Tiểu luận Bảo quản tài liệu tại Thư viện Trường đại học An ninh nhân dân

ĐỀ TÀI Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân BÀI TẬP LỚN Trịnh Phương Thúy 1908LTH. Bảo quản tài liệu mặc dù chỉ là một khâu nhỏ trong công tác hoạt động của Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân nhưng nó lại đóng vai trò tương đối lớn trong việc lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu, thể hiện một chức năng chính quan trọng của hệ thống các thư viện. Trung tâm thư viện đã đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường và góp phần thúc đẩy sự phát triển của sự nghiệp giáo dục đào tạo của nước ta trong giai đoạn mới.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI:

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Thư viện - Trường Đại học

An ninh Nhân dân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của bài tập lớn 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 4

1.1 Một số khái niệm liên quan về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 4

1.1.1 Tài liệu 4

1.1.2 Lưu trữ 4

1.1.3 Tài liệu lưu trữ 4

1.1.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ 4

1.1.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 5

1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 5

1.3 Phân loại tài liệu lưu trữ 5

1.4 Các quy định hiện hành về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 6

1.5 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 7

1.5.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 7

1.5.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản 7

1.5.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản 7

1.5.4 Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ 8

1.5.5 Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ 8

1.6 Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu 9

1.7 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu trong thư viện 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 11

2.1 Khái quát về Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân 11

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thư viện Trường 11

2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thư viện Trường 12

2.2.1 Chức năng 12

2.2.2 Nhiệm vụ 13

2.3 Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ 15

2.3.1 Cơ cấu tổ chức: 15

2.3.2 Đội ngũ cán bộ: 15

2.4 Nguồn lực thông tin và đối tượng người dùng tin 15

2.4.1 Nguồn lực thông tin 16

2.4.2 Đối tượng người dùng tin 16

2.5 Thực trạng vấn đề bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân 16

2.5.1 Những giải pháp bảo quản tài liệu và ưu điểm đạt được 16

2.5.2 Những mặt hạn chế còn tồn đọng 20

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 20

3.1 Nâng cao nhận thức cho cán bộ thư viện và người sử dụng thư viện 21

3.1.1 Đối với cán bộ thư viện: 21

3.1.2 Đối với người sử dụng thư viện: 21

3.2 Đảm bảo kinh phí cho công tác bảo quản 22

3.3 Đảm bảo môi trường kho chứa đạt tiêu chuẩn 22

3.4 Đảm bảo điều kiện vệ sinh kho chứa 22

3.5 Đảm bảo trang thiết bị - cơ sở vật chất 23

3.6 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 23

3.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 23

KẾT LUẬN 25

TÀI LIỆU THAM KHẢO Error! Bookmark not defined.

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Thư viện là nơi lưu giữ các di sản thành văn, các giá trị văn hóa của nhân loại Nhưng để các giá trị này sử dụng có hiệu quả, lâu dài, không bị hư hỏng, mất mát thì công tác bảo quản tài liệu (BQTL) đã được ra đời

Trong nền kinh tế tri thức, nguồn tài nguyên thông tin không ngừng gia tăng,

số lượng tài liệu từ xưa đến nay đã trở nên khổng lồ và nhanh chóng bị lão hóa Việc bảo tồn tài liệu chính là lưu giữ kho tàng tri thức vô cùng lớn lao ấy, góp phần gìn giữ di sản dân tộc và là cơ sở để phát triển nền kinh tế - xã hội Đây cũng là một trong những nhiệm vụ cơ bản của công tác thông tin – thư viện, đặc biệt là các thư viện chuyên ngành

Bảo quản tài liệu mặc dù chỉ là một khâu nhỏ trong công tác hoạt động của Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân nhưng nó lại đóng vai trò tương đối lớn trong việc lưu giữ và bảo quản vốn tài liệu, thể hiện một chức năng chính quan trọng của hệ thống các thư viện Trung tâm thư viện đã đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường và góp phần thúc đẩy

sự phát triển của sự nghiệp giáo dục đào tạo của nước ta trong giai đoạn mới Mặc

dù không được trực tiếp tham gia công tác bảo quản tài liệu của thư viện, nhưng qua quá trình tìm hiểu, nhìn nhận, quan sát, trao đổi với các cán bộ Trung tâm thư viện Tôi nhận thấy được những mặt tích cực, những điểm nhấn hiện đại của vấn đề bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân Đồng thời cũng nhận thấy được những điểm, những mặt hạn chế còn tồn đọng trong khâu bảo quản tài liệu của thư viện Qua đó có những đánh giá về thực trạng của vấn đề bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

Với những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu nội dung công tác

bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân”

để làm bài tập lớn kết thúc học phần của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm thư

viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

Phạm vi nghiên cứu: Không gian Trung tâm Thư viện Trường Đại học An

ninh Nhân dân Từ khi thành lập đến nay, tập trung vào hình thức, đặc điểm vật lý của tài liệu

3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ:

Để thực hiện mục tiêu trên khóa luận cần thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Xác định vai trò quan trọng của công tác bảo quản tài liệu trong thư viện

- Quan sát tình trạng công tác bảo quản tài liệu ở Trung tâm Thông tin - Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

- Phân tích, xác định những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

- Đưa ra các giải pháp tăng cường công tác bảo quản tài liệu cho Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích và tổng hơp tài liệu

- Trao đổi với chuyên gia, cán bộ Trung tâm thư viện

5 Kết cấu của bài tập lớn

Ngoài các phần như Mở đầu, Kết luận… bài tập lớn bao gồm 03 chương có nội dung:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Chương 2 Thực trạng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Thư

viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

Chương 3 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác bảo quản tài

liệu lưu trữ tại Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh Nhân dân

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU

LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm liên quan về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

1.1.1 Tài liệu

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức, cá nhân

cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi

âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác (Khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011)

1.1.2 Lưu trữ

Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ

có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết

1.1.3 Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (Điều 2 Luật lưu trữ 2011)

1.1.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ

1.1.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng của quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệụ

1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử

Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính (trong trường hợp không có bản gốc, bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính), do vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm bảo độ tin cậy và chính xác

Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý: Tài liệu lưu trữ được đăng

ký, nhà nước bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của nhà nước

1.3 Phân loại tài liệu lưu trữ

- Nhóm tài liệu về quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm các loại văn bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, quân sự Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào mỗi giai đoạn lịch sử và mỗi quốc gia nhất định

- Nhóm tài liệu về khoa học công nghệ (khoa học kỹ thuật): là nhóm tài liệu

có nội dung phản ánh về các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình cơ bản, thiết kế xây dựng các sản phẩm công nghiệp; tài liệu về điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, bản đồ Bao gồm có nhiều loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ…

- Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép và phản ánh lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong tự nhiên và xã hội bằng hình ảnh và âm thanh hoặc kết hợp hình ảnh và âm thanh như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi từ Bao gồm âm bản, dương bản của các cuộn phim, ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình,…

- Nhóm tài liệu về văn học nghệ thuật: Phản ánh các hoạt động sáng tác văn học nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ Bao gồm các loại bản thảo, bản gốc các tác phẩm văn học nghệ thuật…

- Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng

1.4 Các quy định hiện hành về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 6 Luật Lưu trữ 2011 xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan,

tổ chức trong công tác lưu trữ: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình”

Điều 25 Luật Lưu trữ 2011 quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ:

“1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo

vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ

2 Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có đủ điều kiện bảo

vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy định của pháp luật”

Điểm c, Khoản 1 Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử quy định: “c) Các cơ quan, tổ chức bố trí kho lưu

trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả”

1.5 Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

1.5.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ

Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ

có diện tích phù hợp và đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức mình Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu

áp dụng, vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng

1.5.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản

Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, hệ thống camera quan sát Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ không khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm, ; ảnh hưởng do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu,…

1.5.3 Xử lý kỹ thuật bảo quản

- Phòng chống ẩm tài liệu trong kho lưu trữ bằng các biện pháp: Thông gió; dùng chất hút ẩm; bao gói cách ly độ ẩm; dùng máy hút ẩm; sấy tài liệu

- Phòng chống nấm mốc: Tài liệu đưa vào kho phải khô, sạch, khử trùng, thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị, đảm bảo môi trường kho theo tiêu chuẩn về không khí, nhiệt độ, ẩm độ,…Các biện pháp diệt và ngăn chặn nấm mốc: Dùng hóa chất

diệt nấm mốc trong kho theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn tránh gây hư hỏng tài liệu và ảnh hưởng độc hại cho người lưu trữ

- Phòng chống côn trùng gây hại: Đối với tài liệu có các loại côn trùng gây hại như chuột, bọ, gián, kiến, mối, mọt,…Khi phát hiện tài liệu bị côn trùng gây hại cần có phương án xử lý phù hợp cho từng loại côn trùng

- Phòng chống cháy: Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện đảm bảo an toàn về điện trong kho, trang bị hệ thống báo cháy, hệ thống chữa cháy theo tiêu chuẩn quy định

1.5.4 Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ

- Phương pháp sắp xếp: Tổ chức thực hiện sắp xếp khoa học trong kho lưu trữ: Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ; sắp xếp tài liệu lên giá; sắp xếp giá trong kho

- Chế độ kiểm tra bảo vệ và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ: Thủ trưởng cơ quan cần ban hành nội quy, quy chế quản lý việc ra vào kho; chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất tình hình quản lý, bảo quản tài liệu; chế độ vệ sinh kho và tài liệu định kỳ; quy định tổ chức sử dụng tài liệu, trong đó có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu; kiểm tra theo dõi việc xuất nhập tài liệu,…

1.5.5 Tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ cần được phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị, thống kê, khảo sát tình trạng vật lý của tài liệu, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn có nguy cơ

hư hỏng cần có giải pháp tu bổ, phục chế

Các hình thức được sử dụng trong tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy…Phục chế tài liệu là tái tạo lại tài liệu và thông tin tài liệu lưu trữ khi tài liệu bị mất mát hoặc hư hỏng quá nặng không thể sửa chữa được

Tu bổ và phục chế tài liệu chỉ áp dụng đối với tài liệu lịch sử, tài liệu có giá trị cao, không áp dụng đối với tài liệu hiện hành

- Tu bổ tài liệu lưu trữ: là sửa chữa tài liệu lưu trữ bị hư hỏng Tu bổ tài liệu

lưu trữ thuộc quy trình nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm sửa chữa vật mang tin tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Tùy theo các loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau, (tài liệu giấy thường, tài liệu bản vẽ kỹ thuật, tài liệu bản đồ,…) mà áp dụng các biện pháp kỹ thuật khác nhau Căn cứ vào mức độ hư hỏng của tài liệu lưu trữ, sẽ có phương pháp tu bổ phù hợp,

+ Tu bổ tài liệu bằng vải: áp dụng cho tài liệu bản đồ

+ Ép màng mỏng hoặc làm bao bảo vệ tài liệu

- Phục chế tài liệu: là khôi phục lại các đặc tính ban đầu của tài liệu đối với

tài liệu bị hư hỏng nặng

Phục chế tài liệu được đặt ra đối với tài liệu cổ đã bị hư hỏng nặng, rách nát, thường là mất đi một phần vật mang tin tài liệu

Nhiệm vụ của phục chế, khác với tu bổ, sửa chữa tài liệu là phải khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu chính xác của tài liệu ngay trên tài liệu bị hư hại hoặc trên một nền vật mang tin khác có cùng chất liệu của tài liệu gốc

Trong quá trình phục chế tài liệu, tuyệt đối không được tự thêm các thông tin

1.6 Ý nghĩa của công tác bảo quản tài liệu

- Góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc và nhân loại

- Góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin

- Góp phần tiết kiệm ngân sách cho thư viện

1.7 Các nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu trong thư viện

- Nguyên nhân sinh vật

- Thiên tai và hỏa hoạn

- Sự lão hóa của tài liệu

- Tác động của con người

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN NINH NHÂN DÂN 2.1 Khái quát về Trung tâm Thư viện Trường Đại học An ninh nhân dân

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Thư viện Trường

Thư viện Nhà trường được thành lập sau ngày thành lập Trường ngày 9/10/1963

Trải qua nhiều giai đoạn Nhà trường với các tên gọi khác nhau, như: Trường

An ninh Trung ương Cục miền Nam (1963-1976); Trường Bổ túc Sĩ quan Công an nhân dân (1976-1984); Trường Cao đẳng An ninh nhân dân II (1984-1989); Trường Đại học An ninh nhân dân cơ sở phía Nam (1989-1995); Phân hiệu Đại học An ninh nhân dân (1995-2001); Phân hiệu Học viện An ninh nhân dân (2001-2003)