phân tích hệ thống quản lý nhà thưốc
Trang 1TÀI LIỆU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ THUÔC
Ver 1.0.0
1 Tổng quan hệ thống
1.1 Mô hình triển khai ứng dụng
Quản trị
Máy chủ web Quản lý bán thuốc
Chi nhánh chính
Nhân viên
Chi nhánh
Nhân viên
Chi nhánh
Nhân viên
Chi nhánh
Nhân viên
Chi nhánh
- Quản lý nhân viên
- Xem báo cáo thống kê
-Kết quả kinh doanh
- Xuất hoá đơn
- Lập báo cáo
-Bán hàng
- Xuất, nhập, chuyển hàng
-Bán hàng
- Xuất, nhập, chuyển hàng
-Bán hàng
- Xuất, nhập, chuyển hàng
-Bán hàng
- Xuất, nhập, chuyển hàng
-Bán hàng
- Xuất, nhập, chuyển hàng
-Bán hàng
- Xuất, nhập, chuyển hàng
Hình 1- Mô hình triển khai ứng dụng quản lý bán thuốc
Trang 21.2 Mô hình chức năng quản lý
Quản lý chi nhánh
Quản lý nhà cung cấp
Quản lý hàng hoá
Quản lý bán hàng
Quản lý hóa đơn nhập Quản lý kho
Quản lý khách hàng
Quản lý nhân viên
Phân quyền
Cảnh báo số lượng tồn kho tôí thiểu
Cảnh báo hạn sử dụng
Bán lẻ
Quản lý mã vạch Bán theo hoá đơn
Quản lý cây hàng hoá
Tìm kiếm Báo cáo xuất nhập
tồn
Hệ thống
«uses»
«uses»
«uses»
«uses»
«uses»
«uses»
«uses»
«uses»
«extends» «extends»
«extends»
«uses»
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
Đặt hàng tự động
«extends»
Quản lý công nợ
«extends»
Nhân viên
Quan tri
Báo cáo thống kê
«uses»
Tìm kiếm
«uses»
Chấm công nhân viên
«uses»
Quản lý doanh số
«extends»
Xem nhật ký làm việc nhân viên
«extends»
Hình 2 - Môn hình quản lý
Trang 32 Đặc tả chức năng
2.1 Quản lý chi nhánh
2.1.1 Mô tả
Chi nhánh là đơn vị nhỏ nhất và móc xích trong hệ thống bán thuốc Tại các chi nhánh, thuốc được bán sỉ hoặc lẻ cho người mua Đứng đầu mỗi chi nhánh là người đại diện chi nhánh chịu trách nhiệm quản lý chi nhánh cũng như những vấn đề pháp lý liên quan Các nhân viên thuộc chi nhánh đăng nhập vào hệ thống quản lý bán thuốc để thực hiện tác vụ của mình
UC quản lý chi nhánh giúp người quản trị quản lý danh sách các chi nhánh bán thuốc Người quản trị xem danh sách các chi nhánh hiện có, thêm, xoá, cập nhật thông tin chi nhánh Một chi nhánh khi đang hoạt động thì người quản trị không thể xoá; Để làm được điều này người quản trị phải xoá tất cả thông tin liên quan đến chi nhánh này trước khi loại bỏ một chi nhánh ra khỏi hệ thống
2.1.2 Yêu cầu chức năng
UC này chỉ được sử dụng bởi quản trị hoặc nhân viên có quyền quản trị
2.1.3 Chi tiết chức năng
- Mỗi chi nhánh sẽ được đánh một mã số duy nhất và việc quản lý thông tin chi nhánh dựa trên
mã số này(Ví dụ - DNG-001: Chi nhánh quận Thanh Khê, Đà Nẵng)
- Báo cáo doanh số từng chi nhánh
- Báo cáo xuất, nhập, tồn từng chi nhánh
- Thông tin chi nhánh bao gồm:
Trang 42.1.4 UC Diagram
Xem danh sách chi nhánh
Cập nhật chi nhánh Thêm chi nhánh mới
Xoá chi nhánh Xoá nhiều chi nhánh
«extends» «extends»
«uses»
Tìm kiếm
«extends»
Báo cáo doanh số bán hàng
«extends»
Nhân viên
Hình 1-1: Quản lý chi nhánh 2.2 Quản lý nhà cung cấp
2.2.1 Ý nghĩa
Nhà cung cấp cung cấp nguồn thuốc cho chi nhánh chính- kho chính Từ nguồn của nhà cung cấp này, thuốc được chuyển đến các kho tại các chi nhánh Có thể quản lý nhà quản lý theo nhóm để thuận tiện trong quá trình hoạt động của mình
2.2.2 Yêu cầu chức năng
Quản trị hoặc nhân viên có quyền quản trị được quyền thao tác trên chức năng này
2.2.3 Chi tiết chức năng
- Mỗi nhà cung cấp được quy định với một mã mang tính gợi nhớ để quản lý
- Quản lý danh sách các mặt hàng cung ứng của nhà cung cấp Một nhà cung cấp có thể cung cấp một hoặc nhiều mặt hàng cho nhà thuốc
- Quản lý thông tin công nợ của nhà cung cấp, in báo cáo công nợ
Trang 5- Thông tin nhà cung cấp cần quản lý bao gồm :
11 Người đại diện
12 Số ĐT người đại diện
13 Ghi chú
2.2.4 Mô hình chức năng
Xem danh sách nhà cung cấp
Thêm nhà cung cấp Cập nhật nhà cung
cấp
Xoá nhà cung cấp
Xoá nhiều nhà cung cấp
Thêm khu vực
Thêm nhóm
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
«uses»
«uses»
«uses»
Tìm kiếm
«extends»
Quản lý mặt hàng
NCC
«uses»
Quản lý công nợ
«uses»
In công nợ
«extends»
Nhân viên
Hình 2-1: chức năng quản lý nhà cung cấp
Trang 62.3 Quản lý hàng hoá – Thuốc
2.3.1 Ý nghĩa
Chức năng này có tác dụng dùng để quản lý các tất cả các mặt hàng thuốc mà nhà thuốc có Danh mục thuốc này sẽ giúp người quản lý nắm bắt được các thông tin của thuốc một cách hệ thống và chi tiết Tên các thuốc sẽ được nhập vào trong danh mục thuốc và sẽ được sắp xếp vào từng nhóm ngành hàng tùy theo từng loại thuốc
2.3.2 Yêu cầu chức năng
Quản trị hệ thống hoặc người sử dụng có quyền quản trị
2.3.3 Chi tiết chức năng
- Người quản trị có thể thêm mới, sửa, xóa, trợ giúp, in danh sánh, in báo giá, thay đổi giá thuốc hiện có trong hệ thống Lập số tồn kho giới hạn của từng loại thuốc
- Cập nhật hạn sử dụng thuốc
- Chương trình hỗ trợ in mã vạch trong quá trình nhập liệu
- Chương trình hỗ trợ cập nhật nhanh giá thuốc tại một thời điểm
- In danh sách thuốc và in báo giá thuốc
- Thông tin thuốc cần quản lý:
Trang 72.3.4 Mô hình chức năng
Thêm nhanh nhóm
thuốc
Xem danh sách hàng hoá
«uses»
«uses»
Thêm hàng thuốc
Cập nhật thuốc
Tìm kiếm
Xoá nhiều lựa chọn
Tin danh sách
Tin báo giá
In mã vạch
Cập nhật giá
Xem lượng thuốc nhập
Xem lượng thuốc xuất
«uses»
«uses»
«uses»
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
Nhân viên
Hình 2-1 : Quản lý thuốc 2.4 Quản lý khách hàng
2.4.1 Ý nghĩa
Chức năng này dùng để quản lý khách hàng ở từng chi nhánh Khác hàng có thể là lẻ hoặc sỉ Mục tiêu của chức năng này nhàm giúp các đại lý quản lý khách hàng của mình tốt hơn Có những chính sách đối với những khách hàng truyền thống hoặc tương tự
2.4.2 Yêu cầu chức năng
Quản trị hoặc nhân viên có quyền quản trị được phép sử dụng chức năng này
2.4.3 Chi tiết chức năng
- Thêm, cập nhật, xoá sửa thông tin khách hàng In danh sách khách hàng
- Xem lịch sử mua hàng của khách hàng, thống kê từng mặt hàng mà khách hàng đã mua
- Xem công nợ khách hàng, thông báo nợ khách hàng theo từng tháng
- Giới hạn công nợ khách hàng, giới han số tiền theo tháng
- Báo cáo, thống kê công nợ khách hàng
Trang 8- Thông tin quản lý khách hàng bao gồm:
10 Ngân hàng giao dịch
2.4.4 UC diagram
Xem danh sách khách hàng
Thêm khách hàng
Câp nhật khách hàng
Xoá 1 khách hàng
Xoá nhiều khách hàng
Thêm khu vực/Tỉnh
thành Thêm nhóm
«extends»
«extends»
«extends»
«extends»
«uses»
«uses»
«uses»
Tìm kiếm
«extends»
Quản lý mặt hàng
NCC
«uses»
Quản lý công nợ khách hàng
«uses»
In công nợ
«extends»
Nhân viên
Hình 2-2: UC diagram
Trang 92.5 Quản lý kho
2.5.1 Ý nghĩa
Quản lý kho áp dụng mo hình tập trung và phân bố theo mạng ở các chi nhánh Với việc quản lý
dữ liệu tập trung tại kho trung tâm và phân bổ tại các kho chi nhánh tạo ra một mô hình khép kín trong việc quản lý việc nhập hàng, xuất hàng và chuyển hàng qua lại giữa các kho; Điều này giúp tối ưu và thuận tiện trong công tác quản lý
2.5.2 Yêu cầu chức năng
- Quản trị viên hoặc nhân viên có quyền quản trị có quyền quản lý thông tin kho, phân quyền người quản lý kho
- Nhân viên, thực hiện các công việc nghiệp vụ quản lý kho
2.5.3 Chi tiết chức năng
2.5.3.1 Quản trị
- Phân quyền quản lý kho Chức năng này cho phép quản trị chỉ định từng quyền cụ thể cho một nhân viên kho Quyền này bao gồm : Cho phép nhập khó, xuất kho, chuyển kho, in thẻ kho, xem xuất nhập tồn
- Điều chỉnh số lượng kho cân đối
- Quản lý thông tin kho; Thêm, xoá, sửa và tìm kiếm kho
- Lập phiếu xuất kho
- Lập đơn hàng, trong chức năng này có tích hợp chức năng lập đơn hàng tự động giúp người sử dụng liệt kê các mặt hàng đã cạn hoặc đã chạm ngưỡng giới hạn cho phép
- Thực hiện các yêu cầu báo cáo :
o Báo cáo phiếu nhập kho, xuất kho, chuyển kho
o Báo cáo các đơn đặt hàng
o Báo cáo điều chỉnh số lượng kho
o Báo cáo hạn sử dụng mặt hàng Cho phép báo cáo danh sách các mặt hàng sắp hoặc đã hết hạn để giúp quản lý có những điều chỉnh cần thiết
Trang 10- Thông tin khó quản lý bao gồm:
2.5.4 Mô hình nghiệp vụ
Quản lý kho
Thêm kho
xoá kho Cập nhật
Xem danh sách kho
«uses»
«extends»
«extends» «extends»
«uses»
Phân quyền quản lý kho nhân viên
«uses»
Điểu chỉnh số lượng kho cân đối
«uses»
Quan tri
Hình 2-1: Chức năng quản trị trong quản lý kho
Trang 11Nhân viên
Lập phiếu xuất kho
Lập phiếu nhập kho Lập phiếu chuyển
kho
«uses»
«uses»
«uses»
Lập đơn đặt hàng
Lập đơn hàng tự động
«extends»
«uses»
Xem xuất-Nhập-Tồn
«uses»
Hình 2-2: Chức năng nhân viên trong quản lý kho 2.6 Quản lý bán hàng
2.6.1 Ý nghĩa
Hỗ trợ việc bán thuốc tại các chi nhánh; Quản lý tốt các nghiệp vụ bán hàng, quản lý hàng tồn kho,công nợ khác hàng… và các nghiệp vụ bán hàng khác
Với chức năng hoạt động trên website, chương trình hỗ trợ quản lý bán hàng theo chuỗi cửa hàng- chi nhánh Đây là giải pháp tối ưu trong quản lý bán hàng trực tuyến hiện nay
2.6.2 Yêu câu chức năng
- Nhân viên đăng nhập hệ thống để thực hiện các nghiệp vụ bán hàng ở từng chi nhánh
- Quản trị đăng nhập hệt thống để quản lý các nghiệp vụ, theo dõi chứng từ…
2.6.3 Chi tiết chức năng
- Xuất bán thuốc Chức năng này dung để xuất hoá đơn bán thuốc cho khách, hoá đơn có thể là hoá đơn bán lẻ (đối với khách lẻ) hoặc hoá đơn VAT đối với khách mua sỉ
- Nhập hàng khách trả Ở một số lý do nào đó mà khách hàng phải trả lại thuốc thì chức năng này cung cấp cơ chế quản lý thuốc phải trả lại
- Lập phiếu thu Thực hiện thu công nợ từ phía khách hàng
- Lập phiếu chi Thực hiện trả công nợ cho nhà công cấp
- Quản lý số công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp đầu kỳ Nhập tồn quỹ và theo dõi quỹ
Trang 122.6.4 Mô hình nghiệp vụ
Nhân viên
Xuất thuốc bán
«uses»
Tạo hoá đơn xuất Sao lưu hoá đơn
«extends» «extends»
Lưu hoá đơn Huỷ hoá đơn
«extends» «extends»
Nhập hàng khách trả
«uses»
Lập phiếu thu
«uses»
Lập phiếu chi
«uses»
Báo cáo bán hàng
«uses»
Bắt đầu phiên bán hàng
Kết thúc phiên bán hàng «uses»
«uses»
Hình 2-3 – Nghiệp vụ bán hàng 2.7 Các tính năng khác
- Trong quá trình vận hàng hệ thống, hệ thống sẽ cảnh báo cho người sử dụng và quản trị (Qua e-mail hoặc hội thoại tại tài khoản cá nhân) ở những điểm sau:
o Số lượng thuốc trong kho chạm ngưỡng tối thiểu
o Liệt kê danh sách thuốc sắp hoặc đã quá hạn sử dụng
o Những cách báo khác do người dùng tuỳ chọn
3 Tính năng hệ thống
Hệ thống được cài đặt trên mô hình web application ASP.NET MVC3, SQL 2008, Reporting Service
Với mô hình này cho phép người quản trị có thể theo dõi quản lý nghiệp vụ của chuỗi cửa hàng kinh doanh thuốc , xem báo cáo tổng hợp từng chi nhánh thông qua internet
Cấu hình yêu cầu :
o NET Framework 4.0 RC2
o IIS 7.0
o MS SQL Server 2008
o Reporting Service 2008
