Thực tập tổng hợp trung tâm thông tin thương mại thực tập tổng hợp trung tâm thông tin thương mại

Bộ giáo dục đào tạo Trờng đại học kinh tế quốc dân Khoa toán kinh tế Báo cáo thực tập tổng hợp Đơn vị thực tập: Trung tâm thông tin thơng mại Bộ Thơng Mại Hoà Giáo viên hớng dẫn: Thầy Ngô Văn Thứ Thầy Cao Xuân Thầy Bùi Dơng Hải Sinh viên thực : Nguyễn Thị Thảo Lớp : Toán Kinh Tế 42 Hà Nội tháng năm 2004 Báo cáo thực tập tổng hợp thông tin Thơng mại Trung tâm I Giới thiệu Trung tâm thông tin thơng mại Quá trình thành lập Trung tâm thông tin Thơng mại Việt Nam (Viet Nam trade information Center- viết tắt VTIC) quan đầu ngành lĩnh vực thông tin thơng mại thị trờng thuộc Bộ Thơng mại Trung tâm thông tin thơng mại đơn vị nghiệp có thu, có t cách pháp nhân, có dấu riêng có tài khoản đồng Việt Nam tài khoản ngoại tệ ngân hàng, chịu quản lý đạo trực tiếp mặt Bộ Thơng Mại, đồng thời chịu quản lý quan chức Nhà nớc lĩnh vực công tác có liên quan Trung tâm thông tin thơng mại đợc thành lập theo định số 764/KTĐN-TTCB ngày 20/11/1989 Bộ trởng Bộ Thơng mại sở hợp Trung tâm thông tin khoa học kỹ thuật vật t Phòng Thông tin khoa học kỹ thuật thơng nghiệp vào Trung tâm thông tin thơng mại đổi tên thành Trung tâm thông tin thơng mại du lịch trực thuộc Bộ theo định số 473/TMDL-TCCB ngày 30/5/1992 Trung tâm thông tin thơng mại có trụ sở 46 Ngô QuyềnHà Nội với chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ có đại diện số thị trờng trọng điểm nớc Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm thông tin thơng mại Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp thông tin Thơng mại 2.1 Chức Trung tâm 1) Cung cấp thông tin thuộc lĩnh vực kinh tế thơng mại nhằm phục vụ lÃnh đạo Bộ Thơng mại, quan quản lý nhà nớc thơng mại, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân nớc có nhu cầu dùng tin nhằm phục vụ xúc tiến phát triển thơng mại đầu t 2) In ấn, xuất bản, phát hành tạp chí, tin, sách, chuyên ®Ị, ®Üa CD…b»ng tiÕng ViƯt Nam vµ tiÕng níc ngoµi, theo giấy phép xuất đợc cấp 3) Cung cấp thông tin tiếng Việt Nam tiếng nớc qua Mạng máy tính Trung tâm mạng VINANET đợc phép quan quản lý Nhà nớc 4) T vấn thơng mại đầu t 2.2, Nhiệm vụ : Để thực chức trên, Trung tâm có nhiệm vụ quyền hạn sau: 1) Thu thập, xử lý nguồn Thông tin Kinh tế, Thơng mại nớc Quốc tế, t liƯu vỊ quan hƯ Kinh tÕ qc tÕ, ThÞ trờng, Giá hàng hoá nh vấn đề liên quan đến phát triển Thơng mại, đầu t hợp tác Kinh tế Quốc tế 2) Cung cấp thông tin cho tổ chức, cá nhân nớc sở ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ hợp đồng Hợp tác trao đổi Thông tin lĩnh vực nói với tổ chức nớc theo quy chế hành Nhà nớc nh Luật pháp Quốc tế Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại 3) T vấn, giúp đỡ tổ chức Kinh tế cá nhân Việt Nam ngời nớc việc lựa chọn khai thác nguồn thông tin phục vụ công tác nghiên cứu, sản xuất, hợp tác kinh doanh nh hợp tác đầu t 4) Tổ chức, tham gia hội nghị, hội thảo, hội chợ nhằm sử dụng thông tin phục vụ xúc tiến thơng mại, đầu t, tổ chức đoàn doanh nghiệp nớc thu xếp đa đón, bố trí chơng trình làm việc, tiếp xúc với đối tác Việt Nam để tìm kiếm hội hợp tác kinh doanh hợp tác đầu t, tiến hành dịch vụ T vấn xúc tiến thơng mại 5) In ấn, Xuất phát hành ấn phẩm theo Luật xuất bản, Luật báo chí nh quy chế khác liên quan đến việc xuất bản, in ấn phát hành báo chí, ấn phẩm mà nhà nớc đà quy định 6) Trung tâm đợc thực đề tài nghiên cứu khoa học tổ chức khoá đào tạo Thông tin Thơng mại 7) Trung tâm xây dựng ban hành quy chế, quy định cụ thể phù hợp với đặc điểm hoạt động Trung tâm theo quy định hành Nhà nơCSDL Bộ Thơng mại Cơ cấu tổ chức Trung tâm thông tin thơng mại Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại Sơ đồ máy tổ chức Trung tâm thông tin thơng mại : 3.1 Mạng Thơng mại thị trờng (VINANET) Mạng VINANET có chức nhiệm vụ: _Thu thập, xử lý cung cấp thông tin thơng mại thị trờng cho ngời dùng tin qua mạng nớc _Tổ chức thực làm đầu mối, thủ thập thông tin thơng mại để cung cấp cho trang web khác Để thực nhiệm vụ mạng VINANET có phận phụ trách mặt kỹ thuật công nghệ mạng, quản trị mạng phận đảm bảo nội dung thông tin mạng đợc chia thành phòng sau: 3.1.1 Phòng kü tht 3.1.2 Phßng tin TiÕng ViƯt 3.1.3 Phßng ASEMCONNECT: phòng có nhiệm vụ làm đầu mối thông tin cho trang chủ Singapo với nội dung sau: a Hồ sơ doanh nghiệp cung cấp tên doang nghiệp, địa chỉ, phone, fax, loại hình doanh nghiệp, giám đốc, lĩnh vực hoạt động b Thông tinh phủ bao gồm: _Thủ tớng, lÃnh đạo bộ, vụ, UBND tỉnh _Tiềm kinh tế tỉnh Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại c Giới thiệu kiện Việt Nam, triển lÃm, hội chợ, d Tin thơng mại 3.1.4 Phòng khách hàng 3.2 Khối ấn phẩm dịch vụ: cung cấp thông tin dới dạng ấn phẩm bao gồm: 3.2.1 Bản tin thị trờng 3.2.2 Bản tin thị trờng giá vật t 3.2.3 Bản tin thơng nghiệp thị trờng 3.2.4 Phòng xuất 3.2.5 Xí nghiệp in 3.2.6 Phòng phát triển thơng mại BTD 3.2.7 Bản tin ngoại thơng 3.3 Bản tin A c¸c chi nh¸nh c¸c chi nh¸nh bao gåm: _Chi nh¸nh Thành phố Hồ Chí Minh _Chi nhánh Thành Phố Đà Nẵng _Chi nhánh Thành phố Cần thơ 3.4 Khối quản lý chung 3.4.1 Phòng kế toán 3.4.2 Phòng tổ chức hành 3.4.3 Phòng đối ngoại khai thác dự án Nguyên tắc tổ chức, hoạt động mối quan hệ _Hoạt động trung tâm theo nguyên tắc quản lý thống Giám đốc trung tâm Bộ trởng Bộ Thơng Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại mại bổ nhiệm, chịu trách nhiệm hoạt động Trung tâm trớc Bộ trởng Bộ Thơng mại trớc pháp luật Giám đốc Trung tâm có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: 1) Điều hành hoạt động Trung tâm theo pháp luật Nhà nớc quy định Bộ Thơng mại 2) Xây dựng kế hoạch, phơng hớng phát triển, tổng kết công tác hàng năm Trung tâm 3) Xây dựng quy chế quản lý Trung tâm lĩnh vực tài chính, nhân sự, đối ngoại, chuyên môn Giám đốc Trung tâm quản lý công việc hoạt động Trung tâm nguyên tắc tập trung dân chủ, Phó giám đốc chuyên trách lĩnh vực công tác theo phân công Giám đốc Trung tâm chịu trachs nhiệm lĩnh vực đợc giao Trởng đơn vị: Phòng, ban, Tổng biên tập tạp chí, Trởng ban biên tập tin chi nhánh chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Trung tâm hoạt động đơn vị theo quyền hạn đợc phân cấp chức năng, nhiệm vụ đợc giao phù hợp với luật pháp hành II Nguồn tin Quy trình cung cấp tin Nguồn thông tin Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại Nguồn thông tin đầu vào trình xử lý đợc thu thập từ nớc, đợc thu qua hình thức: qua mạng qua ấn phẩm 1.1 Nguồn thông tin từ Ngoài nớc: 1.1.1 Nguồn thông tin từ hÃng Thông tấn: CNN, AFB, Reuter Downjones Đây nguồn thông tin phong phú hÃng Thông Thế giới Những thông tin đợc phát liên tục 24/24 qua vệ tinh Néi dung th«ng tin bao gåm: _ DiƠn biÕn thị trờng giá hàng hoá _ Tài _ Thơng mại _ Tỷ giá _ Nguyên, nhiên vật liệu thị trờng Thế giới Ngoài ra, thông tin khai thác từ mạng Internet nguồn thông tin phong phú đa dạng 1.1.2 Nguồn thông tin Trung tâm th ơng mại giới (ITC): thông tin ITC bao gồm tổng luận tình hình sản xuất kinh doanh mặt hµng chđ u, cđa tõng lÜnh vùc vµ tõng níc, có dự báo dự đoán phát triển tơng lai 1.3 Nguồn thông tin từ báo, tạp chí n ớc ngoài: Đây nguồn thông tin đa dạng phong phú dạng thông tin phục vụ chủ yếu cho công tác xử lý cung cấp thông tin cho đối tợng dùng tin có Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại doanh nghiệp nớc Với báo tạp chí đủ loại thứ tiếng Nga, Anh, Trung Pháp đợc tổ chức cập nhật hàng ngày, hàng tuần hàng tháng, phục vụ đắc lực cho nhu cầu thông tin doanh nghiệp 1.2 Các nguồn thông tin nớc: Nguồn thông tin đợc lấy từ báo, tạp chí, tờ tin tức nớc phơng tiện thông tin đại chúng khác 1.3 Các nguồn thông tin khác Ngoài nguồn thông tin chủ yếu đà đợc đề cập đây, Trung tâm thông tin thơng mại đà có thêm nhiều nguồn thông tin khác Những nguồn thông tin nguồn thông tin đợc doanh nghiệp quan tâm _ Thông tin từ thơng vụ Việt Nam nớc Những thông tin đợc đăng ký thờng xuyên gửi nớc phơng tiện khác nh: gửi qua Telex, qua Fax báo cáo chuyên đề định kỳ hàng tháng hàng năm nhu cầu hàng hoá diễn biến thị trờng nớc sở _ Thông tin đại diện Trung tâm thông tin thơng mại số thị trờng lớn nh thị trờng SNG, Thái lan, Canada, úc, Mỹ - Thông tin Cộng tác viên Trung tâm thông tin thơng mại số tỉnh thành phố lớn Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại nớc tình hình thị trờng, diễn biến giá cả, hàng hoá chủ yếu thị trờng _ Thông tin quan quản lý Bộ, ngành mà Trung tâm có quan hệ việc trao đổi, thu nhập thông tin Giúp cho doanh nghiệp, ngời dùng tin nắm bắt kịp thời chủ trơng sách Nhà nớc Việt Nam kinh tế nhuững điều tiết cụ thể hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thơng mại hoạt động xuất Quy trình biên tập xử lý tin Tất nguồn tin nớc nớc đợc tổ chức thu thập xử lý cập nhật thờng xuyên Sau với chức nhiệm vụ phận cung cấp thông tin mà có yêu cầu xử lý thông tin khác Quy trình xử lý thông tin đợc xây dựng toàn hệ thống thông tin thơng mại đóng vai trò công cụ làm việc ngời xử lý quy trình xử lý tự động hệ thống Đó quy trình thu thập, cập nhật liệu, xử lý, lu trữ cung cấp thông tin cho đối tợng dùng tin Các thông tin thu thập đợc thông tin thuộc dạng thông tin thô, cha đợc qua xử lý theo yêu cầu Để thông tin trở thành thông tin thực có ích đợc lu trữ sở liệu (CSDL), hay đa vào ấn phẩm phục vụ cho doanh nghiệp Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại Số lợng mặt hàng có thông tin đợc giới hạn khoảng 20 mặt hàng chính, có số lợng giao dịch lớn, mang tính chiến lợc có độ nhạy cảm cao hoạt động nghiên cứu Trung tâm thời kỳ _Về xuất khẩu: Bao gồm mặt hàng nh gạo, cà phê, có su, hàng thuỷ sản, hàng dệt may _Về nhập bao gồm mặt hàng nh sắt thép, phân bón, thuốc trừ sâu, ô tô, xe máy 2.2.4 Các thông tin chuyên đề: Ngoài số thông tin chuyên đề mà doanh nghiệp yêu cầu nh chuyền đề gạo, chuyên đề cà phê mà Trung tâm thông tin thơng mại thu thập từ nguyên tiếng Anh để cung cấp trực tiếp cho nội dung có yêu cầu, Trung tâm thông tin thơng mại tổ chức cung cấp dạng thông tin kinh tế thơng mại ấn phẩm hàng tuần IV Các loại sản phẩm dịch vụ thông tin Sản phẩm thông tin th viện kết trình xử lý thông tin, cá nhân, tổ chức thực nhằm thoả mÃn nghiên cứu ngời dùng tin Trung tâm thông tin thơng mại gồm có sản phẩm thông tin sau: Các ấn phẩm thông tin Trung tâm đợc cấp giấy phép cho xuất tạp chí tin sau Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại _Bản tin Ngoại thơng: Thông tin kinh tế thị trờng giá hàng hoá giới _Bản tin thị trờng thị trờng giá vật t: Thông tin kinh tế thị trờng giá vật t thiết yếu nớc số tin chuyên đề khác Các thông tin tra cứu qua mạng đợc lu trữ CSDL CSDL đợc xây dựng phần mềm chuyên dụng đặc thù cho ngành Thơng mại nh hệ thống CSDL vỊ ph¸p lt, doanh nghiƯp, xt nhËp khÈu, gi¸ hàng hoá, dự án kêu gọi đầu t, giấy phép đầu t đà cấp, kinh tế Việt Nam kinh tế Thế giới Căn vào nguồn t liệu có kho t liệu Trung tâm thông tin thơng mại, vào nhu cầu thông tin đơn vị dùng tin nớc nớc ngoài, vào khả thu thập, xử lý, biên tập lu trữ mạng VINANET, từ ngày đầu xây dựng nay, Trung tâm đà sâu nghiên cứu thiết kế xây dựng ngăn CSDL 2.1 Ngăn luật kinh tế thơng mại Bao gồm có CSDL: 2.1.1 CSDL luật: CSDL quản lý toàn văn luật dới luật nhiều cấp ban hành với nhiều lĩnh vực khác CSDL luật kinh tế thơng mại đợc thu thập lu trữ từ năm 1987 với 60 vấn đề chủ yếu Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại lĩnh vực ngành đợc mà hoá đến tiêu thức cho thuận tiện tìm kiếm 2.1.2 CSDL th mục luật: CSDL th mục đà có máy PC, cha phát triển mạng CSDL giúp cho ngời sử dụng quan tâm tới văn tìm tên văn văn ban hành tháng, lấy toàn văn theo ý muốn Mục đích việc xây dựng CSDL luật giúp cho ngời dùng tin nắm bắt cách nhanh thông tin văn đa kịp vào CSDL luật 2.2 Ngăn CSDL hồ sơ doanh nghiệp CSDL có tới vạn doanh nghiệp, bao gồm: 2.2.1 Hồ sơ công ty nớc: CSDL tập hợp quản lý danh mục doanh nghiệp Nhà nớc, doanh nghiệp t nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn đợc thành lập hoạt động lÃnh thổ Việt Nam Những doanh nghiệp thờng xuyên đợc bổ xung sửa chữa xử lý sở số liệu hoạt động doanh nghiệp theo mẫu chuẩn 2.2.2 Hồ sơ giấy phép đầu t đà cấp: CSDL đợc cập nhật từ giấy phép đầu t Bộ kế hoạch đầu t tỉnh cấp 2.2.3 Hồ sơ văn phòng đại diện: CSDL tập hợp sở liệu liên quan đến tổ chức hoạt động Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp Trung tâm thông tin Thơng mại văn phòng đại diƯn cđa c¸c tỉ chøc kinh tÕ níc chÝnh s¸ch Việt Nam 2.2.4 Hồ sơ doanh nghiệp xuất nhập Việt Nam: Các doanh nghiệp CSDL thờng xuyên đợc bổ sung, sửa đổi theo biến động doanh nghiệp hàng năm Nhng số lợng doanh nghiệp đợc bổ sung vào nhiều với khả thu thập hạn chế nên CSDL sửa chữa xác nhanh chãng doanh nghiƯp CSDL ngµy cã sù thay đổi Vì nhiều công ty đà thay đổi kiện mình, nhng CSDL lu trữ thông tin cũ doanh nghiệp ®ã 2.3 CSDL vỊ ho¹t ®éng xt nhËp khÈu: CSDL chủ yếu cung cấp thông tin tình hình hoạt động xuất nhập doanh nghiệp, số liệu mặt hàng xuất nhập theo thời gian: 10 ngày, tháng, quý năm Ngoài thông tin chủ yếu nêu trên, CSDL cung cấp cho ngời dùng tin số liệu thông tin mặt hàng xuất nhập phân theo nớc Nhìn chung trình thu thập cung cấp thông tin lĩnh vực hạn chế thời gian tính nội dung thông tin, song doanh nghiệp, đặc biệt quan quản lý, nghiên cứu CSDL có nhiều tác dụng việc nghiên cứu, điều hành quản lý công tác xuất nhập thơng mại Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Báo cáo thực tập tổng hợp thông tin Thơng mại Trung tâm Các dịch vụ thông tin Trung tâm thông tin thơng mại củng cố tổ chức loại dịch vụ sau: _Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu (cung cấp thông tin có chọn lọc) _Dịch vụ phát hành (cung cấp thông tin ấn phẩm) _Dịch vụ mạng (cung cấp thông tin cho ngời dùng tin máy tính) _Dịch vụ quảng cáo, hội chợ, hội thảo phục vụ cho thành phố thơng mại _Dịch vụ quảng cáo, hội chợ, hội thảo, phục vụ cho phát triển thơng mại _Dịch vụ xuất (làm sách, làm catalog, in tờ gấp, làm chuyên san giới thiệu tiềm hội đầu t) _Dịch vụ t vấn hỗ trợ sở củng cố lại Văn phòng phát triển thơng mại V Các hình thức hoạt động thông tin Trung tâm thông tin thơng mại 1.Thông tin ấn phẩm Đây hình thức thông tin bản, truyền thống giữ vai trò hàng đầu hoạt động Trung tâm Hiện Trung tâm biên tập hàng tháng khoảng 1.600 trang khổ A4, 80% tiếng Việt, 20% Nguyễn Thị Thảo _ Toán Kinh Tế 42 _ Trờng Đại học Kinh tế quốc dân