Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc hạch toán, yêu cầu, nhiệm vụ hạch toán và phân loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp
Đặc điểm
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, với tính lu hoạt cao nhất - vốn bằng tiền vừa đợc sử dụng để đáp ứng các nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc thực hiện việc mua sắm vật t, hàng hóa để sản xuất kinh doanh vừa là kết quả của việc mua, bán hoặc thu hồi các khoản nợ.
Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát Do vậy việc hạch toán vốn bằng tiền cần phải tuân thủ cỏc nguyờn tắc, chế độ quản lý chặt chẽ và khoa học, đó là các nguyên tắc, chế độ quản lý, lưu thông tiền tệ hiện hành của Nhà nước Cô thÓ nh sau:
Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là
“đồng” Ngân hàng Việt Nam để phản ánh (VND).
Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời,chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại vốn bằng tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ (theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi), từng loại vàng, bạc, đá quý (theo số lợng, trọng lợng, quy cách, độ tuổi kích thớc, giá trị…)
Nguyên tắc quy đổi tỷ giá hối đoái (nguyên tắc hạch toán ngoại tệ): Mọi nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ ngoài việc theo dõi chi tiết theo nguyên tệ còn phải đợc quy đổi về
“Đồng Việt Nam” để ghi sổ Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trờng liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ Với những ngoại tệ mà Ngân hàng không công bố tỷ giá quy đổi ra “đồng Việt Nam” thì thống nhất quy đổi thông qua đồng đô la Mỹ (USD) Việc quy đổi ngoại tệ này sẽ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Và kế toán “Vốn bằng tiền” còn phải tuân theo một vài quy tắc kế toán thống nhất giữa các doanh nghiệp:
Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý của các doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh các loại kim khí quý này, đợc ghi nhận vào vốn bằng tiền, theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá đợc thanh toán).
Giá xuất của vàng, bạc, kim khí quý, có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau: Phơng pháp tính giá thực tế đích danh; Phơng pháp bình quân gia quyền; Phơng pháp nhập tr- ớc, xuất trớc (FIFO); Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO).
Nhiệm vụ hạch toán “Vốn bằng tiền”
Xuất phát từ những đặc điểm quản lý vốn bằng tiền nêu trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt Thờng xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt.
Phản ánh tình hình tăng, giảm và số d tiền gửi ngân hàng hàng ngày,giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh tiền đang chuyển kịp thời.
Những yêu cầu cơ bản để quản lý nội bộ vốn bằng tiÒn
Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp thì trớc hết cần tách biệt việc bảo quản vốn bằng tiền khỏi việc ghi chép các nghiệp vụ này Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải phân công một số nhân viên làm nhiệm vụ ghi sổ để kiểm tra công việc của ngời này thụng qua công việc của ngời kia Việc phân chia trách nhiệm nh trên là nhằm hạn chế bớt tình trạng gian lận, cũng nh sự móc ngoặc giữa các nhân viên trong việc tham ô tiền mặt Các bớc chính thức để thực hiện quản lý nội bộ đối với vốn bằng tiền gồm:
5.1 Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ các sổ sách kế toán - những nhân viên giữ tiền mặt không đợc tiếp cận với sổ sách kế toán và các nhân viên kế toán không đợc giữ tiền mặt, ban hành chế độ kiểm kê quỹ, quy định rõ ràng trách nhiệm cá nhân trong việc quản lý tiền tại quỹ.
5.2 Lập bản danh sách ghi hóa đơn thu tiền mặt tại thời điểm và nơi nhận tiền mặt.
5.3 Thực hiện thanh toán bằng séc, chỉ nên dựng tiền mặt cho các khoản chi tiêu lặt vặt, không đợc chi trả tiền mặt thay cho việc chi trả séc.
5.4 Trớc khi phát hành một tờ séc để thanh toán, phải kiểm tra số lợng và giá trị các khoản chi, tránh việc phát hành séc quá số d.
5.5 Tách chức năng duyệt chi khỏi chức năng ký séc.
Phân loại vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền bao gồm ba loại: Tiền mặt tại quỹ; Tiền gửi ngân hàng và Tiền đang chuyển.
Việc phân loại này có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp.
Doanh nghiệp kinh doanh thơng mại
Vai trò của thơng mại
Thương mại, theo chữ Latinh “Comerxium”, có nghĩa là buôn bán Ở nước ta thương mại được hiểu là tất cả cỏc hoạt động trao đổi hàng húa thụng qua mua bán trên thị trường, là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng Nếu quan hệ này diễn ra giữa các doanh nghiệp trong nước thì gọi là hoạt động nội thương, nếu diễn ra giữa một doanh nghiệp trong nước với một doanh nghiệp nước ngoài gọi là hoạt động ngoại thương, hay gọi chung là hoạt động thương mại.
Thương mại giữ vị trí rất quan trọng trong quá trình tái sản xuất, bởi vì đứng về phía người tiêu dùng, thương mại phản ánh nhu cầu tiêu dùng của xã hội, làm cho nhu cầu trên thị trường trung thực hơn, mặt khác thương mại làm bộc lộ tính đa dạng, phong phú của nhu cầu.
Thương mại giúp các nhà quả lý doanh nghiệp kiểm tra quá trình sản xuất sản xuất hàng hóa phát triển, kích thích sự phát triển của lực lượng sản xuất, kích thích nhu cầu và luôn tạo ra nhu cầu mới Đồng thời góp phần mở rộng quan hệ kinh tế quốc tế, giúp chúng ta tận dụng được ưu thế của thời đại, phát huy được lợi thế so sánh, từng bước đưa thị trường nước ta hòa nhập với thị trường quốc tế Đây là con đường để kinh tế nước ta có bước phát triển nhảy vọt, nhân dân ta có cuộc sống ấm no, hạnh phúc.
Trong nền kinh tế thị trườnh hiện nay, hoạt động thương mại ngày càng chiếm vị trí quan trọng, làm tăng tích lũy cho doanh nghiệp cũng như cho Nhà nước.
2.Vai trò, chức năng của doanh nghiệp thơng mại
Doanh nghiệp thương mại giữ vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, nó tồn tại một cách khách quan trong nền kinh tế quốc dân Doanh nghiệp thương mại giúp người sản xuất bán nhanh được hàng hóa, giảm được chi phí trong khâu lưu thông do hợp lý hóa khâu vận chuyển, có phương tiện bốc xếp chuyên dùng, vốn lưu thông được sử dụng hợp lý làm tăng nhanh tốc độ quay vòng vốn, nâng cao hiệu qủa sử dụng đồng vốn, đáp ứng linh hoạt, cơ động mọi nhu cầu của người tiêu dùng.
Doanh nghiệp thương mại là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối, lưu thông hàng hóa nhằm thực hiện các chức năng cơ bản sau:
- Chức năng lưu chuyển hàng hóa trong nền kinh tế để thỏa mãn mọi nhu cầu của xã hội Thực hiện chức năng này, doanh nghiệp thương mại phải nghiên cứu và nắm vững nhu cầu thị trường, huy động và sử dụng hợp lý các nguồn hàng trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức mọi mối quan hệ giao dịch thương mại bảo đảm phân phối hợp lý hàng hóa.
- Doanh nghiệp thương mại tiếp tục quá trình sản xuất trong lưu thông như phân loại, lên nhãn hiệu, ghép đồng bộ sản phẩm, bảo quản, vận chuyển hàng hóa,…
- Doanh nghiệp thương mại hoạt động trao đổi, mua bán hàng hóa nhằm mục
- Doang nghiệp thương mại thực hiện chức năng tổ chức sản xuất, góp phần phân bổ, tổ chức lại sản xuất xã hội, hình thành những quan hệ kinh tế mới.
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thơng mại
Hoạt động thơng mại có đặc điểm chủ yếu sau:
- Lu chuyển hàng hóa trong lĩnh vực thơng mại bao gồm hai giai đoạn: Mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng.
- Đối tợng kinh doanh thơng mại là các loại hàng hóa phân theo từng ngành hàng.
- Quá trình lu chuyển hàng hóa đợc thực hiện theo hai ph- ơng thức bán buôn và bán lẻ, trong đó: Bán buôn là bán hàng hóa cho các tổ chức bán lẻ tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lu chuyển của hàng; bán lẻ là bán hàng cho ngời tiêu dùng cuối cùng.
Doanh nghiệp thương mại chỉ có thể bán được hàng hóa của mình khi đáp ứng đòi hỏi của khách hàng về chất lượng, đủ về số lượng, đồng bộ, kịp thời,đầy đủ và ở những địa điểm thuận lợi đối với khách hàng Đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhất nhu cầu của khách hàng là một phương tiện để các doanh nghiệp thương mại đạt được mục tiêu của mình Nguồn hàng cũng giữ vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, chất lượng mặt hàng vừa là uy tín của doanh nghiệp sản xuất, vừa là uy tín của doanh nghiệp thương mại Do vậy để kinh doanh thành công, các nhà kinh doanh cần phải có những chiến lược cạnh tranh thật năng động.
Các hình thức kinh doanh trong doanh nghiệp thơng mại
Bán buôn hàng hóa và bán lẻ hàng hóa có thể thực hiện bằng nhiều hình thức: Bán thẳng, bán qua kho trực tiếp, gửi
Tổ chức đơn vị kinh doanh thơng mại có thể theo một trong các mô hình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ, chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp, hoặc chuyên môi giới… ở các quy mô tổ chức: Quầy, cửa hàng, công ty, tổng công ty, … và thuộc mọi thành phần kinh tế kinh doanh trong lĩnh vực thơng mại
Các quy định
Trong kinh doanh thơng mại nói chung và hoạt động nội th- ơng nói riêng, cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thơng mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để tìm phơng thức giao dịch, buôn bán thích hợp, đem lại cho đơn vị lợi ích cao nhất. Vì vậy, kế toán lu chuyển hàng hóa nói chung trong các đơn vị thơng mại cần đợc thực hiện đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho ngời quản lý trong, ngoài đơn vị ra đợc các quyết định hữu hiệu, đó là:
- Ghi chép số lợng, chất lợng và chi phí mua hàng, giá mua, phí khác, thuế không đợc hoàn trả theo chứng từ đã lập, trên hệ thống sổ thích hợp.
- Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hóa đã bán và tồn cuối kỳ.
- Phản ánh kịp thời khối lợng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan.
- Kế toán quả lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hóa, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hóa ứ đọng.
- Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp hàng hóa đã tiêu thụ.
- Xác định kết qủa bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hóa và báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa.
- Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thơng vụ giao dịch.
Kế toán vốn bằng tiền
Hạch toán tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm giấy bạc ngân hàng Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc… hiện đang quản lý tại doanh nghiệp Hạch toán tiền tại quỹ của doanh nghiệp đợc thực hiện trên tài khoản 111 “Tiền mặt”
1.1.Các quy định về quản lý tiền mặt tại quỹ và nhiệm vụ của kế toán a.Các quy định về quản lý tiền mặt tại quỹ.
- Tiền mặt phải đợc bảo đảm trong két an toàn, chống mất trộm, chống cháy, chống mối xông.
- Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt cho thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện Thủ quỹ do giám đốc doanh nghiệp chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ Thủ quỹ không đợc nhờ ngời khác làm thay Trờng hợp cần thiết thì phải làm thủ tục ủy quyền cho ngời làm thay và phải đợc sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc doanh nghiệp.
- Thủ quỹ phải thờng xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số d trên sổ quỹ Hàng ngày sau khi thu, chi tiền thủ quỹ phải ghi vào sổ quỹ, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán.
- Hàng ngày sau khi nhận đợc báo cáo quỹ kèm theo các kiểm tra số liệu trên từng chứng từ với số liệu đã ghi trên sổ quỹ Sau khi kiểm tra xong sổ quỹ, kế toán định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản quỹ tiền mặt. b Nhiệm vụ của hạch toán tiền tại quỹ.
Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời số hiện có, tình hình biến động của các loại tiền, ngoại tệ, vàng bạc…tại doanh nghiệp.
Giám đốc tình hình sử dụng tiền mặt, việc chấp hành chế độ quy định về quản lý tiền tệ, ngoại tệ, kim loại quý và chế độ thanh toán không dùng tiền mặt.
1.2 Hạch toán tổng hợp tiền mặt tại quỹ a Chứng từ hạch toán.
Chứng từ sử dụng để hạch toán tiền tại quỹ gồm:
Biên lai thu tiền (05.TT).
Bảng kê vàng bạc đá quý (06.TT).
Bảng kiểm kê quỹ (07a.TT dung cho VNĐ và 07b.TT dùng cho ngoại tệ, VBQĐ).
- Phiếu thu: Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền măt, căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, … kế toán lập phiếu thu tiền mặt.
Phiếu thu đợc lập làm 3 liên (đặt giấy than viết một lần),
1 liên lu tại nơi lập, 2 liên đợc chuyển cho kế toán trởng duyệt. Sau khi đợc kế toán trởng duyệt, phiếu thu đợc chuyển cho thủ quỹ để thu tiền Thủ quỹ khi nhận tiền xong phải ghi số tiền thực nhập, đóng dấu “đã thu” và ký vào phiếu thu Phiếu thu đợc trả 1 liên cho ngời nộp tiền, một liên đợc thủ quỹ giữ lại để ghi vào sổ quỹ và cuối ngày chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ.
- Phiếu chi: Phản ánh các nghiệp vụ chi tiền mặt.
Phiếu chi đợc lập thành 2 liên, 1 liên lu tại nơi lập phiếu, 1 liên dung để thủ quỹ chi tiền Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi tiên sau khi có đủ chữ ký của kế toán trởng, thủ trởng đơn vị Sau khi nhận đủ tiền, ngời nhận tiền phải ký và ghi rõ họ tên và đóng dấu “đã chi” vào phiếu chi Căn cứ vào số tiền thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán tiền mặt vào cuối ngày để ghi sổ. b Tài khoản hạch toán.
Hạch toán tiền tại quỹ của doanh nghiệp đợc thực hiện trên tài khoản 111 “Tiền mặt” Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu), ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ của doanh nghiệp
Tài khoản 111 “Tiền mặt” của doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp
Nhà nước, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất quỹ, tồn quỹ.
Tài khoản 111 “Tiền mặt” của doanh nghiệp vừa và nhỏ có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ xuất, tồn vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau:
Bên Nợ: ghi nhận các khoản tiền mặt tăng do:
- Số thừa khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ.
Bên Có: ghi các khoản tiền mặt giảm do:
- Số thiếu hụt khi kiểm kê;
- Giá trị ngoại tệ giảm do đánh giá lại ngoại tệ.
Tiền mặt còn tồn quỹ.
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan nh tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”, tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” … c Quy tắc kế toán.
Ngoài việc tuân thủ các quy tắc về kế toán vốn bằng tiền, kế toán tiền mặt còn phải tuân thủ những quy định sau:
- Số tiền giấy, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (của đơn vị hay của đơn vị khác hoặc cá nhân ký cợc, ký quỹ) đợc ghi vào sổ kế toán quỹ tiền mặt chỉ khi thực nhập, thực xuất quỹ của đơn vị Số tiền thu đợc chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không nhập quỹ của đơn vị), khi chưa nhận được giấy bỏo cú của ngõn hàng, đợc ghi vào khoản tiền đang chuyển.
- Mọi nghiệp vụ nhập, xuất quỹ tiền mặt phải đợc lập phiếu thu, phiếu chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý theo quy định của chế độ chứng từ kế toán, và đợc kế toán hàng ngày theo theo tự thời gian phát sinh, đồng thời tính số tồn quỹ tại mọi thời điểm. d Kế toán tiền mặt. d.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ là đồng Việt Nam (TK 1111).
Tiền Việt Nam (kể cả ngân phiếu) tăng, giảm do nhiều nguyên nhân và đợc theo dõi trên tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam” Kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ cụ thể để ghi sổ cho phù hợp. ٭ Với các nghiệp vụ tăng tiền mặt.
(1) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 111 (1111) - Tiền mặt (VNĐ)
Có TK 112 (1121) - Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
(2) Thu tiền mặt từ việc bán hàng hóa hay cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng và nhập quỹ:
(1.1) Nhập quỹ tiền mặt các khoản tiền thu từ việc bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ (doanh thu bán hàng ghi nhận theo giá bán cha cã thuÕ GTGT):
Nợ TK 111 (1111) - Tiền mặt (VNĐ)
Có TK 3331 (33311) - Thuế GTGT phải nộp
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ.
(1.2) Nhập quỹ tiền mặt các khoản tiền thu từ việc bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán):
Nợ TK 111 (1111) - Tiền mặt (VNĐ)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vô
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ
(3) Nhập quỹ tiền mặt số tiền trợ cấp, trợ giá từ Nhà nớc đối với doanh thu bán hàng của doanh nghiệp:
Nợ TK 111 (1111) - Tiền mặt (V NĐ)
Có TK 333 (3339) - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Hạch toán tiền gửi ngân hàng
Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, của doanh nghiệp đang đợc gửi tại các ngân hàng (kho bạc, công ty tài chính).
Ngoài việc tuân thủ các quy tắc về kế toán vốn bằng tiền, kế toán tiền gửi ngân hàng còn phải tuân thủ những quy định sau:
- Theo quy định, mọi khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng (hoặc kho bạc hay công ty tài chính) Khi cần chi tiêu, doanh nghiệp phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền Việc hạch toán tiền gửi ngân hàng đòi hỏi phải sổ theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý) Chứng từ sử dụng để hạch toán các khoản tiền gửi là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi )
- Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo Mọi sự chênh lệch phải thông báo kịp thời Nếu cuối tháng vẫn cha xác định đợc nguyên nhân chờnh lệch thì ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê; số chênh lệch ghi vào bên Nợ TK 138 ”Phải thu khỏc” (1388) (nếu số liệu của kế toỏn lớn hơn số liệu của ngõn hàng) hoặcghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng) Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra đối chiếu, xỏc định nguyờn nhõn để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
- Tiền gửi vào ngân hàng bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố; mua ngoại tệ gửi vào ngân hàng thì được phản ánh theo tỷ giá mua thực tế phải trả.
- Rút tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán tài khoản 1122 theo một trong các phương pháp : Bình quân gia quyền; Nhập trước, xuất trước; Nhập sau, xuất trước.
TK 112 "Tiền gửi ngân hàng"
Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình biến động về tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng, tại kho bạc hoặc các công ty tài chính.
Tài khoản này có kết cấu và nội dung ghi như sau:
- Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khớ quý, đỏ quý gửi vào ngõn hàng.
- Chênh lệch lói tỷ giỏ hối đoỏi do đỏnh giỏ lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền gửi ngoại tệ).
- Các khoản tiền mặt, vàng bạc, kim khớ quý, đỏ quý rỳt ra khỏi ngõn hàng.
- Chênh lệch lỗ tỷ giỏ hối đoỏi do đỏnh giỏ lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền gửi ngoại tệ).
Số tiền mặt,ngoại tệ, vàng bạc, kim khớ quý, đỏ quý hiện còn gửi tại ngân hàng.
- Tài khoản 112 – Tiền gửi ngõn hàng của doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp Nhà nước cú 3 tài khoản cấp 2:
+TK 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rỳt ra , hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam.
+ TK 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rỳt ra, hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ cỏc loại đó quy đổi ra đồng Việt Nam. + TK 1123 - Vàng bạc, đá quý: Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rỳt ra và hiện đang gửi tại ngân hàng.
- Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp vừa và nhỏ có 2 tài khoản cấp 2:
+ TK 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng đồng Việt Nam.
+ TK 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rỳt ra, hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ cỏc loại đó quy đổi ra đồng Việt Nam.
* Các nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng:
(1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngõn hàng
(2) Nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền đang chuyển đã vào tài khoản của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 113 - Tiền đang chuyển
(3) Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền gửi ngõn hàng:
Nợ TK 112 - Số tiền đã thu.
Có TK 131 - Số tiền khách hàng đã thanh toán.
Có TK 136 - các khoản phải thu nội bộ đã thanh toán.
Có TK 138 - Thanh toán các khoản phải thu khác.
(4) Thu hồi tiền ký cợc, ký quỹ bằng tiền gửi ngõn hàng:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngõn hàng
Cã TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Có Tk 244 - Ký quỹ, ký cược dài hạn
(5) Thu hồi các khoản đầu tư, các khoản cho vay ngắn hạn, dài hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 112 - Số tiền gửi ngân hàng.
Có TK 121 - Giá trị chứng khoán ngắn hạn đợc thanh toán.
Có TK 128 - Giá trị đầu tư ngắn hạn khỏc đợc thanh toán.
Có TK 221 - Đầu tư vào công ty con
Có TK 222 - Góp vốn liên doanh
Có TK 223 - Đầu tư vào công ty liên kết
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chớnh (số chênh lệch lói đầu tư).
(6) Phản ánh lợi tức thu đợc từ tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 112 - Số lợi tức thu đợc gửi vào ngân hàng theo giấy báo Có.
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.
(7) Nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh
(8) Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn, dài hạn bằng tiền gửi ngân hàng:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Có TK 338 (3386) - Nhận ký cược, ký quỹ ngắn hạn
Có TK 344 - Nhận ký cược, ký quỹ dài hạn
(9) Thu qua ngân hàng tiền bán hàng, hoặc thu từ các hoạt động tài chính, hoạt động khác thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng (giá bán chưa có thuế GTGT)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Thu nhập chưa có thuế)
Có TK 711 - Thu nhập khác (Thu nhập chưa có thuế GTGT)
(10) Thu qua ngân hàng tiền bán sản phẩm, hàng hóa và các khoản thu từ các hoạt động khác không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán ghi:
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Tổng giá thanh toán)
Có TK 711 - Thu nhập khác (Tổng giá thanh toán)
* Các nghiệp vụ giảm tiền gửi ngân hàng:
(1) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, kế toán ghi:
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
(2) Chuyển tiền gửi ngân hàng để thanh toán chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 113 - Tiền đang chuyển
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
(3) Chuyển tiền gửi ngân hàng để cầm cố, ký cược, ký quỹ, kế toán ghi:
Nợ TK 144 - Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn
Nợ TK 244 - Ký cược, ký quỹ dài hạn
Có TK 112 –-Tiền gửi ngân hàng
(4) Chuyển tiền gửi ngân hàng cho đầu tư tài chính ngắn hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 121 - Đầu tư chứng khoán ngắn hạn
Nợ TK 128 - Đầu tư ngắn hạn khác
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
(5) Thanh toán bằng chuyển khoản ủy nhiệm chi hoặc séc do mua vật tư, công cụ, hàng hóa về dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên), kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Giá trị nguyên liệu, vật liệu mua đã nhập kho.
Nợ TK 153 - Giá trị công cụ, dụng cụ mua đã nhập kho.
Nợ TK 156 - Giá trị hàng hoá mua ngoài đã nhập kho.
Nợ TK 157 - Hàng gửi di bán
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ (nếu có).
(6) Thanh toán bằng chuyển khoản ủy nhiệm chi hoặc séc do mua vật tư, công cụ, hàng hóa về dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (kế toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ), kế toỏn ghi:
Nợ TK 611- Giá trị vật t, hàng hoá mua (chi tiết theo từng loại).
Nợ TK 133 - Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ (nếu có).
Có TK 112 - Tổng số tiền gửi ngân hàng đã thanh toán.
(7) Thanh toán bằng chuyển khoản do mua TSC§, đầu tư dài hạn, chi phí đầu tư XDCB phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 211 - Nguyên giá TSCĐ hữu hình.
Nợ TK 213 - Nguyên giá TSCĐ vô hình.
Nợ TK 221 - Đầu tư vào công ty con
Nợ TK 222 - Vốn góp liên doanh
Nợ TK 223 - Đầu tư vào công ty liên kết
Nợ TK 228 - Đầu tư dài hạn khác
Nợ TK 241 - XDCB dở dang.
Nợ TK 133 -Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ (nếu có).
Có TK 112 - Tổng số tiền gửi ngân hàng đã chi.
(8) Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 311 - Vay ngắn hạn
Nợ TK 315 - Nợ dài hạn đến hạn trả
Nợ TK 331 - Thanh toán cho ngời bán.
Nợ TK 333 - Phải nộp ngân sách Nhà nớc.
Nợ TK 336 - Thanh toán các khoản phải trả nội bộ.
Nợ TK 338 - Thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác.
Nợ TK 341 - Vay dài hạn
Nợ TK 342 - Nợ dài hạn
(9) Trả cổ tức cho các cổ đông, lợi nhuận cho các bên góp vốn, chi các quỹ doanh nghiệp,…bằng chuyển khoản, kế toán ghi:
Nợ TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối
Nợ các TK 414, 415, 418 (Chi các quỹ doanh nghiệp)
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
(10) Trả khoản chiết khấu cho người mua bằng chuyển khoản:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
(11) Thanh toán bằng chuyển khoản cho người mua các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
(12) Chi bằng chuyển khoản các khoản chi liên quan tới chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phi quản lý doanh nghiệp, chi phí hoạt động tài chính, chi phí khác thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
Nợ TK 627 - Chi phí sử dụng máy thi công
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Nợ TK 811 - Chi phí khác
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Khi nhận đợc các chứng từ của ngân hàng, kế toán phải sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ hạch toán của doanh nghiệp với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì phải báo cho ngân hàng biết để đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời Nếu cuối tháng vẫn cha xác minh đợc thì ghi sổ theo số liệu trong giấy báo hay bản sao kê của ngân hàng Các trờng hợp xử lý cụ thể nh sau:
+Nếu số liệu trên sổ hạch toán lớn hơn số liệu của ngân hàng thì ghi số chênh lệch vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác”
Nợ TK 138 (1388): Phải thu ngân hàng.
Có TK 112: Chênh lệch số liệu của ngân hàng nhỏ hơn số ghi trên sổ kế toán.
+ Nếu số liệu trên sổ hạch toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng thì ghi số chênh lệch vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388).
Nợ TK 112: Chênh lệch số liệu của ngân hàng lớn hơn số ghi trên sổ kế toán.
Có TK 338 (3388): Phải trả ngân hàng.
Sang tháng sau phải tiếp tục kiểm tra, đối chiếu để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sổ hạch toán.
3 Hạch toán tiền đang chuyển.
3.1 Khái niệm tiền đang chuyển:
Tiền đang chuyển là các khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, kho bạc hoặc đã gửi qua bu điện để chuyển tiền cho ngân hàng hay ngời đợc h- ởng hoặc số tiền mà doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển từ tài khoản tiền gửi tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc giấy báo hay bảng sao kê của ngân hàng (kể cả các loại thẻ tín dụng, thẻ thanh toán đang làm thủ tục).
Kế toán quốc tế
Vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền hay còn gọi là tiền mặt (Cash) phải thoả mãn hai điều kiện:
(1) Đợc ngân hàng chấp nhận cho gửi vào.
(2) Không có ràng buộc nào khi sử dụng thanh toán các khoản nợ.
Do đó tiền mặt bao gồm tất cả các loại tiền đồng, tiền giấy, các khoản tiền gửi ngân hàng, các tờ séc, phiếu gửi tiền và hối phiếu ngân hàng Tiền mặt không bao gồm các khoản nh thơng phiếu, giấy nhận nợ, séc đề lùi ngày tháng và tem th. Tiền mặt thờng đợc chia thành ba loại: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các giấy tờ có giá trị nh tiền
Mỗi loại có thể đợc theo dõi trên một tài khoản riêng nhng trên báo cáo tài chính chỉ phản ánh tổng tiền mà doanh nghiệp có, mặc dù doanh nghiệp có tể có nhiều tài khoản tiền gửi ngân hàng.
Tiền mặt có thể đợc sử dụng bởi bất kỳ ai nên việc quản lý tiền mặt phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Bảo vệ tiền mặt khỏi mọi sự gian lận, bất cẩn.
- Phản ánh chính xác, thờng xuyên các luồng tiền ra, vào, và số d tiền mặt.
- Bảo đảm có đủ tiền mặt để sử dụng cho các hoạt động thờng xuyên, thanh toán nợ đến hạn và các trờng hợp khẩn cấp.
- Lập kế hoạch tiền gửi chặt chẽ để tránh d thừa tiền mặt quá mức cần thiết, gây lãng phí.
Kế toán vốn bằng tiền
Nguồn thu chủ yếu của doanh nghiệp là từ bán hàng Nếu bán hàng thu tiền ngay, kế toán sẽ phải có sổ theo dõi tiền mặt Khi kế toán phản ánh các bút toán bán hàng vào máy tính thì đồng thời doanh thu bán hàng này cũng đợc liệt kê trên sổ theo dõi tiền mặt Đối với bán hàng trả chậm, thông thờng khách hàng sẽ thanh toán các hoá đơn mua hàng bằng cách gửi séc thanh toán qua đờng bu điện Khi nhận đợc các séc thanh toán, kế toán cũng liệt kê danh sách các séc nhận đợc, ghi sổ kế toán và nộp chúng vào ngân hàng.
- Nếu bán thu tiền ngay, kế toán ghi:
Có TK doanh thu bán hàng
- Nếu bán hàng trả chậm, khi khách hàng thanh toán nợ, kế toán ghi:
Có TK Phải thu khách hàng. b Kế toán chi tiền.
Tất cả các khoản chi tiêu đáng kể đều đợc sử dụng séc thanh toán qua ngân hàng, còn những khoản thanh toán nhỏ đợc sử dụng hệ thống tiền mặt lặt vặt.
Khi chi tiền, kế toán ghi nh sau:
Nợ TK Phải thu ngời bán.
Nợ TK Hàng tồn kho
Nợ TK phải trả công nhân viên.
Có TK Tiền mặt. c Điều hoà ngân hàng.
Do các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt diễn ra thờng xuyên nên khả năng xảy ra sai sót khi ghi sổ kế toán rất cao Do đó, kế toán phải thờng xuyên kiểm tra sự đúng đắn của số d tài khoản tiền mặt Quá trình kiểm tra này đợc gọi là điều hoà ng©n quü. Điều hoà ngân quỹ đợc tiến hành bằng cách so sánh, điều hoà số d tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp và số d tiền gửi ngân hàng do ngân hàng cung cấp hàng tháng trên báo cáo ngân hàng.
Số d tiền trên báo cáo ngân hàng thờng không trùng khớp với số d trên tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp do khác biệt về thời gian ghi sổ của doanh nghiệp và ngân hàng Thông thừơng có hai loại chênh lệch giữa tài khoản tiền mặt và báo cáo ngân hàng:
(1) Các khoản mục đã phản ánh trên tài koản tiền mặt của doanh nghiệp nhng vẫn cha đợc phản ánh trên báo cáo ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: Số tiền gửi vào ngân hàng đã đợc ghi
Nợ tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp nhng cha đợc ghi tăng ở ngân hàng Khoản này thờng xảy ra khi chúng đợc gửi bằng bu điện trớc một hoặc hai ngày trớc khi khoá sổ ở ngân hàng.
- Séc đang lu thông: Séc thanh toán đã đợc ghi Có ở tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp nhng cha đợc ghi giảm ở ngân hàng.
(2) Các khoản mục đã phản ánh trên báo cáo ngân hàng nh- ng cha đợc phản ánh trên tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp:
- Séc phát hành quá số d: Séc thanh toán của khách hàng phát hành quá số d nên đã bị trả lại, ngân hàng phải ghi giảm tiền của doanh nghiệp, và do đó doanh nghiệp phải ghi bút toán điều chỉnh sau:
Nợ TK Phải thu ở khách hàng
- Phí dịch vụ ngân hàng: Là khoản chi phí cho các dịch vụ ngân hàng mà ngân hàng đã trừ trực tiếp trên tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp phải ghi bút toán điều chỉnh sau:
Nợ TK Chi phí dịch vụ ngân hàng
Kế toán Mỹ
Kế toán tiền (Cash)
Tiền là loại tài sản có khả năng chuyển đổi thành các loại tài sản khác nhanh nhất và có khả năng thanh toán nợ nhanh nhất Tiền bao gồm tiền đồng, tiền giấy, check, tiền gửi ngân hàng.
Tiền là đối tợng thờng xuyên của sự gian lận Vì vậy, phần lớn các doanh nghiệp đều thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ nhằm tránh thất thoát tiền do mất mát hay gian lận xảy ra.
1.1 Kiểm soát nội bộ đối với tiền (Internal Control for Cash )
Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền phải đề ra đợc các thủ tục quản lý quá trình thu, chi tiền Hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tiền thờng dựa vào các thủ tục sau:
- Tách biệt chức năng duyệt chi, ghi chép và giữ tiền.
- Thủ quỹ phải đợc chỉ định rõ ràng.
- Giới hạn số nhân viên tiếp cận với tiền, chọn nhân viên tin tởng.
- Ràng buộc trách nhiệm với những nhân viên có liên quan víi tiÒn.
- Tăng cờng các giao dịch qua ngân hàng, tiền mặt tồn quỹ phải đợc giữ ở mức thấp, hợp lý nhất và phải đợc bảo quản
- Tất cả các khoản tiền thu vào cần đợc ghi nhận và chuyển vào tài khoản ngân hàng một cách kịp thời
- Tất cả các khoản chi tiền cần thực hiện bằng check.
- Việc kiểm kê tiền bất thờng và đối chiếu tài khoản tiền hàng thánh phải đợc thực hiện bởi các nhân viên không liên quan đến việc ghi nhận hay giữ tiền.
Tuy nhiên các thủ tục này sẽ càng có hiệu quả hơn khi sử dụng chúng đồng thời với các thủ tục kiểm soát nội bộ của các phần hành có liên quan đến việc thu, chi tiền.
1.2 Quỹ lặt vặt (Petty Cash)
Trong một vài trờng hợp việc chi bằng check không thích hợp nh chi bu phí, chi phí vận chuyển, mua vật dụng với số tiền nhá,… Đối với những trờng hợp nh vậy, phần lớn các công ty thờng lập quỹ lặt vặt. Để thiết lập quỹ lặt vặt, công ty sẽ phát hàng 1 tờ check với số tiền cố định ớc tính cho nhu cầu chi tiêu lặt vặt trong khoản thời gian từ 1 đến 2 tuần, check này đợc chuyển thành tiền mặt và đợc giao cho một ngời quản lý, thơng là thủ quỹ hoặc th ký chịu trách nhiệm chi tiêu quỹ lặt vặt vì những ngời này thờng là những ngời trực tiếp thực hiện việc chi từ quỹ này Bút toán ghi nhận cho việc thiết lập quỹ lặt vặt:
Quỹ lặt vặt (Petty Cash)
- Chi từ quỹ lặt vặt: Khi thực hiện chi tiêu bằng quỹ lặt vặt, ngời quản lý phải lập phiếu chi quỹ lặt vặt để chứng minh, tại thời điểm này kế toán không ghi nhận bút toán.
Khi quỹ lặt vặt gần chi tiêu hết, ngời quản lý lập báo cáo chi quỹ lặt vặt để làm căn cứ bổ sung và ghi nhận bút toán chi phÝ.
Tham khảo mẫu phiếu chi quỹ lặt vặt:
Approved by Received by Đối chiếu nội dung trên với phần hành kế toán tiền trong hệ thống kế toán Việt Nam, có một vài sự khác biệt trong các thủ tục kiểm soát nội bộ và các bút toán ghi nhận liên quan đến tiền mặt Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đều lỗ lực gia tăng các giao dịch thông qua ngân hàng, tuy nhiên số tiền mặt sử dụng trong thanh toán vẫn còn lớn, do đó đa phần các nghiệp vụ liên quan đến tiền hạch toán trực tiếp thông qua tài khoản tiền mặt (TK 111) Cuối tháng, kế toán viên tại các doanh nghiệp thờng đối chiếu sổ sách tại doanh nghiệp về tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112) với bảng sao kê tiền gửi do ngân hàng cung cấp Tuy nhiên, bảng điều hoà tiền gỉ ngân hàng thờng không đợc thiết lậpvà không có bút toán điều chỉnh nào đợc ghi nhận cho đến khi doanh nghiệp nhận đợc các chứng từ liên quan Nguyên tắc tơng xứng thờng bị phá vỡ khi các báo cáo tài chính đợc lập hàng tháng
PHầN BA: THựC TRạNG Và GIảI PHáP HOàN THIệN.
Thực trạng về vấn đề sử dụng vốn bằng tiền ở Việt Nam
Nền kinh tế thị trường Việt Nam đang ở giai đoạn đầu phát triển với tính đa dạng về loại hình hoạt động, về mô hình tổ chức, về sở hữu vốn và phong phú về các dạng hoạt động Bên cạnh đó, Việt Nam đang hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực ngày càng sâu rộng với việc đã và đang là thành viên của tổ chức kinh tế - thương mại thế giới (WTO) đòi hỏi kế toán với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanh nghiệp - phải hòa nhập từng bước với các thông lệ quốc tế về kế toán Vì vậy, Chế độ kế toán doanh nghiệp được biên soạn lại trên cơ sở câc Quyết định, Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung và các hướng dẫn kế toán theo yêu cầu của 26 chuẩn mực kế toán đã được ban hành, công bố đến hết năm 2005
Ngày 20/3/2006, Bộ trưởng Bộ Tài chính ký Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp mới, thay thế Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995. Chế độ kế toán doanh nghiệp mới không phải mới hoàn toàn mà là được biên soạn lại trên cơ sở tôn trọng những nguyên tắc thiết kế, hạch toán đã được quy định tại Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT và các văn bản hướng dẫn sửa đổi bổ sung trong 10 năm qua, đặc biệt là những quy định bổ sung cho việc thực hiện
10 chuẩn mực kế toán được ban hành và công bố đợt 4, 5 Chế độ kế toán doanh nghiệp mới được coi là “chiếc áo rộng nhất”, trong đó, bao hàm đầy đủ các quy định kế toán phản ánh mọi hoạt động kinh tế phát sinh ở các doanh nghiệp, phản ánh các hoạt động đặc thù liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, mô hình hoạt động, sở hữu vốn … của các doanh nghiệp Điểm tiến bộ trước hết cần được ghi nhận là, Chế độ kế toán mới thay thế Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995; Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 và 9 thông tư hướng dẫn về kế toán doanh nghiệp do Bộ Tài chính ban hành từ năm 1997 đến năm 2000 Như vậy, tình trạng một Chế độ kế toán chắp vá do được bổ sung, sửa đổi quá nhiều lần đã được khắc phục Việc ban hành một chế độ kế toán mới thay thế cho 11 văn bản cũ đã tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp và đội ngũ cán bộ kế toán trong việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán
Chế độ kế toán doanh nghiệp mới ban hành đã góp phần tích cực trong việc đưa Luật Kế toán vào cuộc sống.
Từ đó công tác kế toán cũng như việc hạch toán vốn bằng tiền của doanh nghiệp gặp nhiều thuận lợi hơn.
Với những áp lực của xu thế quốc tế hóa nền kinh tế thế giới và sự phát triển nh vũ bão của khoa học công nghệ, vốn kinh doanh trở thành vấn đề sống còn của mọi doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và đi lên trong môi trường cạnh tranh gay gắt nh hiện nay Vai trò của vốn kinh doanh đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng có thể đợc tóm tắt qua nh÷ng ®iÓm chÝnh sau:
Thứ nhất, vốn kinh doanh là tiền đề để các doanh nghiệp có thể thực hiện đợc các hoạt động kinh doanh Khi khởi nghiệp, doanh nghiệp cần có một số vốn ban đầu nhất định để đầu t mua sắm máy móc, trang thiết bị, dự trữ nguyên, nhiên vật liệu, thuê lao động,…
Thứ hai, vốn kinh doanh tạo điều kiện để doanh nghiệp hiệu quả Trớc hết, để duy trì đợc hoạt động kinh doanh bình thờng, số vốn đầu t ban đầu phải đợc quay vòng liên tục và phải đợc bảo toàn sau mỗi chu kỳ luân chuyển Có nh vậy, doanh nghiệp mới có thể tiếp tục mua sắm t liệu sản xuất cho chu kỳ sau Khi doanh nghiệp phát triển, quy mô mở rộng, nhu cầu đầu t chiều sâu sẽ xuất hiện Doanh nghiệp cần cải tạo, đa công nghệ tiên tiến vào quá trình sản xuất, kinh doanh… Để đạt đợc những điều đó, doanh nghiệp phải có một số vốn nhất định. Thứ ba, tiềm lực vốn mạnh sẽ giúp doanh nghiệp khẳng định chỗ đứng trên thị trờng, tạo lợi thế trong cạnh tranh Vốn lớn không những cho phép doanh nghiệp đầu t nhiều cho việc nâng cao chất lợng sản phẩm mà còn là sức mạnh để doanh nghiệp chiếm lĩnh thị trờng.
Thứ t, vốn kinh doanh là công cụ phản ánh, đánh giá sự vận động của tài sản, giám sát quá trình sản xuất kinh doanh. Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, ta có thể biết đợc hiệu qủa của việc quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Một u điểm nữa đó là doanh nghiệp thơng mại có những - u thế hơn hẳn các doanh nghiệp khác trong quá trình sử dụng và quản lý vốn bằng tiền. Ưu điểm trong việc sử dụng vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thương mại được cụ thể như sau:
* Những ưu điểm trong việc sử dụng tiền mặt tại quỹ:
Trong các doanh nghiệp hiện nay phần lớn đều sử dụng mô hình Kế toán quỹ tiền mặt Mô hình kế toán tiền mặt có u điểm là đơn giản, khách quan, (vì hạn chế đợc một số chủ quan trong phân bổ khấu hao, hạch toán doanh thu, chi phí chắn rất cao (do đã thu đợc tiền) nên có lợi trong môi trờng có khủng hoảng kinh tế.
- Tiền có nhiều ưu điểm trong hoạt động thanh toán như thuận tiện trong việc chi tiêu dùng Ở nước ta, do thu nhập bình quân đầu người còn thấp, cho nên người dân luôn phải nắm giữ tiền mặt để thuận tiện trong việc tiêu dùng. Chính điều này đã tạo thói quen nắm giữ tiền mặt của người dân khá phổ biến. Thực trạng ở nhiều nước trên thế giới cho thấy, khi thu nhập bình quân đầu người cao thì tỷ lệ thanh toán bằng tiền mặt cũng giảm dần, bởi những chi tiêu sinh hoạt hàng ngày chiếm tỷ lệ không lớn trong tổng thu nhập Mặt khác, do thị trườngd dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt của các tổ chức ngân hang, tài chính chưa phát triển nên ít các laọi hình dịch vụ thanh toán hoặc nếu có thì cũng chưa thực sự thuận tiện đối với người dân Từ đó có thể thấy được tầm quan trọng của tiền măt trong nền kinh tế Việt Nam hiện nay.
* Những ưu điểm trong việc quản lý và sử dụng ngoại tệ:
Việc thay đổi cơ chế quản lý, điều hành tỷ giá đã tạo quyền chủ động cho các ngân hàng thương mại trong việc tự quy định tỷ giá giữa đồng Việt Nam với các ngoại tệ khác (không phải là USD).
Tỷ giá ngân hàng Nhà nước công bố hàng ngày là tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng, điều này phản ánh tỷ giá của đồng Việt Nam được hình thành trên cơ sở giao dịch trên thị trường và phản ánh tương đối khách quan sức mua của đồng Việt Nam so với ngoại tệ, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp chủ động hơn trong kinh doanh đồng thời vẫn đảm bảo được vai trò kiểm soát của Nhà nước.
Trước đây, do tỷ giá ngân hàng Nhà nước công bố cứng nhắc không thực sự phản ánh quan hệ cung cầu nên nếu thấy giá mua ngoại tệ của các ngân hàng thấp thì các doanh nghiệp mang ngoại tệ ra thị trường tự do bán, ngược lại, nếu mau ngoại tệ của ngân hàng quá khó khăn thì các doanh nghiệp mua trên thị trường tự do.Vì thế, chỉ cần có những biến động nhỏ trong nền kinh tế cũng đủ của các ngân hàng thương mại Hiện nay với cơ chế điều hành tỷ giá mới xuất phát từ cung cầu ngoại tệ giữa các ngân hàng, nên nó sẽ gần gũi hơn với tỷ giá thị trường tự do và như vậynhững biến đọng có thể tạo ra khoản cách giữa tỷ giá thị trường tự do và tỷ giá của các ngân hàng thương mại sẽ khó có thể xảy ra. Với cơ chế điều hành tỷ giá trước đây, vì ngân hàng Nhà nước muốn ổn định, không thay đổi, trong khi đó khả năng cung ứng ngoại tệ của ngân hàng Nhà nước cũng như các ngân hàng thương mại thấp nên nhu cầu ngoại tệ của các doanh nghiệp cũng thường xuyên không được đáp ứng Điều này đã làm cho nhiều doanh nghiệp phải lao đao khi phải đối mặt với các nhu cầu thanh toán đến hạn với nước ngoài Còn với cơ chế điều hành tỷ giá như hiện nay thì bản than tỷ giá nó đã tự điều chỉnh theo quan hệ cung cầu, hay nói cách khác chính nhu cầu của các doanh nghiệp là cơ sở xác định tỷ giá và tại đó cung và cầu đều được thỏa mãn.
Khi tỷ giá không xuất phát từ quan hệ cung cầu thì mỗi lần Nhà nước điều chỉnh tỷ giá đều tạo sức ép tâm lý nặng nề, nhất là khi tỷ giá không được điều chỉnh sẽ tạo ra một bước nhảy đột ngột Nhưng với cơ chế mới, tỷ giá được hình thành theo quan hệ cung cầu, để giữ tỷ giá ổn định hoặc điều chỉnh tỷ giá theo một mục tiêu nào đó, ngân hàng Nhà nước chỉ việc điều chỉnh cung cầu bằng cách bán ngoại tệ ra hoặc mua ngoại tệ vào, và như vậy tất cả đều hết sức tự nhiên, giảm bớt tâm lý hoang mang, dao động.
Trong cơ chế mới, tỷ giá hối đoái không phải được điều chỉnh mà là được hình thành trên thị trường, rõ ràng là nó mềm dẻo hơn, linh hoạt hơn và vì thế nó phù hợp với thông lệ quốc tế, góp phần tăng cường sự hòa nhập của nền kinh tế nước ta vào cộng đồng kinh tế thế giới.
* Những ưu điểm trong việc quản lý và sử dụng Tiền gửi ngân hàng:
Giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện
Để nâng cao hiệu quả của việc sử dụng vốn trong doanh nghiệp cần áp dụng nhiều biện pháp khác nhau Trong đó có thể kể ra một số giải pháp cơ bản sau:
- Sử dụng vốn một cách tiết kiệm, không lãng phí.
- Nâng cao tốc đọ chu chuyển vốn lưu động Cụ thể là doanh nghiệp tăng doanh thu bằng cách doanh nghiệp tổ chức mau hàng tốt, vận chuyển nhanh chóng, sắp xếp mạng lưới hợp lý và thực hiện bán ra tốt.
- Giải quyết tốt quá trình thanh toán.
Vốn bằng tiền là một bộ phận tài sản quan trọng của doanh nghiệp Việc nâng cao hiệu quả của việc sử dụng vốn bằng tiền là một trong những nhân tố quyết định hiệu quả của hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp và do đó quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
Với khả năng sai phạm tiềm tàng đối với khoản mục tiền cao, cùng với nguyên tắc trong quản lý và hạch toán tiền thì kiểm soát nội bộ đối với tiền chỉ hiệu quả trong trờng hợp kiểm soát nội bộ phải đáp ứng đợc các yêu cầu:
- Thu đủ: Tất cả các khoản tiền thu đều phải nộp vào két tiền mặt hoặc vào các tài khoản nngân hàng đúng thời gian theo quy định
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi tiền đều phải đợc thực hiện đúng với mục đích, đợc phê chuẩn và phải đợc ghi chép đúng đắn.
- Duy trì số d tiền hợp lý trên cơ sở từng lọai tiền để đảm bảo khă năng chi trả những nhu cầu kinh doanh cũng nh là khoản nợ đến hạn thanh toán Một tỷ lệ dự trữ hợp lý là cần thiết trong khi dự trữ thiếu hay thừa đều có ảnh hởng không tốt đến hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và có thể
Kiểm soát nội bộ đối với tiền đợc thực hiện rất đa dạng trong mỗi doanh nghiệp khác nhau Tuy nhiên, việc kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền đều hớng vào những điểm cơ bản sau:
- Phân tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ thu, chi tiền với ghi chép sổ sách về tièn, và với chức năng quản lý tiền.
- Tập trung đợc các đầu mối thu tiền Đây là cơ sở cho việc kiểm soát đợc toàn bộ số thu đợc của doanh nghiệp.
- Ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ thu, chi tiền.
- Tăng cờng các giao dịch bằng tiền gửi ngân hàng.
- Đối chiếu số liệu giữa kế toán với bộ phận quản lý tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với tiền đợc thiết kế riêng đối với từng hoạt động cụ thể nh sau:
(a).Đối với hoạt động thu tiền.
Khi thu tiền từ hoạt động bán hàng và cung cấp dich vụ thì việc áp dụng chính sách thu tiền tập trung và phân công cho một nhân viên thực đảm nhận rất phổ biến để ngăn ngừa khả năng sai phạm là vô cùng cần thiết Cùng với bố trí trên thì một thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền chính là việc đánh số trớc đối với các chứng từ thu tiền như phiếu thu, biờn lai nhận tiền,…cũng đợc xem là thủ tục kiểm soát có hiệu quả Đối với các trường hợp bán lẻ hàng hóa, sản phẩm, các thủ tục trên vẫn cần đợc tôn trọng nhng cần phải có các thủ tục khác mang tính đặc trng riêng đối với những nghiệp vụ thu này Cụ thể đối với những nghiệp vụ thu tiền như vậy có thể áp dụng: Hệ thống máy tính tiền tự động để khách hàng có thể nhìn thấy, kiểm tra trong quá trình mua hàng; Phiếu tính tiền phải được in ra cùng với các thông tin về hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng mua đồng thời khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn; Cuối ngày nên tính với kết qủa kiểm kê hàng hóa cuối mỗi ngày hoặc tại thời điểm giao ca Nếu đơn vị không có hệ thống tính tiền tự động thì thủ tục lập báo cáo thu trong ngày, kết hợp với ghi chép từng nghiệp vụ bán hàng là rất ncần thiết để có thể kiểm soát được số tiền thu được từ bán hàng hóa, sản phẩm.
Trong trường hợp thu nợ của khách hàng, thủ tục kiểm soát như cung cấp phiếu thu hoặc biên lai thu tiền là cần thiết Đơn vị phải quản lý chặt chẽ đối với các giấy giới thiệu trong trường hợp thu tiền tại người mua hoặc khi đối chiếu công nợ với khách hàng Trường hợp thanh toán qua ngân hàng hay khách hàng chuyển tiền thanh toán thì kiểm soát đối với giấy báo có và định kỳ đối chiếu công nợ là thủ tục hữu hiệu để ngăn chặn khả năng sai phạm trong những nghiệp vụ này
(b) Đối với hoạt động chi tiền.
Hoạt động chi tiền được phân chia với thu tiền chỉ mang tính chất tương đối khi xem xét thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ này Về cơ bản những thủ tục kiểm soát đối với chi tiền đem lại hiệu quả trong việc ngăn chặn khả năng sai phạm bao gồm:
- Vận dụng triệt để nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn trong chi tiền Khi phê chuẩn thực hiện chi tiền cần dựa trên cơ sở là các văn bản cụ thể về xét duyệt chi tiêu và kiểm soát chi này phải để lại dấu vết trực tiếp.
- Sử dụng chứng từ là phiếu chi phải có số đánh trớc Trong quá trình phát hành, nếu có sai thì phải lu giữ chứng từ sai làm căn cứ cho đối chiếu.
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán.Khi các phơng tiện thanh toán điện tử phát triển thì việc sử dụng các phơng tiện thanh toán điện tử, thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp ích lớn trong việc ngăn chặn và phát hiện khả năng sai phạm trong thanh toán.
- Thực hiện đối chiếu định kỳ với ngân hàng, với nhà cung cấp Đây là thủ tục kiểm soát tốt để phát hiện ra các chênh lệch giữa những ghi chép của bản thân doanh nghiệp với những ghi chép độc lập của bên kia. Để đáp ứng nhu cầu lưu thông tiền mặt, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình trao đổi, thanh toán của nền kinh tế, các doanh nghiệp cần xem xét cac yếu tố sau:
+ Trên cơ sở số dư tồn quỹ của từng mẹnh giá, các laọi tiền ở các ngân hàng Nhà nước, chi nhánh tỉnh, thành phố, ngân hàng Nhà nước trung ương có trách nhiệm xác định lượng tiền cho các chi nhánh Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố xem xét số tiền cho các chi nhánh của các tổ chức tín dụng, kho bạc Nhà nước trên địa bàn mình quản lý để tực hiện chi tiền cho khách hàng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu cho các đơn vị.
+ Trên cơ sở nhu cầu mệnh giá tiền mặt trên từng địa bàn, căn cứ vào đề xuất của các tổ chức tín dụng, kho bạc Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố thực hiện việc phân bổ tiền ra cho các đơn vị dưới quyền. + Trên cơ sở mức độ tăng của sản xuất và trao đổi hàng hóa, các dịch vụ thanh toán trên địa bàn trong thời kỳ xem xét cũng như xu hướng phát triển của chúng trong tương lai.