ĐỀ TÀI Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân BÀI TẬP LỚN Trịnh Phương Thúy 1908LTH. Bảo quản tài liệu mặc dù chỉ là một khâu nhỏ trong công tác hoạt động của Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân nhưng nó lại đóng vai trò tương đối lớn trong việc lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu, thể hiện một chức năng chính quan trọng của hệ thống các thư viện. Trung tâm thư viện đã đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường và góp phần thúc đẩy sự phát triển của sự nghiệp giáo dục đào tạo của nước ta trong giai đoạn mới.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÊN ĐỀ TÀI: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Thư viện - Trường Đại học An ninh Nhân dân BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Bảo quản, tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ Sinh viên: Trịnh Phương Thúy Lớp: 1908LTH Mã phách: - 2022 – Trịnh Phương Thúy 1908LTH MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu tập lớn CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm liên quan công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu 1.1.2 Lưu trữ 1.1.3 Tài liệu lưu trữ 1.1.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 1.3 Phân loại tài liệu lưu trữ 1.4 Các quy định hành công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 1.5 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 1.5.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 1.5.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản 1.5.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản 1.5.4 Tổ chức tài liệu kho lưu trữ 1.5.5 Tu bổ phục chế tài liệu lưu trữ 1.6 Ý nghĩa công tác bảo quản tài liệu 1.7 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu thư viện CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 11 2.1 Khái quát Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 11 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Thư viện Trường 11 2.2 Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Thư viện Trường 12 2.2.1 Chức 12 Trịnh Phương Thúy 1908LTH 2.2.2 Nhiệm vụ 13 2.3 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán 15 2.3.1 Cơ cấu tổ chức: 15 2.3.2 Đội ngũ cán bộ: 15 2.4 Nguồn lực thông tin đối tượng người dùng tin 15 2.4.1 Nguồn lực thông tin 16 2.4.2 Đối tượng người dùng tin 16 2.5 Thực trạng vấn đề bảo quản tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân 16 2.5.1 Những giải pháp bảo quản tài liệu ưu điểm đạt 16 2.5.2 Những mặt hạn chế tồn đọng 20 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 20 3.1 Nâng cao nhận thức cho cán thư viện người sử dụng thư viện 21 3.1.1 Đối với cán thư viện: 21 3.1.2 Đối với người sử dụng thư viện: 21 3.2 Đảm bảo kinh phí cho cơng tác bảo quản 22 3.3 Đảm bảo môi trường kho chứa đạt tiêu chuẩn 22 3.4 Đảm bảo điều kiện vệ sinh kho chứa 22 3.5 Đảm bảo trang thiết bị - sở vật chất 23 3.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 23 3.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 23 KẾT LUẬN 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined Trịnh Phương Thúy 1908LTH MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thư viện nơi lưu giữ di sản thành văn, giá trị văn hóa nhân loại Nhưng để giá trị sử dụng có hiệu quả, lâu dài, khơng bị hư hỏng, mát cơng tác bảo quản tài liệu (BQTL) đời Trong kinh tế tri thức, nguồn tài nguyên thông tin không ngừng gia tăng, số lượng tài liệu từ xưa đến trở nên khổng lồ nhanh chóng bị lão hóa Việc bảo tồn tài liệu lưu giữ kho tàng tri thức vơ lớn lao ấy, góp phần gìn giữ di sản dân tộc sở để phát triển kinh tế - xã hội Đây nhiệm vụ công tác thông tin – thư viện, đặc biệt thư viện chuyên ngành Bảo quản tài liệu khâu nhỏ công tác hoạt động Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân lại đóng vai trị tương đối lớn việc lưu giữ bảo quản vốn tài liệu, thể chức quan trọng hệ thống thư viện Trung tâm thư viện đóng góp hiệu vào cơng tác đào tạo, nghiên cứu khoa học Nhà trường góp phần thúc đẩy phát triển nghiệp giáo dục đào tạo nước ta giai đoạn Mặc dù không trực tiếp tham gia công tác bảo quản tài liệu thư viện, qua trình tìm hiểu, nhìn nhận, quan sát, trao đổi với cán Trung tâm thư viện Tôi nhận thấy mặt tích cực, điểm nhấn đại vấn đề bảo quản tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Đồng thời nhận thấy điểm, mặt hạn chế tồn đọng khâu bảo quản tài liệu thư viện Qua có đánh giá thực trạng vấn đề bảo quản tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Với lý trên, tơi định chọn đề tài “Tìm hiểu nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân” để làm tập lớn kết thúc học phần Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Phạm vi nghiên cứu: Không gian Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Từ thành lập đến nay, tập trung vào hình thức, đặc điểm vật lý tài liệu Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu: Dựa sở q trình thu thập thơng tin, khảo sát thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân, từ đề xuất số giải pháp cụ thể để hồn thiện cơng tác bảo quản tài liệu, đáp ứng tốt nhiệm vụ lưu trữ, bảo quản tài liệu nâng cao chất lượng hiệu phục vụ người dùng tin Thư viện Nhiệm vụ: Để thực mục tiêu khóa luận cần thực nhiệm vụ sau: - Xác định vai trị quan trọng cơng tác bảo quản tài liệu thư viện - Quan sát tình trạng công tác bảo quản tài liệu Trung tâm Thông tin - Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân - Phân tích, xác định nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân - Đưa giải pháp tăng cường công tác bảo quản tài liệu cho Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Phương pháp nghiên cứu Một số phương pháp sử dụng trình nghiên cứu: - Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích tổng hơp tài liệu - Trao đổi với chuyên gia, cán Trung tâm thư viện Kết cấu tập lớn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận… tập lớn bao gồm 03 chương có nội dung: Chương Cơ sở lý luận công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Chương Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Chương Đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm liên quan công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 1.1.1 Tài liệu Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác (Khoản Điều Luật Lưu trữ 2011) 1.1.2 Lưu trữ Lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu cần thiết 1.1.3 Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp (Điều Luật lưu trữ 2011) 1.1.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ trình áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ bảo đảm an tồn cho tài liệu lưu trữ 1.1.5 Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ hoạt động quan trọng trình lưu trữ hồ sơ, tài liệụ 1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh kiện lịch sử, tượng tự nhiên xã hội, phản ánh trình lao động sáng tạo nhân dân qua thời kỳ lịch sử Tài liệu lưu trữ có tính xác cao: Tài liệu lưu trữ gốc, (trong trường hợp khơng có gốc, thay có giá trị chính), vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn đảm bảo độ tin cậy xác Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý: Tài liệu lưu trữ đăng ký, nhà nước bảo quản tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhà nước 1.3 Phân loại tài liệu lưu trữ - Nhóm tài liệu quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm loại văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hố, qn Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia định - Nhóm tài liệu khoa học cơng nghệ (khoa học kỹ thuật): nhóm tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng cơng trình bản, thiết kế xây dựng sản phẩm công nghiệp; tài liệu điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, đồ Bao gồm có nhiều loại như: vẽ, thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ… - Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép phản ánh lại kiện, tượng xảy tự nhiên xã hội hình ảnh âm kết hợp hình ảnh âm như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ Bao gồm âm bản, dương cuộn phim, ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,… - Nhóm tài liệu văn học nghệ thuật: Phản ánh hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ Bao gồm loại thảo, gốc tác phẩm văn học nghệ thuật… - Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ tiếng 1.4 Các quy định hành công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Điều Luật Lưu trữ 2011 xác định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức công tác lưu trữ: “Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức mình” Điều 25 Luật Lưu trữ 2011 quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ: “1 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết thực biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định khoản Điều ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử phải trả phí theo quy định pháp luật” Điểm c, Khoản Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử quy định: “c) Các quan, tổ chức bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả” 1.5 Nội dung cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ 1.5.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ Tùy theo khối lượng, quy mơ hồ sơ, tài liệu hình thành q trình hoạt động, người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp đảm bảo điều kiện kỹ thuật, mơi trường kho để bảo quản an tồn tài liệu quan, tổ chức Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định hướng dẫn văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng 1.5.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phịng chống ẩm; hệ thống điều hịa khơng khí, hệ thống camera quan sát Trang thiết bị phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng nhiệt độ khơng khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng loại gặm nhấm, ; ảnh hưởng điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu,… 1.5.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản - Phòng chống ẩm tài liệu kho lưu trữ biện pháp: Thơng gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu - Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, thường xuyên vệ sinh kho tàng thiết bị, đảm bảo môi trường kho theo tiêu chuẩn khơng khí, nhiệt độ, ẩm độ,…Các biện pháp diệt ngăn chặn nấm mốc: Dùng hóa chất Một kiện đặc biệt lịch sử Nhà trường vào ngày 30/7/2003, Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 154/2003/QĐ-TTg thành lập Trường Đại học An ninh nhân dân sở Phân hiệu Học viện An ninh nhân dân Từ đây, Nhà trường trở thành trường đại học độc lập hệ thống giáo dục quốc dân ngành Công an, với đầy đủ chứng tích cội nguồn dấu ấn sở đào tạo hình thành từ chiến trường miền Nam kháng chiến chống Mỹ Ngay từ trở thành trường đại học độc lập, Trung tâm Thư viện Nhà trường tập trung nâng cao chất lượng, mở rộng quy mơ để đáp ứng với loại hình đào tạo Nhà trường Đồng thời bổ sung nhiều tài liệu liên quan chuyên sâu An ninh trang thiết bị đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu sinh viên cán Trường Ngày 23/4/2020, Bộ trưởng Bộ Công an ban hành Quyết định số 2061/QĐBCA quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Trường Đại học An ninh nhân dân, tiếp tục giao nhiệm vụ đào tạo sau đại học, bồi dưỡng nghiệp vụ an ninh xây dựng trung tâm nghiên cứu khoa học ngành Công an Với trọng trách Trung tâm Thư viện Trường cập nhật tài liệu chuyên ngành với nâng cao cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ tránh làm hư hại tài liệu lưu trữ từ nhiều năm trước 2.2 Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Thư viện Trường Ngoài chức nhiệm vụ chung giống hệ thống thư viện tồn quốc nói chung thư viện trường cơng an nhân dân nói riêng Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân có chức năng, nhiệm vụ riêng Các chức nhiệm vụ Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân quy định ban hành theo Quyết định số : 188/QĐ-ĐHANND-HCTH ngày 20 tháng năm 2013 Hiệu trưởng Trường Đại học An ninh Nhân dân 2.2.1 Chức Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân đơn vị thuộc Trường 12 Đại học An ninh Nhân dân có chức sau: - Quản lý công tác thông tin - thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ nhà trường; - Khai thác, bổ sung, quản lý phát triển nguồn lực thông tin Thư viện từ nguồn nước đáp ứng nhu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ nhà trường; - Tổ chức, quản lý phát triển dịch vụ thông tin - tư liệu Thư viện; - Quản lý, vận hành trang thiết bị hệ thống thông tin số Thư viện; - Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện; - Tổng hợp, báo cáo việc thực nhiệm vụ Thư viện 2.2.2 Nhiệm vụ - Thực chức quản lý công tác thông tin - thư viện Nhà trường: Tham mưu cho Hiệu trưởng tổ chức, quản lý triển khai hoạt động thông tin - thư viện nhằm phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học trường Đại học An ninh Nhân dân + Xây dựng chiến lược phát triển kế hoạch ngắn hạn dài hạn Thư viện theo chức năng, nhiệm vụ phân công; + Xây dựng qui hoạch, kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu công tác - Thực chức khai thác, bổ sung, quản lý phát triển nguồn lực thông tin Thư viện: + Phối hợp với tất Khoa, Phòng ban, Trung tâm, Nghiệp vụ việc lựa chọn, bổ sung tài liệu nhằm phát huy hiệu công tác, phục vụ tốt cho mục tiêu đào tạo Nhà trường; 13 + Thu nhận lưu chiểu tài liệu nhà trường xuất bản, cơng trình nghiên cứu khoa học nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, ; + Liên kết hợp tác với thư viện nước lĩnh vực phối hợp bổ sung trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực thông tin; + Xử lý nghiệp vụ tất tài liệu bổ sung vào Thư viện; + Tổ chức hệ thống tra cứu thông tin đáp ứng nhu cầu người dùng tin - Thực chức tổ chức, quản lý phát triển dịch vụ thông tin - tư liệu Thư viện: + Tổ chức xử lý, xếp, lưu trữ, bảo quản thông tin - tư liệu Thư viện; + Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu nguồn tài liệu sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện; + Kiểm kê định kỳ vốn tài liệu thư viện; tiến hành lý loại bỏ tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định; + Phối hợp với tất Khoa, Phịng ban, Trung tâm, Nghiệp vụ cơng tác cấp thẻ quản lý bạn đọc - Thực chức quản lý, vận hành trang thiết bị hệ thống thông tin số thư viện: + Quản lý, vận hành trang thiết bị Thư viện; + Quản lý, vận hành khai thác phần mềm Thư viện; + Kiểm kê định kỳ trang thiết bị Thư viện; + Xây dựng, quản lý sở liệu Thư viện; + Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện; - Thực chức nghiên cứu, ứng dụng công nghệ chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện: + Nghiên cứu, ứng dụng tiêu chuẩn tiên tiến vào công tác nghiệp vụ thư 14 viện; + Nghiên cứu, ứng dụng công nghệ đại vào công tác thư viện; + Mở rộng hợp tác với quan, tổ chức nước quốc tế lĩnh vực khoa học thư viện, tham gia hoạt động nghiệp vụ với hệ thống thư viện nước nhằm thúc đẩy nghiệp thư viện thuộc ngành Công an Việt Nam phát triển - Thực chức tổng hợp, báo cáo việc thực nhiệm vụ Thư viện: + Tổng hợp, xây dựng báo cáo định kì báo cáo đột xuất trạng khai thác, sử dụng Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học chuyển giao công nghệ; dựng báo cáo kế hoạch nâng cấp, bổ sung nguồn thông tin tài liệu cho Thư viện 2.3 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán 2.3.1 Cơ cấu tổ chức: - Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân có Giám đốc Phó giám đốc - Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân có phịng, gồm: + Phịng Xử lý thơng tin tư liệu có Trưởng phịng Phó trưởng phịng; + Phịng Cơng nghệ thư viện điện tử có Trưởng phịng Phó trưởng phịng 2.3.2 Đội ngũ cán bộ: Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dânhiện có 20 cán bộ: - 06 Thạc sĩ Thông tin thư viện Công nghệ thông tin - 05 Kỹ sư Công nghệ thông tin - 08 Cử nhân Thông tin Thư viện - 02 Cử nhân Ngoại ngữ 2.4 Nguồn lực thông tin đối tượng người dùng tin 15 2.4.1 Nguồn lực thông tin Là thư viện Trường An ninh lớn phía nam trực thuộc Bộ Cơng An nên nguồn lực thông tin Trung tâm thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân vô phong phú đa dạng Số lượng đầu sách lớn, loại hình tài liệu tương đối đa dạng Ngồi thư viện Nhà trường cịn có lượng tài liệu luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ cao học tài liệu chuyên ngành tiếng nga, tiếng anh có giá trị Hệ thống tra cứu tài liệu thư viện đầu tư trương đối ổn định Tài liệu thư viện bổ sung từ nhiều nguồn cung cấp nộp lưu chiểu, nộp luận văn cao học, nguồn biết tặng… 2.4.2 Đối tượng người dùng tin Đối tượng người dùng tin Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân đa dạng Đối tượng sinh viên Trường Đại học An ninh Nhân dân Ngồi cịn có cán bộ, giảng viên ngồi trường, cán làm luận án tiến sĩ, luận văn cao học… 2.5 Thực trạng vấn đề bảo quản tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Nhìn chung mục đích bảo quản nguyên nhân gây hư hại tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân giống so với thư viện toàn quốc Tuy nhiên thực trạng giải pháp bảo quản tài liệu biện pháp xử lý nguyên nhân phá hủy tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân thể qua: 2.5.1 Những giải pháp bảo quản tài liệu ưu điểm đạt - Xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu: Bảo quản tài liệu việc làm lâu dài, thường xuyên thư viện, thư viện ln lập kế hoạch cụ thể, tồn diện cho hoạt động bảo quản tài liệu thư viện: + Về nhân : Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân có số 16 lượng nhân đông Tất đội ngũ cán thư viện đề trang bị kiến thức việc bảo quản tài liệu Những cán có chuyên mơn cao bảo quản tài liệu, có kiến thức đặc tính hóa lý loại tài liệu, kiến thức môi trường bảo quản tài liệu, khả sửa chữa, phục chế tài liệu … + Về kinh phí: Thư viện sẵn sàng chi kinh phí để mua sắm thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu mua máy hút bụi, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị tiêu diệt sinh vật gây hại cho tài liệu… hay mua sắm thiết bị hỗ trợ cho công tác chuyển dạng tài liệu máy photocopy, máy scan… Và thư viện chi kinh phí để sửa chữa định kỳ trụ sở + Về hoạt động : thư viện xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu trước mắt lâu dài : Chống mối mọt, chống ẩm mốc, sửa chữa tài liệu… - Kho lưu trữ : Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân xây dựng khn viên rộng rãi, thống mát Trường Với kết cấu đất có địa chất thuận lợi cho việc xây dựng cơng trình Thư viện xây dựng địa hình cao ráo, khơng bị ẩm thấp, ngập úng có mưa lớn Mơi trường sạch, khơng nhiễm hạn chế loại sinh vật gây hại cho tài liệu chuột, dán Mặt cơng nghệ cách bố trí bên nhà kho hợp lý Diện tích rộng rãi, thoáng Đặc biệt hệ thống cửa thư viện làm chất liệu kính nhơm hạn chế việc mối, mọt phá hủy cửa phá hủy tài liệu - Xử lý nguyên nhân phá hủy tài liệu + Xử lý vi sinh vật phá hủy tài liệu: Đối với nấm mốc: Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân trang bị hệ thống điều hòa niệt độ phòng để điều hòa nhiệt độ hợp lý làm giảm khả sinh sản phá hủy nấm mốc Đồng thời sử dụng biện pháp làm nấm mốc sử dụng máy hút ẩm, sử dụng hóa chất… Đối với trùng: Đối với trùng, thư viện sử dụng hóa chất có độc 17 để tiêu diệt trùng Đặc biệt mối lồi cơng trùng gây hại nhiều tới tài liệu làm Giấy thư viện trước hết xây dựng nơi cóp địa hình cứng hạn chế có tổ mối thư viện đặt hộp nhử mối để tiêu diệt mối Các hộp nhử mối đặt nơi - Xử lý nguyên nhân vật lý, hóa học: + Kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm: Hệ thống quạt, điều hòa nhiệt độ phòng trang bị đầy đủ Các quạt trần, quạt treo tường bố trí phịng đọc, phịng mượn Hệ thống phịng mượn tầng cịn có hệ thống quạt thong gió nhằm điều hịa độ ẩm nhiệt độ phịng, kho Điều khơng làm mát phục vụ cho bạn đọc mà cịn làm giảm, kiểm sốt nhiệt độ, độ ẩm + Kiểm soát ánh nắng: Ánh sáng yếu tố tự nhiên, ánh nắng mặt trời trực tiếp tác động đến tài liệu làm giòn, gãy, giảm độ bền tài liệu Vì hệ thống cửa kính bố trí rèm che chống Hơn phòng lắp đặt hệ thống ánh sáng từ bóng đèn để phục vụ bạn đọc cán thư viện Nhưng hệ thống bóng đèn bố trí tất hợp lý, khơng trực tiếp chiếu vào tài liệu bóng lắp bóng tp, cho ánh sáng trắng thư viện khơng lắp đặt hệ thống bóng đèn sợi đốt (chỉ sử dụng số bàn làm việc thư viện) + Phịng tránh nhiễm khơng khí: Thư viện xây khn viên trường, rộng rãi, thống mát, khơng nhiễm Vì hạn chế ô nhiễm không khí tác nhân khí thải cơng nghiệp, bụi bẩn, khói… Đối với tác nhân bụi bẩn, thư viện đầu tư mua hệ thống hút bụi, thuê đội ngũ vệ sinh, lau dọn Thường tổ chức xếp, lau chùi kho tài liệu - Đối với thiên tai, hỏa hoạn: Trên giới Việt Nam trứng kiến nhiều thiên tai, hỏa hoạn làm hủy hoại số lượng lớn tài liệu thư viên Vì cơng tác bảo quản phòng chống thiên tai, hỏa hoạn Trung tâm Thư viện Trường Đại học 18 An ninh Nhân dân trọng + Thiên tai: thư viện xây dựng mặt bê tong kiên cố Nơi xây dựng cao không trũng nước Tài liệu thư viện luôn xếp giá, cách mặt đất với độ cao khoảng 25cm + Hỏa hoạn: tốc độ hủy hoại tài liệu hỏa hoạn vơ lớn Chính thư viện thực cách nghiêm túc vấn đề phịng cháy chữa cháy Hệ thống đường điện lắp đặt theo hệ thống ngầm Những trang bị, phương tiện phòng cháy chữa cháy đầu tư, lắp đặt Thư viện lắp đặt hệ thống báo cháy tự động Trang bị bình chữa cháy dập lửa tầng Mỗi phòng trang bị phòng chữa cháy Hệ thống bình chữa cháy, vịi nước chữa cháy, hướng dẫn tiêu lệnh chữa cháy có tất tầng - Giáo dục ý thức bảo quản tài liệu: Đối với cán nhân viên, thư viện đào tạo chuyên môn nghiệp vụ bảo quản tài liệu Mặt khác ý thức, trách nhiệm bảo quản tài liệu cán thư viện tương đối cao Thư viện tổ chức lớp huấn luyện định kỳ công tác bảo quản tồn thư viện Cịn bạn đọc, đặc biệt sinh viên trường Trong đầu khóa học bạn có buổi học nội quy thư viện, đặc biệt công tác bảo quản tài liệu Thư viện nghiêm cấm xử phạt nặng bạn cố tình vi phạm nội quy thư viện, cố ý gây hư hại tài liệu thư viện - Chuyển dạng tài liệu: Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân, tài liệu chuyển dạng nhằm bảo quản tài liệu gốc Các tài liệu CD-ROM, photocopy, microfilm sử dụng phịng Cơng nghệ Thư viện Điện tử, tài liệu số hóa cách cẩn thận, vừa làm tăng ứng dụng công nghệ thông tin thư viện, vừa nhằm mục đích bảo quản nguồn tài liệu gốc - Ngồi thư viện cịn có biện pháp bảo quản tài liệu khác phục chế 19 nguồn liệu, đào tạo cán chuyên sâu bảo quản tài liệu, bổ sung hệ thống an ninh bảo vệ… 2.5.2 Những mặt hạn chế tồn đọng Ngoài ưu điểm đạt được, qua trình thực tập em nhận thấy Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân có mặt hạn chế công tác bảo quản tài liệu Một số mặt hạn chế kể đến như: - Việc sử dụng hóa chất có tác dụng gây hại đến thân phận nhân người dùng tin - Hệ thống cửa kính trang bị đầy đủ số cửa bị hỏng khóa chưa sửa - Hệ thống rèm hạn chế - Hệ thống quạt cịn nhiều bị hỏng, bị khơ dầu chưa sửa chữa, thay - Tại hệ thống phòng đọc, số tài liệu có lẽ sử dụng nên nhiều bụi bẩn chưa lau dọn - Bạn đọc thư viện số có ý thức việc bảo quản tài liệu: Gấp sách để đọc, tự ý để sách không vị trí, lấy sách khơng cách giá… - Một số nhân viên cịn chưa thực có trách nhiệm cao công tác bảo vệ ăn kẹo bánh… điều dễ thu hút trùng gây hại cho tài liệu CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN Qua quan sát nhìn nhận ưu điểm mặt cịn tồn đọng cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Trung tâm thư viện 20 Trường Đại học An ninh Nhân dân Tôi xin đề xuất số giải pháp mong thư viện phát triển tốt ưu điểm khắc phục hạn chế cịn tồn đọng cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ Để từ thư viện vững bước lên phát triển 3.1 Nâng cao nhận thức cho cán thư viện người sử dụng thư viện 3.1.1 Đối với cán thư viện: Người cán thư viện thường xuyên tiếp xúc với tài liệu, người cán phải có nhận thức vai trị quan trọng việc thực tốt nhiệm vụ bảo quản Vì vậy, cần quán triệt đến tất cán thư viên ý thức bảo quản tai liệu khâu công tác từ lựa chọn, bổ sung, biên mục, tổ chức phục vụ, vệ sinh kho tàng, tài liệu, tu sủa sách…Ban hành quy chế bảo quản tìa iệu cho cán thư viện Tìm cán quản lý cơng tác bảo quản có kỹ thuật bảo quản khó chưa có mơn riêng biệt Vì vậy, cán đào tạo nghiệp vụ thư viện có kiến thức nhập mơn vè bảo quản tài liệu Chính thế, có cán chuyên trách bảo quản tài liệu việc cần thiết thư viện Tổ chức lớp tập huấn cho cán thư viện bảo quản tài liệu, trao đổi kinh nghiệm bảo quản tài liệu cán đào tạo cán lâu năm Cử cán tham gia lớp tập huấn bảo tài liệu tập huấn cho cán an tồn điện phịng cháy chữa cháy có điều kiện 3.1.2 Đối với người sử dụng thư viện: Trách nhiệm bạn đọc bảo quản, giữ gìn vốn tài liệu thư viện Hầu bạn đọc có ý thức giữ gìn tài sản thư viện bảo quản vốn tài liệu Nhưng kiến thức hạn chế nên nhiều lúc họ vãn làm hư hại tài liệu Giáo dục người sử dụng tài liệu cách nhiệm vụ lâu dài công tác 21 bạn độc Nâng cao ý thức người đọc cần lưu ý đến tâm lý người đọc nên sửu dụng, số hình thức biện pháp sau: - Trước bạn đọc nhận thẻ thư viện, nên mở lớp tập huấn: giới thiệu phòng ban, chức thư viện, sơ đồ thư viện, cửa thoát hiểm, hướng dẫn tra tìm tài liệu, nội quy quy định thư viện, thực quyền nghĩa vụcủa bạn đọc có quyền sử dụng bảo vệ vốn tài liệu - Cần xây dựng phổ biến nội dung công tác bảo quản đến người sử dụng tài liệu; mở rộng việc bồi dưỡng nhận thức bảo quản cho bạn đọc, phát tờ rơi sử dụng tài liệu cách cho độc giả - Đưa bạn đọc trở thành đối tượng tham gia trình bảo quản tài liệu đơn vị thiết kế phiếu báo cáo tình trạng tài liệu để người sử dụng tài liệu báo cáo tình trạng tài liệu có dấu hiệu bất thường tài liệu (rách, nát, trang…) 3.2 Đảm bảo kinh phí cho cơng tác bảo quản Kinh phí quan trọng cơng tác bảo quản tài liệu Thư viện nên lập kế hoạch để dự trù kinh phí để đảm bảo cơng tác bảo quản vốn tài liệu Nguồn kinh phí bao gồm: Kinh phí mua sắm thiết bị bảo quản, phục chế tài liệu, kinh phí chống mối mọt, côn trùng, động vật kho tài liệu; tập huấn chữa cháy, thiên tai lũ lụt, nâng cao nghiệp vụ cho cán thư viện 3.3 Đảm bảo môi trường kho chứa đạt tiêu chuẩn Gồm có: Nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, lọc khí lưu thơng khí Mơi trường xung quanh có tác động trực tiếp đến tài liệu hàng ngày, hành Cần xây dựng mơi trường có điều kiện, khí hậu vệ sinh lý tưởng Sử dụng điều hòa quạt thư viện cách hợp lý để đảm bảo nhiệt độ kho lưu trữ Trung tâm thư viện Nhà trường 3.4 Đảm bảo điều kiện vệ sinh kho chứa 22 Chống nấm mốc, chống côn trùng, chống chuột… Vệ sinh tài liệu kệ tài liệu thường xun khơng để tình trạng tài liệu bị bụi bẩn 3.5 Đảm bảo trang thiết bị - sở vật chất Trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ phương tiện để bảo quản phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ, thông thường kho lưu trữ có thiết bị: Giá, tủ, hộp bìa, cặp đựng tài liệu, điều hịa, quạt… Luôn kiểm tra sửa chữa kịp thời trang thiết bị nhằm phục vụ tốt cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 3.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay không, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua cơng tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng văn thư nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa Thực sách khen thưởng cán hồn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo công việc Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm cán vi phạm quy định văn thư, lưu trữ 3.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Hiện nay, nhiệm vụ bảo quản tài liệu an toàn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan lưu trữ giới 23 Thực chủ trương “Số hóa tài liệu điện tử” sử dụng, bảo quản, lưu trữ kết ghi âm ghi hình có âm Trung tâm thư viện cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo nhà Trường để triển khai kế hoạch số hóa tài liệu điện tử đồng 24 KẾT LUẬN Bảo quản tài liệu lưu trữ nhiệm vụ công tác thông tin – thư viện, đặc biệt thư viện chuyên ngành Hoạt động nghiên cứu khoa học cần “đứng vai người khổng lồ”, hỗ trợ chặt chẽ thành tựu nghiên cứu trước để lại mà thư vienj đáp ứng đầy đủ nhu cầu Đối với Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân thư viện trường Đại học nơi đào tạo cán Công an nhân dân ưu tú tương lai đất nước xã hội quan tâm, thư viện công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn hết Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân xác định tầm quan trọng bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản thư viện thực số công việc: thực đầy đủ sách công tác bảo quản tài liệu theo Nhà nước quy định, phân công nhiệm vụ bảo quản cho số cán bộ, quan tâm đến việc tạo dựng môi trường bảo quản, thường xuyên chỉnh đốn vệ sinh kho tài liệu, đóng bìa tài liệu, sửa chữa tu bổ tài liệu hư hỏng, đào tạo nâng cao trình độ cán bảo quản tài liệu; giáo dục nâng cao ý thức cho bạn đọc bảo quản tài liệu Tuy nhiên công tác bảo quản tài liệu Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân cịn hạn chế thiếu kinh phí, trụ sở chưa đồng bộ, kho tàng, chưa có danh mục tài liệu sửa chữa, chưa xây dựng kế hoạch phịng chống thiên tai, dịch họa Cơng tác bảo quản vốn tài liệu công tác phức tạp, khơng đồi hỏi cán thư viện phải có kiến thức nghiệp vụ thư viện mà cịn phải biết ứng dụng thành tựu ngành khoa học kỹ thuật khác Người làm công tác bảo quản phải nhận thức đắn vị trí, ý nghĩa cảu cơng tác Trong q trình thực nghiệp vụ, người cán phải thận trọng, việc vận dụng biện pháp 25 khoa học kỹ thuật vào bảo vệ tài liệu, tu bổ tài liệu Qua tìm hiểu trao đổi với cán Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân làm tập kết thúc học phần, tơi tìm hiểu nhiều thơng tin Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân, khâu, công tác nghiệp vụ thư viện nói chung đặc biệt vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu thư viện nói riêng Một vấn đề nói khơng trọng cơng tác khác lại vấn đề quan trọng để đảm bảo chức chung thư viện - chức bảo quản Qua tơi biết kỹ năng, cách thức, hình thức bảo quản tài liệu Những nguyên nhân gây hư hại tài liệu biện pháp phòng tránh Biết hoạt động thực tiễn, biết kỹ thực tiễn thư viện thực mà điều đó, qua sách biết 26 ... nội quy thư viện, cố ý gây hư hại tài liệu thư viện - Chuyển dạng tài liệu: Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân, tài liệu chuyển dạng nhằm bảo quản tài liệu gốc Các tài liệu CD-ROM,... thống thư viện toàn quốc nói chung thư viện trường cơng an nhân dân nói riêng Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân có chức năng, nhiệm vụ riêng Các chức nhiệm vụ Thư viện Trường Đại học An ninh. .. TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 2.1 Khái quát Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Trung tâm Thư viện Trường Thư viện Nhà trường