Giáo trình Tin học kế toán (Nghề: Kế toán - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Trang 1

GIÁO TRÌNH

MƠN HỌC: TIN HỌC KẾ TỐN NGÀNH, NGHỀ: KẾ TỐN TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định Số:…./QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày… tháng… năm 2017 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp)

Trang 2

dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Trang 3

Kế tốn là một cơng cụ quan trọng khơng thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt động của một tổ chức Với mong muốn cung cấp đầy đủ kiến thức về các vấn đề xử lý thơng tin kế tốn, tổ chức, đánh giá một hệ thống thông tin kế tốn trong cả hai mơi trường xử lý bằng tay và xử lý bằng máy, môn học Ứng dụng phần mềm trong kế toán được thiết kế giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành kế toán bao gồm 5 chương trình bày những kiến thức cơ bản về cách xử lý thơng tin kế tốn bằng phần mềm MS Excel trong điều kiện áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung

Tài liệu này được biên soạn nhằm phục vụ cho công tác giảng dạy và nghiên cứu Đồng thời cịn có ý nghĩa:

-Giúp sinh viên làm quen với quá trình xử lý kế tốn thơng qua việc sử dụng phần mềm Excel

-Cung cấp kiến thức giúp sinh viên tổ chức công tác kế tốn trong điều kiện tin học hóa

-Giúp sinh viên tiếp cận cơng tác kế tốn trên thực tế trong điều kiện giả định doanh nghiệp đã tin học hóa cơng tác kế tốn

Để đáp ứng yêu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu, yêu cầu thực tiển trang bị các kiến thức cơ bản về thống kê doanh nghiệp cho học sinh, sinh viên khối ngành kinh tế đáp ứng được chương trình khung của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Khoa Kinh tế - Xã hội và Nhân văn trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp biên soạn Giáo trình Thống kê doanh nghiệp (dùng cho trình độ trung cấp và cao đẳng)

Giáo trình được thiết kế gồm 5 chương như sau: Chương 1: Tổ chức dữ liệu

Trang 4

Chương 5: Lập báo cáo tài chính

Trong q trình biên soạn, tác giả đả tham khảo nhiều tài liệu liên quan của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp và cập nhật nhửng kiến thức mới nhất

`Tác giả chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đã giúp đỡ trong quá trình biên soạn giáo trình này Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do lần đầu biên soạn và nguồn tài liệu tham khảo có hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các đồng nghiệp và bạn đọc để lần tái bản sau giáo trình được hồn thiện hơn

Xin trân trọng cám ơn

Đồng Tháp, ngày tháng năm 2017 Chủ biên

Trang 5

LỜI GIỚI THIỆU i

MỤC LỤC iv

GIÁO TRÌNH MƠN HỌC viii

CHƯƠNG 1 1

TỔ CHỨC DỮ LIỆU 1

1 Ôn tập và bổ sung một số kiến thức căn bản về Execl: 1

1.1 Nhóm hàm số học: 1 1.2 Nhóm hàm logic: 1 1.3 Nhóm hàm thống kê: 2 1.4 Nhóm hàm xử lý chuỗi: 3 1.5 Nhóm hàm tìm kiếm: 4 1.6 Nhóm hàm về thời gian: 6 1.7 Nhóm hàm khác: 7 2 Hình thức kế toán: 9

2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung 9

Bảng 1.3: Danh mục sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung 9

2.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung 11

3 Tổ chức dữ liệu kế toán: 13

3.1 Tổ chức tập tin dữ liệu: 13

3.2 Tổ chức bảng tính: 14

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 1 15

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 2 15

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ 17

Trang 6

Bảng 2.1: Bảng nhật ký chung 32

NHẬT KÝ CHUNG 32

1.2 Sơ đồ lập: 34

NHẬT KÝ CHUNG 34

1.4 Thao tác khi con số trong ô CB hiển thị màu đỏ: 37

1.5 Thay đổi thời gian khác: 37

2 Lập sổ nhật ký thu tiền: 37

2.1 Mẫu báo cáo: 37

NHẬT KÝ THU TIỀN 38

2.2 Sơ đồ lập: 38

NHẬT KÝ THU TIỀN 39

2.3 Cách lập: 39

3 Lập sổ nhật ký chi tiền 43

3.1 Mẫu báo cáo 43

Bảng 2.3: Nhật ký chi tiền 43

NHẬT KÝ CHI TIỀN 43

3.2 Sơ đồ lập 44

NHẬT KÝ CHI TIỀN 44

3.3 Cách lập 44

3.5 Thay đổi tài khoản, thời gian khác: 48

CHƯƠNG 3 50

Trang 7

SỔ CÁI 51

SỔ CÁI 52

1.3 Cách lập 52

2 Lập sổ chi tiết 57

2.1 Mẫu báo biểu 57

SỔ CHI TIẾT 57

SỔ CHI TIẾT 58

2.3 Cách lập 59

SỔ TIỀN GỬI NGẦN HÀNG 64

SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ 65

CHƯƠNG 4 66

LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 66

1 Lập bảng cân đối số phát sinh 66

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 66

BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH 67

Trang 8

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT 70

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT 71

2.3 Cách lập 72

BẢO CÁO NHẬP XUẤT TỒN 76

CHƯƠNG 5 77

LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 77

1 Lập bảng cân đối kế toán 77

1.3 Cách lập 78

1.4 Tạo sheet mới đặt tên BCDKT 79

2 Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 82

2.1 Mẩu báo biểu 82

2.3 Cách lập 83

3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 86

4 Mở sổ cho kỳ kế toán sau: 92

4.1 Đối với Bảng cân đối kế toán 92

4.2 Đối với Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 92

4.3 Đối với Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 93

Trang 9

Tên mơn học: TIN HỌC KẾ TỐN Mã mơn học: MH25KX6340301

Thời gian thực hiện môn học: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành, thí nghiệm,thảo

luận, bài tập: 25 giờ; Thi/kiểm tra kết thúc môn học: 5 giờ, hình thức: thực hành)

I Vị trí, tính chất của mơn học:

- Vị trí: Mơn học Tin học kế tốn thuộc nhóm các mơn chun mơn được bố trí giảng dạy sau khi đã học xong các mơn chun mơn của nghề

- Tính chất: Mơn học Tin học kế tốn là mơn học sử dụng bảng tính Exel ứng dụng vào thực hành cơng tác kế tốn

II Mục tiêu môn học:

- Về kiến thức:

+ Trình bày được các hàm cơ bản trong phần mềm Excel có lien quan đến mơn học

+ Trình bày được các bước luân chuyển chứng từ kế toán, tạo lập các báo cáo tài chính trên phần mềm Excel

- Về kỹ năng:

+ Vận dụng được phần mềm Excel vào cơng tác kế tốn

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

+ Nghiêm túc khi nghiên cứu

+ Có tinh thần làm việc hợp tác, có thái độ làm việc tích cực, chủ động sáng tạo, có kỷ luật và tác phong cơng nghiệp

III Nội dung môn học:

1 Nội dung tổng quát và phân bổ thời gian:

Stt Nội dung Tổng số thuyết Lý

Trang 10

3 Tổ chức dữ liệu kế toán 2 Chương 2: LẬP SỔ NHẬT KÝ 1 Lập sổ nhật ký chung 2 Lập sổ nhật ký thu tiền 3 Lập sổ nhật ký chi tiền 10 3 7 3

Chương 3: SỔ CÁI – SỔ CHI TIẾT 1 Sổ cái

2 Sổ chi tiết

10 3 7

4 Chương 4: LẬP BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH

1 Lập bảng cân đối số phát sinh 2 Lập bảng tổng hợp chi tiết

8 3 5

Kiểm tra 2 2

5 Chương 5: LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH

1 Lập bảng cân đối kế toán 2 Lập báo cáo kết quả kinh doanh 3 Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

10 3 7

Ôn tập 1 1

Thi/kiểm tra 2 2

Trang 11

Mục tiêu:

Giúp người học cũng cố lại một số hàm về số học, logic, thống kê, chuỗi, dị tìm… làm tiền đề cho việc thiết lập và tính tốn các biểu bản trong công tác lập báo cáo tài chính trong doanh nghiệp

Tổ chức dữ liệu kế tốn trên bảng tính Excel

1 Ơn tập và bổ sung một số kiến thức căn bản về Execl: 1.1 Nhóm hàm số học:

+ Abs(số): trả về giá trị tuyệt đối của một số Ví dụ: =Abs(10)  10

=Abs(-10)  10

+ Int(số): trả về phần nguyên của một số Ví dụ: =Int(5.45)  5

=Abs(5.65)  5

+ Mod(số bị chia, số chia): trả về phần dư của phép chia nguyên Ví dụ: =Mod(7,3)  1 Ví dụ: =Mod(11,3)  2 + Round(số cần làm trịn, vị trí làm trịn): là trịn số theo vị trí chỉ định VD: ROUND(123.456,2)=123.46ROUND(123.456,0)=124ROUND(123.456,-1)=120 1.2 Nhóm hàm logic:

+ Not(giá trị logic): trả về giá trị phủ định

Ví dụ: ơ A1 chứa 5, ô A2 chứa 8

=A1>A2  False =Not(A1>A2)  True

Trang 12

=AND(5>3, 15<10) ,  False

+ Or(giá trị logic 1, giá trị logic 2, …):

Trả về False, nếu tất cả mọi đối số đều là False Trả về True, nếu có ít nhất một đối số của nó là True Ví dụ: =Or(5>3, 15<10)  True

=Or(5<3, 15<10) ,  False

+ If(điều kiện, biểu thức 1, biểu thức 2):

Nếu điều kiện cho kết quả là đúng, thì hàm trả về biểu thức 1 Nếu điều kiện cho kết quả là sai, thì hàm trả về biểu thức 2 Ví dụ: =If(5>3,”năm lớn hơn ba”,”năm nhỏ hơn ba”)

1.3 Nhóm hàm thống kê:

+ Average(số 1, số 2, …) : trả về giá trị trung bình cộng

Ví dụ: =Average(4, 5, 6)  5 + Max(số 1, số 2, …) : trả về giá trị lớn nhất Ví dụ: =Max(4, 5, 6)  6 + Min(số 1, số 2, …) : trả về giá trị nhỏ nhất Ví dụ: =Average(4, 5, 6)  4 + Sum(số 1, số 2, …) : trả về tổng số Ví dụ: =Sum(4, 5, 6)  15

+ Count(số 1, số 2, …) : đếm các ô chứa giá trị số

Ví dụ: =Count(4, “A”, 6)  2

+ CountA(số 1, số 2, …) : đếm các ô chứa giá trị

Ví dụ: =Count(4, “A”, 6)  3 =Count(4, “A”, 6, “”)  3

Trang 13

+ CountIf(Khối chỉ mục, Điều kiện) : đếm các ô thỏa mãn điều kiện

 Khối chỉ mục: Khối được so sánh với điều kiện

 Điều kiện: Có thể là một giá trị hay một chuỗi chứa biểu thức so sánh Ví dụ: Lập cơng thức tính tổng số tiền và số lượt bán cho bảng tổng hợp theo Tên mặt hàng Bảng 1.1: Bảng tổng hợp tên mặt hang - 01 Công thức cho ô B11: =SumIf($A$3:$A$7,A11,$F$3:$F$7)  275+390+220 = 885 Công thức cho ô C11: =CountIf($A$3:$A$7,A11)  3 1.4 Nhóm hàm xử lý chuỗi:

+ Len(chuỗi): trả về số cho biết độ dài của chuỗi

A B C D E

1 Bảng kê

2 Tên mặt hang Loại Số lượng Đơn giá Thành tiền

3 Gạo 2 5 55 275 4 Nếp 1 4 75 300 5 Gạo 1 6 65 390 6 Gạo 2 4 55 220 7 Nếp 1 12 75 900 8 9 Bảng tổng hợp

10 Tên mặt hàng Tổng tiền Số lượt bán

11 Gạo 885 3

Trang 14

Ví dụ: =Len(“Nguyen Van An”)  13

+ Left(chuỗi, n): trích (lấy) ra n ký tự tính từ bên trái của chuỗi

Ví dụ: =Left(“CĐCĐ Đồng Tháp,4)  “CĐCĐ”

+ Right(chuỗi, n): trích (lấy) ra n ký tự tính từ bên phải của chuỗi

Ví dụ: =Right(“CĐCĐ Đồng Tháp”,9)  “Đồng Tháp”

+ Mid(chuỗi, m, n): trích (lấy) ra n ký tự bắt đầu tại vị trí m trong chuỗi

Ví dụ: =Mid(“CĐCĐ Đồng Tháp”,6,4)  “Đồng”

+ Trim(chuỗi): cắt bỏ tất cả các khoảng trắng thừa trong chuỗi

Ví dụ: =Len(“Nguyen Van An”)  19 =Len(Trim(“Nguyen Van An”))  13

+ Lower(chuỗi): chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành chữ thường:

Ví dụ: =Lower(“ĐỒNG THÁP”)  “đồng tháp”

+ Upper(chuỗi): Chuyển tất cả các ký tự trong chuỗi thành ký tự in hoa

Ví dụ: =Upper(“Đồng Tháp”)  “ĐỒNG THÁP”

+ Proper(chuỗi): chuyển các chữ đầu mỗi từ thành chữ hoaVí dụ: =Proper(“chào các bạn”)  “Chào Các Bạn” =Proper(“CHÀO CÁC BẠN”)  “Chào Các Bạn”

+ Value(chuỗi): đổi chuỗi ra số

Ví dụ: =Value(“123”)  123

+ Text(Value, format_text): Dùng để đổi số thành chuỗi theo dạng format_text.

VD: TEXT(2800,”$0.00”) là $2800.00

1.5 Nhóm hàm tìm kiếm:

+ Vlookup(gía trị tìm, bảng dữ liệu, cột khai thác, mã dị tìm): hàm dị tìm một giá

trị trong cột bên trái của bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng trong cột khai thác

 Giá trị tìm: là giá trị được dùng để dị tìm trong cột bên trái của bảng dữ

liệu

Trang 15

 Cột khai thác: là số thứ tự của cột khai thác trong bảng dữ liệu, nơi hàm sẽ

lấy giá trị trả về

 Mã dị tìm: xác định ta muốn chọn cách dị tìm chính xác hay gần đúng: 1 (hoặc bỏ qua): hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng hoặc nhỏ kề với

giá trị dùng để dị tìm Điều kiện là cột dử liệu bên trái của bảng dữ liệu phải xếp thứ tự tăng dần

0: hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng với giá trị dùng để dị tìm

+ Hlookup(gía trị tìm, bảng dữ liệu, dịng khai thác, mã dị tìm): hàm dị tìm một

giá trị trên dòng đầu tiên của bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng trong dòng khai thác

 Giá trị tìm: là giá trị được dùng để dị tìm trong dịng đầu tiên của bảng dữ

liệu

 Bảng dữ liệu: là vùng chứa dữ liệu được dị tìm lẫn khai thác

 Dòng khai thác: là số thứ tự của dòng khai thác trong bảng dữ liệu, nơi hàm

sẽ lấy giá trị trả về

giá trị dùng để dị tìm Điều kiện là cột dử liệu bên trái của bảng dữ liệu phải xếp thứ tự tăng dần

+ Index(bảng dữ liệu, dịng, cột): hàm truy xuất giá trị trong bảng dữ liệu, nếu biết

thứ tự dịng và cột của ơ chứa giá trị đó

 Bảng dữ liệu: là vùng dữ liệu được tham chiếu

 Dòng: xác định thứ tự dịng của ơ chứa dử liệu cần truy xuất  Cột: xác định thứ tự cột của ô chứa dử liệu cần truy xuất

+ Match(giá trị tìm, khối chỉ mục, mã dị tìm): hàm dị tìm một giá trị trong khối chỉ

mục và trả về vị trí của giá trị tìm thấy

Trang 16

 Khối chỉ mục: là vùng chứa dữ liệu được dị tìm (khối chỉ mục là 1 dịng hay

1 cơt)

giá trị dùng để dị tìm Điều kiện là khối chỉ mục phải xếp thứ tự tăng dần

-1 : hàm sẽ thực hiện dị tìm giá trị bằng hoặc lớn hơn kề với giá trị dùng

để dị tìm Điều kiện là khối chỉ mục phải xếp thứ tự giảm dần

Ví dụ: Lập cơng thức tính đơn giá cho bảng kê như sau dựa vào Tên mặt hàng và Loại Bảng 1.2: Bảng tổng hợp tên mặt hang - 02 Công thức cho ô D8: Cách 1: =Vlookup(A8,$A$3:$D$4,Match(B8,$B$2:$D$2,0),0) Cách 2: =Hlookup(B8,$B$2:$D$4,Match(A8,$A$3:$A$4,0),0) Cách 3: =Index($B$3:$D$4,Match(A8,$A$3:$A$4,0),Match(B8,$B$2:$D$2,0)) 1.6 Nhóm hàm về thời gian:

+ Today(): trả về ngày tháng năm hiện hành của hệ thống máy tính

A B C D E 1 Bảng giá 2 Tên mặt hàng/Loại 1 2 3 3 Gạo 65 55 50 4 Nếp 75 65 58 5 6 Bảng tổng hợp

7 Tên mặt hàng Loại Số lượng Đơn giá Thành tiền

8 Gạo 2 9

9 Nếp 1 12

Trang 17

Ví dụ: Hơm nay là ngày 20/10/2007 =Today()  20/10/2007

+ Now(): trả về ngày tháng năm, giờ phút giây hiện hành của hệ thống máy tính

Ví dụ: Hơm nay là ngày 20/10/2007, 11:05:25 =Now()  20/10/2007 11:05:25

+ Date(Năm, tháng, ngày): trả về giá trị ngày tháng năm, nếu cung cấp các đối số chỉ

năm Tháng, ngày

Ví dụ: =Date(2007, 10, 20)  20/10/2007

+ Day(ngày tháng năm): trả về chỉ số ngày trong tháng từ 1 – 31 + Month(ngày tháng năm): trả về chỉ số tháng trong năm từ 1 – 12 + Year(ngày tháng năm): trả về chỉ số năm

Ví dụ: Hôm nay là ngày 20/10/2007 =Day(Today())  20 =Month(Today())  10 =Year(Today())  2007

+ DateValue(chuỗi ngày tháng năm): chuyển chuỗi chứa ngày tháng năm thành giá

trị ngày tháng năm

Ví dụ: Hơm nay là ngày 20/10/2007

=DateValue(“20/10/2007”) + 5  25/10/2007

1.7 Nhóm hàm khác:

+ Row(ơ tham chiếu): hàm trả về số cho biết thứ tự dòng của ô tham chiếu Trường

hợp không sử dụng đối số, hàm sẽ trả về thứ tự dịng của ơ đang tham chiếu Ví dụ : =Row(B5)  5

ô A3 chứa công thức =Row()  3

+ Column(ô tham chiếu): hàm trả về số cho biết thứ tự cột của ô tham chiếu Trường

hợp không sử dụng đối số, hàm sẽ trả về thứ tự cột của ơ đang tham chiếu Ví dụ : =Column(B5)  2

Trang 18

+ Address(thứ tự dòng, thứ tự cột, kiểu địa chỉ): hàm trả về chuổi cho biết địa chỉ ô

theo thứ tự dòng, thứ tự cột chỉ định Kiểu địa chỉ:

1 (hoặc bỏ qua): Địa chỉ tuyệt đối

2: Địa chỉ hổn hợp, cố định dòng

3: Địa chỉ hổn hợp, cố định cột

4: Địa chỉ tương đối Ví dụ: =Address(4, 5, 1)  $E$4 =Address(4, 5)  $E$4 =Address(4, 5, 2)  E$4 =Address(4, 5, 3)  $E4 =Address(4, 5, 4)  E4

+ Indirect(địa chỉ chuỗi): hàm trả về địa chỉ thực sự của một chuỗi chứa địa chỉ

Ví dụ:

=$A$1 + 5  10

=Indirect(“$A$1”) + 5  10 =Indirect(D2) + 5  10 =Indirect(Address(1,1)) + 5 10

+ ISNA(value): hàm trả về giá trị True nếu gặp lỗi #N/A, ngược lại trả về False

Trang 19

=If(IsNA($C$1), 2, 4)  4

2 Hình thức kế toán:

Tùy theo đặc điểm và qui mô kinh doanh, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức kế tốn sau:

- Hình thức kế tốn Nhật ký chung - Hình thức kế tốn Nhật ký - Sồ Cái - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ - Hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ - Hình thức kế tốn trên máy vi tính

Trong đó hình thức kế tốn Nhật ký chung được sử dụng phồ biến trên thế giới và thích hợp cho việc tin học hóa cơng tác kế tốn

Thơng tư Số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ tài chính hướng dẫn Chế độ Kế toán doanh nghiệp

2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi vào Sổ Cái và các sổ chi tiết tương ứng theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ Cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng 1.3: Danh mục sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung

Số TT Tên sổ Ký hiệu

Trang 20

04 Sổ nhật ký mua hàng S03a3-DN 05 Sổ nhật ký bán hàng S03a4-DN 06 Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN 07 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN 08 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN 09 Sổ chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN 10 Sổ quỹ tiền gửi ngân hang S08-DN 11 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa S10-DN 12 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm,

hàng hóa

S11-DN

13 Thẻ kho (sổ kho) S12-DN 14 Sổ tài sản cố định S21-DN 15 Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử

dụng S22-DN

16 Thẻ Tài sản cố định S23-DN 17 Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) S31-DN 18 Sổ chi tiết thanhtoán với người mua (người bán) bằng

ngoại tệ

S32-DN

Trang 21

25 Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên doanh

S41a-DN

26 Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết

S41b-DN

27 Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên doanh

S42a-DN

28 Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết

S42b-DN

29 Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu S43-DN 30 Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ S44-DN 31 Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán S45-DN 32 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vố kinh doanh S51-DN 33 Sổ chí phí đầu tư xây dựng S52-DN 34 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN 35 Sổ chi tiết thuế GTGT hoàn lại S62-DN 36 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S63-DN

Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

Trang 22

TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN

THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày:

Ghi chuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:

-Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi vào vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10, …) hoặc cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ phát

Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh

Trang 23

sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lập do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

-Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính

Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh nợ và Tổng số phát sinh có trên Sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lập trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

3 Tổ chức dữ liệu kế toán: 3.1 Tổ chức tập tin dữ liệu:

Để thuận lợi trong việc thiết lập các Báo cáo tài chính, tập tin dữ liệu cần được tổ chức theo kỳ kế toán là quý Nếu dữ liệu của doanh nghiệp khá lớn, có thể tổ chức kỳ kế toán là tháng Dữ liệu trong tài liệu này xây dựng theo tháng nhưng giã định là quý nên các sổ sách báo cáo khi truy xuất đều phải cho khả năng thay đổi khoảng thời gian theo từ ngày … đến ngày …

Dữ liệu trong tập tin được tổ chức trên nhiều bảng tính (Sheet):  Sheet KT: Ghi nhận các thơng tín tổng qt

 Sheet HTTK1: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 1  Sheet HTTK2: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp 2

 Sheet SDD: Ghi nhận danh mục tài khoản cấp chi tiết và số dư đầu kỳ (SD đầu quý)

 Sheet CT: Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh trong kỳ (quý)

Trang 24

cáo tài chính và xố dữ liệu phát sinh cũ; bắt đầu tiếp tục nhập dữ liệu phát sinh mới là có thể khai thác các sổ, báo cáo cho kỳ kế tốn mới (khơng phải thiết lập lại các sổ, báo cáo) 3.2 Tổ chức bảng tính:  Sheet KT: Sổ; Báo cáo Từ ngày đến ngày Đơn vị: Địa chỉ: MS Thuế:

Ghi nhận kỳ kế toán đang xử lý, khoảng thời gian xử lý các sổ, báo cáo; thông tin về doanh nghiệp và bảng số hiệu tài khoản phục vụ cho việc lập các sổ nhật ký đặc biệt

Ô từ ngày: Nhập ngày đầu thời gian khai thác sổ, báo cáo, đặt tên ơ NGAYD Ơ đến ngày: Nhập ngày cuối thời gian khai thác sổ, báo cáo, đặt tên ơ NGAYC

Ơ Đơn vị: Nhập tên doanh nghiệp, đặt tên ơ TENDV Ơ địa chỉ: Nhập địa chỉ doanh nghiệp, đặt tên ơ DIACHI

Ơ mã số thuế: Nhập mã số thuế doanh nghiệp, đặt tên MSTHUE

Các cột số hiệu bên trái: dùng cho nhật ký thu tiền, bán hàng, đặt tên NK_N

(kiểu chuỗi)

Các cột số hiệu bên phải: dùng cho nhật ký chi tiền, mua hàng, đặt tên NK_C

(kiểu chuỗi)

 Sheet HTTK1: Chứa danh mục tài khoản cấp 1

Cột TK: Số hiệu tài khoản cấp 1, kiểu chuỗi Cột TENTK: Tên tài khoản cấp 1

Trang 25

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 1

TK1 TENTK1

111 Tiền mặt

112 Tiền gửi ngân hang 113 Tiền đang chuyển

121 Chứng khoán kinh doanh

128 Đầu tư năm giữ đến ngày đào hạn 131 Phải thu của khách hang

133 Thuế GTGT được khấu trừ 136 Phải thu nội bộ

138 Phải thu khác

… ……………………………………

 Sheet HTTK2: Chứa danh mục tài khoản cấp 2

Mỗi tài khoản cấp 1 chứa ít nhất một tài khoản cấp 2 Cột TK: Số hiệu tài khoản cấp 2, kiểu chuỗi

Cột TENTK: Tên tài khoản cấp 2

Bảng 1.5: Hệ thống tài khoản cấp 2

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP 2

TK2 TENTK2

Trang 26

1123 Vàng tiền tệ 1131 Tiền Việt Nam 1132 Ngoại tệ 1211 Cổ phiếu 1212 Trái phiếu

1218 Chứng khốn và cơng cụ tài chính khác 1281 Tiền gởi có kỳ hạn

1282 Trái phiếu 1283 Cho vay

1288 Các khoản đầu tư khác nắm giữ đến ngày đáo hạn … …

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngồi Bảng cân đối kế tốn theo quy định trong chế độ này

 Sheet SDD: Chứa danh mục tài khoản cấp chi tiết và số dư đầu kỳ

Mỗi tài khoản cấp 1 chứa ít nhất một tài khoản cấp chi tiết Cột TK: Số hiệu tài khoản cấp chi tiết, kiểu chuỗi

Cột TENTK: Tên tài khoản cấp chi tiết Cột SDD: Số dư đầu kỳ nợ

Trang 27

Bảng 1.6: Hệ thống tài khoản chi tiết

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN CẤP CHI TIẾT VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ

TK TENTK SDDK TONDK

1111 Tiền Việt Nam 30,000,000

1112 Ngoại tệ -

1121 Tiền Việt Nam 170,000,000 1122 Ngoại tệ

…………

Trang 28

3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt - 3333 Thuế xuất khẩu, nhập khẩu - 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp -

… … … …

 Sheet CT: Ghi nhận tất cả nghiệp vụ phát sinh trong kỳ Mỗi bút tốn được

ghi nhận trên một dịng

Cột NGAY: Ngày chứng từ Cột SOCT: Số hiệu chứng từ Cột DIENGIAI: Diễn giải

Cột TKN: Số hiệu tài khoản ghi Nợ, kiểu chuỗi Cột TKC: Số hiệu tài khoản ghi Có, kiểu chuỗi Cột LUONG: Số lượng nhập/xuất

Cột ST: Số tiền phát sinh

Cột GHICHU: Nhằn phân biệt một số trường hợp

Qui ước: CK: Chiết khấu thanh toán

NB: Nhượng bán tài sản TL: Trả lại hàng

3.3 Đặc điểm xử lý dữ liệu kế toán bằng Excel:

Trang 29

1/ Ô HTTK1_MTD: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin đầu trong danh mục tài khoản

=Row(ô đầu tiên trong mẫu tin đầu) Tại ô A2: =ROW($A$9)

Trang 30

2/ Ô HTTK1_SLMT: Xác định số lượng mẫu tin trong danh mục tài khoản

=Counta(cột TK1)

Tại ô C2: =COUNTA($A$9:$A$65536)

Sau đó qt chọn ơ C2 và đặt tên khối là HTTK1_SLMT

3/ Ô HTTK1_MTC: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin cuối cùng trong danh

mục tài khoản

=HTTK1_MTD + HTTK1_SLMT - 1

Tại ô B2: =HTTK1_MTD+HTTK1_SLMT-1

Sau đó qt chọn ơ B2 và đặt tên khối là HTTK1_MTC

4/ Ô DC_HTTK1: Xác định địa chỉ chuỗi chứa bảng danh mục tài khoản

=”HTTK1!”&Address(HTTK1_MTD,1) & ”:” & Address(HTTK1_MTC, 2) Tại ô D2:

Trang 31

Sau đó quét chọn ô D2 và đặt tên khối là DC_HTTK1

5/ Ô DC_TK1: Xác định địa chỉ chuỗi chứa cột TK1 trong danh mục tài khoản

=”HTTK1!”&Address(HTTK1_MTD, Column()) & ”:” & Address(HTTK1_MTC, Column())

Tại ô A4:

="HTTK1!"&ADDRESS(HTTK1_MTD,COLUMN())&":"&ADDRESS(HTTK1_MTC,COLUMN())

Sau đó qt chọn ơ A4 và đặt tên khối là DC_TK1

3.3.2 Sheet HTTK2:

1/ Ô HTTK2_MTD: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin đầu trong danh mục tài

khoản

=Row(ô đầu tiên trong mẫu tin đầu) Tại ô A2: =ROW($A$9)

Trang 32

2/ Ô HTTK2_SLMT: Xác định số lượng mẫu tin trong danh mục tài khoản

=Counta(cột TK2 ) Tại ô C2: =COUNTA($A$9:$A$65536)

Sau đó qt chọn ơ C2 và đặt tên khối là HTTK2_SLMT

3/ Ô HTTK2_MTC: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin cuối cùng trong danh

mục tài khoản

Tại ô B2: =HTTK2_MTD+HTTK2_SLMT-1

Sau đó qt chọn ơ B2 và đặt tên khối là HTTK2_MTC

4/ Ô DC_HTTK2: Xác định địa chỉ chuỗi chứa bảng danh mục tài khoản

Tại ô D2:

="HTTK2!"&ADDRESS(HTTK2_MTD,1)&":"&ADDRESS(HTTK2_MTC,2)

Sau đó qt chọn ơ D2 và đặt tên khối là DC_HTTK2

Tại ô A4:

="HTTK2!"&ADDRESS(HTTK2_MTD,COLUMN())&":"&ADDRESS(HTTK2_MTC, COLUMN())

Trang 34

1/ Cột SDCK: Được thiết lập thêm trong bảng SDD dùng để chuyển sổ cho kỳ

kế toán sau

Công thức được thiết lập và sao chép cho các ô trong cột như sau:

=Ô SDDK + SumIf(CT!cột TKN, ô TK3, CT!cột ST) - SumIf(CT!cột TKC, ô TK3, CT!cột ST)

Tại ô E7:

=C7+SUMIF(CT!$D:$D,$A7,CT!$G:$G)-SUMIF(CT!$E:$E,$A7,CT!$G:$G)

Lưu ý: ô SDDK, ô TK3 được tham chiếu cùng dòng trong sheet SDD

2/ Cột TONCK: Được thiết lập thêm trong bảng SDD dùng để chuyển sổ cho

kỳ kế tốn sau:

Cơng thức được thiết lập và sao chép cho các ô trong cột như sau:

=Ơ TONDK + SumIf(CT!cột TKN, ơ TK3, CT!cột LUONG) - SumIf(CT!cột TKC, ô TK3, CT!cột LUONG)

Tại cột F7:

=D7+SUMIF(CT!$D:$D,$A7,CT!$F:$F)-SUMIF(CT!$E:$E,$A7,CT!$F:$F)

Lưu ý: ô TONDK, ô TK3 được tham chiếu cùng dịng trong sheet SDD

3/ Ơ SDD_MTD: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin đầu trong doanh mục tài

khoản

=Row(ô đầu tiên trong mẫu tin đầu) Tại ô A2: =ROW(A7)

Sau đó qt chọn ơ A2 và đặt tên khối là SDD_MTD

4/ Ô SDD_SLMT: Xác định số lượng mẫu tin trong danh mục tài khoản

=Counta(cột TK3)

Tại ô C2: =COUNTA($A$7:$A$65536)

Trang 35

5/ Ơ SDD_MTC: Xác định thứ tự dịng của mẫu tin cuối cùng trong danh mục

tài khoản

Tại ơ B2: =SDD_MTD+SDD_SLMT-1

Sau đó qt chọn ơ B2 và đặt tên khối là SDD_MTC

6/ Ô DC_SDD: Xác định địa chỉ chuỗi chứa bảng danh mục tài khoản

Tại ơ D2:

="SDD!"&ADDRESS(SDD_MTD,1)&":"&ADDRESS(SDD_MTC,6)

Sau đó qt chọn ô D2 và đặt tên khối là DC_SDD

Tại ô A3:

="SDD!"&ADDRESS(SDD_MTD,COLUMN())&":"&ADDRESS(SDD_MTC, COLUMN())

Sau đó qt chọn ơ A3 và đặt tên khối là DC_TK3

8/ Ô DC_SDDK: Xác định địa chỉ chuỗi chứa cột SDDK trong doanh mục tài

khoản Tại ô C3:

Sau đó quét chọn ô C3 và đặt tên khối là DC_SDDK

9/ Ô DC_TONDK: Xác định địa chỉ chuỗi chứa cột TONDK trong doanh mục tài

khoản Tại ô D3:

Trang 37

1/ Cột NK: Được thiết lập thêm trong bảng chứng từ nhằm phân loại dịng bút

tốn sẽ được ghi nhận vào sổ nhật ký nào:  NKC: Nhật ký chung  N111: Nhật ký thu tiền mặt  N112: Nhật ký thu tiền gửi  N131: Nhật ký bán hàng  C111: Nhật ký chi tiền mặt  C112: Nhật ký chi tiền gửi  C331: Nhật ký mua hàng

Công thức được thiết lập và sao chép cho các ô trong cột như sau:

=If(Isna(Match(Left(ô TKN,3), NK_N, 0)), If(Isna(Match(Left(ô TKC,3), NK_C, 0)), “NKC”, “C” & Left(ô TKC, 3)), “N” & Left(ơ TKN,3))

Tại ơ I10:

=IF(ISNA(MATCH(LEFT(D10,3),NK_N,0)),IF(ISNA(MATCH(LEFT(E10,3),NK_C,0)),"NKC","C"&LEFT(E10,3)),"N"&LEFT(D10,3))

Lưu ý: Ơ TKN, ô TKC được tham chiếu cùng dòng trong sheet CT

2/ Ơ CT_MTD: Xác định thứ tự dịng của mẫu tin đầu trong bảng chứng từ

=Row(ô đầu tiên trong mẫu tin đầu) Tại ô A2: =ROW($A$10)

Sau đó qt chọn ơ A2 và đặt tên khối là CT_MTD

3/ Ô CT_MTC: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin cuối trong bảng chứng từ

=CT_MTD + Counta(cột NGAY trong bảng chứng từ đến cuối sheet) – 1 Tại ô B2: =CT_MTD + COUNTA($A$10:$A$65536) -1

Sau đó qt chọn ơ B2 và đặt tên khối là CT_MTC

4/ Ô DC_NGAY: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột NGAY trong bảng chứng từ

Tại ô A3:

="CT!"&ADDRESS(CT_MTD,COLUMN())&":"&ADDRESS(CT_MTC,COLUMN())

Trang 38

5/ Ô CT_SL1: Xác định số lương mẫu tin có ngày nhỏ hơn NGAYD

=CountIf(Indirect( Ơ DC_NGAY), “<” & NGAYD)

Tại ơ D2: =COUNTIF(INDIRECT($A$3),"<"&NGAYD)

Sau đó qt chọn ô D2 và đặt tên khối là CT_SL1

6/ Ô CT_SL2: Xác định số lương mẫu tin có ngày nhỏ hơn hoặc bằng NGAYC

=CountIf(Indirect( Ô DC_NGAY), “<=” & NGAYC)

Tại ơ E2: =COUNTIF(INDIRECT($A$3),"<="&NGAYC)

Sau đó qt chọn ô E2 và đặt tên khối là CT_SL2

7/ Ô CT_SL: Xác định số lương mẫu tin có từ NGAYD đến NGAYC

Tại ơ F2: =CT_SL2-CT_SL1

Sau đó quét chọn ô F2 và đặt tên khối là CT_SL

8/ Ô CT_DAU: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin đầu trong khoảng từ

NGAYD đến NGAYC

Tại ô G2: =CT_MTD + CT_SL1

Sau đó qt chọn ơ G2 và đặt tên khối là CT_DAU

9/ Ô CT_CUOI: Xác định thứ tự dòng của mẫu tin cuối trong khoảng từ

NGAYD đến NGAYC

Tại ô H2: =CT_DAU + CT_SL – 1

Sau đó quét chọn ô H2 và đặt tên khối là CT_CUOI

10/ Ô DC_NGAY1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột NGAY nhỏ hơn NGAYD

Tại ô A4:

=”CT!” & Address(CT_MTD – 1, Column()) & “ : ” & Address(CT_DAU – 1, Column())

Sau đó quét chọn ô A4 và đặt tên khối là DC_NGAY1

11/ Ô DC_TKN1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột TKN có ngày nhỏ hơn

NGAYD

Trang 39

12/ Ô DC_TKC1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột TKC có ngày nhỏ hơn

NGAYD

Tại ô E4: Sao chép cơng thức từ ơ DC_NGAY1 sang Sau đó quét chọn ô E4 và đặt tên khối là DC_TKC1

13/ Ô DC_LUONG1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột LUONG có ngày nhỏ

hơn NGAYD

Tại ô F4: Sao chép công thức từ ô DC_NGAY1 sang Sau đó quét chọn ô F4 và đặt tên khối là DC_LUONG1

14/ Ô DC_ST1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột ST có ngày nhỏ hơn NGAYD

Tại ô G4: Sao chép công thức từ ơ DC_NGAY1 sang

15/ Ơ DC_GHICHU1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột GHICHU có ngày nhỏ

hơn NGAYD

Tại ô H4: Sao chép công thức từ ô DC_NGAY1 sang Sau đó quét chọn ô H4 và đặt tên khối DC_GHICHU1

16/ Ô DC_NK1: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột NK có ngày nhỏ hơn

NGAYD

Tại ơ I4: Sao chép công thức từ ô DC_NGAY1 sang Sau đó qt chọn ơ I4 và đặt tên khối là DC_NK1

17/ Ô DC_NGAY2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột NGAY có ngày trong

khoảng từ NGAYD đến NGAYC Tại ô A5:

=”CT!” & Address(CT_DAU , Column()) & “ : “ & Address(CT_CUOI , Column())

Sau đó quét chọn ô A5 và đặt tên khối là DC_NGAY2

18/ Ô DC_TKN2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột TKN có ngày trong khoảng

từ NGAYD đến NGAYC

Trang 40

19/ Ô DC_TKC2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột TKC có ngày trong khoảng

từ NGAYD đến NGAYC

Tại ô E5: Sao chép cơng thức từ ơ DC_NGAY2 sang Sau đó quét chọn ô E5 và đặt tên khối là DC_TKC2

20/ Ô DC_LUONG2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột LUONG có ngày trong

khoảng từ NGAYD đến NGAYC

Tại ô F5: Sao chép công thức từ ô DC_NGAY2 sang Sau đó quét chọn ô F5 và đặt tên khối là DC_LUONG2

21/ Ô DC_ST2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột ST có ngày trong khoảng từ

NGAYD đến NGAYC

Tại ô G5: Sao chép cơng thức từ ơ DC_NGAY2 sang Sau đó quét chọn ô G5 và đặt tên khối là DC_ST2

22/ Ô DC_GHICHU2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột GHICHU có ngày

trong khoảng từ NGAYD đến NGAYC

Tại ô H5: Sao chép cơng thức từ ơ DC_NGAY2 sang Sau đó qt chọn ô H5 và đặt tên khối là DC_GHICHU2

23/ Ô DC_NK2: Xác định chuỗi chứa địa chỉ cột NK có ngày trong khoảng từ

NGAYD đến NGAYC

Định dạng
Số trang	59
Dung lượng	807,64 KB