Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty tnhh vinamark

Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty

Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vinamark

Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ - là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm.

Tại công ty, nguyên vật liệu chính là sắt, thép, đồng, gang, nguyên vật liệu phụ là sơn, dầu, mỡ, ngoài ra còn một số nhiên liệu, hóa chất khác.

1.1.2 Đặc điểm nguyên liệu, vật liệu.

Là đơn vị sản xuất các sản phẩm cơ khí nên nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của các ngành khác như: Thép cây, thép tấm, với số lượng và chủng loại nhiều Tổng số điểm vật liệu của công ty là hơn 160 nghìn sản phẩm Những vật liệu này cồng kềnh dễ bị han rỉ do vậy đòi hỏi việc quản lý nguyên vật liệu rất chặt chẽ.

Do đặc điểm sản phẩm của công ty có chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm từ 70- 75% nên chỉ cần sự thay đổi nhỏ về vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm Do vậy công ty cần xây dựng và quản lý chặt chẽ định mức nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Khi sản xuất thì nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch vụ.

Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

1.1.3 Phân loại và đánh giá NVL tại Công ty.

SV NGUYỄN THỊ NGỌC HÀ

Hiện nay Công ty sản xuất sản phẩm chính phục vụ cho ngành kinh tế quốc dân bao gồm các thiết bị máy chế biến gỗ, với nhiều chủng loại đa dạng và phong phú với sản lượng cung cấp cho thị trường hàng năm từ 160-180 nghìn sản phẩm Ngoài các sản phẩm chính Công ty còn sản xuất các phụ tùng, linh kiện và các sản phẩm phụ khác, đảm bảo trang thiết bị đồng bộ và phục vụ thay thế sửa chữa Để đáp ứng cho số lượng sản phẩm lớn như hiện nay thì khối lượng nguyên vật liệu cần để sản xuất là rất lớn và chủng loại vật liệu đa dạng và nhiều nhóm khác nhau Mỗi chủng loại có vai trò công dụng khác nhau, muốn quản lý tốt được vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học và hợp lý ở Công ty hiện nay toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được chia thành 10 nhóm.

+ Kim loại: thép, đồng, sắt, nhôm, gang,…

+ Vật liệu phụ: sơn, dầu mỡ, nhãn mác, phụ tùng thay thế,

+ Dây dai động cơ các loại.

+ Vật liệu điện: cầu dao, bóng đèn, dây điện.

+ Nhiên liệu: ô xi, đất đèn, than.

+ Dụng cụ cắt gọt: dao tay, dao máy, dao dũa, mũi khoan,…

+ Quy chế: bulông, đai ốc, vòng điện,…

+ Hoá chất: dụng cụ hoá chất, phấn, bột tan.

+ Các vật liệu khác: rẻ lau, khoá, thúng, bảo hộ lao động, dụng cụ.

Công ty TNHH Vinamark là doanh nghiệp sản xuất với quy mô rộng nên việc nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra một cách thường xuyên, liên tục đối với từng thứ, từng loại Nguyên vật liệu ở Công ty được hình thành từ mua

10 ngoài, kế toán của Công ty đã sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất kho nguyên vật liệu.

* Giá thực tế vật tư nhập kho.

Công ty thường xuyên mua nguyên vật liệu với số lượng lớn, mà Công ty lại không có đội xe vận chuyển nên khi vật liệu được mua về nhập kho Công ty không phải trả khoản chi phí vận chuyển bởi giá ghi trên hoá đơn của người bán là giá đã bao gồm cả chi phí vận chuyển

Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được phản ánh theo từng nguồn nhập:

+ Nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng qui cách, phẩm chất.

+ Giá thực tế của nguyên vật liệu tự chế biến bao gồm giá thực tế nguyên liệu, vật liệu chế biến và chi phí chế biến.

+ Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm giá thực tế của nguyên liệu,vật liệu xuất chế biến, chi phí vận chuyển nguyên liệu, vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị, tiền thuê ngoài gia công, chế biến (theo hợp đồng gia công).

+ Nhập nguyên vật liệu do nhận góp vốn liên doanh: Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận nguyên vật liệu.

+ Nhập nguyên vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá được ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh khi nhận.

+ Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá hợp lý cộng các chi phí hợp lý phát sinh khi nhận

* Giá thực tế vật liệu xuất kho. Để việc tính giá dễ dàng và đơn giản, kế toán ở Công ty sử dụng cách tính giá thực tế vật liệu xuất kho bằng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ.

Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân của từng loại nguyên vật liệu đầu kỳ và từng loại nguyên vật liệu được mua trong kỳ, giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.

Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vinamark

Với số lượng sản phẩm đa dạng phong phú với nhiều chủng loại khác nhau, thì Công ty cần phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau như thép, đồng, chì, sắt, thiếc… nếu các loại nguyên vật liệu trên không được bảo quản tốt, không xây dựng nhà kho thì sẽ làm cho vật liệu trên han, gỉ, gây khó khăn trong quá trình sản xuất sản phẩm.

1.2.1 Tổ chức công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Vinamark.

* Công tác thu mua nguyên vật liệu. Ở Công ty, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng dựa trên kế hoạch sản xuất (do phòng kế hoạch lập) đồng thời dựa trên định mức tiêu hao vật liệu cho từng loại sản phẩm Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất của Công ty giữa thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất

Nguồn cung cấp vật tư:

Vật tư phục vụ cho công tác sản xuất của Công ty ở trong nước không phải nhập khẩu Đây là điều kiện khá thuận lợi cho công tác thu mua vật liệu.Bởi nơi thu mua sẽ ảnh hưởng đến giá cả thu mua nguyên vật liệu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến chi phí sản xuất, giá thành, thu nhập và lợi nhuận Những ảnh

12 hưởng trên có quan hệ tỷ lệ nghịch với nhau, nếu nơi cung cấp nguyên vật liệu của Công ty ở xa ngoài những chi phí chung như nhà kho, bến bãi Công ty còn phải trả khoản chi phí vận chuyển, nếu ở gần thì chi phí vận chuyển thấp, giá thành của sản phẩm thấp, sản phẩm được khách hàng tin dùng được nhiều lợi nhuận và thu nhập bình quân đầu người cao, tạo nhiều công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên Còn nếu chi phí vận chuyển, cộng các chi phí liên quan cao thì nó sẽ đội giá thành của sản phẩm lên, sản phẩm không đủ sức cạnh tranh với thị trường về giá cả thì dẫn đến tình trạng sản phẩm của Công ty sản xuất ra không được khách hàng tin dùng, dẫn đến lợi nhuận giảm và thu nhập bình quân người/tháng giảm xuống Do đó vấn đề mua sản phẩm ở đâu và như thế nào đó cũng là vấn đề cần quan tâm ở Công ty.

Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho Công ty.

+ Công ty Mai Động (vật liệu gang)

+ Công ty đúc Mai Lâm (vô lăng gang)

+ Công ty cơ khí Giải Phóng (động cơ)

+ Đúc Phương Nam (phôi gang)

+ Công ty thương mại Việt Anh (thép)

+ Công ty cổ phần khí công nghiệp (ô xi)

Với những khách hàng thường xuyên có ký các hợp đồng mua bán, Công ty chủ yếu áp dụng theo phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay.

Theo quy định của Công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu cần phải có hoá đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành kèm theo, trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn đỏ thì người bán phải viết giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền.

1.2.2 Tổ chức hệ thống kho tàng.

Nếu như khâu thu mua ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm được sản xuất ra, nguồn cung cấp vật tư ảnh hưởng đến giá thành, lợi nhuận, thì nhân tố kho tàng cũng tác động đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra Chính vì vậy, tổ chức hệ thống kho tàng để bảo quản vật tư là điều kiện cần thiết và không thể thiếu được ở bất kỳ doanh nghiệp nào Ở Công ty có hai kho phục vụ trực tiếp cho sản xuất là:

+ Kho thương phẩm: bulông, ốc vít, vòng đệm, vành đai,…

+ Kho thứ ba là kho thành phẩm tức là sau khi mọi công đoạn thì sản phẩm được lắp thành máy ở kho thành phẩm Mỗi loại vật liệu đều được sắp xếp một cách khoa học hợp lý, giờ lấy vật liệu được quy định rõ ràng sáng từ

7 h 30 đến 8 h 30, chiều 12 h 30 đến 1 h 30 Ngoài giờ trên thì thủ kho không giải quyết.

1.2.3 Hệ thống định mức. Để đạt được mục tiêu là chi phí đầu vào là thấp nhất cho sản phẩm thì công tác quản lý vật liệu chặc chẽ và có hiệu quả là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp.Ở từng Công ty thì công tác quản lý khác nhau Còn đối với Công ty TNHH Vinamark thì ở phòng kỹ thuật cơ khí có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại máy Với máy CD7 cần những nguyên vật liệu gì, máy CD7M, CD8, hay máy của đĩa 50E, máy bào thẩm (BT40C), máy mài lưỡi bào 800,… để sản xuất những loại máy đó thì cần những nguyên vật liệu gì Khi biết được những định mức của từng loại máy thì phòng vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên nhiệm vụ kế hoạch sản xuất mà Công ty giao cho từng phân xưởng, để sản xuất từng loại máy với những chi tiết của nó.

1.2.4 Quy chế bảo vệ và chế độ trách nhiệm vật chất.

Nói đến công tác quản lý vật tư thì không thể nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho ngoài nhiệm vụ quản lý và bảo quản tốt nguyên vật liệu có không kho, còn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình nhập xuất nguyên vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi chép vào thẻ kho (mẫu 06VT), khi hết báo cho phòng kế hoạch, vật tư đi mua. Trường hợp thủ kho ghi thiếu so với kiểm kê thì phải bổ sung thẻ kho, còn trong trường hợp thủ kho không đảm bảo số lượng vật liệu khi kiểm kê mà có thể bị mất hoặc thất lạc, thì phải chịu bồi thường vật chất tuỳ thuộc mức độ. Đối với người công nhân:

+ Khi nhận chi tiết thành phẩm hoặc bán thành phẩm để lắp ráp hoặc gia công sửa chữa… phải sơ bộ kiểm tra chất lượng, quy cách… (nứt vỡ, không đạt yêu cầu kỹ thuật Sau khi nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảy ra mất mát hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm.

+ Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, cuối ca là việc không để chi tiết bừa bãi mà phải xếp lại gọn gàng hoặc để vào trong kho.

Thị trường, thị phần

Tính đến nay sản phẩm đã cung cấp cho ngành kinh tế quốc dân ở khắp các tỉnh thành trong cả nước và xuất sang 2 nước bạn Lào và Campuchia cùng hàng loạt các loại phụ tùng, phụ kiện, thiết bị lẻ kèm theo Nhiều loại máy của Công ty từng được tặng huy chương vàng và Bạc tại đại hội triển lãm kinh tế kỹ thuật toàn quốc.

Các đơn vị thường xuyên cung cấp vật liệu cho Công ty.

+ Công ty Mai Động (vật liệu gang)

+ Công ty đúc Mai Lâm (vô lăng gang)

+ Công ty cơ khí Giải Phóng (động cơ)

+ Đúc Phương Nam (phôi gang).

+ Công ty thương mại Việt Anh (thép).

+ Công ty cổ phần khí công nghiệp (ô xi).

Quy mô doanh ngiệp ngày càng được mở rộng, luôn là đơn vị đứng đầuTỉnh trong số các doanh nghiệp cùng kinh doanh mặt hàng.

Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH

Chứng từ kế toán nghiệp vụ nhập

- Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:

+ Hoá đơn GTGT (MS O1- GTKT-3LL) (Biểu số 2.1).

+ Phiếu nhập kho (MSO1- VT) (Biểu số 2.3).

+ Thẻ kho (MS06) (Biểu số 2.5).

Ngoài ra các doanh nghiệp còn sử dụng các chứng từ liên quan khác căn cứ vào tình hình thực tế tại doanh nghiệp.

- Thông thường trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu thì phải dựa vào hoá đơn giá trị gia tăng (hoặc hoá đơn bán hàng, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) của bên bán và phiếu nhập kho của đơn vị.

- Hoá đơn giá trị gia tăng do bên bán lập ghi rõ số lượng hàng, từng loại hàng hoá, đơn giá và số tiền mà doanh nghiệp phải trả Trường hợp không có hoá đơn thì bộ phận mua hàng phải lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký của những người liên quan làm căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng.

- Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập trên cơ sở hoá đơn của người bán hay phiếu mua hàng Thủ kho thực hiện nhập kho và ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho.

- Trường hợp mua hàng với số lượng lớn hoặc mua các loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá phức tạp hay quý hiếm thì phải lập biên bản kiểm

LỚP K10B nghiệm ghi rõ ý kiến về số lượng chất lượng, nguyên nhân đối với những nguyên vật liệu không đúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách sử lý trước khi nhập kho.

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Do đặc điểm vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần Công ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kế hoạch làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho Kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư đồng thời lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 3 liên với đầy đủ các chữ ký.

- Trường hợp vật liệu nhập kho do mua ngoài: Khi vật liệu được mang đến, căn cứ vào hoá đơn GTGT cán bộ vật tư sẽ tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng và quy cách của từng loại vật liệu rồi viết phiếu nhập vật liệu Phiếu nhập vật tư được lập thành 3 liên, có đủ các chữ ký, trong đó: + Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.

+ Một liên giao cho phòng kế hoạch sản xuất vật tư giữ và lưu lại.

+ Một liên do người mua gửi cùng với hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (do bên bán lập) và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.

Chứng từ kế toán nghiệp vụ xuất

- Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm:

+ Phiếu xuất kho ( MSO2- VT) (Biểu số 2.4).

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( MSO3 PXK-3LL).

Bên cạnh đó là những chứng từ có tính chất hướng dẫn:

+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( MSO4- VT).

+ Thẻ kho (MS06) ( Biểu số 2.5)

- Trong nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán phải căn cứ vào phiếu xuất kho hay phiếu xuất vật tư theo hạn mức để ghi sổ kế toán Phiếu xuất kho do các bộ phận sử dụng hoặc do phòng kinh doanh lập, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất và cùng người nhận ký vào phiếu xuất kho.

Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, tồn kho NVL kế toán phải kiểm tra và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ NVL ở từng kho vào các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cần thiết cả về mặt số lượng và giá trị Sau đó tổng hợp và tính toán giá trị NVL xuất kho theo từng đối tượng sử dụng, mục đích sử dụng để lập định khoản và phản ánh vào các tài khoản có liên quan.

Việc phản ánh chính xác kịp thời tình hình nhập - xuất tồn kho nguyên vật liệu là công việc rất quan trọng đòi hỏi người thủ kho phải cẩn thận, chính xác để không làm ngừng trệ sản xuất vì thiếu vật liệu.

Hàng ngày thủ kho phải ghi và phản ánh những nguyên vật liệu đã xuất - nhập trên thẻ kho

Các chứng từ kế toán được sử dụng để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu gồm:

- Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật liệu đều phải được phản ánh ghi chép vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo cơ sở pháp lý để ghi chép vào thẻ kho và các sổ liên quan chứng từ kế toán là cơ sở, là căn cứ để kiểm tra giám sát tình hình biến động về số lượng của từng loại nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả, phục vụ đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do phòng kế hoach vật tư gửi xuống, quản đốc phân xưởng lên kế hoạch sản xuất và giao việc cho từng bộ phận trực thuộc như các tổ: khởi phẩm, tiện, bào phay, khoan, tổ lắp ráp để tiến hành sản xuất cho đúng tiến độ.

Dựa vào lệnh sản xuất tổ trưởng các tổ phân công công việc và tiến hành nhận vật tư để sản xuất Và thủ kho cũng căn cứ vào lệnh sản xuất để xuất vật tư cho các tổ.

Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các phân xưởng chế tạo sản phẩm để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư, thủ tục xuất kho của công ty được thực hiện như sau:

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm Khi có nhu cầu về vật tư, quản đốc phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư thông qua phòng kế hoạch kỹ thuật và được phó giám đốc phụ trách sản xuất duyệt sau đó mang xuống thủ kho lĩnh vật tư.

Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên: 1 liên gốc, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho Từ 10  15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh vật tư cho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu.

Cuối tháng đối chiếu lượng nhập, xuất, tồn kho vật liệu giữa thủ kho và kế toán vật tư.

Kế toán NVL trên số kế toán chi tiết, tổng hợp

CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH VINAMARK

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Vinamark.