Tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu sử dụng thư viện tại trường đại học đồng nai

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  NGUYỄN THỊ MAI HƢƠNG TĂNG CƢỜNG KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU SỬ DỤNG THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  NGUYỄN THỊ MAI HƢƠNG TĂNG CƢỜNG KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU SỬ DỤNG THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Mã số: 60320203 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Ninh Thị Kim Thoa TP HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017 ii LỜI CẢM ƠN Trong thời gian tham gia khóa đào tạo thạc sĩ chun ngành khoa học thơng tin thƣ viện, nhƣ trình thực luận văn, nhận đƣợc nhiều động viên, giúp đỡ từ thầy, cô, lãnh đạo, đồng nghiệp, bạn bè gia đình Tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến: Lãnh đạo Trƣờng Đại học Đồng Nai tạo thuận lợi để tơi hồn thành chƣơng trình học Q thầy, khoa Thƣ viện – Thông tin học Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh truyền đạt kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cho tơi q trình tơi theo học chƣơng trình đào tạo thạc sĩ chun ngành Khoa học Thông tin Thƣ viện Tiến sĩ Ninh Thị Kim Thoa tận tình hƣớng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm nhận xét thiết thực trình tơi thực đề tài nghiên cứu Gia đình, bạn bè, đồng nghiệp có động viên hỗ trợ tích cực giúp tơi có thuận lợi trình học thực luận văn Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3/2017 Tác giả Nguyễn Thị Mai Hƣơng iii LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học tơi với hƣớng dẫn khoa học Tiến sĩ Ninh Thị Kim Thoa, kết trình bày luận văn khách quan chƣa công bố dƣới hình thức Tác giả iv MỤC LỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT vii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU viii DANH MỤC CÁC HÌNH ix MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan đề tài Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn 6 Phƣơng pháp nghiên cứu 7 Cấu trúc luận văn CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU CỦA NGƢỜI SỬ DỤNG THƢ VIỆN 10 1.1 Một số khái niệm hoạt động đáp ứng nhu cầu sử dụng thƣ viện 10 1.2 Nhu cầu sử dụng thƣ viện sinh viên trƣờng đại học 13 1.3 Tổ chức hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thƣ viện cho sinh viên 17 1.4 Đánh giá nhu cầu sử dụng thƣ viện 25 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU SỬ DỤNG THƢ VIỆN TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI 29 2.1 Giới thiệu Thƣ viện Trƣờng Đại học Đồng Nai 29 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 30 2.1.2 Về chức nhiệm vụ 30 2.1.3 Về cấu tổ chức nhân 31 2.1.4 Cơ sở vật chất trang thiết bị 33 2.1.5 Nguồn lực thông tin 33 v 2.1.6 Sản phẩm dịch vụ thông tin - thƣ viện 34 2.2 Nhu cầu sử dụng thƣ viện đánh giá sinh viên mức độ đáp ứng Trung tâm TT-TV ĐHĐN 34 2.2.1 Nhu cầu thói quen sử dụng thƣ viện sinh viên Trƣờng Đại học Đồng Nai 35 2.2.2.Đánh giá sinh viên khả đáp ứng nhu cầu sử dụng thƣ viện 47 2.3 Hiện trạng hoạt động Trung tâm TT-TV ĐHĐN đáp ứng nhu cầu sử dụng thƣ viện cho sinh viên 59 2.3.1 Hiện trạng sử dụng thƣ viện 59 2.3.2 Về việc sử dụng tài liệu thƣ viện 60 2.3.3 Về việc sử dụng dịch vụ thƣ viện 61 2.4 Thuận lợi hạn chế 62 2.4.1 Thuận lợi 62 2.4.2 Hạn chế 63 CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KHẢ NĂNG ĐÁP ỨNG NHU CẦU SỬ DỤNG THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG NAI 74 3.1 Giải pháp nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực 74 3.2 Giải pháp phát triển nguồn lực thông tin 78 3.2.1 Chọn lọc bổ sung 79 3.2.2 Xử lý tài liệu 80 3.2.3 Tổ chức kho tài liệu 80 3.2.4 Phổ biến phân phối 81 3.2.5 Bảo quản 81 3.2.6 Kiểm kê 81 3.2.7 Thanh lý lọc 82 3.3 Giải pháp nâng cao chất lƣợng dịch vụ 82 3.3.1 Hoàn thiện dịch vụ thơng tin - thƣ viện có 82 3.3.2 Phát triển dịch vụ thông tin – thƣ viện 86 3.4 Phát huy mạnh sở vật chất 90 vi 3.4.1 Điều chỉnh mở rộng phòng phục vụ thƣ viện 91 3.4.2 Nâng cấp tốc độ đƣờng truyền mạng không dây 91 3.4.3 Đƣa trang thiết bị cất kho sử dụng 91 3.4.4 Khai thác tối đa tính phần mềm quản lý thƣ viện 92 3.5 Phối hợp hoạt động thƣ viện 92 3.5.1 Trung tâm TT-TV ĐHĐN phối hợp bên thƣ viện 93 3.5.2 Phối hợp nội Trung tâm TT-TV ĐHĐN 95 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO 98 PHỤ LỤC 108 vii BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỤC TỪ STT VIẾT TẮT Cán thƣ viện CBTV Cao đẳng CĐ Công nghệ thông tin CNTT Cơ sở liệu CSDL Đại học ĐH Thạc sĩ ThS Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Trung tâm TT-TV ĐHĐN Đại học Đồng Nai viii DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 1: Thống kê đặc điểm cán thƣ viện (tr 32) Bảng 2: Thống kê lƣợt sử dụng thƣ viện năm học (2013-2016) (tr 59) ix DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Cơ cấu tổ chức Trung tâm TT-TV Trƣờng ĐH Đồng Nai (tr 32) Hình 2: Tần suất sử dụng thƣ viện (tr 35) Hình 3: Mục đích sử dụng thƣ viện sinh viên Trƣờng Đại học Đồng Nai (tr 37) Hình 4: Lý sinh viên đến thƣ viện (tr 38) Hình 5: Nhu cầu loại hình tài liệu (tr 40) Hình 6: Nhu cầu ngơn ngữ tài liệu (tr.41) Hình 7: Nhu cầu nội dung tài liệu (tr 42) Hình 8: Thói quen tìm tài liệu sinh viên (tr 43) Hình 9: Nhu cầu dịch vụ thƣ viện (tr 44) Hình 10: Nhu cầu sở vật chất (tr 45) Hình 11: Nhu cầu sinh viên cán thƣ viện (tr 46) Hình 12: Thời gian phục vụ thƣ viện (tr 48) Hình 13: Khoảng cách nhu cầu đáp ứng tài liệu (tr 49) Hình 14: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu đáp ứng ngôn ngữ tài liệu (tr 51) Hình 15: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu đáp ứng nội dung tài liệu (tr 52) Hình 16: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu đáp ứng dịch vụ tài liệu (tr 53) Hình 17: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu đáp ứng OPAC (tr 54) Hình 18: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu đáp ứng Website (tr 55) Hình 19: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu đáp ứng sở vật chất (tr 56) Hình 20: Biểu đồ khoảng cách nhu cầu khả đáp ứng cán thƣ viện (tr 58) Hình 21: Dữ liệu thống kê tình hình sử dụng tài liệu dạng in năm học 2015-2016 (tr.60) 123 Phụ lục 5: Danh mục tài liệu Khoa đăng ký cho Trung tâm TT-TV ĐHĐN bổ sung năm 124 Phụ lục 6: SƠ LƢỢC VỀ CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI NGUN THƠNG TIN Chính sách phát triển nguồn tài ngun thơng tin Trung tâm TT-TV ĐHĐN công cụ chuyên mơn dành cho CBTV mang tính chất quy định hƣớng dẫn, đƣợc xây dựng dựa nhu cầu Trung tâm TT-TV ĐHĐN nhằm thức hóa hoạt động liên quan đến phát triển nguồn tài liệu phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, làm việc giải trí cộng đồng ngƣời sử dụng thƣ viện, bao gồm chọn lọc, bổ sung, xử lý, tổ chức, phổ biến/phục vụ, bảo quản, lọc lý Các trƣờng hợp khác với sách này, Lãnh đạo Trung tâm TT-TV ĐHĐN xin ý kiến đạo Ban Giám hiệu Nguồn tài nguyên thông tin Trung tâm TT-TV ĐHĐN bao gồm: sách chuyên khảo, tham khảo phục vụ môn học công cụ kèm; sách phục vụ giải trí mở mang kiến thức; tài liệu tham khảo, tranh ảnh, đồ; báo-tạp chí trích báo khoa học; báo cáo thực tập; khóa luận, đồ án tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, báo cáo nghiên cứu khoa học cấp; kỷ yếu, tham luận hội nghị - hội thảo khoa học; sƣu tập đa phƣơng tiện; CD, DVD vật mang tin điện tử khác có chứa tài liệu; sở liệu điện tử; đề cƣơng chi tiết môn học giảng môn học; tài liệu dự trữ môn học Đối tƣợng ngƣời sử dụng Trung tâm TT-TV ĐHĐN cộng đồng ngƣời học tập làm việc Trƣờng ĐH Đồng Nai bao gồm: lãnh đạo nhà trƣờng, giảng viên, nghiên cứu viên, viên chức hành chính, sinh viên, học viên (ngƣời học), khách ngồi có giấy giới thiệu đƣợc Trƣờng chấp nhận Nội dung sách gồm phần: A - Chính sách chọn lọc bổ sung B - Chính sách xử lý tài liệu C - Chính sách tổ chức kho D - Chính sách phổ biến E - Chính sách bảo quản tài liệu F - Kiểm kê G - Chính sách lọc lý 125 A - CHÍNH SÁCH CHỌN LỌC VÀ BỔ SUNG Mục đích kinh phí bổ sung - Đảm bảo nguồn lực thông tin Trung tâm TT-TV ĐHĐN đầy đủ, chất lƣợng, đáp ứng kịp thời hiệu cho nhu cầu thông tin phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu làm việc cộng đồng ngƣời sử dụng Trung tâm TT-TV ĐHĐN - Nguồn kinh phí bổ sung tài liệu đƣợc Ban Giám hiệu phê duyệt thông qua đề xuất, tờ trình lãnh đạo Trung tâm TT-TV ĐHĐN; nguồn kinh phí thu đƣợc từ hoạt động bổ sung (do Nhà phát hành hỗ trợ, tài trợ) đƣợc đƣa vào ngân sách Trung tâm TT-TV ĐHĐN, sử dụng cho mục đích bảo quản tài liệu Nguyên tắc bổ sung a Tài liệu bổ sung có hình thức nội dung phù hợp nhu cầu ngƣời sử dụng chức năng, nhiệm vụ Trung tâm TT-TV ĐHĐN, phù hợp với kế hoạch, định hƣớng phát triển nhà trƣờng Trung tâm TT-TV ĐHĐN b Căn bổ sung: chƣơng trình đào tạo trƣờng; yêu cầu cụ thể đối tƣợng ngƣời sử dụng thƣ viện; kế hoạch phát triển nguồn tài nguyên thông tin Trung tâm TT-TV ĐHĐN; nguồn ngân sách dành cho bổ sung; diện tích kết cấu kho tài liệu c Thứ tự ƣu tiên theo mục đích: 1) đạo trực tiếp từ lãnh đạo nhà trƣờng, 2) nhu cầu học tập/nghiên cứu tức thời, 3) phục vụ kiện có kế hoạch nhà trƣờng Trung tâm TT-TV ĐHĐN, 4) hỗ trợ môn học theo kế hoạch, 5) nhu cầu học tập/nghiên cứu phát sinh từ ngƣời sử dụng, 6) nhu cầu giải trí mở mang kiến thức ngƣời sử dụng, 7) nhu cầu khác d Thứ tự ƣu tiên theo ngôn ngữ: 1) Tiếng Việt, 2) Tiếng Anh, 3) Ngôn ngữ khác e Thứ tự ƣu tiên theo dạng thức: 1) Điện tử, 2) Giấy, 3) Khác f Việc bổ sung phải đảm bảo đáp ứng đúng, đủ, kịp thời cho ngƣời sử dụng có nhu cầu g Việc bổ sung tài liệu theo yêu cầu ngƣời sử dụng phải xác, khơng bổ sung theo suy đốn tự ý điều chỉnh yêu cầu Mọi tài liệu bổ sung khác với yêu cầu phải có thống Trung tâm TT-TV ĐHĐN ngƣời yêu cầu h Tất công đoạn việc bổ sung phải lƣu lại minh chứng Quy trình bổ sung: Quy trình mang tính chất mở, linh hoạt theo hoàn cảnh cụ thể, áp dụng kết hợp với Quy trình khác Thƣ viện có liên quan a Bổ sung từ nguồn mua: Tiếp nhận phân tích yêu cầu Tra trùng hệ thống TV Lập danh mục tài liệu bổ sung Tìm kiếm liên hệ nhà cung cấp Nhận tài liệu, kiểm tra nhập kho Giao dịch với nhà cung cấp Trình BGH phê duyệt Nhận báo giá (+ xem tài liệu mẫu) 126 b Bổ sung từ nguồn lƣu chiểu: Tiếp nhận tài Kiểm tra liệu danh xác nhận danh mục mục c Bổ sung từ nguồn nhận tặng: Tiếp nhận thông báo danh mục Kiểm tra chất lƣợng tài liệu Lựa chọn tài liệu từ danh mục Trình BGH phê duyệt Nhập kho Phản hồi cho tổ chức/cá nhân tặng Nhận tài liệu, kiểm tra nhập kho d Bổ sung từ nguồn trao đổi: Lập danh mục tài liệu trao đổi Tìm nguồn trao đổi Tiếp nhận danh mục từ đối tác Lựa chọn tài liệu danh mục Kiểm tra chất lƣợng tài liệu nhập kho Trao đổi tài liệu Trình BGH phê duyệt Tiến hành giao dịch, thỏa thuận e Bổ sung từ nguồn tải Internet: Xác định tài liệu /chủ đề cần tải Tìm nguồn tải Tải tài liệu Xử lý định dạng chất lƣợng Nhập kho Quy định bổ sung: Dạng thức: Giấy/Điện tử Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Số lƣợng giấy: Sách phục vụ mơn học - Giáo trình quốc văn: 10 bản/01 nhan đề Giáo trình ngoại văn: 05 bản/01 nhan đề, trƣờng hợp tài liệu có kèm cơng cụ hỗ trợ giảng dạy số lƣợng mua theo sách Nhà xuất Tham khảo quốc văn: 05 bản/01 nhan đề Tham khảo ngoại văn: 03 bản/01 nhan đề 00 tài liệu có điện tử Tham khảo khác quốc văn: 03 bản/01 nhan đề 127 Tham khảo khác ngoại văn: 01 bản/01 nhan đề 00 tài liệu có điện tử Hình thức bổ sung: Mua/trao đổi/nhận tặng/tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Thuộc danh mục tài liệu đề cƣơng chi tiết môn học theo yêu cầu từ Khoa/Bộ môn/Trung tâm, giảng viên phụ trách môn học Dạng thức: Giấy/Điện tử (ƣu tiên dạng điện tử) - Sách phục vụ giải trí mở mang kiến thức Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Số lƣợng giấy: 02 bản/01 nhan đề (01 có điện tử) Hình thức bổ sung: Mua/trao đổi/nhận tặng/tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Do Trung tâm TT-TV ĐHĐN chọn theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Dạng thức: Giấy/Điện tử (ƣu tiên dạng điện tử) Tài liệu tham khảo, hình ảnh, đồ Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Số lƣợng giấy: 05 bản/01 nhan đề (00 có điện tử) Hình thức bổ sung: Mua/trao đổi/nhận tặng/tải từ nguồn internet Điều kiện bổ sung: Tài liệu chuyên ngành bổ sung theo yêu cầu Khoa/Bộ môn/Trung tâm; Tài liệu thƣờng thức Trung tâm TT-TV ĐHĐN lựa chọn Dạng thức: Giấy Số lƣợng bản: 01 bản/01 nhan đề Báo Hình thức bổ sung: Mua/nhận tặng Điều kiện bổ sung: Do Trung tâm TT-TV ĐHĐN chọn theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Tạp chí Dạng thức: Giấy Số lƣợng bản: 01 bản/01 nhan đề 128 Hình thức bổ sung: Mua/nhận tặng Điều kiện bổ sung: Tạp chí chuyên ngành bổ sung theo yêu cầu Khoa/Bộ mơn/Trung tâm; Tạp chí thƣờng thức Trung tâm TT-TV ĐHĐN lựa chọn Bài trích báo/tạp chí Dạng thức: Điện tử Số lƣợng bản: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Tải từ nguồn Internet/số hóa Điều kiện bổ sung: Do Trung tâm TT-TV ĐHĐN tự chọn theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Dạng thức: Giấy/Điện tử Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Báo cáo thực tập Số lƣợng giấy: 01 bản/01 nhan đề (00 có điện tử) Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu Điều kiện bổ sung: Do Khoa/Bộ môn/Trung tâm đề xuất lƣu Trung tâm TT-TV ĐHĐN để ngƣời học sử dụng Khóa luận, đồ án Dạng thức: Giấy/Điện tử (+ CD/DVD) tốt nghiệp, Số lƣợng điện tử (CD/DVD): 01 Số lƣợng giấy : 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu Điều kiện bổ sung: bảo vệ có điểm đạt Luận văn thạc sĩ, Dạng thức: Giấy/Điện tử (+ CD/DVD) luận án tiến sĩ Số lƣợng điện tử (CD/DVD): 01 Số lƣợng giấy: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu Điều kiện bổ sung: bảo vệ có điểm đạt Dạng thức: Giấy/Điện tử (+ CD/DVD) 129 Báo cáo nghiên cứu khoa học Số lƣợng điện tử (CD/DVD): 01 Số lƣợng giấy: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu Điều kiện bổ sung: bảo vệ có điểm đạt Kỷ yếu hội nghị, hội thảo Dạng thức: Giấy/Điện tử Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Số lƣợng giấy: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu/nhận tặng/tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Do trƣờng ĐH Đồng Nai (hoặc đơn vị trực thuộc) xuất bản; có tham luận ngƣời học, ngƣời dạy, ngƣời nghiên cứu làm việc trƣờng; bổ sung theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Tham luận hội nghị, hội thảo Dạng thức: Điện tử Số lƣợng bản: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu/nhận tặng/tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Do ngƣời học, ngƣời dạy, ngƣời nghiên cứu làm việc trƣờng viết; bổ sung theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Tài liệu phục vụ kiện Dạng thức: Giấy/Điện tử Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Số lƣợng giấy: 01 bản/01 nhan đề (nếu có điện tử in từ điện tử) Hình thức bổ sung: Mua/mƣợn/nhận tặng/tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Tài liệu phục vụ mục đích kiện, đƣợc duyệt lãnh đạo Trung tâm TT-TV ĐHĐN Dạng thức: Đĩa quang (DVD)/Tài khoản truy cập/Điện tử 130 Số lƣợng điện tử: 01 bản/01 nhan đề Tài liệu phim Số lƣợng đĩa quang: 01 bản/01 nhan đề (00 có điện tử) Số lƣợng tài khoản: Theo đề xuất Phịng Dịch vụ thơng tin Hình thức bổ sung: Mua/thuê/nhận tặng/tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Do Trung tâm TT-TV ĐHĐN chọn bổ sung theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Các sƣu tập đa phƣơng tiện khác nhƣ sách nói, video kỹ năng, liệu nhân vật,… Dạng thức: Điện tử Cơ sở liệu điện tử Dạng thức: Tài khoản truy cập/Đóng gói (DVD) Số lƣợng bản: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Tải từ nguồn Internet Điều kiện bổ sung: Do Trung tâm TT-TV ĐHĐN tự chọn bổ sung theo yêu cầu ngƣời sử dụng thƣ viện Số lƣợng gói: 01 gói Số lƣợng tài khoản: Trung tâm TT-TV ĐHĐN đề xuất dựa nhu cầu thực tế, trình lãnh đạo Nhà trƣờng định Hình thức bổ sung: Thuê quyền truy cập/mua/nhận tặng Điều kiện bổ sung: Do Khoa/Bộ môn/Trung tâm đề xuất Đề cƣơng chi tiết, giảng môn học Dạng thức: Điện tử Số lƣợng bản: 01 bản/01 nhan đề Hình thức bổ sung: Nhận lƣu chiểu Điều kiện bổ sung: Đã đƣợc kiểm duyệt 131 B – CHÍNH SÁCH XỬ LÝ TÀI LIỆU Mục đích xử lý tài liệu Đảm bảo tài liệu tình trạng sẵn sàng phục vụ, dễ dàng định vị, truy xuất thông qua hệ thống tra cứu Trung tâm TT-TV ĐHĐN; biểu ghi mơ tả mang tính tiêu chuẩn, tƣơng thích với nhiều hệ thống quản trị thƣ viện tích hợp; thuận tiện cho việc tổ chức quản lý tài liệu kho Nguyên tắc xử lý a Các cơng đoạn xử lý phải xác thống b Xử lý tài liệu phải dựa tiêu chuẩn nghiệp vụ quốc gia quốc tế c Căn mô tả: dựa thông tin đƣợc ghi trực tiếp tài liệu d Hình thức xử lý tài liệu: xử lý theo thời gian thực Trung tâm TT-TV ĐHĐN nhận tài liệu nào, xử lý tài liệu e Tất khâu cơng đoạn việc xử lý phải lƣu lại minh chứng Quy trình xử lý: Quy trình mang tính chất mở, linh hoạt theo hồn cảnh cụ thể, áp dụng kết hợp với Quy trình khác Trung tâm TT-TV ĐHĐN có liên quan a Tài liệu giấy Định danh tài liệu (gắn số đăng ký cá biệt) Chuyển tài liệu phục vụ Đóng dấu thƣ viện Xử lý nội dung (phân loại, định từ khóa, chủ đề) Biên mục vào hệ thống quản trị thƣ viện tích hợp Dán nhãn cho tài liệu Xếp giá/phân kho tài liệu Xác lập sách lƣu thơng b Tài liệu điện tử Xử lý định dạng tài liệu Ánh xạ tài liệu vào sƣu tập Xử lý chất lƣợng hiển thị tài liệu Gắn tệp vào biểu ghi Xử lý nội dung (phân loại, định từ khóa, chủ đề) Biên mục vào hệ thống quản trị thƣ viện tích hợp 132 Quy định xử lý tài liệu: - Các số đăng ký cá biệt phải Định danh tài - Số đăng ký cá biệt phải thể đƣợc năm nhập vào thƣ viện liệu (gắn số ĐKCB) - Sử dụng dấu thức thƣ viện Đóng dấu thƣ viện - Dấu đƣợc đóng vào trang nhan đề trang số 25 tài liệu Đối với báo/bản đồ đóng dấu trang đầu tiên; tạp chí đóng dấu trang mục lục - Trên dấu Thƣ viện thông tin định danh tài liệu - Dấu Thƣ viện không chèn đè, che thông tin quan trọng tài liệu nhƣ thông tin nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, ghi chú, nội dung - Phân loại: mơ tả theo khung phân loại DDC, số khơng có khoảng trắng Xử lý nội dung tài liệu - Từ khóa: sử dụng từ khóa tự do, đủ nghĩa, từ tồn dân, thuật ngữ chuyên ngành; Các danh từ chung để dạng số (đối với sách ngoại văn); khơng viết tắt (trừ số ký tự viết tắt đặc biệt thơng dụng); số lƣợng từ khóa tối thiểu 3, tối đa 8; từ khóa phải tƣơng thích với ngôn ngữ tài liệu - Đề mục chủ đề: Theo định lãnh đạo Thƣ viện Trƣởng Bộ phận Nghiệp vụ - Quy tắc biên mục: Quy tắc biên mục Anh – Mỹ (AACRII) - Khổ mẫu biên mục: Khổ mẫu MARC21 - Các trƣờng mô tả bản: nhan đề, tác giả, thông tin xuất bản, thông tin vật lý, ký hiệu phân loại, số mã hóa (cutter), từ khóa, chủ đề, lĩnh vực, dạng tài liệu, số định danh - Các trƣờng mô tả lần 01 trƣờng biên mục Biên mục tài liệu - Tài liệu có 02-03 tác giả, trƣờng tác giả mô tả tác giả đầu tiên, tác giả cịn lại mơ tả trƣờng tác giả bổ sung; Tài liệu có từ tác giả trở lên, không mô tả trƣờng tác giả, tất tác 133 giả đƣợc mô tả trƣờng tác giả bổ sung - Mã hóa cutter: Mã hóa nhan đề tài liệu - Các thông tin mô tả phải đảm bảo xác, đầy đủ khơng bị lỗi tả - Nhãn tài liệu đƣợc dán gáy sách, góc bên dƣới, cách đáy gáy từ 1-1.5 cm Đối với sách mỏng, độ dày dƣới 0.8 cm, nhãn Dán nhãn cho tài đƣợc dán mặt trƣớc bìa sách, góc dƣới bên trái, cách gáy liệu đáy bìa sách từ 1-1.5 cm - Nhãn tài liệu có chứa thông tin: quan sở hữu, định danh tài liệu, ký hiệu kho, ký hiệu phân loại, mã số cutter Số hóa tài liệu - Điều kiện số hóa: tài liệu có quyền thuộc Trƣờng ĐH Đồng Nai đƣợc cho phép chủ sở hữu quyền tài liệu; trƣờng hợp khác phải đảm bảo tuân thủ quy định liên quan đến Luật sở hữu trí tuệ quyền tác giả 134 C – CHÍNH SÁCH TỔ CHỨC KHO Mục đích tổ chức kho Đảm bảo tài liệu kho đƣợc xếp thống nhất, khoa học giúp cho CBTV ngƣời sử dụng thƣ viện dễ dàng định vị, tiếp cận lấy đƣợc tài liệu kho Quy định tổ chức kho - Kho đƣợc tổ chức theo hình thức kho mở mang tính thống cho tất kho tài liệu, ngoại trừ việc tổ chức cho mục đích trƣng bày, triển lãm - Tài liệu đƣợc xếp theo thứ tự tăng dần kí hiệu phân loại theo quy tắc từ trái sang phải từ xuống dƣới Nếu nhiều tài liệu có kí hiệu phân loại, tiếp tục xếp dựa kí hiệu mã hóa nhan đề (cutter) - Tài liệu không đƣợc xếp 3/4 chiều dài ngăn kệ - Tổ chức kho theo sƣu tập - Các tài liệu khổ lớn, không vừa với chiều cao kệ, để tài liệu nằm góc phải dãy kệ D – CHÍNH SÁCH PHỔ BIẾN TÀI LIỆU Mục đích phổ biến tài liệu Đảm bảo tài liệu kho đƣợc sử dụng hiệu cho mục đích học tập, nghiên cứu, làm việc, giải trí cộng đồng ngƣời sử dụng thƣ viện - Quy định phổ biến tài liệu Tất tài liệu Trung tâm TT-TV ĐHĐN đƣợc xác lập sách lƣu thơng Mỗi nhan đề tài liệu phải có 01 phục vụ chỗ Không cho mƣợn tài liệu giấy dạng lƣu chiểu, tài liệu khó tìm thị trƣờng, tài liệu có giá trị cao, tài liệu có 01 Tài liệu điện tử đƣợc phép truy cập thông qua hệ thống tài khoản Trung tâm TT-TV ĐHĐN cấp Chỉ cho phép truy cập từ xa tài liệu có quyền thuộc Trƣờng ĐH Đồng Nai đƣợc cho phép chủ sở hữu quyền tài liệu Tất tài liệu tra cứu hệ thống WebPAC Trung tâm TT-TV ĐHĐN, trừ số dạng tài liệu đặc biệt nhƣ sƣu tập đa phƣơng tiện, DVD… Hàng tháng phổ biến danh mục tài liệu nhập Trung tâm TT-TV ĐHĐN Các vấn đề liên quan đến số lƣợng tài liệu đƣợc mƣợn, thời hạn mƣợn, chi phí hình thức mƣợn… đƣợc quy định sách Dịch vụ lƣu hành, quy định, sách khác có liên quan 135 E - CHÍNH SÁCH BẢO QUẢN TÀI LIỆU Mục đích bảo quản tài liệu Đảm bảo tình trạng vật lý tài liệu mức tốt có thể, phục vụ đƣợc cho ngƣời sử dụng thƣ viện Quy định bảo quản tài liệu - Thực bảo quản dự phịng (đóng bìa) tài liệu có giá trị đặc biệt cao, tài liệu dễ hƣ hỏng khó tìm thấy thị trƣờng - Tất tài liệu phục vụ môn học phải đƣợc số hóa lƣu trữ 01 dạng điện tử - Đảm bảo số môi trƣờng liên quan đến nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm… phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế ngành thƣ viện - Trung tâm TT-TV ĐHĐN tự tu sửa tài liệu bị hƣ hỏng nhẹ, khả - Đối với tài liệu bị hƣ hỏng nặng, Trung tâm TT-TV ĐHĐN xem xét lựa chọn hai phƣơng án: 1) Trung tâm TT-TV ĐHĐN mang tu sửa quan/tổ chức có dịch vụ tu sửa tài liệu; 2) Mua tài liệu giá thành tu sửa gần bằng, cao giá thị trƣờng mua đƣợc - Tất CD, DVD chép 01 để lƣu trữ, trừ CD, DVD phần mềm - Có chế đảm bảo an tồn liệu cho toàn hệ thống liệu Trung tâm TT-TV ĐHĐN Đặc biệt, liệu điện tử Trung tâm TT-TV ĐHĐN phải đƣợc lƣu (backup) tự động liên tục - Hệ thống kho đƣợc vệ sinh 01 lần/năm - Kinh phí bảo quản tài liệu đƣợc Nhà trƣờng cấp theo yêu cầu cụ thể F - CHÍNH SÁCH THANH LỌC VÀ THANH LÝ Mục đích lọc lý tài liệu kho Hạn chế tải kho; giúp CBTV ngƣời sử dụng thƣ viện dễ dàng tìm thấy tài liệu, không bị nhiễu; giảm lƣợng tài liệu rác, khơng cịn giá trị sử dụng; đảm bảo tính thẩm mĩ cho kho tài liệu Tiêu chí lọc lý tài liệu kho a Thanh lọc tài liệu: Tất tài liệu giấy lọc đƣợc tổ chức kho lƣu, phục vụ theo hình thức kho đóng chuyển sang giai đoạn lý; tài liệu điện tử bị gỡ khỏi sỡ liệu hệ thống quản trị thƣ viện tích hợp - Tiêu chí chung: tài liệu bị hƣ hỏng, sử dụng, cần mang bảo quản; Các tài liệu bị cấm lƣu hành có tác giả thuộc danh mục cấm lƣu hành 136 Đối với sách, tài liệu tham khảo, kỷ yếu hội nghị/hội thảo, tài liệu điện tử: có phiên thay không đƣợc sử dụng 05 năm - Báo: 01 năm kể từ ngày phát hành, báo đƣợc đóng gói lƣu kho - Tạp chí: 03 năm kể từ ngày phát hành, tạp chí đƣợc đóng tập lƣu kho - Báo cáo thực tập: Hết thời gian phục vụ đƣợc yêu cầu Khoa, Bộ mơn, Trung tâm - Khóa luận tốt nghiệp: q 10 năm kể từ năm bảo vệ - Luận văn, luận án báo cáo nghiên cứu khoa học: 10 năm kể từ năm bảo vệ b Thanh lý tài liệu: Tài liệu giấy lý đƣợc Trung tâm TT-T ĐHĐN lập danh mục, trình Ban giám hiệu phê duyệt - Tiêu chí chung: tài liệu bị hƣ hỏng nặng, phục hồi - Đối với sách, tài liệu tham khảo, kỷ yếu hội nghị/hội thảo: có phiên thay không đƣợc sử dụng 10 năm - Báo: 10 năm kể từ ngày phát hành - Tạp chí: đƣợc xem xét Trƣởng Bộ phận Dịch vụ lãnh đạo Trung tâm TT-TV ĐHĐN - Báo cáo thực tập: 03 năm kể từ năm nhập kho lƣu không đƣợc sử dụng năm - Khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án: 05 năm kể từ năm nhập kho lƣu, khơng đƣợc sử dụng năm, có xác nhận từ đơn vị có liên quan việc tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng cho mục đích dạy, học nghiên cứu Trung tâm TT-TV ĐHĐN có file lƣu dạng điện tử - Báo cáo nghiên cứu khoa học: 20 năm kể từ năm bảo vệ, không đƣợc sử dụng 10 năm và Trung tâm TT-TV ĐHĐN có file lƣu dạng điện tử - Hình thức lý: - Bán: Kinh phí thu đƣợc từ hình thức bán đƣợc bổ sung vào ngân sách Trung tâm TT-TV ĐHĐN dành cho mục đích bảo quản tài liệu - Trao đổi: Bộ phận Dịch vụ lập danh mục tài liệu lý, tìm nguồn trao đổi Việc trao đổi phải đảm bảo nhận đƣợc tài liệu thật cần thiết phù hợp với điều kiện bổ sung - Tặng: Trung tâm TT-TV ĐHĐN tìm hiểu tặng lại tài liệu lý cho đối tƣợng cần cần đến Thứ tự ƣu tiên tặng tài liệu: 1) nội Trƣờng nhƣ đơn vị Phòng, Ban, Khoa, Trung tâm, sinh viên, giảng viên, ngƣời làm việc trƣờng; 2) thƣ viện thân hữu, có liên kết; 3) tổ chức nhân đạo tỉnh Đồng Nai; 4) địa phƣơng thuộc vùng sâu, vùng xa, phát triển; 5) nguồn khác 137 - Hủy bỏ: Trung tâm TT-TV ĐHĐN tiến hành tiêu hủy tài liệu có tính chất nhạy cảm nghi ngờ có tính chất nhạy cảm an ninh quốc gia; tài liệu bị cấm lƣu hành; tài liệu có chứa bí mật quốc gia Nhà trƣờng G - CHÍNH SÁCH KIỂM KÊ TÀI LIỆU Mục đích kiểm kê Kiểm sốt tồn tài liệu kho, đánh giá đƣợc tình trạng vốn tài liệu tình hình lƣu thơng tài liệu Quy định kiểm kê - Định kỳ kiểm kê 01 lần/năm - Căn kiểm kê: đối chiếu danh mục tài liệu có với danh mục tài liệu nhập nhập kho - Thời điểm kiểm kê kết thúc năm học theo kế hoạch Trƣờng - Tỷ lệ mát tài liệu giấy cho phép không 0.1% tổng số tài liệu giấy Nếu vƣợt tỷ lệ này, lãnh đạo Trung tâm TT-Tv ĐHĐN báo cáo lên Ban Giám hiệu đề xuất hình thức xử lý - Những loại tài liệu đƣợc xem xét tái bổ sung: tài liệu thuộc danh mục phục vụ học tập, giảng dạy, nghiên cứu; tài liệu có tần suất sử dụng cao; tài liệu bổ sung từ nguồn miễn phí Đồng Nai , ngày….tháng….năm 2017 HIỆU TRƢỞNG TS Trần Minh Hùng GIÁM ĐỐC Phạm Hồng Thái