Luận văn tốt nghiệp tổ chức hạch toán kế toán tại công ty hipt

Lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng, lợi nhuận đợc coi tiêu chí quan trọng, mục tiêu cuối mà doanh nghiệp hớng tới Khi tiến hành hoạt động nào, ngời ta phải tính toán đến lợi nhuận mà thu đợc từ hoạt động Có thể nói kinh tế thị trờng kết tất yếu phát triển xà hội mà doanh nghiệp, cá nhân tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cách hay cách khác, cạnh tranh với nhằm chiếm lĩnh thị trờng để đạt đợc mục tiêu cuối lợi nhuận Để đạt đợc lợi nhuận cao điều đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, xác đầy đủ thông tin doanh nghiệp để khai thác tối đa tiềm sẵn có doanh nghiệp, tạo lợi nhuận, phát triển doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu kế toán Kế toán (hạch toán kế toán) phận cấu thành quan trọng hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài có chức tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp cung cấp thông tin hoạt đông kinh tế tài diễn đơn vị, tổ chức toàn bé nỊn kinh tÕ Sè liƯu kÕ to¸n cung cÊp giúp doanh nghiệp có đợc thông tin cần thiÕt kinh doanh ®Ĩ tõ ®ã cã thĨ ®a đợc phơng án tối u với tiêu chí : cung cấp sản phẩm chất lợng tốt nhất, giá thành hợp lý nhất, chi phí thấp lợi nhn cao nhÊt HiƯn cã rÊt nhiỊu doanh nghiƯp đà sử dụng máy tính nh công cụ phụ giúp đắc lực kinh doanh, đặc biệt công tác kế toán nh : kế toán tiền mặt, kế toán hàng hoá, kế toán công nợ, kế toán chi phí kết nhằm đảm bảo liên kết, nhằm đảm bảo liên kết, tính to¸n, xư lý, hƯ thèng ho¸ sè liƯu mét c¸ch hoàn chỉnh toàn nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh doanh nghiệp Điều đà đảm bảo cho kế toán đáp ứng tốt yêu cầu thực tiễn kinh doanh đặt Xuất phát từ tầm quan trọng hạch toán kế toán doanh nghiệp, với yêu cầu chơng trình học tập nhà trờng, em đà tham gia tìm hiều thực tế công tác tổ chức công tác kế toán Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Nhờ giúp đỡ Ban lÃnh đạo Công ty cán nhân viên Ban tài kế toán, với hớng dẫn nhiệt tình thầy giáo TS Phạm Quang em đà hoàn thành báo cáo tình hình hạch toán kế toán Công ty HiPT Ngoài phần mở đầu kết luận báo cáo đợc chia thành ba phần : Phần I: Tổng quan Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán Công ty HiPT Phần III: Đánh giá tình hình tổ chức hạch toán kế toán Công ty HiPT Phần I Tổng quan Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học Hipt Quá trình hình thành phát triển Công ty HiPT Vào năm đầu thập kỉ 90, thị trờng tin học Việt Nam có chuyển biến sôi động, hÃng công nghệ thông tin lớn giới đà có b ớc thận trọng thăm dò thị trờng Năm 1994, sau FPT ký hợp đồng đại lý với hÃng máy tính IBM (USA), Hewlet-Packard (HP) h·ng m¸y tÝnh lín thø hai giới tìm kiếm đối tác Việt Nam với tiêu chí công ty ngời hăng hái am hiểu đờng HP (HP Way), HiPT Tháng năm 1994, sau thời gian chuẩn bị khẩn trơng, Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học với tên giao dịch tiÕng Anh lµ High – Performance Technology, gäi lµ HPT Co.Ltd đời hoạt động theo : Giấy phép thµnh lËp sè 00829 GP/TLDN ngµy 02/061994 Uû ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp Giấy phép kinh doanh sè 044123 ngµy 18/06/1994 Träng tµi kinh tế Hà Nội cấp Tôn trọng ý kiến Hewlet-Packard (HP) HPT dễ bị nhầm lẫn với sở Hewlet-Packard giới nên HPT Co.Ltd đà đợc đổi thành HiPT Co.Ltd Sau năm hoạt động, đầu năm 2000 nớc sôi động phong trào cổ phần hoá doanh nghiệp, Công ty TNHH Hỗ trợ phát triển tin học HiPT (HiPT Co.Ltd) đợc chuyển thành Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT (HiPT JSC) theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103000008 Sở Kế hoạch Đầu t thành phố Hà Nội cấp ngày 29/02/2000 Bằng việc tăng vốn điều lệ (từ 500 triệu đồng lên 5,12 tỷ đồng) phù hợp với quy mô phát triển tính chất hoạt động Công ty, đà thể tâm cao việc giữ vững phấn đấu nâng cao vị thị trờng tin học Việt Nam Điều thể rõ qua số tiêu chủ yếu Công ty năm 2001 đến 2003 : ( Biểu số 01 ) Chỉ tiêu Doanh thu Lợi nhuận trớc thuế Lợi nhuận sau thuế Vốn cố định 2001 42.842.448.17 256.379.042 174.337.749 1.384.440.172 Vèn lu ®éng 23.448.284.10 2002 63.122.525.25 184.802.817 125.665.953 18.417.613.75 28.842.444.27 2003 86.837.875.138 314.617.914 213.940.182 27.318.060.204 81.620.818.481 Số lao động Thu nhập bình quân tháng/1 LĐ 95 795.000 130 867.394 150 925.637 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 2.1 Chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực hoạt động kinh doanh Công ty HiPT 2.1.1 Chức Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tin hoc, viễn thông Chức chuyển giao công nghệ, dịch vụ tin học tiên tiến giới vào Việt Nam thông qua việc cung cấp dịch vụ t vấn, cung cấp trang thiết bị giải pháp tin học viễn thông hÃng lớn cho khách hàng Việt Nam 2.1.2 Nhiệm vụ Cung cấp chủng loại thiết bị tin học chủ yếu cđa h·ng Hewlet-Packard nh m¸y tÝnh, m¸y in, m¸y qt, thiết bị kết nối mạng cục mạng diện rộng, thiết bị ngoại vi khác Nghiên cứu áp dụng giải pháp máy tính nh ( LAN, WAN ) môi trờng khác ( Dos, Netware, Window,NT, Unit nhằm đảm bảo liên kết,) dựa công nghệ hệ thống mở T vấn với khách hàng thiết kế, xây dựng phát triển hệ thống thông tin, chơng trình khai thác quản lý liệu theo mô hình khách chủ, dựa sản phẩm nhà sản xuất hàng đầu giới Cung cấp giải pháp xây dựng mạng thông tin nội (Intranet ), mạng thông tin toàn cầu ( Internet ), giải pháp thơng mại điện tử E commerce dịch vụ gia tăng giá trị mạng Internet nh : Th tín điện tử, World Wide Web, Voip, Catalo điện tử nhằm đảm bảo liên kết, 2.1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Công ty HiPT công ty kinh doanh lĩnh vực công nghệ cao đặc biệt công nghệ thông tin Sản phẩm chủ yếu Công ty hoạt động thiết kế, lắp đặt thiết bị tin học, phần mềm ứng dụng, dịch vụ t vấn xây dựng kế hoạch phát triển công nghệ thông tin cho ngành, nhằm đảm bảo liên kết, 2.1.4 Đặc điểm thị trờng mua bán Công ty HiPT công ty cổ phần chuyên tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh lÜnh vùc tin häc, HiPT cã rÊt nhiÒu sản phẩm, dịch vụ khác cung ứng thị trờng Mỗi sản phẩm, dịch vụ có u mặt thị trờng hay chiếm tỷ trọng khác thị trờng, khách hàng Công ty chủ yếu tổ chức, công ty, ngân hàng, quan có nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin thiết bị giải pháp thông tin xử lý nhanh với chất lợng cao nh : Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam, Công ty Điện toán Truyền số liệu ( VDC ), Bộ Ngoại giao nhằm đảm bảo liên kết, 2.2 Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty Ban đầu thành lập (1994), đội ngũ cán nhân viên Công ty HiPT tổng số 14 ngời, sau10 năm hoạt động đội ngũ đà tăng lên rõ rệt năm 2003 đà 150 ngời bao gồm Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần cứng làm nhiệm vụ triển khai bảo hành Đội ngũ nhân viên kỹ thuật hệ thống mạng làm nhiệm vụ tích hợp hỗ trợ hệ thống Đội ngũ nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển chơng trình ứng dụng Đội ngũ nhân viên kinh doanh dự án, kinh doanh phân phối bán lẻ Nhân viên hành tài Đội ngũ nhân viên kỹ thuật HiPT có chuyên môn tay nghề cao đợc đào tạo từ nhiều nớc : Liên Xô (cũ), Đức, Nhật, Pháp, Hungari, Bungari, Nhật, Hàn Quốc trờng đại học hàng đầu nớc : Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Khoa học tự nhiên, Đại học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh nhằm đảm bảo liên kết, Nhiều cán kỹ thuật Công ty đà tham dự khoá đào t¹o nghiƯp vơ cđa h·ng Hewlet-Packard t¹i ViƯt Nam, Singapore, Hồng Kông Thái Lan, đặc biệt lĩnh vực máy Hewlet-Packard, giải pháp mạng, máy in, máy quét máy vẽ (Sơ đồ số 01 ) SƠ Đồ PHáT TRIểN NHÂN lực CủA CôNG TY hIPT 160 150 140 130 120 100 95 80 65 60 40 20 14 22 31 39 42 48 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Víi mét c¬ cÊu tổ chức chặt chẽ, phân công phân nhiệm rõ ràng, Công ty HiPT ngày khẳng định u không cấu quản lý mà lĩnh vực kinh doanh Điều thể rõ sơ đồ tổ chức HiPT ( Sơ đồ số 02 ) sơ đồ tổ chức máy công ty Hipt Hội đồng quản trị Các ban chức Ban Trợ lý tổng hợp Các công ty trực thuộc Công ty HiDC Ban tổng giám đốc Ban Tài kế toán Công ty HiSC Ban Quản lý dự án Ban Vật t Khối kinh doanh thơng mại Khối giải pháp phần mềm Các phòng kinh doanh phân phối Các nhóm thị trờng Các phòng dự án Thơng mại Bộ phận thiết kế lập trình Phòng triển Bộ phận hỗ Khối kinh doanh dự án Phòng kinh doanh dự án Phòng tích hợp hệ thống Trung tâm bảo hành dịch vụ kỹ thuật khách hàng Công ty cổ phần HiPT đợc thành lập thông qua đại hội đồng cổ đông Công ty có đầy đủ t cách pháp nhân, có dấu riêng, hạch toán độc lập, cấu tổ chức máy đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức : Đại hội đồng cổ đông : Trong Công ty phận có quyền định cao gồm 15 cổ đông có quyền biểu Đại hội đồng cổ đông bầu hội đồng quản trị gồm ngời để thay mặt cổ đông điều hành, quản lý trực tuyến hoạt động kinh doanh Công ty Đại hội đồng cổ đông họp năm lần để thông qua báo cáo tài năm Công ty Đại hội đồng cổ đông có quyền định việc phân chia cổ tức hàng năm cho cổ đông Hội đồng quản trị : Có chức quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi Công ty Hội đồng quản trị có thành viên gồm có chủ tịch, phó chủ tịch thnàh viên Hội đồng quản trị có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động kinh doanh Công ty cách đ a nghị quyết, phơng hớng hoạt động Công ty, phơng hớng kiểm soát nội Ban Tổng giám đốc : Là thành viên hội đồng quản trị, có nhiệm vụ điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh Công ty theo nghị Hội đồng quản trị phơng án kinh doanh Công ty, đợc uỷ quyền đại diện hợp pháp Công ty Ban Trợ lý tổng hợp có chức năng: Tổ chức thực công tác văn th lu trữ Công ty; dự thảo định, công văn phận; quản lý dấu, chữ ký thực giao dịch pháp lý Công ty; xếp lịch làm việc giúp đỡ Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc thực lịch làm việc; quản lý nhân sự; thực công việc đối nội đối ngoại nhằm đảm bảo liên kết, Ban Tài chÝnh kÕ to¸n cã nhiƯm vơ: LËp sỉ s¸ch kÕ toán theo quy định Nhà n ớc hoạt động chuyên môn theo đạo Tổng giám đốc; theo dõi công nợ Công ty; thực nhiệm vụ khác kế toán, tài vụ theo quy định; hỗ trợ cán kinh doanh nh cán triển khai hợp đồng thủ tục hành Ban Quản lý dự án có nhiệm vụ sau: Tổ chức triển khai Dự án đầu t, Hợp tác kinh doanh Công ty theo đạo trực tiếp Hội đồng quản trị Tổng giám ®èc  Ban VËt t cã nhiƯm vơ: Quan hƯ với đối tác nhập hàng nhập khẩu; đặt hàn, theo dõi đơn hàng xuất nhập khẩu; quan hệ với đối tác nhập hàng nớc; đặt hàng theo dõi đơn hàng nội địa; quản lý kho hàng Công ty Khối kinh doanh thơng mại bao gồm phòng kinh doanh phân phối, phòng dự án thơng mại, phòng triển khai hỗ trợ khách hàng Phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm, nghiên cứu thị trờng, lập kế hoạch kho hàng kế hoạch kinh doanh, phát triển thị trờng hệ thống đại lý Phòng dự án thơng mại có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng dự án công nghệ thông tin; tổ chức triển khai tham gia triển khai hợp đồng dự án cho khách hàng lớn; thiết kế hệ thống thông tin phục vụ cho đơn thầu; hỗ trợ công nghệ cho cán kinh doanh nh cán triển khai hợp đồng; bám sát khách hàng tiềm để xây dựng quan hệ dự án; tổ chức phòng trng bày giải pháp; báo giá bán lẻ cho khách hàng; chịu trách nhiệm nguồn hàng trng bày kinh doanh bán lẻ; xây dựng quản lý hệ thống khách hàng; báo cáo chi tiết hàng tháng doanh số, công nợ, hoạt động; theo dõi công nợ khách hàng; đào tạo nhân viên sản phẩm, marketing, kĩ thuật bán hàng nhằm đảm bảo liên kết, Phòng triển khai hỗ trợ khách hàng có nhiệm vụ tổ chức triển khai giao hàng cho hợp đồng Công ty phận kinh doanh Công ty, tổ chức cài đặt lắp đặt thiêt bị mạng theo yêu cầu Công ty, hỗ trợ yêu cầu kỹ thuật kinh doanh, thực đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu lúc, nơi Khối giải pháp phần mềm bao gồm nhóm thị trờng, phận thiết kế lập trình phận hỗ trợ Các nhóm thị trờng có chức nhiệm vụ bám sát thị trờng khách hàng tiềm để tìm hiểu thông tin thị trờng nhu cầu khách hàng; t vấn cho khách hàng giải pháp; đề xuất giải pháp, lập hồ sơ thầu, đấu thầu, soạn thơng thảo hợp đồng; phân tích yêu cầu nghiệp vụ hợp đồng ký đợc, xây dựng thiết kế logic dự trù kinh phí thực hợp đồng Bộ phận thiết kế lập trình tổ chức thành nhóm triển khai dự án, Trởng nhóm triển khai lÃnh đạo theo dự án Bộ phận có nhiệm vụ phối hợp với nhóm thị trờng để xây dựng kế hoạch triển khai dự án; tổ chức triển khai dự án theo kế hoạch đà đợc phê duyệt Bộ phận hỗ trợ bao gồm nhóm nghiên cứu phát triển, nhóm quản lý chất lợng, nhóm nhân đào tạo, nhóm văn phòng.Bộ phận có nhiệm vụ quản lý phiếu bảo hành danh mục khách hàng, thiết bị cần bảo hành; thực đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành thiết bị; triển khai đẩy mạnh dịch vụ sửa chữa cho khách hàng có yêu cầu thu phí dịch vụ theo quy định Công ty; phối hợp chặt chẽ với đối tác khác nớc dịch vụ bảo hành bảo trì thiết bị hệ thống công nghệ thông tin; lên kế hoạch đào tạo nhân viên để đáp ứng yêu cầu công việc lúc nơi; đảm bảo không ngừng nâng cao chất lợng dịch vụ Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án phòng tích hợp hệ thống Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng dự án công nghệ thông tin; bám sát khách hàng tiềm để xây dựng quan hệ dự án; lập kế hoạch xây dựng dự án với khách hàng tiềm công nghệ máy chủ UNIX, hệ điều hành, phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng; khảo sát, vạch kế hoạch nghiên cứu triển khai giải pháp máy chủ UNIX, CDSL; đóng vai trò đầu mối làm hồ sơ thầu cho dự án thiết kế, cung cấp thiết bị triển khai hệ thống thông tin lớn; tổ chức theo dõi việc triển khai hợp đồng dự án cho khách hàng lớn Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ tạo lập mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống có yêu cầu; tổ chức triển khai hợp đồng thuộc nhóm khách hàng đợc phân công; thực hỗ trợ khách hàng đảm bảo kỹ thuật hệ thống, bảo hành thiết bị máy chủ UNIX, thiết bị mạng cho khách hàng Công ty; thực đào tạo cán kỹ thuật hệ thống Công ty khách hàng phục vụ hợp đồng triển khai hệ thống; tham gia nghiên cứu vấn đề công nghệ theo phân công lÃnh đạo Công ty Phần II Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán Công ty HiPT Đặc điểm tổ chức máy kế toán công tác kế toán Công ty HiPT 1.1 Cơ cấu tổ chức máy kế toán Phòng kế toán gồm có ngời, ngời kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho việc quản lý toàn Công ty ( Sơ đồ số 03 ) Sơ đồ tổ chức máy kế toán Công ty HiPT Phó giám đốc kiêm kế toán trởng Trởng phòng tài vụ Kế toán hàng hoá Kế toán giao dịch hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán quản lý hàng hoá Kế toán công nợ Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán tiền lơng bảo hiểm Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu vay đối tợng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí Kế toán chi phí QL DN Kế toán tài sản cđ Kế toán giao dịch tiền Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Phó giám đốc kiêm kế toán trởng ngời đứng đầu máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung, chịu trách nhiệm hớng dân, kiểm tra công việc kế toán viên thực hiện, chịu trách nhiệm trớc Ban giám đốc, quan chủ quản số liệu kế toán cung cấp Trởng phòng tài vụ ngời tập hợp số liệu từ phần hành kế toán để ghi vào sổ cái, tính số thuế phải nộp khoản phải nộp Ngân sách Nhà nớc Không Công ty có quy mô nhỏ nên trởng phòng tài vụ chịu trách nhiƯm theo dâi, ghi chÐp, tÝnh to¸n c¸c nghiƯp vơ kinh tế phát sinh liên quan đến tài sản cố định, tiền l ơng bảo hiểm, kết tiêu thụ mặt hàng, phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết, bảng phân bổ với số liệu kế toán phần hành khác chuyển qua vµ vµo sỉ nhËt ký chung, ci q lËp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán