Hệ thống thông tin quản lý - Chương 5

Hệ thống thông tin quản lý

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

Giảng viên: ThS Lê Thị Ngọc Diệp

Điện thoại/E-mail: 0912171969/ ngocdiepvphv@yahoo.com

Bộ môn: Kinh tế - Khoa QTKD1

CHƯƠNG 5 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG

I HTTT quản lý văn phòng

II HTTT xử lý giao dịchIII HTTT sản xuất kinh doanh

IV HTTT tài chính kế toán

V HTTT quản trị nguồn nhân lực

VI HTTT Marketing

Với mỗi HTTT quản lý chức năng:

- Khái niệm và các chức năng chính

- Phân loại các HTTT: lưu ý rằng không có sự phân chia ranh giới rõ rệt giữa các mức quản lý

+ HTTT tác nghiệp thường cung cấp các dữ liệu chi tiết liên quan đến các quá trình giao dịch

+ HTTT chiến thuật và chiến lược cung cấp các thông tin tổng hợp từ các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài tổ chức, thực hiện xử lý không những các dữ liệu khách quan

mà cả những dữ liệu chủ quan

- Các phần mềm: PM chung và PM chuyên dụng

I HTTT QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

HTTT quản lý văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của tổ chức, là một trong những ứng dụng phổ cập nhất của HTTT quản lý

Mục đích chính là làm cho các công việc của tổ chức được thực hiện một cách:

-có hiệu lực

-có hiệu quả

-được kiểm soát

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG

Các chức năng

xử lý và kiểm tra

HTTTVĂN PHÒNG

- Văn bản đến

- Tài liệu, thư từ…

- Đăng ký phương tiện đi

lại; đăng ký lịch họp, hội

thảo, hội nghị…

- Thông tin giao việc

Thông tin vào

- Văn bản đi

- Báo cáo tổng hợp, thống kê…

- Trả lời các yêu cầu

- Lịch công tác

- Giấy mời họp…

CSDL Văn phòng

Thông tin ra

Các chức năng chính của HTTT quản lý Văn phòng

- Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)

- Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói…

- Quản lý tin tức nội bộ

- Quản lý công việc

- Quản lý hồ sơ lưu trữ

- Quản lý quy trình làm việc

- Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm)

- Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm)

- Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân

- Quản lý văn phòng phẩm

- …

Các công nghệ văn phòng:

- Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa

+ các loại máy in + các loại máy fotocopy

- Các hệ thống máy fax và máy quét

- Hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử

- Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử

+ Điện thoại hội nghị+ Cầu truyền hình+ Hội nghị internet

- Phần mềm chuyên dụng: được thiết kế để thực hiện các

chức năng quản lý văn phòng

Ví dụ:

+ Phần mềm PORTAL OFFICE (trước là S-OFFICE)

của Công ty Giải pháp Phần mềm Việt (VSS)

+ HTTT điều hành AIS của Công ty CP Viễn thông – Tin học Bưu Điện (CT-IN);

+ Phần mềm eDocman của Công ty TNHH Giải pháp phần mềm CMC (phân hệ “eDocman quản lý văn bản và hồ

sơ công việc”)

Quản lý tin nhắn nội bộ

Quản lý sản phẩm

Quản lý hình ảnh

Quản lý danh bạ cá nhân

Thiệp điện tử(Greeting

 Quản lý công văn

Xử lý hồ sơ công việc

Quản lý công việc

Xử lý yêu cầu (HelpDesk)

II HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

- HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD

- Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động của tổ chức

- Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản

lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị

nhân sự, HTTT tài chính kế toán, HTTT marketing…

HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

Xử lý:

- Theo lô

- Theo thời gian thực

Quy trình xử lý giao dịch:

Bước 1: Thu thập số liệu

- Thu thập tự động bằng các Terminal (thiết bị đầu cuối liên lạc với bộ xử lý trung tâm) được bố trí tại các điểm xuất hiện

thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý

- Trao đổi tài liệu (đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa

đơn giao hàng…) giữa máy tính của các đối tác thương mại (giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…) qua mạng thông tin điện tử

Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL

- Xử lý các thông tin đã thu thập được và cập nhật CSDL

- Thường áp dụng hai phương pháp:

♦ Xử lý theo lô: số liệu giao dịch được tích lũy trong một

khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự

♦ Xử lý theo thời gian thực: số liệu giao dịch được xử lý

ngay lập tức và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng

→ còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp

Bước 3: Phân phối tài liệu và lập báo cáo

Các HTTT xử lý giao dịch:

- Các hệ thống XLGD bên trong tổ chức như:

+ Hệ thống quản lý tiền lương, + Hệ thống quản lý tiền mặt, + Hệ thống quản lý giờ giảng của giảng viên…

- Các hệ thống XLGD với khách hàng bên ngoài tổ chức:

+ Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, + Hệ thống đặt phòng khách sạn, + Hệ thống mua bán chứng khoán,

PHẦN MỀM TIỀN LƯƠNG MASTER-PRM

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

VÀ TỔNG HỢP CÔNG

TÍNH LƯƠNG

BÁO CÁO THÁNG

BÁO CÁO QUÝ NĂM

QUẢN TRỊ

HỆ THỐNG

DANH MỤC NGHIỆP VỤ - CHỨC NĂNG của MASTER - PRM :

1 CẬP NHẬT DANH SÁCH LAO ĐỘNG

• Cập nhật hồ sơ nhân viên

• Cập nhật các mức lương và chế độ liên quan lương

3 TÍNH LƯƠNG

• Tính lương thời gian • Tính lương sản phẩm

4 BÁO CÁO THÁNG

• Phiếu lương nhân viên • Bảng thanh toán lương

• Bảng thanh toán trợ cấp • Bảng thanh toán tiền ngoài giờ

• Danh sách nhân viên đóng thuế thu nhập

• Danh sách thưởng Lễ, Tết

• Thống kê nghỉ phép • Danh sách nghỉ không lương

• Bảo hiểm xã hội • Danh sách LĐ nộp BHXH

• Danh sách LĐ nộp BHYT

• Danh sách LĐ nghỉ phép năm

5 BÁO CÁO QUÝ NĂM

• Danh sách LĐ nộp BHXH • Danh sách LĐ nộp BHYT

• Bảng đối chiếu nộp BHXH • Bảng đối chiếu nộp BHYT

• Chi trợ cấp ốm đau, thai sản • Thống kê ngày nghỉ

• Tổng hợp lương năm • Tổng hợp quyết toán thuế

• Tổng hợp thưởng năm thu nhập năm

• Tổng hợp phép hàng năm • Tổng hợp phụ cấp năm

• Tổng hợp nghỉ không phép năm • Tổng hợp ngày công năm

6 QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

• Khai báo, cập nhật các danh mục hệ thống

• Phân quyền sử dụng các phân hệ chức năng cho người sử dụng

• Lưu trữ và phục hồi dữ liệu

III HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH

- Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức,

điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng

quản lý khác đối với các hệ thống SXKD

- Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm

- Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý

nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm

Các chức năng cơ bản:

- Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình SX

- Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng

- Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX

- Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất

- Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ

- Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh

- Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất

- Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất

- Kế hoạch chiến lược

Thông tin vào

- Báo cáo kiểm tra chất lượng

Thông tin ra HTTT QUẢN LÝ

SẢN XUẤT KINH DOANH

Phân loại HTTT quản lý SXKD:

- Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản

phẩm, kiểm tra chất lượng)

- Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX

- Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện

SX mới, đầu tư vào công nghệ SX mới…

Mức tác nghiệp:

- HTTT mua hàng: quản lý mua – nhận hàng, công nợ phải trả, quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu, chọn nhà cung

cấp, đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng

- HTTT giao hàng: cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống

hàng tồn kho và công nợ phải thu

- HTTT quản lý chất lượng: chất lượng sản phẩm, chất

lượng các tiến trình sản xuất

- HTTT kế toán chi phí giá thành: giúp kiểm soát được chi

phí sản xuất và việc phân bổ các nguồn lực sản xuất

Mức chiến thuật:

- HTTT quản lý hàng dự trữ (hàng tồn kho): nhằm giảm tối

đa chi phí lưu kho trong khi vẫn duy trì được tồn kho đủ để

đáp ứng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu

có thành phẩm để bán

Hai cách cơ bản: Xác định mức tồn kho an toàn RL hoặc mức đặt hàng kinh tế EOQ

Một số HTTT q/l hàng dự trữ cụ thể:

+ HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP

(Material Requirement Planning)

+ HTTT dự trữ đúng thời điểm JIT (Just – In – Time)

- HTTT lập kế hoạch SX (điều độ SX): sắp xếp các công việc theo trình tự hợp lý, xác định rõ ai/ bộ phận nào làm, thời điểm bắt đầu và kết thúc, ước lượng mức độ nguồn lực để

thực hiện tất cả các công việc…

- HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm: thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu được từ quá trình khảo sát

khách hàng hoặc HTTT nghiên cứu thị trường Hai phương pháp:

+ Thiết kế sản phẩm mới một cách chủ động và sáng tạo + thiết kế sản phẩm theo hướng lắp ráp từ các mô-đun đã

Mức chiến lược:

- HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh: dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng bên trong và bên ngoài tổ chức

- HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ: xác định và

đánh giá lợi thế chiến lược của các công nghệ mới, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn.

- HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm: có thể tự sản xuất hoặc có thể mua các phụ kiện từ một nhà cung cấp khác, chỉ lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm…

- HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp mới: dựa vào nhiều

nguồn thông tin đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức

+ Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh.+ Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer –

IV HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

- Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức

- Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác

- Bao gồm hai phân hệ:

+ Phân hệ tài chính+ Phân hệ kế toán

- Kế hoạch chiến lược

CSDL Tài chính

Thông tin ra

HTTT QUẢN LÝTÀI CHÍNH

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Các chứng từ kế toán Các tệp số liệu chi tiết

Các tệp số liệu tổng hợp định kỳ

(tuần, tháng, quí, năm )

Báo cáo tài chính

Sổ sách kế toán

Lập chứng từ Cập nhật chứng từ vào máy Tổng hợp số liệu định kỳ

Lập báo cáo

Quy trình xử lý

nghiệp vụ kế toán

tự động hóa

Các HTTT Tài chính – Kế toán

Được phân theo 3 mức quản lý

- Các HTTT kế toán thường ở mức tác nghiệp

- Các HTTT tài chính thường ở mức chiến thuật và chiến lược

♦ Mức tác nghiệp

- Là các HTTT kế toán có chức năng ghi chép, theo dõi, đo lường và giám sát mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức

- cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý

- Các HTTT kế toán điển hình:

+ Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương+ Kế toán tài sản cố định

+ Kế toán hàng tồn kho+ Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm+ Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm

+ Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu+ Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả+ Kế toán quá trình kinh doanh

+ Kế toán đầu tư – XDCB+ Kế toán các loại nguồn vốn+ Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính)

♦ Mức chiến lược:

- Các HTTT tài chính mức chiến lược liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức

- Liên quan đến nhiều loại dòng thông tin:

+ Thông tin nội bộ tổ chức

+ Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương lai

+ Các dự báo về tương lai của tổ chức

- Các HTTT điển hình:

+ HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp+ Các HTTT dự báo dài hạn

Các phần mềm tài chính – kế toán

Phần mềm đa năng:

+ Phần mềm bảng tính

+ Phần mềm thống kê và dự báo

+ Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo

+ Các hệ thống kiểm toán và an toàn tự động hóa

Phần mềm chuyên dụng:

+ Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS

(Interactive Financial Planning System), “Managing your

money” – MYM

Phần mềm Kế toán Hành chính sự nghiệp MISA Mimosa.NET 2009

Các chức năng:

Cập nhật mẫu biểu kho bạc theo Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC

Theo dõi chặt chẽ quy trình nhận, rút, đối chiếu dự toán tại Kho bạc.

Theo dõi chi tiết tiền mặt đến từng quỹ mà không phải mở tiết khoản.

Yheo dõi số tồn quỹ tại bất kỳ thời điểm nào.

Dễ dàng thực hiện đối chiếu số liệu với Ngân hàng Cho phép theo dõi chặt chẽ tiền đang chuyển

Cho phép lựa chọn nhiều phương pháp tính giá xuất kho

Theo dõi chi tiết từng TSCĐ theo từng P.ban

Tự động lưu nhật ký về sự điều chuyển TSCĐ

Tự động tính hao mòn chi tiết đến từng TSCĐ

Chấm công, tự động tính lương, BHXH, BHYT và khấu trừ thuế TNCN.

Hỗ trợ theo dõi trả lương và thanh quyết toán tiền lương chi tiết theo từng cán bộ

Theo dõi chặt chẽ quy trình mua hàng từ khâu lập hóa đơn cho đến khâu thanh toán.

Theo dõi công nợ phải thu chi tiết theo từng hóa đơn, từng khách hàng.

Cho phép in lệnh chuyển tiền trả lương qua tài khoản thẻ ATM.

Theo dõi công nợ phải trả theo từng hóa đơn, từng nhà cung cấp.

Tuân thủ hướng dẫn về Luật quản lý thuế.

Cho phép xuất khẩu các bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra… để nhập khẩu vào chương trình Hỗ trợ kê khai của Tổng cục Thuế.

Tự động hạch toán các bút toán kết chuyển số dư cuối năm và quyết toán số dư đầu năm.

Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, cuối kỳ chương trình sẽ tự động kết chuyển chênh lệch thu chi và lên các báo cáo tài chính, quản trị

Cho phép khóa sổ kế toán cuối kỳ.

V HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING

Có tác dụng hỗ trợ chức năng Marketing: thu thập dữ liệu của các hoạt động marketing, xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin marketing trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định:

- Xác định khách hàng tiềm năng, nhu cầu và sở thích của khách hàng

- Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới

- Định giá cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ

- Xúc tiến bán hàng

- Phân phối sản phẩm đến khách hàng…

- Kế hoạch chiến lược

- Chính sách kinh doanh

- Dữ liệu giao dịch

marketing

- Dữ liệu từ bên ngoài

Thông tin vào

- Nghiên cứu Marketing

- Báo cáo bán hàng

- Chính sách phân phối

- Chính sách phát triển sản phẩm, giá cả…

CSDL Marketing

Thông tin ra

HTTT MARKETING

Các HTTT Marketing

♦ Mức tác nghiệp gồm các hệ thống hỗ trợ bán hàng, cho

phép các nhân viên bán hàng tăng năng suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng và mang lại những lợi ích khác cho tổ chức:

+ HTTT khách hàng tiềm năng (Prospect), + HTTT liên hệ với khách hàng,

+ HTTT bán hàng từ xa, + HTTT theo dõi bán hàng, + HTTT thư trực tiếp,

+ Hệ thống hỏi đáp/ khiếu nại

♦ Mức chiến thuật:

- Hỗ trợ quản lý và kiểm tra lực lượng bán hàng, xây dựng các chiến dịch bán hàng, quảng cáo và khuyến mại, giá cả, phân phối hàng hoá và dịch vụ…

- Một số hệ thống điển hình

+ HTTT quản lý bán hàng+ HTTT xây dựng kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi+ HTTT xác định giá thành sản phẩm

+ HTTT thiết lập hệ thống kênh phân phối

♦ Mức chiến lược:

- Hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhất, bao gồm:

+ Phân đoạn thị trường; Lựa chọn thị trường mục tiêu.+ Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới

để có thể thoả mãn được nhu cầu của khách hàng

+ Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm của tổ chức

- Một số hệ thống điển hình

+ HTTT dự báo bán hàng+ HTTT lập kế hoạch phát triển sản phẩm

♦ Mức chiến thuật và chiến lược:

Có hai hệ thống cung cấp các thông tin quan trọng, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở mức chiến thuật và chiến lược: + HTTT nghiên cứu thị trường

+ HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh