Nâng cao hiệu quả hoạt động trung tâm lưu trữ và thư viện trường đại học an ninh nhân dân

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  PHẠM THỊ THÙY DUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN  PHẠM THỊ THÙY DUNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC THÔNG TIN THƯ VIỆN MÃ SỐ: 60.32.02.03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TSKH BÙI LOAN THÙY THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017 LỜI CẢM ƠN  Tác giả xin chân thành cảm ơn Cơ PGS.TSKH Bùi Loan Thùy nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực hoàn thành đề tài “Nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân” Xin cảm ơn Quý Thầy, Cô Khoa Thư viện Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức khoa học, kinh nghiệm quý báu giúp tác giả hồn thành khóa học thực đề tài Tác giả chân thành cảm ơn Ban giám đốc đồng nghiệp Trung tâm Lưu trữ thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân tạo điều kiện giúp đỡ cung cấp thơng tin, số liệu cần thiết giúp tác giả hồn thành luận văn Cuối cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn tới gia đình bạn bè ln sát cánh, động viên tác giả suốt thời gian qua Xin chân thành cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 02 năm 2017 Tác giả Phạm Thị Thùy Dung LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng tơi Các số liệu, bảng biểu, kết trình bày luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả Phạm Thị Thùy Dung DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ BCA Bộ Công an CBTV Cán thư viện CSDL Cơ sở liệu ĐH ANND Đại học An ninh nhân dân ĐKCB Đăng ký cá biệt KHXH Khoa học xã hội NCKH Nghiên cứu khoa học NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin 10 TNTT Tài nguyên thông tin MỤC LỤC Mở đầu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 1.1 Cơ sở lý luận hoạt động lưu trữ thư viện 1.1.1 Hoạt động Lưu trữ 1.1.1.1 Khái niệm hoạt động lưu trữ công tác lưu trữ 1.1.1.2 Nhiệm vụ công tác lưu trữ 1.1.1.3 Nội dung công tác lưu trữ 1.1.2 Hoạt động thư viện 1.1.2.1 Khái niệm hoạt động thư viện 1.1.2.2 Nội dung hoạt động thư viện 1.2 Cơ sở pháp lý Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 1.2.1 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thư viện đại học 1.2.2 Quy định chức nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân Trang 12 11 12 12 13 14 17 17 18 21 21 23 1.3 Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 1.3.1 Quá trình hình thành, phát triển Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 25 1.3.2 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán 1.3.3 Cơ sở vật chất nguồn tài nguyên thông tin Trung tâm 1.3.4 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 26 28 1.4 Tiêu chí đánh giá thư viện đại học TIỂU KẾT 38 40 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 2.1 Các hoạt động Trung tâm Lưu trữ thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 2.1.1 Xây dựng phát triển nguồn tài nguyên thông tin 2.1.1.1 Xây dựng sách phát triển nguồn TNTT 25 31 41 41 41 41 2.1.1.2 Công tác lựa chọn bổ sung tài liệu 2.1.1.3 Công tác lọc bảo quản tài liệu 2.1.1.4 Hoạt động chia sẻ nguồn TNTT 42 49 51 2.1.2 Xử lý tài liệu 2.1.3 Tổ chức nguồn tài nguyên thông tin 2.1.3.1 Tổ chức kho tài liệu 2.1.3.2 Xây dựng máy tra cứu tìm tin 52 55 55 58 2.1.4 Tổ chức sản phẩm – dịch vụ thông tin thư viện 2.1.4.1 Biên soạn sản phẩm thông tin thư viện 58 58 2.1.4.2 Tổ chức dịch vụ thông tin thư viện 61 2.1.5 Hoạt động phục vụ 2.1.5.1 Phục vụ tài liệu KHXH 2.1.5.2 Phục vụ tài liệu nghiệp vụ 64 65 66 2.1.6 Bảo mật tài liệu 2.2 Nhận xét, đánh giá hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường 68 Đại học An ninh nhân dân 2.2.1 Điểm mạnh 2.2.2 Hạn chế nguyên nhân 2.2.3 Đánh giá 70 70 71 75 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG 78 TRUNG TÂM LƯU TRỮ VÀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 3.1 Định hướng phát triển Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 3.2.1 Tăng cường số lượng chất lượng vốn tài liệu đáp ứng nhu cầu ngày cao người dùng tin Trung tâm Lưu trữ thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 3.2.2 Đa dạng hoá nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ phục vụ người dùng tin Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 79 79 81 81 87 3.2.3 Hoàn thiện sở vật chất tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Trung tâm Lưu trữ thư viện Trường Đại học 91 An ninh nhân dân 3.2.4 Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ thư viện cho cán Trung tâm Lưu trữ Thư viện 3.2.5 Tăng cường công tác bảo mật hoạt động khai thác thông tin Trung tâm Lưu trữ Thư viện 3.2.6 Khẩn trương đưa hoạt động lưu trữ vào mặt hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện 93 96 97 TIỂU KẾT 101 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 102 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thư viện đại học phận thiếu cấu tổ chức trường đại học, nhân tố đóng vai trị quan trọng trình đào tạo đại học, nơi lưu giữ cung cấp nguồn tài nguyên trí tuệ phục vụ cho nhà nghiên cứu, giảng viên sinh viên Vì vậy, nói thư viện mặt trường đại học, nơi phản ánh rõ nét chất lượng triển vọng trường đại học Khơng có trường đại học đánh giá có chất lượng giáo dục tốt mà thư viện tồi tàn, thiếu thốn Ngược lại, thư viện có hệ thống dịch vụ phong phú, hoạt động hiệu quả, đáp ứng NCT góp phần thúc đẩy chất lượng giáo dục trường lên cao Nhận thức điều đó, từ trở thành trường đại học độc lập theo Quyết định số 154/2003/QĐ-TTg ngày 30/7/2003 Thủ tướng Chính phủ, Trường ĐH ANND chủ động tổ chức triển khai xây dựng đưa vào hoạt động Thư viện đại Thư viện đầu tư xây dựng trang bị hạ tầng công nghệ thông tin, Internet, phần mềm quản lý đại với tổng kinh phí gần 11 tỷ đồng Thư viện gồm hai phòng đọc (phòng đọc tài liệu KHXH nhân văn nằm tầng trệt; phòng đọc tài liệu nghiệp vụ chuyên ngành nằm lầu 1) với 700 chỗ ngồi, phòng máy kết nối mạng LAN mạng Internet Bên cạnh kết đạt sở vật chất hoạt động, thư viện cịn có mặt hạn chế định, như: vai trò thư viện chưa phát huy hết tác dụng, nguồn tư liệu thư viện chưa khai thác triệt để; chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin thư viện chưa cao; chưa triển khai hoạt động cung cấp thông tin chuyên sâu, thông tin chọn lọc; chưa có phối hợp thường xuyên với Khoa, Bộ môn, Trung tâm việc bổ sung VTL cho thư viện nên việc lựa chọn tài liệu chưa thật sát cho chuyên ngành đào tạo chưa thu thập đầy đủ nguồn tài liệu nội sinh từ đơn vị này; loại tài liệu có tính chất nghiên cứu chuyên sâu như: tạp chí chuyên ngành, sách chuyên khảo, tổng tập nghiên cứu, tổng tập kết nghiên cứu… cịn ít; trình độ tin học, ngoại ngữ CBTV nhiều hạn chế nên việc hỗ trợ sinh viên khai thác hiệu thông tin chưa cao Những hạn chế nêu phần ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động phục vụ Trung tâm Lưu trữ thư viện nói riêng q trình đào tạo Nhà trường nói chung Vì vậy, nghiên cứu hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND nhằm nguyên nhân, tồn để đưa giải pháp nâng cao hiệu hoạt động thư viện vấn đề cần thiết cấp bách tình hình Xuất phát từ lý tác giả lựa chọn vấn đề: “Nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Thư viện - Thông tin học Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Nhằm thực mục tiêu, nhiệm vụ đào tạo trường đại học, thư viện thường quan tâm đầu tư, phát triển Hiện có nhiều cơng trình nghiên cứu nhiều góc độ khác nhằm tìm giải pháp nâng cao hiệu hoạt động thư viện đại học Ở nước ngồi có số cơng trình nghiên cứu thư viện đại học như: “The relationship between academic library usage and perceived personal performance in Kuwait”[Mối liên hệ việc sử dụng thư viện đại học khả nhận thức sinh viên Kuwait] Awadh Alharbi Đại học Công nghệ Queensland cấp năm 2012 (http://eprints.qut.edu au/53122/) Đề tài nghiên cứu mối liên hệ việc sử dụng thư viện đại học khả nhận thức sinh viên Kuwait Kết câu hỏi vấn thực cho thấy có mối liên hệ người dùng sử dụng thư viện cách mà họ cảm thấy thư viện cải thiện hiệu suất nhận thức cá nhân Qua khảo sát nhận thức ba nhóm NDT thư viện đại học Kuwait: nhóm sinh viên trả lời có cải thiện điểm số nhờ việc sử dụng thư viện; nhóm nghiên cứu nhà quản lý cung cấp nhìn sâu sắc, tích cực vào chất lượng thư viện Đồng thời dựa kết nghiên cứu, tác giả đề xuất mơ hình áp dụng cho thư viện đại học thư viện đại học cần cung cấp không gian sinh hoạt cho sinh viên, nhóm nghiên cứu giống hoạt động xã hội Bên cạnh đó, sử dụng quan điểm “thư viện cải thiện 95 bồi dưỡng cho đội ngũ CBTV trung tâm tổ chức cho cán tham quan thực tế, học tập kinh nghiệm thư viện lớn như: Thư viện quốc gia, Thư viện Trung tâm - Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, Trung tâm Lưu trữ Thư viện Học viện An ninh nhân dân; Trung tâm Lưu trữ Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân… - Xây dựng đội ngũ CBTV có kỹ tìm kiếm thông tin mạng Internet nguồn tin khác để làm giàu VTL cho thư viện; phải hiểu biết sâu sắc VTL có, nắm vững hướng nguồn bổ sung VTL để có kế hoạch bổ sung phù hợp; có trình độ văn hố giao tiếp với bạn đọc thực cầu nối VTL thư viện với bạn đọc Để thực giải pháp này, Lãnh đạo Trung tâm cần đề xuất Ban Giám hiệu cử cán tham gia đợt tập huấn chuyên sâu công tác thư viện Viện Khoa chiến lược BCA tổ chức mời cán có kinh nghiệm Thư viện lớn tấp huấn công tác thư viện Nội dung tập huấn cần bồi dưỡng là: Kỹ tìm kiếm thơng tin; xây dựng sách phát triển nguồn TNTT; văn hóa giao tiếp với bạn đọc; biện pháp nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc… - Bố trí phân công cán phù hợp với công việc khả công tác Trung tâm Lưu trữ Thư viện cần vào tình hình thực tế để xem xét, đánh giá trình độ chun mơn, khả thực nhiệm vụ cán cách khách quan từ bố trí cách phù hợp, đảm bảo “đúng người, việc” nhằm phát huy sở trường công tác khả cá nhân Ban Giám đốc cần mạnh dạn giao việc để rèn luyện, đào tạo nâng cao khả thực hoạt động cơng tác thư viện Đồng thời, có kèm cặp, hướng dẫn cán đơn vị lực cơng tác cịn yếu… - Lãnh đạo trung tâm trường cần có sách nhằm đảm bảo quyền lợi vật chất cho CBTV như: dành kinh phí bồi dưỡng thích đáng cho CBTV tập huấn học tập nâng cao trình độ; kinh phí thực cơng trình khoa học, chế độ lương, bồi dưỡng trách nhiệm, độc hại, trực hành chính… Có sách khen thưởng phù hợp với cán có lực, có tinh thần trách nhiệm cao, đồng thời phê bình, kiểm điểm cán thiếu trinh thần trách nhiệm, vi phạm quy định chế độ công tác Ngành hoạt động thư viện, khơng chịu học tập nâng cao trình độ kỹ 96 sử dụng công nghệ thông tin (sau năm phải thi lại chứng B) Có động viên xây dựng kịp thời đội ngũ CBTV đáp ứng yêu cầu tình hình Để có đội ngũ CBTV trách nhiệm, tận tâm với công việc không phụ thuộc vào nỗ lực phấn đấu tự hoàn thiện cá nhân, mà cần tham gia nhập Ban Giám hiệu, Ban Giám đốc Trung tâm việc định hướng phát triển, đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ NDT định hướng phát triển nhà trường 3.2.5 Tăng cường công tác bảo mật hoạt động khai thác thông tin Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân Tất tài liệu lưu trữ kho tài liệu nghiệp vụ thuộc danh mục tài liệu mật cấp độ khác (mật, tối mật, tuyệt mật), bị lộ, hình thức gây hậu nghiêm trọng Để nâng cao hiệu công tác bảo mật khai thác thông tin tư liệu Trung tâm Lưu trữ Thư viện cán bộ, giảng viên học viên Trường ĐH ANND, phải thực giải pháp sau: a Trung tâm Lưu trữ Thư viện cần tiếp tục tích cực phối hợp với Phịng Quản lý học viên, Khoa, Bộ mơn nghiệp vụ làm tốt công tác tuyên truyền nội quy, quy chế bảo mật cho sinh viên từ chương trình đầu khóa; đưa nội dung tun truyền cơng tác bảo mật chương trình sinh hoạt định kỳ lớp; giảng viên đơn vị nghiệp vụ cần thường xuyên nhắc nhở sinh viên ý thức bảo mật viết chuyên đề, đề tài NCKH, ghi chép thảo luận lớp b Phối hợp với Phịng Quản lý học viên, Bộ mơn Tốn – Tin học, Khoa An ninh nội (đơn vị phân cơng giúp ban đạo bảo vệ bí mật nhà nước Trường ĐH ANND) tăng cường kiểm tra, giám sát, xử lý trường hợp vi phạm hoạt động quản lý, sử dụng tài liệu mật sinh viên; làm việc với lãnh đạo Khoa, Bộ môn nhắc nhở giảng viên việc quản lý, lưu trữ tài liệu mật mượn đơn vị nghiên cứu, đặc biệt hướng dẫn cho sinh viên hoạt động học tập, NCKH Nghiên cứu, phân loại loại tài liệu theo cấp độ: Mật, Tối mật, Tuyệt mật để có hướng quản lý phù hợp 97 c Tiếp tục nghiên cứu, thực đề án việc tách cổng nối mạng nội mạng Internet để đảm bảo bảo mật khai thác, sử dụng; trang bị thêm camera phòng đọc nghiệp vụ; trang bị cổng từ kiểm soát tài liệu Xem xét đề nghị Ban Giám hiệu cho phép Đội in ấn nhân trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Thư viện làm việc để phục vụ việc in ấn cán bộ, giảng viên sinh viên d Mỗi giảng viên, sinh viên cần nâng cao nhận thức tính chất, tầm quan trọng cách thức bảo mật việc in ấn, xuất tài liệu dạy học, chuyên đề, đề tài, luận văn, luận án; tuyệt đối không truy cập Internet từ thiết bị viễn thơng có chứa bí mật nhà nước e Trường ĐH ANND cần kiến nghị BCA xây dựng hạ tầng sở đồng nhất, hàng rào kỹ thuật phù hợp để chống hoạt động xâm nhập lấy cắp thơng tin thuộc phạm vi bí mật thư viện; Bổ sung trang bị thiết bị giám sát, báo động thư viện nghiệp vụ để nâng cao hiệu phát trường hợp mang tài liệu ngồi phịng đọc 3.2.6 Khẩn trương đưa hoạt động lưu trữ vào mặt hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Hoạt động lưu trữ không diễn Trung tâm Lưu trữ Thư viện mà đơn vị khác như: Phịng Hành tổng hợp; Phịng Tổ chức cán bộ; Phịng Cơng tác đảng, cơng tác trị công tác quần chúng… Các đơn vị thực chức lưu trữ hoạt động nhà trường, đơn vị đơn vị Do vậy, để thực chức nhiệm vụ mình, thống nguồn lưu trữ phục vụ cho hoạt động bảo quản khai thác tài liệu lưu trữ…, Trung tâm Lưu trữ - thư viện cần tập trung thực số giải pháp sau đây: a Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Thư viện cần tham mưu cấp lãnh đạo phịng ban có liên quan việc ban hành văn bản, lộ trình để đưa hoạt động lưu trữ vào mặt hoạt động Thư viện - Đối với Ban Giám hiệu nhà trường cần xây dựng quy chế công tác lưu trữ phù hợp với tình hình hoạt động nhà trường Đồng thời, cần có biện pháp nhằm nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tăng cường trách nhiệm Lãnh đạo đơn vị, cán bộ, giảng 98 viên, sinh viên trường việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, lập hồ sơ lưu hồ sơ - Đối với Phịng Hành tổng hợp Trưởng phịng Hành tổng hợp phải cụ thể hố quy định pháp luật, văn hướng dẫn ngành công tác lưu trữ cho phù hợp với thực tế hoạt động nhà trường Trên sở tham mưu cho Ban Giám hiệu xây dựng quy chế công tác lưu trữ; ban hành danh mục hồ sơ cho toàn trường; đưa chế tài xử lý đơn vị, cá nhân không làm tốt công tác hồ sơ nộp hồ sơ vào quy chế làm việc Trường; hàng năm phải có hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định công tác lưu trữ - Đối với cán làm công tác lưu trữ: Tham mưu cho lãnh đạo Phịng Hành tổng hợp trình Ban Giám hiệu ban hành quy định công tác lưu trữ Trường ĐH ANND; Hướng dẫn cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành; Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; Làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo qui định; Không ngừng trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ; cập nhật văn công tác lưu trữ để thực tốt khâu nghiệp vụ - Đối với cán cuyên môn: phải thấy trách nhiệm, nghĩa vụ việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, loại hồ sơ phần việc có liên quan giao nộp hồ sơ lưu trữ theo định kỳ b Tham mưu Ban Giám hiệu tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho công tác lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng Muốn giữ gìn tài liệu lâu dài để phục vụ mục đích sử dụng khác cần có kho tàng, trang thiết bị biện pháp bảo quản an toàn tài liệu khỏi phá hoại tự nhiên người gây Đặc biệt, vị trí địa lý nước ta lại nằm khu vực nhiệt đới có gió mùa yếu tố thời tiết, vi sinh vật, côn trùng tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng 99 Trường ĐH ANND chưa có kho tàng để bảo quản tài liệu lưu trữ riêng, việc bố trí kho tàng đầu tư trang thiết bị cho công tác lưu trữ việc làm cấp bách thiết thực để quản lý thống tài liệu lưu trữ Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ, kho bảo quản tài liệu phải bảo đảm yêu cầu chung kho lưu trữ chuyên dụng Đồng thời, tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ c Xác định thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động nhà trường để đưa vào hồ sơ lưu trữ Công tác lưu trữ Trường ĐH ANND thuộc lực lượng vũ trang nên có vai trị vị trí quan trọng Vì tài liệu lưu trữ cung cấp chứng xác thực phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường; cung cấp thông tin khứ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử nhà trường; góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, BCA, Nhà trường cá nhân Đồng thời, công tác lưu trữ giúp cho nhà trường việc khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để giáo dục truyền thống cho hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường học tập nghiên cứu Do chưa xây dựng thành quy chế công tác lưu trữ trường ĐH ANND, nên để góp phần xây dựng quy chế định hướng việc thiết lập hồ sơ lưu trữ việc xác định thành phần tài liệu phông lưu trữ nội dung lưu trữ giữ vai trò quan trọng Việc xác định thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động nhà trường để đưa vào hồ sơ lưu trữ sau: - Về thành phần tài liệu phông lưu trữ trường ĐH ANND phong phú, đa dạng Dựa tiêu chí khác nhau, tài liệu phơng lưu trữ nhà trường chia thành nhiều nhóm khác + Theo nguồn sản sinh bao gồm: Nhóm tài liệu quan cấp trên; Nhóm tài liệu quan hữu quan; Nhóm tài liệu quan chức quản lý hành ban hành để đạo, phối hợp công tác quản lý hành chính; Nhóm tài liệu Trường ban hành để thực chức nhiệm vụ + Theo loại hình tài liệu: Tài liệu hành chính; Tài liệu khoa học, kỹ thuật; 100 Tài liệu nghe nhìn - Về nội dung tài liệu hình thành hoạt động trường: Tài liệu hình thành hoạt động trường bao gồm: Tài liệu công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; Tài liệu cơng tác tổ chức cán bộ; Tài liệu công tác đào tạo; Tài liệu công tác NCKH; Tài liệu cơng tác kế hoạch - tài chính; Tài liệu công tác quản trị - vật tư, tài sản; Tài liệu công tác xây dựng bản; Tài liệu công tác hợp tác quốc tế; Tài liệu công tác sinh viện; Tài liệu tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn niên, d Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư thư viện Hiện tại, thiếu cán chuyên môn làm công tác lưu trữ thư viện, tạm thời cử 02 CBTV Đội Thư viện lưu trữ làm công tác lưu trữ thư viện Đồng thời, có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức e Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Thư viện cần tham mưu, đề xuất Ban Giám hiệu cung cấp phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc như: mã vạch, số hoá tài liệu lưu trữ 101 TIỂU KẾT CHƯƠNG Trong chương 3, luận văn làm rõ định hướng phát triển Trung tâm Lưu trữ Thư viện thời gian tới phù hợp với định hướng phát triển Trường ĐH ANND, đồng thời, đưa 06 giải pháp nhằm nâng cao hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện thời gian tới bao gồm: Tăng cường số lượng chất lượng nguồn TNTT đáp ứng nhu cầu ngày cao NDT Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND; Đa dạng hoá nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ phục vụ NDT Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND; Hoàn thiện sở vật chất tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND; Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ thư viện cho cán Trung tâm Lưu trữ Thư viện; Tăng cường công tác bảo mật hoạt động khai thác thông tin Trung tâm Lưu trữ Thư viện; Khẩn trương đưa hoạt động lưu trữ vào mặt hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện 102 KẾT LUẬN Qua nghiên cứu đề tài "Nâng cao hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân" rút số kết luận sau: Sự phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ với xu hội nhập yêu cầu thách thức hoạt động lưu trữ thư viện Vì vậy, nâng cao hiệu hoạt động thư viện trường Đại học nói chung hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND nói riêng việc làm cần thiết Hoạt động thông tin thư viện Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND đạt kết quan trọng giai đoạn 2003 – 2016, phục vụ đắc lực cho nghiệp giáo dục đào tạo nhà trường Trung tâm phát huy trì hoạt động cách tốt nhằm thỏa mãn NCT NDT Đồng thời khẳng định vai trị vị trí việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo Nhà trường Từ kết khảo sát trạng hoạt động, Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường ĐH ANND tồn thiếu sót tập trung vào nội dung: chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin chưa cao; chưa triển khai hoạt động cung cấp thông tin chuyên sâu, thông tin chọn lọc; loại tài liệu có tính chất nghiên cứu chun sâu như: sách chuyên khảo, tổng thuật nghiên cứu, tóm tắt kết nghiên cứu, tổng luận… cịn ít; trình độ tin học, ngoại ngữ CBTV nhiều hạn chế nên việc hỗ trợ sinh viên khai thác hiệu thông tin chưa cao Những hạn chế nêu trên, phần ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Trung tâm Lưu trữ Thư viện nói riêng Nhà trường nói chung Để khắc phục hạn chế nêu nhằm nâng cao hiệu hoạt động, Trung tâm Lưu trữ thư viện Trường ĐH ANND cần thực thi đồng nhóm giải pháp đề xuất luận văn Trong đó, ưu tiên giải pháp Tăng cường số lượng chất lượng nguồn tài nguyên thông tin đáp ứng nhu cầu ngày cao người dùng tin Trung tâm Lưu trữ Thư viện 103 Trường Đại học An ninh nhân dân Với nguồn TNTT đa dạng, phong phú hình thức, đầy đủ nội dung chắn thu hút đông đảo NDT đến nghiên cứu, học tập thư viện Đồng thời sở để Trung tâm triển khai dịch vụ khác như: Cung cấp thông tin chọn lọc, cung cấp thư mục chuyên đề, cung cấp thông tin qua mạng nội bộ, 104 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I TIẾNG VIỆT 1.1 TÀI LIỆU CHỈ ĐẠO [1] Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch, (2008), Quy chế mẫu tổ chức hoạt động Thư viện Trường Đại học ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10 tháng năm 2008 [2] Chỉ thị số 57/2001/CT-BVHTT ngày 01/6/2001 Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thơng tin tăng cường công tác thư viện viện, trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ Văn hóa Thơng tin [3] Điều lệ Trường đại học Ban hành kèm theo Quyết định số 70/2014/QĐTTg ngày 10 tháng 12 năm 2014 Thủ tướng Chính phủ [4] Hướng dẫn số 527/KTKĐCLGD-KĐĐH v/v sử dụng tiêu chí đánh giá [5] [6] [7] [8] chất lượng trường đại học (Kèm theo Công văn số: 527/KTKĐCLGD ngày 23/5/2013 Cục Khảo thí Kiểm định chất lượng giáo dục Luật Lưu trữ , năm 2011.Nxb Chính trị quốc gia Pháp lệnh Thư viện, số 31/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Quyết định 13/2008/QĐ-BVHTTDL việc Ban hành Quy chế mẫu tổ chức hoạt động thư viện trường đại học ngày 10 tháng năm 2008 Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT việc phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 [9] Quyết định số 43/2007/QĐ-BGDĐT ngày 15/08/2007 Bộ giáo dục Đào tạo ban hành Quy chế đào tạo Đại học Cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín [10] Quyết định số 6490/QĐ-BCA ngày 18/11/2015, Bộ Công an, Quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức máy Trường Đại học An ninh nhân dân [11] Quyết định số 11610/QĐ-X11-X12, ngày 30 tháng năm 2016, Tổng cục Chính trị Cơng an nhân dân, Quy định chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 104 105 1.2 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ [12] 50 năm Trường Đại học An ninh nhân dân xây dựng phát triển 9/10/1963 – 9/10/2013 Cơng trình kỷ niệm 50 năm ngày thành lập Trường An ninh Trung ương Cục miền Nam – Trường Đại học An ninh nhân dân Tp HCM, tháng 10/2013 [13] Bản ghi nhớ hợp tác Trường Đại học ANND Trường Đại học CSND Số 01/BGN-T47-T48, Ngày 11/8/2010 [14] Báo cáo Tổng kết năm học 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012, 2013[15] [16] [17] [18] 2014, 2015-2015, 2015 -2016 Trung tâm Lưu trữ Thư viện Báo cáo tự đánh giá (để đăng ký kiểm định chất lượng giáo dục trường đại học) Bộ Công an, Trường Đại học An ninh nhân dân Tp HCM, 2014 Chiến lược phát triển trường Đại học An ninh nhân dân giai đoạn 20112015, tầm nhìn đến năm 2020 Số 608/CLPT – T47, ngày 19/9/2011 Chương trình cơng tác năm học 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012, 2013-2014, 2015-2015, 2015 -2016 Trung tâm Lưu trữ Thư viện Hướng dẫn số 576/HD-H41-H49 “Thực Thông tư số 01/2013/TTBCA ngày 5/1/2013 Bộ trưởng Bộ Công an quy định xây dựng, quản lý sử dụng sở liệu dùng chung CAND”/ Bộ Công an, Tổng cục Hậu cần – Kỹ thuật [19] Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Nâng cao hiệu việc chia sẻ nguồn lực thông tin khoa học Công an nhân dân”/ Viện Chiến lược Khoa học Công an Hà Nội, 2016 [20] Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực trạng định hướng phát triển Trung tâm Lưu trữ Thư viện học viện, trường Công an nhân dân Bộ Công an Hà Nội, tháng 8/2016 [21] Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực trạng định hướng phát triển Trung tâm Lưu trữ Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân” Tp HCM, tháng 5/2016 [22] Quy chế phối hợp Viện chiến lược khoa học công an Trường Đại học ANND Số 03/QCPH/V21-T47, ngày 20/9/2011 [23] Quyết định số 1099/QĐ-T47 (T1) ban hành “Quy định bảo vệ tài liệu mật Trung tâm Thông tin khoa học Tư liệu giáo khoa”, ngày 24/7/2013 105 106 [24] Quyết định số 6490/QĐ-BCA Bộ Công an, ngày 18/11/2015 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Trường Đại học An ninh nhân dân [25] Văn kiện Đại hội Đảng Trường Đại học An ninh nhân dân, nhiệm kỳ 2015-2020 1.3 SÁCH, LUẬN VĂN, BÀI TRÍCH TẠP CHÍ, KỶ YẾU 1.3.1 Sách [26] Bùi Loan Thùy, Lê Văn Viết (2001) Thư viện học đại cương Đại học [27] [28] [29] [30] Quốc gia Tp.HCM Bùi Loan Thùy, Phan Đình Nham (2015) Giáo trình Lưu trữ học đại cương Đại học Quốc gia Tp.HCM Hoàng Phê, Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng Ngô Thanh Thảo (2013) Hệ thống tìm tin: Giáo trình dành cho sinh viên ngành thư viện – thông tin học Đại học Quốc gia Tp HCM – Đại học KHXH nhân văn Nguyễn Hồng Sinh (2014) Nguồn tài nguyên thông tin: Giáo trình dành cho sinh viên ngành thư viện – thơng tin học Đại học Quốc gia Tp HCM - Đại học KHXH Nhân Văn 1.3.2 Luận văn 1.3.3 Bài trích tạp chí, kỷ yếu hội thảo [31] Bùi Loan Thùy (2008) "Thư viện đại học phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ, đáp ứng yêu cầu học chế tín chỉ" Tạp chí Thơng tin Tư liệu, S.4 , tr.14-17 [32] Bùi Loan Thùy (2013) Quản lý chất lượng hoạt động thư viện đại học góc độ ISO 9001: 2008 Tạp chí Thơng tin Tư liệu, S.5 (2013), tr.3-7) [33] Đặng Văn Đoài (2016), “Xây dựng trung tâm Lưu trữ Thư viện đáp ứng yêu cầu phát triển trường Đại học An ninh nhân dân giai đoạn mới” Kỷ yếu Hội thảo khoa học [34] Đỗ Thu Thơm (2013) "Chia sẻ nguồn lực thông tin Trung tâm Thông tin Khoa học Tư liệu giáo khoa trường công an, nhân tố quan trọng thúc đẩy phát triển" Tạp chí Thư viện Việt Nam, S.4 (7/2013) 106 107 [35] Hồ Thị Xuân Thanh (2013) Xây dựng phát triển thư viện điện tử Học viện Cảnh sát nhân dân Tạp chí Thư viện Việt Nam, S.6 (11/2013) [36] Lê Đức Chí (2007) Luận văn thạc sĩ “Đổi hoạt động thông tin - thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín trường đại học địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” [37] Nguyễn Anh Thơ, Lê Thanh Phương (2016), “Đổi hệ thống Trung tâm Lưu trữ Thư viện góp phần đổi giáo dục đào tạo Công an nhân dân” Kỷ yếu Hội thảo khoa học [38] Nguyễn Hồng Sinh, Huỳnh Thị Mỹ Phương (2013) Xây dựng nguồn tài liệu nội sinh trường đại học Tạp chí Thơng tin Tư liệu, S.4 (2013), tr.19-22 [39] Nguyễn Hồng Sinh (2014) Yêu cầu thư viện đại học trước thay đổi giáo dục đại học Tạp chí Thơng tin Tư liệu, S.1 (2014), tr.20-23 [40] Nguyễn Hữu Hịa (2016), “Đổi cơng tác lưu trữ góp phần nâng cao hiệu nghiênc ứu khoa học Học viện An ninh nhân dân” Kỷ yếu Hội thảo khoa học [41] Nguyễn Huỳnh Mai, Võ Duy Bằng, Võ Thị Bạch Trúc, (2012), Tạp chí Khoa học Đại học Cần Thơ, “Đánh giá thực trạng thư viện nhánh thuộc hệ thống thư viện Trường Đại học Cần Thơ mơ hình hoạt động theo hướng hợp tác” [42] Nguyễn Thanh Nga (2014), “Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Thông tin – Thư viện Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ” Tạp chí Thư viện Việt Nam, số 3/2014 [43] Nguyễn Thị Hà (2015) Luận văn thạc sỹ “Công tác phục vụ bạn đọc Trung tâm Thông tin khoa học tư liệu giáo khoa Trường Đại học Phòng cháy chữa cháy” [44] Nguyễn Thị Hồng Loan (2013) Luận văn thạc sỹ “Nguồn nhân lực thông tin - thư viện số sở đào tạo đại học thuộc Bộ Công an khu vực Hà Nội” [45] Nguyễn Thị Mỹ Hương, (2014), Nhiệm vụ khoa học công nghệ cấp sở, "Xây dựng khai thác nguồn lực thông tin điện tử Thư viện Trường Đại học cảnh sát nhân dân - Thực trạng giải pháp" 107 108 [46] Nguyễn Thị Ngọc Ánh (2014) Luận văn thạc sĩ “Nâng cao hiệu khai thác vốn tài liệu thư viện trường Đại học Tiền Giang” [47] Nguyễn Thị Ngọc Ánh (2014) Nâng cao hiệu khai thác vốn tài liệu thư viện trường Đại học Tiền Giang Luận văn thạc sĩ, Đại học KHXH Nhân văn, TP HCM [48] Nguyễn Thúy Cúc (2016), “Các chuẩn nghiệp vụ áp dụng công tác thông tin thư viện – Những vấn đề đặt hoạt động chia sẻ nguồn lực thông tin”Kỷ yếu Hội thảo khoa học [49] Phạm Thị Hương (2015) Luận văn thạc sỹ “NCT khả đáp ứng Trung tâm thông tin khoa học tư liệu giáo khoa Học viện An ninh nhân dân” [50] Trần Thị Trà Vi (2010), Luận văn thạc sĩ:“Nâng cao hiệu khai thác nguồn lực thông tin thư viện trường văn hoá nghệ thuật trực thuộc Bộ văn hoá thể thao du lịch Thành phố Hồ Chí Minh” [51] Võ Thị Kim Dung, (2016), đề tài khoa học cấp sở, "Công tác tư liệu thư viện Trường Đại học Cảnh sát nhân dân từ năm 2010 đến năm 2016" [52] Vũ Dương Thúy Ngà (2015) Bàn số yêu cầu đặt thư viện đại học công thực đổi giáo dục đại học Việt Nam Tạp chí Thơng tin Tư liệu, S.3 (2015), tr.3-8 II TIẾNG ANH [53] Andrea Phillips Educating at scale: sustainable library learning at the University of Melbourne// Library Management, Volume: 37 Issue: 3, 2016 [54] Chinwe MT Nwezeh Virtual library in Nigerian Universities: a necessity for academic excellence// University of Dar es Salaam Library Journal, Vol 7(2) 2005: P 43-60 [55] FC Ekere, CI Ugwu, JN Ekere Status of ICT-enabled library and information services in university of Nigeria, Nsukka library system// Vol 11, No (2014) [56] Kakana, Fabian Kabanda An evaluation of library support services for Distance education students at University of Zambia Degree: 2011, University of Zambia http://hdl.handle.net/123456789/312 108 109 [57] Mapulanga Patrick, (2013) “Digitising library resources and building digital repositories in the University of Malawi Libraries”// The Electronic Library, Vol 31 Iss: 5, pp.635 – 647 http://dx.doi.org/10.1108/EL-02-2012-0019 [58] M Madhusudhan, V Nagabhushanam, (2012) "Web based library services in university libraries in India: an analysis of librarians' perspective"//The Electronic Library, Vol 30 Iss: 5, pp.569 – 588 // http://dx.doi.org/10.1108/02640471211275657 [59] Peterson, Nicole Kay The developing role of the university library as a student learning commons: Implications to the interior spaces within Degree: 2013, Iowa State University http://lib.dr.iastate.edu/etd/13186 [60] Wiles, Alison Library usability in higher education : how user experience can form library policy Degree: PhD, 2015, University of West London http://repository.uwl.ac.uk/1473/ [61] Zorba, Ioanna The management and role of library e-presence : a study into British academic librarywebsites Degree: PhD, 2014, Manchester Metropolitan University http://e-space.mmu.ac.uk/311305/ 109