Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin “quản lý vật tư”

1 Lời nói đầu Trong thời đại ngày song song với phát triển ngành khoa học kỹ thuật khác ngành công nghệ thông tin đà phát triển mạnh mẽ phơng diện đạt nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật lĩnh vực Các ứng dụng công nghệ thông tin đà đợc áp dụng hầu hết c¸c lÜnh vùc cđa x· héi Cïng víi sù đời nhiều hệ máy tính đại với tốc độ xử lý cao, phần mềm ngôn ngữ lập trình không ngừng đợc cải tiến, phát triển nâng cao Trong có ngôn ngữ lập trình Access Microsoft windows đợc ứng dụng mạnh mẽ, đà khai thác khả giao diện để cải tiến làm việc với sở liƯu rÊt tiƯn lỵi Víi Microsoft Access, ta cã thĨ xây dựng hệ thống chơng trình ứng dụng môi trờng hệ điều hành Microsoft windows dễ dàng tiện lợi cho ngời sử dụng Access có nhiều u việc giải toán quản lý hệ quản trị Microsoft Access hệ quản trị sở liệu tơng tác với ngời dùng chạy môi trờng Windows, tăng sức mạnh cho ngời sử dụng công tác tổ chức, lập dự án, tìm kiếm, lu trữ biểu diễn thông tin Vì chuyên đề thực tập tốt nghiệp em đà chọn Microsoft Access để xây dựng chơng trình quản lý vật t Công ty điện thoại lấy tên chơng trình Quản lý vật tQuản lý vật t Trong trình thực tập làm chuyên đề với cố gắng thân, em đợc thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn tận tình hớng dẫn với hớng dẫn anh chị hớn dẫn thực tập giúp đỡ song trình độ hạn chế nên không tránh khỏi sai sót, mong đợc bổ sung đóng góp thầy cô để chơng trình em đa vào ứng dụng thực tế thành công tốt đẹp Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn, thầy, cô giáo đà tận tình giúp đỡ em thời gian vừa qua Em xin chân thành cảm ơn chị Bùi Thị Vân Trang toàn thể ngời đà tận tình bảo cho em thời gian vừa qua Cấu trúc chuyên đề thực tập: Lời nói đầu Chơng I: Giới thiệu tổng quan quan thực tập Chức nhiệm vụ công ty Cơ sở vật chất kỹ thuật Mô hình tổ chức sản xuất Giới thiệu phòng thực tập ChơngII: Cơ sở, phơng pháp luận nghiên cứu đề tài I Quản lý øng dơng cđa tin häc qu¶n lý I.1 Mét số kháI niệm quản lý I.2 ứng dụng tin học quản lý I.3 Những đặc đIểm hệ thống quản lý I.4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý II Những nội dung cho việc thiết kế hệ thống thông tin quản lý Một số kháI niệm hệ thống thông tin Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin Các công đoạn việc phát triển hệ thống thông tin III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Khảo sát hệ thống Phân tích hệ thống Thiết kÕ hƯ thèng IV Giíi thiƯu vỊ Access Giíi thiệu Đặc đIểm Yêu cầu phần cứng Chơng III: Phân tích, thiết kế xây dựng hệ thống thông tin Quản lý vật tquản lý vật t I Đánh giá yêu cầu hệ thống II Phân tích chơng trình II.1 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống II.2 Sơ đồ chức II.3 Sơ đồ môI trờng II.4 Sơ đồ IFD II.5 Sơ đồ DFD II.6 Thiết kế sở liệu II.7 Các giao diện mẫu báo cáo chơng trình Kết luận TàI liệu tham khảo Phụ lục Chơng I : Giới thiƯu tỉng quan vỊ c¬ quan thùc tËp Chøc nhiệm vụ công ty: Công ty Điện thoại Hà Nội trực thuộc Bu điệnThành phố Hà Nội, đơn vị Bu điện Hà Nội có nhiệm vụ quản lý bảo dỡng vận hành khai thác toàn hệ thống trang thiết bị kỹ thuật thông tin điện thoại mạng viễn thông Thủ đô, đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ quan Trung ơng Hà Nội, sở kinh tế văn hoá xà hội toàn nhân dân Thủ đô Với thành tích đà đạt đợc, Công ty đà đợc Nhà nớc trao tặng: Huân chơng Anh Hùng Lao Động Huân chơng Lao động hạng nhì Huân chơng Lao động hạng ba Huân chơng Kháng chiến hạng ba 12 Bằng khen loại cuả Tổng cục Bu điện Đến năm 2000, hệ thống chuyển mạch Công ty lên tới 20 trung tâm chuyển mạch, 100 tổng đài vệ tinh Công ty đa vào mạng lới kỹ thuật mới: kỹ thuật truyền dẫn SDH, hệ thống vô tuyến cố định GMH 2000 C¬ së vËt chÊt kü thuËt: Về lực thiết bị kỹ thuật liên tục hàng năm Công ty đợc đầu t đổi trang thiết bị kỹ thuật nớc tiên tiến góp phần tạo bớc đột phá kỹ thuật thông tin làm tảng cho cho bớc tiến đòng số hoá mạng viễn thông Thủ đô Các trang thiết bị kỹ thuật Công ty Điện Thoại Hà Nội bao gồm hệ thống trang thiết bị chuyển mạch kỹ thuật số đại tầm cỡ Thế giới đại bậc khu vực trung tâm chuyển mạch: Bờ Hồ, Từ Liêm, Hùng Vơng, Trần Khắc Chân tổng đài 1000 E10 hÃng ALCATEL Pháp sản xuất: Các trung tâm chuyển mạch Thợng đình, Ô Chợ Dừa tổng đài EWSD hÃng BOSH TELECOM CHLB Đức sản xuất: Các trung tâm chuyển mạch Đuôi cá, Mai Hơng tổng đài NEAX 61 hÃng NEC Nhật sản xuất Cùng với trung tâm chuyển mạch gần 70 tổng đài vệ tinh tạo nên hệ thống mạng đa trạm bao phủ khắp địa bàn Quận nội thành huyện ven đô đảm bảo tốt nhu cầu thông tin liên lạc Thủ đô Hệ thống mạng ngoại vi bao gồm hệ thống truyền dẫn cáp quang hệ thống cáp đồng thiết bị đầu cuối.Hệ thống truyền dẫn cáp quang kết nối tổng đài trung tâm với , tổng đài trung tâm với tổng đài vệ tinh với tốc độ truyền 34MB/ s kỹ thuật PDH (phân cấp số cận đồng bộ) tơng lai đợc thay kỹ thuật SDH (phân cấp số đồng bộ) Hệ thống cáp đồng với hàng trăm km cáp , phụ nớc Nhật, Nam triều tiên Công ty liên doanh nội địa sản xuất với hệ thống cống bể dài 250 km đà nối thông cho 200000 máy điện thoại thành phố hoạt động tốt.Cùng với hệ thống trang thiết bị hệ thống chuyển mach đại hệ thống mạng ngoại vi trải khắpđịa bàn Thủ đô Công ty ĐTHN có dịch vụ tiện lợi nh hệ thống Đại lý điện thoại công cộng1180 đại lý, 100 máy điện thoại công cộng dùng thẻ, dịch vụ 108 giải đáp 13 danh mục thông tin kinh tế xà hội, Dịch vụ 116 giải đáp điện thoại , Trung tâm niên giám trang vàng với niên giám phát hành hàng năm, Trung tâm bảo hành thiết bị viễn thông với dịch vụ cung cấp lắp đặt, bảo hành , sửa chữa trang thiết bị viễn thông nh Tổng đài nội , máy FAX, máy điện thoại Trong tất công việc Công ty việc ứng dụng tin học đợc đa lên hàng đầu Hoạt động tin học Công ty đà đạt đợc thành tựu định Công ty đà có mạng LAN số đơn vị mạng LAN chung Công ty.Các công tác nh quản lý nhân sự, quản lý kinh tế, quản lý kỹ thuật, nghiệp vụ quản lý khai thác dịch vụ đà đợc ứng dụng tin học cách sâu rộng Với đội ngũ cán kỹ thuật lành nghỊ , víi hƯ thèng trang thiÕt bÞ kü tht đại Công ty Điện Thoại Hà Nội đáp ứng tốt yêu cầu thông tin không ngừng phát triển tơng lai Sắp tới hệ thống chuyển mạch Công ty lên tới 17 trung tâm chuyển mạch, 100 tổng đài vệ tinh với phát triển rộng khắp mạng ngoại vi hớng tới năm 2000 với mật độ điện thoại 20 máy/ 100 dân địa bàn Hà nội Cùng với bớc tiến Công ty đa vào mạng lới kỹ thuật mạch vòng c¸p quang RING I, RING II , kü thuËt SDH, tổng đài phân phối gọi ACD, hệ thống vô tuyến cố định GMH-2000, phát triển dịch vụ phi thoại mạng nh truyền số liệu, INTERNET vv đóng góp vào nghiệp xây dựng kinh tế-văn hoá- xà hội Thủ đô Hà nội 3.mô hình tổ chức sản xuất: 3.1: Phòng tổ chức cán lao động tiền l lao động tiền lơng: Phòng tổ chức - lao động tiền lơng (TC-LĐTL) đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc quản lý công tác tổ chức, lao động, tiền lơng, chế độ, sách, công tác dân quân tự vệ, công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động phòng cháy chữa cháy Công ty điện thoại Phòng TC-LĐTL có nhiệm vụ: - Xây dựng nội quy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi trách nhiệm, mối quan hệ đơn vị quản lý đơn vị sản xuất - Xây dựng chủ trơng biện pháp cụ thể nhằm thực quy hoạch, kế hoạch cán Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh tơng lai - Tổ chức quản lý nắm tình hình đội ngũ cá nhân cán trực thuộc Công ty quản lý cán cấp quản lý Quản lý hồ sơ cán tập hợp báo cáo thống kê theo quy định - Thực nội dung công việc tuyển dụng, làm hộ khẩu, cho việc, nghỉ chế độ, sách Nhà nớc tình hình sản xuất Công ty - Chọn cử cán học tập trờng nớc, tham quan học tËp ë níc ngoµi - Tỉ chøc båi dìng thi nâng bậc hàng năm giúp đỡ học sinh, sinh viên trờng gửu đến học tập, thực tập Công ty - Tổ chức theo dõi đánh giá kết tập học sinh, sinh viên đợc phân bổ Công ty Và số nhiệm vụ khác 3.2: Phòng quản lý kỹ thuật: Phòng quản lý kỹ thuật gọi tắt phòng kỹ thuật, đơn vị trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc quản lý công tác kỹ thuật công ty Phòng quản lý Kỹ thuật có nhiệm vụ : - Tổ chức quản lý chặt chẽ hệ thống mạng lới thông tin điện thoại thành phố số lợng, kết cấu, chất lợng trang thiết bị, sơ đồ tổ chức mạng, hồ sơ kỹ thuật, trang thiết bị đo thử thiết bị phụ trợ khác - Tổ chức hớng dẫn quy trình qui phạm kỹ thuật khai thác, vận hành bảo dỡng quản lý trang thiết bị kỹ thuật - Quản lý, lu trữ tài liệu, sơ đồ, hồ sơ kỹ thuật mạng cáp, thiết bị chuyển mạch thiết bị phục vụ thông tin khai thác vận hành mạng lới Cập nhật biến động mạng cáp thiết bị - Phối hợp đào tạo, tuyển chọn lao động kỹ thuật, thi nâng bậc, kiểm tra thử việc Công ty tổ chức 3.3: Phòng quản lý nghiệp vụ: Phòng quản lý nghiệp vụ gọi tắt phòng nghiệp vụ đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc quản lý kinh doanh dịch vụ khai thác điện thoại Công ty điện thoại Hà nội Phòng quản lý nghiệp vụ có nhiệm vụ sau : - Tổ chức thực qui trình nghiệp vụ nghành - Tổ chức hớng dẫn, kiểm tra đơn vị thực thể lệ thủ tục khai thác điện thoại đờng dài, dịch vụ đặc biệt, 108, 116, điện thoại công cộng Thanh tra, kiểm tra khiếu nại thuê bao - Xây dựng quy định, quy trình quản lý nghiệp vụ cho việc khai thác dịch vụ, PTTB, quản lý dàn số, cớc phí, 108, 116 nội BĐHN, Công ty điện thoại - Tỉ chøc thùc hiƯn cung cÊp sè liƯu : + Số máy điện thoại theo nội dung danh bạ 116, 108 + Trung tâm niên giám đơn vị quản lý + Đại lý điện thoại công cộng + Các loại khiếu nại + Quản lý hồ sơ thuê bao đợc biến động theo mà thu cớc hàng tháng 3.4: Phòng Tài lao động tiền l kế toán: Phòng tài kế toán gọi tắt phòng TC-KT đơn vị trực thuộc Giám đốc công ty Điện thoại Hà nội, có chức giúp Giám đốc lĩnh vực công tác tài kế toán, quản lý kinh tế công ty Phòng TC-KT có nhiệm vụ : - Tỉ chøc gi¸m s¸t viƯc thùc hiƯn c¸c thĨ lƯ, thủ tục quản lý kinh tế, tài kế toán thuộc đơn vị doanh nghiệp nhà nớc - Tổ chức quản lý kinh doanh hoạt động kinh tế tài doanh nghiệp theo qui định nhà nớc không để thất thoát tài sản thâm hụt công quĩ - Hoạch toán kinh doanh, cân đối thu chi đảm bảo hoạt động sản xuất, bảo toàn vốn đảm bảo đời sống cho cán công nhân viên - Tổ chức máy kế toán nghiệp vụ, thực đầy đủ chế độ kế toán : Kế toán tài sản cố định, kế toán vật t, tiền lơng, kế toán thu chi Phục vụ đắc lực cho công tác quản lý - Thực đầy đủ nội dung, chế độ kế toán tổng hợp, kiĨm tra sè liƯu chøng tõ, lËp, ghi sỉ c¸i, lập bảng kết toán tài sản, phân tích số liệu kế toán, lập báo cáo kiểm tra tài sản theo qui định - Ra văn bản, hớng dẫn, qui định cho đơn vị thực hiệnnhững nội dung công việc thuộc phạm vi chức trách nhiệm vụ phòng đôn đốc đơn vị thực - Tổ chøc híng dÉn, tËp hn nhiƯm vơ cho kÕ to¸n đơn vị công ty 3.5: Phòng kế hoạch kinh doanh: Phòng Kế hoạch kinh doanh viết tắt phòng KH-KD đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc Công ty lĩnh vực Công tác: kế hoạch, kinh doanh, vật t, tài sản, sửa chữa xây dựng Phòng KH-KD có nhiệm vụ: - Tổng hợp kế hoạch thu, chi, phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh lập kế hoạch hàng năm để trình duyệt bảo vệ kế hoạch cấp - Phân bổ kế hoạch thu, chi sở tính toán theo kế hoạch đà đợc giao, giao cho đơn vị thực thời gian thích hợp để đơn vị phấn đấu hoàn thành - Lập kế hoạch mua sắm vật t, phơng tiện, công cụ lao động sản xuất đảm bảo trang bị đủ đáp ứng đợc yêu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh Công ty 3.6: Phòng hành quản trị: Phòng Hành chính-Quản trị gọi tắt phòng Hành đơn vị trực thuộc Giám đốc Công ty điện thoại Hà nội có chức giúp Giám đốc tổ chức thực quản lý công tác hành quản trị Công ty Phòng Hành có nhiệm vụ: - Quản lý toàn mặt sản xuất đài trạm phòng làm việc thuộc khu vực văn phòng Công ty - Quản lý trang bị nội thất, phơng tiện làm việc hệ thống chiếu sáng, đảm bảo yêu cầu công tác sinh hoạt sở sản xuất Công ty - Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm trang bị thờng xuyên giải yêu cầu phát sinh đột xuất đáp ứng yêu cầu sản xuất công tác + Tập hợp yêu cầu sửa chữa, cải tạo nhà trạm, khảo sát cụ thể dề xuất ý kiến báo cáo Giám đốc - Tổ chức hệ thống lu trữ hồ sơ tài liệu Công ty - Quản lý, sử dụng giữ gìn tốt trang thiết bị văn phòng 3.7: Phòng máy tính: Phòng Máy tính đơn vị trực thuộc Công ty Điện thoại Hà nội có chức nghiên cứu tin học ứng dụng vào sản xuất tổ quản lý mạng máy tính Công ty Điện thoại Phòng máy tính có nhiệm vụ sau : - Tập trung nghiên cứu phần mềm, xử lý tin, phần cứng truyền thông - Nghiên cứu việc triển khai ứng dụng vào công nghệ thông tin, ứng dụng vào sản xuất Công ty : thiết bị phần cứng, hệ điều hành ( UNIX, NOVELL, WINDƠWS NT ), phần mềm quản trị liệu ( ORACLE, SYCBASE ) - Nghiên cứu vấn đề mạng máy tính bao gồm mạng LAN WAN tiến hành triển khai thực tế Công ty ( mạng LAN chung Công ty, đấu nối liên mạng, truy nhập từ xa ) - Khắc phục cố trục trặc, h hỏng thiết bị tin học đơn vị Công ty, đề xuất biện pháp sử lý cần thiết - Quản lý mạng LAN chung toàn Công ty, m¹ng LAN cđa 108, 116, 119, LAN nghiƯp vơ cụ thể, phòng máy tính phải tập trung vào số công tác khác - Lấy số liệu mạng cáp theo định kỳ để kiểm tra, làm sở báo cáo tổng kết 3.8: Ban tra bảo vệ: Ban tra bảo vệ viết tắt ban TT-BV đơn vị chức trực thuộc Giám đốc Công ty Điện thoại Hà nội, giúp Giám đốc lĩnh vực công tác kiểm tra, tra, bảo vệ Công ty Điện thoại Hà nội Ban TT_BV có nhiệm vụ : - Thực đạo Giám đốc, tổ chức kiểm tra tra hoạt động thuộc lĩnh vực sản xuất, hoạt động kinh tế, tài chính, quản lý vật t chấp hành luật pháp nhà nớc vv