NCS Solutions Corporation là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và phát triển phần mềm tại Việt Nam 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Nhịp độ phát triển của Công Nghệ Thôn[.]
KHÁI QUÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Thông tin chung
Tên công ty : Công ty Cổ Phần Công Nghệ NCS Địa chỉ : sô 5 ngõ 535 Kim Mã -Ba Đình- Hà Nội
Website : www.ncs.com.vn
Lịch sử hình thành công ty
2001 Tháng 9 Thành lập Công ty NCS
2001 Tháng 10 Dự án Outsourcing đầu tiên
2002 Tháng 9 Khách hàng đầu tiên của SoftSimulator, công ty Philips Japan
2003 Tháng 5 Đơn hàng Outsourcing từ CANON (UP)
2003 Tháng 8 Tham gia “e-Learning World 2003” tại Tokyo, Nhật Bản
2004 Tháng 6 Giao 100 sản phẩm SoftSimulator đầu tiên
2004 Tháng 8 Ra đời giải pháp NCS e-Learning
2005 Tháng 3 Thành lập NCS Sài Gòn
2005 Tháng 4 Phó thủ tướng Phạm Gia Khiêm đến thăm NCS
2005 Tháng 5 Đơn hàng Outsourcing từ NTT Data (DRJ), Toshiba
2005 Tháng 7 Trúng thầu dự án JICA/NOIP
2005 Tháng 12 Giải pháp NCS E-Learning được sử dụng cho dự án PIL của Microsoft Vietnam
2006 Tháng 1 Lấy chứng chỉ ISO 9001:2000
2006 Tháng 5 Trúng thầu dự án JICA/NOIP trong giai đoạn thứ 2
2006 Tháng 6 Đơn hàng Outsourcing từ NEC Soft
2006 Tháng 7 Thành lập NCS Telecom
2006 Tháng 12 Nhận công việc Outsourcing về nhập thông tin bản đồ
2007 Tháng 3 Đơn hàng Outsourcing từ NEC Soft
2007 Tháng 5 Thành lập Trung tâm Bản Đồ
2007 Tháng 9 Trúng thầu dự án JICA/NOIP trong giai đoạn thứ 3
2007 Tháng 11 Trúng thầu dự án đào tạo, triển khai hệ thống chứng thực số quốc gia (Root CA) của Bộ Thông tin và Truyền thông
2007 Tháng 12 Nhận được đầu tư của quỹ Đầu tư Nhật Bản
2008 Tháng 1 Thành lập công ty cổ phần NCS Japan
2008 Tháng 4 Chuyển trụ sở Công ty
Dự kiến lấy chứng chỉ ISO 27001 (ISMS) Giải thưởng Sao Khuê (từ VINASA)
2008 Tháng 7 Thành lập công ty Cổ phần Chứng thực chữ ký số Việt Nam (V- Sign Corp).
Thành lập Công ty bản đồ số Việt Nam
Chiến lược phát triển của Công ty
- Mở rộng thị trường quốc tế
- Chinh phục thị trường nội địa
Đội ngũ nhân viên
Trong nền công nghệ tri thức, con người bao giờ cũng là yếu tố đầu tiên và cuối cùng quyết định sự thành công của một doanh nghiệp.Do vậy đội ngũ nhân viên của NCS luôn được tạo mọi điều kiện thuận lợi để tiếp cận với các công nghệ mới, các dự án phần mềm phức tạp, được làm việc trực tiếp với các chuyên gia CNTT có kinh nghiệm trên thế giới, ngoài ra còn thường xuyên được tham gia các khoá đào tạo nhằm trau dồi các kỹ năng chuyên môn, kỹ năng thích ứng môi trường, kỹ năng ngoại ngữ, nhằm chuẩn bị một nguồn lực tài nguyên và con người phong phú có tính chuyên nghiệp cao.
Ban Giám đốc gồm những người đã từng đảm nhận vai trò lãnh đạo tại các công ty phần mềm của Nhật Bản, Mỹ, Việt Nam, trong đó Giám đốc Điều hành đã tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị doanh nghiệp tại Nhật
Tổng số cán bộ nhân viên: 350 người, trong đó có 04 Tiến sĩ và 10 Thạc sĩ
Với bề dày kinh nghiệm làm việc với các dự án phần mềm cũng như các chuyên gia công nghệ thông tin trên thế giới, cộng với tinh thần ham học hỏi, phấn đấu vươn lên không ngừng, đội ngũ chuyên viên kỹ thuật của NCS đã đạt được những chứng chỉ chuyên môn đáng khen ngợi của các hãng phần mềm nổi tiếng thế giới như:
Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây
Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới có nhiều biến động và Việt Nam cũng không nằm ngoài vòng xoáy này.Nhiều doanh nghiệp trong nước do ảnh hưởng của những biến động đó đã dẫn tới phá sản hoặc thu nhỏ quy mô hoạt động.Cùng với đó, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin cũng gặp không ít khó khăn.
Tuy nhiên, với nỗ lực không ngừng của cán bộ và nhân viên, công ty NCS không những đứng vững trước những biến động đó mà còn phát triển lên một tầm mới Kết quả kinh doanh năm 2007 của NCS đã tăng 40% so với năm 2006.Trong đó các gói dịch vụ ứng dụng (E-learning, PKI, iOffice) chiếm tới 69%, gia công phần mềm chiếm 39% tổng doanh thu Trong 6 tháng đầu năm 2008, NCS đã ký kết được rất nhiều hợp đồng quan trọng như:
- Hợp đồng cung cấp giải pháp đào tạo trực truyến e-Learning cho Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam (AgriBank)
Hợp đồng với Cục Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin - Bộ Thông Tin và Truyền Thông
- Hợp đồng với Cục Quản lý lao động ngoài nước – Bộ Lao động Thương binh và Xã hội
- Hợp đồng với Microsoft Việt Nam
Ngoài việc hoàn thành vượt mức chỉ tiêu đề ra trong 6 tháng đầu năm, NCS đã tiến một bước dài trong quá trình phát triển của mình để trở thành tập đoàn NCS có uy tín trên thị trường phần mềm Việt Nam Với việc thành lập công ty Chứng thực Chữ ký số Việt Nam (V-Sign Corp.), NCS tự hào vì V-Sign Corp là công ty đầu tiên tại Việt Nam cung cấp dịch vụ Chứng thực Chữ ký số.Điều đó thể hiện khả năng định hướng của Ban lãnh đạo NCS khi đón đầu trong lĩnh vực mới mẻ và đang được nhà nước hết sức quan tâm này.
Tìm kiếm khách hàng mới, đối tác mới luôn là việc quan trọng.Mặc dù vậy, NCS vẫn không quên chú trọng phát triển các mối quan hệ khách hàng đã và đang có.Các khách hàng tại Nhật Bản là những bạn hàng đã gắn bó với NCS kể từ ngày mới thành lập.Có thể nói NCS đã rất thành công và tạo được lòng tin bền vững tại thị trường được cho là “khó tính” này.Qua đó, biến Nhật Bản trở thành thị trường ruột của NCS Hiện tại, NCS Corp đã và đang là đối tác, nhà cung cấp của trên 200 tập đoàn, công ty lớn tại Nhật Bản (Yamaha, Toshiba, Canon ).
Bên cạnh việc chú tâm phát triển mở rộng thị trường trong nước và Nhật Bản thì việc mở rộng thị trường nước ngoài như Châu Âu và Bắc Mỹ cũng được NCS rất chú trọng.Tháng 1 năm 2008, NCS đã trở thành đối tác chiến lược của tập đoànThe Q-Group The Q-Group là một trong những nhà cung cấp nội dung hàng đầu thế giới.Việc hợp tác này không những góp phần quảng bá hình ảnh của NCS ra thị trường thế giới mà còn khẳng định được tầm cỡ và uy tín của NCS trong giới cung cấp phần mềm đào tạo trực tuyến.
Tổng quan về công ty TNHH Công Nghệ Xanh và chuyên đề thực tập tốt nghiệp
nghiệp Đầu năm 2009 công ty TNHH Công Nghệ Xanh đã đặt hàng công ty NCS bộ phần mềm gồm: phần mềm bán hang, phần mềm quản lý kho và phần mềm quản lí nhân sự.
2.1 Vài nét về công ty TNHH Công Nghệ Xanh
Tên công ty : Công ty TNHH Công nghệ Xanh
Blue Tech Co., Ltd Địa chỉ : Cụm công nghiệp Phú Diễn – Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại : 04.8.374.031
Giám đốc : Nguyễn Ngọc Quang
2.1.2 Các lĩnh vực hoạt động
Công ty TNHH Công Nghệ Xanh là một công ty nhỏ hoạt động trong lĩnh vực cơ khí trên phạm vi toàn miền Bắc.
Các hoạt động chính của công ty:
Chế tạo máy sản xuất vật liệu xây dựng
Mua bán, kí gửi các thiết bị máy móc
2.1.3 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Công Nghệ Xanh được thành lập vào đầu năm 2004.
Trong thời gian đầu, công ty chỉ có 7 cán bộ công nhân viên và chỉ nhận gia công các chi tiết cơ khí nhỏ. Đầu năm 2005, nhận thấy tình hình thị trường đang dần biến đổi, công ty quyết định đặt chân vào lĩnh vực chế tạo máy sản xuất vật liệu xây dựng, cụ thể ở đây là máy sản xuất gạch block và các phụ kiện đi kèm như khuôn gạch, băng truyền… và có những bước tiến rất khả quan.
Qua gần 5 năm phát triển, công ty đã có gần 30 cán bộ, công nhân viên với tay nghề tốt và ý thức kỉ luật cao. Đến nay, công ty đã có được chỗ đứng trên thị trường với nhiều đối tác làm ăn, trong đó có những công ty lớn như: Công ty cổ phần Hà Thành; Công ty liên doanh Vinata; Công ty xuất nhập khẩu xây dựng Vinaconex …
* Về chức năng, công ty được chia làm 2 ban chính:
- Giám đốc, trợ lý giám đốc, thư ký đảm nhiệm việc đôn đốc chung các công việc, lập hợp đồng, ký hợp đồng, tìm kiếm đối tác …
- Các cán bộ kế toán đảm nhiệm các công việc sổ sách, khai báo thuế, tính tiền lương …
- Cán bộ quản lý kho đảm nhiệm công việc quản lý công cụ dụng cụ, vật tư, thành phẩm …
- Quản đốc phân xưởng quản lý chung các công việc sản xuất
- Dưới đó là 3 tổ trưởng phụ trách 3 mảng: gia công; lắp ráp; triển khai và bảo hành.
- Quản đốc cũng như 3 tổ trưởng ngoài việc quản lý công việc sản xuất của
16 công nhân còn trực tiếp tham gia sản xuất.
- Ngoài ra còn có 1 nhân viên cấp dưỡng kiêm lao công lo việc ăn uống, giặt giũ đồng phục lao động và 1 nhân viên bảo vệ.
2.1.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin
- Công ty hiện tại có 8 máy vi tính phục vụ cho công tác quản lý chức năng văn phòng (10 người)
- 8 máy tính này đều có cấu hình khá tốt: Chip P5 > 2.0Ghz, RAM 1,5GB, ổ cứng 80GB, ổ đĩa CD đầy đủ.
Ngoài ra còn có 1 máy in
Các máy được nối với nhau thành 1 mạng LAN
- Các máy đều sử dụng Windows XP, chạy các ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2003, Adobe Acrobat Reader 7.0, bộ gõ Vietkey 2000 và Unikey …
- Hiện công ty chưa sử dụng một phần mềm chuyên dụng nào trong quản lý công việc văn phòng cũng như sản xuất.
.-Công ty đã sử dụng Internet
- Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ năng động
2.2 Những khó khăn trong công việc quản lý kho
Công việc quản lý kho chỉ có 1 cán bộ đảm nhiệm, được thực hiện hoàn toàn bằng tay dựa trên sổ sách với sự trợ giúp rất ít của máy tính.
Nguồn nguyên vật liệu của công ty dùng cho sản xuất vô cùng đa dạng và phức tạp bao gồm nhiều loại vật tư, trong đó mỗi loại vật tư lại có nhiều chủng loại, kích cỡ, chất lượng khác nhau.Ví dụ như thép có thép trụ tròn, thép ống với nhiều loại kích cỡ cũng như chất lượng …
Công ty sản xuất ra nguồn thành phẩm rất phong phú như các loại chi tiết máy, các loại máy sản xuất vật liệu xây dựng, các loại khuôn gạch đủ loại về hình dạng và kích cỡ … Điều này dẫn đến việc quản lý kho còn có nhiều sai sót và tốc độ chậm, dễ gây thất lạc thông tin và không đáp ứng được những yêu cầu đề ra.
2.3 Sơ lược quy trình quản lý kho của công ty
Khi công ty có nhu cầu nhập hàng thì phòng kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng cho bộ phận quản lý kho hàng, bộ phận kho hàng sẽ lưu lại đơn đặt hàng.
Sau đó nhà cung cấp mang hàng đến sẽ được bộ phận nhận hàng đối chiếu với đơn đặt hàng và viết phiếu nhập kho gồm 2 bản: 1 bản gửi cho bộ phận tài vụ để thanh toán với nhà cung cấp và 1 bản để lưu lại.
Khi xưởng sản xuất có nhu cầu về vật tư thì sẽ mang phiếu xuất kho nội bộ cho bộ phận xuất kho,bộ phận xuất kho thực hiện lưu phiếu xuất lại và xuất vật tư cho phân xưởng.
Sau khi sản xuất xong các phân xưởng sẽ mang thành phẩm nhập kho và được bộ phận nhận hàng viết phiếu nhập hàng nội bộ gồm 2 bản: 1 bản đưa cho phân xưởng và 1 bản lưu lại.
Khách hàng đến mua hàng của công ty sẽ phải thanh toán trước tại bộ phận tài vụ để lấy hóa đơn gồm 2 liên Khách mang 1 hóa đơn xuống bộ phận xuất kho để nhận hàng, hóa đơn sẽ được lưu lại.Đồng thời bộ phận xuất kho sẽ viết phiếu xuất kho và xuất hàng cho khách hàng. Định kỳ hàng tháng bộ phận xác định hàng tồn kho sẽ đưa ra bản xuất nhập tồn hàng nguyên vật liệu và thành phẩm trong kho.
2.4 Giải pháp trong công việc quản lý kho
Thiết kế 1 phần mềm quản lý kho với các yêu cầu như sau:
2.4.1 Những yêu cầu nghiệp vế nghiệp vụ
-Phần mềm thiết kế cho công ty phải quản lý được tình hình xuất nhập vật và thành phẩm bao gồm các chức năng sau:
+ Cho phép sửa chữa khi cần thiết
+ Cho phép nhập dữ liệu cho phiếu nhập kho, xuất kho
+ Tính được lượng xuất kho, nhập kho, tồn kho
+ In được phiếu nhập kho và xuất kho
- Phần mềm còn phải cho phép theo dõi thành phẩm và vật tư theo các chức năng:
+ Cập nhật các thông tin mới về vật tư, thành phẩm, nhà cung cấp , khách hàng
+ Theo dõi và quản lý các thông tin về vật tư theo mã vật tư, tên vật tư, số lượng, loại
+ Theo dõi và quản lý các thông tin về thành phẩm theo mã thành phẩm, tên thành phẩm, số lượng, loại
+ Cho phép sửa chữa thông tin khi cần thiết
+Cho phép xóa thông tin khi cần thiết
2.4.2 Những yêu cầu của chương trình thiết kế
Chương trình cần thỏa mãn những yêu cầu sau của công ty:
Phù hợp với cấu hình máy hiện có của công ty hoặc có thể sử dụng được trên hệ thống mới nếu được trang bị thêm máy tính mới.
Không gây ảnh hưởng, xung đột với các chương trình khác đang được sử dụng trên hệ thống.
Chương trình thiết kế phải đơn giản dễ sử dụng ,giao diện thân thiện với người dùng…….
Mô tả đúng, chân thực về công tác quản lý kho của công ty TNHH Công Nghệ Xanh, phù hợp và mang nét đặc trưng của công ty
Có khả năng mở rộng về quy mô cũng như thêm các chức năng mới để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty Để đáp ứng những yêu cầu trên chúng ta có thể xây dựng một phần mềm bằng các ngôn ngữ khác nhau.Ở đây em chọn Visual Basic.Net vì những lí do sau:
- Đây là một trong các ngôn ngữ mà em có thể tư phát triển lên từ ngôn ngữ mà em đã được học ở trường là Visual baisic 6.0.
- Sử dụng những điều khiển chuẩn của Visual Basic.Net: Sử dụng những điều khiển ấy để lấy thông tin mã của người sử dụng nhập vào và để hiển thị kết xuất trên màn hình Ví dụ: hộp văn bản, nút lệnh, hộp danh sách
- Lập trình với đối tượng: Những đối tượng là thành phần chính để lập trình Visual Basic.Net.Đối tượng có thể là form, điều khiển, cơ sở dữ liệu.
- Lập trình với phần hợp thành: Khi cần sử dụng khả năng tính toán của Microsoft Excel, định dạng một tài liệu sử dụng thanh công cụ của Microsoft Word, lưu trữ và xử lý dữ liệu bằng Microsoft Jet Tất cả những điều này có thể thực hiện bằng cách xây dựng những ứng dụng sử dụng thành phần ActiveX.Tuy nhiên người sử dụng có thể tạo ActiveX riêng.
- Đáp ứng những sự kiện phím và con chuột: Sử dụng phím nóng, rê và thả chuột như tính năng của OLE
- Làm việc với văn bản đồ hoạ: Xử lý văn bản, chèn hình theo ý muốn.
- Khả năng băt lỗi chăt chẽ,gỡ rối cho chương trình
Đinh hướng của đề tài
Hiện tại, trong quá trình thưc hiện việc quản lý kho tại Công Ty Công Nghệ Xanh, Việc tạo ra các báo cáo, lọc dữ liệu đươc thực hiện một cách thủ công Bên cạnh đó quản lý kho là một vấn đề rất khó quản lý, do vậy cần có thông tin, báo cáo kip thời nhằm tránh sai sót trong quá trình thực hiện, tránh tổn thất cho công ty Việc ứng dụng công nghệ để có thể quản lý với thông tin chính xác một cách nhanh nhất và kip thời nhất là điều rất quan trọng đối với công ty Công Nghệ Xanh Vì lý do đó, em chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý kho cho công ty Công Nghệ Xanh”
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN
Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý
1 Khái niệm hệ thống thông tin:
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học được lấy ra từ các nguồn (Source) và được sử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý(Output) được chuyển đến các đích(Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(Storage).
Như hình trên minh họa mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.
2 Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin:
Cùng một hệ thống thông tin có thể có những cách mô tả khác nhau tùy theo quan điểm, cách nhìn, vài trò của từng người đối với hệ thống đó Ví dụ, một người chỉ đơn thuần sử dụng hệ thống, họ sẽ chỉ thấy được sản phẩm đầu ra là gì từ một đầu vào cụ thể Nhưng một người trực tiếp tham gia vào hệ thống có thể hiểu cặn kẽ hơn hệ thống, những khả năng, những giới hạn của hệ thống Và một lập trình viên thì lại nhìn hệ thống đó bằng con mắt khác, con mắt của người phát triển phần mềm, và hệ thống lúc này trở thành tập hợp những hàm, những thủ tục, …Cùng với ví dụ trên là sự phân chia ba mô hình biểu diễn hệ thống thông tin khác nhau Việc phân chia các mô hình này là rất quan trọng vì nó tạo ra một trong những nền tàng của phương pháp phân tích thiết kế Đó là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Sơ đồ dưới đây mô tả mối tương quan giữa ba mô hình này.
- Mô hình logic: Mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho chứa dữ liệu và kết quả lấy ra cho những xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này chỉ quan tâm đế việc trả lời câu hỏi “cái gì”, “để làm gì” mà không quan tâm đến cách thức xử lý dữ liệu như thế nào.
- Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, những phương tiện để thao tác với hệ thống, các thủ tục thủ công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, các phương tiện đầu cuối Mô hình này cũng chú ý đến thời gian của hệ thống.
- Mô hình vật lý trong: Quan tâm đến khía cạnh bên trong của hệ thống, nó trả lời câu hỏi “làm như thế nào?”, đó là cái nhìn của một nhân viên kỹ thuật
Nó quan tâm đến những thông tin liên quan tới công cụ dùng thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý của các thiết bị, …
3 Nguyên nhân dẫn đến Việc phát triển HTTT:
Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển hệ thống thông tin trong bất cứ trường hợp nào là nhằm đem lại cho người sử dụng nó một công cụ hỗ trợ hiệu quả trong công việc ra quyết định hàng ngày Tuy nhiên, còn một số yêu cầu khác buộc doanh nghiệp phải ra quyết định xây dựng một hệ thống thông tin. Dưới đây là một số nguyên nhân khách quan đó.
- Những vấn đề về quản lý: Là những vấn đề phát sinh trong một hoàn cảnh, khi sự phát triển của doanh nghiệp bị quyết định bởi tính hiện đại của hệ thống thông tin, hay cụ thể hơn, khi hệ thống thông tin là tất yếu để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp Lúc này, các hoạt động của doanh nghiệp cạnh tranh có tác động lớn tới công ty.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý Nhà quản lý nhận ra sự cần thiết phải phát triển một hệ thống thông tin.
- Sự thay đổi của công nghệ Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ cũng là một trong những nguyên nhân chính Công ty, doanh nghiệp nào ứng dụng những công nghệ mới, hiện đại nhất sẽ là những công ty, doanh nghiệp được hỗ trợ quản lý đắc lực hơn, và vì thế, có lợi thế hơn trong cạnh tranh Mặt khác, công nghệ lạc hậu không thể được duy trì vì đến một lúc nào đó, nếu nó đi ngược lại thời đại, điều này có thể cản trở đến sự phát triển của doanh nghiệp.
4.Phương pháp phát triển Hệ thống thông tin
Mục đích của một dự án phát triển hệ thống thông tin là xây dựng được một sản phẩm đúng như yêu cầu của người sử dụng mong muốn, đem lại hiệu quả cao trong công việc Vì vậy, có rất nhiều phương pháp để phát triển một hệ thống.
Một phương pháp phát triển hệ thống thông tin có thể được coi là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ
1 8 thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý Các phương pháp hiện đại dựa vào ba nguyên tắc sau đâu để phát triển hệ thống thông tin:
- Nguyên tắc 1 : Sử dụng các mô hình Mô hình như đã nó ở trên đó là ba mô hình logic, vật lý ngoài và vật lý trong Ba mô hình trên hỗ trợ đắc lực cho việc phân tích, thiết kế, nó luôn được sử dụng trong mọi trường hợp.
- Nguyên tắc 2 : Đi từ chung đến riêng Là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Để có thể phát triển một hệ thống, phải xem xét tổng quan mục đích của nó rồi chia ra từng module nhỏ hơn Cứ như vậy đến khi tiếp cận tới hệ thống một cách chi tiết.
Các công cụ và phương pháp sử dụng để nghiên cứu đề tài
1.1Định nghĩa mã hóa dữ liệ u
Mã hiệu được xem như một biểu diễn theo quy ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Bên cạnh những thuộc tính định danh theo ngôn ngữ tự nhiên, người ta thường tạo ra những thuộc tính nhận diện mới gồm một dãy ký hiệu, chủ yếu là những chữ cái và chữ số, được gán cho một ý nghĩa nhất định.
Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn Đây là một công việc của thiết kế hệ thống thông tin.
1.2Tác dụng của việc mã hóa
Việc mã hóa mang lại những lợi ích sau:
- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng Do gán cho mỗi đối tượng một thuộc tính định danh mang tính duy nhất nên không thể có sự nhầm lẫn giữa đối tượng này với đối tượng khác.
- Mô tả nhanh chóng các đối tượng Tên của một đối tượng thường dài và khó nhớ, tuy nhiên, nếu nó được gán cho một mã hiệu và mã hiệu này nằm trong bảng mã thì việc truy cập để tìm tên công ty là dễ dàng.
- Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Nếu việc mã hóa đã được phân nhóm từ trước thì việc ta có thông tin về từng nhóm đối tượng sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng rất nhiều.
1.3Các phương pháp mã hóa cơ bản
Có các phương pháp mã hóa sau:
- Mã hóa phân cấp: phân cấp đối tượng từ trên xuống dưới Mã hóa từ trái qua phải Dãy số được kéo dài về phía phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Phương pháp này đơn giản và dễ hiểu.
- Mã hóa liên tiếp: Mã của đối tượng sau bằng mã của đối tượng trước nó cộng 1 đơn vị Phương pháp này tạo lập dễ dàng nhưng không có tính gợi nhớ và không thể chèn thêm mã.
- Mã tổng hợp: Kết hợp hai phương pháp trên
- Mã hóa theo xeri: Sử dụng một tập hợp dãy gọi là xeri.
- Mã hóa gợi nhớ: Căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng Phương pháp này có tính gợi nhớ cao, nhưng không thuận lợi cho tổng hợp và phân tích.
- Mã hóa ghép nối: Chia mã làm nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính của đối tượng được mã hóa Phương pháp này có ưu điểm là nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao và kiểm tra thuộc tính Tuy nhiên nó quá cồng kềnh.
Dù dùng phương pháp nào thì bộ mã cũng phải đảm bảo ba yêu cầu sau: bảo đảm tỷ lệ kén chọn và tỷ lệ sâu sắc bằng 1; có tính uyển chuyển, lâu bền; tiện lợi khi sử dụng
2 Các công cụ phân tích và thiết kế HTTT
2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
IFD được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc sử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của IFD
Thủ công Giao tác người – máy tin học hóa hoàn toàn
Kho lưu trữ dữ liệu:
Thủ công Tin học hóa
Dòng thông tin: Điều khiển :
Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ, rất nhiều thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hình dạng (Fomat) của các thông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý… sẽ được ghi nhận trên các phím vật lý này Có ba loại phích: Phích luồng thông tin, Phích kho chứa dữ liệu, Phích xử lý.
Sơ đồ chức năng là một biểu đồ hình cây, ở mức cao nhất chỉ gồm một chức năng, gọi là “chức năng gốc” hay “chức năng đỉnh” Những chức năng ở dưới cùng gọi là “chức năng lá”. Ý nghĩa
Mô hình phân rã chức năng được xây dựng cùng với quá trình khảo sát tổ chức từ trên xuống giúp cho việc hiểu tổ chức và định hướng cho hoạt động
2 4 khảo sát tiếp theo Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng cần nghiên cứu của tổ chức Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh sự trùng lặp, giúp phát hiện các chức năng còn thiếu Nó là một cơ sở để cấu trúc hệ chương trình sau này.
Ngyên tắc phân rã chức năng
- Mỗi chức năng phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng đã phân rã ra nó.
- Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện được chức năng ở mức dưới đã phân rã ra nó.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ
Khảo sát hệ thống quản lý kho
1.1 Quá trình thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin được tiến hành tại công ty Công Nghệ Xanh
Phỏng vấn : Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu Gặp gỡ những người lãnh đạo, những người quản lý cấp dưới và những người trực tiếp tham gia vào quá trình sử dụng hệ thống thông tin sau này là rất quan trọng Phân tích viên sử dụng phương pháp này để có thể nắm bắt những yêu cầu của một hệ thống mới đề ra Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau:
+ Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn + Một số thông tin về người được phỏng vấn (thái độ, trách nhiệm, …) + Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn
+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)
+ Gửi trước những vấn đề yêu cầu
+ Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn
+ Nhóm phỏng vấn gồm 2 người (cán bộ phỏng vấn chính và người dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi)
+ Thái độ lịch sự, đúng giờ, khách quan, không tạo ra cảm giác “thanh tra”
+ Nhẫn nại, chăm chú lắng nghe Mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máy ghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn.
- Tổng hợp kết quả phỏng vấn:
+ Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: Số hiệu tài liệu, mô tả về tài liệu và các nhiệm vụ xử lý chúng.
+ Lập bảng tổng hợp nhiệm vụ xử lý gồm 5 cột: số hiệu nhiệm vụ xử lý, mô tả về nhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng, tài liệu ra.
+ Tổng hợp các thông tin thu thập được, kết hợp với các thông tin khác để thấy được vấn đề.
Nghiên cứu tài liệu :Phương pháp này cho phép cán bộ xác định yêu cầu nghiên cứu kĩ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển, tình trạng tài chính, tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên, … những thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại, và tương lai của tổ chức Do đó, cần nghiên cứu các văn bản sau:
Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoạt nhóm công tác Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức
Các báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện tại sinh ra.
Sử dụng phiếu điều tra : Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phương pháp này Yêu cầu câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp.
Có thể chọn gửi phiếu điều tra đến những đối tượng sau:
- Những đối tượng có thiện chí
- Chọn nhóm có mục đích
- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người dùng, …)
Phiếu thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên có thể dùng qua điện thoại, fax, email, …
1.2 Sơ lược quá trình quản lý kho tại công ty Công Nghệ Xanh
Khi công ty có nhu cầu nhập hàng thì phòng kế hoạch đặt hàng với nhà cung cấp và gửi đơn đặt hàng cho bộ phận quản lý kho hàng, bộ phận kho hàng sẽ lưu lại đơn đặt hàng.
Sau đó nhà cung cấp mang hàng đến sẽ được bộ phận nhận hàng đối chiếu với đơn đặt hàng và viết phiếu nhập kho gồm 2 bản: 1 bản gửi cho bộ phận tài vụ để thanh toán với nhà cung cấp và 1 bản để lưu lại.
Khi xưởng sản xuất có nhu cầu về vật tư thì sẽ mang phiếu xuất kho nội bộ cho bộ phận xuất kho,bộ phận xuất kho thực hiện lưu phiếu xuất lại và xuất vật tư cho phân xưởng.
Sau khi sản xuất xong các phân xưởng sẽ mang thành phẩm nhập kho và được bộ phận nhận hàng viết phiếu nhập hàng nội bộ gồm 2 bản: 1 bản đưa cho phân xưởng và 1 bản lưu lại.
Khách hàng đến mua hàng của công ty sẽ phải thanh toán trước tại bộ phận tài vụ để lấy hóa đơn gồm 2 liên Khách mang 1 hóa đơn xuống bộ phận xuất kho để nhận hàng, hóa đơn sẽ được lưu lại.Đồng thời bộ phận xuất kho sẽ viết phiếu xuất kho và xuất hàng cho khách hàng. Định kỳ hàng tháng bộ phận xác định hàng tồn kho sẽ đưa ra bản xuất nhập tồn hàng nguyên vật liệu và thành phẩm trong kho.
1.3 Những khó khăn hiện tạ i của công ty
- Công ty sản xuất ra các loại thành phẩm với nhiều chủng loại khác nhau như máy ép gạch, máy sản xuất nguyên vật liệu xây dựng ,và các loại chi tiết máy…….
- Do công ty sản xuất ra nhiều loại thành phẩm nên nguồn nguyên vật liệu của công ty vô cùng đa dạng và phức tạp để phục vụ cho nhu cầu sản xuất bao gồm nhiều loại vật tư, trong đó mỗi loại vật tư lại có nhiều chủng loại, kích cỡ, chất lượng khác nhau, chúng phải đươc quản lý một cách chặt chẽ.Ví dụ như thép có thép trụ tròn, thép ống với nhiều loại kích cỡ cũng như chất lượng …
- Việc quản lý kho hàng của công ty chỉ có 1 cán bộ đảm nhiệm và phải làm thủ công.
1.4 Những yêu cầu của hệ thống quản lý kho
1.4.1 Những yêu cầu nghiệp vụ
-Phần mềm thiết kế cho công ty phải quản lý được tình hình xuất nhập vật và thành phẩm bao gồm các chức năng sau:
+ Cho phép sửa chữa khi cần thiết
+ Cho phép nhập dữ liệu cho phiếu nhập kho, xuất kho
+ Tính được lượng xuất kho, nhập kho, tồn kho
+ In được phiếu nhập kho và xuất kho
- Phần mềm còn phải cho phép theo dõi thành phẩm và vật tư theo các chức năng:
+ Cập nhật các thông tin mới về vật tư, thành phẩm, nhà cung cấp , khách hàng
+ Theo dõi và quản lý các thông tin về vật tư theo mã vật tư, tên vật tư, số lượng, loại
+ Theo dõi và quản lý các thông tin về thành phẩm theo mã thành phẩm, tên thành phẩm, số lượng, loại
+ Cho phép sửa chữa thông tin khi cần thiết
Kiểm tra và nhập kho
Nhận yêu cầu xuất từ PKD
KT lượng tồn và viết PX
Báo cáo xuất nhập thành phẩm
Báo cáo xuất nhập vật tư
Cập nhật dmkh Nhận hóa đơn mua từ PKT
+ Cho phép xóa các thông tin không cần sử dụng
1.4.2 Những yêu cầu phi nghiệp vụ
-Phần mềm cần thỏa mãn những yêu cầu sau của công ty:
+ Đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng:
+ Giao diện thân thiện với người sử dụng.
+ Ngôn ngữ chính xác, dễ hiểu, dễ đọc Các lệnh đơn giản, dễ sử dụng.
+ Mô tả đúng, chân thực về công tác quản lý kho của công ty Công NghệXanh.
Phân tích hệ thống
2.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh
Phiếu xuất lý kho Quản
Phòng Kế Toán Phòng - kinh doanh
Bộ Phận Kho Giám Đốc
2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Quản lý vật tư 1.0 Nhà cung cấp
Phiếu nhập nội bộ Đơn đặt hàng Báo cáo xuất nhập tồn vật tư
Báo cáo xuất nhập tồn thành phẩm Hàng
Hóa đơn mua Phiếu xác nhận
1.3 Kiểm tra và nhập kho 1.1 Nhận và xử lý hóa đơn mua
Nhà cung cấp Phòng Kế toán
1.2 Vào quản lý phiếu xuất nhập tồn
2.2.3 Sơ đồ mức 1 chức năng quản lý phiếu nhập
Yêu cầu xuất hàng Phiếu xác nhận
1.4 Làm thủ tục và xuất kho 1.1 Kiểm tra lượng tồn
2.2.4 Sơ đồ mưc1 chức năng quản lý phiếu xuất
Thiết kế kiến trúc phần mềm
Hệ Thống Quản Lí Kho
Hệ Thống Danh Mục Báo Cáo Trợ Giúp Đăng Nhập
Xử lí phiếu nhập phiếu Nhập VT Phiếu Xuất VT
Phiếu Nhập TP Phiếu Xuất TP Danh Mục TP
4.Thiết kế cơ sơ dư liệu
4.3 Danh mục nhà cung cấp
Kiểm tra tên và mật khẩu
Thông báo sai, nhập lại
5.Một số giải thuật của chương trình
Chọn danh mục cập nhật
Cập nhật dữ liệu theo từng trường
DL thỏa mãn điều kiện
5.2 Giải thuật cập nhật dữ liệu
Chọn danh mục tìm kiếm
Nhập thông tin cần tìm
DL thỏa mãn điều kiện
5.3 Giải thuật tìm kiếm dữ liệu
Thiết kế giao diện
6.3.1 Form danh mục thành phẩm
6.3.2 Form danh mục vật tư
6.3.3 Form danh mục khách hàng
6.3.4 Form danh mục nhà cung cấp
6.4.1 Form phiếu nhập vật tư
6.4.2 Form phiếu nhập thành phẩm
6.4.3 Form phiếu xuất vật tư