.Với những lí do trên, em đã chọn đề tài: ”Phần mềm quản lý kho hàng”.Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm để tài này. Mục đích nghiên cứu: - Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân phối hàng- Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ thống thông tin quản lý kho hàng- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của Nhà phân phối bồn nước InoxĐối tượng và phạm vi nghiên cứu:- Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng. từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho- Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và trong tương lai.2 Phương pháp nghiên cứu- Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng nên những luận điểm của đề tài.- Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứng minh từng luận điểm có tính thuyết phục hơn.- Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trình Visual Basic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giải pháp- Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như so sánh đối chiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về các daonh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh daonh khác nhau để rút ra kết luận xác đáng cho nội dung nghiên cứu3 CHƯƠNG ICÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO1.1 Tổng quan về HTTT quản lý kho hàng1.1.1 Hệ thống thông tin là gì?HTTT là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhấtc ác thành tựu của công nghệ, của tin học vào tổ chức. Xấy dựng thành công một HTTT không thể theo một thực đơn sẵn có. Trước hết cần phải hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó. Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).4 NguồnĐíchThu thậpXử lý và luu trữPhân phátKho dữ liệuMụ hỡnh h thng thụng tin1.1.2 Phõn loi HTTT trong t chcCú 2 cỏch phõn loi cỏc HTTT trong t chc hay c dựng: phõn loi theo mc ớch phc v ca thụng tin u ra v phõn loi theo nghip v m nú phc v.* Phõn loi theo mc ớch phc v ca thụng tin u ra:+ HTTT x lý giao dch TPS (Transaction Processing System): l mt HTTT nghip v. Nú phc v cho hot ng ca cỏc t chc mc vn hnh. Nú thc hin vic ghi nhn cỏc giao dch hng ngy cn thit cho hot ng nghip v ca t chc.VD : H thng tr lng, lp n t hng, lm húa n, theo dừi khỏch hng, theo dừi nh cung cp, ng kớ mụn theo hc ca sinh viờn ( hc ch tớn ch ), cho mn sỏch v ti liu trong th vin, cp nht thu ngõn hng v tớnh thu phi tr ca nhng ngi np thu5 + HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước.VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức. Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý.+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau. Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng ngành công 6 nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức. Hệ thống này là công cụ đắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược)•Phân loại theo nghiệp vụ của HTTTBảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lượcMarketing chiến lượcNhân lực chiến lượcKD và sx chiến lượcTài chính chiến thuậtMarketing chiến thuậtNhân lực chiến thuậtKD và sx chiến thuậtTài chính tácnghiệpMarketing tác nghiệpNhân lực tác nghiệpKD và sx tác nghiệp1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tinCùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT. Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra.* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…7Hệ thống thông tin văn phòng * Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTTMục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp. Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:• Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hìnhMột HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khác nhau.• Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêngNguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên.• Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.8 Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kếPhân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTTMột HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định.• Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. Gồm các công đoạn sau:1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu1.2 Làm rõ yêu cầu1.3 Đánh giá khả năng thực thi1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu• Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang 9 buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được.2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn tại2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp 2.5 Đánh giá lại tính khả thi2.6 Thay đổi đề xuất của dự án2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết• Giai đoạn 3: Thiết kế logic Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được những mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước đó. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (các input). Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y. 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu3.2 Thiết kế xử lý3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic3.5 Hợp thức hoá mô hình logic• Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp10 [...]... lương & chất lương 1.3 Nhận hàng • Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất Kho hàng Sổ kho Kho hàng Phiếu có xác nhận của Kho hàng Thẻ kho Thẻ kho Phiếu có xác nhận của quản lý kho 25 2.1 Kiểm tra phiếu 2.2 Kiểm tra số lương & chất lương 2.3 Nhận hàng Khách hàng • Sơ đồ phân ra mức 1 - kiểm kê & lập báo cáo Kho hàng Thông tin hàng hoá Sổ kho Thông tin kho 3.1 Kiểm kê hàng hoá trong kho 3.2 Lập báo cáo 26 Biên... phiếu được xác nhận ở kho Phiếu xuất được xác nhận 2.0 Xử lý xuất phiếu xuất được xử lý Sổ kho Sổ kho Thông tin kho thẻ kho Thông tin kho Sổ kho Báo cáo biên bản kiểm kê thẻ kho Phiếu xuất được xác nhận Khách hàng 3.0 Kiểm kê & lập báo cáo Báo cáo Lãnh đạo 23 Sổ kho Thông tin kho • Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập Kho hàng Sổ kho Sổ kho Phiếu có xác nhận của Kho hàng Thẻ kho Thẻ kho 24 1.1 Kiểm tra phiếu... THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHO 2.1 Phân tích Hệ thống thông tin 2.1.1 Sơ đồ chức năng BDF Quản lý kho hàng Xử lý nhập Xử lý xuất Kiểm kê & lập báo cáo Kiểm tra phiếu Nhập hàng Kiểm tra phiếu xuất hàng Kiểm kê hàng hoá trong kho Kiểm tra chất lượng hàng nhập Kiểm tra chất lượng hàng xuất Tổng hợp & lập báo cáo Nhập hàng vào kho Giao hàng 22 2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0 Kho hàng 1.0 Xử lý nhập phiếu... kê hàng hoá trong kho 3.2 Lập báo cáo 26 Biên bản kiểm kê Báo cáo tồn kho Lãnh đạo 2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD Thời điểm Có yêu cầu nhập hàng Nguồn Phòng Chức năng xử lý Phiếu nhập Nhập hàng kh o Khi có nhu cầu xuất Có yêu cầu báo cáo Phòng Nhân viên quản lý Đích Phiếu xuất Xuất Tìn h hìn h kh o Báo cáo Sổ kho Sổ kho Hàng hoá Sổ kho Phòng Báo cáo tồn Lãnh đạo 27 2.2 Thiết kế Hệ thống thông tin 2.2.1... phù hợp Bản sao đơn hàng Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phân khác Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật lý Các kho dữ liệu này có... liệu, việc xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ * Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lý: Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hoá b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram): Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ... và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phần tin học hoá 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý • Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá... (2.NF) Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào toàn bộ kho chính chứ không phải chỉ phụ thuộc vào một phần của kho Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải 18 tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của kho thành 1 danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó kà kho cho danh sách mới Đặt tên cho danh sách mới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của... HANGHOA có thể là như sau: 1 Mã hàng 2 Tên hàng 3 Số lượng 4 Đơn vị tính 5 Tên kho Mỗi thuộc tính được coi là một trường nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể - Cơ sở dữ liệu (Database) là 1 nhóm hay nhiều bảng có quan hệ với nhau - Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank) - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database... bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity) Ví dụ: Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng Thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc, thiết bị - Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực . cứu:- Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập, quản lý tồn kho - Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng. từ đó tiến. mở đầuQuản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất. Quản lý kho một