Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp hàng hoá tồn kho

1. Phiếu nhập kho( Mẫu số 01 - VT): Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết một lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua vào hoặc tự sản xuất.

Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp hàng hoá tồn kho:

1 Phiếu nhập kho( Mẫu số 01 - VT):

Phiếu nhập kho nhằm xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán

Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật tư, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết một lần), và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa mua vào hoặc tự sản xuất

Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi nhập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ

2 Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT):

Phiếu xuất kho để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ,sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán chi phí sản phẩm, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư

Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và quy định của từng doanh nghiệp) thành

3 liên(đặt giấy than viết 1 lần) Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và

kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người uỷ quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi

ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất (ghi rõ họ tên)

Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu

Liên 2:Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để

kế toán ghi vào cột 3,4 và ghi vào sổ kế toán

Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng

Luân chuyển chứng từ xuất nguyên vật liệu : Sau khi phiếu xuất được lập và phê duyệt, người nhận nguyên vật liệu ký lên liên gốc để nhận 2liên, đem đến thủ kho và nhận nguyên vật liệu , Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất, kiểm tra nguyên vật liệu và xuất Người nhận ký lên 2 liên, thủ kho giữ lại 1 liên, người nhận 1 liên Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất để ghi vào thẻ kho và chuyển chứng từ này về phòng kế tóan Kế toán ghi vào sổ chi tiết và bảng

kê xuất vật liệu, tập hợp các phiếu xuất đóng lại thành tập, đưa vào lưu trữ

Thực tế

- Một số trường hợp công ty chỉ lập 2 liên, thì thủ kho không trả lại 1 liên cho người nhận

- Kế toán thường căn cứ vào liên gốc lưu do kế toán lập để hạch toán, như vậy chứng từ sẽ nằm ở kho và nếu có thiếu vật tư xuất cũng không biết nên hạch tóan không chính xác

3 Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 03 - VT):

Biên bản kiểm nghiệm để xác định số lượng, quy cách, chất lượng vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản

Biên bản kiểm nghiệm lập 2 bản:

- 1 bản giao cho phòng, ban cung tiêu/hoặc người giao hàng

- 1 bản giao cho phòng, ban kế toán

Trong trường hợp vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá không đúng số lượng, quy cách phẩm chất so với chứng từ hoá đơn, thì lập thêm một liên, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, dụng cụ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá để giải quyết

4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT):

Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư

Số lượng vật tư còn lại ở đơn vị sử dụng được phân thành hai loại:

- Nếu vật tư không cần sử dụng nữa thì lập phiếu nhập kho (mẫu số 02-VT)

và nộp lại kho

- Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn cuối kỳ thành 2 văn bản

Phụ trách bộ phận sử dụng ký tên:

- 1 bản giao cho phòng vật tư (nếu có)

- 1 bản giao cho phòng kế toán

5 Biên bản kiểm kê vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05 -VT):

Biên bản kiểm kê vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hoá nhằm xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư, công cụ sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử

lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán

Biên bản được lập thành 2 bản:

- 1 bản phòng kế toán lưu

- 1 bản thủ kho lưu

Sau khi lập xong biên bản, trưởng ban kiểm kê và thủ kho, kế toán trưởng cùng ký vào biên bản (ghi rõ họ tên)

6 Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT):

Bảng kê mua hàng là chứng từ kê khai mua vật tư, công cụ, dụng cụ, hàng hoá, dịch vụ lặt vặt trên thị trường tự do trong trường hợp người bán thuộc diện không phải lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo quy định làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toán và hạch toán chi phí vật tư, hàng hoá,…lập trong Bảng kê khai này không được khấu trừ thuế GTGT ( Trường hợp mua vật tư, hàng hoá… của người bán không có hoá đơn với khối lượng lớn để được tính vào chi phí hợp lý, hợp lệ thì phải lập “ Bảng kê mua hàng hoá vào không có hoá đơn” ( Mẫu số 04/GTGT) theo quy định của luật thuế)

Bảng kê mua hàng do người mua lập 2 liên (đặt giấy than viết một lần) Sau khi lập xong, người mua ký và chuyển cho kế toán trưởng soát xét, ký vào Bảng kê mua hàng Người đi mua phải chuyển “Bảng kê mua hàng” cho giám đốc người được uỷ quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho (nếu có) hoặc giao hàng cho người quản lý sử dụng

Liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho kế toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ

7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (Mẫu số 07 -VT):

Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên liệu, vật liệu công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế và hạch toán và phân bổ giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng Bảng này con dùng để phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn, thời gian

sử dụng dưới một năm hoặc trên một năm

Giá trị nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho trong tháng theo giá thực tế phản ánh trong Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ theo từng đối tượng sử dụng được dùng làm căn cứ để ghi vào bên Có các

Tài khoản 152, 153, 142, 242 của Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ và sổ kế toán liên quan tuỳ theo hình thức kế toán đơn vị áp dụng (Sổ Cái hoặc Nhật ký

-Sổ Cái TK 152, 153, …) Số liệu của Bảng phân bổ này đồng thời được sử dụng để tập hợp chi phí tính gía thành sản phẩm, dịch vụ

VD thực tế công ty D là công ty thi công công trình, xuất nguyên vật liệu năm 2008 so với thực tế không đúng do nhiều mặt hàng mua về có tên khác với hóa đơn đầu vào và nhiều mặt hàng nhập kho theo hóa đơn đầu vào có

số lượng không đúng so với thực tế nhập kho năm nay kế toán mới kiểm kê lại và muốn cho số hàng tồn kho khớp với sổ sách kế tóan, nhưng khi xem biên bản kiểm kê thấy số lượng hàng trong kho giá trị cao hơn rất nhiều so với sổ sấch, vậy bây giờ mình dựa theo biên bản kiểm kê để nhập vào sổ sách tòan bộ số chênh lệch này liệu có hợp lý hay không? các bạn tư vấn giùm mình nhé!

TH1 Bạn thành lập hội đồng kiểm kê lập biên bản xác định nguyên nhân thừa thiếu đề xuất hướng giải quyết theo chế độ kế toán giám đốc công ty ra quyết định

nhưng kế toán vẫn còn e ngại vì số tiền chênh lệch cao quá, đến 200 triệu, các bạn tư vấn giùm kế toán với, lý do đưa ra nên như thế nào để hợp lý hoá

số tiền này, vì sau này nếu thuế hỏi số tiền này ở đâu ra, mình không thể trả lời là do mình mua hàng và viết hoá đơn sai được, giúp mình với nhé,

Tuy nhiên, do đã có những phương pháp kế toán chi tiết HTK được nghiên cứu và vận dụng trong thực tế, nên để bảo đảm sự kế thừa ta phải trình bày lại các phương pháp này (phương pháp Thẻ song song, phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp Sổ số dư) Nhưng việc trình

bày phải làm rõ được sự ra đời và đặc trưng của từng phương pháp, ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng của từng phương pháp Ở đây có thể nêu một vài nét chính yếu như: Phương pháp Thẻ song song, với đặc trưng là đơn giản, gần gũi một cách tự nhiên với bản chất của kế toán chi tiết HTK, nên tự nó mang tính phổ biến rất cao trong thực tiễn Còn các phương pháp

Sổ đối chiếu luân chuyển, Sổ số dư đã qua sự gia công nhất định về mặt kỹ thuật với dụng ý giảm bớt được công ghi chép, nhưng bù lại là tổ chức sổ và việc ghi chép vào sổ trở nên cầu kỳ phức tạp hơn, được vận dụng trong những trường hợp nhất định, tính phổ biến không cao Chính các nhà kế toán của Liên Xô (cũ) đã rất quan tâm đến các phương pháp này, làm cho các phương pháp này có vai trò khá lớn trong điều kiện kế toán chưa có sự trợ giúp của máy vi tính