Tổ chức công tác lưu trữ ở ủy ban nhân dân cấp phường trên địa bàn quận gò vấp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LOAN TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƢỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN GÒ VẤP LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2021 ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ LOAN TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP PHƢỜNG TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN GÒ VẤP Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ học Mã số: 8320303 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Văn Báu THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu Các trích dẫn, số liệu Luận văn trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, tác giả thu thập từ nguồn khác ghi rõ phần tài liệu tham khảo Học viên cao học Nguyễn Thị Loan LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập viết luận văn Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, tơi nhận giúp đỡ tận tình Thầy, Cô, anh, chị bạn Với lịng kính trọng biết ơn, tơi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô truyền đạt kiến thức trình học tập Trường Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Văn Báu người hướng dẫn trực tiếp hướng dẫn, động viên, đôn đốc tạo điều kiện cho tơi q trình hồn thành luận văn Tơi chân thành cảm ơn anh, chị UBND phường địa bàn quận Gò Vấp giúp đỡ tạo điều kiện cho nghiên cứu thu thập số liệu để hoàn thành luận văn Cảm ơn lãnh đạo Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh, Thầy, Cơ, anh, chị, bạn bè đồng nghiệp tạo điều kiện hỗ trợ mặt thời gian để giúp tơi hồn thành đề tài Mặc dù thân nỗ lực, cố gắng tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận đóng góp q Thầy, Cơ để thân hồn thiện luận văn tốt Xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VI T TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3.1 Mục đích đề tài 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tƣợng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 6 Đóng góp nghiên cứu 7 Kết cấu luận văn Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP XÃ, PHƢỜNG, THỊ TRẤN 1.1.Cơ sở lý luận 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2.Nội dung công tác lưu trữ 12 1.1.3 Vai tr t m quan tr ng công tác lưu trữ 13 1.2 Cơ sở pháp lý 14 1.2.1 Luật, nghị định thông tư quy định lưu trữ xã phường 14 1.2.2 Các quy định công tác văn thư lưu trữ UBND thành phố HCM UBND quận Gò Vấp 17 1.3 Khái quát tổ chức cấp xã, phường, thị trấn…………………………… 22 1.3.1 Tổ chức cấp xã phường, thị trấn 22 1.3.2 Chức nhiệm vụ cấu tổ chức Văn ph ng UBND phường thuộc quận Gò Vấp 26 TIỂU K T CHƢƠNG 28 Chƣơng 2.THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CÁC PHƢỜNG THUỘC UBND QUẬN GÒ VẤP 29 2.1.Nội dung, thành phần giá trị tài liệu lưu trữ hình thành từ hoạt động phường địa bàn quận Gò Vấp 29 2.1.1.Nội dung tài liệu 29 2.1.2.Thành ph n tài liệu 32 2.1.3 Giá trị tài liệu 33 2.2.Tổ chức hoạt động lưu trữ phường thuộc UBND quận Gò Vấp 36 2.2.1 Phổ biến văn ban hành văn đạo hướng dẫn 36 2.2.2 Nhân thực công lưu trữ UBND phường 37 2.2.3 Kho lưu trữ, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin 40 2.2.4 Thực hoạt động lưu trữ 44 2.3.Nhận xét, đánh giá tổ chức công tác lưu trữ củ UBND phường địa bàn quận Gò Vấp 50 2.3.1 Ưu điểm 50 2.3.2 Nhược điểm 53 TIỂU K T CHƢƠNG 57 Chƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC 58 TRÊN ĐỊA BÀN QUẬN GÒ VẤP 58 3.1.Phương hướng hồn thiện tổ chức cơng tác lưu trữ UBND phường thuộc quận Gò Vấp 58 3.1.1 Hoàn thiện, phổ biến triển khai hệ thống văn quy định hướng dẫn tổ chức công tác lưu trữ cấp xã phường 58 3.1.2 Chú tr ng công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn 59 3.1.3 Đ u tư sở hạ t ng đại, xây dựng kho lưu trữ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 59 3.1.4 Tăng cường công tác kiểm tra đánh giá việc thực quy đinh pháp luật văn thư lưu trữ; gắn công tác thi đua khen thưởng với công tác lưu trữ ………………… 60 3.1.5 Hiện đại hóa cơng tác lưu trữ……………………………………………… 61 3.2 Giải pháp tổ chức công tác lưu trữ phường địa bàn UBND quận Gò Vấp…………………………………………………………………………61 3.2.1 Ban hành văn quy định hướng dẫn công tác lưu trữ 61 3.2.2 Nâng cao nhận thức lãnh đạo UBND phường t m quan tr ng công tác lưu trữ 63 3.2.3 Tuyển dụng, bồi dưỡng nhân có trình độ lưu trữ, quản trị văn ph ng thực chuyên môn lưu trữ 64 3.2.4 Đề xuất quan có thẩm quyền duyệt kinh phí để mua sắm trang thiết bị, sở vật chất, công nghệ thông tin 67 3.2.5 Tăng cường công tác đánh giá kiểm tra công tác lưu trữ 70 3.2.6 Giải pháp thực nghiệp vụ lưu trữ 71 3.2.7 Thực nghiên cứu chuyên sâu thiết thực tổ chức công tác lưu trữ cấp xã phường 78 TIỂU K T CHƢƠNG 80 PHẦN K T LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 DANH MỤC CÁC CHỮ VI T TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TCCQĐP Tổ chức quyền địa phương TL Tài liệu TLLT Tài liệu lưu trữ VBQPPL Văn quy phạm pháp luật THBQ Thời hạn bảo quản Nxb Nhà xuất PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Theo Luật số 77/2015/QH13 tổ chức quyền địa phương ban hành ngày 19 tháng năm 2015 quy định sau: “Các đơn vị hành nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam gồm có: Xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã); …Cấp quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân” (tr.1) HĐND UBND quan quyền nhà nước nơi thực chủ trương, đường lối Đảng, sách, pháp luật Nhà nước địa phương Tài liệu phương tiện quan trọng để bảo đảm hoạt động quyền cấp xã, tài liệu phương tiện chủ yếu giúp cho quyền cấp xã triển khai, thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan quản lý Tài liệu sản sinh trình hoạt động quyền cấp xã, tài liệu chứa đựng thông tin khứ, thông tin việc giải xong, có giá trị lịch sử cao phản ánh lịch sử phát triển kinh tế, trị, an ninh trật tự, quốc phịng mặt hoạt động đời sống xã hội địa phương Tài liệu chứng xác thực phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức địa phương, phản ánh trung thực thời khắc lịch sử quan trọng xây dựng bảo vệ quyền địa phương thơng tin tài liệu lưu trữ đảm bảo tính xác, độ tin cậy cao Kể từ ban hành Luật lưu trữ năm 2011 nay, tổ chức công tác lưu trữ quan, tổ chức cấp phường thành phố Hồ Chí Minh nói chung quận Gị Vấp nói riêng có bước chuyển tích cực Các giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác lưu trữ triển khai Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế số phường địa bàn UBND quận Gị Vấp cho thấy cơng tác chưa quan tâm mức Tổ chức cơng tác lưu trữ cịn tồn nhiều hạn chế việc phục vụ công tác quản lý UBND phường nhu cầu xã hội Nhiều nội dung quản lý nhà nước công tác lưu trữ nhiều bất cập, chưa thống nhất; nhân đảm nhận cơng tác lưu trữ cịn hạn chế số lượng, trình độ; kho lưu trữ chưa bố trí hợp lý, diện tích nhỏ hẹp, sở vật chất cịn nhiều thiếu thốn, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn; số UBND phường chưa thực chỉnh lý tài liệu, không thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan dẫn đến tình trạng thất lạc, mát tài liệu tài liệu giao nộp tình trạng bó gói, tích đống Những tồn nêu ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động lưu trữ phường thuộc UBND quận Gị Vấp; ảnh hưởng trực tiếp tới việc giữ gìn, bảo quản phát huy giá trị tài liệu, kể tài liệu giá trị thực tiễn tài liệu có giá trị lịch sử, gây khó khăn cho cơng cải cách hành phường nói riêng hoạt động quản lý nói chung Việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ UBND phường thuộc quận Gò Vấp nhằm rút ưu điểm, hạn chế, tìm nguyên nhân đề giải pháp tích cực để khắc phục việc làm cần thiết Xuất phát từ nhận thức đó, tơi chọn đề tài “Tổ chức công tác lƣu trữ Uỷ ban nhân dân cấp phƣờng địa bàn quận Gò Vấp” làm luận văn thạc sĩ để kết thúc chương trình học tập chuyên ngành Lưu trữ học Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Tình hình nghiên cứu Tổ chức công tác lưu trữ dành quan tâm nghiên cứu cấp từ trung ương đến địa phương nhằm mục đích hồn thiện hệ thống quan quản lý phát triển nghiệp vụ cơng tác Nhiều cơng trình nghiên cứu quy mơ khác góp phần quan trọng lý luận thực tiễn Qua khảo sát thực tế nguồn tài liệu, tơi tìm hiểu số sách, 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160