Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2

Hệ thống thông tin quản lý

Phần 2 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTT

CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ

CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC

HTTT QUẢN LÝ

Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình xây dựng, thiết kế một HTTT quản lý

Chương này sẽ trình bày các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT

Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa HTTT tiêu biểu

Chương 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các nội dung chính:

I Khái niệm và mục tiêu phân tích HTTT

II Phương pháp luận trong phân tích HTTT

III Quy trình phân tích HTTT

I KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU

PHÂN TÍCH HTTT

Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức

Mục tiêu: tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có, từ đó:

- đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới

- loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp

Người thực hiện: nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các

lĩnh vực chuyên môn và có người am hiểu về tổ chức hiện tại.

II PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HTTT

Một số phương pháp luận cơ bản:

1 Phương pháp tiếp cận hệ thống

2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa

3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc

1 Phương pháp tiếp cận hệ thống

Yêu cầu: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với

các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài.

Khi phân tích HTTT: xem xét tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức → phân chia thành các phân hệ hoặc lĩnh vực → từng phân hệ/ lĩnh vực tiếp tục chia thành các vấn đề cụ thể

Đây là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể - Top

2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng

đến mô hình hóa

Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự:

phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin

→ mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình thông

tin ma trận

Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết

nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng

2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng

đến mô hình hóa

Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức”

Quản lý tài chính

Quản lý vốn đầu tư

Phân bổ vốn đầu tư

Quản lý các dự án

Lập

kế hoạch ngân sách Quản lý

Kế hoạch dài hạn

Kế hoạch ngắn hạn

Phân bổ ngân sách

Sử dụng ngân sách

2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng

đến mô hình hóa

Mô hình dựa trên 3 yếu tố cơ bản:

- Nội dung thông tin mà mô hình cần diễn đạt cho người đọc

- Hình thức mang nội dung thông tin đến người đọc

- Kiến thức cần thiết được quy ước trước giữa người đọc và người

tạo ra mô hình, để người đọc tiếp thu được trọn vẹn ngữ nghĩa của

mô hình

2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng

Chức năng

Z

Dòng 2Dòng 1

Dòng 3

Dòng 4

Dòng 5

2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng

đến mô hình hóa

Mô hình có 2 đặc tính quan trọng:

- tính hoàn chỉnh (completeness): các đối tượng (thành phần) liên

kết trong mô hình được mô tả đầy đủ

- tính nhất quán (consistency): không có sự không phù hợp nào

còn hiện diện trong mô hình

3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc

Nhà phân tích phải dùng một tập hợp các công cụ và kỹ thuật để

mô tả hệ thống

Một số các mô hình được sử dụng:

- Sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagrams – BFD)

- Các sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagrams – DFD)

- Các mô hình dữ liệu (Data Models – DM)

- Ngôn ngữ có cấu trúc (Structured Language – SL)

III QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HTTT

Việc thực hiện phân tích HTTT bao gồm các công đoạn sau đây:

1 Thu thập thông tin về tổ chức, hệ thống quản lý và HTTT

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD)

3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

4 Lập báo cáo phân tích HTTT

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống nhằm

có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất

Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm:

- Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động

- Các thông tin về bản thân tổ chức đó

- Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Một số phương pháp thu thập, khảo sát thông tin:

- Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

- Quan sát hệ thống (Observational research)

- Phỏng vấn (Interview)

- Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires)

- Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design)

- Làm mẫu (Prototyping)

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

- Thường được áp dụng đầu tiên

- Nhằm thu nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống

- Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Các thông tin cần nghiên cứu:

♦ Môi trường của HTTT hiện tại:

- Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức

- Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật

♦ Các thành phần của hệ thống:

- Hoạt động của hệ thống

- Thông tin vào, thông tin ra

- Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Đề án: ……….

BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG Người thực hiện: ………

Chủ đề nghiên cứu: ………

Thời gian: ……… Địa điểm: ………

Mục tiêu nghiên cứu: ……….

Nội dung nghiên cứu: - Hoạt động của hệ thống: ……….

-Thông tin vào của hệ thống: ………

-Thông tin ra của hệ thống: ………

- Quá trình xử lý thông tin: ……….

-Cơ sở dữ liệu của hệ thống: ………

- … Tóm tắt chung: ………

Đánh giá tổng quát: ……….

Ngày … tháng … năm …

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

b/ Quan sát hệ thống

Thường được áp dụng khi phân tích viên hệ thống muốn biết những thông tin không thể thu thập được trong các phương pháp khác

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

- Người bị quan sát thường thay đổi thói quen, cách làm việc…

- Tốn thời gian ngồi quan sát

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Những điều lưu ý khi phỏng vấn:

- Chú ý lắng nghe, tỏ ra quan tâm đến ý kiến, nét mặt, cử chỉ, dáng điệu của người được phỏng vấn

- Thiết lập quan hệ hợp tác, đúng mực trong quá trình phỏng vấn

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Phỏng vấn cá nhân là tiếp xúc với từng người để đặt câu hỏi và

tìm thông tin trong câu trả lời

Ưu điểm:

- Người phân tích viên có cơ hội hỏi thêm

- Biết được thái độ và trách nhiệm của người được phỏng vấn về các vấn đề được hỏi.

Nhược điểm:

- Có thể xuất hiện mâu thuẫn ý kiến giữa những người được phỏng vấn

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Phỏng vấn nhóm là phỏng vấn nhiều người cùng một lúc qua

cuộc họp, hội thảo

Ưu điểm:

- Gia tăng sự trao đổi thảo luận

- Hạn chế quan điểm cá nhân và mâu thuẫn giữa các câu trả lời

- Ít tốn thời gian

Nhược điểm:

- Khó thu xếp cho cuộc phỏng vấn

- Có hạn chế chung của các cuộc họp

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

d/ Sử dụng phiếu điều tra

Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học

Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu

Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như:

+ cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, + cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Việc thiết kế phiếu điều tra:

- Có vai trò quyết định

- Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây:

+ Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết+ Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng)

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

Phiếu điều tra thường có các phần sau:

- Phần tiêu đề: mô tả mục đích và nguyện vọng được các đối

tượng điều tra cộng tác trong việc trả lời các câu hỏi

- Phần định danh đối tượng điều tra: tên, tuổi, giới tính, nghề

nghiệp, chức vụ, …

- Phần nội dung các câu hỏi: liệt kê các câu hỏi liên quan đến nội

dung thông tin cần thu thập

- Phần kết thúc: bày tỏ lời cảm ơn của người điều tra, họ tên và

chức vụ người chủ trì cuộc điều tra

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)

- Tổ chức các cuộc họp chuyên sâu dạng chuyên đề

- Có sử dụng các phương tiện hỗ trợ hội nghị (nghe, nhìn, trao đổi ý kiến, demo, ghi chú)

- Cấu trúc:

+ Trình tự: đặt vấn đề, thảo luận, chọn giải pháp, kết luận.

+ Vai trò trong hội nghị: người chủ trì, người gợi ý, thư ký.

+ Tham gia: người sử dụng hệ thống (đặt yêu cầu), người phát triển

hệ thống (đưa phương án giải quyết), người quản lý (đánh giá khả thi

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

e/ Phương pháp thảo luận chuyên đề (Joint Application Design)

Mục đích: gia tăng các ý kiến thảo luận một cách có kiểm soát để đưa đến giải pháp tốt nhất cho vấn đề cần phải giải quyết

Ví dụ: để tránh tâm lý ngại phát biểu trái ý với lãnh đạo, JAD đưa ra phương pháp che giấu tên và ý kiến được hiển thị dạng text trên màn chiếu trong cuộc họp

Những người ở xa vẫn tham gia được qua mạng, hoặc truyền hình Phương pháp này cho kết quả rất tốt, nhưng chi phí khá tốn kém vì thời gian kéo dài và số lượng người tham dự đông

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping)

- Sử dụng mẫu (như chương trình “demo”) → người sử dụng có thể hiểu được cách xử lý các công việc → góp ý để sửa lại “cho đúng”

- Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần, người phát triển hệ thống sẽ hiểu rõ mong muốn của người sử dụng

→ bản demo ngày càng chi tiết và hướng đến thỏa mãn hoàn toàn mong muốn của người sử dụng

1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích

f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping)

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

(Business Funtion Diagram)

Khái niệm: Sơ đồ BFD là mô hình mô tả các chức năng nghiệp vụ

của một tổ chức, các mối quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài của các chức năng đó.

Sơ đồ BFD - xác định hệ thống làm gì

- không quan tâm hệ thống làm như thế nào

Ý nghĩa của sơ đồ BFD:

- Cho phép xác định các chức năng của một tổ chức

- Cho biết được vị trí của mỗi công việc trong toàn bộ hệ thống

- Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Quy trình xây dựng sơ đồ BDF:

Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức

với những thành phần sau:

- Tên chức năng

- Mô tả chức năng

- Đầu vào của chức năng (dữ liệu)

- Đầu ra của chức năng (dữ liệu)

Bước 2: Mô tả hoạt động của các chức năng dưới dạng văn bản Text

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Mỗi bước của quy trình đều xuất phát từ mô hình nghiệp vụ (mô

tả các chức năng một cách tổng quát), sau đó là sơ đồ phân rã chức

năng (mô tả sự phân chia các chức năng thành các chức năng nhỏ

hơn trong hệ thống theo cấu trúc hình cây)

Các nguyên tắc phân rã chức năng:

- “thực chất”: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận

thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã nó

- “đầy đủ”: Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực

tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức trên đã phân rã

ra chúng

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Các ký pháp dùng để vẽ sơ đồ BFD:

- Hình chữ nhật có tên bên trong để mô tả một chức năng

- Các đoạn thẳng gấp khúc hình cây mô tả mối liên kết giữa các chức năng

Tên chức năng

Tên chức năng con

Tên chức năng con

Tên chức năng con

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Ví dụ 1: Phòng tín dụng của Ngân hàng Công thương có nhiệm

vụ chính là Cho vay và Thu nợ

Khi khách hàng đến vay tiền, bộ phận Cho vay phải nhận đơn vay của khách hàng, sau đó duyệt đơn xem có đủ điều kiện cho vay không rồi chuyển sang bộ phận trả lời đơn Bộ phận trả lời đơn sẽ trả lời khách hàng là từ chối hay đáp ứng cho vay, nếu đáp ứng thì cho vay và ghi vào Sổ nợ

Khi khách hàng đến trả tiền, dựa vào sổ nợ, bộ phận Thu nợ phải xác định kỳ hạn trả cho từng khách hàng Nếu trả trong hạn thì chuyển sang bộ phận Xử lý trong hạn, nếu ngoài hạn thì chuyển sang

bộ phận Xử lý ngoài hạn Cả hai bộ phận đều phải ghi vào Sổ nợ

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Sơ đồ BDF quản lý tín dụng tại Ngân hàng Công thương:

Quản lý tín dụng

2 Thu nợ 2.1 Xác định kỳ hạn 2.2 Xử lý trong hạn 2.3 Xử lý ngoài hạn

1 Cho vay 1.1 Nhận đơn 1.2 Duyệt vay 1.3 Trả lời

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Ví dụ 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với mặt

hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh Công ty có nhiều cửa hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước

Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải Tìm kiếm thị trường Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng

Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, sau

đó giới thiệu sản phẩm cho khách hàng

Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận phương thức thanh toán và phương thức giao hàng

Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của

2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh

Sơ đồ BDF quản lý bán hàng của Công ty X

Quản lý bán hàng

Tìm kiếm thị trường

Quảng cáo sản phẩm Giới thiệu

Ký kết hợp đồng

Giao hàng

Thỏa thuận PT thanh toán Thỏa thuận PT

Vận chuyển hàng Thu tiền

3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD

(Data Flow Diagram)

a/ Khái niệm:

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan

điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình

Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình hoặc

từ chức năng này sang một tiến trình hoặc chức năng khác; những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến trình

Chức năng quan trọng được mô tả trong DFD: biến đổi thông tin,

cụ thể: - tổ chức lại thông tin

- bổ sung thông tin

a/ Khái niệm

Ưu điểm:

- Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu

- Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và

cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó.

Nhược điểm:

- Không bao hàm yếu tố thời gian.

- Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng.

- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu; những thông

3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD

b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:

Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một

công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu

Khi mô hình hóa - không quan tâm nó được thực hiện như thế nào.

- Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý

Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ lược đồ.

- Phần dưới - ghi tên của xử lý - bắt đầu bằng một động

từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt

1.1

Lập bảng

chấm công