Phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng

Lời mở đầu

Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộphân quản lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoánhập xuất Quản lý kho một cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ

sử dụng phương pháp quản lý kho truyền thống

Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho côngtác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hànghóa, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịpthời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch

và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh,nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệuquả thì ngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biếntrên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp chochúng ta những biện pháp cần thiết đó Đã qua thời tính toán, sắpxếp và lưu trữ thông tin thủ công truyền thống mang nặng tính chấtlạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với mộtphương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng

mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bướcngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanhnghiệp phải đáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng vềmặt hàng và thời gian họ cần Doanh nghiệp cần đạt được những

yếu tố mới mang lại sự hoàn thiện trong khả năng bán hàng, đó làkhả năng cung cấp dịch vụ nhanh.

Với những lí do trên, em đã chọn đề tài: ”Phần mềm quản lý

- Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển

hệ thống thông tin quản lý kho hàng

- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng củaNhà phân phối bồn nước Inox

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lýnhập, quản lý tồn kho

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lýkho hàng từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khaithác dữ liệu phục vụ công tác quản lý kho

- Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đápứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiệntại và trong tương lai

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên

cơ sở thống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức,doanh nghiệp xây dựng nên những luận điểm của đề tài

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứngminh từng luận điểm có tính thuyết phục hơn

- Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trìnhVisual Basic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích vàxây dựng giải pháp

- Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như sosánh đối chiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về cácdaonh nghiệp, các phương thức hoạt động kinh daonh khácnhau để rút ra kết luận xác đáng cho nội dung nghiên cứu

CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theocách hiểu của các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi nhữngcon người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin

học Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

Nguån §Ých

Kho d÷ liÖu

Mô hình hệ thống thông tin

1.1.2 Phân loại HTTT trong tổ chức

Có 2 cách phân loại các HTTT trong tổ chức hay được dùng:phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và phân loạitheo nghiệp vụ mà nó phục vụ

* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction ProcessingSystem): là một HTTT nghiệp vụ Nó phục vụ cho hoạt động củacác tổ chức ở mức vận hành Nó thực hiện việc ghi nhận các giaodịch hàng ngày cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của tổ chức

VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theodõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học củasinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thưviện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những ngườinộp thuế

+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): làHTTT quản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập

kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm cácquyết định quản lý trên cơ sở các quy trình thủ tục cho trước

VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu vềthị trường…

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission SuportSýtem) là một hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức

Nó có nhiệm vụ tổng hợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các

mô hình để trợ giúp ra quyết định cho các nhà quản lý

+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợgiúp ra quyết định ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinhnghiêm của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang

bị nhưng thiết bị cảm nhận để thuc các thôgn tin từ những nguồnkhác nhau Hệ thống có thể sử lý và dựa vào các luật suy diễn đểđưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực

Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (InformationSystem for Competititive Advantage) được sử dụng như một trợgiúp chiến lược HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiếtlập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể làkhách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác cùng

ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trên được sử dụng chủyếu cho các bộ phận trong tổ chức Hệ thống này là công cụ đắc lựcthực hiện các ý dồ chiến lược)

Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT

Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Tài chính

tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

KD và sx tác nghiệp

1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin

Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quanđiểm của người mô tả có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tảcùng 1 HTTT Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và môhình vật lý trong

* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thuthập, xử lý phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấycho các xử lý và thống tin mà hệ thống sản sinh ra

* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấyđược của hệ thống như là các vật mang tin và mang kết quả cũngnhư hình thức đầu vào và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ

thống…

Hệ thống thông tin văn phòng

* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệthống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là củanhân viên kĩ thuật

1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý

1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT

Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được mộtsản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợpvào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuânthủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước Một HTTT là 1đối tượng phức tạp, vận đông trong môi trường cũng rất phức tạp

Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triển HTTT:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật

lý ngoài, mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về mộtđối tượng chúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từcác góc độ khác nhau

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắccủa sự đơn giản hoá Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hếtphải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cầnthiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô

hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang môhình vật lý khi thiết kế

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụngnguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khiphân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khithiết kế

Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồntại Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu

và quan sát Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả môhình vật lý ngoài của hệ thống

1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT

Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm

mà phải tuân thủ theo 7 giai đoạn nhất định

 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người

có trách nhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ,tính khả thi và hiệu quả của một dự án Gồm các công đoạn sau:1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu

 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu.Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệthống đang nghiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đíchthực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những rang

buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mớiphải đạt được.

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồntại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin chophép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt đượcnhững mục tiêu đa được thiết lập ở giai đoạn trước đó Mô hìnhlogic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sẽ sảnsinh ra (nội dung của output), nội dung của CSDL (các tệp, cácquan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá dữ liệu phảithực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (cácinput) Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét vàchuẩn y

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

3.5 Hợp thức hoá mô hình logic

 Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này

sẽ làm Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sửdụng thì phân tích viên phải xây dựng các phương án và giảipháp khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương ánkhác nhau là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thốngnhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cáphương án giải pháp

 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này đượctiến hành Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệuchứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thựchiện kỹ thuật và tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cảphần thủ công và các giao diện với phần tin học hoá

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý

 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin họchoá của HTTT có nghĩa là phần mềm Những người chịu tráchnhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như cá bảnhướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống.6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang

hệ thống mới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch càiđặt Để việc chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ítnhất cần phải có một kế hoạch ch tiết và tỉ mỉ được thiết lập mộtcách cẩn thận nhất

1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin

 Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập

thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triểnHTTT Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tinđược xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu

 Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ

mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành vàphát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn vàđịnh mức, cấu trúc thứ bậc, vi trò và nhiệm vụ của các thànhviên, nội dung và hình dạng của các thông tin đầu vào cũngnhư đầu ra

 Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin

với số lượng lớn và pham vi rộng

 Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không

thể hiện trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu,đưa cho ai…Quan sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát

sẽ bị tác động và thực hiện ko đúng quy trình bình thường.Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạnphân tích thiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảngviên” chủ yếu là nghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn

* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

* Mô tả nhanh chóng các đối tượng

* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh.

* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý

* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thểhiện vài đặc tính của đối tượng

c Các phương pháp mã hoá cơ bản:

Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tựhợp lệ, được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượngcần quan tâm

* Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi

1 quy tắc dãy nhất định

* Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã

rât đơn giản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã sốđược xây dựng từ trái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bênphải để thể hiện chi tiết phân cấp sâu hơn

* Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá

phân cấp với mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp

* Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac

tính của đối tượng để xây dựng bộ mã

* Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx

gọi là seri Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định

* Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều

trường, mỗi trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể

có giữa những tập hơpk con khác nhau với đối tượng được gán mã

1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT

a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):

Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thôngtin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc

xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

- Xử lý:

- Kho dữ liệu:

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồngthông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưngkhông hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm

sử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuần làm gì và để làm gì

* Ký pháp chung cho sơ đồ DFD:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

toàn

Thủ công Tin học hoá

Thực thể:

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của

nó là bộ phận nào hoặc cá nhân nào

Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi

tiến trình, một chức năng Cá dòng khác nhau phải có tên khác nhau

và thông tin khi có sự thay đổi phải có tên phù hợp

Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từthông tin vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tinhoắc tạo ra thông tin mới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ chohoạt động của hệ thống lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiếntrình hay bộ phân khác

Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật

lý Các kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặccác tệp thông tin trên đĩa

Bản sao đơn hàng

Khách hàng

* Các mức của DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội

dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết

mà nó mô tả sao cho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống.Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn

người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sưo đồ

ngữ cảnh ta phân rã tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theomức độ chi tiết do yêu cầu đòi hỏi

“Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2công cụ sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả

1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)

* Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệthống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL.Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:

* Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượngtần suất và nơi nhận của chúng

Hồ sơ khách hàng

* Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu

cho việc tạo ra từng đầu ra

* Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin đượcgọi là thuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhậnnhiều giá trị dữ liệu)

- Đánh đấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính đượctính toán hoặc suy ra từ những thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại cácthuộc tính cơ sở Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩatrong quản lý

* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF).

Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sáh không đượcphép chức những thông tin lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phảitách các thuộc tính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dướigóc độ quản lý)

Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danhriêng và thêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc

* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF).

Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộctính phải phụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không phải chỉ phụthuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải

tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành 1danh sách con mới.

Lấy bộ phận khóa đó kà khoá cho danh sách mới Đặt tên chodanh sách mới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của cácthuộc tính trong danh sách

* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng: trong một danh sách khôngđược phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộctính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tín Y, mà Y phụ thuộc hàm vàothuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứac quan hệ Zvới Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

* Mô tả các tệp.

Mỗi dánh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ làmột dánh sách CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cácCSDL về tệp Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tínhnằm trong ô, thuộc tính khoá có gạch chân

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

từ mỗi đầu ra theo cách thức hiện của bước 2 sẽ tạo ra rấtnhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản

lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập Những danh sách này cùng

mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành mộtdanh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêngcủa những danh sách đó lại với nhau

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp va thiết lập các sơ

đồ cấu trúc dữ liệu

Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp.

Xác định độ dài cho từng thuộc tính, độ dài cho bản ghi

Xác định mối liện hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng cácmũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên vềhướng đó

1.4 Khái quá về công cụ sử dụng thực hiện đề tài

1.4.1 Cơ sở dữ liệu

* Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)

- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity).

Ví dụ:

Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng

Thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc, thiết bị

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó làthuộc tính Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thườngkhông chia nhỏ được nữa các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và

là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ

- Mỗi bảng có những dòng (Row) Mỗi dòng còn gọi là 1 bản ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance)

tức là một biểu hiện riêng của thực thể

- Mỗi bảng có những cột (Column) Mỗi cột còn được gọi là một trường dữ liệu (Field) Để lưu trữ thông tin về từng thuộc tính

người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho cácthuộc tính đó

Ví dụ:

Bộ thuộc tính cho thực thể HANGHOA có thể là như sau:

- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là

một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System)

là một hệ thống chương trình máy tính giúp ta tạo lập và sử dụngcác hệ cơ sở dữ liệu

Chương II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0

Kho hàng

3.0 Kiểm kê

& lập báo cáo

2.0

Xử lý xuất

Lãnh đạo

Thông tin kho Phiếu xuất được xác nhận

Khách hàng

Sổ kho

Sổ kho

Sổ kho Thông tin kho

thẻ kho

bản kiểm kê

Báo cáo

thẻ kho

Phiếu xuất được xác nhận

phiếu xuất được xử lý phiếu được xác nhận ở kho

Thông tin kho

1.0

Xử lý nhập

Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập

phiếu

1.2 Kiểm tra số lương & chất lương

1.3 Nhận hàng

Phiếu có xác nhận của Kho hàng

Sổ kho

Sổ kho

Thẻ kho

Thẻ kho

Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất

phiếu

2.2 Kiểm tra số lương & chất lương

2.3 Nhận hàng

Phiếu có xác nhận của Kho hàng

của quản lý kho

Sơ đồ phân ra mức 1 - kiểm kê & lập báo cáo

3.1 Kiểm

kê hàng hoá trong kho

3.2 Lập báo cáo

Sổ kho

Thông tin hàng hoá

Thông tin kho

Biên bản kiểm kê

Báo cáo tồn kho

Lãnh đạo Kho hàng

2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Phiếu nhập

Phiếu xuất

tồn

Sổ kho

Hàng hoá

Sổ kho

Nhập hàng

Xuất

Báo cáo

kh o

Tìn

h hìn

h kh o

Phòng

Lãnh đạo