Tầm quan trọng trong việc quản lý xuất nhập hàng hoá vật tư bằng máy tính 17 1.2.3 Định hướng lựa chọn đề tài 17
Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất nhập vật tư thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, người lập trình có thể đưa ra chương trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu và xử lý thông tin, đáp ứng những nhu cầu của nhà quản lý.
Quá trình quản lý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính, người quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu về máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin như: Lượng tồn kho, tình hình xuất nhập vật tư thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp…theo yêu cầu của người sử dụng.
1.2.3 Định hướng lựa chọn đề tài
Xuất phát từ những khó khăn trên và hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong công tác quản lý của công ty, em lựa chọn đề tài:
“Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng tại công ty CP Minh Thịnh Hưng Yên.
Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Tên đề tài
“ Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng tại công ty CP Minh Thịnh Hưng Yên”.
Mục đích nghiên cứu
1.3.2.1 Mục đích về lý thuyết
Trong lĩnh kinh doanh, công ty thường phải nhập xuất hàng hoá với số lượng lớn chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đưa công nghệ thông tin đối với công tác quản lý tại Công ty.
Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm tìm hiểu về quy trình nhập xuất hàng hóa, vật tư của công ty, từ đó xác định được quy trình thực hiện bài toán quản lý vật liệu xây dựng và xác định phương pháp luận để phân tích thiết kế phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng.
1.3.2.2 Mục đích phát triển sản phẩm phần mềm
Xuất phát từ tình hình quản lý vật tư thực tế tại công ty, xây dựng phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng cần phải có những chức năng chính sau:
- Quản lý thông tin về số lượng hàng hóa vật tư nhập vào kho
- Quản lý thông tin về số lượng hàng hóa vật tư xuất khỏi kho (xuất để sản xuất, xuất để bán).
- Thống kê và báo cáo định kỳ lên giám đốc công ty vào cuối mỗi tháng. Ngoài những chức năng chính, phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng còn phải có khả năng quản lý người dùng như thêm mới người dùng, phân quyền cho người dùng và thực hiện việc bảo mật.
Thông tin đầu vào của phần mềm:
- Hóa đơn mua vật tư.
- Hóa đơn bán vật tư.
Thông tin đầu ra của phần mềm:
- Báo cáo về lượng hàng nhập và xuất.
- Báo cáo về lượng hàng tồn kho.
- Báo cáo về doanh thu.
Đối tượng nghiên cứu
- Quy trình giải quyết bài toán quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng tại Công ty CP Minh Thịnh Hưng Yên.
- Phương pháp luận về phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm
Vòng đời phát triển phần mềm
Các quy trình sản xuất phần mềm
- Công cụ hỗ trợ lập trình
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Công cụ tạo báo cáo
Công cụ tạo tài liệu hướng dẫn
Công cụ đóng gói phần mềm
Phạm vi nghiên cứu
- Địa điểm: Tại Công ty CP Minh Thịnh Hưng Yên
- Bộ phận: Bộ phận kho.
- Đối tượng: Nhân viên kho và nhân viên phòng kinh doanh.
Nghiên cứu dữ liệu trong khoảng thời gian 3 năm từ 2009 đến 2011.
PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG
Một số khái niệm cơ bản về phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm
Khái niệm phần mềm là một khái niệm đã được ra đời cùng với sự xuất hiện của máy tính Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa phát triển Phần mềm được xem như là tập hợp các chương trình và quy trình làm cho máy tính thực hiện một công việc xác định, được dùng để lưu trữ, quản lý và tìm kiếm dữ liệu, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý, chưa nêu lên đầy đủ bản chất và các đặc trưng vốn có của phần mềm Hệ thống máy tính sẽ không thể sử dụng được nếu không có phần mềm, mục đích chính của phần mềm là trợ giúp người sử dụng điều hành, quản lý và thực hiện giao tác các thành phần của hệ thống hoạt động nhằm tạo ra các thông tin cần thiết. Theo tiến sĩ Roger Pressman- chuyên gia về công nghệ phần mềm của Mỹ thì
- các chương trình máy tính
- các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp
- các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy”
2.1.2 Sự phát triển của Phần mềm
Từ khi ra đời phần mềm đã phát triển qua rất nhiều giai đoạn, mỗi một giai đoạn có những đặc trưng riêng, ngày càng tinh vi hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn, tiện lợi hơn Qua mỗi giai đoạn phần mềm đã chứng minh được năng lực của nó thông quả khả năng giải quyết công việc.
Thời kỳ thứ hai Cuối 1960 -1970
+ Phần mềm đơn chiếc làm theo đơn đặt hàng
+ Thời gian thực + Cơ sở dữ liệu + Phần mềm thương mại
+Phần cứng rẻ +Hiệu quả tiêu thụ
+ Hệ thống để bàn+Hướng đối tượng+ Hệ chuyên gia+ Mạng nơtơron+ Xử lý song song
- Thời kì thứ nhất: Trong những năm đầu phần cứng vạn năng đã trở thành thông dụng Phần mềm lại được thiết kế theo đơn đặt hàng cho từng ứng dụng và được phân phối khá hạn chế Máy tính thời kì này có khối lượng lớn và giá thành cao, để thực hiện một phép tính mất rất nhiều thời gian Xử lý các chương trình theo lô chưa phổ biến, hoạt động riêng rẽ, chưa sử dụng hết năng lượng máy tính
- Thời kì thứ hai: Sau khi trải qua thời kì phát triển sơ khai , máy tính đã được sử dụng phổ biến hơn ở các nước có nền công nghiệp phát triển Phần mềm đã được sử dụng phổ biến hơn trước, tốc độ xử lý tăng lên đáng kể Các hệ thống đa lập trình và đa người sử dụng đã đưa ra những khái niệm mới về thao tác người – máy Các kỹ thuật tương tác mở ra một thế giới mới cho các ứng dụng và các mức độ mới về độ tinh vi cho cả phần cứng lẫn phần mềm Các hệ thống thời gian thực có thể thu thập, phân tích và biến đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Do đó kiểm soát được các tiến trình và sản xuất ra cái trong phần nghìn giây thay cho nhiều phút.Giai đoạn này máy tính đã được đưa vào hoạt động trong các doanh nghiệp, phân tích dự báo thiên văn…Những tiến bộ trong lưu trữ trực tuyến dẫn tới thế hệ đầu tiên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
- Thời kì thứ ba: Máy tính thương mại xuất hiện đầu tiên vào năm 1975 Hệ thống phân bố nhiều máy tính, mỗi máy thực hiện một chức năng và có sự tương tác, liên lạc với các máy khác và làm tăng độ phức tạp của các hệ thống dựa trên máy tính Phần mềm ngày càng phát triển do sự mong đợi của các nhà quản lý cấp cao là ứng dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả đầu tư và thu lợi nhuận Thời kì thứ ba cũng còn được đặc trưng bởi tiến bộ và sự phổ cập sử dung các bộ vi xử lý, máy tính cá nhân và các máy trạm để bàn mạnh Bộ vi xử lý đã thúc đẩy một phạm vi rộng các sản phẩm thông minh - từ ô tô tới lò vi sóng, từ rô bốt công nghiệp đến thiết bị chuẩn đoán máu Đến giữa những năm 1980 khi tỷ lệ tăng trưởng bán máy tính được san bằng thì số bán sản phẩm phần mềm vẫn tiếp tục tăng trưởng Các doanh nghiệp thường tiêu nhiều tiền cho việc mua phần mềm chạy trên máy tính hơn là tiêu để mua chính máy tính.
- Thời kì thứ tư trong phần mềm máy tính mới chỉ mới bắt đầu Đây là giai đoạn bùng nổ của công nghệ thông tin Công nghệ phần mềm mới và các ngôn ngữ thế hệ thứ tư cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng quản lý kinh doanh và xử lý dữ liệu tự động Phần mềm mạng notoron nhân tạo đã mở ra những khả năng lý thú để nhận dạng và thực hiện những khả năng xử lý thông tin kiểu con người.
2.1.3 Các đặc trưng chính của phần mềm
Phần mềm là phần tử hệ thống logic chứ không phải là hệ thống vật lí do đó nó có các đặc trưng khác với hệ thống phần cứng Phần mềm có các đặc trưng sau đây:
- Phần mềm được kỹ nghệ hóa, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển
Khi con người cảm thấy cần một nhu cầu nào đó hay một sự hỗ trợ nào đó cho công việc của mình thì những nhà lập trình tin học sẽ phân tích yêu cầu đó để tạo ra phần mềm Và phần mềm có thể được nâng cấp cơi nới tùy theo nhu cầu phát sinh của doanh nghiệp và xã hội.
Phần mềm cũng được thiết kế, chế tạo như phần cứng, nhưng nó không được định hình trước Chỉ khi phát triển xong người ta mới có sản phẩm cụ thể và biết được nó hoạt động có hiệu quả hay không Quá trình thiết kế và sản xuất phần mềm phụ thuộc vào con người, vào điều kiện môi trường cụ thể mà tại đó nó được phát triển Người ta không thể nói trước được giá thành của phần mềm và hiệu quả của nó Chính quá trình phát triển phần mềm quyết định giá thành và chất lượng của nó.
- Phần mềm không bị hỏng đi trong quá trình sử dụng
Phần mềm không giống như phần cứng là bị hỏng do tác động của môi trường do mòn cũ Về mặt lý thuyết, tỷ lệ lỗi của phần mềm là không đổi khi đã đưa vào sử dụng Nhưng trên thực tế nó lại thoái hóa qua thời gian do lỗi mới sinh ra mỗi khi tiến hành bảo trì trong quá trình sử dụng.
Mỗi khi sửa đổi (bảo trì), một số khiếm khuyết mới sinh ra làm cho phần mềm bị thoái hóa Việc sửa chỉnh phần mềm làm cho xuất hiện các lỗi mới phát sinh Dần dần, mức lỗi tối thiểu tăng lên - phần mềm bị thoái hóa do tỷ lệ sai hỏng tăng lên đến mức gây ra những thiệt hại không thể chấp nhận được hoặc người dùng không muốn sử dụng nữa vì có những phần mềm khác tốt hơn.
Phần mềm còn lạc hậu do các công nghệ mới ra đời, người dùng không còn thích dùng phần mềm cũ nữa, hay khi các công nghệ mới (Hệ điều hành(*), các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, phiên bản dịch mới, ) được đưa vào tổ chức làm cho các phần mềm cũ không thể tiếp tục vận hành trên máy với chúng.
- Phần lớn phần mềm được xây dựng theo đơn đặt hàng của khách
Phần mềm không có danh mục các thành phần cố định như phần cứng Nó thường được đặt hàng theo một đơn vị hoàn chỉnh, theo yêu cầu riêng của mỗi tổ chức, mỗi khách hàng, ít khi có thể lắp ráp theo một khuôn mẫu có sẵn.
Yêu cầu đối với phần mềm của khách hàng tùy thuộc vào môi trường cụ thể mà ở đó nó được phát triển và sử dụng Môi trường này (phần cứng, phần mềm nền, con người và tổ chức, công nghệ có được, ) không thể định dạng từ trước và luôn thay đổi theo không gian và thời gian.
Một điều dễ nhận thấy là khi bắt đầu thiết kế , xây dựng một phần mềm thì công ty sản xuất phần mềm thường phải cử người đến tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng phần mềm để từ đó đưa ra những mô tả về nghiệp vụ chính xác nhất.
- Sự phức tạp và tính thay đổi luôn là bản chất của phần mềm
Quy trình xây dựng một phần mềm ứng dụng
2.3.1 Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu Đây là giai đoạn quan trọng để xác định được toàn bộ những yêu cầu, là giai đoạn nền tảng để thiết kế một phần mềm nói chung và phần mềm quản lý vật tư nói riêng Trong giai đoạn này kỹ thuật viên sẽ ghi lại toàn bộ những yêu cầu mà khách hàng mong muốn trong tương lai Tuy nhiên trong giai đoạn này khách hàng cũng chưa thực sự hiểu hết những tính năng của phần mềm mà mình muốn có vì vậy kỹ thuật viên có thể gợi ý cho khách hàng Có 4 bước cơ bản trong quá trình thu thập yêu cầu, bao gồm:
Nghiên cứu tính khả thi: Nhằm đi đến kết luận “Có nên phát triển hệ thống hay không?”, đánh giá xem yêu cầu của người dùng có được thỏa mãn bởi công nghệ về phần cứng cũng như phần mềm không Nghiên cứu cũng sẽ xác định liệu hệ thống tương lai có đem lại hiệu quả kinh tế cho đơn vị cũng như nằm trong ngân sách có thể chi không
Phân tích yêu cầu: Mục tiêu cuối cùng của bước này là cán bộ phân tích phải xác định đúng, đầy đủ và chính xác tất cả các yêu cầu của hệ thống làm căn cứ
Khảo sát thực tế và xác định yêu cầu
Thiết kế kỹ thuật, kiến trúc phần mềm
Bảo trì hệ thống cho các bước sau
Xác định yêu cầu: Hoạt động chuyển các thông tin được thu thập trong hoạt động phân tích thành những tài liệu phản ánh chính xác các yêu cầu người dùng
Đặc tả yêu cầu: Mô tả chi tiết và chính xác các yêu cầu hệ thống, cụ thể hóa các yêu cầu đó Đây cũng là căn cứ để nghiệm thu phần mềm sau này.
Với phần mềm quản lý vật tư em xác định được yêu cầu của bài toán:
- Quản lý số lượng vật tư nhập - xuất - tồn trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Quản lý các mã vật tư, nhà cung cấp, đơn vị sản xuất,…
- Đưa ra các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết số liệu từng loại vật tư của từng kho nhanh chóng, chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu của các nhà lãnh đạo công ty.
Từ yêu cầu của bài toán ta xác định được đầu vào và đầu ra của phần mềm quản lý vật tư: Đầu vào:
+ Phiếu xuất kho Đầu ra:
+ In các chứng từ như: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho…
+ Xuất các báo cáo vật tư theo tháng.
+ Xuất các báo cáo tổng hợp (báo cáo tổng hợp nhập –xuất –tồn), báo cáo chi tiết từng loại vật tư, số liệu chi tiết cho từng đơn vị sản xuất.
2.3.2.1 Các phương pháp thiết kế
Phương pháp 1 – Top down Design Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hóa Nội dung của phương pháp thiết kế này như sau: Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán.Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới, do vậy phương pháp có tên gọi là thiết kế “từ đỉnh xuống”.
VD: Trong việc xây dựng phần mềm quản lý vật tư ta có
Các phép toán xử lý:
- Nạp số liệu cho tệp phiếu nhập
- Nạp số liệu cho tệp phiếu xuất
Như vậy ta có phác thảo thứ nhất về bài toán đặt ra:
Module chính được chia thành 3 module nhỏ
Trên cơ sở phác thảo thứ nhất ta có các phác thảo chi tiết hơn
Nhập hàng Xuất hàng Kiểm tra, đối chiếu nhập – xuất
Phương pháp 2 – Bottom Up Design
Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp Top down Design và bao gồm các ý chính sau đây.
Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho tới module chính Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.
2.3.2.2 Các hoạt động của quá trình thiết kế
Một quá trình thiết kế là sự phát triển một số mô hình của hệ thống theo nhiều mức độ trừu tượng khác nhau Khi một hệ thống được phân tích, các lỗi và những chỗ bị bỏ sót trong các giai đoạn trước sẽ được phát hiện van làm hoàn thiện dần qua các bản thiết kế Kết qủa cuối cùng của quá trình này là các đặc tả chi tiết về thuật toán và cấu trúc dữ liệu sẽ được cài đặt Các hoạt động thiết kế được thực hiện song song với nhau, gồm các công việc:
Thiết kế kiến trúc: Phân tích các chương trình con của phần mềm và xác định các mối quan hệ giữa các phân hệ
Đặc tả khái quát: Các chương trình con sẽ được mô tả chung về yêu cầu chức năng cũng như các ràng buộc
Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện giữa các chương trình con với nhau, mô tả cần rõ ràng, giúp người đọc hiểu cách dùng các chương trình con mà không
Lập danh sách KH Lập hóa đơn cần hiểu cách thực hiện các chức năng trong đó
Thiết kế các phân hệ: Thiết kế việc phân chia dịch vụ của các chương trình con van giao diện của các dịch vụ đó
Thiết kế cấu trúc dữ liệu: Thiết kế và mô tả cấu trúc dữ liệu
Thiết kế thuật toán: Thiết kế và mô tả các thuật toán được sử dụng trong phần mềm
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hóa các sơ đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm thông qua một ngôn ngữ lập trình cụ thể Yêu cầu đặt ra đối với quy trình này là công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế kiến trúc của phần mềm, không được làm thay đổi.
Lưu đồ quy trình lập trình :
Hình 2.2 Lưu đồ quy trình lập trình
Kiểm tra và đảm bảo chất lượng phần mềm là quá trình đánh giá xem chương trình có phù hợp với những đặc tả yêu cầu và đáp ứng mong đợi của khách hàng không Quá trình này phải được tiến hành thường xuyên sau mỗi giai đoạn sản xuất phần mềm
Quá trình kiểm thử được thực hiện ngay trên chương trình, cần có mã nguồn từ đó sẽ xác định được các lỗi lập trình, đánh giá được tính hiệu quả của phần mềm và đây cũng là cách duy nhất để kiểm tra các yêu cầu phi chức năng Công việc này do bộ phận Kiểm thử (Test) thực hiện bao gồm các công việc:
Tham gia phân tích yêu cầu khách hàng
Xây dựng tiêu chuẩn nghiệm thu
Xây dựng hướng dẫn test (bản thiết kế test, kịch bản test)
Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến test
Báo cáo và tổng hợp kết quả test
Lập và lưu các hồ sơ liên quan đến test
Thu thập và kiểm soát các dữ liệu liên quan đến các hoạt động test
Tính toán và phân tích các chi tiêu liên quan đến các hoạt động test
Sau khi nhận phần mềm quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng từ phòng lập trình chúng ta sẽ kiểm tra xem nó đã đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu của khách hàng đã đề ra từ trước hay không: Kiểm soát lượng vật tư nhập-xuất- tồn của doanh nghiệp, đưa ra các báo cáo chính xác.Ngoài ra nếu có thêm tính năng mới ngoài những yêu cầu của khách hàng cần kiểm tra kỹ về cách tính toán, về quy định của chính công ty đó xem có phù hợp hay không.
Công cụ thực hiện đề tài
2.4.1 Bộ công cụ phát triển phần mềm VISUAL BASIC 6.0
Visual Basic 6.0 (VB6) là một phiên bản của bộ công cụ lập trình Visual Basic (VB), cho phép người dùng tiếp cận nhanh cách thức lập trình trên môi trường Windows Ở VB6 có những tính năng trợ giúp mới và các công cụ lập trình hiệu quả Người dùng mới làm quen với VB cũng có thể làm chủ VB6 một cách dễ dàng
Với VB6, chúng ta có thể :
Khai thác thế mạnh của các điều khiển mở rộng
Làm việc với các điều khiển mới (ngày tháng với điều khiển MonthView và DataTimePicker, các thanh công cụ có thể di chuyển được CoolBar, sử dụng đồ họa với ImageCombo, thanh cuộn FlatScrollBar,…)
Phân tích các tác động
Lập kế hoạch sửa đổi
Làm việc với các tính năng ngôn ngữ mới
Làm việc với cơ sở dữ liệu
Các bổ sung về lập trình hướng đối tượng
2.4.2 Bộ công cụ tạo báo cáo CRYSTAL REPORTS
- Crystal Reports là công cụ thiết kế báo cáo giúp chúng ta ra các báo cáo thông qua việc tìm và định dạng dữ liệu các nguồn dữ liệu khác nhau
- Với ngôn ngữ riêng để tính toán và các tính năng khác, Crystal Reports có thể biến dữ liệu thô thành các báo cáo đầy đủ và chuyên nghiệp nhất.
- Crystal Reports có thể tạo những báo cáo từ danh sách đơn giản gồm vài cột hoặc những báo cáo phức tạp có kèm biểu đồ, bảng và chỉ số Key Performance Indicator (KPI).
- Crystal Reports có các hàm API là công cụ thiết kế dành cho các nhà phát triển phần mềm cho phép nhập các báo cáo trong ứng dụng riêng của họ.
- Bạn không cần phải mở một ứng dụng riêng biệt để thiết kế các báo cáo sử dụng Crystal Reports.
- Đối với Windows Forms, Crystal Reports cho phép xem và báo cáo cung cấp tất cả các chức năng cho người dùng bao gồm cả xoáy vào chi tiết, truy cập, xuất khẩu
- Crystal Reports hỗ trợ việc truy cập tới dữ liệu từ các nguồn khác nhau.
- Với Crystal Reports bạn có thể truy cập dữ liệu dễ dàng.
- Crystal Reports cho phép chia sẻ sử dụng để tạo ra các bảng báo cáo cũng như các ứng dụng được phân phối và sử dụng cho nhiều người dùng.
CHƯƠNG III PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ, XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MINH THỊNH HƯNG YÊN
Phân tích hệ thống Quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng
3.1.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống
Một trong những mục tiêu chính của Công ty là kinh doanh có lãi Quản lý vật tư hiệu quả sẽ là một yếu tố góp phần làm tăng doanh thu cho công ty.Từ trước đến nay phương pháp thủ công đã mang lại không ít những sai sót, bất tiện trong công việc chẳng hạn như việc tính toán sai giá trị hàng nhập kho hay nhầm lẫn trong kiểm kê vật tư, tốn nhiều thời gian trong tra cứu và lập báo cáo thống kê…mang lại những tổn thất cho công ty.Vì vậy xây dựng chương trình quản lý vật tư sao cho phù hợp với đặc trưng của công ty là cân thiết nhằm phần nào khắc phục những sai sót và đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của công việc.
Hệ thống phải đáp ứng được: quản lý số liệu nhập – xuất – tồn của từng vật tư, quản lý các mã vật tư, nhà cung cấp, khách hàng, đơn vị sản xuất… Báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết số liệu từng loại vật tư, số liệu chi tiết của từng đơn vị sản xuất, của từng kho. Đối với hệ thống: Khả năng truy nhập dữ liệu nhanh, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản,chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lỗi tốt, giao diệ trình bày đẹp, dễ hiểu, thống nhất về phương pháp làm việc tạo cho người sử dụng thao tác dễ dàng.
Bài toán mô tả quy trình nhập, xuất vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần Minh Thịnh Hưng Yên.
Minh Thịnh là công ty chuyên về lĩnh vực vật liệu xây dựng Các loại vật liệu được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của công ty sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp Khi nhận được hàng và hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp, tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, qui cách…Sau đó viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho,và gửi hóa đơn mua hàng cho bộ phận kế toán để thanh toán với nhà cung cấp.
Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng, sẽ đưa xuống cho bộ phận kho để bộ phận kho kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận kho tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách, đồng thời chuyển phiếu xuất kho cho bộ phận bán hàng lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách.
Khi đơn vị sản xuất có yêu cầu về vật liệu, đơn vị sản xuất sẽ tiến hành lập phiếu yêu cầu – Bảng yêu cầu cấp vật tư Phiếu yêu cầu được đưa tới cho bộ phận quản lý duyệt Nếu được duyệt bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra trong kho xem vật liệu còn đủ không.Nếu đủ, thủ kho tiến hành viết phiếu xuất kho để giao vật liệu cho đơn vị sản xuất.
Cuối mỗi ngày, thủ kho sẽ vào sổ và vào thẻ kho số lượng vật tư nhập, xuất trong ngày và tính toán lượng tồn kho của từng loại vật liệu. Đối với vật liệu thừa, dùng không hết tiến hành nhập trở lại kho.
Có 3 hình thức thanh toán đối với vật liệu nhập vào là chuyển khoản, tiền mặt, trả chậm.Giá vật liệu được tính theo giá đích danh.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh,bộ phận kho phải theo dõi tình hình nhập xuất của công ty và lập sổ theo dõi nhập, xuất các mặt hàng trong tháng, quý Cuối mỗi tháng,quý dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo.
3.1.3 Yêu cầu của chương trình
Chương trình quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần Minh Thịnh Hưng Yên gồm các chức năng chính sau:
- Cập nhât thông tin mới về vật tư, nhà cung cấp, kho, đơn vị sản xuất, khách hàng vào các tệp danh mục.
- Xem các thông tin liên quan theo mã số.Ví dụ xem thông tin về qui cách, đơn giá vật tư theo mã vật tư.
- Hiệu chỉnh thông tin khi có yêu cầu.
- Xóa thông tin không cần dùng
Quản lý nhập – xuất Để tiện cho việc quản lý vật tư nhập xuất cuối mỗi ngày thủ kho sẽ thống kê từng loại vật tư về: lượng nhập, lượng xuất, lượng tồn Dựa vào thẻ kho người điều hành sẽ biết được các thông tin cần thiết.
- Nhập số liệu cho phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chi tiết phiếu nhập kho, chi tiết phiếu xuất kho
- Hiệu chỉnh số liệu khi có yêu cầu
- Tính lượng xuất kho, nhập kho, tồn kho vật tư: Đây là chức năng quan trọng để tính toán số lượng và giá trị vật tư
TONDK: Vật tư tồn kho tháng (kỳ) trước
NHAPTK: Vật tư nhập trong tháng (kỳ)
XUATTK:Vật tư xuất trong tháng (kỳ)
TONCK: Vật tư tồn kho tháng (kỳ)
- In các chứng từ như: Phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho…
- Xuất báo cáo vật tư theo tháng.
- Xuất các báo cáo tổng hợp chi tiết từng loại vật tư, số liệu chi tiết cho từng đơn vị sản xuất.
3.2 Mô hình hóa bài toán
3.2.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của hệ thống quản lý và kinh doanh vật liệu xây dựng
Hình 3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống
3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống quản lý và kinh doanh Vật liệu xây dựng
QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH VLXD
Nhập Vật tư Xuất vật tư Xử lý kho vật tư
Lập sổ theo dõi xuất
Lập sổ theo dõi nhập
Lập sổ theo dõi doanh thu Tính thuế
Hình 3.2 Sơ đồ ngữ cảnh Đơn đặt hàng T.tin vật tư
Quản lý và kinh doanh VLXD Khách hàng
Nhà cung cấp Đơn vị sản xuất
Phiếu thanh toán Đơn đặt hàng
3.2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
Hình 3.2 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống
Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Đơn đ.hàng
3.0 Xử lý kho vật tư
Nhà cung cấp Khách hàng
Phiếu trả tiền T.tin vật tư
Ban lãnh đạo T.tin báo cáo
Y/c báo cáo Kho bạc nhà nước
T.tin từ xử lý kho hàng
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:
Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua vật tư đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và vật tư Bộ phận này lưu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho phiếu nhập
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận bán hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lưu hoá đơn vào kho hoá đơn bán Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất vật tư cho khách và lưu phiếu vào kho phiếu xuất. Đồng thời bộ phận này sẽ lên danh sách khách hàng và lưu vào kho danh sách khách hàng.
Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin từ các kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết được số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và tính doanh thu đồng thời lưu lần lượt vào các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu.
Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu để lập ra các báo cáo về lượng vật tư nhập và xuất, báo cáo về lượng vật tư tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo.
3.2.2.3 Sơ đồ mức 1 khi phân rã tiến trình 1.0
Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức 1- chức năng nhập vật tư
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 1:
Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này
Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ nhận hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này sẽ lưu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách vật tư đã nhập tới bộ phận lập danh sách vật tư Bộ phận lập danh sách vạt tư sẽ lưu danh sách vật tư vào kho danh mục vật tư.
Sau khi nhận được những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cung cấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho danh sách nhà cung cấp Tổng hợp thông tin từ các hoá đơn trong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhà cung cấp để viết phiếu
DS Nhà CC T.tin NCC
1.1.Lập đơn mua hàng Đơn đặt hàng nhập hàng vào kho đồng thời lưu phiếu vào kho phiếu nhập.
3.2.2.4 Sơ đồ mức 1 khi phân rã tiến trình 2.0
Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 1 – chức năng xuất vật tư
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 2:
Thiết kế phần mềm
Yêu cầu báo cáo số lượng, trị giá vật tư nhập- xuất-tồn
Tính số lượng và trị giá vật tư nhập-xuât- tồn
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các dữ liệu đầu ra
Chuẩn hóa thực thể Phiếu nhập kho
Thuộc tính chưa chuẩn hóa Chuẩn hóa mức 1 Chuẩn hóa mức 2 Chuẩn hóa mức 3
Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại
Tên kho Địa chỉ kho
Số lượng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R)
Mã số phiếu nhập Ngày HD
Mã kho Tên kho Địa chỉ kho
Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Thuế
Mã vật tư Tên vật tư
Số lượng Đơn vị tính Đơn giá
Mã số phiếu nhập Ngày HD
Mã kho Tên kho Địa chỉ kho
Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Thuế
Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá
Mã số phiếu nhập Ngày HD
Mã vật tư Tên vật tư Đơn giá Đơn vị tính
Mã kho Tên kho Địa chỉ
Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ
Tương tự chuẩn hóa thực thể Phiếu xuất kho
Thuộc tính chưa chuẩn hóa Chuẩn hóa mức 1 Chuẩn hóa mức 2 Chuẩn hóa mức 3
Tên KH/DVSX Địa chỉ Điện thoại
Tên kho Địa chỉ kho
Số lượng (R) Đơn vị tính (R) Đơn giá (R)
Mã số phiếu xuất Ngày HD
Mã kho Tên kho Địa chỉ kho
Mã KH/DVSX Tên KH/DVSX Địa chỉ Điện thoại Thuế
Mã vật tư Tên vật tư
Số lượng Đơn vị tính Đơn giá
Mã số phiếu xuất Ngày HD
Mã kho Tên kho Địa chỉ kho
Mã KH/DVSX Tên KH/DVSX Địa chỉ Điện thoại Thuế
Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá
Mã số phiếu xuất Ngày HD
Mã vật tư Tên vật tư Đơn giá Đơn vị tính
Mã kho Tên kho Địa chỉ
Mã KH/DVSX Tên KH/DVSX Địa chỉ
3.3.2 Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Sophieu Text 8 Số loại phiếu nhâp/xuất
Ngay_HD Date Ngày lập HD
Loai_HD Text 10 HD nhập/xuất
Ma_khach Text 10 Mã KH/DVSX
Tệp Chi tiết nhập/xuất
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Sophieu Text 8 Số loại phiếu nhâp/xuất
Ma_VT Text 8 Mã vật tư
Soluong Number Long integer Số lượng Đongia Number Double Đơn giá
Tệp Danh mục Vật tư
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Ma_VT Text 8 Mã vật tư
Ten_VT Text 20 Tên vật tư Đongia Number Double Đơn giá vật tư ĐVT Text 10 Đơn vị tính
Mota Text 30 Mô tả vật tư
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Tenkho Text 20 Tên kho ĐCkho Text 30 Địa chỉ kho
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Ma_VT Text 8 Mã vật tư
Tonkho Number Double Số lượng tồn kho
Tệp Danh mục Khách hàng
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Ma_khach Text 8 Mã khách
Ten_khach Text 20 Tên khách hàng
Loai_khach Text 20 KH/DVSX
Diachi Text 20 Địa chỉ khách
SDT Text 11 Số điện thoại
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Mô tả
Ma_NCC Text 8 Mã nhà cung cấp
Ten_NCC Text 20 Tên nhà cung cấp
SDT Text 11 Số điện thoại
Một số thuật toán sử dụng trong chương trình
Thuật toán đăng nhập vào chương trình
Hình 3.11 Thuật toán đăng nhập chương trình
Thuật toán thêm mới nhà cung cấp
Hình 3.12 Thuật toán thêm mới nhà cung cấp
Nhập tên, mật khẩu người dùng Nhập lại?
Thông báo nhập sai tên,mật khẩu
Tên, mật khẩu hợp lệ ?
Vào chương trình Quản lý và kinh doanh VLXD
Thuật toán báo cáo thống kê
Hình 3.13 Thuật toán báo cáo
Mở form cập nhật danh mục nhà cung cấp
Nhập mã số nhà CC
Nhập thông tin nhà cung cấp
3.3.4 Thiết kế giao diện và báo cáo
3.3.4.1Form giao diện chính của chương trình Quản lý và kinh doanh vật liệu xây
Nhập điều kiện lên báo cáo
Hiển thị báo cáo In ?
Kiểm tra hợp lệ Thông báo
Hình 3.14 Màn hình chương trình chính
Form này sẽ hiển thị ra sau khi người dùng đã đăng nhập thành công vào hệ thống
Có 5 chức năng chính trong hệ thống: Danh mục, Dữ liệu, Tìm kiếm, Báo cáo,
Hệ thống.Người sử dụng chỉ cần kích chuột vào menu mà mình muốn sử dụng
3.3.4.2 Form danh mục hàng hóa
Hình 3.15 Màn hình cập nhật danh mục hàng hóa
Form danh mục hàng hóa có chức năng cập nhật và lưu trữ thông tin về vật tư Người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa, thoát các bản ghi khi có yêu cầu.
Dữ liệu đầu vào: Bảng báo giá và thông tin về các loại vật tư mà nhà cung cấp chuyển đến.
Dữ liệu đầu ra: In ra bảng danh mục vật tư, hàng hóa.
3.3.4.3 Form danh mục khách hàng
Hình 3.16 Màn hình cập nhật danh mục khách hàng
Form danh mục khách hàng có chức năng cập nhập và lưu trữ thông tin khách hàng của công ty Người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa, thoát các bản ghi khi có yêu cầu.
Dữ liệu đầu vào: Đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng của khách hàng
Dữ liệu đầu ra: In ra bảng danh mục khách hàng và các thông tin của khách hàng
3.3.4.4 Form Bảng kê Phiếu nhập
Hình 3.17 Màn hình cập nhật phiếu nhập vật tư
Form Bảng kê Phiếu nhập có chức năng nhập và lưu trữ những hóa đơn mua hàng với nhà cung cấp.
Dữ liệu đầu vào: Phiếu nhập, hóa đơn mua hàng của các nhà cung cấp.
Dữ liệu đầu ra: In ra bảng kê phiếu nhập.
Hình 3.18 Màn hình form tìm kiếm phiếu nhập,phiếu xuất
Form Tìm kiếm có chức năng tra cứu thông tin các loại Phiếu nhập, Phiếu xuất theo điều kiện tìm kiếm.
Dữ liệu đầu vào: Bảng kê các loại Phiếu nhập, xuất.
Dữ liệu đầu ra: In ra Phiếu nhập/Phiếu xuất cho từng khách hàng của từng kho và từng loại vật tư.
Hình 3.19 Màn hình form báo cáo
Form Báo cáo có chức năng đưa ra những báo cáo, bảng kê, thẻ kho khi người dùng có yêu cầu.
Dữ liệu đầu vào: Phiếu nhập, Phiếu xuất, Bảng tồn kho đầu kỳ…
Dữ liệu đầu ra: In ra báo cáo về các loại bảng kê, báo cáo nhập – xuất – tồn, thẻ kho.
3.3.4.7 Form báo cáo nhập – xuất – tồn
Hình 3.20 Màn hình báo cáo nhập – xuất – tồn
Form báo cáo nhập –xuất – tồn có chức năng đưa ra giá trị tồn kho của từng kho theo yêu cầu.
Dữ liệu đầu vào: Bảng tồn kho, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho.
Dữ liệu đầu ra: In ra bảng số lượng và giá trị của từng loại vật tư của từng kho.
3.3.4.8 Báo cáo nhập – xuất – tồn
Hình 3.21 Báo cáo nhập – xuất – tồn
Triển khai ứng dụng
+ Bộ xử lý (CPU): Intel(R) Pentium Dual CPU E2160 2.0GHz
+ Đĩa cứng HDD: Dư tối thiểu 1 GB
+ Hệ điều hành: Từ Win XP trở đi
+ Phải cài đặt phần mềm visual basic 6.0 để chạy được phần mềm khi đưa vào sử dụng.
+ Phải có phần mềm Vietkey để gõ chữ tiếng Việt cài đặt trong máy Tối thiểu là Vietkey 2000, nó chứa sẵn Font chữ nội tại để hiển thị tiếng Việt trong giao diện. Ưu điểm của Vietkey là:
Chữ Việt Unicode gõ bằng Vietkey 2000 có dấu được thể hiện cân đối và hợp lý hơn nhiều so với giải pháp của Microsoft trong Win XP
Cho phép gõ đồng thời chữ hoa và chữ thường trong cùng một font chữ (chỉ cần bật Caps Lock hoặc giữ phím Shift)
Các font chữ Unicode tiếng Việt đều được vi chỉnh tốt hơn bất kỳ font tiếng Việt nào khác từ trước đến nay.
- Yêu cầu Microsoft office: Cài đặt Microsoft Aceess kết hợp với VBA là ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu để cập nhật và lưu trữ dữ liệu.
- Những tồn tại của chương trình
Sau khi hoàn thành chương trình em nhận thấy chương trình tuy đã cung cấp được các thông tin hàng tồn, tình hình nhập xuất của các kho hàng Nhưng so với bài toán thực tế trong việc quản lý và kinh doanh vật liệu vẫn còn nhiều thiếu xót:
+ Hệ thống chỉ mới phát triển bằng ngôn ngữ MicroSoft Access và chạy trên máy đơn.
+ Một số phần xử lý tiếng Việt còn chưa được tốt.
- Hướng phát triển của chương trình
Ngoài những chức năng quản lý người dùng, quản lý nhập xuất vật tư, chức năng lên báo cáo, một số chức năng khác cần được triển khai trong thời gian tới để hoàn thiện chương trình như:
+ Phân quyền người sử dụng
+ Phát triển hệ thống: Xây dựng hệ thống thương mại điện tử Web bằng bằng công nghệ VB, ASP hoặc ASP.Net lưu trữ dữ liệu bằng hệ quản trị CSDL SQL Server hoặc Oracle và chạy trên mạng.
+ Đặt Database trên máy chủ để dễ dàng quản trị và bảo mật hơn.
Công nghệ thông tin ngày càng phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ, nó tác động đến mọi mặt đời sống xã hội của tất cả các quốc gia trên thế giới Nếu một quốc gia không đẩy mạnh tin học hóa, điều hành hoạt động kinh tế không theo kịp đà phát triển của tin học thì sẽ không cạnh tranh được với các nước mạnh trong khu vực và sẽ ngày càng bị bỏ xa Nếu một doanh nghiệp, thiếu tầm nhìn không đánh giá hết tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học một cách đầy đủ và toàn diện thì sẽ không có khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Do vậy đối với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, sản xuất thì vai trò của thông tin và quản lý thông tin bằng tin học càng có ý nghĩa quan trọng nó giúp các doanh nghiệp nâng cao chất lượng trong quản lý điều hành và qua đó góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh và phát triển.
Những kết quả đạt được:
+ Hệ thống đã đáp ứng được cơ bản trong công tác cập nhật, xử lý một cách nhanh chóng, chính xác như cập nhật dữ liệu, tìm kiếm thông tin, các báo cáo chi tiết, tổng hợp, nhập – xuất – tồn.
+ Giao diện thân thiện và dễ dàng cho người sử dụng.
Với lượng thời gian hoàn thành không nhiều và do hạn chế về mặt kiến thức, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn.
Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn Th.S Trịnh Hoài Sơn các cô chú trong Công ty Cổ phần Minh Thịnh Hưng Yên, các bạn trong nhóm thực tập đã giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đề tài.
