ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
Do nét đặc thù trong lĩnh vực hoạt động của mình nên Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình phân loại NVL theo tiêu thức vai trò và công dụng của NVL Việc áp dụng cách phân loại NVL theo tiêu thức này Công ty đã đảm bảo được tính thuận tiện đồng thời tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng NVL.
Nguyên vật liệu tại Công ty được phân loại như sau:
- Nguyên liệu, vật liệu chính (NVLC): là nguyên liệu, vật liệu chủ yếu cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm xây lắp như: sắt, thép, …
- Vật liệu phụ (VLP): là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình xây lắp, nó không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dạng, màu sắc hoặc làm tăng chất lượng của sản phẩm xây lắp như: sơn, …
- Nhiên liệu: là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình xây lắp,như vậy nhiên liệu của Công ty chủ yếu là xăng dầu phục vụ cho quá trình vận chuyển máy móc thiết bị đến các công trình và đảm bảo cho hoạt động của những máy móc đó.
- Phụ tùng thay thế: là những vật tư dùng cho việc thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ trong xây lắp như: xăm, lốp ô tô, …
- Thiết bị, vật liệu Xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp như: máy điều hòa, dây điện, …
- Phế liệu: là những vật liệu do không tham gia được quá trình xây lắp nên bị loại ra như: sắt, thép bị rỉ, xi măng bị đông cứng, …
Kết hợp với cách phân loại trên Công ty còn phân loại NVL theo nguồn nhập, theo đó NVL được chia thành:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: là những NVL do Công ty tự đầu tư, mua sắm
- Nguyên vật liệu khác: là những NVL Công ty nhận từ các Công ty liên doanh cùng đầu tư vào một công trình, …
Công ty quản lý NVL trên phần mềm kế toán Fast Accounting Công ty lập sổ Danh điểm vật tư để quản lý:
Biểu 1.1: Danh mục vật tư DANH MỤC VẬT TƯ
STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt TK vật tư Ghi chú
1 CD0067 Li vô quang học Cái
2 CD0091 Kìm mũi thăng 175 Cái
3 CD0163 Súng bắn đinh Cái
4 CD0170 Lưỡi cưa đĩa 320x5x2,2 Cái
5 PT0005 Cốc lọc bơm tay (IFA) Cái
6 PT0008 Động cơ gạt mưa(IFA) Cái
7 PT0012 Pít tông cos 0 (IFA) Cái
8 PT0043 Rơ le 5 cọc (IFA) Cái
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc, … có quy phẩm lâu dài… Vì vậy nguyên vật liệu dùng cho hoạt động xây lắp không những phải có khối lượng lớn mà còn phải phong phú, đa dạng về chủng loại, mẫu mã để đáp ứng yêu cầu xây lắp Ví dụ như: sắt, thép, tôn, thủy tinh, …
Do đó chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp Đối với những công trình, hạng mục công trình mà Công ty đã thực hiện thì chi phí nguyên vật liệu thường chiếm khoảng từ 60 – 70% tổng chi phí Nhà văn hóa quận Hà Đông có chi phí nguyên vật liệu chiếm 68,96%, công trình
Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ bị tiêu hao toàn bộ như: xi măng, cát, sỏi, … nhưng cũng có thẻ chúng chỉ thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái của sản phẩm như: sắt, thép, thủy tinh,
… Tuy nhiên cũng có một số nguyên vật liệu không chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất hay một công trình mà còn tham gia vào nhiều kỳ kinh doanh và vẫn giữ nguyên được hình thái ban đầu, giá trị của nó chuyển dịch dần vào chi phí kinh doanh của các kỳ tương ứng Mặt khác NVL của Công ty thường xuyên biến dộng tùy thuộc vào tính chất của các công trình, hạng mục công trình
Do những đặc điểm trên nên công tác quản lý NVL của Công ty đòi hỏi phải được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ từ khâu thu mua, sử dụng đến bảo quản Đối với khâu thu mua thì Công ty thực hiện thu mua vật NVL theo dự toán đồng thời tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL, trong khâu sử dụng thì đúng định mức, theo đúng tiến độ của công trình, trong khâu dự trữ thì có kho bãi đảm bảo.
Do NVL trên thị trường phong phú, đa dạng và biến động về giá cả nên Công ty không xây dựng mức tồnkho tối đa cũng như tối thiểu cho từng loại NVL Đồng thời các công trình mà Công ty đảm nhận thi công nằm ở xa trụ sở chính của mình nên Công ty không tổ chức xây dựng kho dự trữ riêng mà hầu hết toán bộ nguyên vật liệu sau khi thu mua đều vận chuyển thẳng tới công trình đang thi công, tới các tổ đội có nhu cầu sử dụng hoặc xuất từ kho các công trình ra sử dụng Như vậy kho nguyên vật liệu của Công ty sẽ được đặt tại các công trình để tiện việc trông coi, vận chuyển cũng như sử dụng nguyên vật liệu Theo đó các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu đều phải có sự thông qua của phòng vật tư.
Bên cạnh vai trò là chủ đầu tư của các công trình, Công ty còn nhận thi công các công trình do đơn vị khác làm chủ đầu tư, vì thế nguyên vật liệu có thể bao gồm nguyên vật liệu của Công ty tự thu mua và nguyên vật liệu do đơn vị chủ đầu tư cung cấp Do đó, việc quản lý nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng và cần thiết để đảm bảo được chất lượng và tiến độ thi công các công trình.
Do nét đặc thù trong lĩnh vực hoạt động của mình nên Công ty Cổ phầnThương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức vai trò và công dụng của NVL Việc áp dụng cách phân loại NVL theo tiêu thức này Công ty đã đảm bảo được tính thuận tiện đồng thời tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từngNVL.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
2.1.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho
Một trong những công tác quản lý nguyên, vật liệu là phản ánh chính xác tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị
Thủ tục nhập kho: Công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho đóng một vai trò quan trọng cho yêu cầu trên, việc kiểm tra, đánh giá nguyên, vật liệu trước khi nhập kho là công việc thường xuyên được thực hiện để quyết định có nên nhận hàng hay không Khi phát sinh nhu cầu sử dụng nguyên, vật liệu, bộ phận có nhu cầu sẽ lập Phiếu đề nghị mua vật tư Phiếu đề nghị mua vật tư sẽ được chuyển cho Trưởng phòng vật tư và Giám đốc ký duyệt Trên cơ sở đó, Phòng vật tư sẽ gửi thông báo về việc mua vật tư cho các nhà cung cấp Các nhà cung cấp sẽ gửi lại Báo giá vật tư đến cho Phòng vật tư của Công ty Báo giá sẽ được Trưởng phòng vật tư và các cá nhân có liên quan duyệt và tiến hành lập Biên bản duyệt giá mua vật tư Sau đó, Phòng vật tư sẽ ký Hợp đồng kinh tế về việc mua vật tư Trong Hợp đồng sẽ ghi rõ các điều khoản liên quan đến quy cách, chất lượng, số lượng, chủng loại của mỗi vật tư Khi nhận được hóa đơn của người bán vật tư chuyển tới, phòng kế toán phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng kinh tế hoặc kế hoạch thu mua để xem số lượng hàng nhận được có đúng như hợp đồng hay không Trước khi nhập kho, phòng kế toán cùng với phòng vật tư và phòng kỹ thuật tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu xem có đáp ứng được yêu cầu hay không; kết quả của việc kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm tra chất lượng hàng hóa Nếu nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong hợp đồng thì căn cứ vào hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm thì Phòng vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại Phòng vật tư, liên 2 kèm với hóa đơn chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 giao cho Thủ kho ghi vào Thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi vào sổ chi tiết nguyên, vật liệu theo từng loại vật liệu Căn cứ vào Phiếu nhập kho, Thủ kho kiểm nhận nguyên, vật liệu rồi ghi số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho rồi cùng người giao hàng ký nhận vào cả 3 bản Piếu nhập kho Nguyên, vật liệu nhập kho được Thủ kho xắp xếp một cách khoa học để thuận lợi cho việc bảo quản và cấp phát nguyên, vật liệu.
Ví dụ: Trong tháng 12/2010 Công ty có nhu cầu mua thép nhập kho để phục vụ cho thi công các công trình, công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho của Công ty được thực hiện qua các bước sau đây:
Khi Công ty nhận được hàng và hóa đơn GTGT của nhà cung cấp:
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0052975
HÓA ĐƠN Mẫu sổ: 01 GTKT – 3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG NN/2010B
Liên 2: Giao khách hàng 0052955 Ngày 30 tháng 12 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân Địa chỉ:
Số tài khoản: Điện thoại: MST:
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Hùng
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình Địa chỉ: Số 80 tổ 13E phường Thanh Lương – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Hình thức thanh toán: Nợ MST: 5400101273
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 6.978.250
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi sáu triệu năm trăm bốn ba nghìn hai trăm năm mươi đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi vật tư được chuyển đến kho của Công ty thì Công ty tiến hành lập ban thanh tra kiểm nghiệm vật tư xem có đảm bảo yêu cầu như trong Hợp đồng hay không Kết quả kiểm nghiệm được ghi vào biên bản kiểm nghiệm.
Phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn và kết quả kiểm nghiệm của ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho
Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH Mã số thuế: 5400101273
Căn cứ vào: Số lượng thực nhập……… ngày 30 tháng 12 năm 2010 Của: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân ……… Ban kiểm nghiệm gồm: Ông (Bà): Nguyễn Mạnh Hùng Trưởng ban Ông (Bà): Trần Văn Cường Ủy viên Ông (Bà): Phan Thị Tuyết Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hóa
Kết quả kiểm nghiệm S.Lượn g đạt QC-PC
1 Thép I200x100x5,2x8,4 Trực tiếp Kg 3.980 3.980 Không
2 Thép tấm PL10 Trực tiếp Kg 4.200 4.200 Không
3 Thép góc L100x100x10 Trực tiếp Kg 1.200 1.200 Không
4 Thép tròn fi16 Trực tiếp Kg 250 250 Không Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng đạt yêu cầu (mới 100%) cho phép nhập kho.
Ngày 30 tháng 12 năm 2010 ĐẠI DIỆN KỸ THUẬT THỦ KHO TRƯỞNG BAN KIỂM SOÁT
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Sau khi ban kiểm nghiệm xác định số vật tư mua về đạt yêu cầu, vật liệu sẽ được nhập kho.
CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ
THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân
Theo: Biên bản kiểm nghiệm…… Số ………… Ngày 30 tháng 12 năm 2010
Của : Công ty cổ phần xây dựng và Thương mại Anh Quân
Nhập tại kho: Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
Mã số Đvt SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền
Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Một trăm ba mươi chín triệu, năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn.
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thủ tục xuất kho: Các bộ phận sử dụng nguyên, vật liệu căn cứ vào kế hoạch sử dụng nguyên, vật liệu và dự toán của các công trình do Phòng kỹ thuật lập, Phòng vật tư, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị viết Phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên trong đó ghi rõ số lượng, đơn vị Liên 1 giao cho Phân xưởng sử dụng, cuối kỳ Phân xưởng tập hợp Phiếu lĩnh vật tư giao cho kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu, liên 2 giao cho Thủ kho để vào Thẻ kho Phiếu lĩnh vật tư sau khi có đầy đủ chữ ký của người viết Phiếu, Trưởng phòng vật tư và Giám đốc Thủ kho sẽ căn cứ và Phiếu lĩnh vật tư tiến hành xuất kho nguyên vật liệu theo đúng số lượng và chủng loại ghi trên Phiếu lĩnh vật tư, đồng thời lập Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao cho người đi lĩnh nguyên vật liệu, 1 liên giao cho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi sổ kế toán, 1 liên ( chứng từ gốc) lưu tại phòng vật tư.
Ví dụ ngày 31/12/2010, Công trình cần thép để phục vụ cho thi công Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng cho từng loại NVL xuất kho, trong đó ghi rõ ngày xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 được lưu ở bộ phận lập phiếu, Liên 2 : Do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, đồng thời tính giá trị NVL xuất kho làm căn cứ ghi sổ kế toán, Liên 3: giao cho bộ phận , đơn vị nhận NVL
Hàng ngày Thủ kho tập hợp các Phiếu nhập, xuất kho rồi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất để tiến hành ghi vào Thẻ kho Cuối tháng Thủ kho tính ra số tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu rồi chuyển toàn bộ số Phiếu nhập, Phiếu xuất kho cho kế toán vật tư Thực tế tại công ty, Thủ kho không thường xuyên tiến hành đối chiếu số tồn trên Thẻ kho và số tồn thực tế vì Công ty có nhiều loại nguyên, vật liệu nên công tác này tiến hành sẽ mất rất nhiều thời gian, do đó Công ty chỉ tiến hành kiểm kê theo năm Thẻ kho được kế toán giao cho Thủ kho lập thẻ cho từng loại nguyên, vật liệu, mỗi loại có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng nguyên, vật liệu để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh.
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
- Họ, tên người nhận hàng:…… Phạm Xuân Thắng
- Đơn vị:…… Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
- Lý do xuất kho:……… Phục vụ thi công công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
- Xuất tại kho: Hà Đông
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm hai năm triệu, ba trăm tám tám nghìn đồng chẵn
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Hoặc bộ phận có nhu cầu xuất) Căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu lĩnh vật tư, Thủ kho sẽ vào Thẻ kho
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
Mã hàng: Thép I200x100x5,2x8,4 Đơn vị tính: kg.
Số lượng Kế toán xác nhận
Nhập xuất Tồn Giá trị tồn Ký tên
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
S k toán ổ kế toán ế Toán chi ti t 152ế Toán
B ng t ng h p nh p, xu t t n ảng tổng hợp nhập, xuất tồn ổ kế toán ợp nhập, xuất tồn ật S k toán t ng h pổ kế toán ế Toánất ồn ổ kế toán ợp nhập, xuất tồn
2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty mang tính đặc thù trong ngành xây dựng, nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại vì vậy đỏi hỏi công việc quản lý, theo dõi, bảo quản vật tư phục vụ việc thi công phải liên tục được bảo đảm đúng tiến độ thi công là rất phức tạp Vật tư của Công ty chủ yếu nhập xuất thẳng đến chân Công trình không qua kho Tuy nhiên nếu số lượng vật tư mua nhiều mà sử dụng không hết thì Công ty vẫn tiến hành nhập kho, hoặc NVL dư thừa của công trình này sẽ nhập trở lại kho Công ty và xuất dùng cho các công trình khác khi cần thiết Công ty hiện đang áp dụng hạch toán NL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Định kỳ khi các bộ phận, công trình có nhu cầu về NVL hoặc Công ty mua nhập kho thì đều phải tập hợp chứng từ gốc để gửi về phòng kế toán Kế toán vật tư trên cơ sở các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho hay Hoá đơn GTGT tiến hành vào Sổ chi tiết 152 cho từng loại vật tư Từ các sổ chi tiết này kế toán lập nên Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn cuối kỳ Phương pháp thẻ song song mà Công ty áp dụng có thể khái quát như sau:
Sơ đồ 2.1 : Phương pháp thẻ song song
Khi các công trình phát sinh nhu cầu về NVL để thực hiện hoạt động xây dựng sẽ báo về cho phòng kế hoạch dự án Phòng kế hoạch dự án căn cứ vào dự toán vật tư đã lập cho công trình, đó để phê duyệt quyết định mua vật tư và gửi xuống phòng vật tư Phòng vật tư dựa trên quyết định phê duyệt tổ chức đi tìm hiểu thị trường, đồng thời lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để thu mua vật. Khi thu mua vật tư, nhà cung cấp lập Hóa đơn GTGT giao cho Công ty (liên 2) đồng thời chuyên chở số vật tư trên đến tại kho Công ty hoặc đến chân công trình Tại kho, tại công trình Công ty cử cán bộ đến nhận hàng, tổ chức kiểm nghiệm số vật tư trên trước khi nhập kho hay xuất dùng thẳng. Tuy nhiên các công trình Công ty đảm nhận thường ở rất xa trụ sở chính nên vật tư thường ít khi mua nhập kho Công ty rồi xuất đến các công trình mà chủ yếu là các đội công trình tự thu mua theo dự toán và báo cáo lên cho Công ty, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển NVL Lúc đó các tổ, đội công trình phải thu thập đầy đủ chứng từ gốc trong việc thu mua vật tư gửi lên phòng kế toán để kế toán vào sổ.
Ví dụ: Theo hóa đơn mua hàng số HD 0052975 ngày 30/12/2010, mua các loại vật liệu sau nhập kho đội Công ty cổ phần xây dựng và Thương mạiAnh Quân Đội Công trình phải gửi cho phòng kế toán những chứng từ sau, kế toán định khoản và vào sổ kế toán:
Biểu 2.6: Giấy đề nghị thanh toán
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ TƯ AN BÌNH
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Nhà văn hóa quận Hà Đông, ngày 30 tháng 12 năm 2010
Kính gửi :CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XNK VẬT TƯ THIẾT BỊ
TƯ AN BÌNH ÔNG TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN CÔNG TY
Tôi tên là: Lê Văn Nam Đơn vị: Đội công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông – thuộc Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình. Đề nghị thanh toán số tiền: 130.004.700
Số tiền bằng chữ: Một trăm ba mươi triệu, không trăm lẻ bốn nghìn, bảy trăm đồng
TT Nội dung Đvt Số lượng Đơn giá (đồng)
Cộng số tiền thanh toán 146.543.25
Lý do thanh toán: Mua nhập kho phục vụ thi công gia công và lắp 02 giá tổ hợp ống áp lực – Công trình Nhà văn hóa quận Hà Đông
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG ĐƠN VỊ TRƯỞNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ
(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Kèm theo giấy đề nghị thanh toán có hoá đơn giá trị gia tăng, kế toán tiến hành kiểm tra tính đúng đắn của các yếu tố ghi trên hoá đơn và tiến hành nhập số liệu vào phần mềm Fast Accounting.
Hóa đơn HD 0052975 được thể hiện trên Fast như sau:
Hóa đơn mua hàng hóa (dịch vụ)
Mã đơn vị: TVXDBĐ Công ty TMXNK VTTB AB Số chứng từ 250
Mã khách: KD00128 CTCP XD và TM Anh Quân Ngày ht
30/12/2010 Địa chỉ: : MST Ngày lập ctừ
Ng giao hàng: CTCP XD và TM Anh Quân Tỷ giá VNĐ
Số hđ Số seri HD0052975 Ngày hđ 30/12/2010
Thêm dòng mới, F8-Xóa dòng,Ctrl+tab-Ra khỏi chi tiết hạch toán
Tk nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VNĐ Diễn giải
Nguyên liệu chính của CT
Nguyên liệu chính của CT
Nguyên liệu chính của CT
Nguyên liệu chính của CT
HĐ GTGT 05 Tk thuế 13311 Tiền thuế 6.978.250
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU VẬT TƯ THIẾT BỊ AN BÌNH
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu và phương hướng hoàn thiện tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
tư thiết bị An Bình
3.1.1 Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu
* Về công tác quản lý NVL
Công tác thu mua NVL: Công ty tổ chức một đội ngũ thu mua vật tư tương đối linh hoạt am hiểu giá cả thị trường và chất lượng Đồng thời thường xuyên ký kết các hợp đồng mua vật tư với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, luôn đảm bảo cung ứng kịp thời và đầy đủ.
Nguồn nguyên vật liệu chính của Công ty là sắt thép, que hàn, đá mài, oxi, sơn… Trong những năm gần đây, giá cả vật liệu xây dựng có nhiều biến động ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các nhà thầu xây dựng, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lắp máy và xây dựng Để tạo cho việc cung ứng kịp thời, đúng quy cách, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu theo yêu cầu, Công ty đã chủ động thiết lập mối quan hệ thường xuyên tin cậy với các nhà cung cấp Hiện nay, Công ty có một hệ thống các đối tác truyền thống chuyên cung cấp nguyên vật liệu như trên Những nhà cung cấp này đều là những nhà cung cấp lớn và có uy tín trên thị trường, đáp ứng kịp thời yếu tố đầu vào cho Công ty Ngoài những nhà cung cấp thường xuyên thì các nhà cung cấp nhỏ lể khác cũng được Công ty chú ý đến
Công ty luôn chủ động cho các tổ đội công trình tự mua sắm NVL theo nhu cầu sử dụng nhưng phải nằm trong dự toán Nhờ vậy việc cung cấp vật tư cho các công trình luôn đảm bảo tính kịp thời, tiết kiệm được chi phí, lưu kho, lưu bãi, giảm hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản, các công trình thi công đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng. Đối với những NVL do chủ đầu tư giao thầu hay ứng trước, Công ty tổ chức lưu kho tạm thời hoặc chuyển thăng số vật liệu đó tới chân công trình đang có nhu cầu. Đối với những vật liệu thừa, sau khi kiểm nghiệm mà vẫn đảm bảo được chất lượng, phẩm chất Công ty tiến hành điều chuyển sang công trình khác có nhu cầu Điều này giúp Công ty tránh lãng phí, mất giá khi bán lại số vật liệu nói trên Khi kết thúc công trình Công ty thu hồi 560.498 kg thép các loại (VLC0413) với số tiền là 187.482.650 đồng, sau khi tiến hành kiển nghiệm Công ty thấy số thép trên đạt phẩm chất 91,8% nên quyết định chuyển số thép trên về phục vụ công trình
Về công tác sử dụng NVL: Căn cứ vào Bảng dự toán kinh phí, Công ty đã tính toán lượng NVL cần thiết cho mỗi công trình Khi các đội công trình sử dụng NVL phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ, kế toán HTK căn cứ vào số dự toán và nhu cầu sử dụng để hạch toán, thông thường nhu cầu sử dụng không được vượt quá số dự toán Qua đó ta có thể thấy NVL sử dụng tại doanh nghiệp được quản lý chặt chẽ, nên ít khi xảy ra trường hợp sử dụng lãng phí không đúng mục đích Vật liệu được đưa vào sử dụng đúng thời điểm không làm giảm tiến độ thi công các công trình cũng như ảnh hưởng tới chất lượng NVL Phế liệu thu hồi của mỗi công trình được tổ chức bán lại nhằm tạo thu nhập cho Công ty, tránh lãng phí và tăng giá thành sản phẩm.
Về công tác lưu trữ, bảo quản: Hệ thống kho bãi của Công ty không đặt ở trụ sở chính mà đặt tại các công trình Công ty tổ chức hệ thống kho bãi rất khoa học, bảo quản NVL theo từng tính chất, công dụng của chúng Hệ thống kho bãi rộng, thông thoáng, thuận tiện cho các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê khi cần.Ngoài ra, đội ngũ thủ kho trung thực, thật thà, có trình độ, kinh nghiệm trong công tác quản lý, bảo quản, các nghiệp vụ xuất vật tư đựoc thực hiên theo đúng quy đinh, chính xác, khoa học.
Nguyên vật liệu được bảo quản theo từng lô hàng nhập, bảo quản tại các công trình, hạng mục công trình nhất định Công ty luôn cố gằng tối thiểu hóa chi phí lưu kho, lưu bãi và bảo quản bằng cách cho các tổ, đội công trình chủ động trong việc mua sắm theo nhu cầu Với chính sách trên Công ty tránh được tình trạng hao hụt, mất mát, giảm giá NVL.
Công ty xây dựng cho mình một hạn mức dự trữ tối thiểu và tối đa hợp lý có thể phục vụ thi công khi NVL trên thị trường khan hiếm nhằm công trình thi công đúng tiến độ, mặt khác không gây lãng phí về vốn và tăng chi phí lưu trữ, bảo quản.
Tuy Công ty có sự quản lý chặt chẽ nhưng trong quá trình thi công vẫn xảy ra tình trạng lãng phí, mất mát, hao hụt vật tư Ở một số kho tình trạng bảo quản không thật tốt dẫn tới việc NVL không đảm bảo phẩm chất để thi công Như ở kho Thái năm 2006 do bảo quản không tốt nên một số đồng hồ đo áp lực bị hỏng dẫn tới tình trạng Công ty phái trích thêm chi phí để đi mua lại.Vật tư đôi khi đưa vào thi công chậm hoặc khâu thu mua thực hiện không tốt nên đãn tới tình trạng NVL không kịp cung ứng cho công trình làm chậm tiến độ thi công Tuy Công ty đẩy nhanh tiến độ ở những giai đoạn sau nhưng không nên để tình trạng này tiếp diễn.
Về phân loại NVL: Công ty phân loại NVL dựa trên công dụng của chúng, điều này là phù hợp với đặc điểm hoạt động xây dựng khi NVL màCông ty sử dụng là rất nhiều, mặt khác thể hiện được vai trò của từng NVL trong các công trình, giúp Công ty thuận tiện, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Mặt khác NVL được quản lý ở từng kho trên từng danh mục vật tư, có mã hóa rõ ràng, dễ hiểu
Về tính giá NVL: Công ty áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong tính giá xuất NVL, phù hợp với tình hình của Công ty khi số lượng NVL nhiều, các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra liên tục NVL được quản lý, bảo quản theo từng lô riêng, có thể dự trữ ngắn ngày hoặc được đưa vào sử dụng ngay sau khi mua Hiện tại phương pháp này phù hợp trong khi tình hình thị trường giá cả đầy biến động, nó cho phép kế toán theo dõi tình hình biến động tăng, giảm NVL một cách thường xuyên, liên tục, hiệu quả, tránh dồn công việc vào cuối kỳ Bên cạnh đó là việc Công ty đưa phần mềm kế toán máy vào áp dụng đã làm cho phương pháp này càng dễ thực hiện và cho hiệu quả cao hơn.
Bộ máy kế toán của Công ty có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, hợp lý và phù hợp với khả năng, trình độ chuyên môn của từng nhân viên trong phòng Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung nửa phân tán, một bộ phận làm việc tại phòng kế toán Công ty, có trách nhiệm tổng hợp số liệu ở các công trình, một bộ phận khác làm việc tại một số công trình trọng điểm của Công ty, có trách nhiệm thu thập và gửi số liệu về cho phòng kế toán Như vậy với việc tổ chức bộ máy kế toán của Công ty theo mô hình tập trung nửa phân tán đã nâng cao tính chủ động trong công việc, thực hiện tốt các nhiệm vụ của phòng Kế toán, tạo hiệu quả cao trong công tác kế toán, đồng thời cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho Ban giám đốc để có các quyết dịnh đúng đắn.
Kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính theo đúng quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, bên cạnh đó để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của mìnhCông ty đã vận dụng có sáng tạo, kế toán Công ty đã tổ chức chi tiết các TK thành cấp 3,4 theo từng công trình để tiện theo dõi Sự vận dụng sáng tạo này đã thể hiện sự nhạy bén linh hoạt trong công tác kế toán của Công ty.
Trong khâu tổ chức luân chuyển, lưu trữ chứng từ, sổ sách Công ty áp dụng đầy đủ, đúng theo quy định và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản Bên cạnh lưu giữ các chứng từ, sổ sách trên máy vi tính Công ty còn tổ chức in sao lưu theo từng tháng để bảo quản, lưu trữ.
Nhằm đưa hoạt động kế toán trở nên thuận lợi, đơn giản, hiệu quả và mang tính chuyên nghiệp hơn, Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting Nhờ có phần mềm này mà công việc kế toán đã giảm nhẹ hơn rất nhiều so với kế toán thủ công ngày xưa, kế toán chủ yếu thu thập chứng từ gốc và cập nhật vào máy vi tính, công việc còn lại như nhập số liệu vào sổ chi tiết, sổ cái, lên các báo cáo tài chính đều do máy tính tự động xử lý Hình thức kế toán máy cho phép kế toán lưu trữ và truy nhập số liệu nhanh chóng và chính xác, mặt khác tiết kiệm được chi phi Công ty luôn cập nhật vào máy tính những quy đinh mới nhất để hạch toán theo đúng chế độ hiện hành.
Phòng kế toán tài chính luôn cập nhật và nắm bắt những điều chỉnh, thay đổi của chế độ kế toán, nhanh chóng tiếp thu và vận dụng những hướng dẫn về hạch toán kế toán đối với doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng nói riêng.
Thứ nhất: Về lập và luân chuyển chứng từ
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình
3.2.1.Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá
Công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập khẩu vật tư thiết bị An Bình sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định của
Bộ Tài chính Công ty theo dõi NVL trên tài khoản 152, tài khoản này được Công ty chi tiết thành 3 tiểu khoản nhưng chưa chi tiết cho công dụng của từng NVL Công ty không theo dõi chi phí máy thi công trên TK 623 mà lại hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung, làm cho chi phí sản xuất chung lớn, điều này là không hợp lý.
Khi xuất kho NVL cho công trình mà dùng không hết Công ty ít khi tiến hành nhập lại kho mà chuyển cho các công trình khác đang thi công trong khi đó chi phí NVL này vẫn được hạch toán vào chi phí NVL trong kỳ cho công trình Điều này làm cho việc tính giá thành cho công trình không chính xác.
3.2.2.Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, lại đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. Đồng thời nó cung cấp số liệu một cách chính xác, đảm bảo kết hợp nhịp nhàng giữa phòng kế toán và thủ kho của các kho Hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với quy định hiện hành và đặc điểm kinh doanh của Công ty, dễ dàng trong việc đối chiếu, kiểm tra và lưu trữ.
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện một cách đầy đủ và đúng theo quy định của Bộ Tài chính Các chứng từ liên quan đến phần hành nguyên, vật liệu được lập và luân chuyển một cách hợp lý và chặt chẽ, đảm bảo được yếu tố pháp lý như: các chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng Các chứng từ được kiểm tra một cách cẩn thận trước khi ghi sổ kế toán Việc luân chuyển chứng từ được thiết kế một cách khá phù hợp đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, đáp ứng được yêu cầu của quản lý nguyên, vật liệu Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng đều được lưu trữ và bảo quản cẩn thận để phục vụ cho công tác đối chiếu và kiểm tra về sau.
Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu của Công ty cơ bản đã được thực hiện tốt và đúng theo quy định, tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số điểm hạn chế sau:
Thứ nhất, do sử dụng một khối lượng lớn vật tư nên không thể tránh khỏi vật tư xuất ra nhưng không dùng hết Một số vật tư thừa được nhập lại kho, còn một số thì sang tháng sau tiếp tục sử dụng tuy nhiên Công ty lại không làm Phiếu báo vật tư còn thừa cuối kỳ đối với những vật tư này Điều này khiến cho Công ty chủ động xuất nguyên vật liệu cho kỳ sau chính xác, đồng thời cũng rất dễ gây ra thất thoát nguyên vật liệu của Công ty do không được quản lý chặt chẽ đối với số vật tư này.
Thứ hai, do Công ty có quá nhiều loại nguyên, vật liệu, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra nhiều nên việc luân chuyển các chứng từ về nguyên, vật liệu còn chậm không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán
Thứ ba, hình thức tổ chức kế toán của Công ty là tập trung nửa phân tán nên các chứng từ phát sinh ở các công trình đều phải tập hợp về phòng Kế toán, do đặc điểm của ngành xây dựng nên các đơn vị trực thuộc ở xa Công ty, các công trình nằm rải rác khắp nơi trên đất nước dẫn tới quá trình tập hợp chứng từ nhanh chậm khác nhau Vì vậy, nhiều khi các chứng từ chuyển về phòng kế toán không kịp ngày hoặc việc nhập số liệu vào máy tính theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung không đúng với tính chất là “Ghi sổ hàng ngày”. Điều này có thể ảnh hưởng tới việc tập hợp chi phí tính giá thành, kê khai thuế chậm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của Công ty
Thứ tư, phương pháp thẻ song song dẫn tới việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho Trong điều kiện hiện nay, Công ty tuy đã áp dụng kế toán máy làm giảm bớt phần phức tạp khi ghi chép nhưng hình thức này chỉ thich hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, tình hình nhập, xuất kho là không nhiều và không thường xuyên, trình độ kế toán viên không cao.
Vì thế việc sử dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty.
Quá trình giao nhận chứng từ nhập xuất giữa thủ kho, kế toán công trình, kế toán tại văn phòng chưa có phiếu giao nhận, vì thế việc kiểm soát chứng từ không được chi tiết, đầy đủ Cuối tháng, kế toán phải kiểm tra lại các chứng từ, đối chiếu với thẻ kho do thủ kho gửi lên, gây khó khăn trong việc hạch toán và chồng chất công việc.
3.2.3.Về sổ kế toán chi tiết
Sổ sách kế toán: Công ty tuy theo dõi sổ trên phần mềm kế toán nên khi cần thì in ra do đó sử dụng hình thức sổ rời,tuy nhiên hình thức này sổ sách dễ bị mất mát trong quá trình lưu trữ, bảo quản nên ảnh hưởng đến việc quản lý kinh tế.
Kế toán chi tiết NVL: Nhìn chung kế toán chi tiết tại Công ty được tổ chức chặt chẽ, phần nào đáp ứng được yêu cầu của kế toán nói riêng và quản lý nói chung Tuy nhiên trong kế toán chi tiết NVL vẫn còn một số tồn tại thiếu sót cân khắc phục đẻ khỏi ảnh hưởng tới hiiệu quả quản lý cũng như hiệu quả của công tác kế toán trong Công ty như:
- Công ty đã theo dõi NVL trên danh mục vật tư được thiết kế sẵn trong phần mềm kế toán mà chưa có Sổ danh điểm vật tư Mã vật tư thường do kế toán tự quy định, mỗi khi có thêm một loại vật tư mới, kế toán phải phân loại và đặt một mã cho loại vật tư đó Trong điều kiện chủng loại vật tư ngày càng nhiều và phong phú việc đặt mã này đôi khi có thể gây nhầm lẫn và mất nhiều thời gian do kế toán không thể nhớ hết được, gây khó khăn trong việc quản lý và hạch toán.
- Phương pháp thẻ song song dẫn tới việc ghi chép trùng lặp giữa kế toán và thủ kho Trong điều kiện hiện nay, Công ty tuy đã áp dụng kế toán máy làm giảm bớt phần phức tạp khi ghi chép nhưng hình thức này chỉ thich hợp với những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít, tình hình nhập, xuất kho là không nhiều và không thường xuyên, trình độ kế toán viên không cao Vì thế việc sử dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp với tình hình hiện nay của Công ty.