Hệ thống thông tin quản lý - Chương 2

Hệ thống thông tin quản lý

18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 1Phần 2XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝCHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTTCHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝCHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HTTT QUẢN LÝ 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp2Chương 2PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Phân tích HTTT là công đoạn đầu tiên của quy trình xây dựng, thiết kế một HTTT quản lý. Chương này sẽ trình bày các nguyên tắc và quy trình phân tích hệ thống từ khi đặt kế hoạch cho đến khi lập báo cáo tổng kết về phân tích HTTT. Cơ sở khoa học được sử dụng ở đây là các công cụ mô hình hóa HTTT tiêu biểu. 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp3Chương 2PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Các nội dung chính: I. Khái niệm và mục tiêu phân tích HTTT II. Phương pháp luận trong phân tích HTTT III. Quy trình phân tích HTTT 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp4I. KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HTTT Phân tích HTTT là một chuỗi tiến trình có tổ chức được dùng để xác định một HTTT hợp lý nhất cho tổ chức. Mục tiêu: tìm ra được ưu khuyết điểm của HTTT hiện có, từ đó: - đưa ra các yêu cầu cần thiết cho HTTT mới - loại bỏ hoặc thay thế các xử lý không còn phù hợp. Người thực hiện: nhóm phân tích viên hội đủ kiến thức trong các lĩnh vực chuyên môn và có người am hiểu về tổ chức hiện tại. 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp5II. PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HTTT Một số phương pháp luận cơ bản: 1. Phương pháp tiếp cận hệ thống 2. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa 3. Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp61. Phương pháp tiếp cận hệ thống Yêu cầu: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Khi phân tích HTTT: xem xét tổ chức, doanh nghiệp là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, kỹ thuật và tổ chức → phân chia thành các phân hệ hoặc lĩnh vực → từng phân hệ/ lĩnh vực tiếp tục chia thành các vấn đề cụ thể . Đây là phương hướng tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể - Top Down - theo sơ đồ cấu trúc hình cây. 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp71. Phương pháp tiếp cận hệ thốngVí dụ về mối liên hệ giữa Công ty VNP với các tổ chức bên ngoài trong tổ chức kinh doanh dịch vụ TTDĐ VNPVNPTCông ty VinaPhone Các VT, BĐ TTchủ quản dịch vụ thông tin DĐ VinaPhonetham gia quản lý, tổ chức kinh doanh dịch vụ tại địa phươngHợp đồng trách nhiệm 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp81. Phương pháp tiếp cận hệ thốngSau khi nghiên cứu tổng thể → nghiên cứu các phân hệ của môi trường vi môMô hình tổ chức Cơ chế hoạt độngCác nguồn lực Sản phẩm/dịch vụMôi trường vi mô 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp91. Phương pháp tiếp cận hệ thống Với từng phân hệ, tiếp tục nghiên cứu chi tiết hơn…Ban Giám đốcVăn phòngCác Viện tại Hà NộiCác Viện tại t.p HCMCác đơn vịĐTTXVP đại diện Các Phòng chức năngCác trường Đại họcCác Công tyTrung tâm Thông tin 18/8/20009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp102. Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Phân tích HTTT phải tiến hành theo một trình tự: phân tích chức năng của HTTT, phân tích các dòng thông tin → mô hình hóa HTTT bằng các mô hình như DFD, mô hình thông tin ma trận. Mô hình là một nhóm các ký hiệu gợi nhớ và có ý nghĩa, liên kết nhau tạo thành lược đồ diễn tả các đặc trưng quan trọng nhất của đối tượng được mô hình hóa theo một quan điểm nào đó và bỏ qua các chi tiết không quan trọng. [...]... cứu: - Hoạt động của hệ thống: ……………………………………………… -Thông tin vào của hệ thống: …………………………………………… -Thông tin ra của hệ thống: ……………………………………………… -Quá trình xử lý thông tin: ……………………………………………… -Cơ sở dữ liệu của hệ thống: …………………………………………… - Tóm tắt chung: ………………………………………………………………… Đánh giá tổng quát: …………………………………………………………… Ngày … tháng … năm … 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 21 1 Thu thập thông tin. .. kỹ thuật ♦ Các thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá trình xử lý, cách giao tiếp, trao đổi thông tin - Quan hệ giữa các phòng ban - Khối lượng công việc của từng phòng ban 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 20 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Đề án: ………………………………………………………………………… BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG Người thực hiện: ………………………………………………………………... sát thông tin: - Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Quan sát hệ thống (Observational research) - Phỏng vấn (Interview) - Sử dụng phiếu điều tra (Questionnaires) - Hội thảo chuyên đề (Joint Application Design) - Làm mẫu (Prototyping) 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 18 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích a/ Nghiên cứu tài liệu về hệ thống - Thường được áp dụng đầu tiên - Nhằm thu nhận các thông. .. trình phân tích hệ thống nhằm có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã được đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác nhất Loại thông tin này có thể chia thành 3 nhóm: - Các thông tin chung về ngành mà tổ chức đang hoạt động - Các thông tin về bản thân tổ chức đó - Các thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vấn đề 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 17 1 Thu thập thông tin cho quá trình... nhận các thông tin tổng quát về cơ cấu tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống - Kết quả cho ta một cái nhìn tổng thể ban đầu về đối tượng nghiên cứu 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 19 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Các thông tin cần nghiên cứu: ♦ Môi trường của HTTT hiện tại: - Môi trường bên ngoài - Môi trường tổ chức - Môi trường vật lý - Môi trường... Thu thập thông tin cho quá trình phân tích d/ Sử dụng phiếu điều tra Điều tra là phương pháp thông dụng của thống kê học Có thể điều tra toàn bộ hoặc điều tra chọn mẫu Để phân tích HTTT - phương pháp điều tra chọn mẫu với mẫu thuộc nhiều đối tượng như: + cán bộ lãnh đạo trong hệ thống, + cán bộ, nhân viên trong bộ máy quản lý, + cán bộ tin học trong hệ thống 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 28 1 Thu... trong toàn bộ hệ thống - Là cơ sở để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu và nghiên cứu cấu trúc của các chương trình quản lý của hệ thống 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 35 2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh Quy trình xây dựng sơ đồ BDF: Bước 1: Khảo sát, tìm hiểu các chức năng nghiệp vụ của tổ chức với những thành phần sau: - Tên chức năng - Mô tả chức năng - Đầu vào của chức năng (dữ liệu) - Đầu ra của... 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 33 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích f/ Phương pháp làm mẫu (Prototyping) Ưu điểm: - Giúp cho người phát triển hệ thống hiểu đúng yêu cầu của người sử dụng - Giúp cho người sử dụng biết được hệ thống sẽ được xây dựng nên họ sẽ không bị lúng túng khi triển khai áp dụng Nhược điểm: Khó thống nhất yêu cầu của nhiều người cùng sử dụng hệ thống 18/8 /20 009.. .2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Ví dụ về mô hình: “Sơ đồ chức năng quản lý tài chính của một tổ chức” Quản lý tài chính Quản lý vốn đầu tư Lập kế hoạch Quản lý ngân sách Phân bổ vốn đầu tư Kế hoạch dài hạn Phân bổ ngân sách Quản lý các dự án Kế hoạch ngắn hạn Sử dụng ngân sách 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 11 2 Phương pháp đi từ phân tích... thập thông tin cho quá trình phân tích Việc thiết kế phiếu điều tra: - Có vai trò quyết định - Cần đảm bảo được các yêu cầu sau đây: + Thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết + Câu hỏi khảo sát phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời (để dễ thống kê, câu hỏi thường ở dạng đóng) 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc D 29 1 Thu thập thông tin cho quá trình phân tích Phiếu điều tra thường có các phần sau: - . 18/8 /20 009 Giảng viên: Lê Thị Ngọc Diệp 1Phần 2XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝCHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HTTTCHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝCHƯƠNG 4:. - Môi trường vật lý - Môi trường kỹ thuật ♦ Các thành phần của hệ thống: - Hoạt động của hệ thống - Thông tin vào, thông tin ra - Quá