TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Bánh kẹo Hải Hà
Từ khi Công ty bắt đầu thành lập đến nay trải qua 48 năm, đã nhiều lần thay đổi tên gọi cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế của Công ty Quá trình phát triển của Công ty có thể khái quát qua các giai đoạn sau:
- Giai đoạn 1960-1967: Ban đầu là Xưởng miến Hoàng Mai thành lập ngày 25/12/1960 do Tổng Công ty Nông Thổ Sản Miền Bắc trực thuộc BộNội Thương quản lý, sản xuất các sản phẩm: miến, tinh bột ngô, mạch nha…
Năm 1962, thành lập bộ phận chế biến dầu và tinh bột ngô cung cấp nhiên liệu cho Nhà máy Pin Văn Điển Năm 1966, Bộ Công nghiệp đã đổi tên xí nghiệp Hoàng Mai thành Nhà máy thực phẩm thực nghiệm Hải Hà
- Giai đoạn 1968-1991: Năm 1968, Nhà máy trực thuộc Bộ Lương thực thực phẩm quản lý Tháng 6/1970, Nhà máy tiếp nhận một phân xưởng kẹo của Nhà máy Bánh kẹo Hải Châu chuyển sang với công suất 900 tấn/ năm. Nhà máy mang tên mới là Nhà máy Thực phẩm Hải Hà.
Tháng 12/1976, Nhà nước phê chuẩn phương án thiết kế, mở rộng Nhà máy Thực phẩm Hải Hà với công suất thiết kế 6000 tấn/ năm Từ năm 1981-
1985 là thời kỳ chuyển biến của Nhà máy từ giai đoạn sản xuất thủ công có một phần cơ giới sang sản xuất cơ giới hoá có một phần thủ công.
Giai đoạn từ 1986-1990 là giai đoạn khó khăn chuyển giao cơ chế cũ sang cơ chế mới: cơ chế thị trường Nhà máy luôn phải đối phó những nguy cơ phá sản trước những thách thức và khó khăn của cơ chế mới.
Năm 1987, Nhà máy được đổi tên thành “Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà” thuộc bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm.
Năm 1988, Công ty đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải Hà
- Giai đoạn từ 1992 đến 2002: Tháng 12/1992, Công ty chuyển sang Bộ Công nghiệp quản lý, giai đoạn này Công ty có nhiều bước tiến đáng kể: đưa nhiều máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất tiên tiến vào sản xuất, tổ chức lại bộ máy gọn nhẹ hơn, quan tâm hơn tới các hoạt động của thị trường.
Năm 1993, Công ty liên doanh với Nhật Bản, thành lập Công ty liên doanh HAIHA-KOTOBUKI tại Hà Nội.
Năm 1994-1995, theo quyết định của Bộ Công nghiệp, Nhà máy sáp nhậpNhà máy mì chính Việt Trì và Nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định. Năm 1995, Công ty liên doanh với Hàn Quốc thành lập Công ty liên doanh MIWON tại Việt Trì Công ty còn có một liên doanh với Hàn Quốc là
Công ty HAI HA KAMEDA tại Nam Định nhưng đã giải thể năm 1999.
- Giai đoạn từ 2003 đến nay
Năm 2003, chuẩn bị cho quá trình cổ phần hoá theo chủ trương của Bộ Công nghiệp, Công ty đã chuyển giao bộ phận quản lý liên doanh HAIHA- KOTOBUKI cho Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Đối với Công ty liên doanh MIWON thì Công ty bán lại phần vốn cho đối tác nước ngoài.
Tháng 1/2004, căn cứ theo quyết định 191/2003/QĐ-BCN ban hành ngày 14/1/2003, Công ty đã tiến hành cổ phần hoá thành công ty cổ phần với 51% vốn Nhà nước và 49% vốn khác với tên giao dịch là Hai Ha - Confectionary Joint - Stock - Company (HAIHACO) do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.
Ngày 20/11/2007, HAIHACO chính thức đưa cổ phiếu lên sàn giao dịch. Trước nhu cầu ngày càng tăng đối với những sản phẩm bánh kẹo có chất lượng cao, mẫu mã đẹp và tiện dụng, HAIHACO định hướng đầu tư vào phát triển thêm những dòng sản phẩm mới, phấn đấu giữ vững vị trí là một doanh nghiệp hàng đầu của ngành bánh kẹo Việt Nam.
Đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh
2.1 Đặc điểm của sản phẩm
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng công nghiệp thực phẩm cụ thể là sản phẩm bánh kẹo, trong đó sản lượng kẹo là chủ yếu chiếm tỷ trọng tới 70%-75% Khác với những sản phẩm thông thường, quá trình hình thành lên sản phẩm bánh kẹo rất ngắn (nhiều nhất là sản xuất kẹo chew tới 4 giờ, ngắn nhất là sản xuất bánh biscuit chỉ tới 30 phút) Vì vậy, Công ty không có sản phẩm dở dang
Công ty cung cấp ra thị trường khoảng hơn 180 các chủng loại bánh kẹo khác nhau:
Căn cứ vào đặc tính của sản phẩm:
+ Chủng loại bánh gồm 4 nhóm mặt hàng: bánh kem xốp, bánh mặn, bánh biscuit, bánh cracker.
+ Chủng loại kẹo gồm 3 nhóm mặt hàng: kẹo cứng, kẹo dẻo( chipchip, chew dâu, chew nho đen…), kẹo mềm (xốp me, kẹo xốp dừa,…).
Căn cứ vào chất lượng và giá trị của sản phẩm:
+ Sản phẩm có chất lượng cao: bánh kem xốp phủ sôcôla, bánh kem xốp thỏi, bánh dạ lan hương, bánh cracker, kẹo jelly, kẹo caramen…
+ Sản phẩm có chất lượng trung bình: một số loại kẹo cứng, kẹo mềm… Công ty đặc biệt chú trọng đến công nghệ và vấn đề bảo hộ độc quyền cho các dòng sản phẩm như ChewHaiha, Haihapop, Miniwaf, ChipHaiha, Snack –Mimi, Long-pie, Long-cake, Hi-pie, Lolie
Với cơ cấu sản phẩm phong phú và đa dạng Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của thị trường trong nước Trong đó, thị trường chính của Công ty là miền Bắc chiếm khoảng 60% sản lượng tiêu thụ và được coi là thị trường thuận lợi, truyền thống nhất của Công ty Công ty đang rất chú trọng xúc tiến phát triển thị trường xuất khẩu sang các nước như: Lào, Campuchia, trung Quốc, Đài Loan, Mông Cổ, Châu Phi và Trung Đông.
Kênh phân phối sản phẩm chủ yếu thông qua các đại lý khoảng 70% sản lượng tiêu thụ; kênh phân phối lớn thứ hai thông qua người bán lẻ, siêu thị, trung tâm thương mại như: METRO, FIVIMART… chiếm khoảng 20% và kênh phân phối trực tiếp chiếm khoảng 10%
Bên cạnh đó, Công ty đa dạng hoá các hình thức quảng cáo: phương tiện đại chúng; khuyến mại, tặng thưởng; tham gia các hội chợ trong nước và quốc tế; chương trình “Hàng Việt Nam chất lượng cao”… Thị trường là vấn đề sống còn đảm bảo cho sự phát triển của Công ty Vì vậy, liên tục đổi mới để đón đầu thị trường và giữ vững uy tín, chất lượng sản phẩm là một trong những bí quyết quan trọng tạo nên sự thành công của HAIHACO
Tạo hình (bánh quy) Nướng điện (bánh kem xốp)
Làm nguội Máy cắt nhanh Đóng túi Đóng hộp
2.3 Đặc điểm của dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị Đối với một doanh nghiệp sản xuất, máy móc thiết bị chiếm một vai trò hết sức quan trọng, tác động đến năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. Hiện tại, HAIHACO đang sở hữu một hệ thống máy móc, công nghệ sản xuất hiện đại, được đầu tư mới 100% Trong đó, 2 dây truyền đồng bộ sản xuất kẹo Chew của Cộng hoà Liên Bang Đức, công suất 20 tấn/ngày; dây chuyền sản xuất kẹo mềm, công suất 10 tấn/ngày… Ngoài ra, Công ty còn đầu tư hai nồi nấu kẹo chân không liên tục và một số máy gói kẹo tự động.
Tuy sản phẩm rất đa dạng và phong phú nhưng chúng có những nét đặc thù chung nên chúng được phân thành những nhóm sản phẩm và được sản xuất trên cùng dây chuyền công nghệ Quy trình sản xuất ở Công ty đơn giản, khép kín, chu kỳ ngắn, diễn ra liên tục từ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, sản xuất mẻ mới Mỗi phân xưởng chỉ chuyên môn hoá một loại sản phẩm nhất định
Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất bánh của công ty
2.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được thực hiện đa bộ phận theo kiểu trực tuyến chức năng Các kế hoạch, chính sách dài hạn phải tuân thủ theo kế hoạch và sự quản lý của Ban giám đốc Công ty Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Ban kiểm soát.
Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả những cổ đông có quyền biểu quyết, có quyền quyết định cao nhất, bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, định hướng các chính sách để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị gồm 5 người: 3 người đại diện vốn của Nhà nước, 2 người đại diện cho vốn cổ đông.
Ban kiểm soát là cơ quan giám sát hoạt động Hội đồng quản trị và báo cáo lại ở cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra
Bộ máy quản lý của Công ty được thành lập và hoạt động chặt chẽ, hợp lý và có hiệu quả Ban giám đốc của Công ty có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và có sự phối hợp khá nhịp nhàng tạo sự thống nhất cao cho mỗi quyết định, gồm 3 người: Tổng giám đốc và hai Phó tổng giám đốc trong đó:
Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty do Hội đồng quản trị cử ra, điều hành, chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty
Phó tổng giám đốc tài chính do Tổng giám đốc đề cử, phụ trách tài chính, trực tiếp theo dõi, quản lý và chỉ đạo Phòng tài chính Kế toán.
Phó tổng giám đốc kỹ thuật do Tổng giám đốc cử ra, quản lý về quy trình công nghệ, sản xuất sản phẩm, chỉ đạo trực tiếp Phòng kỹ thuật.
Công ty có các phòng ban chức năng:
Đặc điểm tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty
Bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Tất cả các nghiệp vụ kế toán như: phản ánh, ghi chép, lưu giữ, xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, lập và phân tích hệ thống báo cáo trong doanh nghiệp và việc hướng dẫn kiểm tra đôn đốc công tác kế toán tại các xí nghiệp đều được thực hiện tại Phòng kế toán tài chính.Phòng kế toán hiện nay gồm 8 người:
Đứng đầu là kế toán trưởng: là người chỉ đạo trực tiếp và phụ trách chung các hoạt động của Phòng kế toán tài chính và kiêm kế toán tổng hợp.
Tiếp theo là phó trưởng phòng kế toán làm về kế toán tài sản cố định (TSCĐ) và xây dựng cơ bản (XDCB); là người có nhiệm vụ theo dõi giá trị của tài sản hiện có, biến động tăng giảm của TSCĐ, tính khấu hao…
Kế toán vật tư (NVL & CCDC): theo dõi hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật tư, định kỳ đối chiếu với thủ kho.
Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành và tiền lương: là người có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp chi phí phát sinh trong kỳ; tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành cho từng loại sản phẩm hoàn thành trong kỳ
Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (TGNH) và tạm ứng: là người có trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tổng hợp tình hình thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ và thanh toán bên ngoài Công ty với các đối tượng
Kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả: là người chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán chi tiết, tổng hợp thành phẩm hoàn thành nhập kho, tiêu thụ, tồn kho cuối kỳ; xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ sản phẩm…
Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tình hình huy động vốn và tình hình thanh toán công nợ với từng đối tượng nhà cung cấp, với từng khách hàng.
Thủ quỹ: là người quản lý nhận và xuất, tồn quỹ tiền mặt, thu tiền của khách hàng, kiểm tra tính thật giả của tiền và ghi sổ quỹ tiền mặt, gửi tiền vào ngân hàng kịp thời theo đúng quy định
Ngoài ra ở các Xí nghiệp thành viên đều có những nhân viên thống kê,thủ kho, khoảng 2-3 người dưới sự điều hành của giám đốc xí nghiệp và kế toán trưởng, có nhiệm vụ theo dõi tình hình sản xuất, tình hình lao động, vật
Nhân viên kế toán và thống kê ở các
Kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả
Kế toán huy động vốn và thanh toán công nợ
Kế toán TSCĐ và XDCB
Kế toán CPSX, tính giá thành và tiền lương
Thủ quỹ tư một cách đơn giản, thu thập các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại xí nghiệp mình, ghi thẻ kho, lập báo cáo chi tiết hàng tồn kho và hàng tháng gửi báo cáo lên phòng kế toán Định kỳ phải có sự đối chiếu với từng xí nghiệp theo chỉ đạo của kế toán trưởng.
Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà :
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP Bánh kẹo Hải Hà
3.1 Các chính sách kế toán của Công ty
Công tác kế toán tại Công ty đang vận dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15: QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 theo năm dương lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép kế là Đồng Việt Nam (VND) Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để chuyển đổi đồng ngoại tệ sang đồng Việt Nam
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp
Tài sản cố định của Công ty được xác định theo giá thực tế và được theo dõi theo 3 chỉ tiêu: nguyên giá, giá trị khấu hao và giá trị còn lại Phương pháp tính khấu hao là khấu hao đường thẳng và khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh Đối với hàng tồn kho Công ty áp dụng hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Giá trị hàng tồn kho được xác định theo giá thực tế Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền theo tháng để phản ánh trị giá của nguyên vật liệu xuất kho và xác định giá vốn.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ. Ngoài thuế GTGT Công ty còn phải hạch toán các loại thuế khác như: thuế GTGT của hàng nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế sử dụng đất và một số loại thuế và phí khác.
Hiện nay, Phòng kế toán tài chính của Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán VC 2001 Máy tính của các kế toán viên được nối mạng với nhau và máy chủ của kế toán trưởng theo dõi toàn bộ các máy còn lại trong phòng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Trong nhiều năm liền, Công ty đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao”, điều này chứng tỏ Công ty luôn đặt chất lượng lên hàng đầu và xứng đáng với thương hiệu ấy Để đạt được chất lượng như vậy, công ty đặc biệt chú trọng đến nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật chất và chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất nhất định Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là doanh nghiệp dẫn đầu về sản xuất và kinh doanh hàng công nghiệp thực phẩm, cụ thể là bánh kẹo với gần 200 loại mặt hàng Vật tư của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà gồm rất nhiều loại có tính chất đặc thù, riêng biệt: các loại đường, váng sữa, bột mỳ, bơ, tinh dầu, mạch nha, một số loại hương vị hoa quả… Sản lượng hàng năm của Công ty lên tới gần 18.000 tấn sản phẩm Công ty không chỉ sử dụng một loại nguyên vật liệu nhất định mà sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau (khoảng 1500 loại).Nguyên vật liệu mà công ty dùng để sản xuất bánh kẹo phần nhiều là các loại nguyên vật liệu thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, rất khó bảo quản, mang tính thời vụ do vậy phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết Là hàng thực phẩm nên hạn sử dụng có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm Nếu sản phẩm quá hạn sử dụng không những làm giảm chất lượng, mất hương vị mà còn ảnh hưởng tới sức khoẻ người tiêu dùng.Nguyên vật liệu quá hạn sử dụng dẫn đến biến đổi tính chất lý hoá, tạo ra sản phẩm chất lượng kém, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty. Điều kiện bảo quản cũng có ảnh hưởng lớn tới chất lượng nguyên vật liệu Phần lớn nguyên vật liệu là những chất hữu cơ, dễ chịu tác động của vi sinh vật trong không khí nên luôn cần được bảo quản tại nơi thoáng mát, khô ráo, sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn, một cách khoa học tránh bị ẩm ướt, lên mốc, mối mọt…
Phần lớn nguyên vật liệu có nguồn gốc nông nghiệp mang tính thời vụ chịu tác động nhiều của thời tiết thiên tai: nắng hạn, ngập úng, lụt lội… Một số loại nguyên vật liệu chỉ có vào những mùa nhất định trong năm, nếu năm đó thời tiết không thuận lợi, mất mùa không chỉ số lượng nguyên vật liệu giảm mà còn giá thành tăng cao, chất lượng nguyên vật liệu sụt giảm Do vậy, nguồn nguyên vật liệu luôn có sự biến động bất thường, phức tạp, giá cả không ổn định Hơn nữa, Công ty thu mua nguyên vật liệu không chỉ mua trong nước mà còn phải nhập khẩu một số loại từ nước ngoài, quãng đường vận chuyển xa, chi phí lớn chịu tác động rất nhiều của thị trường thế giới và sự tăng giảm của đồng ngoại tệ Chính vì vậy, Công ty phải có hệ thống những chính sách quản lý khoa học, đúng tiêu chuẩn để có được lượng nguyên vật liệu không chỉ đảm bảo về chất lượng, số lượng và giá cả.
1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Đối với một doanh nghiệp sản xuất nguồn nguyên vật liệu có ý nghĩa sống còn, tác động trực tiếp lên chất lượng sản phẩm nên Công ty đặc biệt chú trọng quản lý tốt tất cả các khâu thu mua, dự trữ, sử dụng, bảo quản vật liệu một cách hợp lý và có hiệu quả
Trước tiên ở khâu thu mua nguyên vật liệu: do Công ty tiến hành sản xuất liên tục nhiều loại sản phẩm với số lượng lớn nên nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu rất lớn Công ty luôn luôn đòi hỏi một lượng nguyên vật liệu không chỉ với số lượng lớn mà còn phải đa dạng, phong phú về chủng loại, đúng quy cách, chất lượng tốt Chính vì vậy, để công tác thu mua nguyên vật liệu đạt kết quả tốt nhất, phòng vật tư dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm xây dựng nên kế hoạch thu mua và thực hiện công tác cung ứng vật tư cho sản xuất Nhờ đó, quá trình sản xuất tại Công ty luôn được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch Vật liệu trước khi nhập kho được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bởi phòng KCS về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại.
Tại khâu bảo quản: do nguyên vật liệu có số lượng lớn, đa dạng về chủng loại và quy cách nên đòi hỏi việc bảo quản cần được tiến hành khoa học Vật tư tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được tiến hành bảo quản tại hệ thống kho bao gồm 5 kho: THAT, ANH, THU, BICH, KT Trong đó có 4 kho nguyên vật liệu chính và một kho kỹ thuật.
Mỗi loại vật tư có mã riêng, được lập theo loại kho chứa loại nguyên vật liệu đó: Đường : CHI 243
Ngoài ra, tại các Xí nghiệp cũng có kho để bảo quản nguyên vật liệu chuyển từ kho về chờ phục vụ sản xuất
Các kho của Công ty đã đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của một kho hàng: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống phòng chống cháy nổ, có thiết bị bảo quản… Các kho chịu sự quản lý trực tiếp của các thủ kho Các thủ kho của Công ty đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lại có kinh nghiệm làm việc lâu năm Chính vì vậy, công tác bảo quản vật tư của Công ty
Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được thực hiện rất tốt, luôn đảm bảo cho quá trình sản xuất.
Tại khâu sản xuất: nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất là những nguyên vật liệu đã được đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại Để chất lượng sản phẩm tốt, đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu là hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả, Công ty đã xây dựng những định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm Định mức vật tư do phòng kỹ thuật và phòng vật tư kết hợp xây dựng dựa trên thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất.
Tình hình thực hiện định mức do phòng vật tư theo dõi Từ đó tính ra tiết kiệm hay lãng phí Nếu việc sử dụng nguyên vật liệu là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng Ngược lại, nếu nguyên vật liệu bị sử dụng một cách lãng phí, có mất mát, thất thoát, tuỳ theo nguyên nhân mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường Đây là phương pháp quản lý một cách hợp lý, giúp cho doanh nghiệp sản xuất vẫn đảm bảo chất lượng mà không bị cố tình giảm thiểu số vật tư sử dụng để thu lợi.
Tại khâu dự trữ: phòng vật tư xây dựng định mức dự trữ cho tất cả các loại nguyên vật liệu dựa trên đặc điểm của nguyên vật liệu: nguyên vật liệu chính hay phụ, số lượng nhiều hay ít… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường và căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty Việc xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thiếu nguyên vật liệu không thu mua được hoặc có sự biến động quá cao của giá nguyên vật liệu làm đội chi phí giá thành, đồng thời cũng tránh việc dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn,mất thêm chi phí kho tàng, bến bãi… Đặc biệt là đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ, cần phải được dự trữ để tiến hành kế hoạch sản xuất cả năm Đối với những loại nguyên vật liệu phải nhập khẩu cũng cần dự trữ tránh chịu sự tác động quá lớn của thị trường thế giới và tỷ giá tiền tệ.
1.3 Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà rất phong phú và đa dạng, có rất nhiều chủng loại mà mỗi loại có đặc tính và công dụng khác nhau Để có thể quản lý chặt chẽ từng loại nguyên vật liệu cung cấp kịp thời, chính xác cho việc lập kế hoạch thu mua, dự trữ nguyên vật liệu, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu, từ đó phục vụ cho yêu cầu quản trị nội bộ đòi hỏi phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, nguyên vật liệu được phân loại như sau:
- Nguyên vật liệu chính: đường, sữa, mạch nha, bơ, bột mỳ, bột gạo, tinh dầu,… đây là đối tượng cấu thành nên thực thể sản phẩm bánh kẹo.
- Vật liệu phụ: nhãn bánh kẹo, đóng hộp, hương liệu, bao gói… tuy không phải là đối tượng cấu thành thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, mẫu mã và tạo cho qua trình sản xuất tiến hành bình thường, liên tục Bên cạnh những nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ có tác dụng thay đổi màu sắc, mùi vụ, đồng thời bảo quản sản phẩm cũng như nâng cao hình thức, tính năng, chất lượng sản phẩm.
- Nhiên liệu: dầu diezel, than, gas, dầu… cho bộ phận nồi hơi, bộ phận vận chuyển… cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh.
- Phụ tùng thay thế, sửa chữa: như dây curoa, bánh răng, pin, bulông…là những vật liệu phục vụ cho thay thế và sửa chữa thiết bị
- Phế liệu thu hồi: như bao dứa, thùng cactong…
Ngoài ra, căn cứ vào nguồn cung cấp nguyên vật liệu ta có thể phân nguyên vật liệu của Công ty thành 2 loại:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: đây là nguồn nguyên vật liệu chủ yếu củaCông ty do phòng vật tư chịu trách nhiệm thu mua, cung ứng phục vụ cho sản xuất.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất như: hộp đựng các loại, nhãn sản phẩm… đây là loại vật liệu Công ty tự gia công, chế biến.
1.4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu
Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Nguyên vật liệu nhập kho của Công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài, ngoài ra còn một số loại do Công ty tự sản xuất Đối với mỗi loại, có cách tính giá khác nhau:
Vật liệu mua ngoài nhập kho:
Công ty tính giá nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế: Giá thực tế của Giá mua Chi phí Các khoản thuế Giảm giá, NVL mua ngoài = chưa có + thu mua + không được - chiết khấu nhập kho VAT thực tế hoàn lại (nếu có) Trong đó:
- Công ty sử dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nên giá mua là giá không bao gồm thuế giá trị gia tăng.
Tổ chức chứng từ ban đầu
2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho
Nguồn nguyên vật liệu của Công ty là vật tư mua ngoài và tự sản xuất, trong đó, nguồn nguyên vật liệu chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm kỳ sau của doanh nghiệp và kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phòng vật tư sẽ tính toán số nguyên vật liệu cần thu mua và tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp Sau khi tìm được nhà cung cấp tiến hành thoả thuận các điều kiện hợp đồng: đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán… phòng vật tư tiến hành gửi đơn đặt hàng và tiến hành ký kết hợp đồng.
Các chứng từ gồm có:
- Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): do nhà cung cấp lập, giao cho Công ty(có trường hợp nhận được ngay hoá đơn, có trường hợp nhận được hoá đơn sau một thời gian) Hoá đơn GTGT có 3 liên, trong đó hoá đơn Công ty nhận được là liên 2: hoá đơn đỏ ghi rõ tên, địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người muaCông ty CPBK Hải Hà, phương thức thanh toán, tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, thuế GTGT (Biểu số 01).
HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTHT
Liên 2(Giao khách hàng) Số: 00789543 Ngày 16 tháng 02 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh công ty Cổ phần Thực phẩm Minh Dương Địa chỉ: Số TK :
Họ và tên người mua hàng: Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Đơn vị: Địa chỉ: 25 Trương Định - Hai Bà Trưng - Hà Nội Số TK:
Hình thức thanh toán: Trả chậm MS :
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 180,838,000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 18,083,800
Tổng cộng tiền thanh toán 198,921,800
Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm chín mươi tám triệu chín trăm hai mươi mốt nghìn tám trăm đồng.
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên)
- Khi hàng được vận chuyển về Công ty, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng vật tư xem có đảm bảo về quy cách, phẩm chất, chất lượng và số lượng sản phẩm Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 02).
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
- Căn cứ theo hoá đơn GTGT số 00789543 của Công ty Cổ phần Thực phẩm Minh Dương
- Phòng KCS thuộc Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà thực hiện kiểm nghiệm vật tư theo hoá đơn trên thực hiện kiểm nghiệm các loại vật tư:
Số lượng theo chứng từ
Ghi Đúng chú yêu cầu
Cân và kiểm tra chất lượng 7,650 7,650 0
Cân và kiểm tra chất lượng 8,460 8,460 0
Cân và kiểm tra chất lượng 8,500 8,500 0
Kết luận: Lượng nguyên vật liệu đúng về quy cách về chủng loại, chất lượng và số lượng ghi trên hoá đơn Toàn bộ lượng nguyên vật liệu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho.
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biên bản này được lập là căn cứ xác định chất lượng, số lượng và quy cách nguyên vật liệu nhập kho, đồng thời là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản Sau khi kiểm nghiệm vật tư, chỉ nhập những vật tư đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu, những vật tư không đáp ứng đủ yêu cầu, Công ty sẽ gửi biên bản này cùng những chứng từ có liên quan đến nhà cung cấp để trả lại hàng mua hoặc giải quyết theo thoả thuận với nhà cung cấp.
Khi nhập kho nguyên vật liệu, căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư: số lượng nguyên vật liệu có đủ quy cách nhập kho trên biên bản kiểm nghiệm vật tư và căn cứ vào đơn giá vật tư tương ứng trên hóa đơn GTGT, phòng vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:
- Liên 1: lưu ở phòng vật tư
- Liên 2: giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ. Phiếu nhập kho là căn cứ để ghi thẻ kho, ghi sổ kế toán và thanh toán tiền hàng:
- Số liệu “số lượng” được sử dụng để ghi thẻ kho.
- “Số lượng”, “Đơn giá”, “TSCĐ hành tiền” được phòng kế toán sử dụng nhập số liệu vào máy.
- “Tổng cộng tiền thanh toán”: là căn cứ để thanh toán với nhà cung cấp.
Đối với nguyên vật liệu tự gia công:
Căn cứ vào bảng tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phòng vật tư tiến hành nhập kho cho vật liệu Công ty tự gia công.
Phiếu nhập kho sẽ được ghi thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu ở phòng vật tư.
- Liên 2: Lưu ở bộ phận sản xuất.
- Liên 3: Thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán tài chính để hạch toán.
2.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho
Việc xuất kho nguyên vật liệu cho các Xưởng sản xuất là theo định mức do phòng vật tư xây dựng dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất lâu năm thành bảng định mức.
Bảng định mức vật tư để sản xuất một loại sản phẩm sẽ ghi rõ khối lượng sản phẩm cần sản xuất, số lượng vật tư cần sản xuất ra 1 tấn sản phẩm và số lượng vật tư cần để sản xuất theo định mức Các Xí nghiệp sẽ căn cứ theo đó để sản xuất sản phẩm và xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng.
Trong quá trình tiến hành sản xuất sản phẩm, các Xí nghiệp: Xí nghiệpBánh, Xí nghiệp kẹo Chew,… căn cứ vào nhu cầu vật tư của mình dựa trên các định mức lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư Dựa trên phiếu đó, thủ kho sẽ xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào sổ xuất vật tư Sổ xuất vật tư được mở cho từng kho (Biểu số 03).
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
T Ngày Tên vật tư ĐVT
Chữ ký cán bộ nhận hàng
Tinh bột sắn Kg 165,500 XN Bánh
16 15/02 Bột bỏng Kg 179,060 XN Bánh
67 20/02 Bột soda Kg 1,652 XN Bánh
142 28/02 Khí gas Kg 16,476 XN Bánh
Sữa bột béo Kg 117,510 XN Bánh Đồng thời, khi nhận vật tư xuất từ các kho, các Xí nghiệp cũng theo dõi số lượng vật tư nhận trên Sổ lĩnh vật tư (Biểu số 04) Sổ này được mở cho từng loại nguyên vật liệu mà Xí nghiệp nhận và theo dõi những lần nhận vật tư trong tháng.
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Xí nghiệp: BÁNH Vật tư: Váng sữa ĐVT: Kg
Ngày ĐVT Số lượng lĩnh Cộng dồn Chữ ký của thủ kho
Trên sổ lĩnh vật tư có cột chữ ký của thủ kho và sổ xuất vật tư có chữ ký của cán bộ nhận hàng, việc ký chéo như vậy giúp Công ty theo dõi tình hình thực hiện nhập xuất vật tư và trách nhiệm của người thực hiện.
Cuối tháng, các Xí nghiệp tiến hành tổng hợp số lượng vật liệu đã lĩnh và xác định số lượng nguyên vật liệu tồn nếu có để xác định số lượng nguyên vật liệu sử dụng thực tế cho sản xuất Các nhân viên thống kê tại các Xí nghiệp theo dõi số lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế trong quá trình sản xuất từng loại mặt hàng bánh kẹo và lập các báo cáo sử dụng vật tư (Biểu số 05).
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Số lượng nhập kho: 12340 Kg
HHĐM :1.12% HHTT : 1.27% STT Tên vật tư
Cuối tháng, căn cứ vào các sổ: sổ xuất vật tư, sổ lĩnh vật tư, báo cáo sử dụng vật tư phòng vật tư có số lượng từng loại vật tư sử dụng trong thực tế, sau đó tiến hành lập phiếu xuất kho cho từng Xí nghiệp (Biểu số 06) Phiếu xuất kho được lập theo từng kho cho những vật tư ở cùng một kho xuất cho các Xí nghiệp trong tháng Do giá nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân kỳ dự trữ nên các phiếu xuất kho chỉ theo dõi về mặt số lượng nguyên vật liệu thực xuất
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
PHIẾU XUẤT KHO Số : 19BICH
Ngày 31 tháng 02 năm 2008 Tên đơn vị nhận: Xí nghiệp Bánh
Xuất tại kho: Kho BICH
T Tên vật tư Mã số Đ V T
1 Tinh bột sắn BICH 213 Kg
8 Sữa bột béo BICH 46 Kg 117,440
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán nguyên vật liệu không chỉ ở khâu nhập - xuất nguyên vật liệu mà là sự kết hợp chặt chẽ giữa phòng vật tư, phòng kế toán tài chính và kho. Để đáp ứng được nhu cầu của kế toán nguyên vật liệu, nguyên vật liệu phải được theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho không chỉ về số lượng, chủng loại mà còn về quy cách, chất lượng, tình hình bảo quản Vì vậy, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng mà bất cứ Công ty sản xuất nào cũng đặc biệt quan tâm Hiện tại, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
Biểu số 09: Sơ đồ quy trình hạch toán chi tiết vật tư
3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, xuất khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất nguyên vật liệu, thủ kho ghi thẻ kho theo dõi về số lượng biến động nguyên vật liệu (Biểu số 10)
Thẻ kho được mở theo từng loại vật tư: cùng nhãn hiệu, quy cách, chất lượng ở từng kho nhằm mục đích theo dõi số lượng nhập - xuất từng loại vật tư ở từng kho, làm căn cứ xác định số lượng tồn kho của từng loại và cũng là căn cứ xác định trách nhiệm của các thủ kho Mỗi thẻ kho được mở cụ thể như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Vật tư: Bột mỳ SP3
Mua của Công ty Thực phẩm Miền Bắc 2,430 7Q ANH 15/02/2002
Xuất vật tư cho Xí nghiệp kẹo CHEW 1,524
Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào phiếu nhập kho do phòng vật tư lập chuyển xuống, thủ kho dựa vào cột “số lượng” ghi số lượng thực nhập vào thẻ kho, mỗi phiếu nhập kho được ghi một dòng vào thẻ kho.
Nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào phiếu yêu cầu lĩnh vật tư của các Xí nghiệp gửi lên cho phòng vật tư mà phòng vật tư đã xét duyệt, khi xuất vật tư, thủ kho ghi khối lượng thực xuất vào sổ xuất vật tư Sổ xuất vật tư được mở theo từng kho Sổ dùng để theo dõi số lượng nguyên vật liệu mà kho đã xuất cho các Xí nghiệp theo thứ tự thời gian trong tháng Trong sổ, tại cột “chữ ký cán bộ nhận hàng”, mỗi khi nhận vật tư, cán bộ đi lĩnh vật tư cho Xí nghiệp phải ký xác nhận để đảm bảo lượng vật tư giao nhận đủ và xác định được trách nhiệm nếu có mất mát, thất thoát xảy ra.
Cuối tháng, thủ kho và Xí nghiệp sẽ cùng xác định số vật liệu còn tồn (là những vật liệu đã xuất nhưng chưa sử dụng hết) Nếu trong tháng sau, tại Xí nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng loại nguyên vật liệu này để sản xuất thì thủ kho sẽ xác nhận số nguyên vật liệu còn tồn đó và để lại kho của Xí nghiệp. Ngược lại, nếu tháng sau, Xí nghiệp không cần sử dụng loại nguyên vật liệu đó thì sẽ tiến hành nhập lại nguyên vật liệu vào kho đã xuất.
Căn cứ vào số lĩnh và số tồn, phòng vật tư sẽ tính ra số nguyên vật liệu thực dùng và tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi số lượng nguyên vật liệu thực xuất trong tháng vào phiếu xuất kho.
Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng số lượng thực tế nhập và xuất nguyên vật liệu trên thẻ kho để tính ra số tồn kho Từ số lượng nhập - xuất - tồn trên thẻ kho lập Báo cáo cân đối kho vật tư (Biểu số 11).
Biểu số 11: Báo cáo cân đối kho vật tư
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ
STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ
Báo cáo này được lập cho tất cả các loại nguyên vật liệu trong mỗi kho, mỗi loại là một dòng trên báo cáo Báo cáo dùng để làm cơ sở cho kế toán có căn cứ kiểm tra, so sánh, đối chiếu số lượng nhập - xuất - tồn của mỗi loại vật tư.
Sau khi thực hiện các công việc trên, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu chuyển lên phòng kế toán tài chính để làm căn cứ thực hiện công tác kế toán trên máy.
3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp
Dựa vào bảng định mức vật tư và kế hoạch sản xuất trong tháng, các Xí nghiệp xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng rồi lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư sẽ đưa lên phòng vật tư xét duyệt Nhân viên trong Xí nghiệp nhận lại phiếu lĩnh đã được xét duyệt chuyển xuống kho Khi nhận nguyên vật liệu xuất kho, các Xí nghiệp ghi số lượng thực nhận vào sổ lĩnh vật tư.
Sổ lĩnh vật tư được mở cho từng Xí nghiệp, từng loại vật tư mà Xí nghiệp nhận được trong tháng theo trình tự thời gian Cuối tháng, tính ra tổng cộng số lượng vật tư lĩnh và cùng thủ kho xác định số lượng vật tư chưa sử dụng hết
Trong Xí nghiệp, để đảm bảo công tác quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhân viên thống kê theo dõi số lượng của từng loại nguyên vật liệu tiêu hao cho sản phẩm. Cuối tháng, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức đã được xây dựng trên bảng định mức và số lượng nguyên vật liệu thực tế đã tiêu hao để sản xuất từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê sẽ lập báo cáo sử dụng vật tư cho từng loại sản phẩm Báo cáo vật tư được chuyển lên phòng vật tư để kiểm tra tình hình sử dụng vật tư có theo định mức: tiết kiệm hay vượt quá, xác định nguyên nhân, từ đó có những điều chỉnh phù hợp. Đồng thời, báo cáo sử dụng vật tư cũng được chuyển lên phòng kế toán tài chính để đối chiếu, kiểm tra.
3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán tài chính
Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán phân loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông tin về nhập - xuất vào máy tính theo đúng quy định Công việc này được thực hiện bởi kế toán vật tư.
Từ màn hình giao diện của phần hành kế toán vật tư, kế toán vật tư chọn danh mục “Phiếu nhập - xuất vật tư”, màn hình xuất hiện mẫu chứng từ cần nhập.
Quy trình nhập dữ liệu “Phiếu nhập kho” vào máy:
Số chứng từ, Ngày lập chứng từ,
Mã đối tượng: mã nhà cung cấp (chỉ cần nhập mã đối tượng, tên nhà cung cấp sẽ được tự động hiện ra trong danh mục nhà cung cấp),
Mã vật tư: Tên vật tư hiện ra trong danh mục vật tư,
Số lượng, Đơn giá, Thành tiền,
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
4.1 Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán vật tư sẽ theo dõi tình hình hiện có, sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục. Đây là phương pháp có độ chính xác cao, lại có thể cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật Tại bất cứ khi nào có nhu cầu sử dụng, kế toán vật tư cũng xác định được lượng nhập xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này có hạn chế là mất nhiều thời gian cho việc ghi chép tính toán nguyên vật liệu nhập xuất kho Nhưng hiện nay với sự trợ giúp của phần mềm kế toán VC 2001, công việc đã trở lên dễ dàng không cồng kềnh, khó tính toán, mất nhiều thời gian nữa.
Công ty sử dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Do đó, giá trị nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho không bao gồm thuế GTGT đầu vào.
Với phương pháp hạch toán nguyên vật liệu theo kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, Công ty sử dụng các tài khoản sau:
TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có, tình tình biến động tăng giảm giá trị nguyên vật liệu của Công ty theo giá thực tế.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán VC 2001, đã mã hoá tên tất cả các loại nguyên vật liệu: 46 BICH, 124 THAT,… Chính vì vậy, TK 152 của Công ty không chi tiết theo tiểu khoản mà khi phản ánh một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bất cứ loại nguyên vật liệu nào thì kế toán vật tư chỉ cần nhập số hiệu TK 152 và lựa chọn chính xác mã loại vật tư đó trong “Đối tượng”.
TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Tài khoản này phản ánh các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp tạo lên sản phẩm.
TK 621 được chi tiết thành 2 TK cấp 2:
TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính TK 6211 lại được chi tiết theo từng Xí nghiệp:
- TK 6211B: Chi phí nguyên vật liệu chính tại Xí nghiệp Bánh
- TK 6211C: Chi phí nguyên vật liệu chính tại Xí nghiệp Kẹo cứng
- TK 6211W: Chi phí nguyên vật liệu chính taị Xí nghiệp Kẹo Chew…
TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ TK 6212 lại được chi tiết theo từng loại vật liệu phụ:
- TK 6212hop: Chi phí nguyên vật liệu phụ là hộp đựng
- TK 6212nhan: Chi phí nguyên vật liệu phụ là nhãn gói…
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 331: Phải trả người bán
TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
TK 627: Chi phí sản xuất chung
TK 641: Chi phí bán hàng
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp …
Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chứng từ.Các loại sổ tổng hợp được sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu gồm: Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 7, 10, các Bảng kê số 4, 5, 6 và Sổ cái TK152.
Quy trình hạch toán tổng hợp vật tư
- NKCT số 1: Phản ánh phát sinh Có TK 111 đối ứng với các TK có liên quan Kế toán vật tư theo dõi phát sinh bên Có TK 111 đối ứng với
- NKCT số 2: Phản ánh phát sinh Có TK 112 đối ứng với các TK có liên quan Kế toán vật tư theo dõi phát sinh bên Có TK 112 đối ứng với
- NKCT số 5: Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, theo dõi phát sinh bên Có và cả bên Nợ TK 331.
Chứng từ gốc: Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập, Phiếu xuất NVL
Sổ chi tiết công nợ
Bảng tổng hợp phát sinh TK 152
- NKCT số 7: Theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh, trong đó phản ánh các nghiệp vụ ghi giảm nguyên vật liệu ( ghi Có TK 152).
- NKCT số 10: Theo dõi số phát sinh bên Có các TK 141, 333, 338…
- Bảng kê số 4: Dùng để phản ánh phát sinh Nợ các TK 621, TK 622,
627 đối ứng với các TK có liên quan Kế toán vật tư theo dõi phát sinh
Nợ TK 621, TK 627 đối ứng với phát sinh Có TK 152.
- Bảng kê số 5: Dùng để phản ánh phát sinh Nợ TK 241, TK 641, TK
642 Kế toán vật tư theo dõi phát sinh Nợ các TK đó đối ứng với phát sinh Có TK 152.
- Bảng kê số 6: Dùng để phản ánh phát sinh Nợ các TK 142, TK 242,
TK 335 Kế toán vật tư theo dõi số phát sinh TK 142 đối ứng với phát sinh Có TK 152.
Căn cứ để ghi số phát sinh Có TK 152 đối ứng với các TK khác trong bảng kê là Bảng tổng hợp phát sinh TK 152 (Biểu số 23).
Sổ cái TK 152 là sổ tổng hợp mở cho tất cả các tháng trong một năm kế toán Sổ cái được ghi một lần vào cuối tháng Trên sổ cái:
- Số phát sinh bên Nợ TK 152: theo dõi chi tiết từng TK đối ứng trên các NKCT có liên quan.
- Tổng phát sinh bên Có TK 152 được lấy từ số tổng cộng trên NKCT số 7.
4.2 Hạch toán tăng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu mua ngoài thanh toán ngay cho người bán
Có hai hình thức thanh toán:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào Phiếu chi
- Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng
Tuỳ theo từng phương thức thanh toán, kế toán vốn bằng tiền sẽ vào sổ chi tiết các TK tiền Định kỳ 10 ngày, kế toán tiến hành tổng cộng rồi chuyển vào NKCT số 1, NKCT số 2.
Tuỳ theo phương thức thanh toán, giá trị nguyên vật liệu mua ngoài sẽ được ghi vào cột:
- Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111 trong NKCT số 1: thanh toán bằng TM
- Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 112 trên NKCT 2: thanh toán bằng TGNH. Cuối tháng xác định số tổng cộng phát sinh bên Có TK 111, TK 112 đối ứng với bên Nợ TK 152 để chuyển vào sổ cái TK 152.
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1
Ghi có TK 111- Tiền mặt Tháng 2 năm 2008
Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK
Nguyên vật liệu mua ngoài chưa thanh toán cho người bán
Hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải
Hà chủ yếu là thanh toán theo phương thức trả chậm vì những nhà cung cấp của Công ty là những nhà cung cấp lâu dài, đã có sự tin cậy vào uy tín củaCông ty cũng như nhà cung cấp Để theo dõi tình hình thanh toán với từng nhà cung cấp, kế toán mở Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 18) Trên Sổ chi tiết này thể hiện rõ tất cả những nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 331 chi tiết tới từng nhà cung cấp Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, kế toán ghi số tiền phải trả nhà cung cấp bao gồm giá trị nguyên vật liệu và giá trị thuế GTGT đầu vào:
Nợ TK 152 : Giá trị nguyên vật liệu không bao gồm thuế
Nợ TK 13316 : Giá trị thuế GTGT đầu vào
Có TK 331 : Tổng số phải trả người bán- chi tiết cho từng nhà cung cấp.
Khi thanh toán căn cứ vào Phiếu chi, Giấy báo Nợ kế toán ghi:
Nợ TK 331: Số tiền thanh toán
Có TK 111: Nếu thanh toán bằng tiền mặt
Có TK 112: Nếu thanh toán bằng TGNH
Cuối tháng, từ Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 18) kế toán còn lập Bảng cân đối phát sinh công nợ (Biểu số 21) để xem xét tình hình công nợ của từng đối tượng và dùng để đối chiếu kiểm tra.
Từ Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối phát sinh công nợ, máy tính tự tổng hợp số liệu và chuyển vào NKCT số 5 Số tổng cộng ở cột ghi Có TK
331, ghi Nợ TK 152 trên NKCT số 5 sẽ được chuyển vào Sổ cái TK 152.
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ
Tháng 2 năm 2008 Tài khoản 331: Phải trả người bán ST
T Mã Tên đối tượng Dư Nợ ĐK Dư Có ĐK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ CK Dư Có CK
Chi nhánh Công ty Cổ phần xây lắp hoá chất 1,546,000 57,954,600 86,154,610 26,654,010
Công ty Cổ Phần Thực
CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331: Phải trả người bán
Số dư ĐK Ghi Có TK 331, ghi Nợ TK
Tổng Có 111 Tổng Nợ Nợ Có
Chi nhánh Công ty Cổ phần xây lắp hoá chất 1,546,000 46,487,452 57,954,600 86,154,610 57,954,600 26,654,010
16 Công ty in Thống Nhất 5,767,910 59,874,415 21,546,700 25,979,100 21,546,700 10,200,310
17 Cty thực phẩm Miền Bắc 64,797,820 547,567,540 894,560,000 799,467,910 894,560,000
Công ty Cổ Phần Thực
Chi nhánh Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam 46,873,000 315,649,200 512,468,910 394,656,410 512,468,910
Nguyên vật liệu mua ngoài và hoá đơn không về cùng lúc
Nếu nguyên vật liệu về trước, Hoá đơn về sau kế toán vật tư không ghi sổ nghiệp vụ kinh tế này mà đợi khi có hoá đơn về mới ghi bút toán tăng nguyên vật liệu.
Khi hoá đơn về kế toán vật tư ghi Nợ TK 152, Có TK 331 trong NKCT số 5 và phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu như trường hợp hàng mua và hoá đơn cùng về.
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
Nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
Bộ máy tổ chức kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với đặc điểm và nhu cầu quản lý của Công ty Đội ngũ cán bộ kế toán tuy còn trẻ nhưng trình độ chuyên môn rất vững vàng, có trình độ từ đại học trở lên Các cán bộ kế toán luôn không ngừng tự bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, làm việc một cách linh hoạt Bộ máy làm việc khoa học, chuyên nghiệp, vận dụng và lập chứng từ phù hợp với chế độ kế toán, cập nhật những thay đổi về chế độ kế toán để nhanh chóng áp dụng: hệ thống tài khoản, sổ sách theo quyết định số 15: QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, báo cáo kết quả kinh doanh theo thông tư 38/2007/TT/BTC ban hành ngày 18 tháng 04 năm 2007 của Bộ tài chính
Trong phòng kế toán tài chính, sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các phần hành kế toán, không chồng chéo, luôn có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phần hành khi cần thiết Công việc được kế toán trưởng điều hành và sự chỉ đạo chặt chẽ của phó tổng giám đốc tài chính Công tác kế toán trong doanh nghiệp đã được vi tính hoá, mỗi kế toán viên được trang bị một máy tính hiện đại Đặc biệt, không chỉ các máy tính riêng trong phòng kế toán được nối với nhau mà các máy tính của phòng Kế hoạch - Thị trường, phòngVật tư và phòng Kế toán tài chính cũng được nối mạng với nhau phục vụ cho việc cung cấp thông tin chính xác và hiệu quả Phần mềm kế toán hiện nay công ty đang sử dụng là VC 2001 Phần mềm được thiết kế phù hợp với hình thức ghi sổ và đặc điểm kế toán của Công ty bởi một công ty phần mềm. Chính vì vậy, phần mềm này hỗ trợ rất nhiều cho công tác kế toán của Công ty trong việc ghi chép, tính toán, lên sổ Kế toán nhập dữ liệu vào máy, cho chương trình chạy, máy tính sẽ tự phân bổ và nhặt dữ liệu lên các sổ Công tác kế toán vật tư trước đây do có rất nhiều loại nguyên vật liệu nên khối lượng công việc lớn Nhưng do áp dụng phần mềm VC 2001 đã giảm thiểu công việc của kế toán vật tư Các loại nguyên vật liệu được mã hoá và việc xử lý các chứng từ trên máy đã giúp kế toán vật tư không chỉ dễ dàng hơn trong công tác quản lý và hạch toán mà còn trở lên đơn giản hơn và chính xác hơn, nhất là việc tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho.
1.1.1 Công tác quản lý vật tư
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trong rất lớn trong chi phí giá thành sản xuất sản phẩm nên nếu sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu là biện pháp hữu hiệu giảm chi phí giá thành mà còn đảm bảo được chất lượng sản phẩm Công ty rất chú trọng công tác quản lý nguyên vật liệu không chỉ ở khâu sản xuất mà ở tất cả các khâu: thu mua, sử dụng, bảo quản và dự trữ. Công ty xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm một cách tương đối chính xác Hệ thống này được xây dựng lên bởi các phân tích thông số kỹ thuật phức tạp và kinh nghiệm sản xuất nhiều năm. Phòng vật tư dựa vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm xây dựng nên kế hoạch thu mua và thực hiện công tác cung ứng vật tư cho sản xuất Vật liệu trước khi nhập kho được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bởi phòng KCS về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại Nhờ đó, nguyên vật liệu sản xuất luôn đảm bảo chất lượng, giúp cho quá trình sản xuất tại Công ty luôn được tiến hành liên tục, đều đặn theo đúng kế hoạch
Việc bảo quản vật tư của Công ty được tiến hành ở 5 kho: kho ANH, kho THAT, kho BICH, kho THU, kho KT Các kho của Công ty đã đảm bảo đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của một kho hàng: rộng rãi, thoáng mát, có hệ thống phòng chống cháy nổ, có thiết bị bảo quản… Các kho chịu sự quản lý trực tiếp của các thủ kho Các thủ kho của Công ty đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lại có kinh nghiệm làm việc lâu năm Công tác bảo quản vật tư của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà được thực hiện rất tốt, luôn đảm bảo cho quá trình sản xuất.
Tình hình thực hiện định mức do phòng vật tư theo dõi Từ đó tính ra tiết kiệm hay lãng phí Nếu việc sử dụng nguyên vật liệu là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng Ngược lại, nếu nguyên vật liệu bị sử dụng một cách lãng phí, có mất mát, thất thoát, tuỳ theo nguyên nhân mà Công ty tiến hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường Đây là phương pháp quản lý một cách hợp lý, giúp cho doanh nghiệp sản xuất vẫn đảm bảo chất lượng mà không bị cố tình giảm thiểu số vật tư sử dụng để thu lợi.
Phòng vật tư xây dựng định mức dự trữ cho tất cả các loại nguyên vật liệu dựa trên đặc điểm của nguyên vật liệu: nguyên vật liệu chính hay phụ, số lượng nhiều hay ít… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động giá cả của nguyên vật liệu trên thị trường và căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty Việc xây dựng định mức tồn kho để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, không bị gián đoạn thiếu nguyên vật liệu không thu mua được hoặc có sự biến động quá cao của giá nguyên vật liệu làm đội chi phí giá thành, đồng thời cũng tránh việc dự trữ quá nhiều làm ứ đọng vốn, mất thêm chi phí kho tàng, bến bãi…
1.1.2 Về tổ chức chứng từ ban đầu
Tổ chức hạch toán ban đầu được thiết kế tốt, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập - xuất chặt chẽ Nhờ đó cung cấp thông tin cho quá trình quản lý cũng như công tác kế toán Việc lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ kế toán hiện hành: luân chuyển chứng từ giữa phòng Kế hoạch thị trường, phòng vật tư, phòng kế toán và kho được thực hiện khá nhịp nhàng Các nghiệp vụ hàng ngày thủ kho theo dõi chi tiết trên sổ xuất vật tư, đồng thời xí nghiệp theo dõi số lượng nguyên vật liệu lĩnh hàng ngày trên sổ lĩnh vật tư. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song giúp đối chiếu số liệu dễ dàng. Các loại vật tư được mã hoá theo tên kho và số đếm giúp kế toán dễ dàng theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu.
1.1.3 Hạch toán nguyên vật liệu
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Phương pháp này giúp kế toán có sự đối chiếu dễ dàng.
Công ty hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với doanh nghiệp có số lượng nguyên vật liệu nhiều, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục.
Phương pháp tính giá xuất vật tư theo phương pháp bình quân kỳ dự trữ. Ưu điểm của việc tính giá bình quân gia quyền tháng là đơn giản, dễ làm, giảm bớt được việc hạch toán chi tiết.
Những phương pháp Công ty sử dụng đều phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tuy vậy, bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn một số mặt tồn tại Phần lớn các phiếu xuất kho nguyên vật liệu chỉ được lập vào cuối tháng còn các nghiệp vụ hàng ngày thủ kho theo dõi chi tiết trên sổ xuất vật tư Các chứng từ vật tư rất nhiều nhưng phần lớn cuối tháng mới được gửi lên phòng kế toán, có độ trễ về mặt thời gian Công việc của kế toán luôn bị dồn vào cuối tháng, cuối quý dẫn đến ảnh hưởng không những phần hành kế toán nguyên vật liệu, mà còn ảnh hưởng tới các phần hành khác như kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Do báo cáo vật tư gửi lên trễ nên kế toán không dùng để ghi sổ mà hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cho từng sản phẩm theo định mức. Như vậy không phản ánh đúng chi phí nguyên vật liệu thực tế xuất dùng cho sản phẩm.
Mặt khác, đối với hàng mua đang đi đường, hoá đơn đã về nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về công ty không phản ánh qua TK 151 Việc không phản ánh dẫn đến không phản ánh đúng tình hình biến động của tài sản, tình hình thanh toán với nhà cung cấp phát sinh trong tháng
Công ty có một số Nhà máy và chi nhánh ở xa là một khó khăn cho công tác quản lý vì khoảng cách địa lý sẽ không thuận lợi cho công tác quản lý, việc chuyển hoá đơn, chứng từ về chậm, gây khó khăn cho công tác hạch toán.
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà không chỉ sử dụng một loại nguyên vật liệu nhất định mà sử dụng rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau (khoảng 1500 loại) Để quản lý và phục vụ công tác hạch toán, Công ty đã mã hoá tất cả các loại nguyên vật liệu Mỗi mã vật tư bao gồm 2 phần: tên kho và số đếm Nhưng việc mã hoá này lại không thống nhất về hình thức như có một số mã thì tên kho rồi đến số đếm: ANH 15, BICH 34… nhưng một số mã khác thì số đếm rồi mới tới tên kho: 7 THU, 57 THAT… giữa tên kho và số khi thi viết liền khi thì dấu cách giữa Phần mềm kế toán máy đòi hỏi mã vật tư phải chính xác, thống nhất thì máy mới hiểu và thực hiện đúng Điều này cũng gây khó khăn khi tìm lọc mã vật tư Việc mã vật tư khác nhau sẽ gây khó khăn cho công tác thực hiện và đối chiếu vừa mất thời gian vừa dễ gây nhầm lẫn.
Hàng tháng, các Xí nghiệp đều gửi Báo cáo vật tư của từng sản phẩm lên phòng kế toán tài chính Báo cáo vật tư này được lập nhằm theo dõi số lượng nguyên vật liệu thực tế xuất dùng cho mỗi sản phẩm Nhưng do các Báo cáo này thường được gửi lên muộn nên không được kế toán vật tư dùng để ghi sổ mà thường chỉ được sử dụng để đối chiếu: định mức của từng loại nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm mà phòng kế toán nhận được từ phòng vật tư phải khớp với các định mức trên các “Báo cáo sử dụng vật tư”, cũng như so sánh tổng số lượng của từng loại nguyên vật liệu xuất cho sản xuất giữa “Phiếu nhập kho” và tổng số lượng từng loại nguyên vật liệu tiêu hao thực tế trên
“Báo cáo sử dụng vật tư” phải khớp với nhau
Trên phiếu xuất kho thường có nội dung “Lý do xuất kho” và thông tin này thường bị bỏ trống Như vậy gây khó khăn cho kế toán vật tư khi ghi sổ, kế toán vật tư sẽ căn cứ vào tên Xí nghiệp và tên kho, mã vật tư ghi trên phiếu xuất kho để ghi sổ Điều này đòi hỏi kế toán vật tư vật tư phải rất có kinh nghiệm, thông thuộc hiểu rõ quy trình sản xuất và nguyên vật liệu tạo lên từng loại sản phẩm.
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp sản xuất như Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà,nguyên vật liệu chiếm tới 70% - 80% giá trị sản phẩm Vì vậy, muốn hạ giá thành mà lại nâng cao chất lượng sản phẩm để có thể đạt được lợi nhuận cao,một trong những biện pháp mà Công ty luôn hướng tới là quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ Để làm được điều đó đòi hỏi sự kết hợp đồng bộ của nhiều biện pháp trong đó biện pháp rất quan trọng là tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu Muốn thực hiện tốt công tác phải tuỳ thuộc vào đặc điểm nguyên vật liệu, đặc điểm của sản phẩm và yêu cầu của quản lý Từ đó, doanh nghiệp lựa chọn tiêu thức phân loại nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán, phương pháp tính giá phù hợp với doanh nghiệp mình Công tác kế toán nguyên vật liệu thực hiện tốt sẽ là cơ sở cho các hoạt động đối chiếu kiểm tra và xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Kế toán nguyên vật liệu là phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan trọng nhất của một doanh nghiệp sản xuất Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là vô cùng cần thiết Công việc này giúp doanh nghiệp đạt tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận đồng thời cũng khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
2.2 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện
Kế toán là công cụ quản lý tài chính của mọi quốc gia, mọi nền kinh tế và luôn tuân theo các quy định về quản lý tài chính của mỗi quốc gia, nền kinh tế đó Đặc biệt là những quốc gia mà nền kinh tế luôn có sự tham gia định hướng của Nhà nước như nước ta Việc hoàn thiện kế toán trong các doanh nghiệp nói chung và hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải có sự phù hợp với đặc thù của nền kinh tế Việt Nam Bộ Tài chính ban hành các chuẩn mực, chế độ kế toán là cơ sở lý luận cho công tác kế toán Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu phải tuân theo những chuẩn mực, chế độ kế toán nói chung và chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho” nói riêng Đặc biệt khi nước ta đã gia nhập WTO (Would Trade Organaration), nền kinh tế Việt Nam dần hoà mình vào nền kinh tế thế giới, chuẩn mực kế toán Việt Nam tiến gần tới chuẩn mực kế toán quốc tế, kế toán nguyên vật liệu cũng dần tuân theo những chuẩn mực kế toán quốc tế.
Mặt khác, kế toán cũng phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp sản xuất và đặc điểm của sản phẩm của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp thuộc những lãnh vực sản xuất khác nhau mang những đặc thù riêng và yêu cầu quản lý riêng Vì vậy, công tác kế toán phải dựa trên những đặc điểm như loại hình doanh nghiệp, quy mô lĩnh vực sản xuất kinh doanh, trình độ kế toán viên, đặc điểm của sản phẩm …
2.3 Ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà
2.3.1 Quản lý vật tư Để phục vụ cho nhu cầu quản lý một cách thuận lợi và công tác kế toán vật tư diễn ra thuận lợi, Công ty thiết lập một cách thức thống nhất trong toàn doanh nghiệp tên gọi của các loại nguyên vật liệu về: tên gọi, mã vật tư, quy cách, chủng loại… giữa phòng kế toán tài chính, phòng vật tư và các Xí nghiệp Công ty xây dựng mã vật tư một cách phù hợp, khoa học, dễ đối chiếu giữa các bộ phận có liên quan Hiện nay, hệ thống mã vật tư Công ty đã thiết kế và đang sử dụng cũng khá phù hợp với trình kế toán máy của Công ty Tuy nhiên, khi hạch toán kế toán vật tư vẫn gặp khó khăn như khi tìm tên vật tư, kế toán tiến hành lọc phải đánh đúng mã vật tư nhưng mã vật tư lại không thống nhất về hình thức như có một số mã thì tên kho rồi đến số đếm: ANH
15, BICH 34… nhưng một số mã khác thì số đếm rồi mới tới tên kho: 7 THU,
57 THAT… giữa tên kho và số khi thi viết liền khi thì dấu cách giữa Phần mềm kế toán máy đòi hỏi mã vật tư phải chính xác, thống nhất thì máy mới hiểu và thực hiện đúng Việc mã vật tư khác nhau sẽ gây khó khăn cho công tác thực hiện và đối chiếu vừa mất thời gian vừa dễ gây nhầm lẫn Công ty thống nhất mã vật tư như sau:
Mã vật tư = Tên kho + Số đếm
Tên kho: tên của các kho chứa vật tư như THU, BICH, THAT…
Số đếm: Do thủ kho quy định đánh số để quản lý trong kho đó.
Mã vật tư phải được quy định thống nhất để áp dụng trên trình kế toán máy của toàn Công ty.
2.3.2 Sử dụng nguyên vật liệu thay thế
Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà là doanh nghiệp chuyên sản xuất bánh kẹo nên nguyên vật liệu chính được sử dụng nhiều nhất là đường kính. Hiện nay, giá đường kính trên thị trường là khá cao, khoảng 11.000 đ/ kg. Viện Công nghiệp thực phẩm vừa nghiên cứu, sản xuất thành công ba loại đường: maltooligosacarit, b-glucan và xylito từ phụ phẩm nông nghiệp như tinh bột sắn, lõi ngô, bã mía Các loại đường này, gọi là "đường chức năng", có thể dùng thay thế đường kính trong ngành công nghiệp thực phẩm Đường kính thường được sử dụng để sản xuất bánh kẹo và đồ uống Tuy nhiên, nếu được ăn nhiều, lại gây sâu răng, ảnh hưởng không tốt tới sức đề kháng của cơ thể, làm tăng nguy cơ mắc bệnh béo phì, tiểu đường và bệnh tim Chính vì vậy mà nhiều nước trên thế giới chẳng hạn như Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản đã nghiên cứu và sản xuất các loại chất ngọt thế hệ mới, khắc phục nhược điểm nói trên của đường kính Loại đường này có tác dụng chống táo bón, được hấp thụ từ từ vào máu nên giữ ổn định độ đường trong máu trong một thời gian dài Ngoài ra, maltooligosacarit góp phần tăng khả năng chịu đựng của cơ thể cũng như khả năng làm việc Maltooligosacarit đã được sản xuất thử trên quy mô công nghiệp tại Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương (Hà Tây), với công suất 2.500 kg/mẻ Ước tính giá thành 1kg maltooligosacarit là 8.820 đồng, rẻ hơn so với đường kính (khoảng 11.000 đồng) Hiện tại, Sản phẩm được dùng để thay thế đường kính trong sản xuất bánh kem tại Công ty bánh kẹo Hải Hà Khác với maltooligosaccarit, đường xylitol có độ ngọt không thua kém đường mía Đặc điểm này cùng với cảm giác mát lạnh trong miệng khi hoà tan làm cho xylitol cực kỳ hấp dẫn trong sản xuất bánh kẹo và đồ uống Không những vậy, xylitol được sử dụng làm nguồn đường thay thế cho các bệnh nhân tiểu đường Nó cũng được bổ sung vào nước xúc miệng,kẹo cao su và kem đánh rằng nhằm chống sâu răng do có khả năng ức chế sự phát triển của một số vi sinh vật Công ty nên sử dụng nhiều hơn nữa loại sản phẩm này, vừa hạ giá thành sản phẩm vừa nâng cao chất lượng sản phẩm
Trên phiếu xuất kho, thông tin “Lý do xuất kho” là rất cần thiết giúp cho kế toán vật tư biết nguyên vật liệu dùng cho loại sản phẩm nào, cho sản xuất hay cho gia công Thông tin này nên được ghi đầy đủ để thuận lợi cho công việc của kế toán vật tư.
2.3.4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Đối với trường hợp mua nguyên vật liệu hoá đơn về trước, cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về, kế toán phải phản ánh giá trị nguyên vật liệu qua
TK 151: Hàng mua đang đi đường Giá trị của hàng mua được phản ánh căn cứ vào giá trị ghi trên hoá đơn.
Như vậy khi nhận được hoá đơn, kế toán vật tư phản ánh vào Sổ chi tiết công nợ nghiệp vụ mua vật tư: Nợ TK 151, Thuế GTGT cũng được phản ánh
Nợ TK 13316 Cuối tháng, máy tính sẽ tổng hợp cộng số liệu ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 151 phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 5.
Sang tháng sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, để phản ánh nghiệp vụ hàng mua đang đi đường về nhập kho, kế toán vật tư mở thêm Nhật ký chứng từ số 6: ghi Có TK 151, ghi Nợ TK 152.
Kế toán nguyên vật liệu là phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan trọng nhất của một doanh nghiệp sản xuất Do đó, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là vô cùng cần thiết Công việc này giúp doanh nghiệp đạt tới mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận đồng thời cũng khẳng định được vị thế của doanh nghiệp trên thị trường Công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải
Hà được thực hiện khá hiệu quả, góp phần làm chất lượng sản phẩm không ngừng tăng lên
Trong thời gian thực tập ở Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, em đã có thêm một số kinh nghiệm thực tế Nhờ sự giúp đỡ của các cô chú, các chị trong Công ty em đã tiếp cận, nắm bắt thực trạng về công tác kế toán của Công ty Do thời gian thực tập ngắn và còn nhiều hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên quá trình nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề không tránh khỏi thiếu sót.
Em xin chân thành cám ơn các cô chú, các chị trong phòng Kế toán tài chính của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà đã tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2008
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ - 3 -
1 Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Bánh kẹo Hải Hà - 3 -
2 Đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh - 5 -
2.1 Đặc điểm của sản phẩm - 5 -
2.3 Đặc điểm của dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị - 7 -
2.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý - 8 -
2.5 Đánh giá kết quả hoạt động của sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm gần đây - 11 -
3 Đặc điểm tổ chức kế toán và công tác kế toán của Công ty - 13 -
3.1 Các chính sách kế toán của Công ty - 15 -
3.3 Đặc điểm tổ chức hệ thống tài khoản kế toán - 16 -
3.4 Đặc điểm tổ chức sổ sách kế toán - 17 -
3.5 Các báo cáo tài chính - 18 -
CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ - 20 -
1 Những vấn đề chung về hạch toán nguyên vật liệu - 20 -
1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu - 20 -
1.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - 21 -
1.3 Phân loại nguyên vật liệu - 24 -
1.4 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu - 25 -
2 Tổ chức chứng từ ban đầu - 27 -
2.1 Đối với nguyên vật liệu nhập kho - 27 -
2.2 Đối với nguyên vật liệu xuất kho - 32 -
3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu - 41 -
3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho - 41 -
3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp - 44 -
3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán tài chính - 45 -
4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu - 58 -
4.1 Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu - 58 -
4.2 Hạch toán tăng nguyên vật liệu - 62 -
4.3 Hạch toán giảm nguyên vật liệu - 68 -
CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ - 75 -
1 Nhận xét công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - 75 -
1.1.1 Công tác quản lý vật tư - 76 -
1.1.2 Về tổ chức chứng từ ban đầu - 78 -
1.1.3 Hạch toán nguyên vật liệu - 78 -
2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - 80 -
2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu - 80 -
2.2 Phương hướng và nguyên tắc hoàn thiện - 81 -
2.3 Ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - 82 -
2.3.2 Sử dụng nguyên vật liệu thay thế - 83 -
2.3.4 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu - 84 -
Danh mục sơ đồ bảng biểu
Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất bánh của Công ty - 7 -
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý - 10 -
Bảng 2.3: Báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm gần đây của Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - 11 -
Bảng 2.4: Mục tiêu của công ty đến 2010 - 12 -
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP Bánh kẹo Hải Hà - 14 -
Sơ đồ 3.2: Quy trình ghi sổ kế toán - 19 -
Biểu số 01: Hoá đơn GTGT - 29 -
Biểu số 02: Biên bản kiểm nghiệm vật tư - 30 -
Biểu số 03: Sổ xuất vật tư - 33 -
Biểu số 04: Sổ lĩnh vật tư - 34 -
Biểu số 05: Báo cáo vật tư - 35 -
Biểu số 06: Phiếu xuất kho - 36 -
Biểu số 07: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - 38 -
Biểu số 08: Hoá đơn GTGT - 40 -
Biểu số 11: Báo cáo cân đối kho vật tư - 44 -
Biểu số 12: Sổ chi tiết nhập vật tư - 48 -
Biểu số 13: Sổ chi tiết xuất vật tư - 49 -
Biểu số 14: Thẻ kế toán chi tiết - 50 -
Biểu số 15: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn - 51 -
Biểu số 16: Chi phí nguyên vật liệu - 54 -
Biểu số 17:_toc195526377 Sổ chi tiết xuất vật tư cho từng sản phẩm - 55 -
Biểu số 18: Sổ chi tiết công nợ - 57 -
Biểu số 19: Quy trình hạch toán tổng hợp vật tư - 61 -
Biểu số 20: Nhật ký chứng từ số 1 - 63 -
Biểu số 21: Bảng cân đối phát sinh công nợ - 65 -
Biểu số 22: Nhật ký chứng từ số 5 - 66 -
Biểu số 23: Bảng tổng hợp phát sinh tài khoản - 69 -
Biểu số 24: Bảng kê số 4 - 70 -
Biểu số 25: Bảng kê số 5 - 71 -
Biểu số 26: Nhật ký chứng từ số 7 - 73 -
NHậN XéT CủA ĐƠN Vị THựC TậP
(Ban hành kèm theo Thông tư số 38/2007/TT-BTC ngày 18/4/2007 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính hướng dẫn về việc Công bố thông tin trên thị trường chứng khoán)
Bảng cân đối kế toán
TàI sản MS TM Số cuối quý Số đầu năm
A TàI sản lƯu động và đầu tƯ ngắn hạn
II.Các khoản đầu t ư tài chính ngắn hạn 12
III Phải thu ngắn hạn 13
1 Phải thu của khách hàng 13
2 Trả trước cho người bán 13
4 Các khoản phải thu khác
5 Dự phòng phải thu khó đòi (*) 13
2 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 14
V Tài sản ngắn hạn khác 15
1 Chi phí trả trước ngắn hạn 15
2 Các khoản thuế phải thu 15
3 Tài sản ngắn hạn khác 2,604,072,020 1,305,437,004
1 Chi sự nghiệp năm trước 16
2 Chi sự nghiệp năm nay
I Các khoản phải thu dài hạn 21
1.Phải thu dài hạn khác
II Tài sản cố định 22
2 179,606,843,004 179,273,015,736 _ Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 22
_ Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 22
3 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang
V Tài sản dài hạn khác 26
1 Chi phí trả trước dài hạn 26
2 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại
Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Kết quả hoạt động kinh doanh toàn công ty
TT Chỉ tiêu Mã số TM Quý I Luỹ kế từ đầu năm đến cuối quý này
N¨m nay N¨m trưíc N¨m nay Năm trưíc
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 24 106,506,314,125 94,686,560,489 106,506,314,416 94,686,560,900
3 Doanh thu thuÇn vÒ BH & CCDV (10- 03) 10 24 105,300,086,330 93,690,605,450 105,300,086,621 93,690,605,961
5 Lợi nhuận gộp về BH & CCDV (20-11) 20
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 24 399,622,399 189,574,385 399,622,399 189,574,385
Trong đó : Lãi vay phải trả 23 476,954,306 705,480,289 476,954,306 705,480,289
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 4,585,089,650 3,557,355,047 4,585,089,850 3,557,355,725
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 30 5,500,465,643 4,398,711,936 5,500,465,590 4,398,711,547
14 Tổng lợi nhuận trước thuế (500+40) 50
15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 28 818,586,135 640,975,506 818,586,135 640,975,733