Phần mềm quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý kho hàng

Lời mở đầu

Quản lý kho hàng là một công việc khá quan trọng đòi hỏi bộ phân quản

lý phải thường xuyên cập nhật thông tin về hàng hoá nhập xuất Quản lý khomột cách hiệu quả không đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp quản lý khotruyền thống

Việc ứng dụng CNTT đã mang lại bước đột phá mới cho công tác quản

lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư, nguyênvật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời Từ đó, người quản lý doanhnghiệp có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí vàtăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Để xử lý thông tin nhanh chóng, đầy đủ và chính xác và có hiệu quả thìngành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên thế giới nóichung và Việt Nam nói riêng và đã cung cấp cho chúng ta những biện phápcần thiết đó Đã qua thời tính toán, sắp xếp và lưu trữ thông tin thủ côngtruyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đivào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo vànhanh chóng mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu mộtbước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, doanh nghiệp phảiđáp ứng đúng những mong muốn của khách hàng về mặt hàng và thời gian họcần Doanh nghiệp cần đạt được những yếu tố mới mang lại sự hoàn thiệntrong khả năng bán hàng, đó là khả năng cung cấp dịch vụ nhanh

Với những lí do trên, em đã chọn đề tài:”Phần mềm quản lý kho

hàng”.

Xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Bích Hạnh đã giúp đỡ, hướng dẫn

em trong quá trình làm để tài này

Mục đích nghiên cứu:

- Nghiên cứu tổng quan về một doanh nghiệp phân phốihàng

- Nghiên cứu trên cơ sở lí thuyết về việc phát triển hệ thốngthông tin quản lý kho hàng

- Xây dựng hệ thống thông tin quản lý kho hàng của Nhàphân phối bồn nước Inox

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Quy trình quản lý kho hàng: quản lý xuất, quản lý nhập,quản lý tồn kho

- Các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý khohàng từ đó tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu và khai thác dữ liệuphục vụ công tác quản lý kho

- Theo dỗi và báo cáo tình hình cho nhà quản lý, đáp ứngyêu cầu quản lý của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại và trongtương lai

Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp hệ thống, phương pháp tư duy: trên cơ sởthống kê những số liệu, thông tin về các tổ chức, doanh nghiệp xâydựng nên những luận điểm của đề tài

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: mục đích chứng minhtừng luận điểm có tính thuyết phục hơn

- Phương pháp tin học hoá banừg công cụ lập trình VisualBasic 6.0 để giải quyết vấn đề đã được phân tích và xây dựng giảipháp

- Bên cạnh đó, các phương pháp nghiên cứu như so sánh đốichiếu để so sánh, đôi chiếu các thông tin về các daonh nghiệp, cácphương thức hoạt động kinh daonh khác nhau để rút ra kết luận xácđáng cho nội dung nghiên cứu

CHƯƠNG I CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về HTTT tuy nhiên theo cách hiểucủa các nhà tin học thì: HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ

tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng các dữ liệu được lưu trữ trước đó Kết quả sử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

* Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là mộtHTTT nghiệp vụ Nó phục vụ cho hoạt động của các tổ chức ở mức vận hành

Nó thực hiện việc ghi nhận các giao dịch hàng ngày cần thiết cho hoạt độngnghiệp vụ của tổ chức

VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi kháchhàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tínchỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng vàtính thuế phải trả của những người nộp thuế

+ HTTT quản lý MIS (Management Information System): là HTTTquản lý trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra

thực hiện, tổng hợp và làm báo cáo, làm các quyết định quản lý trên cơ sở cácquy trình thủ tục cho trước.

VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõinăng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decission Suport Sýtem) là một

hệ máy tính được sử dụng ở mức quản lý của tổ chức Nó có nhiệm vụ tổnghợp dữ hiệu và tiến hành phân tích bằng các mô hình để trợ giúp ra quyết địnhcho các nhà quản lý

+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) là một hệ thống trợ giúp raquyết định ở mức chuyên sâu Ngoài những kiến thức, kinh nghiêm của cácchuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị nhưng thiết bị cảmnhận để thuc các thôgn tin từ những nguồn khác nhau Hệ thống có thể sử lý

và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực

Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information Systemfor Competititive Advantage) được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết lập cho người sử dụng lànhững người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp và cũng có thể

là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp…(trong khi 4 loại HTTT trênđược sử dụng chủ yếu cho các bộ phận trong tổ chức Hệ thống này là công cụđắc lực thực hiện các ý dồ chiến lược)

Phân loại theo nghiệp vụ của HTTT

Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Tài chính

chiến lược

Marketing chiến lược

Nhân lực chiến lược

KD và sx chiến lượcTài chính

chiến thuật

Marketing chiến thuật

Nhân lực chiến thuật

KD và sx chiến thuậtTài chính

tác

nghiệp

Marketing tác nghiệp

Nhân lực tác nghiệp

KD và sx tác nghiệp

1.1.3Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin

Cùng với HTTT có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm củangười mô tả có 3 mô hình đã được đề cập đến để mô tả cùng 1 HTTT Đó là

mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

* Mô hình logic: mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lýphải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy cho các xử lý vàthống tin mà hệ thống sản sinh ra

* Mô hình vật lý ngoài: chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang tin và mang kết quả cũng như hình thức đầu vào và

đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…

* Mô hình vật lý trong: liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống, tuynhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kĩ thuật

1.2 Quá trình xây dựng phần mềm ứng dụng cho HTTT quản lý

1.2.1 Phương pháp phát triển của một HTTT

Mục đích chính xác của dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩmđáp ứng nhu cầu của người sử dụng mà nó được hoà hợp vào trong các hoạtđộng của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính

và thời gian định trước Một HTTT là 1 đối tượng phức tạp, vận đông trongmôi trường cũng rất phức tạp Có 3 nguyên tắc cơ sở chung để phát triểnHTTT:

Hệthốngthôngtin vănphòng

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Một HTTT bao gồ 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lýngoài, mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối tượngchúng ta thấy 3 mô hình này quan tâm tới HTTT từ các góc độ khácnhau

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là một nguyên tắc của sựđơn giản hoá Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặtchung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này làhiển nhiên

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình

logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lýkhi thiết kế

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắcchuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ

mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại Nguồn

dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả 3nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệthống

1.2.2 Các giai đoạn của phát triển HTTT

Một HTTT dù lớn hay nhỏ khi xây dựng không thể tuỳ tiện làm mà phảituân thủ theo 7 giai đoạn nhất định

 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Cung cấp thông tin cho lãnh đạo tổ chức hoặc những người có tráchnhiệm các dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vàhiệu quả của một dự án Gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo yêu cầu

 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Được tiến hành sau khi có sự đánh giá thụân lợi về yêu cầu Mục đíchchính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề về hệ thống đang nghiên cứu,xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những rang buộc áp đặt với hệ thống và xác địnhmục tiêu của HTTT mới phải đạt được

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thông tin đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

 Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Xác định tất cả các phần logic của hệ thống thông tin cho phép loại

bỏ được các vấn đề của hệ thống thưc tế và đạt được những mục tiêu đađược thiết lập ở giai đoạn trước đó Mô hình logic của hệ thống mới sẽ baohàm thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của output), nội dungcủa CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá

dữ liệu phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được thu thập vào (cácinput) Mô hình logic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

3.5 Hợp thức hoá mô hình logic

 Giai đoạn 4: Đề xuất phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phântích viên phải xây dựng các phương án và giải pháp khác nhau để cụ thểhoá mô hình logic Mỗi một phương án khác nhau là một phác hoạ của môhình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết

4.1 Xác định các ràng buộc tin chọ và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất cá phương ángiải pháp

 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi chọn được một phương án thì giai đoạn này được tiến hành.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu đó là: một tài liệu chứa tất cả các đặctrưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu dànhcho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và các giao diện với phầntin học hoá

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phân tích tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý

 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá củaHTTT có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạnnày phải cung cấp các tài liệu như cá bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như tài liệu mô tả hệ thống

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt và khai thác là công việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thốngmới được thực hiện bằng việc triển khai kế hoạch cài đặt Để việc chuyểnđổi được thực hiện với những va chạm ít nhất cần phải có một kế hoạch chtiết và tỉ mỉ được thiết lập một cách cẩn thận nhất

1.3.1 Các phương pháp thu thập thông tin

 Phỏng vấn: là một trong hai công cụ thu thập thông tin

đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấncho phép thu thập được những thông tin được xử lý theo cách khácvới mô tả trong tài liệu

 Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về

nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của

tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứbậc, vi trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng củacác thông tin đầu vào cũng như đầu ra

 Sử dụng phiếu điều tra: khi cần phải lấy thông tin với số

lượng lớn và pham vi rộng

 Quan sát: giúp cho chúng ta thấy những gì không thể hiện

trên tài hiệu hoặc phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai…Quan

sát sẽ gặp khó khăn vì người bị quan sát sẽ bị tác động và thực hiện

ko đúng quy trình bình thường

Phương pháp thu thập thông tin để phục vụ cho giai đoạn phân tíchthiết kế chi tiết “HTTT quản lý công việc của giảng viên” chủ yếu lànghiên cứu tài liệu, quan sát và phỏng vấn

* Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng

* Mô tả nhanh chóng các đối tượng

* Nhận diện nhóm đối tượng nhanh

* Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian sử lý

* Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vàiđặc tính của đối tượng

c Các phương pháp mã hoá cơ bản:

Một hệ thống mã gồm 1 tập hợp các đối tượng, một bộ lý tự hợp lệ, đượcđịnh nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện đối tượng cần quan tâm

* Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra bởi 1 quy tắc

dãy nhất định

* Phương pháp mã hoá phân cấp: nguyên tắc này lập bộ mã rât đơn

giản Người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống và mã số được xây dựng từtrái qua phải, các chứ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiếtphân cấp sâu hơn

* Phương pháp mã hoá tổng hợp: khi kết hợp việc mã hoá phân cấp với

mã hoá liên tiếp thì ta được mã hoá tổng hợp

* Phương pháp mã hoá gợi nhớ: cho phép ta căn cứ vào đựac tính của

đối tượng để xây dựng bộ mã

* Phương pháp mã hoá theo seri: sử dụng 1 tập hợp theo dayx gọi là

seri Seri được coi như là 1 giấy phép theo mã quy định

* Phương pháp mã hoá ghép nối: chia mã ra thành nhiều trường, mỗi

trường tương ứng với 1 đặc tính, những liên hệc ó thể có giữa những tập hơpkcon khác nhau với đối tượng được gán mã

1.3.3 Các công cụ mô hình hoá HTTT

a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Control):

Sơ đồ luồng thông tin được cung cấp để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

* Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin:

- Xử lý:

- Kho dữ liệu:

Thủ công Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn

toàn

b Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram):

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả HTTT như sơ đố luồng thông tinnhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các

xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn, đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thờiđiểm, và đối tượng chịu trách nhiệm sử lý Sơ đồ DFD chỉ mô tả đơn thuầnlàm gì và để làm gì

* Ký pháp chung cho sơ đồ DFD:

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn loại ký pháp cơ bản: thực thể,tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Thực thể:

Nguồn hoặc đích: Biểu thị thông tin xuất phát từ đâu, đích của nó là bộphận nào hoặc cá nhân nào

Dòng dữ liệu: là dòng chuyển dời thông tin vào hoặc ra khỏi tiến trình,

một chức năng Cá dòng khác nhau phải có tên khác nhau và thông tin khi có

sự thay đổi phải có tên phù hợp

Bản sao đơn hàng

Khách hàng

Tiến trình xử lý: được hiểu là quá trình biến đổi thông tin, từ thông tinvào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoắc tạo ra thông tinmới tổ chức thành thông tin đầu ra phục vụ cho hoạt động của hệ thống lưuvào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay bộ phân khác.

Kho dữ liêu: để thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưỡi dạng vật lý Các

kho dữ liệu này có thể là các tập tài liệu, các cặp hồ sơ hoặc các tệp thông tintrên đĩa

* Các mức của DFD:

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rât khái quát nội dung

chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà nó mô tả saocho chỉ cần nhận ra nội dung chính của hệ thống

Phân rã sơ đồ ngữ cảnh: nhằm mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng

kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sưo đồ ngữ cảnh ta phân rã

tành sơ đồ mức 0, tiếp đó là mức 1…tuỳ theo mức độ chi tiết do yêu cầu đòihỏi

“Hệ thống thông tin quản lý quan hệ khách hàng” sử dụng cả 2 công cụ

sơ đồ luồng dữ liệu và sơ đồ luồng thông tin để mô tả

1.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL)

* Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống làphương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL

Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra:

Hồ sơ khách hàng

* Bước 1: Xác định các thông tin đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như nội dung, khối lượng tần suất vànơi nhận của chúng

* Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầy đủ dữ liệu cho việc

tạo ra từng đầu ra

* Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra.

- Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi làthuộc tính Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành 1 danh sách

- Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giátrị dữ liệu)

- Đánh đấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toánhoặc suy ra từ những thuộc tính khác

- Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

- Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính

cơ sở Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 (1.NF).

Chuẩn hoá 1.NF quy định rằng: trong mỗi danh sáh không được phépchức những thông tin lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộctính này ra thành các danh sách con (có ý nghĩa dưới góc độ quản lý)

Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng vàthêm thuộc tính định danh của các danh sách gốc

* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 2 (2.NF).

Chuẩn hoá 2.NF quy định rằng: trong một danh sách mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc vào toàn bộ khoá chính chứ không phải chỉ phụ thuộc vào mộtphần của khoá Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tínhphụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành 1 danh sách con mới

Lấy bộ phận khóa đó kà khoá cho danh sách mới Đặt tên cho danh sáchmới này 1 tên riêng sao cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trongdanh sách

* Thực hiện việc chuẩn hoá mức 3 (3.NF)

Chuẩn hoá 3.NF quy định rằng: trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàmvào thuộc tín Y, mà Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúngvào hai danh sách chứac quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X

* Mô tả các tệp.

Mỗi dánh sách xác định được sau khi chuẩn hoá 3.NF sẽ là một dánhsách CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của các CSDL về tệp Tên tệpviết chữ in hoa, nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khoá cógạch chân

Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

từ mỗi đầu ra theo cách thức hiện của bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danhsách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêngtương đối độc lập Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phảitích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cảthuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp va thiết lập các sơ đồ cấu

trúc dữ liệu

Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp

Xác định độ dài cho từng thuộc tính, độ dài cho bản ghi

Xác định mối liện hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tênhai chiều, nếu có quan hệ một - nhiều thì vẽ mũi tên về hướng đó

1.4 Khái quá về công cụ sử dụng thực hiện đề tài

1.4.1 Cơ sở dữ liệu

* Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL)

- Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về mọt nhóm các phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity).

Ví dụ:

Thưc thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng

Thực thể MÁY MÓC là bao gồm các máy móc, thiết bị.

- Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính.Mỗi thuộc tính là 1 yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa.các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà tamuốn lưu trữ

- Mỗi bảng có những dòng (Row) Mỗi dòng còn gọi là 1 bản ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instance) tức là một biểu

hiện riêng của thực thể

- Mỗi bảng có những cột (Column) Mỗi cột còn được gọi là một trường dữ liệu (Field) Để lưu trữ thông tin về từng thuộc tính người ta thiết

lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó

- Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ

sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank)

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là một hệ

thống chương trình máy tính giúp ta tạo lập và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu

Chương II PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 0

Kho hàng

3.0 Kiểm kê

& lập báo cáo

2.0

Xử lý xuất

Lãnh đạo

Thông tin kho Phiếu xuất được xác nhận

Khách hàng

Sổ kho

Sổ kho

Sổ kho Thông tin kho

thẻ kho

Sổ kho Báo cáo biên

bản kiểm kê

Báo cáo

thẻ kho

Phiếu xuất được xác nhận

phiếu xuất được xử lý phiếu được xác nhận ở kho

Thông tin kho

1.0

Xử lý nhập

Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý nhập

Kho hàng

1.1 Kiểm tra phiếu

1.2 Kiểm tra số lương & chất lương

1.3 Nhận hàng

Phiếu có xác nhận của Kho hàng

Sổ kho

Sổ kho

Thẻ kho

Thẻ kho

Sơ đồ phân rã mức 1 - Xử lý xuất

Kho hàng

2.1 Kiểm tra phiếu

2.2 Kiểm tra số lương & chất lương

2.3 Nhận hàng

Phiếu có xác nhận của Kho hàng

của quản lý kho

Sơ đồ phân ra mức 1 - kiểm kê & lập báo cáo

3.1 Kiểm

kê hàng hoá trong kho

3.2 Lập báo cáo

Sổ kho

Thông tin hàng hoá

Thông tin kho

Biên bản kiểm kê

Báo cáo tồn kho

Lãnh đạo Kho hàng

2.1.3 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Phiếu nhập

Phiếu xuất

tồn

Sổ kho

Hàng hoá

Sổ kho

Nhập hàng

Xuất

Báo cáo

kh o

Tìn

h hìn

h kh o

Phòng

Lãnh đạo

2.2 Thiết kế Hệ thống thông tin

2.2.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

* Mô hình quan hệ:

* Mô tả các bảng trong CSDL

+ Bảng Hàng Hoá

+ Bảng Hàng nhập

Nhập

+ Bảng Hàng nhập

ĐơnXuất

+ Bảng Nhà cung cấp

+ Bảng Nhân viên

+ Bảng Người dùng

dụng