BỘ TÀI CHÍNH BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo[.]
BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ LÀM VIỆC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI NGOẠI CỦA TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Quyết định số 712/QĐ-TCDT ngày 20/10/2011 Tổng Cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước) CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, phân công, phân cấp, quan hệ phối hợp quy trình thực hoạt động đối ngoại Tổng cục Dự trữ Nhà nước Hoạt động đối ngoại Tổng cục Dự trữ Nhà nước hoạt động đơn vị, cá nhân trực tiếp hay danh nghĩa Tổng cục tiến hành để thực nhiệm vụ Tổng cục có liên quan với tổ chức quốc tế, quan nước ngoài, tổ chức phi Chính phủ tổ chức kinh tế, doanh nghiệp nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, cá nhân nước ngồi kể Việt kiều cơng dân Việt Nam làm việc cho tổ chức nước (sau gọi khách nước ngoài) Những hoạt động đối ngoại thuộc phạm vi điều chỉnh Quy chế gồm: a) Tiếp làm việc với khách nước ngoài; b) Giao dịch với khách nước văn bản; c) Tổ chức đồn cơng tác nước ngồi (đồn ra); d) Tổ chức đón đồn nước ngồi vào cơng tác (đoàn vào); đ) Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế; e) Công tác đối ngoại khác gồm: biên phiên dịch, lễ tân, khánh tiết tuyên truyền đối ngoại Điều Đối tượng áp dụng Cán bộ, công chức, viên chức, đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước; quan, tổ chức, cá nhân có quan hệ cơng tác với Tổng cục Dự trữ Nhà nước Điều Nguyên tắc tổ chức thực hoạt động đối ngoại Tuân thủ nguyên tắc quy chế đối ngoại Đảng, Nhà nước Bộ Tài chính; chủ động mở rộng quan hệ đối ngoại tinh thần có lợi, đảm bảo lợi ích quốc gia, đảm bảo giữ gìn bí mật quốc gia thực theo quy định Quy chế Thực đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ đối ngoại Tổng cục Dự trữ Nhà nước; tiếp thu tri thức kinh nghiệm tốt nước cách chọn lọc, phù hợp với truyền thống pháp luật điều kiện, hoàn cảnh Việt Nam Bảo đảm sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, mục đích, quy định, cơng khai, minh bạch nguồn kinh phí chương trình hợp tác quốc tế theo quy định pháp luật Tôn trọng pháp luật thông lệ quốc tế Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) đầu mối giúp Tổng Cục trưởng tổ chức thực hoạt động đối ngoại Tổng cục Dự trữ Nhà nước Thủ trưởng quan, đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm trước Tổng Cục trưởng việc tổ chức, thực hoạt động đối ngoại phạm vi chức năng, nhiệm vụ phân công CHƯƠNG II TIẾP VÀ LÀM VIỆC VỚI KHÁCH NƯỚC NGỒI Điều Quy trình tiếp làm việc với khách nước Lãnh đạo Tổng cục Các đề nghị gặp gỡ (chào xã giao làm việc) với Lãnh đạo Tổng cục khách nước ngồi gửi đến Tổng cục thơng qua đơn vị Tổng cục phải chuyển đến Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) Văn phịng có trách nhiệm tìm hiểu, tham khảo ý kiến đơn vị liên quan, đề xuất trình Tổng cục việc tiếp khách nước ngồi 04 ngày làm việc trước ngày dự kiến tiếp (trừ trường hợp có yêu cầu đột xuất), nêu rõ cần thiết, nội dung, thời gian, thành phần tiếp phân cơng đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung cho tiếp Trường hợp khác, Lãnh đạo Tổng cục tiếp làm việc với khách nước ngoài, Văn phịng có trách nhiệm thơng báo đơn vị có liên quan để tổ chức buổi tiếp khách theo đạo Lãnh đạo Tổng cục Trách nhiệm đơn vị liên quan việc tổ chức tiếp khách Lãnh đạo Tổng cục Văn phịng Tổng cục 2.1 Văn phịng Tổng cục a) Thơng báo cho khách, phận lễ tân (Văn phòng Tổng cục) đơn vị liên quan thời gian địa điểm; hướng dẫn làm thủ tục cho khách theo Quy chế làm việc Tổng cục b) Phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu theo nội dung phân công c) Bố trí địa điểm phương tiện phục vụ cần thiết cho tiếp khách phù hợp với nội dung làm việc nghi lễ đối ngoại; cử cán phục vụ cán trực kỹ thuật thời gian tiếp khách Lãnh đạo Tổng cục d) Bố trí phiên dịch cho tiếp làm việc với khách Lãnh đạo Tổng cục đ) Trong trường hợp đặc biệt, theo đạo Lãnh đạo Tổng cục, Văn phịng chịu trách nhiệm đón tiễn khách nước ngồi e) Mời phóng viên ngành ngành để đưa tin tuyên truyền tiếp khách nước (nếu yêu cầu) 2.2 Các đơn vị tiếp khách Lãnh đạo Tổng cục a) Đơn vị phân cơng chủ trì chuẩn bị nội dung Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan chuẩn bị, tổng hợp nội dung tiếp khách trình Lãnh đạo Tổng cục chậm 01 ngày trước ngày tiếp khách Đối với văn kiện hợp tác quốc tế chương trình, dự án tiếp nhận viện trợ sử dụng vốn vay nước ngoài, cứu trợ, viện trợ nước theo định Thủ tướng Chính phủ, đơn vị chủ trì thực soạn thảo văn kiện hợp tác quốc tế có trách nhiệm phối hợp với đơn vị tham gia báo cáo Tổng Cục trưởng trình Bộ Tài xem xét, định Cử đại diện tham dự tiếp khách Lãnh đạo Tổng cục Tổng hợp, báo cáo Tổng cục kết tiếp khách, đề xuất công việc cần triển khai (nếu có) b) Đơn vị tham gia Chuẩn bị nội dung theo yêu cầu gửi đơn vị chủ trì (cả in file văn bản) chậm ngày trước ngày tiếp khách Cử đại diện tham dự đề xuất công việc triển khai sau tiếp khách (nếu có) Đối với tiếp khách nước Lãnh đạo Tổng cục tổ chức bên ngồi trụ sở Văn phịng Tổng cục (bao gồm ngồi nước), đơn vị chủ trì phân cơng có trách nhiệm làm đầu mối trao đổi với khách nước để thống thời gian, địa điểm tiếp khách trình Lãnh đạo Tổng cục nội dung chuẩn bị cho buổi tiếp khách Điều Quy trình tiếp khách nước ngồi đơn vị thuộc Tổng cục Các đơn vị thuộc Tổng cục tiếp khách nước theo đề nghị trực tiếp khách nước phải uỷ quyền Lãnh đạo Tổng cục, trường hợp tiếp có nội dung liên quan đến nhiều lĩnh vực Lãnh đạo Tổng cục phân cơng đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia tiếp khách đề nghị đơn vị tổ chức tiếp khách theo yêu cầu Trách nhiệm đơn vị liên quan việc tổ chức tiếp khách nước ngồi Văn phịng Tổng cục 2.1 Văn phòng Tổng cục a) Đề nghị đơn vị liên quan thay mặt Tổng cục tiếp khách nước theo đạo Lãnh đạo Tổng cục b) Hỗ trợ việc bố trí cán phiên dịch cho đơn vị theo quy định Điều 17 Quy chế c) Bố trí địa điểm phương tiện phục vụ cần thiết cho tiếp khách sở yêu cầu đơn vị đề nghị tiếp khách thông báo lại cho đơn vị d) Cử cán phục vụ thời gian tiếp khách 2.2 Các đơn vị tiếp khách a) Liên hệ với khách để xác nhận thời gian, địa điểm người tiếp b) Thủ trưởng đơn vị thuộc Tổng cục có trách nhiệm cử cán đủ thẩm quyền, trình độ chun mơn để tiếp khách c) Chuẩn bị nội dung để tiếp khách Đối với tiếp khách liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì phối hợp với đơn vị khác có liên quan chuẩn bị tài liệu Trường hợp nội dung trao đổi vượt thẩm quyền định, thủ trưởng đơn vị chủ trì phải báo cáo Lãnh đạo Tổng cục trước tiếp khách d) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp báo cáo Tổng cục kết tiếp khách để đề xuất công việc triển khai (nếu có) đ) Đăng ký phịng tiếp khách với Văn phịng e) Thơng báo cho Văn phòng thời gian, địa điểm tên khách để hướng dẫn cho khách nước đến làm việc g) Cử cán đón, tiễn khách sảnh tầng Đối với tiếp khách nước đơn vị thuộc Tổng cục tổ chức bên ngồi Văn phịng (bao gồm ngồi nước), đơn vị chủ trì có trách nhiệm đầu mối trao đổi với khách nước để thống thời gian, địa điểm tiếp khách chuẩn bị nội dung cho buổi tiếp khách phạm vi thẩm quyền giao CHƯƠNG III GIAO DỊCH VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI BẰNG VĂN BẢN Điều Văn khách nước ngồi gửi đến Tổng cục Văn phịng (Phịng Tổng hợp - Hành chính) tiếp nhận văn đối tác nước gửi đến quan Tổng cục, phân loại chuyển đến đơn vị có liên quan xử lý trình Lãnh đạo Tổng cục để phân cơng đơn vị có liên quan xử lý Quy trình xử lý văn khách nước ngồi gửi đến tương tự quy trình xử lý văn nước Các đơn vị tiếp nhận văn đối tác nước Văn phòng chuyển đến nhận trực tiếp từ đối tác nước ngồi có trách nhiệm xử lý theo chức nhiệm vụ chun mơn đơn vị Điều Văn đối ngoại Tổng cục Dự trữ Nhà nước gửi Các hình thức văn trao đổi thức Tổng cục với khách nước ngồi thể dạng cơng văn, cơng hàm cơng thư, trừ hình thức cụ thể quy định riêng với khách nước cho số nghiệp vụ đặc thù Các hình thức văn trao đổi khác (như trao đổi công việc thư điện tử) coi văn trao đổi khơng thức Cơng văn tiếng Việt tn theo quy định hình thức cơng văn nước hành Công hàm công thư thực theo mẫu quy định Phụ lục Quy chế Công hàm tiếng Việt tiếng Anh Tổng cục gửi đóng dấu Tổng cục Dự trữ nhà nước Quy định nội dung, thẩm quyền ký, chế độ lưu trữ công hàm công thư 3.1 Nội dung: Đơn vị chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm nội dung văn đối ngoại gửi theo chức năng, nhiệm vụ phân công Nếu nội dung văn đối ngoại gửi liên quan đến đơn vị khác, đơn vị chủ trì soạn thảo có trách nhiệm lấy ý kiến đơn vị có liên quan trước gửi 3.2 Thẩm quyền ký tắt (đối với công hàm), ký đầy đủ (đối với công thư): thẩm quyền ký văn đối ngoại gửi Tổng Cục trưởng phân cơng Phó Tổng Cục trưởng ký theo công việc phụ trách ủy quyền cho Chánh Văn phòng ký Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn đối ngoại gửi phải ký sốt trước trình Lãnh đạo Tổng cục ký thức 3.3 Chế độ lưu trữ a) Công hàm phải ghi đầy đủ ngày, tháng, năm, số Công hàm, chữ ký tắt Lãnh đạo Văn phịng đóng dấu treo Tổng cục Dự trữ Nhà nước; Công hàm gửi lưu trữ: 02 lưu Văn phòng (Phòng Tổng hợp hành Phịng Hợp tác quốc tế); 01 đơn vị chủ trì soạn thảo b) Cơng thư gửi lưu trữ 01 đơn vị chủ trì soạn thảo Trách nhiệm đơn vị liên quan việc giao dịch với khách nước văn 4.1 Văn phòng Tổng cục a) Hướng dẫn thống mẫu công hàm, công thư theo mẫu sử dụng công tác đối ngoại chung Bộ Tài b) Kiểm tra, đánh giá việc thực đơn vị kiến nghị Tổng cục trưởng biện pháp nhằm tăng cường quản lý văn đối ngoại gửi c) Mở sổ theo dõi lưu trữ văn đối ngoại gửi tương tự chế độ công văn, giấy tờ nước 4.2 Các đơn vị chủ trì soạn thảo a) Chịu trách nhiệm nội dung thẩm quyền ký văn đối ngoại gửi Các đơn vị chức trả lời văn đối ngoại gửi đến hình thức cơng thư cơng hàm, chuyển nội dung cho Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) để làm đầu mối trả lời đối tác nước b) Tổ chức lưu trữ văn đối ngoại gửi theo chế độ lưu trữ công văn, giấy tờ nước CHƯƠNG IV TỔ CHỨC ĐĨN ĐỒN NƯỚC NGỒI VÀO CƠNG TÁC Điều Ngun tắc tổ chức đón đồn nước ngồi vào cơng tác Đoàn nước vào làm việc với Tổng cục Dự trữ Nhà nước (đoàn vào) đoàn vào theo chương trình thoả thuận Tổng cục đối tác nước ngoài, đoàn vào theo lời mời Tổng cục Dự trữ Nhà nước theo phân cơng Bộ Tài Vào cuối q II hàng năm, vào chủ trương, định hướng Bộ Tài chính, Vụ Tài vụ - Quản trị chủ trì phối hợp với Văn phịng Tổng cục xây dựng kế hoạch đồn vào năm sau trình Tổng cục, trình Bộ phê duyệt Tất đồn vào phải đăng ký kế hoạch đoàn vào hàng năm Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt giao dự tốn kinh phí Trong trường hợp đồn vào chưa có kế hoạch đoàn vào hàng năm, đơn vị chủ trì phải trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét, phê duyệt trước mời đoàn vào Báo cáo Bộ Tài (Vụ Hợp tác quốc tế) Bộ Cơng an (Cục An ninh Tài chính, Tiền tệ Đầu tư - A84) việc tiếp khách nước (nội dung làm việc, thành phần đoàn, thời gian chương trình làm việc thời gian làm việc Việt Nam) Điều Đón tiếp đồn vào cấp Lãnh đạo Tổng cục (hoặc tương đương trở lên) Trách nhiệm đơn vị liên quan việc tổ chức đón đồn vào cấp Tổng cục tương đương 1.1 Trách nhiệm đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung a) Dự thảo tờ trình Bộ Tài xin phép đón đồn đồn cấp Tổng cục tương đương b) Đơn vị chủ trì tiếp phải chuẩn bị trước nội dung, dự kiến tình xảy cần xử lý Trường hợp nội dung dự kiến trao đổi mang tính phức tạp, nhạy cảm vượt phạm vi thẩm quyền, đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng báo cáo Lãnh đạo Tổng cục, Bộ Tài chính, Bộ, ngành liên quan xem xét, định c) Xây dựng chương trình làm việc với đồn vào; kiến nghị phương án, thành phần tiếp đồn, trình Lãnh đạo Tổng cục duyệt thông báo tới đơn vị nơi đoàn đến làm việc Cử cán tham dự q trình hoạt động đồn theo chương trình duyệt d) Chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan báo cáo Lãnh đạo Tổng cục kết đợt làm việc báo cáo Bộ Tài chậm ngày làm việc sau kết thúc đợt làm việc đoàn vào 1.2 Văn phòng Tổng cục a) Phối hợp với đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt phương án đón đồn vào b) Chịu trách nhiệm giải thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đồn vào c) Chủ trì cơng tác lễ tân đón đồn vào: đón tiễn cửa địa điểm theo kế hoạch đón tiễn phê duyệt, bố trí nơi ăn ở, đặt tiệc, mua tặng phẩm điều hành chương trình hoạt động đồn theo chương trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt d) Lập dự tốn tốn chi phí cho việc tổ chức đón đồn vào đ) Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đồn theo chương trình, dự tốn duyệt e) Phục vụ hậu cần q trình làm việc đồn g) Tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền phương tiện thơng tin theo chương trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt h) Bố trí phương tiện lại cho đoàn vào sở đề nghị đơn vị giao chủ trì đón đồn theo phân cơng Tổng cục Điều 10 Đón tiếp đồn vào cấp chuyên viên Trách nhiệm đơn vị liên quan 1.1 Đơn vị chủ trì nội dung a) Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt phương án làm việc với đoàn (nếu cần) b) Thực thủ tục đối ngoại cần thiết phục vụ cho việc đón đồn vào c) Chủ trì cơng tác lễ tân đón đồn vào bố trí cán tháp tùng đồn theo chương trình làm việc phê duyệt d) Chủ trì phối hợp với đơn vị làm việc với đồn vào theo nội dung chương trình phê duyệt đ) Các tiếp khách nước quan Tổng cục tổ chức phòng tiếp khách Văn phịng bố trí theo u cầu đơn vị chủ trì Khơng tiếp khách quốc tế phịng làm việc cán bộ, cơng chức Khi tiếp phải có 02 (hai) người dự Đơn vị chủ trì tiếp khách phải cử cán bộ, cơng chức đón khách trước 10 (mười) phút trước diễn buổi tiếp e) Cán bộ, công chức cử tiếp khách quốc tế có trách nhiệm ghi chép đầy đủ nội dung báo cáo Thủ trưởng đơn vị quản lý kết buổi tiếp Trong trường hợp cần thiết, Thủ trưởng đơn vị phối hợp với Văn phòng báo cáo Lãnh đạo Tổng cục kết buổi tiếp để xin ý kiến đạo g) Cán bộ, công chức Tổng cục Dự trữ Nhà nước tiếp xúc, trao đổi với khách quốc tế nội dung liên quan đến công việc qua điện thoại, thư điện tử phương tiện khác cần báo cáo kịp thời đầy đủ với Thủ trưởng đơn vị Tuyệt đối không trao đổi nội dung phạm vi thẩm quyền h) Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan báo cáo Tổng cục kết đợt làm việc chậm 05 ngày làm việc sau kết thúc đợt làm việc, phục vụ cho công tác lưu trữ theo quy định pháp luật 1.2 Văn phòng Tổng cục a) Tham gia ý kiến với đơn vị chủ trì kế hoạch đón đồn vào b) Xây dựng dự toán toán kinh phí đồn vào theo chế độ quy định c) Hỗ trợ cho đơn vị chủ trì q trình đón tiếp đoàn (nếu cần) d) Đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí phục vụ cho đồn theo chương trình, dự tốn duyệt đ) Phục vụ hậu cần q trình làm việc đồn e) Bố trí phương tiện lại cho đồn theo chương trình làm việc phê duyệt Việc đón tiếp đoàn chuyên gia vào làm việc dự án nước tài trợ cho Tổng cục Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm thực theo chương trình hoạt động dự án CHƯƠNG V TỔ CHỨC ĐỒN RA NƯỚC NGỒI CƠNG TÁC Điều 11 Nguyên tắc tổ chức đoàn Đoàn đồn cán Tổng cục cử cơng tác nước ngân sách nhà nước tài trợ tổ chức khác tài trợ (các quan doanh nghiệp trong, nước dự án hỗ trợ kỹ thuật nước tài trợ) Vào cuối quý II hàng năm, vào chủ trương, định hướng Bộ, Vụ Tài vụ - Quản trị chủ trì, hướng dẫn xây dựng kế hoạch đồn năm sau, bao gồm đoàn học tập, khảo sát thuộc chương trình hoạt động dự án thuộc Tổng cục trình Bộ phê duyệt Tất đoàn phải đăng ký kế hoạch đoàn hàng năm Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, kể đoàn tổ chức nước, nước mời tài trợ kinh phí Đối với đồn phát sinh ngồi kế hoạch có sử dụng nguồn kinh phí ngân sách nhà nước phải đồng ý Lãnh đạo Tổng cục Việc tổ chức đồn phải trình Lãnh đạo Tổng cục (qua Vụ Tổ chức cán bộ) xem xét phê duyệt Nội dung tờ trình Tổng cục đơn vị chủ trì phải nêu rõ: nội dung, nhân sự, chương trình thời gian làm việc, địa điểm tổ chức đến làm việc, nguồn kinh phí vấn đề liên quan cần thiết khác đến đồn cơng tác Việc định cán cơng tác nước ngồi thực theo quy định hành việc phân cấp quản lý cán bộ, cơng chức, viên chức hành chính, nghiệp Tổng cục Điều 12 Tổ chức Đoàn Trách nhiệm đơn vị liên quan việc tổ chức đoàn Tổng cục Dự trữ Nhà nước 1.1 Văn phịng Tổng cục a) Chủ trì soạn thảo Tờ trình tổ chức đồn trình Lãnh đạo Tổng cục ký duyệt, ghi rõ nội dung, thành phần, thời gian cơng tác nước ngồi, vấn đề cần ý kiến đạo Lãnh đạo Tổng cục b) Trình Tổng cục (qua Vụ Tổ chức cán bộ) nội dung, chương trình, quan dự kiến làm việc, thành phần, vấn đề liên quan cần thiết khác Đối với đoàn sử dụng nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước mà chưa có kế hoạch phê duyệt, Văn phịng lấy ý kiến Vụ Tài vụ -Quản trị trước trình Tổng cục c) Xây dựng dự tốn kinh phí tốn kinh phí chi cho đồn theo chế độ quy định d) Tổng hợp nội dung công tác đồn trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt đ) Chịu trách nhiệm giải thủ tục cần thiết phục vụ cho đoàn ra, trừ đoàn khuôn khổ dự án hỗ trợ kỹ thuật nước e) Chuẩn bị thủ tục lễ tân, hậu cần cho đoàn (hộ chiếu, visa, mua vé máy bay, mua tặng phẩm, ) g) Bố trí phiên dịch (trừ đoàn theo dự án Bộ) h) Tổ chức cơng tác tun truyền đồn (nếu cần thiết) i) Có trách nhiệm quản lý hộ chiếu cán bộ, công chức Tổng cục Dự trữ Nhà nước 1.2 Vụ Tổ chức cán bộ: chủ trì trình Tổng cục định nhân đồn 1.3 Đồn cơng tác Báo cáo với Tổng cục Dự trữ Nhà nước Bộ Tài kết đợt cơng tác chậm sau 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác (Báo cáo gửi cho Phòng Hợp tác quốc tế - Văn phòng Tổng cục 01 để lưu) Trường hợp cần thiết, Trưởng đồn cơng tác báo cáo Lãnh đạo Tổng cục cho phép tổ chức tọa đàm báo cáo kết quả, thông tin chuyến 1.4 Cán bộ, công chức sau cơng tác nước ngồi phải nộp lại hộ chiếu cơng vụ cho Văn phịng (Phịng Hợp tác quốc tế) để quản lý theo quy định CHƯƠNG VI LẬP DỰ TỐN VÀ THANH QUYẾT TỐN KINH PHÍ Điều 13: Lập dự toán toán kinh phí Việc lập dự tốn, quản lý tốn kinh phí cho đồn nước ngồi vào cơng tác, đồn cán cơng chức Tổng cục nước ngồi cơng tác thực theo quy định hành Luật Ngân sách Nhà nước văn hướng dẫn, cụ thể sau: 1.1 Hàng năm, vào thời điểm lập dự toán thu chi ngân sách Nhà nước, Văn phòng vào nhiệm vụ kế hoạch tổ chức đồn cơng tác nước ngồi đón đồn nước ngồi vào cơng tác để lập dự toán chi ngân sách Nhà nước theo nội dung quy định tổng hợp chung vào dự toán chi ngân sách Nhà nước Văn phịng trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt theo quy định 1.2 Căn vào kế hoạch đoàn đoàn vào Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, Văn phịng xây dựng dự tốn theo quy định Nhà nước, xác định nguồn kinh phí thực để làm triển khai thực trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt 1.3 Căn dự toán Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, Văn phòng triển khai thực tổ chức đồn ra, đón tiếp đồn vào Sau kết thức đợt cơng tác, Văn phịng lập chứng từ tốn kinh phí thực nhiệm vụ theo qui định hành Nhà nước CHƯƠNG VII MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC Điều 14 Tổ chức viện trợ quốc tế Khi có định Thủ tướng Chính phủ, Bộ Tài việc giao Tổng cục Dự trữ Nhà nước xuất hàng dự trữ quốc gia viện trợ quốc tế khn khổ hợp tác Chính phủ Việt Nam với nước giới, đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục ủy quyền Tổng Cục trưởng làm việc với Bộ, ngành liên quan tổ chức thực xuất hàng viện trợ theo thủ tục, trình tự xuất hàng hóa quy định pháp luật Việt Nam thông lệ quốc tế Trách nhiệm đơn vị chuẩn bị cho việc xuất cứu trợ, viện trợ quốc tế 2.1 Văn phòng Tổng cục a) Đảm bảo điều kiện lễ tân, vật chất, hậu cần, bố trí phiên dịch cho buổi đàm phán, ký Biên thỏa thuận, Biên ghi nhớ việc giao nhận hàng viện trợ Tổng cục với đại diện nước nhận viện trợ theo đề nghị đơn vị giao chủ trì b) Chủ trì, phối hợp với đơn vị tổ chức lễ giao nhận hàng tượng trưng đảm bảo tuân thủ nghi lễ ngoại giao c) Chủ trì, phối hợp với đơn vị chuẩn bị nội dung, phát biểu Lãnh đạo Tổng cục (hoặc đại diện ủy quyền) phía Việt Nam (nếu có) 10 lễ giao nhận hàng tượng trưng d) Đưa tin việc cứu trợ, viện trợ quốc tế phương tiện thơng tin ngồi ngành theo đạo Lãnh đạo Tổng cục 2.2 Các đơn vị tham gia xuất hàng viện trợ quốc tế a) Vụ Quản lý hàng dự trữ - Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan làm việc với Đại sứ quán đại diện nước nhận viện trợ hàng dự trữ quốc gia nội dung: kế hoạch, thời gian địa điểm giao nhận hàng tượng trưng thực tế; phương thức giao, nhận hàng; kiểm tra chất lượng hàng nội dung khác có liên quan theo quy định viện trợ, xuất hàng hàng hóa theo quy định - Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan hồn tất thủ tục pháp lý nước việc ký kết văn (biên ghi nhớ, biên thỏa thuận, nội dung maket in bao bì ) giải vấn đề có liên quan đến xuất hàng, phí chất lượng hàng - Thơng báo cho Văn phòng địa điểm, nội dung, yêu cầu vật chất phục vụ cho buổi lễ giao nhận hàng tượng trưng trước ngày để Văn phòng chuẩn bị - Xây dựng phương án xuất hàng viện trợ trình Lãnh đạo Tổng cục; ban hành định giao nhiệm vụ hướng dẫn đơn vị giao nhiệm vụ xuất hàng triển khai thực - Thực chế độ báo cáo công tác viện trợ nhiệm vụ chuyên môn khác theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị Tổng cục phân công b) Vụ Khoa học Công nghệ bảo quản: chủ trì, phối hợp với quan chức nước, tham gia trực tiếp nước bạn kiểm tra chất lượng hàng viện trợ giải đáp vướng mắc, vấn đề phát sinh có liên quan như: tiêu chuẩn, chất lượng, kỹ thuật, kiểm dịch thực vật, vệ sinh dịch tễ có yêu cầu c) Vụ Tài vụ - Quản trị: thẩm định dự tốn phí viện trợ trình Bộ Tài phê duyệt, bố trí nguồn kinh phí xuất viện trợ quốc tế như: phí giao nhận hàng, phí kiểm tra chất lượng hàng, phí vận chuyển nội địa quốc tế 2.3 Các Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Tổng cục giao xuất hàng viện trợ quốc tế a) Ký hợp đồng vận tải nội địa (trường hợp giao hàng lọt lòng tàu cảng, cửa Việt Nam) hợp đồng vận quốc tế (trường hợp giao hàng nước bạn) b) Kiểm tra chất lượng hàng, chuẩn bị bao bì, in maket sang bao đóng gói theo nội dung hướng dẫn Tổng cục c) Tổ chức giao nhận vận chuyển hàng dự trữ nội địa quốc tế, làm thủ tục xuất theo quy định d) Ký biên xác nhận khối lượng báo cáo Tổng cục Dự trữ Nhà nước 11 kết thúc trình giao nhận hàng đ) Lập dự tốn chi phí xuất viện trợ quốc tế: phí giao nhận hàng, phí kiểm tra chất lượng hàng, phí vận chuyển báo cáo Tổng cục trình Bộ Tài phê duyệt toán theo quy định Điều 15 Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam Tổng cục chủ trì phải thực theo Quyết định số 1422/QĐ-BTC ngày 25/6/2008 Bộ trưởng Bộ Tài Quy chế làm việc hoạt động đối ngoại Bộ Tài Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ngày 21/8/2001 Thủ tướng Chính phủ tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Các đơn vị thuộc Tổng cục tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải có văn trình Lãnh đạo Tổng cục, nêu rõ: - Mục đích hội nghị, hội thảo - Nội dung hội nghị, hội thảo - Thời gian địa điểm tổ chức - Thành phần tham dự - Kinh phí - Phân cơng trách nhiệm thực đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước Điều 16 Ký kết văn kiện quốc tế Việc ký kết văn kiện quốc tế với đối tác nước thực theo u cầu cơng việc chun mơn Hình thức, nội dung thẩm quyền ký kết văn kiện phải tuân thủ theo Luật số 41/2005/QH11 ngày 14/6/2005 Quốc hội ký kết, gia nhập thực điều ước quốc tế Pháp lệnh số 33/2007/PL-UBTVQH11 ngày 20/4/2007 ký kết, thực thoả thuận quốc tế văn pháp lý nhà nước Trách nhiệm đơn vị chuẩn bị cho việc ký kết văn kiện 2.1 Đơn vị chủ trì văn kiện ký kết a) Chịu trách nhiệm trước Tổng cục hình thức, nội dung, thẩm quyền văn ký kết b) Chủ trì phối hợp với đơn vị có liên quan hoàn tất thủ tục pháp lý nước việc ký kết văn (nếu có) c) Chuẩn bị dẫn chương trình lễ ký kết d) Chuẩn bị phát biểu Trưởng đoàn (hoặc đại diện uỷ quyền) phía Việt Nam (nếu có) kết đ) Chủ trì cung cấp thơng tin cho báo chí (nếu cần thiết) nội dung lễ ký 12 2.2 Văn phịng Tổng cục a) Bố trí phiên dịch cho lễ ký kết theo quy định Điều 17 Quy chế b) Tổ chức lưu trữ văn theo chế độ quy định c) Phối hợp với đơn vị chủ trì hồn tất thủ tục cần thiết nước cho việc tổ chức ký kết văn kiện d) Phối hợp với đơn vị chủ trì chuẩn bị vấn đề lễ tân cho lễ ký kết đảm bảo tuân thủ nghi lễ ngoại giao đ) Chuẩn bị điều kiện vật chất hậu cần cho lễ ký kết e) Đưa tin lễ ký kết phương tiện thông tin ngành theo đề xuất đơn vị chủ trì nội dung Điều 17 Cơng tác biên, phiên dịch phục vụ hoạt động đối ngoại 1.Nội dung công tác biên dịch, phiên dịch 1.1 Công tác biên dịch, hiệu đính tài liệu bao gồm: a) Các văn gửi cho đối tác nước nhận từ đối tác nước b) Tài liệu phục vụ Lãnh đạo Tổng cục làm việc với đối tác nước c) Tài liệu nghiên cứu, tham khảo d) Các tài liệu khác để phục vụ cho công tác đối ngoại 1.2 Công tác phiên dịch gồm a) Phiên dịch cho Lãnh đạo Tổng cục tiếp làm việc với khách nước ngoài, tham dự hoạt động đối ngoại, tham dự hội nghị, hội thảo, lễ ký kết văn kiện với đối tác nước đoàn b) Phiên dịch cho tiếp làm việc với khách nước đơn vị thuộc Tổng cục (trừ làm việc có liên quan trực tiếp đến hoạt động dự án, chương trình trợ giúp kỹ thuật) Trách nhiệm Văn phịng a) Bố trí phiên dịch cho Lãnh đạo Tổng cục tiếp làm việc với khách nước ngoài, tham dự hoạt động đối ngoại, tham dự hội nghị, hội thảo, lễ ký kết văn kiện với đối tác nước đoàn Lãnh đạo Tổng cục b) Tổ chức biên dịch tài liệu lĩnh vực quản lý theo phân công Lãnh đạo Tổng cục c) Hỗ trợ công tác biên, phiên dịch tài liệu đơn vị thuộc Tổng cục chưa tự đảm đương công việc biên, phiên dịch Công tác biên, phiên dịch số trường hợp đặc thù: trường hợp cần thiết phải biên, phiên dịch ngôn ngữ đặc thù (tiếng Nhật, tiếng Trung, tiếng Tây ban Nha, tiếng Lào v.v…) khối lượng công việc lớn vượt khả biên, phiên dịch đơn vị, đơn vị phép thuê tổ chức, cá 13 nhân cung cấp dịch vụ Kinh phí thuê dịch vụ phiên dịch, biên dịch bên Tổng cục thực theo chế độ quy định Trường hợp định mức trình Lãnh đạo Tổng cục xem xét định Kinh phí bồi dưỡng cho cơng tác biên, phiên dịch phục vụ cho công tác đối ngoại Tổng cục thực theo chế độ hành Điều 18 Quản lý nhập cảnh, xuất cảnh khách nước ngoài: Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) chịu trách nhiệm thủ tục nhập cảnh, xuất cảnh cho đoàn khách nước Tổng cục mời vào làm việc theo chế độ quy định Nhà nước Điều 19 Các quy định lễ tân, khánh tiết Kỷ niệm ngày Quốc khánh nước có quan hệ hợp tác với Tổng cục 1.1 Văn phòng gửi thiếp chúc mừng Quốc khánh kèm theo danh thiếp Lãnh đạo Tổng cục đến Đại sứ quán nước có liên quan Trường hợp cần thiết gửi lẵng hoa kèm theo danh thiếp chúc mừng Lãnh đạo Tổng cục 1.2 Lãnh đạo, cán đơn vị tham dự hoạt động kỷ niệm Quốc khánh tiệc chiêu đãi theo giấy mời Đại sứ quán Các hoạt động kỷ niệm khác 2.1 Văn phòng (Phòng Hợp tác quốc tế) trình Lãnh đạo Tổng cục định việc tham dự, cấp tham dự hình thức tham dự hoạt động kỷ niệm ngày thiết lập quan hệ ngoại giao, ngày sinh lãnh tụ lãnh đạo nước, kỷ niệm ngày thành lập tổ chức quốc tế lớn có quan hệ mật thiết với Tổng cục 2.2 Đối với quốc gia vùng lãnh thổ nhạy cảm: việc tham dự hoạt động kỷ niệm kiện có liên quan đến quốc gia lãnh thổ theo hướng dẫn chung Bộ Ngoại giao Bộ Tài Điều 20 Tổ chức chiêu đãi tặng quà Việc tổ chức tiệc chiêu đãi, tặng quà cho khách nước sở định mức, chế độ hành, đảm bảo tiết kiệm, lịch sự, phù hợp với truyền thống văn hoá dân tộc Đối với đoàn khách nước Lãnh đạo Tổng cục, Văn phịng chủ trì, báo cáo Lãnh đạo Tổng cục tổ chức chiêu đãi, tặng quà Văn phòng chịu trách nhiệm nghiên cứu, đặt mua mẫu tặng phẩm chung, biểu tượng cho ngành Dự trữ có khắc chữ để làm quà tặng cho đoàn vào đoàn mang làm quà tặng Điều 21 Cung cấp thông tin đối ngoại Việc cung cấp tài liệu trao đổi thông tin với đối tác nước phải tuân thủ theo quy định bảo mật Nhà nước quy định hành Bộ Tài Tổng cục Dự trữ Nhà nước 14 Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm giám sát việc thực đơn vị chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng việc tuân thủ chế độ bảo mật theo quy định pháp luật Điều 22 Trang phục công tác đối ngoại Mọi cán bộ, công chức tham gia hoạt động đối ngoại phải mặc trang phục phù hợp với nghi lễ ngoại giao Tuỳ theo thời tiết cụ thể, cán công chức phải mặc trang phục phù hợp a) Đối với nam giới: Trang phục đối ngoại bao gồm áo sơ mi, quần âu, ký giả, com-lê, thắt cra-vát, giầy dép có quai b) Đối với nữ giới: Trang phục đối ngoại bao gồm: quần áo âu, váy, áo dài truyền thống, giầy dép có quai Đối với buổi lễ, đón tiếp, hội đàm, chiêu đãi có tính chất thức Tổng cục, cán bộ, cơng chức phải mặc trang phục theo yêu cầu ghi cụ thể giấy mời Điều 23 Tuyên truyền hoạt động đối ngoại Đối với tiếp khách Lãnh đạo Tổng cục, vào nội dung tính chất gặp, Văn phịng chủ trì mời báo ngành để đưa tin Đối với kiện đối ngoại lớn, đoàn vào cấp cao, vào nội dung tầm quan trọng đồn, Văn phịng chủ trì tổ chức triển khai hoạt động tuyên truyền phù hợp (trước, sau kiện đối ngoại) phương tiện thông tin đại chúng, chụp ảnh lưu niệm, tổ chức họp báo CHƯƠNG VIII TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 24 Trách nhiệm đơn vị, cá nhân Quy chế phổ biến đến tồn thể cán bộ, cơng chức đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục để thực Văn phịng có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đơn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực Quy chế Thủ trưởng đơn vị thuộc trực thuộc Tổng cục có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới cán bộ, công chức đơn vị mình; chịu trách nhiệm liên đới cá nhân đơn vị vi phạm Trong trình thực có vướng mắc đề nghị đơn vị phản ánh Văn phòng để xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ KT TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG (Đã ký) 15 Nguyễn Đình Hịa PHỤ LỤC MẪU CƠNG HÀM, CƠNG THƯ Mẫu cơng hàm tiếng Việt BỘ TÀI CHÍNH NƯỚC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC (Times New Roman 10 - đứng ) Số: TCDT/ mã đơn vị soạn thảo (Times New Roman 14-đứng) Tổng cục Dự trữ Nhà nước Việt Nam kính chào Đại sứ quán Hà Nội xin hân hạnh đề cập đến việc sau: ( Nội dung công hàm) (Times New Roman 14 - đứng ) Nhân dịp này, Tổng cục Dự trữ Nhà nước Việt Nam xin gửi tới Đại sứ quán ……… Hà Nội lời chào trân trọng (ký nháy) Hà Nội, ngày tháng năm 20 Đóng dấu Tổng cục ĐSQ …………… Hà Nội Đồng gửi: (Times New Roman 14 – đậm, đứng) 16 Mẫu công hàm tiếng Anh MINISTRY OF FINANCE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM THE GENERAL DEPARTMENT OF VIETNAM RESERVES N0: TC/mã đơn vị soạn thảo The General Department of Vietnam Reserves presents its compliments to the Embassy of and has the honour to refer the latter to the following matter: (Nội dung công hàm: Times New Roman 14-đứng) The General Department of Viet Nam Reserves avails itself of this opportunity to renew to the Embassy of the assurances of its highest consideration (ký nháy) Hanoi, / / (Times New Roman 14 nghiêng) (đóng dấu Tổng cục) To: the Embassy of Cc: … (Times New Roman 14 đậm, đứng) 17 Mẫu công thư tiếng Việt BỘ TÀI CHÍNH NƯỚC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC Hà Nội, ngày tháng năm Kính gửi: Ơng (Bà) Nguyễn Văn A Chức danh Thưa Ông (Bà) , (Nội dung thư: Times New Roman 14-đứng) Kính thư, (Ký tên) (Tên đầy đủ) (Chức danh) TỔNG CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC VIỆT NAM Số 291, ngõ 343, Đội Cấn, Hà Nội Fax: (84-4) 08046969 Điện thoại: (84-4 ) 37625651 (Times New Romans - 10) 18 Mẫu công thư tiếng Anh MINISTRY OF FINANCE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM THE GENERAL DEPARTMENT OF VIETNAM RESERVES Hanoi, ……………………… To: Dear Mr or Mrs…, (Times New Roman 14-đứng) Yours sincerely, (Ký tên) (Tên đầy đủ) (Chức vụ) THE GENERAL DEPARTMENT OF VIETNAM RESERVES (Times No 291 - Lane 343 - Doi Can - Ba Dinh - Hanoi - Vietnam Fax: (84-4) 08046969 Tel: (84-4 ) 37625651 New Romans - 10) 19 PHỤ LỤC II: MẪU LẬP KẾ HOẠCH ĐOÀN RA, ĐOÀN VÀO KẾ HOẠCH ĐOÀN RA NĂM… Đơn vị:……… TT Tên đoàn Tên nước đến Cấp trưởng đoàn Nội Thời dung gian làm việc số ngày dự kiến Số lượng cán Dự kiến kinh phí NSNN Nguồn khác Hà Nội, ngày… tháng….năm… Thủ trưởng đơn vị Ký tên KẾ HOẠCH ĐOÀN VÀO NĂM… Đơn vị:……… TT Tên đoàn Nội dung Cấp trưởng đoàn Thời gian Số lượng số cán ngày dự kiến Dự kiến kinh phí NSNN Nguồn khác Hà Nội, ngày… tháng….năm… Thủ trưởng đơn vị Ký tên 20