Lưu trữ nam kỳ thời thuộc pháp (1858 1945)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HÀ MINH MINH ĐỨC LƯU TRỮ NAM KỲ THỜI THUỘC PHÁP (1858 – 1945) LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2019 MỤC LỤC DẪN LUẬN Chƣơng BỐI CẢNH CHUNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ LƢU TRỮ Ở NAM KỲ TRƢỚC THỜI THUỘC PHÁP 1.1 Bối cảnh chung Nam Kỳ 1.1.1 Bối cảnh lịch sử Việt Nam trước bị Pháp xâm lược 1.1.2 Thực dân Pháp xâm lược thiết lập cai trị Nam Kỳ 10 1.1.3 Tổ chức máy hành Nam Kỳ 12 1.2 Khái quát lưu trữ Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp 16 1.2.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 17 1.2.2 Lưu trữ Nam Kỳ trước thời thuộc Pháp 19 Tiểu kết chƣơng 23 CHƢƠNG 25 QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở NAM KỲ THỜI THUỘC PHÁP 25 2.1 Xây dựng, ban hành văn quản lý lưu trữ 25 2.2 Xây dựng tổ chức nhân lưu trữ Nam Kỳ 33 2.2.1 Tổ chức lưu trữ 33 2.2.2 Nhân lưu trữ 38 2.3 Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 45 2.3.1 Thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ 46 2.3.2 Phân loại tài liệu 50 2.3.3 Tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ 63 2.3.4 Thực chế độ tra, báo cáo 67 Tiểu kết chƣơng 69 Chƣơng 71 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ LƢU TRỮ NAM KỲ THỜI THUỘC PHÁP 71 3.1 Những thành hạn chế lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp 71 3.1.1 Thành 71 3.1.2 Hạn chế 77 3.2 Một số học kinh nghiệm 79 Tiểu kết chƣơng 82 KẾT LUẬN 84 TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 PHỤ LỤC 93 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực chưa cơng bố, tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Học viên cao học Hà Minh Minh Đức LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trình học tập trường Vốn kiến thức quý báu không tảng để thực luận văn mà cịn tảng cho q trình nghiên cứu học tập sau Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng giảng viên hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình hướng dẫn, bảo động viên, khích lệ nhiều để học viên hồn thành luận văn Xin chân thành cảm ơn gia đình, anh chị, bạn bè đồng nghiệp tạo điều kiện hỗ trợ, cung cấp tư liệu để giúp tơi hồn thành đề tài Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên đề tài khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp q Thầy Cơ để học viên hồn thiện đề tài tốt DẪN LUẬN Lý nghiên cứu Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa, tài sản đặc biệt quốc gia Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh cách toàn diện, trung thực mặt đời sống xã hội, có ý nghĩa to lớn xây dựng bảo vệ đất nước Trong chiều dài lịch sử Việt Nam nói chung lịch sử lưu trữ Việt Nam nói riêng, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng nguồn sử liệu tin cậy cho nghiên cứu lịch sử, địa lý, xã hội, kinh tế, trị, v.v… đất nước việc nghiên cứu lưu trữ giai đoạn lịch sử đóng góp kỹ sâu rộng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ người làm công tác lưu trữ Tháng năm 1858, Pháp nổ phát súng vào Đà Nẵng, mở đầu cho chiến tranh xâm lược Việt Nam Ngày tháng năm 1884, hịa ước Patenơtre ký kết kinh Huế gồm có 19 điều khoản, chia nước Việt Nam làm ba xứ: Bắc Kỳ, Trung Kỳ Nam Kỳ ba chế độ khác Mỗi kỳ có chế độ cai trị riêng ba nước riêng biệt Nam Kỳ xứ thuộc địa Pháp, Bắc Kỳ Trung Kỳ xứ Pháp bảo hộ triều đình nhà Nguyễn danh nghĩa quyền kiểm sốt Sau hồn tất cơng chiếm đóng, Pháp bắt đầu thiết lập hệ thống tổ chức máy nhà nước Việt Nam Đây giai đoạn giao thoa phong kiến nhà Nguyễn văn minh phương Tây Sự xuất chủ nghĩa tư ảnh hưởng lớn đến phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội Nam Kỳ, đặc biệt Nam Kỳ khu vực giao lưu, tiếp xúc với thương mại, văn hóa phương Tây nhiều Để điều hành thống tập trung, quyền thực dân Pháp ban hành nhiều văn quy định nhiều mặt hoạt động Pháp Đơng Dương nói chung Việt Nam nói riêng Từ đây, tài liệu hành máy quyền sản sinh ngày nhiều Để tiến hành lưu trữ tài liệu sản sinh q trình hoạt động máy quyền thực dân, phủ Pháp ban hành nhiều văn quy định công tác lưu trữ Tuy nhiên, Pháp bận tâm đến việc bình định khởi nghĩa nhân dân Việt Nam công khai thác thuộc địa nên công tác lưu trữ giai đoạn chưa quan tâm trọn vẹn Trải qua gần nửa thập kỷ đô hộ, Pháp để lại hệ thống lưu trữ hoàn chỉnh, làm tiền đề cho hệ thống lưu trữ sau Việt Nam Có thể nói, cơng tác lưu trữ giai đoạn Đơng Dương nói chung Nam Kỳ nói riêng có nhiều thành quan trọng, giữ vị trí vai trò to lớn hệ thống tổ chức máy nhà nước quyền Pháp, áp dụng xuyên suốt qua ba nước Đông Dương: Lào, Việt Nam, Campuchia Tìm hiểu lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung lịch sử lưu trữ Nam Kỳ nói riêng nhiệm vụ quan trọng có tính cần thiết giai đoạn nay, góp phần bổ sung vào tiến trình phát triển lưu trữ Việt Nam Nghiên cứu lưu trữ giai đoạn giúp mơ tả tranh tồn cảnh cơng tác lưu trữ, vấn đề mang tính pháp lý quy định chung cơng tác lưu trữ quốc, để lại nhiều học lý luận khoa học lưu trữ, chuyên môn, nghiệp vụ, đào tạo nhân cho công tác lưu trữ sâu rộng Vì lý nêu trên, học viên chọn đề tài: “Lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp (1858 – 1945)” làm luận văn Thạc sĩ Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu đề tài sở tìm hiểu lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp giai đoạn 1858 – 1945, cụ thể tìm hiểu trình hình thành, tổ chức, nhân hoạt động nghiệp vụ lưu trữ quyền thuộc địa Pháp Nam Kỳ, luận văn đưa đánh giá vai trò lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp, lưu trữ đại lịch sử lưu trữ Việt Nam, đặc biệt bỏ qua giá trị khối tài liệu lưu trữ Nam Kỳ, việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nam Kỳ thời đại số học kinh nghiệm lưu trữ nước ta 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu, mô tả lại bối cảnh lịch sử Nam Kỳ nói riêng, Việt Nam nói chung giai đoạn thuộc Pháp thiết lập hành Pháp Nam Kỳ để làm sở cho hình thành hệ thống lưu trữ Nam Kỳ - Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống văn quản lý lưu trữ quyền thuộc địa Pháp ban hành Nam Kỳ từ Tồn quyền Đơng Dương để làm sở pháp lý cho tổ chức lưu trữ mặt hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Nam Kỳ - Nghiên cứu tình hình hoạt động lưu trữ Nam Kỳ thông qua báo cáo định kỳ hoạt động văn trao đổi Sở Lưu trữ Thư viện Nam Kỳ với Nha Lưu trữ Thư viện Đông Dương nhằm đánh giá thực trạng lưu trữ Nam Kỳ giai đoạn thuộc Pháp - Trên sở đánh giá thực trạng, luận văn đưa số đánh giá lưu trữ Nam Kỳ thuộc Pháp, nêu bật giá trị khối tài liệu Nam Kỳ đưa số học rút từ lưu trữ Nam Kỳ lưu trữ nước ta Lịch sử nghiên cứu đề tài Luận án tiến sĩ Les archives coloniales au Vietnam (1858-1954) Les fonds conservés au Dépôt Central de Hanoi, Fonds de la Residence supérieure au Tonkin (Tạm dịch: Lưu trữ thuộc địa Việt Nam (1858-1945) Các phông bảo quản kho Lưu trữ Trung ương Hà Nội, phông Phủ Thống sứ Bắc Kỳ) Tiến sĩ Đào Thị Diến vào năm 2004 nghiên cứu mang tính tổng thể khái quát lưu trữ quyền Pháp Việt Nam Kế đến tác phẩm Lịch sử lưu trữ Việt Nam tập thể tác giả Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng xuất năm 2012 Nhà xuất Đại học Quốc gia TPHCM Tác phẩm mơ tả lại q trình hình thành phát triển lưu trữ Việt Nam qua giai đoạn từ thời phong kiến đến đại Trong đó, chương IV V tác phẩm tiến sĩ Đào Thị Diến chủ biên giới thiệu bao qt có hệ thống q trình hình thành phát triển lưu trữ Việt Nam thời thuộc Pháp (1858-1945) bình diện tổ chức, nhân hoạt động Tuy nhiên, cơng trình nghiên cứu lịch sử nên nội dung tiếp cận không sâu vào mặt chuyên môn, nghiệp vụ ngành lưu trữ Nhìn chung, hai chương nói tác phẩm cung cấp tranh tồn cảnh cơng tác lưu trữ thời thuộc Pháp, giúp định hình khơng gian thời gian nghiên cứu cho luận văn Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quan thực chức lưu trữ khối tài liệu giai đoạn Việt Nam thuộc Pháp, bật phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ đa dạng phong phú nội dung mà khối tài liệu mang lại Khi nghiên cứu đề tài luận văn, tư liệu lưu trữ khai thác trung tâm, bỏ qua ấn phẩm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II ban hành như: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II - 35 năm đường phát triển (19762011) Phần thứ – Những sở, tiền đề cho đời Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, có tổng quan q trình hình thành, hoạt động lưu trữ quyền thuộc địa Pháp 1858-1945 giá trị mà hoạt động lưu trữ để lại nay; ấn phẩm Tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ (1858-1945) – giá trị nguồn di sản giới thiệu chi tiết giá trị tài liệu phơng Phủ Thống đốc Nam Kỳ, từ q trình hình thành đến nội dung tài liệu, có khái quát trình tổ chức quản lý tài liệu quyền thuộc địa Pháp Nam Kỳ Đơng Dương nói chung Cuối cùng, hội thảo khoa học kết hợp trung tâm Lưu trữ Quốc gia II trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn (ĐHQG-HCM) vào năm 2014 cho đời ấn phẩm Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ tiềm di sản tư liệu” Nội dung kỷ yếu giới thiệu cách khái quát khối tài liệu phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ giá trị to lớn nhiều mặt mà khối tài liệu mang lại Phông Phủ Thống đốc Nam Kỳ phơng có số lượng lớn (khoảng 2.400 mét tổng số 4.000 mét giá tài liệu) toàn tài liệu lưu trữ Nam Kỳ thuộc Pháp Khi nghiên cứu ấn phẩm này, tác giả luận văn tìm hiểu vai trị giá trị to lớn nguồn tài liệu Nam Kỳ, đặc biệt thơng qua góc độ nghiên cứu nhiều chuyên gia đầu ngành khoa học lịch sử, lưu trữ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam quan ngôn luận Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, nghiên cứu lịch sử, pháp chế, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ liên quan đến lưu trữ Việt Nam Tạp chí có nhiều viết đề cập đến trình hình thành, tổ chức, hoạt động lưu trữ giai đoạn Nam Kỳ thuộc Pháp, cụ thể kể đến viết tác giả Đào Thị Diến: “Những văn lưu trữ Việt Nam thời kỳ thuộc địa đời nào?” (kỳ 1-1995); “Sự thành lập Kho lưu trữ Nam Kỳ - quan lưu trữ có tính chất khu vực Đông Dương” (kỳ 2-1995); “Sở Lưu trữ Thư viện Đơng Dương q trình hình thành phát triển” (kỳ 3-2002) Trong viết tác giả Đào Thị Diến, trình hình thành phát triển lưu trữ Nam Kỳ thuộc Pháp trước năm 1917 mô tả cách khái quát, khẳng định việc thành lập kho lưu trữ Nam Kỳ, quan lưu trữ Pháp Đông Dương, vào năm 1909 kiện quan trọng bước phát triển công tác lưu trữ Việt Nam Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: tổ chức lưu trữ trung ương, địa phương hoạt động nghiệp vụ lưu trữ Nam Kỳ thời thuộc Pháp Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Nam Kỳ - Thời gian: từ năm 1858 đến năm 1945 Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Đề tài cung cấp cho nhà nghiên cứu Việt Nam nói chung Nam Kỳ nói riêng tranh khái quát công tác lưu trữ Nam Kỳ giai đoạn 1858-1945, quyền thực dân Pháp thiết lập móng thiết thực công tác lưu trữ Việt Nam Lƣợc dịch: Điều 1: Bổ sung cho Nghị định ngày 26 tháng năm 1908 việc cấp thêm 1.200 francs cho ông Vabois để thực chức thư ký-lưu trữ viên Phủ Thống đốc Nam Kỳ Điều 2: Lưu trữ Phủ Thống đốc Nam Kỳ sáp nhập vào thư viện Điều 3: Thủ thư chịu trách nhiệm trông coi lưu trữ tất hồ sơ liên quan đến quan Điều 4: Trong khả này, ông Griffa nhận khoản bổ sung 2.000 francs, ghi chương - phần 2, điều 1, đoạn B ngân sách địa phương Nam Kỳ Điều 5: Tất điều khoản trái với Lệnh bãi bỏ Sài Gòn, ngày 17 tháng năm 1909 Ernest Outrey 96 Phụ lục Nghị định ngày 26/04/1909 Thống đốc Nam Kỳ E Outrey việc thành lập Kho Lƣu trữ Nam Kỳ (Nguồn: Cơng báo hành Nam Kỳ năm 1909, trang 994-995) 97 Lƣợc dịch: Điều 1: Các Lưu Trữ Nam Kỳ nơi cất giữ tất văn pháp luật quyền cơng hành chính, liên quan đến thành lập quản lý tồn Thuộc địa, tổ chức theo cấp địa phương Điều 2: Các văn pháp luật nhắc điều thu thập kho Thủ thư trơng coi chịu trách nhiệm chăm sóc 98 Điều 3: Một quy định đặc biệt đính kèm theo Nghị định xác định chức Sở Lưu trữ Điều 4: Lưu trữ viên có trách nhiệm bảo quản Thư mục, xếp tất loại giấy tờ tài liệu, thực kiểm kê, tổ chức sử dụng chụp tài liệu Người đạo công việc nhân viên phụ tá, đảm bảo an ninh, vệ sinh quản lý, giữ gìn trang thiết bị Anh ta chịu trách nhiệm cho thiệt hại xảy thiếu quan tâm theo dõi phần cơng việc Điều 5: Thủ thư thay mặt Thống đốc trao đổi với Tổng đốc Sở thơng qua Văn phịng Thống đốc; trích lục giấy tờ yêu cầu quan hành cá nhân ký xác thực vị Thủ thư phụ trách Lưu trữ tập trung Văn phòng Thống Đốc Điều 6: Một ủy ban giám sát thiết lập nhằm thảo luận vấn đề hay biện pháp cần thiết liên quan đến quản trị xếp tài liệu Lưu trữ; ban xem xét đề nghị vị Lưu trữ viên việc tiêu hủy giấy tờ không cần thiết bị hư hại Ban gồm có: - Một Thanh tra viên Quản trị viên hạng Sở Dân sự, Chủ tịch; - Một thành viên Hội đồng Thuộc địa, định Chủ tịch Hội đồng này, thành viên; - Một thành viên Hội đồng Thành phố Sài Gòn, thành viên; – Giám đốc Sở Giáo dục Nam Kỳ, thành viên; – Chánh Văn phòng Phủ Thống Đốc, thành viên; – Thủ thư, thành viên kiêm thư ký Ủy ban Điều 7: Mỗi năm, trước khóa họp thường trực Hội đồng Thuộc địa tháng, vị Lưu trữ viên sau tham khảo ý kiến Ủy ban giám sát, báo cáo với Thống đốc tình hình Sở Lưu trữ phòng Lưu trữ cải tiến mang lại lợi ích dự thảo cho năm 99 Điều 8: Tất nhân viên Thư viện Lưu trữ tiếp tục trực thuộc sở mà họ đến từ Điều 9: Ơng quản trị viên Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm thi hành nghị định Sài Gòn, ngày 26 tháng năm 1909 Ernest Outrey 100 Phụ lục Nghị định ngày 29/11/1917 Tồn quyền Đơng Dƣơng A Sarraut việc thành lập Nha Lƣu trữ Thƣ viện Đông Dƣơng (Nguồn: Công báo Đông Dương năm 1917, trang 1941-1943) Điều 1: Các kho lưu trữ thư viện công tồn Đơng Dương đặt kiểm sốt lưu trữ viên ơng giám đốc Lưu trữ Thư viện Trung ương Hà Nội chức danh khác Toàn quyền Đơng Dương Chức danh thức “Giám đốc Lưu trữ Thư viện Phủ Tồn quyền Đơng Dương” Điều 2: Kho Lưu trữ Trung ương Hà Nội bao gồm lưu trữ Phủ Toàn quyền quan trực thuộc Phủ, Thống sứ Bắc Kỳ toàn giấy tờ từ quốc gia khác thuộc Liên bang Việc xác định điều kiện để giao nộp tài liệu khác thực theo quy định đính kèm Tổ chức Thư viện công cộng Trung ương Hà Nội phải tuân theo quy định, chấp thuận Tổng Thanh tra Cơng Giám đốc Giáo dục Đại học tiến hành theo chấp thuận Tồn quyền Đơng Dương Điều 3: Nhiệm vụ ơng Giám đốc Lưu trữ liên quan đến việc kiểm soát hoạt động tất kho lưu trữ thư viện công cộng thuộc địa bao gồm: - Định kỳ tiến hành tra lưu trữ thư viện công cộng địa phương; - Tổ chức xếp lưu trữ quản lý thư viện công cộng theo kế hoạch khung thống nhất; - Cung cấp cho nhân viên người Âu người xứ làm việc thư viện xếp tài liệu lưu trữ dẫn cần thiết, cần, cảnh cáo theo thẩm quyền cho phép biện pháp trừng phạt cần thiết sơ sót lỗi hoạt động nhân viên - Thường xuyên đưa dẫn với mục đích sắm sửa thư mục định kỳ theo hướng dẫn ấn phẩm cần thiết, hữu ích thú vị cho thư viện công cộng; 101 - Xem xét sửa đổi việc tổ chức thư viện công cộng có thiết lập phận đọc chỗ cho mượn nhà; - Chuẩn bị dần việc tiếp nhận ấn phẩm thư mục lớn Đông Dương số lượng thư mục phân loại Điều 4: Kể từ ban hành Nghị định này, chi tiêu ngân sách hỗ trợ, việc mua sách ấn phẩm cho loại thư viện công cộng thực sau có cho phép thư yêu cầu ông Giám đốc Lưu trữ, người có phương pháp để đảm bảo quản trị thư viện bắt họ phải tiết kiệm cần thiết Điều 5: Việc hủy tài liệu lưu trữ khơng cịn giá trị Hành Lịch sử khơng thể thực trừ Ủy ban nêu định chọn lựa chúng để hủy Điều 6: Kho lưu trữ trung ương Hà Nội trì phát hành ấn phẩm hành sưu tập tài liệu đặc biệt “được lưu giữ với số lượng lớn” Đông Dương Điều : Ơng Giám đốc Lưu trữ Phủ Tồn quyền Đông Dương tuyển dụng số ứng viên có cổ tự học lưu trữ trường Pháp điển Ơng ta bổ nhiệm Tồn quyền Tiền lương hàng năm ông ta cố định 10.000 francs, sau tăng lên tối đa 16.000 francs qua sáu lần tăng liên tiếp lần 1.000 francs, điều đạt khơng hồn thành mục tiêu phục vụ có hiệu Đông Dương hai năm kể từ lần tăng gần Điều 8: Ông Giám đốc Lưu trữ hỗ trợ lưu trữ viên-quản thủ thư, người có chức giám sát thư viện lưu trữ Huế Sài Gòn, mời để hỗ trợ người vắng mặt Người tuyển dụng số ứng viên đạt cổ tự học lưu trữ, khơng phải có cử nhân văn chương Tiền lương hàng năm người 8.000 francs, tăng lên đến 14.000 francs với điều kiện tương tự điều 102 Điều 9: Sau Nghị định ban hành, khơng bổ nhiệm vào chức danh quản thủ thư trừ có lệnh người đứng đầu thuộc địa, theo đề nghị người đứng đầu khu vực hành liên quan sau thẩm định tư cách ứng viên ông Giám đốc Lưu trữ Điều 10: Theo xếp ông Giám đốc Lưu trữ, người đứng đầu kho lưu trữ thư viện công cộng trung ương Hà Nội, nhân viên người xứ xuất thân từ công chức cơng sở Hành khác thuộc địa phân cơng cơng tác theo yêu cầu họ cho vấn đề đơn vị Những nhân viên tiếp tục nhận lương theo chức danh họ Điều 11 : Các thư ký có trách nhiệm phân loại hồ sơ phủ cơng sở Hành người bắt buộc phải thực khóa thực tập khoảng thời gian đến tháng kho lưu trữ trung ương Hà Nội để làm quen với phương pháp phân loại hợp lý Những người thể kỹ tốt khóa thực tập cấp chứng ông Giám đốc Những người đạt chứng lý tưởng nên làm việc lưu trữ Họ tiếp tục đặt điều chỉnh ông Giám đốc, người thu hồi chứng kỷ luật tra ông ta phát sai sót họ Điều 12: Thành lập Ủy ban hành cấp cao để giám sát lưu trữ Hà Nội Ủy ban giám sát xứ, có nhiệm vụ định tài liệu hành loại hủy đưa lời khuyên liên quan đến việc xây dựng quản lý tòa nhà tiếp nhận kho lưu trữ phục vụ thư viện, phương pháp chung cho tất khó khăn gặp phải trình vận hành đơn vị ông Giám đốc Lưu trữ Cao ủy Hà Nội thành lập chủ trì Tổng Thanh tra Học chính, bao gồm: - Giám đốc trường Viễn đông bác cổ Pháp; - Người đứng đầu công sở Phủ Toàn quyền; - Giám đốc Lưu trữ, báo cáo viên; 103 - Một nhân viên Sở Dân sự, thư ký Ủy ban tiến hành họp sau Chủ tịch triệu tập Các định Ủy ban bắt buộc ông Giám đốc Lưu trữ trừ có kháng cáo lên Tồn quyền, người định họp Ủy ban vấn đề đưa phê chuẩn định đưa Ủy ban xứ bao gồm: - Chánh văn phịng phủ xứ, Chủ tịch; - Người đứng đầu Sở Giáo dục xứ; - Một giám đốc định người đứng đầu Sở Hành xứ (thư ký với quyền thảo luận) Thành viên Ủy ban định người đứng đầu Sở Hành xứ Ủy ban phải tổ chức họp hàng quý Quản thủ thư khu vực phải tham dự họp giải trình vấn đề hỏi trình vận hành Sở mà họ thuộc cho thành viên Ủy ban Điều 13: Người đứng đầu Sở Hành xứ, ơng Chánh Văn phịng Nhân Phủ Toàn quyền, cá nhân có liên quan, có trách nhiệm thi hành Nghị định Sài Gòn, ngày 29 tháng 11 năm 1917 A Sarraut 104 Phụ lục Chƣơng trình đào tạo thi lấy chứng nhân viên lƣu trữ-thƣ viện xứ (Nguồn: Công báo Đông Dương, quý năm 1930) Công tác tư liệu xếp tài liệu 1- Kiến thức chung 2- Kiến thức hành chính: I Khái niệm II Phân biệt tài liệu III Sắp xếp tài liệu IV Trang thiết bị đại V Ứng dụng nguyên tắc vào vận hành tổ chức văn phòng quan Sắp xếp lƣu trữ I Tài liệu lưu trữ II Vai trò tài liệu lưu trữ III Phân biệt Phông lưu trữ IV Những nguyên tắc phương pháp xếp V Chỉnh lý tài liệu lưu trữ VI Biên mục bên tài liệu VII Biên soạn danh mục thống kê tài liệu VIII Sắp xếp tài liệu kho IX Cơ sở vật chất X Trang thiết bị 105 XI Phịng chống trùng độ ẩm XII Tài liệu Hành Đơng Dương XIII Phục vụ tài liệu cho quan hành cho cơng chúng XIV Thực hành thực tiễn đánh máy phiếu mục lục XV Tham quan kho lưu trữ Sắp xếp thƣ viện I Sách: Theo khái niệm lịch sử thực tiễn II Công việc quản thủ thư: Lựa chọn sách, tiếp nhận sách, xếp, làm mục lục, lưu trữ bảo quản, nguyên tắc đặc thù cho ấn phẩm định kỳ, sưu tập, sách nhập liên tục (ouvrages suite) sách mỏng; phục vụ sách cho độc giả, cho mượn sách III Hình thức tổ chức hoạt động thư viện: lịch sử thư viện, thực hành thư viện, cách làm thư viện, vận hành hoạt động thư viện địa phương, thư viện quan hành thư viện lưu động IV Thư mục Đông Dương 106 Phụ lục Danh sách nhân viên Nam Kỳ trúng tuyển chứng lƣu trữ viên-quản thủ thƣ đào tạo Nha Lƣu trữ Thƣ viện Đông Dƣơng từ năm 1931 – 1945 (Nguồn: Hồ sơ 07, phông Thư viện Quốc gia Nam Việt) Khóa Tháng 10/1931 Tháng 10/1932 1933-1934 Họ tên học viên Cơ quan công tác DANG-VAN-NGHE Sở Tư pháp Nam Kỳ NGUYEN-BA-THO Tòa Đốc lý Chợ Lớn LAM-DOC-CHI Tỉnh Cần Thơ LE-VAN-KY Sở Lưu trữ Thư viện, Sài Gòn NGUYEN-VAN-CHANH Lưu trữ Thư viện, Sài Gòn TRAN-VAN-THO Phủ Thống đốc Nam Kỳ TRAN-VAN-DINH Tỉnh Long Xuyên HUYNH-VAN-DU Sở Chứng thực Sài Gịn NGUYEN-THANH-TIET Tỉnh Sóc Trăng PHAM-VAN-NGA Phủ Thống đốc Nam Kỳ PHAM-CONG-DO Cảnh sát Sài Gịn DO-PHUOC-HIEU Cảnh sát Sài Gịn 1934-1935 (khơng có) 1935-1936 VO-THANH-DUC Phủ Thống đốc Nam Kỳ, Chợ Lớn NGUYEN-VAN-THOM Phủ Thống đốc Nam Kỳ, Cần Thơ 1936-1937 LY-VINH-KHUON Sở Lưu trữ Thư viện, Sài Gòn 1937-1938 DUONG-SANH Sở Tham biện Trà Vinh NGUYEN-DANG-MEN Sở Lâm nghiệp Sài Gòn HO-VAN-TIENG Sở Tham biện Cần Thơ NGUYEN-VAN-THAP Sở Tham biện Trà Vinh DAO-VAN-KY Phòng Quyền Sở hữu đất Mỹ Tho MAC-VAN-MY Sở Tham biện Vĩnh Long LE-MINH-THU Sở Tham biện Biên Hòa DANG-VAN-DAU Sở Tham biện Tân An 107 1938-1939 30/01/1940 26/01/1942 27/01/1943 27/12/1943 29/01/1945 KIEU-HUU-HOANG Phủ Thống đốc Nam Kỳ NGUYEN-TUY-HA Sở Tham biện Bạc Liêu NGUYEN-VAN-KHUONG Sở Học chính, Sài Gòn DO-VAN-THAI Tòa Sài Gòn NGUYEN-VAN-KHAM Phủ Thống đốc Nam Kỳ NGUYEN-VAN-BON Sở Tham biện Bà Rịa PHAM-CONG-KINH Phủ Thống đốc Nam Kỳ CAO-TUAN-THUAT Sở Cơng Nam Kỳ HO-VAN-TIEN Sở Tham biện Chợ Lớn NGUYEN-HUU-CONG Phủ Thống đốc Nam Kỳ HUYNH-VAN-NHI Thanh tra Cơng Nam Kỳ NGUYEN-VAN-HOA Cơng ty đường sắt Sài Gịn TRAN Louis Sở Cơng Nam Kỳ HO-VAN-HAP Phủ Thống đốc Nam Kỳ BUI-VAN-HAI Phủ Thống đốc Nam Kỳ VAN-PHU-HUONG Giám sát giáo dục, Thủ Dầu Một NGUYEN-VAN-NHUT Vùng Sài Gòn-Chợ Lớn NGUYEN-XUAN-HUYEN Sở Cơng Sài Gon NGUYEN-VAN-NHO Sở Địa đồ Sài Gòn LE-CONG-CHAT Sở Tham biện Mỹ Tho LAM-VAN-MAI Sở Tham biện Bà Rịa NGUYEN-VAN-SENG Sở Tài Sài Gòn NGUYEN-HUNG-NHON H.A.N.S.I Sài Gòn NGUYEN-DO-LONG Vùng Sài Gòn-Chợ Lớn LE-VAN-CAN Phủ Thống đốc Nam Kỳ 108 Phụ lục Báo cáo tháng 01/1944 Sở Lƣu trữ Thƣ viện Nam Kỳ gửi cho Nha Lƣu trữ Thƣ viện Đông Dƣơng (Nguồn: Phông Nha Lưu trữ Thư viện Đông Dương, hồ sơ số 847-09) 109 110